TRầN BìNH SINH giáo dục đào tạo Trường đại học bách khoa Hà Nội luận văn thạc sĩ khoa học Ngành: quản trị kinh doanh * luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh Đề XUấT ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán công ty cổ phần đầu tư thương mại vinaconex TRầN BìNH SINH * 2007 - 2009 Hà Nội - 2009 giáo dục đào tạo Trường đại học bách khoa Hà Nội luận văn thạc sĩ khoa học Đề XUấT ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán công ty cổ phần đầu tư thương mại vinaconex Ngành: quản trị kinh doanh TRầN BìNH SINH Người hướng dẫn khoa học: ts phạM THị THANH HåNG Hµ Néi - 2009 mơc lơc Néi dung Trang Chương - Cơ sở lý luận công tác kế toán hệ thống thông tin 09 quản lý 1.1 Cơ sở lý luận công tác kế toán 09 1.1.1 Nội dung công tác kế toán 09 1.1.2 Yêu cầu thông tin kế toán 14 1.1.3 Công việc thường nhật công tác kế toán 16 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 18 1.2.1 Khái niệm 18 1.2.2 Phân loại hệ thống 19 1.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán 21 1.2.3.1 Điều tra, phân tích hệ thống 21 1.2.3.2 Thiết kÕ hƯ thèng 24 1.2.3.3 X©y dùng hƯ thèng 26 1.2.3.4 Bảo trì hệ thống 28 1.2.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 28 1.2.4.1 Cơ sở hạ tầng 28 1.2.4.2 Phần mềm nhà cung cấp phần mềm 29 1.2.4.3 Nguồn nhân lực 31 1.2.4.4 Tài 32 1.3 Thực trạng công nghệ thông tin công tác kế toán Việt 33 Nam Chương II: Phân tích thực trạng công tác kế toán công ty 38 khả ứng dụng công nghệ thông tin 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần đầu tư thương mại vinaconex 38 2.2 Phân tích công tác kế toán 43 2.2.1 Quy trình công tác kế toán công ty cổ phần đầu tư 43 thương mại Vinaconex 2.2.2 Đánh giá khả đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán 46 2.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến thông tin kế toán 51 2.2.4 Công nghệ thông tin công tác kế toán công ty 52 2.3 Phân tích điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 59 2.3.1 Cơ sở hạ tầng 59 2.3.2 Phần mềm 60 2.3.3 Nguồn nhân lực 66 2.3.4 Tài 69 Chương III: Đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin 74 công tác kế toán công ty 3.1 Căn hình thành giải pháp 74 3.1.1 Điều tra ban đầu 74 3.1.2 Nghiên cứu tính khả thi 78 3.1.3 Xác định yêu cầu hệ thống 80 3.2 Mục tiêu hướng tới 81 3.3 Phương pháp tiến hành 81 3.3.1 Thay đổi máy móc thiết bị hệ thống: 81 3.3.2 Thay đổi cấu trúc hoạt động hệ thống(phần mềm) 90 3.3.3 Thay ®ỉi nhËn thøc cđa ngêi sư dơng 92 3.4 Đánh giá 95 3.5 Hiệu 98 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Lời cam đoan Tôi xin cam đoan luận văn công trình nghiên cứu khoa học độc lập riêng tôi, không chép công trình hay luận án tác giả khác Các số liệu, kết quả, bảng biểu luận văn trung thực, tài liệu trích dẫn rõ ràng có Tôi xin chịu trách nhiệm toàn nội dung luận văn Tác giả luận văn Trần Bình Sinh Cao hc QTKD 2007-2009 Trang Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex mục lục Nội dung Trang Chương - Cơ sở lý luận công tác kế toán hệ thống thông tin 09 quản lý 1.1 Cơ sở lý luận công tác kế toán 09 1.1.1 Nội dung công tác kế toán 09 1.1.2 Yêu cầu thông tin kế toán 14 1.1.3 Công việc thường nhật công tác kế toán 16 1.2 Hệ thống thông tin kế toán 18 1.2.1 Khái niệm 18 1.2.2 Phân loại hệ thống 19 1.2.3 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán 21 1.2.3.1 §iỊu tra, ph©n tÝch hƯ thèng 21 1.2.3.2 ThiÕt