Phân tích thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành khối văn phòng cấp ủy tại nam định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI - NGUYỄN KIM ANH PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH KHỐI VĂN PHÒNG CẤP ỦY TẠI NAM ĐỊNH CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS BÙI XUÂN HỒI HÀ NỘI 2013 LỜI CAM ĐOAN Tác giả đề tài: “Phân tích thực trạng đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác ứng dụng cơng nghệ thông tin quản lý điều hành khối văn phòng cấp ủy Nam Định" xin cam đoan: Luận văn cơng trình nghiên cứu riêng tôi, tập hợp từ nhiều tài liệu, tự thu thập thông tin liên quan liên hệ thực tế công tác quản lý để đưa giải pháp với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc hồn thiện cơng tác ứng dụng Cơng nghệ thông tin quản lý điều hành khối văn phịng cấp ủy Nam Định Tơi xin hồn toàn chịu trách nhiệm nội dung luận văn Tác giả Nguyễn Kim Anh i LỜI CẢM ƠN Sau thời gian làm việc nghiêm túc, luận văn thạc sỹ tơi hồn thành hướng dẫn tận tình thầy giáo PGS.TS Bùi Xuân Hồi Tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo PGS.TS Bùi Xuân Hồi suốt trình nghiên cứu viết đề tài nhiệt tình bảo phương hướng nghiên cứu truyền đạt cho kinh nghiệm, kiến thức q báu để tơi hồn thành đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể thầy, cô giáo khoa Kinh tế Quản lý - trường Đại học Bách Khoa Hà Nội tận tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến giá trị cho luận văn tơi Bên cạnh đó, xin chân thành cảm ơn Viện đào tạo sau Đại học - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, quan Văn phòng Tỉnh ủy Nam Định quan thuộc khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định, Ban Tổ chức Tỉnh ủy Nam Định, Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Nam Định tạo điều kiện cho nghiên cứu cung cấp số liệu thực tế để tơi hồn thành luận văn thạc sỹ Cuối cùng, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới quan tâm, động viên gia đình, bạn bè đồng nghiệp thời gian vừa qua giúp tơi có thời gian nghị lực đề hồn thành tốt luận văn tốt nghiệp Tác giả Nguyễn Kim Anh ii MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan i Lời cám ơn ii Mục lục iii Danh mục từ viết tắt vii Danh mục bảng biểu viii MỞ ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 1.1 Các khái niệm quản lý, điều hành đơn vị hành 1.1.1 Khái niệm quản lý 1.1.2 Khái niệm điều hành đơn vị hành 1.1.3 Các nội dung quản lý, điều hành đơn vị hành 1.1.3.1 Đặc điểm quản lý, điều hành đơn vị hành 1.1.3.2 Những yêu cầu đặt quản lý, điều hành đơn vị hành 1.1.3.3 Các nội dung chủ yếu quản lý, điều hành đơn vị hành 1.2.1 Khái niệm hệ thống thông tin đơn vị hành 10 1.2.1.1 Khái niệm hệ thống 10 1.2.1.2 Khái niệm thông tin 11 1.2.1.3 Khái niệm công nghệ thông tin 11 1.2.1.4 Khái niệm hệ thống thông tin 13 1.2.1.5 Hoạt động hệ thống thông tin 14 1.2.1.6 Các loại hình hệ thống thông tin 14 1.2.1.7 Hệ thống thông tin đơn vị hành 15 1.2.2 Các đặc điểm hệ thống thông tin 16 1.2.3 Vai trò hệ thống thơng tin đơn vị hành 17 1.2.3.1 Vai trị thơng tin 17 1.2.3.2 Vai trị hệ thống thơng tin 18 iii 1.2.4 Hệ thống thông tin việc ứng dụng CNTT 18 1.2.4.1 Chức hệ thống thông tin 18 1.2.4.2 Chức hệ thống thông tin đơn vị hành 19 1.2.4.3 Sự cần thiết phải phát triển ứng dụng CNTT 20 1.3 Những nội dung ứng dụng CNTT quản lý, điều hành 22 1.3.1 Các lĩnh vực ứng dụng CNTT quản lý điều hành 22 1.3.2 Mục tiêu ứng dụng CNTT quản lý điều hành đơn vị hành 24 1.3.2.1 Mục tiêu cấp phủ 24 1.3.2.2 Mục tiêu ứng dụng CNTT đơn vị hành 25 1.3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT quản lý điều hành 26 1.3.3.1 Các yếu tố thuộc hạ tầng công nghệ 26 1.3.2.2 Các yếu tố thuộc công tác tổ chức, người 27 1.4 Đánh giá công tác ứng dụng CNTT quản lý điều hành đơn vị hành 27 1.4.1 Các tiêu đánh giá 28 1.4.2 Các phương pháp đánh giá 31 Kết luận chương 34 Chương PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH KHỐI VĂN PHÒNG CẤP ỦY TỈNH NAM ĐỊNH 35 2.1 Tổng quan khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 35 2.1.1 Tổng quan cấp uỷ cấp 35 2.1.2 Tổng quan Văn phòng cấp uỷ cấp 36 2.2 Hiện trạng công tác quản lý, điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 40 2.2.1 Sự trao đổi thông tin đơn vị Văn phòng cấp ủy 40 2.2.1.1 Phân loại thông tin