Báo cáo thực tập tốt nghiệp thực tập vị trí nhân viên chứng từ vận tải tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ gia hưng

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ-VẬN TẢI TẠI CƠNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ NGOAN MSSV : DKQ141516 LỚP : DH15KQ NGÀNH : KINH TẾ QUỐC TẾ An Giang, ngày 05 tháng 04 năm 2018 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ-VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ NGOAN MSSV : DKQ141516 LỚP : DH15KQ NGÀNH : KINH TẾ QUỐC TẾ NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS NGUYỄN THỊ PHƢỢNG An Giang, ngày 05 tháng 04 năm 2018 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo thực tập này, xin gửi đến quý thầy cô khoa Kinh tế- Quản trị kinh doanh, trƣờng Đại học An Giang lời cảm ơn chân thành sâu sắc Thầy cô dạy dỗ, hƣớng dẫn, truyền đạt kiến thức vô quý giá, không lĩnh vực chun mơn mà cịn kiến thức ngồi xã hội với nhiệt tình, tận tụy Các Thầy Cô tạo điều kiện cho tác giả bƣớc vào đời việc trang bị kiến thức vững để tác giả tự tin bƣớc đƣờng tƣơng lai Đặc biệt tác giả xin gởi đến Cơ–Th.s Nguyễn Thị Phƣợng, ngƣời tận tình hƣớng dẫn, giúp đỡ suốt trình thực tập, qua tác giả hồn thành tốt tập báo cáo thực tập tốt nghiệp Xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc, Anh Chị Công ty TNHH Một Thành Viên Thƣơng Mại Dịch Vụ Gia Hƣng tận tình hƣớng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm thực tế công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả suốt thời gian thực tập để tác giả hồn thành tốt cơng việc Với điều kiện thời gian nhƣ kiến thức thân hạn chế Trong q trình thực tập, báo cáo khơng thể tránh đƣợc thiếu sót Rất mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến thầy để tác giả có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức mình, phục vụ tốt cơng tác thực tế sau Xin chân thành cảm ơn! An Giang, ngày tháng năm 2018 Sinh viên Nguyễn Thị Ngoan ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP MỤC LỤC Danh mục bảng biểu vi Danh mục hình Doanh mục từ viết tắt…………………………………………………………… i Phần 1: Kế hoạch thực tập công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng Phần 2: Giới thiệu công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng 2.1 Thông tin chung 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 2.3 Chức nhiệm vụ phòng ban Error! Bookmark not defined 2.4 Giới thiệu khái quát dịch vụ công ty Phần 3: Hoạt động cung cấp dịch vụ môi trƣờng làm việc nhân viên chứng từ công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng 11 3.1 Hoạt động cung cấp dịch vụ công ty 11 3.1.1 Quy trình cung cấp dịch vụ 11 3.1.2 Kết hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn 2015-2017 14 3.2 Môi trƣờng làm việc nhân viên chứng từ 15 3.2.1 Hoạt động nhân viên chứng từ 15 3.2.2 Môi trƣờng làm việc nhân viên chứng từ 17 Phần 4: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao 19 Phần 5: Phƣơng pháp thực công việc đƣợc phân công 21 Phần 6: Kết đạt đƣợc đợt thực tập 25 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố 25 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc 25 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 26 6.4 Kết cơng việc đóng góp cho đơn vị thực tập……………………….26 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1: Kế hoạch thực tập Bảng 2: Bảng kết hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn 2015-2017 14 Bảng 3: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao 19 Bảng 4: Phƣơng pháp thực công việc đƣợc giao 21 DANH MỤC BIỂU HÌNH Hình 1: Dịch vụ vận tải đƣờng thủy Công ty Hình 2: Sơ đồ cấu tổ chức Cơng ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng Hình 3: Quy trình cung cấp dịch vụ vận tải đƣờng thủy Công ty TTHH MTV TMDV Gia Hƣng 12 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Diễn giải Thạc sĩ Th.s GVHD Giảng viên hƣớng dẫn TNHH Trách nhiệm hữu hạn TMDV Thƣơng mại dịch vụ Một thành viên MTV STT Số thứ tự CN Chủ nhật Phòng cháy chữa cháy PCCC DTT Doanh thu LNT Lợi nhuận Hoạt động kinh doanh HDKD i PHẦN KẾ HOẠCH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Ngoan Mã số SV : DKQ141516 Ngành: Kinh tế quốc tế Tên đơn vị thực tập: Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng Địa chỉ: 874/44, Khóm Bình Đức 2, Phƣờng Bình Đức, Thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang Vị trí thực tập : Nhân viên chứng từ - vận tải Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng Ngƣời hƣớng dẫn đơn vị thực tập: Nguyễn Hồng Phụng Chức danh: Giám đốc Thời gian thực tập: Từ 22/01/2018 đến 01/04/2018 Bảng 1: Kế hoạch thực tập Tuần Tuần (Từ 22/01 đến 27/01/2018) Mục tiêu -Làm quen môi trƣờng làm việc Công ty Công việc Thời gian Tìm hiểu doanh Thứ nghiệp (các thơng tin đến chung, sơ đồ cấu thứ tổ chức, chức nhiệm vụ phịng ban) -Tìm hiểu thông tin chung đơn vị thực tập Ghi -Trực tiếp doanh nghiệp đến - Tìm hiểu thơng tin doanh nghiệp qua web :https://infodoanhng hiep.com/thongtin/Cong-TyTNHH-Mot-ThanhVien-Tmdv-GiaHung-Long-Xuyen76969.html Làm quen với cán Thứ 6, -Đến doanh nghiệp quản lý nhân viên thứ thực tế Công ty -Giao tiếp với ngƣời -Chia công việc với anh (chị) công ty Tuần (Từ 29/01 đến 03/02/2018) Tuần (Từ 05/02 đến 10/02/2018) Nắm vững quy định công ty Học cách scan, in, photo đóng mộc tài liệu - Phỏng vấn nội dung quy định công ty bao gồm : Tổng hợp nội qui, quy định công ty; quy định chế độ báo cáo công việc; hƣớng dẫn làm kế hoạch cơng việc; hƣớng dẫn trình bày văn bản; quy định vào công ty; quy định nghỉ việc, việc; tiêu chuẩn vệ sinh cá nhân nhân viên; bảng tiêu chuẩn PCCC Từ thứ đến thứ - Scan tài liệu (hóa đơn, giấy xác nhận) máy scan, nhằm lƣu vào máy tính Từ -Quan sát, lắng thứ nghe, học hỏi đến lệnh thực thứ - In tài liệu phòng Hành có u cầu chị từ máy tính lƣu trữ liệu Từ thứ đến thứ - In giấy xác nhận đơn hàng cần thiết để phòng Nghe hƣớng dẫn từ chị Phụng đọc, hiểu nội quy, quy định công ty - Quan sát tài liệu lƣu trữ vị trí máy tính - Thực theo hƣớng dẫn Trƣởng phận kinh doanh kiểm tra - Photo tài liệu từ máy tính cần xin chữ ký Ban giám đốc trƣởng phòng kinh doanh Từ - Quan sát thực thứ hành lệnh đến thứ - Photo giấy xác nhận có đơn hàng, giao trả lại cho nhân viên kinh doanh - Đóng mộc 2/3 chữ ký Ban giám đốc Đóng mộc có lệnh trƣởng phòng yêu cầu Tuần (Từ 26/02 đến 03/03/2018) Học cách xử lý hóa đơn làm quen với quy trình giao nhận Từ - Lắng nghe làm thứ theo hƣớng dẫn đến thứ - Sắp xếp hóa Từ -Lắng nghe, thực đơn theo thứ tự khay thứ lại hóa đơn tháng đến nháp máy tính - Tìm hiểu hóa thứ đơn có sẵn, ý đặc điểm nhƣ số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên hàng hóa, số lƣợng, số tiền - Làm quen với quy Thứ 6, - Quan sát ghi trình giao nhận bao lại bƣớc gồm bƣớc cách thực - Gặp nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng photo giấy xác nhận đơn hàng - Xin chữ ký nháy nhân viên kinh Từ thứ đến thứ -Đọc áp dụng phƣơng pháp vào làm việc cơng ty -Có sổ ghi chép lại lƣu ý thao tác làm đƣợc Tuần (Từ 05/03 đến 10/03/2018) Thực hành quy trình vào thực tế hƣớng dẫn doanh - Ghi vào sổ theo dõi đơn hàng Sau đó, nhờ Trƣởng phận kiểm tra - Xác định lịch tàu, chủ tàu cho đơn hàng Xin chữ ký nháy Trƣởng phận kiểm tra trƣớc thông báo cho chủ tàu khách hàng -Thông báo cho hãng tàu, khách hàng -Ngày tàu chạy, xuất hóa đơn cho chủ tàu để khách hàng toán Tuần (Từ 12/03 đến 17/03/2018) Tuần (Từ 19/03 đến 24/03/2018) - Xuống bãi đậu ghe, tàu xà lan hãng tàu thuộc hệ Áp dụng thống công ty quy trình vào thực -Áp dụng bƣớc vào đơn hàng thực tế tế -Thực công việc nhƣ photo, scan, in tài liệu Từ thứ đến thứ Từ thứ đến thứ Đi tham - Đi đến cảng Từ quan thực Long Xuyên: cảng thứ tế Mỹ Thới đến thứ -Quan sát thực hành công việc -Sao chép lại đơn hàng làm đơn vị - Bƣớc 2: Nhân viên chứng từ nhận đơn hàng Nhân viên chứng từ photo giấy xác nhận từ Nhân viên kinh doanh để theo dõi đơn hàng sổ theo dõi cơng ty Sau đó, lên lịch tàu chạy thông báo cho khách hàng chủ tàu Ngày tàu chạy, in hóa đơn cho chủ tàu để toán, chứng minh quan cảnh sát đƣờng biển kiểm tra lô hàng - Bƣớc & 4: Tàu chạy Hình thức vận chuyển kho-kho: Ngày tàu chạy, chủ tàu nhận ký tên vào hóa đơn, đến địa điểm theo định khách hàng thực tuyến đƣờng giao-nhận hàng Vận chuyển hàng hóa nhiều đơn hàng thời điểm: Sau có lịch tàuvà hóa đơn từ Nhân viên chứng từ, đơn hàng lẻ tuyến đƣờng Khi đó, chủ tàu nhận ký tất hóa đơn thực dịch vụ giống với hình thức vận chuyển kho-kho - Bƣớc 5: Thanh toán Sau khách hàng nhận đƣợc hàng, chủ tàu giao hóa đơn cho khách hàng yêu cầu khách hàng toán sau ký tên vào hóa đơn Chủ tàu gửi biên lai thu tiền cho Nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng 13 3.1.2 Kết hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn 2015-2017 Bảng 2: Bảng kết hoạt động kinh doanh Công ty giai đoạn 2015-2017 Chỉ tiêu DTT LNT từ HDKD 2015 2016 2017 Chênh lệch 2016-2015 Tuyệt Tương đối đối Đơn vị: đồng Chêch lêch 2017-2016 Tuyệt Tương đối đối 6.353.254 7.030.577 7.750.337 677.323 10,7% 719.760 10,2% 325.766 Lợi nhuận khác 526.506 875.652 200.740 61,6% 349.146 66,3% 120.367 198.532 120.367 64,9% 78.165 65% Lợi nhuận trƣớc thuế 325.766 406.138 677.120 80.372 24,7% 270.982 66,7% Lợi nhuận sau thuế 268.757 314.000 512.772 45.243 16,8% 198.772 63,3% (Nguồn: Phịng kế tốn Cơng ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng) Qua bảng cho thấy: Doanh thu tăng qua năm ổn định Năm 2015, doanh thu 6.353.254 đồng Sang năm 2016, tăng so với năm trƣớc với mức tƣơng đối 10,7% Năm 2017, doanh thu lại tiếp tục tăng nhƣng khơng nhiều với mức trung 14 bình 719.760 đồng, chênh lệch tƣơng đối 10,2% so với năm 2016 7,030,577 đồng Từ đó, cho thấy kết hoạt động công ty dần phát triển qua năm, nhƣng chƣa cao Chính thế, lợi nhuận sau thuế không nhiều công ty thành lập, chƣa có nhiều đơn hàng năm, marketing cịn hạn chế nên tiếp cận với nhiều khách hàng tỉnh 3.2 MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ 3.2.1 Hoạt động nhân viên chứng từ Công việc nhân viên chứng từ Công ty thực công việc lập xác nhận ngày tàu chạy; thu thập, xử lý hoàn thiện hóa đơn đơn hàng; liên hệ với khách hàng có vấn đề phát sinh tàu; báo cáo lên trƣởng phận kết làm việc