kÕ hƯ thèng 24 1.2.3.3 X©y dùng hƯ thèng 26 1.2.3.4 Bảo trì hệ thống 28 1.2.4 Điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 28 1.2.4.1 Cơ sở hạ tầng 28 1.2.4.2 Phần mềm nhà cung cấp phần mềm 29 1.2.4.3 Nguồn nhân lực 31 1.2.4.4 Tài 32 1.3 Thực trạng công nghệ thông tin công tác kế toán Việt 33 Nam Chương II: Phân tích thực trạng công tác kế toán công ty 38 khả ứng dụng công nghệ thông tin Cao học QTKD 2007-2009 Trang §Ị xt øng dơng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần đầu tư thương mại vinaconex 38 2.2 Phân tích công tác kế toán 43 2.2.1 Quy trình công tác kế toán công ty cổ phần đầu tư 43 thương mại Vinaconex 2.2.2 Đánh giá khả đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán 46 2.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến thông tin kế toán 51 2.2.4 Công nghệ thông tin công tác kế toán công ty 52 2.3 Phân tích điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin 59 2.3.1 Cơ sở hạ tầng 59 2.3.2 Phần mềm 60 2.3.3 Nguồn nhân lực 66 2.3.4 Tài 69 Chương III: Đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin 74 công tác kế toán công ty 3.1 Căn hình thành giải pháp 74 3.1.1 Điều tra ban đầu 74 3.1.2 Nghiên cứu tính khả thi 78 3.1.3 Xác định yêu cầu hƯ thèng 80 3.2 Mơc tiªu híng tíi 81 3.3 Phương pháp tiến hành 81 3.3.1 Thay đổi máy móc thiết bị hệ thống: 81 3.3.2 Thay đổi cấu trúc hoạt động hệ thống(phần mềm) 90 3.3.3 Thay đổi nhận thức người sử dụng 92 3.4 Đánh giá 95 3.5 Hiệu 98 Cao hc QTKD 2007-2009 Trang Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Danh mục bảng biểu, hình vẽ Hình vẽ Trang Hình 1.1: Sơ đồ luồn liệu, thông tin kinh tế doanh nghiệp 11 Hình 1.2: Hệ thống thông tin kế toán tập hợp hệ thống khác 18 Hình 1.3: Mô hình Hệ thống thông tin kế toán đơn giản 19 Hình 1.4: HTTT Kế toán đơn giản 34 Hình 1.5: HTTT Kế toán có kết nối mạng 35 Hình 1.6: HTTT kế toán lớn, khách hàng phần hệ thống 35 Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần đầu tư thương mại 41 Vinaconex Hình 2.2: Sơ đồ biến động nhân công ty cổ phần đầu tư 43 thương mại Vinaconex Hình 2.3: Lưu đồ quy trình công việc kế toán công ty CP 45 ĐT&TM Vinaconex Hình 2.4: Mô hình sử dụng thông tin kế toán công ty cổ phần đầu tư 47 thương mại Vinaconex Hình 2.5: Dữ liệu, thông tin chuyển cho phòng kế toán Cty CP DDT&TM Vinaconex Hình 2.6: Cách lưu chứng từ công ty công trình 49 49 Các phân hệ phần mềm kế toán Misa Hình 2.7: Hệ thống thông tin kế toán công ty cổ phần đầu tư thương 52 mại Hình 2.8: Các phân hệ phần mềm kế toán Misa 53 Hình 2.9: Thông tin cần thiết hợp đồng 54 Hình 2.10: Lập báo cáo 55 Hình 2.11: Một báo cáo chi tiết công nợ nhân viên 56 Cao hc QTKD 2007-2009 Trang Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Hình 2.12 Một phần báo cáo sổ quỹ tiền mặt tháng 12/2008 57 Hình 2.13: Cấu hình máy tính phòng kế toán 60 Hình 2.14: Màn hình phần mềm kế toán Bravo 62 Hình 2.15: Mục nhập phiếu thu phần mềm kế toán Bravo 62 Hình 2.16: Thiết lập báo cáo tài 63 Hình 2.17: Phần mềm sử dụng Cty CP DDT&TM Vinaconex 66 Hình 2.18: Biến động nhân phòng kế toán từ đầu năm 2008 đến 67 Hình 2.19: Tỷ lệ nhân phòng kế toán/ nhân viên từ đầu năm 2008 đến Hình 1: Hệ thèng TTKT ë Cty CP DDT&TM Vinaconex 68 H×nh 2: HTTT Kế toán sau thay đổi 85 H×nh 3.3 Modem D-Link ADSL w/1 Port Ethernet/ Router/ Gateway/ 88 84 Firewall/ Splitter (DSL-520B) H×nh 3.4 D-Link 56Kbps V92 (DFM-562IS) - Internal 88 