Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử tại UBND thành phố hà tĩnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - LÊ ANH TUẤN MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƠNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ TĨNH LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH Hà Nội – Năm 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - LÊ ANH TUẤN MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ TĨNH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS BÙI XUÂN HỒI Hà Nội – Năm 2018 LỜI CAM ĐOAN Tác giả đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý thông tin điện tử Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh” xin cam đoan: Luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tơi, tập hợp từ nhiều tài liệu, tự thu thập thông tin liên quan liên hệ thực tế công tác quản lý để đưa giải pháp với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc hồn thiện cơng tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Tĩnh Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm nội dung luận văn Tác giả Lê Anh Tuấn i LỜI CẢM ƠN Sau thời gian làm việc nghiêm túc, luận văn thạc sỹ tơi hồn thành hướng dẫn tận tình thầy giáo PGS.TS Bùi Xn Hồi Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo PGS.TS Bùi Xuân Hồi suốt trình nghiên cứu viết đề tài nhiệt tình bảo phương hướng nghiên cứu truyền đạt cho kinh nghiệm, kiến thức quý báu để tơi hồn thành đề tài Tơi xin chân thành cảm ơn tập thể thầy, cô giáo khoa Kinh tế Quản lý - trường Đại học Bách Khoa Hà Nội tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến giá trị cho luận văn tơi Bên cạnh đó, tơi xin chân thành cảm ơn Viện đào tạo sau Đại học - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, quan Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Tĩnh tạo điều kiện cho nghiên cứu cung cấp số liệu thực tế để tơi hồn thành luận văn thạc sỹ Cuối cùng, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới quan tâm, động viên gia đình, bạn bè đồng nghiệp thời gian vừa qua giúp tơi có thời gian nghị lực đề hồn thành tốt luận văn tốt nghiệp Tác giả Lê Anh Tuấn ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH vii DANH MỤC BẢNG viii MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1.1 Các khái niệm, đặc điểm quản lý, quản lý hành nhà nước 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Đặc điểm quản lý hành nhà nước 1.1.3 Các hình thức quản lý hành nhà nước 1.1.4 Vai trò quản lý hành nhà nước 10 1.2 Một số vấn đề chung hệ thống quản lý thông tin điện tử 10 1.2.1 Khái niệm hệ thống 10 1.2.2 Khái niệm thông tin 11 1.2.3 Khái niệm hệ thống thông tin 12 1.2.4 Khái niệm hệ thống quản lý thông tin điện tử 12 1.3 Hệ thống quản lý thông tin điện tử đơn vị hành 14 1.3.1 Phạm vi ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử đơn vị hành 14 1.3.2 Các yêu cầu chức hệ thống quản lý thông tin điện tử đơn vị hành 15 1.3.2.1 Yêu cầu hệ thống quản lý thông tin điện tử 15 1.3.2.2 Chức hệ thống quản lý thông tin điện tử đơn vị hành 15 1.3.3 Nguyên lý hoạt động hệ thống quản lý thông tin điện tử đơn vị hành 17 1.4 Đánh giá trạng hệ thống quản lý thông tin điện tử đơn vị hành 18 1.4.1 Các tiêu đánh giá 18 1.4.1.1 Chỉ tiêu đánh giá hạ tầng kỹ thuật 18 1.4.1.2 Chỉ tiêu đánh giá hạ tầng nhân lực 19 iii 1.4.1.3 Chỉ tiêu đánh giá mức độ ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 20 1.4.2 Các phương pháp phân tích số liệu 20 1.5 Các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống quản lý thông tin điện tử đơn vị hành 22 1.5.1 Các yếu tố thuộc mơi trường bên ngồi 22 1.5.2 Các yếu tố thuộc môi trường nội 23 1.6 Kinh nghiệm địa phương học cho Thành phố Hà Tĩnh hệ thống quản lý thông tin điện tử 25 Kết luận chương 27 Chương PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CƠNG TÁC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI UBND THÀNH PHỐ HÀ TĨNH 28 2.1 Tổng quan khối văn phòng Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh 28 2.1.1 Chức nhiệm vụ 28 2.1.1.1 Vị trí, chức 28 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 28 2.1.2 Cơ cấu tổ chức khối văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 30 2.2 Hiện trạng hệ thống quản lý thông tin điện tử khối văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 32 2.2.1 Sự trao đổi thông tin phòng, ban, phận 32 2.2.1.1 Phân loại thông tin để triển khai ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 32 