hàng ngày; thực hiên công việc khác theo yêu cầu Trƣởng phòng nhằm hỗ trợ dịch vụ giao nhận hàng hiệu quả, nhanh chóng Cụ thể cơng việc nhƣ sau: Lập lịch trình tàu chạy: Sau khách hàng Công ty ký kết hợp đồng vận tải, gồm hai gốc, khách hàng giữ lƣu phận kế toán, nhân viên chứng từ nhận đƣợc hợp đồng photo Căn vào điều khoản ghi giấy xác nhận tên hàng hóa, khối lƣợng hàng, điểm đi, điểm đến chữ ký hai bên Nhân viên chứng từ thực tế vận chuyển tàu đơn vị, xác định tàu trống lịch chạy bảng theo dõi hành trình tàu, chọn tàu thích hợp lập lịch trình cho tàu cho khơng bị trùng thời gian với chuyến vận chuyển khác tàu, xếp đơn hàng hóa trọng tải nhỏ nhƣng có tuyến đƣờng với hàng hóa có trọng lƣợng lớn Nội dung lịch trình tàu chạy: Xác định rõ tàu nào, số hiệu tàu, quãng đƣờng vận chuyển, điểm điểm đến, ngày đi, ngày đến tàu, để làm tính tiêu hao nhiên liệu tàu…, lịch trình tàu chạy sau hồn thành đƣợc phê duyệt ký xác nhận giám đốc Liên hệ chủ tàu điều động tàu: Lịch trình tàu chạy sau đƣợc phê duyệt Giám đốc, nhân viên chứng từ thực việc liên hệ thông báo với chủ tàu chuyến hàng, đồng thời cung cấp cho chủ hàng hóa đơn cần thiết theo tàu hàng phục vụ việc kiểm tra tàu qua trạm kiểm tra đƣờng thủy kiểm tra đột xuất cảnh sát giao thơng đƣờng thủy Ngồi giấy tờ chứng minh quyền sở hữu phƣơng tiện chủ tàu nhƣ: Giấy chứng nhận đăng ký tàu thuyền, giấy chứng nhận an toàn kỹ thuật tàu 15 theo quy định, sổ thuyền viên, chứng chuyên môn, loại hàng, yêu cầu chứng từ theo tàu khác nhau: - Hàng hóa kho đến kho nhƣ sắt thép, gỗ, vật liệu xây dựng (cát, sỏi, xi măng): Giấy xác nhận vận chuyển, giấy tờ chứng minh nguồn gốc, xuất sứ hàng chứng minh đơn vị khơng chở hàng lậu (hóa đơn, tờ khai lý lịch gỗ có đóng dấu kiểm lâm, phiếu xuất kho bên bán bên mua) - Các hàng hóa vận chuyển nhiều đơn hàng nhƣ gạo, cám hàng nơng sản: giấy xác nhận, hóa đơn đơn hàng, mã hàng hóa, kiểm định an tồn thực phẩm bên khách hàng để chứng minh cho quan kiểm tra đƣờng thủy, tàu không vận chuyển hàng trái phép Thêm vào đó, cần có giấy vận hành tàu chủ tàu hóa đơn liên quan khác Liên hệ với khách hàng: Thông báo qua điện thoại email xác nhận đơn hàng chắn trƣớc tàu chạy Bên cạnh, thông báo thông tin chủ tàu, thời gian tàu chạy dự kiến, thời gian tàu đến dự kiến để khách hàng bố trí ngƣời giao hàng kho, ngƣời theo tàu (nếu có), xếp đội bốc dỡ hàng, số tiền mà khách hàng phải toán cho đơn hàng Biên kiểm đếm phiếu giao - nhận hàng: Khi hàng đƣợc bốc dỡ lên tàu, đại diện tàu đại diện bên kho nơi giao hàng lập biên nhận hàng xác nhận bên số lƣợng, kích cỡ, chủng loại hàng hóa nhận vận chuyển Khi tàu cập bến, bên nhận hàng kiểm đếm, xác nhận nhận đúng, đủ số lƣợng, kích thƣớc, chủng loại hàng hóa giao Liên hệ với khách hàng có vấn đề phát sinh tàu: Mất mát hàng hóa, khơng liên hệ đƣợc với ngƣời nhận hàng, cảnh sát giao thông yêu cầu kiểm tra đột xuất, tai nạn đƣờng thủy, hỏng hóc hành trình, thủy triều lên xuống làm trễ thời gian giao – nhận hàng nhân viên chứng từ thơng báo cho khách hàng thời gian sớm Hoàn thiện chứng từ: Hoàn thiện chứng từ kết thúc chuyến hàng làm hoàn tất việc toán lý giấy xác nhận, cung cấp hóa đơn cho kế tốn để ghi nhận doanh thu phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ hồn chỉnh gồm có: - Giấy xác nhận đơn hàng (1 gốc copy) - Hóa đơn toán (1 gốc) - Phiếu thu tiền (1 copy) 16 Báo cáo: Hàng ngày cập nhật lịch