Hình 3.5: Mô hình DL Cty CP DDT&TM Vinaconex 90 H×nh 3.6: DL sau thay đổi 91 Bảng biểu Bảng 1.1 Bảng trọng số yêu cầu thông tin kế toán 16 Bảng 2.1: Cấu hình phần cứng yêu cầu phần mềm kế toán Misa 58 Bảng 2.2: Cấu hình phần mềm yêu cầu phần mềm kế toán Misa 58 Bảng 3: Một số tiêu đánh giá phần mềm 64 Bảng 3.1: Bảng giá cước dịch vụ ADSL dành cho doanh nghiệp 86 Viettell Bảng 3.2: Bảng giá cước dịch vụ ADSL dành cho DN VDC Cao hc QTKD 2007-2009 87 Trang §Ị xt øng dơng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Lời nói đầu Hệ thống thông tin kế toán khái niệm xa lạ hầu hết doanh nghiệp níc ThËm chÝ hƯ thèng th«ng tin cịng chØ biết đến cách mơ hồ Đối với số người, hệ thống thông tin kế toán có lẽ không thực quan trọng Có lẽ họ không thực nhìn thấy ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Hệ thống thông tin kế toán phần hệ thống thông tin Được cấu thành từ hệ thống thông tin áp dụng vào công tác kế toán Hệ thống thông tin kế toán tốt giúp cho công ty quản lý tình hình tài cách hiệu Khi mà tình hình kinh tế giới nước lâm vào khủng hoảng tài chính, đánh giá lại hệ thống thông tin kế toán giúp cho doanh nghiệp biết liệu đÃ, hoạt động hiệu hay không Nhận biết ®iỊu ®ã, céng víi kinh nghiƯm thùc tiƠn lµm việc công ty cổ phần đầu tư thương mại Vinaconex, học viên đà định chọn đề tài đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán công ty cổ phần đầu tư thương mại vinaconex làm đề tài tốt nghiệp Bố cục luận văn chia làm ba phần sau: Chương I: sở lý luận công tác kế toán hệ thống thông tin quản lý Chương II: phân tích thực trạng công tác kế toán công ty khả ứng dụng công nghệ thông tin Cao hc QTKD 2007-2009 Trang Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Chi phí đầu tư chi phí lắp đặt mua trang thiết bị mạng để sử dụng Thiết bị mạng bao gồm 01 model, card mạng (nếu card rời), dây mạng Thiết bị modem dùng loại hình D-Link ADSL Có giá 465,000 đồng Hình 3.3 Modem D-Link ADSL w/1 Port Ethernet/ Router/ Gateway/ Firewall/ Splitter (DSL-520B) Card mạng dùng loại D-link V92 có giá 180,000 ®ång H×nh 3.4 D-Link 56Kbps V92 (DFM-562IS) - Internal (nguån http://www.trananh.vn/Thiet-bi-mang.101.html) Có thể tham khảo thêm modem khác công ty Trần Anh công ty khác http://www.bkc.vn/#Products+TreeID=36*37&CatID=37 Chi phí lắp đặt tuỳ thời điểm nhà cung cấp Có nhiều thời điểm nhà mạng ADSL khuyến mÃI lắp đặt ADSL đồng thời khuyễn mÃi nửa giá trị modem, khách hàng cần cam kết sử dụng vòng năm Thông tin lắp đặt tìm nhiều quảng cáo mạng Trường hợp khuyến mÃi, giá trung bình tham khảo từ vài người Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 88 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex sử dụng công lắp đặt dao động từ 300,000 đồng đến 500,000 đồng tuỳ độ dài dây kéo từ cổng mạng đến máy lắp Như vậy, tổng số tiền lắp đặt không vượt 1,200,000 đồng phí trì hoạt động bao gồm phí thuê băng thông sử dụng chọn mức cước thuê bao trọn gói hàng tháng có giá 550.000 đ/tháng ( Chi phí trì vào bảng giá cước dành cho doanh nghiệp hai nhà cung cấp dịch vụ Viettell VDC bảng 3.1 3.2 bên trên) Chi phí quản lý (nếu cần): 1,500,000 đồng đến 2,000,000 đồng Đây mức tiền thuê người quản lý kho hàng tháng công ty phảI trả Chi phí quản lý thực tế không cần thiết cán quản lý kho sử dụng mà không cần phải tuyển thêm Đánh giá chung: việc nối mạng Internet thực tế cần thiết bời vì: Xét chi phí: chi phí quản lý chi phí để