2.2.1.2 Phân loại hoạt động thông tin 32 2.2.1.3 Kết đạt 35 2.2.2 Các phân hệ thông tin Văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 36 2.2.2.1 Phân hệ xử lý văn 36 2.2.2.2 Phân hệ xử lý thông tin tổng hợp 37 2.2.2.3 Phân hệ lưu trữ khai thác thông tin 38 2.2.2.4 Phân hệ quản lý lưu trình cơng việc 38 2.2.2.5 Phân hệ quản trị nội 38 2.3 Phân tích, đánh giá trạng hệ thống quản lý thông tin Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh 39 iv 2.3.1 Phân tích Hệ thống quản lý thông tin điện tử phục vụ quản lý, điều hành UBND thành phố Hà Tĩnh 39 2.3.1.1 Các ứng dụng phục vụ quản lý, cập nhật, khai thác văn hành Lotus Notes 8.5 39 2.3.1.2 Các ứng dụng phục vụ công tác quản lý, điều hành sở liệu 41 2.3.1.3 Quy trình trao đổi thơng tin hệ thống mạng 44 2.3.2 Quy mô độ sâu hệ thống quản lý thông tin điện tử 45 2.3.2.1 Quy mô triển khai 45 2.3.2.2 Độ sâu hệ thống quản lý thông tin điện tử 46 2.3.3 Đánh giá trạng hệ thống quản lý thông tin Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh 47 2.3.3.1 Đánh giá hạ tầng hệ thống quản lý thông tin điện tử 47 2.3.3.2 Đánh giá theo hạ tầng nhân lực 49 2.3.3.3 Đánh giá mức độ ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 52 2.3.4 Tổng hợp kết phân tích đánh giá chung hệ thống quản lý thông tin UBND thành phố Hà Tĩnh 54 2.3.4.1 Các kết đạt 54 2.3.4.2 Một số tồn tại, hạn chế, nguyên nhân 56 Kết luận chương 59 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ TĨNH 60 3.1 Mục tiêu phương hướng phát triển ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh giai đoạn 2017-2020 60 3.1.1 Mục tiêu chung 60 3.1.2 Phương hướng phát triển hệ thống quản lý thông tin UBND TP Hà Tĩnh giai đoạn 2017-2020 62 3.1.2.1 Nâng cấp, phát triển sở hạ tầng kỹ thuật 62 3.1.2.2 Hệ thống thông tin 62 3.1.2.3 Phát triển ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 62 3.1.3 Nhiệm vụ khối Văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 63 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng CNTT quản lý điều hành 63 v 3.2.1 Giải pháp 1: Nâng cao nhận thức CNTT vai trò, tác dụng ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành đơn vị hành UBND thành phố Hà Tĩnh 63 3.2.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 63 3.2.1.2 Nội dung, đối tượng cách thức thực giải pháp 64 3.2.1.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp 67 3.2.2 Giải pháp 2: Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán chuyên trách người sử dụng HTQLTT quan UBND thành phố Hà Tĩnh 68 3.2.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 68 3.2.2.2 Nội dung, đối tượng cách thức thực giải pháp 69 3.2.2.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp 71 3.2.3 Giải pháp 3: Đầu tư xây dựng thực chương trình phần mềm quản lý điều hành phù hợp, tiện lợi hiệu 72 3.2.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 72 3.2.3.2 Nội dung giải pháp 72 3.2.3.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp 76 Kết luận chương 76 KẾT LUẬN 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 vi DANH MỤC HÌNH Hình 1.1 Mơ hình hệ thống quản lý thơng tin điện tử 18 Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng UBND thành phố Hà Tĩnh 31 Hình 2.2 Mơ hình hóa quy trình trao đổi xử lý thơng tin hệ thống quản lý thông tin điện tử UBND thành phố 33 vii DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1 Chỉ tiêu đánh giá hạ tầng kỹ thuật 19 Bảng 1.2 Chỉ tiêu đánh giá hạ tầng nhân lực 19 Bảng 1.3 Chỉ tiêu đánh giá ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 20 Bảng 2.1 Hạ tầng kỹ thuật 48 Bảng 2.2 Bảng xếp hạng số hạ tầng kỹ thuật CNTT tỉnh, thành năm 2016 49 Bảng 2.3 Bảng xếp hạng số hạ tầng nhân lực CNTT tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương năm 2016 50 Bảng 2.4 Hạ tầng nhân lực sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 51 Bảng 2.5 Kết sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử 53 Bảng 3.1 Mục tiêu phát triển hệ thống quản lý thông tin điện tử UBND thành phố Hà Tĩnh giai đoạn 2017 - 2020 61 viii - Đội ngũ cán chuyên viên nâng cao nhận thức xác định rõ vai trò trách nhiệm, tự giác học tập nâng cao trình độ, góp phần vào việc nâng cao chất lượng hạ tầng nhân lực, thực tốt cơng việc mà đảm nhiệm, khai thác khả năng, sức mạnh hệ thống quản lý thông tin điện tử phục vụ cho công tác Đặc biệt với đội ngũ cán chuyên trách việc nâng cao nhận thức ngồi tác dụng cịn giúp cho họ có thêm nhiệt tình, tâm huyết để sáng tạo phần mềm mới, cài đặt chương trình hướng dẫn cho người thực chương trình ứng dụng có hiệu 3.2.2 Giải pháp 2: Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán chuyên trách người sử dụng HTQLTT quan UBND thành phố Hà Tĩnh 3.2.