trình đội tàu báo cáo giám đốc, tình hình thực hợp đồng vận chuyển, tình thu thập hồn thiện hóa đơn đơn hàng, cố bất thƣờng để xin phƣơng án xử lý Công việc khác: Hỗ trợ nhân viên kinh doanh tƣ vấn khách hàng, photo tài liệu, vệ sinh văn phòng, đến kho khách hàng hỗ trợ kiểm đếm 3.2.2 Môi trƣờng làm việc nhân viên chứng từ Yêu cầu trình độ, phẩm chất, lực Yêu cầu trình độ vị trí nhân viên chứng từ: - Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Ngoại thƣơng trƣờng ĐBSCL, nhanh nhẹn, chăm chỉ, cẩn thận, cầu tiến công việc - Đọc hiểu nắm đƣợc cách giao tiếp bản, mẫu văn chứng từ - Nhân viên chứng từ địi hỏi tính xác tuyệt đối - Nghiêm túc thời gian làm việc - Hịa đồng, khả thích nghi với mơi trƣờng cao Chế độ làm việc Thời gian làm việc: Thời gian bắt đầu làm việc - Buổi sáng : 08:00 – 11:30 am - Buổi chiều: 14:00 – 17:00 pm - Từ thứ hai đến thứ bảy, nghỉ chủ nhật, khơng có chế độ tăng ca Bố trí khơng gian trang thiết bị phục vụ cơng việc: có bàn riêng, trang bị máy tính, máy in, bảng phấn (để cập nhật hành trình tàu chạy), báo giá, văn phịng phẩm cần thiết phục vụ cơng việc việc nhƣ: kẹp file, tủ tài liệu, viết, giấy Văn hóa giao tiếp ứng xử nội Cấp cấp dưới: cởi mở, hịa đồng, vui vẻ, ln quan tâm đến nhân viên công ty gia đình, tình cảm, tình hình học hành trƣờng, kế hoạch tƣơng lai nhƣ Quan trọng, công việc cấp hỗ trợ, xử lý số tình khó khăn q trình làm việc Ngồi ra, cấp không ngừng chia kinh nghiệm quý báu, thực tế hƣớng dẫn điều nên không nên bắt đầu bƣớc chân vào đời Cấp cấp trên: Tôn trọng cƣ xử mực, thể lực, hoàn thành tốt hạn công việc đƣợc giao, biết chia sẻ đồng thuận với cơng 17 việc cấp trên, nhiệt tình cơng việc, biết nhận sai nói lời xin lỗi với ngƣời, ln có chí cầu tiến ham học hỏi từ cấp Giữa đồng nghiệp: Tôn trọng cƣ xử mực, cởi mở, giúp đỡ lẫn nhau, xây dựng tình đồng nghiệp qua làm việc nhóm, hỗ trợ, kết hợp để hồn thành cơng việc hạn Góp ý chân thành đồng nghiệp để thân ngƣời rút kinh nghiệm nhằm xây dựng tính đồng đội vững Trong cơng việc: Tác phong chuyên nghiệp lề lối, cách cƣ xử ngƣời (hòa đồng, vui vẻ, hòa nhập nhanh với môi trƣờng) , trang phục gọn gàng, Tác giả mong muốn mở mang kiến thức, thực cơng việc tiến độ, có chất lƣợng, hồn thành tốt cơng việc đƣợc giao Tuyển dụng đào tạo Tuyển dụng: Công ty đầy đủ nhân nên không tuyển dụng với vị trí Đào tạo: Mỗi năm, Cơng ty cử thành viên tham gia khóa đào tạo điểm để nâng cao kỹ năng, kiến thức cập nhật nhu cầu khách hàng café Phố, Giám đốc công ty tổ chức Chế độ đãi ngộ Chính sách khen thưởng: Vào cuối năm, vào kết hoạt động kinh doanh, Công ty có sách khen thƣởng thành tích dựa mức độ hoàn thành tiêu cá nhân lần đánh giá định kỳ (đạt 80% thƣởng 10%/lƣơng ) nhân viên kinh doanh Phúc lợi: Đƣợc thƣởng vào ngày lễ (Tết dƣơng lịch,ngày Quốc khánh 2/9, ngày Quốc tế lao động 1/5, ngày Quốc tế thiếu nhi 1/6 (cho cháu từ tuổi đến 15 tuổi, không giới hạn số con), ngày sinh nhật nhân viên, nhân viên Nữ vào ngày Quốc tế Phụ Nữ 8/3 Ngồi ra, nhân viên cịn đƣợc phụ cấp thêm tiền ăn trƣa, chi phí gởi xe tùy theo cấp bậc nhân viên cịn có khoản phụ cấp nhƣ: chi phí điện thoại di động, máy điện thoại di động, cơng tác phí, chi phí lại 18 PHẦN CÔNG VIỆC SINH VIÊN THỰC TẬP ĐƢỢC GIAO Trong q trình thực tập Cơng ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng, thực tập viên nhận đƣợc hƣớng dẫn, bảo tận tình anh, chị đơn vị đƣợc giao nhiều