thuê thêm cán coi kho (thủ kho) Chi phí cần thiết mà kho vật tư không kiểm soát, công nhân lấy vật tư dễ dàng, hệ số hao hụt lý thuyết hệ số thực tế chưa thể kiểm soát ®ỵc, dÉn ®Õn sai lƯch sè liƯu XÐt vỊ chi phí đầu tư: mua thiết bị: thực tế chi phí thấp Máy tính xưởng có sẵn cổng nối Internet, cần mua thêm modem Giá modem thị trường khoảng 2,3 trăm đến triệu tuỳ loại Một số nhà cung cấp dịch vụ internet thời điểm khuyến mại sẵn sàng tặng không Chi phí trì tính theo mức giá thấp dành cho gói doanh nghiệp Công ty cần dùng mức giá gia đình: 200.000 đ/tháng đủ thực tế mạng ADSL cần dùng để chuyển liệu từ kho văn phòng Xét chi phí không đầu tư: Đến tận đầu tháng năm 2009, công ty chưa hoàn thành xong báo cáo toán năm 2008, chËm th¸ng so Cao học QTKD 2007-2009 Trang 89 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex với quy định nhà nước Như tính theo mức phạt chậm nộp, công ty phải trả khoảng triệu đồng Tuy nhiên, chậm nộp, doanh nghiệp có nguy bị xếp vào diện bị theo dõi Cơ quan thuế hoàn toàn định kiểm toán công ty Và bị toán, công ty số tiền lớn để toán thành công mà nhiều thứ Xét hiệu công việc: Việc nối mạng xưởng văn phòng không giảm thời gian chi phí lại hai nơi mà giúp cho quản lý kho dễ dàng tức thời Sẽ không tình trạng vật tư âm hàng trước hoá đơn sau Kỹ thuật biết rõ vật tư còn, vật tư hết để thiết kế sử dụng loại vật tư thay khác 3.3.2 Thay đổi cấu trúc hoạt động hệ thống(phần mềm) : Đây cách bố trí lại cách làm việc Mô liƯu P Kü tht cđa hƯ thèng th«ng tin kÕ toán Hiện tại, A C D liệu hệ thống thông P Kế toán tin kế toán không tập trung mà A B C A B D phân tán, liệu lại Xưởng không đồng mà người quản lý theo cách Nơi có, Hình 3.5: Mô hình DL Cty CP DDT&TM Vinaconex nơi không, xắp xếp lộn xộn không hợp lý Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 90 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Mô hình hình 3.3 m« pháng th«ng tin doanh nghiƯp A, B, C, D thông tin doanh nghiệp thông tin kế toán Tuy nhiên, thông tin hết phòng kế toán mà phần nằm phòng ban khác chưa chuyển cho phòng kế toán Các thông tin thông tin thô, chuyển phòng kế toán phải nhập lại vào máy mà không sử dụng công ty cổ phần đầu tư thương mại Vinaconex, liệu nhiều liệu kế toán Hầu hết liệu công ty có liên quan đến liệu kế toán Chỉ có phần nhỏ liệu kỹ thuật Dữ liệu nằm rải rác phòng trách nhiệm quản lý không rõ ràng Khi cần loại liệu để xử lý, việc tìm liệu khó khăn cần xác định liệu đâu Dũ liệu tập trung P Kỹ thuật Cấu trúc hoạt động hoạt động dựa nguyên tắc tập trung thông tin Thông tin lưu giữ nơi phòng kế toán Các phòng khác cần liệu tìm phòng kế toán P Kế toán Chỉ liệu tập trung chỗ, người sử dụng liệu biết liệu Xưởng Hình 3.6: DL sau thay đổi cần tìm đâu Để làm điều này, cần có phần mềm kế toán dùng chung sở liệu cho phòng Phòng kỹ thuật không thuộc hệ thông thông tin kế toán nên quyền sử dụng phần mềm kế toán Lại phần mềm kế toán Misa không cho truy xuất sở liệu để dùng chung nên phòng kỹ thuật mn sư Cao học QTKD 2007-2009 Trang 91 §Ị xt ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex dụng thông tin phải truy cập vào phần mềm kế toán Giải vấn đề có cách cấp cho phòng kỹ thuật quyền truy cập mà không cho quyền sửa chữa Phòng vật tư hay quản lý kho phần hệ thống thông tin kế toán nên hoàn toàn cấp quyền sử dụng phần mềm Để hạn chế số liệu kế toán bị thay đổi, quản lý kho cấp sử dụng cho phân hệ quản lý kho quản