để triển khai ứng dụng CNTT 40 2.2.1.2 Phân loại hoạt động thông tin 41 2.2.2 Hệ thống thơng tin Văn phịng cấp ủy 44 2.2.2.1 Phân hệ điều hành tác nghiệp 44 2.2.2.2 Phân hệ thông tin quản lý 44 iv 2.2.2.3 Hệ thống trợ giúp định 45 2.2.3 Các phân hệ thơng tin Văn phịng cấp ủy 46 2.2.3.1 Phân hệ xử lý văn 46 2.2.3.2 Phân hệ xử lý thông tin tổng hợp 47 2.2.3.3 Phân hệ xử lý mã - dịch 48 2.2.3.4 Phân hệ lưu trữ khai thác thông tin 48 2.2.3.5 Phân hệ quản lý lưu trình cơng việc 48 2.2.3.6 Phân hệ quản trị nội 49 2.3 Phân tích, đánh giá trạng công tác ứng dụng CNTT quản lý, điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 50 2.3.1 Các nội dung quản lý, điều hành ứng dụng CNTT 50 2.3.1.1 Các ứng dụng CNTT điều hành tác nghiệp: 50 2.3.1.2 Các ứng dụng CNTT quản lý sở liệu 50 2.3.2 Quy mô độ sâu ứng dụng 51 2.3.2.1 Quy mô triển khai 51 2.3.2.2 Độ sâu ứng dụng 51 2.3.2.3 Quy trình trao đổi thơng tin hệ thống mạng 52 2.3.3 Đánh giá công tác ứng dụng ứng dụng CNTT quản lý điều hành Nam Định 55 2.3.3.1 Mức độ quan tâm lãnh đạo 55 2.3.3.2 Hạ tầng CNTT-TT 58 2.3.3.3 Hạ tầng nhân lực 62 2.3.3.4 Về ứng dụng CNTT 67 2.3.4 Một số nhận xét rút qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng cơng tác ứng dụng CNTT quản lý điều hành khối Văn phòng cấp uỷ tỉnh Nam Định 69 2.3.4.1 Các kết đạt 69 2.3.4.2 Một số tồn tại, hạn chế, nguyên nhân 73 Kết luận chương 77 v Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH KHỐI VĂN PHÒNG CẤP ỦY TỈNH NAM ĐỊNH 78 3.1 Mục tiêu phương hướng phát triển ứng dụng CNTT Đảng tỉnh Nam Định giai đoạn 2011-2015, tầm nhìn 2020 78 3.1.1 Mục tiêu chung 78 3.1.2 Phương hướng phát triển ứng dụng CNTT Đảng tỉnh Nam Định giai đoạn 2011-2015, tầm nhìn 2020 80 3.1.2.1 Nâng cấp, phát triển sở hạ tầng kỹ thuật CNTT 80 3.1.2.2 Hệ thống thông tin Hệ điều hành tác nghiệp 81 3.1.2.3 Phát triển ứng dụng CNTT 81 3.1.3 Nhiệm vụ Văn phòng cấp ủy 82 3.2 Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác ứng dụng CNTT quản lý điều hành 82 3.2.1 Giải pháp 1: 82 3.2.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp: 83 3.2.1.2 Nội dung, đối tượng cách thức thực giải pháp: 84 3.2.1.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp 87 3.2.2 Giải pháp 2: 88 3.2.2.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 88 3.2.2.2 Nội dung, đối tượng cách thức thực giải pháp 89 3.2.2.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp 91 3.2.3 Giải pháp 3: 92 3.2.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp 92 3.2.3.2 Nội dung giải pháp 93 3.2.3.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp 97 Kết luận chương 98 KẾT LUẬN 100 TÀI LIỆU THAM KHẢO 103 vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nội dung ADSL Asymmetric Digital Subscriber Line (Internet băng thông rộng) CIO Chief Information Officers (Cán lãnh đạo thông tin) CNH, HĐH Cơng nghiệp hố, đại hố CNTT Cơng nghệ thông tin CNTT-TT Công nghệ thông tin - truyền thông CSDL Cơ sở liệu GD-ĐT Giáo dục - đào tạo GDTX Giáo dục thường xuyên HĐND Hội đồng nhân dân 10 HTKT Hạ tầng kỹ thuật 11 HTNL Hạ tầng nhân lực 12 HTTT Hệ thống thông tin 13 ICT - Index Chỉ số sẵn sàng cho ứng dụng phát triển công nghệ thông tin 14 KT-XH Kinh tế - xã hội 15 TT-TT Thông tin - truyền thông 16 LAN Local area network (Mạng nội bộ) 17 QLNN Quản lý nhà nước 18 UBND Ủy ban nhân dân 19 VNPT Tập đoàn Bưu Viễn thơng Việt nam 20 WAN Mạng diện rộng vii DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Các nội dung tiêu đánh giá mức độ quan tâm lãnh đạo 28 Bảng 1.2 Chỉ tiêu đánh giá hạ tầng kỹ thuật 29 Bảng 1.3 Chỉ tiêu đánh giá hạ tầng nhân lực 30 Bảng 1.4 Chỉ tiêu đánh giá ứng dụng CNTT 31 Bảng 2.1 Khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 38 Bảng 2.2 Mức độ quan tâm lãnh đạo công tác ứng dụng CNTT 57 Bảng 2.3 Hạ tầng CNTT-TT 59 Bảng 2.4 Bảng xếp hạng số hạ tầng kỹ thuật CNTT tỉnh, thành qua năm 2010-2012 61 Bảng 2.5 Bảng xếp hạng số hạ tầng nhân lực CNTT tỉnh, thành qua năm 2010-2012 63 Bảng 2.6 Thống kê đội ngũ quản trị mạng quan Đảng tỉnh 64 Bảng 2.7 Hạ tầng nhân lực ứng dụng CNTT 66 Bảng 2.8 Kết ứng dụng CNTT khối Văn phòng cấp ủy 68 Bảng 3.1 Mục tiêu phát triển CNTT địa bàn tỉnh Nam Định thời kỳ 2011-2015, tầm nhìn 2020 79 viii MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong giới ngày nay, trước phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật, cách mạng công nghệ thông tin (CNTT) diễn quy mơ tồn cầu, làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế xã hội nhân loại Trong lĩnh vực, quản lý nhà nước, quản lý xã hội, hoạt động liên quan đến công nghệ thông tin ngày trở nên phổ biến Vì việc đẩy mạnh phát triển ứng dụng CNTT nhằm khai thác triệt để lực lĩnh vực khoa học mũi nhọn này, nhằm thay đổi phương thức quản lý, đem lại hiệu cao công việc đổi sản xuất trở thành cần thiết tất yếu quốc gia phát triển bước vào giai đoạn cơng nghiệp hóa, đại hóa Ở nước ta, q trình thực cơng đổi mới, để phát triển nhanh đại hoá ngành kinh tế, tăng cường lực cạnh tranh doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu cho q trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng sống nhân dân, bảo đảm an ninh, quốc phịng tạo khả tắt đón đầu để thực thắng lợi nghiệp CNH, HĐH; Đảng ta chủ trương đẩy mạnh ứng dụng phát triển CNTT Chủ trương nhấn mạnh cụ thể hoá nhiều nghị quyết, định Đảng Chính phủ Nghị Hội nghị lần thứ bảy BCH TW khoá VII xác định cần ưu tiên ứng dụng phát triển công nghệ tiên tiến, có "quan tâm, ưu tiên ứng dụng phát triển CNTT" Nghị Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ IX nhấn mạnh: "Phát triển mạnh nâng cao chất lượng ngành dịch vụ: thương mại, kể thương mại điện tử, loại hình vận tải, bưu - viễn thơng Sớm phổ cập sử dụng tin học mạng thông tin quốc tế (Internet) kinh tế đời sống xã hội” Chỉ thị số 58-CT/TW Bộ Chính trị khố IX xác định rõ: “Ứng dụng phát triển CNTT nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ tinh thần tồn dân tộc, thúc đẩy công đổi mới” Để nâng cao lực, trình độ đội ngũ cán cơng chức CNTT có nhiều hình thức như: + Học cao đẳng, đại học (có học quy, học chức, ) + Các lớp học đào tạo bồi dưỡng (có học ngắn hạn, học dài hạn, tập huấn…) + Cũng học qua sách vở, giảng lớp, học nhà; học qua bạn bè, người hướng dẫn trực tiếp gia đình, quan… Những người có khả tự học qua sách thực hành máy - Điều kiện để giải pháp thực mang tính khả thi Có nhiều hình thức đào tạo để nâng cao lực trình độ CNTT cho đội ngũ cán Xu hướng người phải đào tạo để nâng cao lực trình độ CNTT Song, điều kiện tỉnh khơng thể đào tạo tràn lan mà phải phù hợp với đối tượng trọng tâm, trọng điểm, hiệu + Đối tượng lãnh đạo cần đào tạo bồi dưỡng để hiểu chức năng, cấu tạo, nguyên lý hoạt động vận hành hệ thống máy, hệ thống mạng từ đơn giản đến phức tạp, khả CNTT, thao tác, chương trình ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý điều hành đơn vị Và cần qua lớp tập huấn ngắn ngày, sau hướng dẫn thực hành bổ sung kiến thức hàng ngày đáp ứng Hình thức đào tạo không tốn mà đảm bảo hiệu Trong điều kiện tỉnh, thực tốt + Đối tượng đội ngũ cán CNVC sử dụng máy tính: Đây đối tượng thường xun sử dụng máy tính, hình thức đào tạo thường xuyên mở lớp đạo tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ CNTT Song tập trung vào lĩnh vực chuyên mơn, thao tác, chương trình ứng dụng liên quan đến cơng việc mà người đảm trách Hiện phịng Cơng nghệ thơng tin tỉnh trang bị phòng máy phục vụ cho việc đào tạo ngắn hạn Đội ngũ cán chuyên trách CNTT tỉnh có trình CNTT từ cao đẳng đến đại học, tổ chức lớp bồi dưỡng, đủ khả hướng dẫn cho đội ngũ cán công chức việc sử dụng máy tính Kinh phí, ngồi hỗ trợ tỉnh, lại chủ yếu quan cử cán học đóng góp, huy động đóng góp xã hội hóa 90 thành phần xã hội khác Như vậy, đơn vị phân nhiều lần, nhiều đợt cử cán tập huấn Mỗi lần tập huấn khơng tốn kinh phí nhiều điều kiện thực tế thực + Đối tượng cán chuyên viên chuyên trách CNTT Riêng đối tượng cán chuyên viên chuyên trách CNTT, lực lượng quan trọng Đây người thực cài đặt, làm cơng tác quản trị mạng, trì hoạt động thường xun mạng, ngồi cịn sáng tạo viết phần mềm hướng dẫn người thực Do đội ngũ cần phải nâng cao trình độ, nội dung bồi dưỡng đào tạo rộng hơn, cao hơn, sâu sắc u cầu phải có trình độ đại học học bản, khơng chắp vá Hình thức đào tạo đội ngũ này, trước hết cần ý tuyển chọn sinh viên tốt nghiệp đại học lĩnh vực CNTT, kết hợp với hình thức mở lớp bồi dưỡng dài hạn, nâng cao nghiệp vụ Nếu chưa học đại học cử học đại học, học đại học cử tham dự lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ Hiện đội ngũ cán chuyên trách CNTT khối văn phòng cấp ủy tỉnh khơng có nhiều, tỉnh có 4-5 người, huyện thành có 1-2 người (tổng số 22 người), kinh phí chi cho đào tạo đội ngũ nhiều Hiện nay, hàng năm Trung ương thường tổ chức lớp tập huấn nâng cao trình độ CNTT cho lực lượng cán chuyên trách CNTT Mặt khác địa bàn tỉnh nhiều trường cao đẳng, đại học có mở khoa cơng nghệ thơng tin Do việc nâng cao trình đội CNTT cho đội ngũ cán chuyên trách CNTT thuận lợi Nếu nhận thức tốt tâm cao, biết tận dụng giúp đỡ Trung ương, tuyển dụng sinh viên Đại học tin học trường thực xã hội hóa, tỉnh hồn tồn thực nâng cao lực trình độ đội ngũ cán CNTT đội ngũ người sử dụng máy tính 3.2.2.