công việc liên quan đến vị trí thực tập Tổng hợp cơng việc đƣợc giao thể qua bảng 3: Bảng 3: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao STT Công việc Giải thích Ghi Scan, in, photo tài liệu Các tài liệu bao gồm: Danh sách Hoàn thành đơn hàng, khách hàng, lịch tàu chạy, vào cuối hóa đơn, giấy xác nhận ngày Cập nhật thông tin khách hàng vào sổ theo dõi Các thông tin bao gồm: Stt, họ tên khách hàng, ký hiệu đơn hàng, tên hàng hóa, số tiền, điểm đi, điểm đến Tiếp nhận đơn hàng Nhân viên chứng từ lên lịch tàu, xử Hồn thành từ nhân viên kinh lý hóa đơn, thông báo cho chủ tàu , doanh khách hàng thời gian sớm ngày sau có đơn hàng Khi có đơn hàng phải cập nhật ngày In hóa đơn Hóa đơn tốn giao cho chủ Hồn thành tàu, văn cam kết toán từ phút khách hàng ngày Lập lịch trình tàu chạy Tên tàu, ký hiệu tên tàu, tên chủ tàu, ngày tàu chạy dự kiến, ngày tàu đến dự kiến Hoàn thành ngày Liên hệ chủ tàu Liên hệ thông qua điện thoại cho chủ tàu chuẩn bị dụng cụ xếp khởi hành vào ngày tàu Hoàn thành ngày 19 Liên hệ khách hàng Thông báo đến khách hàng qua email điện thoại thơng tin : tên hàng hóa, số lƣợng,số tiền toán ngày tàu ngày tàu đến dự kiến, trƣờng hợp liên quan đến tàu (nếu có) Hoàn thành ngày Sắp xếp chứng từ Các giấy xác nhận theo khây đựng hồ sơ; hóa đơn xếp theo tháng kẹp lại đƣợc bảo quản theo ngăn tủ Hoàn thành ngày Báo cáo định kỳ Báo cáo công việc hàng làm đƣợc cho Trƣởng phận Hoàn thành ngày 20 PHẦN PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢỢC PHÂN CƠNG Để hồn thành cơng việc đƣợc giao cách hoàn thiện, tác giả vận dụng phƣơng pháp sau: Bảng 4: Phƣơng pháp thực công việc đƣợc giao STT Công việc đƣợc phân công Scan, in, photo tài liệu Quan sát Ghi chép Phỏng vấn Thực hành Lên kế hoạch Phƣơng pháp thực Cập nhật thông tin khách hàng vào sổ theo dõi Tiếp nhận đơn hàng từ nhân viên kinh doanh Quan sát Ghi chép Lên kế hoạch Quan sát Ghi chép Lắng nghe Thực hành Lên kế hoạch Quan sát Thực hành In hóa đơn Quan sát Ghi chép Lắng nghe Thực hành Kiểm tra Lập lịch trình tàu chạy Quan sát Ghi chép Gọi điện thoại Liên hệ chủ tàu 21 Ghi Gửi email Lên kế hoạch Liên hệ khách hàng Quan sát Ghi chép Gọi điện thoại Gửi email Lên kế hoạch Sắp xếp chứng từ Quan sát Ghi chép Sắp xếp Lên kế hoạch Báo cáo định kỳ Quan sát Lắng nghe Thực hành Pho to, in tài liệu + Quan sát ngƣời hƣớng dẫn photo mẫu vài tài liệu gồm: photo mặt, photo mặt, photo thủ công, tự động, chọn trang + Ghi chép thao tác máy photo: Chức phím hình điều khiển, cách đặt giấy (photo mặt, mặt, photo phóng to, thu nhỏ, phơ tơ khổ giấy A4), cách đƣa giấy vô khay hết giấy), cách đóng loại tài liệu, đóng lị xo + Hỏi ngƣời hƣớng dẫn cách xử lý số cố máy photo: kẹt giấy, hết giấy, hết mực, máy hỏng, ngƣời hỗ trợ cố kỹ thuật khó xử lý + Thực hành thao tác thử máy photo + Khi thành thạo cách sử dụng máy photo, thực tập viên thực photo khối lƣợng tài liệu theo phân công quản lý yêu cầu công việc + Sắp xếp tài liệu: để tài liệu vào nơi quy định Công ty cho dễ lấy, dễ thấy, dễ tìm đƣa cho ngƣời có trách nhiệm bảo quản, lƣu trữ; báo cáo tình trạng sử dụng giấy photo cho quản lý để có kế hoạch gọi giấy hết Scan tài liệu 22 + Quan sát ngƣời hƣớng dẫn scan vài tài liệu: bao gồm scan tờ scan nhiều tờ,các thao tác xử lý nhƣ: cách lƣu file, chỉnh sửa fle, thêm file, chọn nơi lƣu file + Hỏi ngƣời hƣớng dẫn máy scan không sáng đèn đƣợc, phần mềm máy scan