lý hoá đơn mua bán 3.3.3 Thay đổi nhận thức người sử dụng Thay đổi nhận thức người sử dụng phần hệ thống, định vận hành hệ thống Để vận hành hệ thèng, ngêi sư dơng hƯ thèng ph¶i cã mét nỊn tảng kiến thức định phần mềm công việc hệ thống Đối với hệ thống thông tin kế toán, kiến thức đòi hỏi kiến thức kế toán kiến thức công nghệ thông tin Kiến thức kế toán để hiểu hệ thống kế toán làm không, kiến thức công nghệ thông tin để sử dụng hệ thống thực theo quy định kế toán Kiến thức người sử dụng kiến thức có từ trung tâm đào tạo trường đại học, cao đẳng, từ kinh nghiệm thực tế sử dụng hàng ngày Người sử dụng có nhiều tảng kiến thức vận hành hệ thống cách hiệu Song song với tảng kiến thức, ý thức làm việc góp phần không nhỏ vào kết công việc Khi người sử dụng có kiến thức tốt họ làm việc cách cẩu thả, tuỳ tiện làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả, chí gây sai lầm đáng tiếc, giống người lái xe vi phạm luật giao thông vào đường cấm, đường chiều, Sự cẩu tha thiếu tinh thần trách nhiệm làm cho hệ thống hoạt động không nhịp nhàng, giống cỗ máy có bánh không ăn khíp víi Cao học QTKD 2007-2009 Trang 92 §Ị xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Người sử dụng hệ thống thông tin kế toán không đơn kế toán viên mà bao gồm người thuộc phận khác bán hàng, toán, kiểm kê, chí khách hàng Do vậy, phận ăn khớp với dẫn đến nhiều vấn đề nảy sinh công ty CPĐT&TM Vinaconex, người sử dụng hệ thống thông tin kế toán bao gồm hầu hết nhân viên công ty Phòng kỹ thuật vật tư hai phòng có nhiều tác động đến thông tin kế toán phòng cung cấp số liệu kế toán thông tin đầu vào cho phòng kế toán Hiện công ty rơi vào trường hợp người sử dụng hệ thống có trình độ thiếu tinh thần trách nhiệm thái độ làm việc không tốt Các phòng ban không phối hợp nhịp nhàng với nhau, làm việc chậm, không chuyển số liệu cho phòng kế toán kịp thời để xử lý Rất nhiều lúc có công trình hợp đồng, phòng kỹ thuật (kiêm kinh doanh) không chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu Cũng nhiều lúc hàng kho không thông báo để kế toán nhập theo dõi Tiền tạm ứng chi nhiều khoản khác không theo dõi tạm ứng đằng, chi lại cho mục đích khác Có thể nói công ty có hai quỹ riêng, quỹ thực tế nhập sổ hàng ngày, quỹ dùng để chi bên A Tuy nhiên, số tiền nhiều lúc bị lẫn vào không phân biệt Rồi nhiều lúc hoá đơn đưa ngày kê khai thuế dẫn đến không kê khai Có nhiều lúc chậm giải mà công ty phải nộp phạt khoản không đáng có Hệ thống cần người có tinh thần trách nhiệm, người chịu khó làm việc tương lai công ty Hệ thống không đòi hỏi phải thay đổi toàn hay phần nhân công ty mà yêu cầu thay đổi thái độ tác phong làm việc nhân viên công ty Để làm điều này, công ty cần làm số việc sau: Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 93 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex - Phân công lại công việc rõ ràng Lý việc phân công lại công việc nguyên nhân tình trạng bắt nguồn từ việc phân công công việc không rõ ràng cho người Nhân công ty đông thực tế phân bổ công việc lại không Phòng kế toán phòng kỹ thuật có số người đông nhất, chiếm nửa nhân sự, phòng khác có người Lý giải cho vấn đề nằm chỗ quan niệm giám đốc công ty Công ty hoạt động dù thời buổi khó khăn cạnh tranh suy thoái, công ty hướng mới, ý định phát triển mở cửa hàng hay giới thiệu sản phẩm bên khách hàng biết đến công ty qua người dùng giới thiệu Quan niệm giám đốc nhân viên muốn nhân