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp Thực tốt giải pháp này, cấp ủy tỉnh xây dựng đội ngũ cán công chức hoạt động lĩnh vực CNTT người sử dụng máy tính có khả 91 trình độ cao hơn, chất lượng CNTT nâng lên, đáp ứng tốt yêu cầu đòi hỏi lĩnh vực CNTT ứng dụng CNTT quản lý điều hành Đội ngũ cán lãnh đạo đào tạo, nâng cao lực, trình độ CNTT nâng cao lực trao đổi, xử lý thông tin, định kịp thời, phù hợp việc quản lý điều hành đơn vị Đội ngũ cán cơng chức sử dụng máy tính nói chung bồi dưỡng đào tạo nâng cao lực trình độ khả thao tác, vận hành lĩnh vực soạn thảo văn bản, lưu trữ, xử lý thông tin; chia sẻ, khai thác tư liệu; quản lý nhân sự, tài chính…góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ giao, đồng thời góp phần thực tốt việc quản lý điều hành quan, đơn vị Đội ngũ cán chuyên trách CNTT đào tạo nâng cao trình độ CNTT nâng cao lực, trách nhiệm vận hành trì hoạt động bình thường hệ thống thơng tin giúp đỡ người khác khai thác có hiệu hệ thống Họ lực lượng quản trị hệ thống, quản lý phần mềm; nâng cấp hoàn thiện phần mềm Nếu quan tâm mức, nâng cao trình độ họ viết phần mềm, cài đặt, cấu hình máy chủ dịch vụ, máy chủ sở liệu; nắm bắt nguyên tắc chung cài đặt, quản trị số CSDL, thực kỹ thuật quản trị, an ninh mạng; tham gia bổ sung, thay đổi vào hệ thống câu lệnh phần mềm triển khai; cấu hình máy trạm cấp huyện, cấp xã, cài đặt, quản trị phần mềm Lotus Notes nâng cấp Ban đạo CNTT Trung ương triển khai hướng dẫn người thực 3.2.3 Giải pháp 3: Đầu tư xây dựng thực chương trình phần mềm quản lý điều hành phù hợp, tiện lợi hiệu 3.2.3.1 Cơ sở đề xuất giải pháp Phân tích thực trạng tình hình ứng dụng CNTT quản lý điều hành Nam Định, ta thấy có số lĩnh vực thực việc ứng dụng CNTT vào quản lý điều hành, văn thư lưu trữ, quản lý văn bản, quản lý nhân sự, tài chính…Tuy nhiên việc ứng dụng diễn số mặt, số lĩnh vực riêng rẽ, 92 rời rạc, phối kết hợp chưa cao, chưa có liên kết, thống vận hành cách nhuần nhuyễn, hiệu cịn hạn chế Thực tế đặt vấn đề cần xây dựng thực chương trình phần mềm quản lý điều hành phù hợp, tiện lợi hiệu Chỉ thị số 58 ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị rõ: “Phát triển công nghiệp CNTT thành ngành kinh tế quan trọng, đặc biệt phát triển công nghiệp phần mềm” [9, tr.2] 3.2.3.2 Nội dung giải pháp Trước hết phần mềm sử dụng quan, đơn vị, phải hữu hiệu tiện lợi; kết hợp tiện ích mạng nội (LAN) với mạng diện rộng internet, gửi thư, gửi tài liệu, tham khảo, tra cứu tư liệu, tìm hiểu văn luật, hành chính…Mỗi người tham gia sử dụng có địa bảo mật mật riêng Người sử dụng phần mềm xây dựng văn bản, quản lý công văn đi, đến, quản lý nhân sự, tài chính, chia sẻ thơng tin, xây dựng lịch làm việc nắm lịch thành viên khác quan để phối hợp hoạt động Yêu cầu phần mềm khác với phần mềm khác thành viên quan, tùy theo vị trí, chức danh, tham gia trực tiếp vào quản lý, điều hành quan Căn vào thứ bậc quan, ví dụ quan có người đứng đầu (thủ trưởng quan), phó thủ trưởng, trưởng phịng, phó trưởng phịng, chuyên viên Phần mềm xây dựng mục công việc cần phê duyệt, công việc giao, công việc giao, cơng việc trình duyệt, cơng việc liên quan công việc kết thúc Khi vận hành, người sử dụng thực thao tác đăng nhập với tên địa mật mình, sau tùy theo vị trí, chức vụ thực thao tác liên quan đến việc quản lý, điều hành đơn vị Thí dụ thao tác phần mềm quản lý điều hành trực tiếp quan, đơn vị: 93 *) Về việc trình duyệt văn Nếu cấp Phó trở xuống quan tiến hành thao tác trình duyệt cơng văn sau: Người trình duyệt kích chuột trái vào cơng cụ có tên “Cơng việc trình duyệt”, nhấn vào mục “Tạo mới”, sau chọn tên cơng việc (Ví dụ: Báo cáo tổng kết năm 2102), chọn thời gian đề nghị (chọn ngày theo lịch thể biểu tượng) chọn