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp Nghiên cứu thực trạng việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quan UBND thành phố Hà Tĩnh, ta thấy bên cạnh kết đạt đáng ghi nhận cịn nhiều tiêu chưa đạt, đạt thấp Trong hạ tầng CNTT ý đầu tư Đội ngũ cán hoạt động CNTT quan đông Nhưng việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành cịn nhiều hạn chế, hiệu thấp Tỷ lệ cán thường xuyên sử dụng thư điện tử đạt 75%; tỷ lệ thông tin đạo điều hành quan đưa lên cổng, trang điện tử đạt 50%; tỷ lệ văn điện tử tổng số văn quan đạt 55%; tỷ lệ số hóa tài liệu lưu trữ đạt 30% Những hạn chế có nhiều ngun nhân Ngồi ngun nhân quan tâm đầu tư chưa mức, đầu tư chưa hướng…thì có ngun nhân quan trọng lực, trình độ đội ngũ cán chuyên trách hệ thống quản lý thông tin điện tử người tham gia sử dụng hệ thống quản lý thơng tin điện tử cịn thấp kém, chưa đáp ứng yêu cầu Do việc nâng cao lực, trình độ đội ngũ cán người tham gia sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử trở nên thiết yếu cấp bách Trong phương hướng chiến lược phát triển CNTT tỉnh xác định rõ “Đẩy mạnh đào tạo thu hút nguồn nhân lực có trình độ cao lĩnh vực CNTT Phát triển nguồn nhân lực CNTT yếu tố định việc phát triển ứng dụng CNTT, phục vụ nghiệp phát triển KT-XH cơng cơng nghiệp hóa, đại hóa tỉnh” 68 3.2.2.2 Nội dung, đối tượng cách thức thực giải pháp - Nội dung: Nâng cao chất lượng hệ thống quản lý thông tin điện tử nâng cao lực, trình độ, kể hiểu biết khả thao tác, sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử Hiểu biết hệ thống quản lý thông tin điện tử hiểu cấu trúc, nguyên lý vận hành, chức năng, tác dụng phận máy; hệ thống máy; hiểu biết vai trò tác dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử việc ứng dụng quản lý điều hành đơn vị hành UBND thành phố Hà Tĩnh, gắn với phát triển thành phố, tỉnh Khả thao tác, sử dụng khả vận hành chức năng, tác dụng sẵn có máy để xử lý thông tin đầu vào (dữ liệu) thành thông tin đầu hữu dụng phục vụ cho công tác quản lý điều hành quan, đơn vị hành - Đối tượng cần nâng cao lực trình độ hệ thống quản lý thơng tin điện tử Nhìn chung quan UBND thành phố Hà Tĩnh nay, cán công nhân viên chức, kể cán lãnh đạo, phải nâng cao lực trình độ hệ thống quản lý thơng tin điện tử để đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ tình hình Có thể chia thành loại đối tượng sau: + Đối tượng cán lãnh đạo + Đối tượng cán bộ, cơng chức, viên chức có sử dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử + Đối tượng cán chuyên viên chuyên trách hệ thống quản lý thông tin điện tử Các đối tượng khác khau có nội dung yêu cầu nâng cao lực trình độ mức độ khác nhau, phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ mà người đảm trách - Các hình thức nhằm nâng cao lực, trình độ hệ thống quản lý thơng tin điện tử Để nâng cao lực, trình độ đội ngũ cán công chức hệ thống quản lý thơng tin điện tử có nhiều hình thức như: + Các lớp học đào tạo bồi dưỡng (có học ngắn hạn, học dài hạn, tập huấn…) 69 + Cũng học qua sách vở, giảng lớp, học nhà; học qua bạn bè, người hướng dẫn trực tiếp gia đình, quan… thực hành máy - Điều kiện để giải pháp thực mang tính khả thi Có nhiều hình thức đào tạo để nâng cao lực trình độ CNTT cho đội ngũ cán Xu hướng người phải đào tạo để nâng cao lực trình độ hệ thống quản lý thông tin điện tử Song, điều kiện đơn vị khơng thể đào tạo tràn lan mà phải phù hợp với đối tượng trọng tâm, trọng điểm, hiệu + Đối tượng lãnh đạo cần đào tạo bồi dưỡng để hiểu chức năng, cấu tạo, nguyên lý hoạt động vận hành hệ thống máy, hệ thống mạng từ đơn giản đến phức tạp, khả hệ thống quản lý thông tin điện tử, thao tác, chương trình ứng dụng phục vụ cho cơng tác quản lý điều hành đơn vị Và cần qua lớp tập huấn ngắn ngày, sau hướng dẫn thực hành bổ sung kiến thức hàng ngày đáp ứng Hình thức đào tạo khơng tốn mà đảm bảo hiệu + Đối tượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức sử dụng máy tính: Đây đối tượng thường xuyên sử dụng máy tính, hình thức đào tạo thường xuyên mở lớp đạo tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ CNTT Song tập trung vào lĩnh vực chuyên môn, thao tác, chương trình ứng dụng liên quan đến cơng việc mà người