không khởi động đƣợc thao tác chỉnh sửa + Khi quen với thao tác, thực tập viên xử lý trƣờng hợp nhanh hoàn thành tốt công việc đƣợc giao trƣớc thời gian Cập nhật thông tin khách hàng vào sổ theo dõi : Stt, họ tên khách hàng, ký hiệu đơn hàng, tên hàng hóa, số tiền, điểm đi, điểm đến + Quan sát cách chị Trƣởng phòng ghi vào sổ theo dõi, ý cột hàng, ghi chép thông tin cách cẩn thận Có thể sử dụng viết xóa ghi sai thông tin + Ký hiệu đơn hàng : phải viết in hoa + Qua vài lần ghi đơn hàng, thực tập sinh quen với hình thức, tốc độ ghi vào kiểm sốt thơng tin xác Tránh sai sót nên khơng sử dụng bút xóa, tránh thời gian làm việc Tiếp nhận đơn hàng từ nhân viên kinh doanh + Lắng nghe bƣớc nhận đƣợc đơn hàng: Nhiên viên kinh doanh đến gặp trực tiếp nhân viên chứng từ để giao giấy xác nhận đơn hàng, quan sát cách chị Trƣởng phòng nhận giấy xử lý, ghi thao tác, hỏi không hiểu vấn đề + Thực hành thử nghiêm túc + Quen với công việc ngƣời, thực tập sinh dễ dàng nhận nhân viên kinh doanh để nhận đơn hàng, thủ tục nhanh Tránh nhầm lẫn với nhân viên khác Lập lịch trình tàu chạy + Quan sát, lắng nghe cách lập lịch trình tàu (cách ghi tên tàu, ký hiệu tàu, ngày , ngày đến dự kiến) rõ ràng, khơng thiếu sót thơng tin + Xem cách kiểm tra lại đơn hàng trƣớc để phân bổ hợp lý phù hợp + Tần suất, tốc độ làm việc nhanh thực tập sinh thƣờng xuyên xem sổ theo dõi, năm đƣợc lịch tàu việc lập lịch tàu thuận lợi dễ dàng 23 Liên hệ chủ tàu, liên hệ khách hàng + Quan sát bƣớc thực : kiểm tra thông tin giấy xác nhận, cập nhật lịch tàu, liên hện chủ tàu điện thoại , liên hệ khách hàng email điện thoại + Thực trình tự cơng ty, thúc đẩy cơng việc nhanh hơn, tạo hiệu suất làm việc cao Sắp xếp tài liệu + Để tài liệu vào nơi quy định Cơng ty cho dễ lấy, dễ thấy, dễ tìm đƣa cho ngƣời có trách nhiệm bảo quản, lƣu trữ; báo cáo tình trạng sử dụng giấy photo cho quản lý để có kế hoạch gọi giấy hết + Thực tập sinh làm liên tục quen với vị trí biết nơi để tài liệu gì, công việc xếp trở nên dễ dàng nhiều tránh thời gian Báo cáo định kỳ + Lên kế hoạch công việc vào sáng báo cáo kết công việc vào cuối ngày thông qua hƣớng dẫn ngƣời dẫn Thực ngày, công việc thuận tiện hơn, thao tác báo cáo nhanh 24 PHẦN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC TRONG ĐỢT THỰC TẬP 6.1 NHỮNG NỘI DUNG KIẾN THỨC ĐƢỢC CỦNG CỐ Củng cố kỹ tin học văn phòng: Vận dùng kỹ tin học văn phòng (word, excel) việc soạn thảo văn báo cáo, thực lệnh máy tính cách dễ dàng; tìm văn lƣu cách dễ dàng nhanh chóng; nắm rõ thao tác chỉnh sữa văn Nắm vững kỹ tính tốn: Thực bƣớc tính đơn giản để tính giá trị đơn hàng; nhập đọc số liệu excel, sử dụng hàm để thống kê Thực hành kỹ truyền thông: Giao tiếp với ngƣời cách tự nhiên, hòa đồng Với khách hàng thông qua tƣ vấn dịch vụ vận tải công ty, lắng nghe câu hỏi nhận xét khách hàng, trả lời vui vẻ tận tình tƣ vấn cho khách hàng Dùng ngơn ngữ lƣu lốt kết hợp với ngơn ngữ hình thể để tự tin giao tiếp Chủ động tự tin giao tiếp trƣớc đám đơng, làm việc nhóm cá nhân với Củng cố số bước Nghiệp vu ngoại thương, Giao nhận vận tải: Xác nhận đơn hàng, xác định ngày tàu chạy, in bill dịch vụ thuê tàu; Nắm bắt khối lƣợng, số lƣợng, hình ảnh tàu, ghe, xà lan 6.2 NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN VÀ NHỮNG KINH NGHIỆM HỌC HỎI ĐƢỢC - Kỹ giao tiếp: Giao tiếp với ngƣời công ty (cấp lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng) làm