người phê duyệt Người sử dụng chọn mức độ ưu tiên, tùy theo mức độ quan trọng yếu tố thời gian công việc; ghi nội dung đề nghị vào khung cần thể rõ nội dung này; đính kèm thêm tài liệu (nếu có) Để chọn tài liệu đính kèm, cần kích đúp vào biểu tượng Browse hình, chọn File định trình ký thư mục lưu máy tiếp tục làm phải đính kèm nhiều file Người sử dụng chọn thành viên liên quan, như: Chọn tên người cần biết nội dung trình ký thao tác có sẵn Phần mềm cho phép chọn thêm người cần biết, bỏ bớt người cần biết việc Kết thúc thao tác nhấn “Đăng ký” *) Về việc phê duyệt văn (Chỉ dành cho từ cấp phó trưởng phịng trở lên, không dành cho chuyên viên nhân viên) Người phê duyệt kích chuột vào cơng cụ “Cơng việc cần phê duyệt”; mở file văn trình duyệt có tên người phê duyệt Các file chưa mở có màu sắc riêng Nếu có thêm thành viên liên quan file có màu sắc theo quy định File phê duyệt có màu theo quy định khác Sau mở file cần phê duyệt, người phê duyệt xem xét nội dung thông tin đề nghị; lấy file đính kèm cách kích vào file đó, chọn tên nơi lưu văn Nếu đồng ý phê duyệt, nhấn vào “Phê duyệt”; chọn đồng ý không đồng ý Đánh thêm nội dung yêu cầu vào ô “Nội dung thêm”, sau kích chuột vào “Thực hiện” *) Về xử lý phê duyệt công văn (dành riêng cho lãnh đạo) Người lãnh đạo mở mục công văn đến, có danh sách cơng văn, cơng văn có dấu (đỏ, new) để báo hiệu kích đúp chuột vào danh sách tên công 94 văn để mở công văn phê duyệt Sau vào mục lãnh đạo phê duyệt ghi nội dung phê duyệt Ví dụ: Chuyển văn phòng triển khai thực Phần mềm cài đạt cho phép lãnh đạo chọn người thực chọn thành viên nhận (nếu có) người cần biết nội dung công văn hỗ trợ người thực để hồn thành cơng việc Khi hồn thành thủ tục nhấn nút “Cập nhật” Những người thực thành viên liên quan mở mục công văn đến, công văn có dấu hiệu (chữ new) chuyển cho xử lý Người kích đúp chuột vào để xem phê duyệt triển khai thực *) Về giao việc cho cấp (dành cho phó trưởng phịng trở lên) Người giao việc kích chuột vào cơng cụ “Cơng việc giao”, rồi, kích đúp vào “Tạo mới”, sau nhập thơng tin cần thiết như: tiêu đề cơng việc, thời gian hồn thành (nhấn vào ngày hồn thành cơng việc giao); người thực (nhấn vào mục chọn để chọn người thực công việc); người phê duyệt (nhấn vào mục chọn để chọn người phê duyệt công việc); mức độ ưu tiên (chọn mức độ ưu tiên thấp, trung bình, cao, tuỳ theo chi tiết công việc cần gấp hay không gấp); nội dung thực (nhập vào nội dung trích yếu công việc cần giao)… Phần mềm cài đặt cho phép người giao việc chọn tài liệu đính kèm với cơng việc giao (có thể kèm hoặc tài liệu); ghi thêm nội dung cơng việc; chọn thành viên liên quan (ngồi người thực có thêm thành viên liên quan khác để hỗ trợ công việc) Sau công việc giao cho cấp cấp chấp nhận hoàn thành cơng việc theo tiến độ đạt 100% phần lãnh đạo chức công việc giao lãnh đạo mở để phê duyệt *) Về cơng việc giao (Dành cho phó thủ trưởng quan trở xuống) Người giao việc kích chuột vào ô “Công việc giao” Nếu có công việc giao có tiêu đề cơng việc kèm theo dấu đỏ chữ “New” Khi có cơng việc giao người nhấp chuột vào tiêu đề “Cơng việc” để vào xem 95 nội dung công việc giao Sau xem nội dung công việc giao người nhấp chuột vào nút chấp nhận Để đảm bảo tiến độ cơng việc, người hồn thành cơng việc giao chuyển nút tiến độ đến 100% Khi có thơng báo cơng việc hồn thành nhấn chuột vào OK chuyển công việc lên cho lãnh đạo phê duyệt Sau lãnh đạo phê duyệt đồng ý cơng việc tự động chuyển sang chức công việc kết thúc Chỗ cơng việc giao khơng cịn tên cơng việc Nếu lãnh đạo khơng đồng ý với kết cơng việc cấp phải thực lại sửa lại phần tiến độ đến cơng việc hồn thành đồng ý Sau hồn thành cơng việc giao, người giao việc cần vào mục hồ sơ liên quan để đăng văn nhập tiêu đề theo mẫu “Tên người thực + hồn thành cơng việc chỉnh sửa văn bản” Nếu thành viên liên quan có ý kiến đóng góp cho cơng việc người thực vào phần trao đổi Phần mềm cài đặt cho phép đăng lịch công tác cách nhấn chuột vào cơng cụ “lịch”, rối kích chuột vào ngày cần đăng lịch, sau nhập tiêu đề tên nội dung công việc thực hiện, chọn ngày bắt đầu thực hiện, chọn ngày kết thúc công việc (Ngày kết thúc công việc phải ngày sau ngày bắt đầu) Cuối nhấn “đăng ký” để kết thúc Trong trường hợp định thay đổi lịch cơng tác (bằng cách nhấn chuột vào phần lịch tạo thay đổi