viên làm việc, tức anh sản xuất, đo đạc, thiết kế, chào hàng, hạch toán Thực tế cho thấy làm vậy, nhân viên chuyên việc, ôm đồm nhiều việc nên họ quan tâm đến việc chính, việc khác họ không làm đẩy việc cho người khác Ai trốn việc nên chả chịu làm Phân công lại công việc nhằm mục đích rõ phải làm việc gì, chí dù làm kiêm nhiệm phải có định rõ ràng, nói lời Bởi người việc nhiều, không chịu làm việc nhiều người khác tiền lương hưởng không thêm Không chịu làm việc khác việc chưa xong, nên cần phải phân công lại công việc cách cụ thể Ví dụ phòng kỹ thuật kiêm công tác kinh doanh, công việc kinh doanh cần phải làm làm việc phòng kinh doanh Nếu làm phòng kinh doanh liệu có nhiều việc hay không mà mảng mua bán vật tư kiêm quản lý kho phòng kỹ thuật đảm nhiệm Phòng kế toán liệu có thừa nhân không mà nhiều lúc kế toán việc để làm, lúc lại cắm đầu vào làm đến tối Phân công Cao học QTKD 2007-2009 Trang 94 §Ị xt øng dơng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex lại công việc nhằm mục đích giảm tải công việc cho người nhằm nâng cao chất lượng công việc - Trách nhiệm kèm với công việc giao Công việc giao cần phải gắn với trách nhiệm Nếu trách nhiệm, thứ chả khác trước kia, người chẳng chịu làm việc Trách nhiệm với công việc đảm bảo người giao phải quan tâm đến công việc Trách nhiệm cần gắn với quyền hạn nghĩa vụ với quyền hạn, người làm việc thực công việc trôi chảy, với nghĩa vụ, họ cố gắng để hoàn thành - Đào tạo lại kiến thức cách thực công việc Phần mềm kế toán Misa công ty sử dụng chưa khai thác hêt tính Nếu nhân viên công ty đào tạo phần mềm không phòng kế toán sử dụng phần mềm Misa mà phòng kỹ thuật sử dụng để nhập thông tin khách hàng theo dõi khách hàng vào phần mềm Không vậy, vật tư quản lý phần mềm mà thông qua phầm mềm khác Như vậy, liệu không tâm trung mà quản lý cách thống nhất, toàn diện 3.4 Đánh giá - Về hoạt động hệ thống: ã Hệ thống hoàn toàn hoạt động tốt: Hệ thống xây dựng tảng hệ thống cũ, coi hệ thống phiên cập nhật hệ thống cũ Điều làm cho hệ thống không cần thời gian chạy thử nghiệm nh thêi gian x©y dùng hƯ thèng míi HƯ thèng nâng cấp phận xưởng sản xuất, thực tế nâng cấp cho phần quản lý kho vËt t cđa hƯ thèng th«ng tin kÕ toán Ngoài ra, hệ thống không thay đổi phần cứng phần mềm hệ thống thay đổi mà Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 95 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex mở rộng hoạt động Nếu trước kia, phần mềm hệ thống thông tin kế toán sử dụng phòng kế toán nay, với hệ thống mới, phần mềm kế toán sử dụng chung cho toàn công ty với mức độ truy cập khác Nhân hệ thống người cũ, không cã sù bỉ xung hay rót bít nh©n sù tõ hệ thống cũ điều đảm bảo cho hệ thống thông tin kế toán hoạt động tốt ã Hệ thống đáp ứng nhu cầu mục tiêu, mục đích phát triển công ty tương lai Vì hệ thống cũ đáp ứng đươc mục tiêu mục đích công ty nên hệ thống đáp ứng mục tiêu mục đích Thực mục tiêu mục đích công ty thấp, đơn giản đảm bảo công tác kế toán báo cáo kịp thời nên hệ thống cũ đáp ứng nhu cầu sử dụng Hơn nữa, mục tiêu trước mắt công ty trì hoạt động công ty mà không phảI phát triển mở rộng sản xuất năm 2008 vừa qua, công ty hoạt động thua lỗ vài trăm triệu đồng - Về tính kinh tế: Hệ thống tiết kiệm nhiều tiền bạc lÃng phí công ty ã Chi phí hệ thống cũ: ã Chi phí hàng tháng cho nhân viên = (nhân viên làm việc đà có tiền lương, tiền công tác phí tiền ăn ca Mọi chi phí khác phát