việc - Kỹ thuyết phục: đánh giá tâm lý, giải vấn đề liên quan đến đơn hàng, nhạy cảm để nhận định, xử lý mâu thuẫn, thuyết phục đƣợc khách hàng dịch vụ Công ty - Kỹ lập kế hoạch: Hoạch định đƣợc cơng việc trƣớc làm để tránh sai sót - Kỹ quan sát: Rèn luyện quan sát giúp cho thân cảm thấy việc trở nên trọn vẹn Với việc quan sát, giúp tác giả thu thập thông tin đƣa nhận định, đánh giá thơng tin hay sai Bên cạnh, tác giả làm việc tốt có tầm quan sát nhạy bén 25 - Kỹ lắng nghe: Lắng nghe đồng nghiệp, lắng nghe cấp trên, lắng nghe dẫn bƣớc làm Công ty - Kỹ làm việc nhóm: Kỹ mà tác giả đƣợc học tập nhiều qua đợt thực tập tham gia làm việc nhóm với anh chị cơng ty để hồn thành tốt công việc 6.3 NHỮNG KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC THỰC TIỄN ĐÃ TÍCH LŨY Kết thúc thực tập khơng củng cố kiến thức học áp dụng chúng vào thực tế Qua đó, tác giả học hỏi thêm đƣợc kỹ mềm - kỹ quan trọng thiếu làm công việc Chẳng hạn, gặp khách hàng khó tính, u cầu thao tác nhanh chóng thơng tin phải xác để xếp, vận chuyển hàng hóa nhanh Thực tập sinh gặp trƣờng hợp này, cảm thấy tinh thần bị áp lực, thao tác làm trở nên lúng túng khả sai sót cao Ngồi ra, dù có kỹ giao tiếp tốt nhƣng gặp vị khách này, thực tập sinh dễ bị khớp từ ngữ không đƣợc rõ ràng, liền mạch nhịp nói Từ đó, tác giả cố gắng rèn luyện, học hỏi tình khó gặp khách hàng rút kinh nghiệm nhƣ sau: - Tự tin giao tiếp, bình tĩnh tình huống, khơng hiểu khơng rõ bất ký thơng tin phải hỏi chị anh chị Công ty - Làm chứng từ tuyệt đối không đƣợc sáng tạo, làm quy trình, trình tự - Khơng đƣợc tự ý định việc chƣa có phê duyệt Ban giám đốc Trƣởng phận -Tập trung làm việc để đạt hiệu suất cao - Vận dụng tất kiến thức học lớp vào công việc cách linh hoạt để hồn thành cơng việc đƣợc giao sớm nhƣ tính tốn cho số lƣợng hàng hóa, gia trị lơ hàng nhỏ - Biết lắng nghe hịa đồng với tất ngƣời công ty - Tự giác thực công việc, không lƣời biếng vui vẻ nhận việc nhằm tích lũy nhiều điều mới, kích thích tính ham học hỏi, tránh lƣời biếng 6.4 KẾT QUẢ CƠNG VIỆC ĐÃ ĐĨNG GĨP CHO ĐƠN VỊ THỰC TẬP Trong suốt thời gian thực tập Công ty, tác giả nhận đƣợc nhiều kinh 26 nghiệm, kỹ đóng góp làm số cơng việc nhƣ sau: - Photo 10 tài liệu cho phịng hành - Scan khoảng 15 hóa đơn tài liệu phòng chứng từ (bao gồm scan mẫu) - In nội quy, quy định công ty giấy xác nhận (in thử mẫu) - Thực đƣợc đơn hàng bao gồm bƣớc quy trình (1 giấy xác nhận, hóa đơn, lần ghi vào sổ theo dõi đơn hàng, lập lịch tàu cho chuyến hàng) Do khối lƣợng cơng việc nên thực tập sinh làm tiến độ đƣợc giao Có chút rắc rối liên hệ với chủ tàu nhân viên thực tập, giao tiếp qua điện thoại lúng túng, chƣa lành mạch Ngồi ra, cịn sai số thơng tin nhƣ tên khách hàng, số điện thoại đánh máy sai ký tự 27 ...TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ-VẬN TẢI TẠI CƠNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN... chở… Vận tải ghe Vận tải tàu thủy Vận tải xà lan Hình 2: Dịch vụ vận tải đƣờng thủy Công ty 2.3 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC GIÁM ĐỐC NHÂN VIÊN KẾ TOÁN NHÂN VIÊN KINH DOANH NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ NHÂN VIÊN... tỉnh An Giang Vị trí thực tập : Nhân viên chứng từ - vận tải Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hƣng Ngƣời hƣớng dẫn đơn vị thực tập: Nguyễn Hồng Phụng Chức danh: Giám đốc Thời gian thực tập: Từ 22/01/2018