nội dung, cịn thay đổi ngày cơng tác cần nhấn giữ chuột di chuột đến ngày tháng cần thay đổi) xem lịch người khác (Bằng cách vào mục chọn, chọn tên người cần xem lịch; nhấn Add lịch xuất phần cơng tác người Mỗi người có màu sắc khác lịch Lịch có màu theo quy định…) Phần mềm cịn có nhiều tính tác dụng khác Ở nêu tính tác dụng việc quản lý điều hành đơn vị hành chính; tính khác khơng nêu - Điều kiện để giải pháp thực mang tính khả thi 96 Hiện số đơn vị tỉnh, Ban Tuyên giáo tỉnh bước đầu thử nghiệm phần mềm Trong điều kiện tỉnh, số người viết cài đặt phần mềm ứng dụng CNTT quản lý điều hành đơn vị hành có tính tác dụng Đây phần mềm liên quan trực tiếp đến lĩnh vực lấy làm thí dụ Với phần mềm nhận thức đắn quan tâm, động viên kịp thời đưa vào sử dụng chi phí khơng phải q cao Nếu có tâm, tỉnh tập trung thực tốt Trong q trình thực dành phần kinh phí đào tạo cho việc mở lớp tập huấn ngắn hạn, tiến hành thực nghiệm, rút kinh nghiệm đưa diện rộng Tuy nhiên việc sử dụng phần mềm phức tạp, yêu cầu đòi hỏi cao kỹ thuật, đến chưa sử dụng Để ứng dụng phần mềm vào thực tế quản lý điều hành đơn vị hành chính, địi hỏi phải có nhận thức đầy đủ, đắn lực trình độ đội ngũ cán chuyên trách CNTT người tham gia sử dụng máy tính (kể lãnh đạo) phải nâng lên đáp ứng yêu cầu đạt 3.2.3.3 Kết kỳ vọng từ giải pháp Thực giải pháp khơng kết hợp tính năng, tác dụng mạng nội mạng diện rộng, việc khai thác, chia xẻ thông tin, tra cứu, quản lý hồ sơ, quản lý nhân sự, định… mà cịn liên kết nhiều phần mềm chuyên biệt sử dụng Đặc biệt với việc thực phần mềm trên, việc quản lý điều hành quan, đơn vị diễn trực tiếp, cụ thể hơn, từ việc giao việc, nhận việc đến việc theo dõi tiến độ công việc, đến kết thúc công việc, định máy mà không cần phải gặp trực tiếp Chính thực giải pháp góp phần nâng cao hiệu cơng tác ứng dụng CNTT quản lý điều hành đơn vị hành 97 Kết luận chương Trên sở kết phân tích thực trạng tình hình ứng dụng CNTT, đặc biệt hạn chế, tồn nguyên nhân rút ra, kết hợp với mục tiêu, phương hướng phát triển, ứng dụng CNTT Đảng Nam Định giai đoạn 2010-2015, tầm nhìn 2020, Luận văn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu ứng dụng CNTT quản lý điều hành khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định Đây giái pháp quan trọng, thiết thực liên quan đến vấn đề nhận thức tư tưởng, hạ tầng nhân lực phần mềm trực tiếp liên quan đến hiệu quản lý điều hành Điều quan trọng phải nhấn mạnh giải pháp có liên quan bổ sung kết hợp với chặt chẽ, phải thực cách đồng Nếu giảỉ pháp không thực tốt dù có thực tốt giải pháp cịn lại, cơng tác quản lý điều hành bị ảnh hưởng hiệu không cao Thực giải pháp có tác dụng to lớn làm chuyển biến tình hình từ nhận thức tư tưởng tới thực tế Thực giải pháp 1, nhận thức tư tưởng đội ngũ công chức (kể lãnh đạo) nâng lên Họ xác định rõ tinh thần trách nhiệm, tự giác, tích cực việc ứng dụng CNTT quản lý điều hành, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ đơn vị Thực giải pháp góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ cán CNTT người sử dụng máy tính, để họ có đủ lực trình độ tiếp thu khoa học cơng nghệ, thực tốt việc ứng dụng CNTT vào quản lý điều hành đơn vị Thực giải pháp có tác dụng trực tiếp nâng cao chất lượng, hiệu việc ứng dụng CNTT quản lý điều hành đơn vị Khi sở vật chất hạ tầng CNTT trang bị đầy đủ, để nâng cao hiệu ứng dụng CNTT quản lý điều hành, vấn đề cịn lại yếu tố mang tính chủ quan giải pháp liên quan đến người, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, bổ sung hỗ trợ cho Thực giải pháp có tác dụng to lớn, làm chuyển biến tình hình từ nhận thức tư tưởng tới thực tế, đưa 98 việc ứng dụng CNTT vào thiết thực, hiệu quả, góp phần hồn thành tốt nhiệm vụ chung quan, đơn vị, đóng góp vào phát triển KT-XH chung tỉnh, đất nước 99 KẾT LUẬN Trong thời đại kinh tế tri thức ngày nay, khoa học kỹ thuật, đặc biệt lĩnh vực CNTT phát triển mạnh mẽ, ảnh hưởng sâu sắc đến nhiều mặt, tạo chân trời hy vọng rộng lớn nghiên cứu, ứng dụng sản xuất đời sống người quốc gia Từ năm cuối kỷ XX, đầu kỷ XXI, nước, đặc biệt nước phát triển Việt Nam, ý thức vai trị, vị trí, tầm quan trọng lĩnh vực mũi nhọn xây dựng chương trình, kế hoạch, chiến lược để tắt, đón đầu, nhằm áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật phục vụ cho nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật CNTT phục vụ cho nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, phát triển đất nước diễn từ nhiều năm Đảng Nhà nước có nhiều văn đạo lĩnh vực Các tỉnh, thành phố nước tích cực ứng dụng thành tựu CNTT vào lĩnh vực sản xuất đời sống Thực tế việc ứng dụng mạng lại nhiều kết quả, như: Khai thác thông tin, tư liệu; soạn thảo công văn, lưu trữ, xử lý liệu, quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý tài chính; xây dựng chương trình, kế hoạch, định hành chính…Tuy nhiên điều kiện thực tế quan tâm khác nên hiệu ứng dụng CNTT đơn vị đạt khác Ở Nam Định, tỉnh thành lập Ban Chỉ đạo điều hành CNTT nhiều văn đạo cụ thể Hệ thống mạng (kể internet mạng nội bộ) hệ thống máy tính khối văn phịng cấp ủy lắp đặt tới 16/16 huyện, thành ủy, đảng ủy trực thuộc 229 đảng ủy xã, phường, thị trấn (100%) Đội ngũ cán quản trị mạng người sử dụng máy tính đơng đảo, nhiệt tình, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Một số chương trình phần mềm chuyên dụng ứng dụng quản lý điều hành, như: Chương trình quản lý văn bản, chương trình quản lý hồ sơ nhân sự; chương trình quản lý đơn thư khiếu nại, tố cáo;…Các yếu tố góp phần đưa chất lượng hiệu ứng dụng CNTT lĩnh vực ngày nâng lên 100 Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, việc ứng dụng CNTT quản lý điều hành Nam Định nói chung hệ thống văn phịng cấp ủy nói riêng, lĩnh vực nhận thức tư tưởng, đầu tư xây dựng hạ tầng công nghệ, xây dựng hạ tầng nhân lực, xây dựng áp dụng phần mềm đặc dụng… nhiều tồn cần khắc phục; chất lượng hiệu công tác ứng dụng CNTT quản lý điều hành đơn vị cịn hạn chế Điều đặt yêu cầu phải nghiên cứu, xem xét, đánh giá cách cụ thể kết đạt được, tồn công tác để đề giải pháp hữu hiệu nhất, nhằm nâng cao chất lượng hiệu ứng dụng CNTT quản lý điều hành đơn vị hành nói chung khối văn phịng cấp ủy tỉnh Nam Định nói riêng Với mục đích đó, sở lý luận chương 1, tác giả sâu phân tích, đánh giá thực trạng công tác ứng dụng CNTT quản lý điều hành đơn vị hành khối văn phịng cấp ủy tỉnh Nam Định Qua phân tích, rõ ưu điểm, kết đạt được; hạn chế tồn nguyên nhân hạn chế Trên sở phân tích, đánh giá đó, tác giả đề giải pháp để nâng cao chất lượng hiệu ứng dụng CNTT vào quản lý điều hành đơn vị hành khối văn phịng cấp ủy tỉnh Nam Định Đó là: - Nâng cao nhận thức CNTT vai trò, tác dụng ứng dụng công nghệ quản lý điều hành đơn vị hành khối văn phịng cấp ủy - Đào tạo, nâng cao chất lượng đội ngũ cán chuyên trách CNTT người tham gia hoạt động lĩnh vực CNTT khối văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định - Đầu tư xây dựng thực chương trình phần mềm quản lý điều hành đơn vị hành phù hợp, tiện lợi hiệu Tuy nhiên với nội dung đề tài thực trạng Nam Định, tác giả tập trung xây dựng đề xuất thực giải pháp Nhưng trình nghiên cứu, tác giả nhận thấy số tồn hạn chế ảnh hưởng đến chất lượng ứng dụng CNTT quản lý điều hành quan, đơn vị, như: Sự đầu tư sở vật chất cho hạ tầng CNTT chưa thật hướng, ý 101 đến bề rộng chưa trọng chiều sâu, gần chững lại Nhiều máy tính cũ nát, lỗi thời, tốc độ xử lý chậm, tính tác dụng kém, chưa thay Một số cán cơng chức chưa trang bị máy tính phục vụ cho cơng việc Tỉnh chưa có chế, sách cụ thể để quan tâm, khuyến khích đội ngũ cán làm công tác chuyên trách CNTT Sự phối hợp quan tham mưu giúp việc cho Ban đạo tỉnh huyện, thành ủy, đảng uỷ trực thuộc chưa nhịp nhàng Việc giao lưu, học tập kinh nghiệm chưa diễn Do tác giả mạnh dạn kiến nghị thời gian tới, với việc thực giải pháp trên, tỉnh cần kết hợp thực giải pháp sau: - Tiếp tục đầu tư nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng CNTT - Xây dựng hoàn thiện chế, sách nhằm quan tâm khuyến khích đội ngũ cán CNTT - Tạo liên hệ, phối hợp nhịp nhàng, thống quan đơn vị ứng dụng CNTT quản lý điều hành quan, đơn vị - Tăng cường việc giao lưu, học tập đơn vị làm tốt (như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phịng, Đà Nẵng ) để rút kinh áp dụng cho đơn vị tốt Thực giải pháp giải pháp kiến nghị có tác dụng thiết thực, nâng cao nhận thức trình độ cho đội ngũ cán CNTT người tham gia sử dụng máy tính, để họ có đủ lực, phẩm chất, tiếp thu sử dụng tính tác dụng vốn có máy tính mạng máy tính, sáng tạo phần mềm hữu hiệu để ứng dụng CNTT vào lĩnh vực quản lý điều hành quan, đơn vị đạt hiệu quả, thiết thực góp phần vào phát