đảm trách Hiện Sở Thơng tin & Truyền thơng tỉnh trang bị phịng máy phục vụ cho việc đào tạo ngắn hạn Đội ngũ cán chun trách CNTT tỉnh có trình CNTT từ cao đẳng đến đại học, tổ chức lớp bồi dưỡng, đủ khả hướng dẫn cho đội ngũ cán công chức việc sử dụng máy tính Kinh phí, ngồi hỗ trợ tỉnh, lại chủ yếu quan cử cán học đóng góp, huy động đóng góp xã hội hóa thành phần xã hội khác Như vậy, đơn vị phân nhiều lần, nhiều đợt cử cán tập huấn Mỗi lần tập huấn khơng tốn kinh phí q nhiều điều kiện thực tế thực + Đối tượng cán chuyên viên chuyên trách hệ thống quản lý thông tin điện tử Riêng đối tượng cán chuyên viên chuyên trách CNTT nói chung hệ thống quản lý thông tin điện tử nói riêng, lực lượng quan trọng 70 Đây người thực cài đặt, làm công tác quản trị mạng, trì hoạt động thường xun mạng, ngồi cịn sáng tạo viết phần mềm hướng dẫn người thực Do đội ngũ cần phải nâng cao trình độ, nội dung bồi dưỡng đào tạo rộng hơn, cao hơn, sâu sắc Yêu cầu phải có trình độ đại học học bản, khơng chắp vá Hình thức đào tạo đội ngũ này, trước hết cần ý tuyển chọn sinh viên tốt nghiệp đại học lĩnh vực CNTT, kết hợp với hình thức mở lớp bồi dưỡng dài hạn, nâng cao nghiệp vụ Hiện nay, hàng năm tỉnh thường tổ chức lớp tập huấn nâng cao trình độ CNTT cho lực lượng cán chun trách CNTT Do việc nâng cao trình đội CNTT cho đội ngũ cán chuyên trách CNTT thuận lợi Nếu nhận thức tốt tâm cao, biết tận dụng hỗ trợ tỉnh, UBND thành phố Hà Tĩnh hồn tồn thực nâng cao lực trình độ đội ngũ cán chuyên trách đội ngũ người sử dụng máy tính 3.2.2.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp Thực tốt giải pháp này, UBND thành phố Hà Tĩnh xây dựng đội ngũ cán công chức hoạt động lĩnh vực CNTT người sử dụng hệ thống quản lý thơng tin điện tử có khả trình độ cao hơn, chất lượng CNTT nâng lên, đáp ứng tốt yêu cầu đòi hỏi lĩnh vực CNTT ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành Đội ngũ cán lãnh đạo đào tạo, nâng cao lực, trình độ hệ thống quản lý thông tin điện tử nâng cao lực trao đổi, xử lý thông tin, định kịp thời, phù hợp việc quản lý điều hành quan UBND thành phố Hà Tĩnh Đội ngũ cán cơng chức sử dụng máy tính nói chung bồi dưỡng đào tạo nâng cao lực trình độ khả thao tác, vận hành lĩnh vực soạn thảo văn bản, lưu trữ, xử lý thông tin; chia sẻ, khai thác tư liệu; quản lý nhân sự, tài chính…góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ giao, đồng thời góp phần thực tốt việc quản lý điều hành quan, đơn vị Đội ngũ cán chuyên trách hệ thống quản lý thông tin điện tử đào tạo nâng cao trình độ CNTT nâng cao lực, trách nhiệm vận hành trì hoạt động bình thường hệ thống thơng tin giúp đỡ người khác khai thác có hiệu hệ thống Họ lực lượng quản trị hệ thống, quản lý phần mềm; nâng cấp hoàn thiện phần mềm Nếu quan tâm 71 mức, nâng cao trình độ họ viết phần mềm, cài đặt, cấu hình máy chủ dịch vụ, máy chủ sở liệu; nắm bắt nguyên tắc chung cài đặt, quản trị số CSDL, thực kỹ thuật quản trị, an ninh mạng; tham gia bổ sung, thay đổi vào hệ thống câu lệnh phần mềm triển khai 3.2.3 Giải pháp 3: Đầu tư xây dựng thực chương trình phần mềm quản lý điều hành phù hợp, tiện lợi hiệu 3.2.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp Phân tích thực trạng tình hình ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành UBND thành phố Hà Tĩnh, ta thấy có số lĩnh vực thực việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử vào quản lý điều hành, văn thư lưu trữ, quản lý văn bản, quản lý nhân sự, tài chính…Tuy nhiên việc ứng dụng diễn số mặt, số lĩnh vực riêng rẽ, rời rạc, phối kết hợp chưa cao, chưa có liên kết, thống vận hành cách nhuần nhuyễn, hiệu cịn hạn chế Thực tế đặt vấn đề cần xây dựng thực chương trình phần mềm quản lý điều hành phù hợp, tiện lợi hiệu 3.2.3.2 Nội dung giải pháp Trước hết phần mềm sử dụng quan, phải hữu hiệu tiện lợi; kết hợp tiện ích mạng nội (LAN) với mạng diện rộng internet, gửi thư, gửi tài liệu, tham khảo, tra cứu tư liệu, tìm hiểu văn luật, hành chính…Mỗi người tham gia sử dụng có địa bảo mật mật riêng Người sử dụng phần mềm xây dựng văn bản, quản lý cơng văn đi, đến, quản lý nhân sự, tài chính, chia sẻ thơng tin, xây dựng lịch làm việc nắm lịch thành viên khác quan để phối hợp hoạt động Yêu cầu phần mềm khác với phần mềm khác thành viên quan, tùy theo vị trí, chức danh, tham gia trực tiếp vào quản lý, điều hành quan Căn vào thứ bậc quan, ví dụ quan có người đứng đầu (thủ trưởng quan), phó thủ trưởng, trưởng phịng, phó trưởng