sinh nhân viên tự lo ã Chi phí không hoàn thành hay chậm tiến độ công việc: Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 96 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Khi mà lạm phát thay đổi ngày, giá xăng dầu, giá tiền ăn, tiền chi tiêu không ngừng tăng lên tiền lương nhân viên không thay đổi, chí tiền thưởng nhiều Trong đó, để làm tốt công việc, đặc biệt nhân viên vật tư, phải di chuyển nhiều Tiền xăng xe không có, tất nhiên chả thích bỏ tiền túi để làm, nên chả thích nhiều, điều đồng nghĩa với việc chậm tiến độ hay không hoàn thành công việc diễn thường xuyên Không hoàn thành sản xuất, công trình bị chậm tiến độ, tiền công trình mà chậm, dẫn đến chậm lương, chậm nợcông nhân chán làm việc, bỏ việc làm chậm tiến độ Cái vòng luẩn quẩn liên tục tiếp diễn lối thoát Chi phí thiệt hại tính ã Chi phí hệ thống mới: ã Chi phí đầu tư ban đầu: không đáng kể hàng ngày, công ty viễn thông không ngừng cung cấp dịch vụ lắp đặt internet miễn phí cước hòa mạng, cước lắp đặt hay cước sử dụng vòng vài tháng chi phí tính chưa tháng lương công nhân Do hệ thống có đầu tư lắp đặt mạng internet cho xưởng sản xuất nhằm quản lý kho cách hiệu hơn, trang thiết bị khác giữ nguyên phí đầu tư ban đầu chi phí cho việc hòa mạng internet ã Chi phí trì hàng tháng: cước phí trì hàng tháng tính theo hai cách, tính theo dung lượng download hay tính theo tháng (thuê bao trọn gói) Với cách tính theo thuê bao tháng, cách hiệu sử dụng nhiều thường xuyên, thích hợp có nhiều máy vào mạng Thế nên cách tốt dùng thuê bao theo dung lượng download Với mức cước 200.000 đ/tháng mức cước Cao học QTKD 2007-2009 Trang 97 §Ị xt øng dơng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex tối thiểu dùng cho gói nhỏ nhất, công ty hoàn toàn đáp ứng nhu cầu sử dụng để gửi mail liên lạc với văn phòng, đồng thời sử dụng chung phần mềm kế toán để quản lý kho vật tư ã Chi phí không hoàn thành nhiệm vụ hay chậm thời gian: giảm đáng kể cách tiết kiệm tiền cho người lao động, người lao động mà tinh thần làm việc tốt hơn, suất làm việc cải thiện - Về nhân sự: Hệ thống không thêm nhân mà sử dụng nhân vốn có nó, cải thiện chất lượng, thay đổi cấu làm việc đồng thời phân công lại công việc cách hợp lý đà làm giảm căng thẳng nhân công ty Nếu trước kia, với hệ thống thông tin kế toán cũ, cần tuyển thêm thủ kho kế toán để làm việc bây giờ, với hệ thống mới, không cần tuyển thêm người - Về môi trường làm việc: môi trường làm việc cải thiện cách đáng kể Khi người lao động biết rõ công việc làm trách nhiệm quyền hạn kèm, họ có thái độ làm việc tích cực phân công công việc không rõ ràng, trách nhiệm làm việc 3.5 Hiệu - Hiệu kinh tế ã Đối với công ty: công ty tiết kiệm nhân cho công việc khác họ di chuyển nhiều cho công việc, đồng thời việc tìm kiếm thông tin kế toán trở lên dễ dàng sở liệu quy chuẩn kiểm soát tập trung Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 98 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex ã Đối với người lao động: người lao động hưởng lợi tự bỏ tiền túi làm việc Vì việc rõ ràng nên họ không ngại làm hoàn thành tốt công việc không bị chồng chéo lên - Hiệu công việc: hiệu công việc cải thiện cách rõ rệt Khi người lao động biết họ cần làm công việc không đụng đến lợi ích họ họ làm, công việc ảnh hưởng đến lợi ích họ họ không làm - Hiệu tinh thần: tinh thần làm việc người lao động cảI thiện từ hệ thống Khi hệ thống triển khai, suất công