triển kinh tế xã hội tỉnh Nam Định, nhằm sớm đưa Nam Định thành tỉnh giầu mạnh, văn minh, trung tâm tiểu vùng nam đồng sơng Hồng, đóng góp thiết thực vào nghiệp đổi mới, cơng nghiệp hóa, đại hóa quê hương, đất nước 102 TÀI LIỆU THAM KHẢO Ban đạo quốc gia công nghệ thông tin (2010), Báo cáo tổng kết 10 năm thực Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị Ban Tư tưởng Văn hóa Trung ương, Ban Khoa giáo Trung ương (2001), Ứng dụng phát triển CNTT phục vụ nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội GS Nguyễn Văn Ba (2006), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội Bộ Thông tin Truyền thông (2007), Quyết định số 05/2007/QĐ-BTTTTngày 26/10/2007 việc phê duyệt Quy hoạch phát triển nguồn nhân lực công nghệ thơng tin Việt Nam đến năm 2020 Chính phủ điện tử (2010), Nxb Thông tin Truyền thông Cục Thống kê tỉnh Nam Định (2011), Niên giám thống kê tỉnh Nam Định năm 2010, Nhà xuất thống kê, Hà Nội Đảng Cộng sản Việt Nam (2006), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội Đảng Cộng sản Việt Nam (2011), Văn kiện Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ XI, Nhà xuất Chính trị quốc gia, Hà Nội Đảng Cộng sản Việt Nam, Bộ trị (2000), Chỉ thị số 58-CT/TW Bộ Chính trị đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin nghiệp cơng nghiệp hố đại hố 10 GS.TS Nguyễn Thành Độ (2005), Giáo trình Quản trị văn phịng, Nhà xuất Lao động - xã hội 11 TS Phạm Thị Thanh Hồng (2006), Hệ thống thông tin quản lý, Nxb Khoa học kỹ thuật Hà Nội 12 Học viện hành quốc gia (2006), Hành cơng, NXB Khoa học kỹ thuật 13 GS.TS Nguyễn Khắc Khoa (2004), Vấn đề đào tạo bồi dưỡng công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức, Thông tin Khoa học xã hội 14 Nghị 49/NQ-CP ngày 4-8-1993 Chính phủ “phát triển cơng nghệ thơng tin nước ta năm 90” 15 Quản trị Văn phòng lý luận thực tiễn (2005), NXB Đại học quốc gia Hà nội 16 Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng năm 2006 103 17 Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Nam Định (2012), Báo cáo tình hình phát triển ứng dụng công nghệ thông tin năm 2012 18 Tỉnh ủy Nam Định (2005,2010), Văn kiện Đại hội Đảng tỉnh khóa XVII, XVIII 19 Tỉnh ủy Nam Định (2006), Thông tri số 07-TT/TU ngày 14/8/2006 việc tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin quan Đảng tỉnh Nam Định 20 Tỉnh ủy Nam Định (2010), Báo cáo kết triển khai Đề án 06 ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan Đảng tỉnh Nam Định 21 Tỉnh ủy Nam Định (2010), Báo cáo tổng kết 10 năm thực Chỉ thị số 58CT/TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị 22 Tỉnh ủy Nam Định (2013), Báo cáo số 110-BC/TU ngày 04-3-2013 sơ kết năm thực Nghị TW (khóa XI) “Một số vấn đề cấp bách công tác xây dựng Đảng nay” 23 Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành văn phịng, Nhà xuất thống kê 24 UBND tỉnh Nam Định (2010), Quy hoạch phát triển CNTT tỉnh Nam Định giai đoạn 2008-2015, định hướng đến năm 2020 25 Văn phòng Ban đạo quốc gia công nghệ thông tin - Hội tin học Việt Nam (2010,2011,2012), Báo cáo số sẵn sàng cho phát triển ứng dụng công nghệ thông tin Việt Nam năm 2010,2011,2012 (Vietnam ICT Index 2010,2011,2012) 26 Văn phòng Tỉnh ủy Nam Định (2012,2011,2010), Báo cáo tình hình ứng dụng CNTT quan Đảng tỉnh Nam Định 2012,2011,2010 Một số trang Web: 27 http://dangcongsan.vn/cpv/ Báo điện tử Đảng Cộng sản Việt Nam 28 http://ndi.dcs.vn : trang thông tin điện tử Tỉnh ủy Nam Định (nội bộ) 29 http://www.namdinh.gov.vn/ : trang Web UBND tỉnh Nam Định 30 http://sotttt.namdinh.gov.vn/ : trang web Sở Thông tin Truyền thông tỉnh Nam Định 31 http://www.vaip.org.vn/ : trang web Hội tin học Việt Nam 32 http://vi.wikipedia.org : trang web bách khoa toàn thư mở (tiếng Việt) 104 ... Phân tích trạng công tác ứng dụng CNTT quản lý, điều hành khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, điều hành khối. .. độ lý luận góc độ thực tiễn Chính vậy, đề tài: ? ?Phân tích thực trạng đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác ứng dụng công nghệ thông tin quản lý điều hành khối văn phòng cấp ủy Nam Định? ??... việc đề giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác triển khai ứng dụng CNTT quản lý điều hành khối Văn phòng cấp ủy tỉnh Nam Định 34 Chương PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH KHỐI