phịng, chuyên viên Phần mềm xây dựng mục công việc cần phê duyệt, công việc giao, cơng việc giao, cơng việc trình duyệt, cơng việc liên quan công việc kết thúc 72 Khi vận hành, người sử dụng thực thao tác đăng nhập với tên địa mật mình, sau tùy theo vị trí, chức vụ thực thao tác liên quan đến việc quản lý, điều hành đơn vị Ví dụ thao tác phần mềm quản lý điều hành trực tiếp quan, đơn vị: *) Về việc trình duyệt văn Nếu cấp Phó trở xuống quan tiến hành thao tác trình duyệt cơng văn sau: Người trình duyệt kích chuột trái vào cơng cụ có tên “Cơng việc trình duyệt”, nhấn vào mục “Tạo mới”, sau chọn tên cơng việc (Ví dụ: Báo cáo tổng kết năm 2016), chọn thời gian đề nghị (chọn ngày theo lịch thể biểu tượng) chọn người phê duyệt Người sử dụng chọn mức độ ưu tiên, tùy theo mức độ quan trọng yếu tố thời gian công việc; ghi nội dung đề nghị vào khung cần thể rõ nội dung này; đính kèm thêm tài liệu (nếu có) Để chọn tài liệu đính kèm, cần kích đúp vào biểu tượng Browse hình, chọn File định trình ký thư mục lưu máy tiếp tục làm phải đính kèm nhiều file Người sử dụng chọn thành viên liên quan, như: Chọn tên người cần biết nội dung trình ký thao tác có sẵn Phần mềm cho phép chọn thêm người cần biết, bỏ bớt người cần biết việc Kết thúc thao tác nhấn “Đăng ký” *) Về việc phê duyệt văn (Chỉ dành cho từ cấp phó trưởng phịng trở lên, khơng dành cho chun viên nhân viên) Người phê duyệt kích chuột vào cơng cụ “Công việc cần phê duyệt”; mở file văn trình duyệt có tên người phê duyệt Các file chưa mở có màu sắc riêng Nếu có thêm thành viên liên quan file có màu sắc theo quy định File phê duyệt có màu theo quy định khác Sau mở file cần phê duyệt, người phê duyệt xem xét nội dung thơng tin đề nghị; lấy file đính kèm cách kích vào file đó, chọn tên nơi lưu văn Nếu đồng ý phê duyệt, nhấn vào ô “Phê duyệt”; chọn đồng ý không đồng ý Đánh thêm nội dung yêu cầu vào ô “Nội dung thêm”, sau kích chuột vào “Thực hiện” 73 *) Về xử lý phê duyệt công văn (dành riêng cho lãnh đạo) Người lãnh đạo mở mục cơng văn đến, có danh sách cơng văn, cơng văn có dấu (đỏ, new) để báo hiệu kích đúp chuột vào danh sách tên cơng văn để mở cơng văn phê duyệt Sau vào mục lãnh đạo phê duyệt ghi nội dung phê duyệt Ví dụ: Chuyển văn phịng triển khai thực Phần mềm cài đạt cho phép lãnh đạo chọn người thực chọn thành viên nhận (nếu có) người cần biết nội dung cơng văn hỗ trợ người thực để hoàn thành cơng việc Khi hồn thành thủ tục nhấn nút “Cập nhật” Những người thực thành viên liên quan mở mục công văn đến, cơng văn có dấu hiệu (chữ new) chuyển cho xử lý Người kích đúp chuột vào để xem phê duyệt triển khai thực *) Về giao việc cho cấp (dành cho phó trưởng phịng trở lên) Người giao việc kích chuột vào cơng cụ “Cơng việc giao”, rồi, kích đúp vào “Tạo mới”, sau nhập thơng tin cần thiết như: tiêu đề công việc, thời gian hồn thành (nhấn vào ngày hồn thành cơng việc giao); người thực (nhấn vào mục chọn để chọn người thực công việc); người phê duyệt (nhấn vào mục chọn để chọn người phê duyệt công việc); mức độ ưu tiên (chọn mức độ ưu tiên thấp, trung bình, cao, tuỳ theo chi tiết cơng việc cần gấp hay không gấp); nội dung thực (nhập vào nội dung trích yếu cơng việc cần giao)… Phần mềm cài đặt cho phép người giao việc chọn tài liệu đính kèm với cơng việc giao (có thể kèm hoặc tài liệu); ghi thêm nội dung công việc; chọn thành viên liên quan (ngồi người thực có thêm thành viên liên quan khác để hỗ trợ công việc) Sau công việc giao cho cấp cấp chấp nhận hồn thành cơng việc theo tiến độ đạt 100% phần lãnh đạo chức cơng việc giao lãnh đạo mở để phê duyệt *) Về cơng việc giao (Dành cho phó thủ trưởng quan trở xuống) Người giao việc kích chuột vào “Cơng việc giao” Nếu có cơng việc giao có tiêu đề cơng việc kèm theo dấu đỏ chữ “New” Khi có cơng việc giao người nhấp chuột vào tiêu đề “Công việc” để vào xem nội dung công việc giao Sau xem nội dung công việc giao người nhấp chuột vào nút chấp nhận 74 Để đảm bảo tiến độ công việc, người hồn thành cơng việc giao chuyển nút tiến độ đến 100% Khi có thơng báo cơng việc hồn thành nhấn chuột vào OK chuyển công việc lên cho lãnh đạo phê duyệt Sau lãnh đạo phê duyệt đồng ý cơng việc tự động chuyển sang chức cơng việc kết thúc Chỗ công việc giao không cịn tên cơng việc Nếu lãnh đạo khơng đồng ý với kết cơng việc cấp phải thực lại sửa lại phần tiến độ đến cơng việc hồn thành đồng ý Sau hồn thành cơng việc giao, người giao việc cần vào mục hồ sơ liên quan để đăng văn nhập tiêu đề theo mẫu “Tên người thực + hồn thành cơng việc chỉnh sửa văn bản” Nếu thành viên liên quan có ý kiến đóng góp cho cơng việc người thực vào phần trao đổi Phần mềm cài đặt cho phép đăng lịch cơng tác cách nhấn chuột vào cơng cụ “lịch”, rối kích chuột vào ngày cần đăng lịch, sau nhập tiêu đề tên nội dung cơng việc thực hiện, chọn ngày bắt đầu thực hiện, chọn ngày kết thúc công việc (Ngày kết thúc công việc phải ngày sau ngày bắt đầu) Cuối nhấn “đăng ký” để kết thúc Trong trường hợp định thay đổi lịch cơng tác (bằng cách nhấn chuột vào phần lịch tạo thay đổi nội dung, thay đổi ngày cơng tác cần nhấn giữ chuột di chuột đến ngày tháng cần thay đổi) xem lịch người khác (Bằng cách vào mục chọn, chọn tên người cần xem lịch; nhấn Add lịch xuất phần cơng tác người Mỗi người có màu sắc khác lịch Lịch có màu theo quy định…) Phần mềm cịn có nhiều tính tác dụng khác Ở nêu tính tác dụng việc quản lý điều hành đơn vị hành chính; tính khác khơng nêu - Điều kiện để giải pháp thực mang tính khả thi Trong điều kiện tỉnh, số người viết cài đặt phần mềm ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành đơn vị hành có tính tác dụng Đây phần mềm liên quan trực tiếp đến lĩnh vực lấy làm thí dụ Với phần mềm nhận thức đắn quan tâm, động viên kịp 75 thời đưa vào sử dụng chi phí khơng phải q cao Nếu có tâm biết vận dụng hỗ trợ tỉnh, UBND thành phố Hà Tĩnh tập trung thực tốt Trong trình thực dành phần kinh phí đào tạo cho việc mở lớp tập huấn ngắn hạn, tiến hành thực nghiệm, rút kinh nghiệm đưa diện rộng Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm phức tạp, yêu cầu đòi hỏi cao kỹ thuật, đến chưa sử dụng Để ứng dụng phần mềm vào thực tế quản lý điều hành đơn vị hành chính, địi hỏi phải có nhận thức đầy đủ, đắn lực trình độ đội ngũ cán chuyên trách CNTT người tham gia sử dụng máy tính (kể lãnh đạo) phải nâng lên đáp ứng yêu cầu đạt 3.2.3.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp Thực giải pháp kết hợp tính năng, tác dụng mạng nội mạng diện rộng, việc khai thác, chia xẻ thông tin, tra cứu, quản lý hồ sơ, quản lý nhân sự, định… mà cịn liên kết nhiều phần mềm chuyên biệt sử dụng Đặc biệt với việc thực phần mềm trên, việc quản lý điều hành quan diễn trực tiếp, cụ thể hơn, từ việc giao việc, nhận việc đến việc theo dõi tiến độ công việc, đến kết thúc công việc, định máy mà không cần phải gặp trực tiếp Chính thực giải pháp góp phần nâng cao hiệu cơng tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành đơn vị hành Kết luận chương Trên sở kết phân tích thực trạng tình hình ứng dụng hệ thống quản lý thơng tin điện tử, đặc biệt hạn chế, tồn nguyên nhân rút ra, kết hợp với mục tiêu, phương hướng phát triển, ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử UBND thành phố Hà Tĩnh giai đoạn 2017 - 2020, Luận văn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành UBND thành phố Hà Tĩnh Đây giái pháp quan trọng, thiết thực liên quan đến vấn đề nhận thức tư tưởng, hạ tầng nhân lực phần mềm trực tiếp liên quan đến hiệu quản lý điều hành Điều quan trọng phải nhấn mạnh giải pháp có liên quan bổ sung kết hợp với chặt chẽ, phải thực 76 cách đồng Nếu giảỉ pháp khơng thực tốt dù có thực tốt giải pháp cịn lại, công tác quản lý điều hành bị ảnh hưởng hiệu không cao Thực giải pháp có tác dụng to lớn làm chuyển biến tình hình từ nhận thức tư tưởng tới thực tế Thực giải pháp 1, nhận thức tư tưởng đội ngũ công chức (kể lãnh đạo) nâng lên Họ xác định rõ tinh thần trách nhiệm, tự giác, tích cực việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ đơn vị Thực giải pháp góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán CNTT người sử dụng máy tính, để họ có đủ lực trình độ tiếp thu khoa học công nghệ, thực tốt việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử vào quản lý điều hành đơn vị Thực giải pháp có tác dụng trực tiếp nâng cao chất lượng, hiệu việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành đơn vị Khi sở vật chất hạ tầng CNTT trang bị đầy đủ, để nâng cao hiệu ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành, vấn đề cịn lại yếu tố mang tính chủ quan giải pháp liên quan đến người, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung hỗ trợ cho Thực giải pháp có tác dụng to lớn, làm chuyển biến tình hình từ nhận thức tư tưởng tới thực tế, đưa việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử vào thiết thực, hiệu quả, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ chung quan đóng góp vào phát triển KT-XH chung thành phố, tỉnh 77 KẾT LUẬN Trong thời đại kinh tế tri thức ngày nay, khoa học kỹ thuật, đặc biệt lĩnh vực CNTT phát triển mạnh mẽ, ảnh hưởng sâu sắc đến nhiều mặt, tạo chân trời hy vọng rộng lớn nghiên cứu, ứng dụng sản xuất đời sống người quốc gia Từ năm cuối kỷ XX, đầu kỷ XXI, nước, đặc biệt nước phát triển Việt Nam, ý thức vai trị, vị trí, tầm quan trọng lĩnh vực mũi nhọn xây dựng chương trình, kế hoạch, chiến lược để tắt, đón đầu, nhằm áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật phục vụ cho nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật CNTT phục vụ cho nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, phát triển đất nước diễn từ nhiều năm Đảng Nhà nước có nhiều văn đạo lĩnh vực Các tỉnh, thành phố nước tích cực ứng dụng thành tựu CNTT vào lĩnh vực sản xuất đời sống Thực tế việc ứng dụng mạng lại nhiều kết quả, như: Khai thác thông tin, tư liệu; soạn thảo công văn, lưu trữ, xử lý liệu, quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý tài chính; xây dựng chương trình, kế hoạch, định hành chính…Tuy nhiên điều kiện thực tế quan tâm khác nên hiệu ứng dụng CNTT đơn vị đạt khác Ở Hà Tĩnh, tỉnh thành lập Ban Chỉ đạo điều hành CNTT nhiều văn đạo cụ thể Hệ thống mạng (kể internet mạng nội bộ) hệ thống máy tính khối văn phòng cấp ủy lắp đặt tới 13/13 huyện, thị, thành phố 262 xã, phường, thị trấn (100%) Đặc biệt UBND thành phố Hà Tĩnh đội ngũ cán quản trị mạng người sử dụng máy tính đơng đảo, nhiệt tình, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Một số chương trình phần mềm chuyên dụng ứng dụng quản lý điều hành, như: Chương trình quản lý văn bản, chương trình quản lý hồ sơ nhân sự; chương trình quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo;…Các yếu tố góp phần đưa chất lượng hiệu ứng dụng CNTT lĩnh vực ngày nâng lên Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành UBND thành phố Hà Tĩnh, lĩnh vực nhận thức tư tưởng, đầu tư xây dựng hạ tầng công nghệ, xây dựng hạ tầng nhân lực, xây dựng áp dụng phần mềm đặc dụng… 78 nhiều tồn cần khắc phục; chất lượng hiệu công tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành đơn vị hạn chế Điều đặt yêu cầu phải nghiên cứu, xem xét, đánh giá cách cụ thể kết đạt được, tồn công tác để đề giải pháp hữu hiệu nhất, nhằm nâng cao chất lượng hiệu ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử UBND thành phố Hà Tĩnh Với mục đích đó, sở lý luận chương 1, tác giả sâu phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành UBND thành phố Hà Tĩnh Qua phân tích, rõ ưu điểm, kết đạt được; hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế Trên sở phân tích, đánh giá đó, tác giả đề giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử vào quản lý điều hành đơn vị hành UBND thành phố Hà Tĩnh Đó là: - Nâng cao nhận thức hệ thống quản lý thông tin điện tử vai trị, tác dụng ứng dụng cơng nghệ quản lý điều hành đơn vị hành UBND thành phố Hà Tĩnh - Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán chuyên trách hệ thống quản lý thông tin điện tử người sử dụng hệ thống UBND thành phố Hà Tĩnh - Đầu tư xây dựng thực chương trình phần mềm quản lý điều hành đơn vị hành phù hợp, tiện lợi hiệu Tuy nhiên với nội dung đề tài thực trạng UBND thành phố Hà Tĩnh, tác giả tập trung xây dựng đề xuất thực giải pháp Nhưng trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy số tồn hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành quan, như: Sự đầu tư sở vật chất cho hạ tầng CNTT chưa thật hướng, ý đến bề rộng chưa trọng chiều sâu, gần chững lại Nhiều máy tính cũ nát, lỗi thời, tốc độ xử lý chậm, tính tác dụng kém, chưa thay Một số cán công chức chưa trang bị máy tính phục vụ cho cơng việc Thành phố chưa có chế, sách cụ thể để quan tâm, khuyến khích đội ngũ cán làm công tác chuyên trách CNTT Việc giao lưu, học tập kinh nghiệm chưa diễn Do tác giả mạnh dạn kiến nghị thời gian tới, với việc thực giải pháp trên, tỉnh cần kết hợp thực giải pháp sau: 79 - Tiếp tục đầu tư nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng CNTT - Xây dựng hoàn thiện chế, sách nhằm quan tâm khuyến khích đội ngũ cán CNTT - Tạo liên hệ, phối hợp nhịp nhàng, thống phòng, ban, đơn vị ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành quan UBND thành phố Hà Tĩnh - Tăng cường việc giao lưu, học tập đơn vị làm tốt để rút kinh nghiệm, đồng thời áp dụng cho đơn vị tốt Thực giải pháp giải pháp kiến nghị có tác dụng thiết thực, nâng cao nhận thức trình độ cho đội ngũ cán CNTT người tham gia sử dụng máy tính, để họ có đủ lực, phẩm chất, tiếp thu sử dụng tính tác dụng vốn có máy tính mạng máy tính, sáng tạo phần mềm hữu hiệu để ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử vào lĩnh vực quản lý điều hành quan đạt hiệu quả, thiết thực góp phần vào phát triển kinh tế xã hội thành phố, tỉnh nhằm sớm đưa tỉnh Hà Tĩnh thành tỉnh giàu mạnh, văn minh, đóng góp thiết thực vào nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, đại hóa q hương, đất nước 80 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban đạo quốc gia công nghệ thông tin (2010), Báo cáo tổng kết 10 năm thực Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị Ban Tư tưởng Văn hóa Trung ương, Ban Khoa giáo Trung ương (2001), Ứng dụng phát triển CNTT phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội GS Nguyễn Văn Ba (2006), Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội Bộ Thông tin Truyền thông (2007), Quyết định số 05/2007/QĐBTTTTngày 26/10/2007 việc phê duyệt Quy hoạch phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin Việt Nam đến năm 2020 Chính phủ điện tử (2010), Nxb Thông tin Truyền thông Cục Thống kê tỉnh Hà Tĩnh (2011), Niên giám thống kê tỉnh Hà Tĩnh năm 2011, Nhà xuất thống kê, Hà Nội Đảng Cộng sản Việt Nam (2006), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội Đảng Cộng sản Việt Nam (2011), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội Đảng Cộng sản Việt Nam, Bộ trị (2000), Chỉ thị số 58CT/TW Bộ Chính trị đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thơng tin nghiệp cơng nghiệp hố đại hoá 10 GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị văn phịng, Nhà xuất Lao động - xã hội 11 TS Phạm Thị Thanh Hồng (2006), Hệ thống thông tin quản lý, Nxb Khoa học kỹ thuật Hà Nội 12 Học viện hành quốc gia (2006), Hành cơng, NXB Khoa học kỹ thuật 13 GS.TS Nguyễn Khắc Khoa (2004), Vấn đề đào tạo bồi dưỡng công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức, Thông tin Khoa học xã hội 14 Nghị 49/NQ-CP ngày 4-8-1993 Chính phủ “phát triển công nghệ thông tin nước ta năm 90” 15 Quản trị Văn phòng lý luận thực tiễn (2005), NXB Đại học quốc gia Hà nội 81 Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006 17 Văn phòng Ban đạo quốc gia công nghệ thông tin - Hội tin học Việt Nam (2010,2011,2012), Báo cáo số sẵn sàng cho phát triển ứng dụng công nghệ thông tin Việt Nam năm 2010,2011,2012 (Vietnam ICT Index 2010,2011,2012) 18 Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê 19 Sở Thông tin Truyền thơng tỉnh Hà Tĩnh (2015, 2016), Báo cáo tình hình phát triển ứng dụng cơng nghệ thơng tin năm 2015, 2016 20 Tỉnh ủy Hà Tĩnh (2010,2015), Văn kiện Đại hội Đảng tỉnh khóa XVII, XVIII 21 UBND tỉnh Hà Tĩnh (2007), Quyết định số 590/QĐ-UBND phê duyệt quy hoạch phát triển Công nghệ thông tin tỉnh Hà Tĩnh giai đoạn 2006 - 2010 định hướng đến 2020 16 Một số trang Web: 22 http://dangcongsan.vn/cpv/ Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam 23 http://www.vaip.org.vn/ : trang web Hội tin học Việt Nam 24 http://vi.wikipedia.org : trang web bách khoa toàn thư mở (tiếng Việt) 25 http://tcnn.vn/ : trang web Tạp chí Tổ chức nhà nước, chuyên mục cải cách hành chính, nguồn viết: Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước, hướng tới Chính phủ điện tử, tác giả Nguyễn Văn Phương - Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ, Bộ Thông tin Truyền thong 26 http://dtbd.moha.gov.vn: trang web Chương trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Bộ Nội vụ 27 http://hatinh.gov.vn/: trang thông tin điện tử tỉnh Hà Tĩnh 28 http://ict.hatinh.gov.vn/: trang web Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Hà Tĩnh 29 http://hatinhcity.gov.vn/: Cổng thông tin điện tử thành phố Hà Tĩnh 82 ... tử quản lý điều hành Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh - Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử quản lý điều hành Ủy Ban Nhân dân thành phố Hà Tĩnh. .. sở lý thuyết hệ thống quản lý thông tin điện tử đơn vị hành Chương 2: Phân tích trạng cơng tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử UBND thành phố Hà Tĩnh Chương 3: Một số giải pháp nhằm. .. đến quản lý điều hành đơn vị hành chính, hệ thống quản lý thông tin điện tử ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử - Đánh giá thực trạng công tác ứng dụng hệ thống quản lý thông tin điện tử