việc tăng, đáp ứng kịp thời cho công trình, tiền công trình mà sớm, người lao động sớm có lượng mà không bị chậm, tiền thưởng nhờ mà có, người lao động vui Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 99 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Kết luận: Sau tiến hành đánh giá phân tích, ta nhận thấy vấn đề hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp bắt nguồn từ hệ thống thống tin kế toán không đảm bảo yêu cầu công việc mà bắt nguồn từ việc sử dụng, khai thác hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin đáp ứng nhu cầu sử dụng công tác kế toán chưa sử dụng cách người sử dụng hệ thống Chương chủ yếu tập trung vào giải vấn đề sử dụng hệ thống thông tin kế toán cách thay đổi lại cách thức tổ chức vận hành hệ thống Mặc dù giải pháp đưa cho hệ thống thông tin kế toán tập trung vào việc giải vấn đề sử dụng hệ thống thông tin kế toán cho hợp lý vấn đề then chốt hệ thống thông tin kế toán công ty Nếu vấn đề không cải thiện dù công ty có chuyển sang hệ thống tốt gặp khó khăn Vấn đề đề cập ta hoàn toàn cải tạo, thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế hệ thống thay cố xoá bỏ hệ thống cũ để xây dựng hệ thống hệ thống hoạt động hiệu quả, hệ thống cũ không đáp ứng nhu cầu tương lai cđa c«ng ty Cao học QTKD 2007-2009 Trang 100 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Tóm tắt nội dung đề tài Hệ thống thông tin kế toán khái niệm xa lạ hầu hết doanh nghiệp nước Thậm chí hệ thống thông tin biết đến cách mơ hồ Đối với số người, hệ thống thông tin kế toán có lẽ không thực quan trọng Có lẽ họ không thực nhìn thấy ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Đề tài tập trung vào việc phân tích ảnh hưởng hệ thống thông tin kế toán đến hoạt động doanh nghiệp sản xuất Cụ thể công ty cổ phần đầu tư thương mại Vinaconex, công ty chuyên cung cấp lắp dựng cửa nhựa uPVC có lõi thép gia cường cho công trình xây dựng dân dụng Đề tài học viên chia làm ba ch¬ng víi néi dung nh sau: Ch¬ng I: c¬ së lý luận công tác kế toán hệ thống thông tin quản lý Chương II: phân tích thực trạng công tác kế toán công ty khả ứng dụng công nghệ thông tin Chương III: đề xuất giải pháp ứng dụng hệ thống thông tin công tác kế toán công ty Cao hc QTKD 2007-2009 Trang 101 Đề xuất ứng dụng CNTT hỗ trợ kế toán cty CPĐT&TM vinaconex Masters Degree Thesis Suggestion of application information technology helping accountancy in Vitraco (Vinaconex Trading and Investment JSC) Chapter I: Theory of accountancy and management information system * theory of accontancy * accountancy of informaiton system * actual situation of information technology in accountancy of Viet Nam Chapter II: Analysis of accountancy in Vitraco Company and the ability of application information technology * Introduction of Vitraco (anh viet ten cong ty cua anh bang tieng anh) * Analysis of accountancy * Analysis of condition application information technology Chapter III: Suggestion the solutions to apply information technology system in company’s accountancy * foundation of solution * target * estimate * result Cao học QTKD 2007-2009 Trang 102 ... nhân công ty cổ phần đầu tư thương mại Vinaconex 2.2 Phân tích công tác kế toán 2.2.1 Quy trình công tác kế toán công ty cổ phần đầu tư thương mại Vinaconex Công ty cổ phần đầu tư thương mại Vinaconex. .. công tác kế toán công ty 38 khả ứng dụng công nghệ thông tin 2.1 Giới thiệu công ty cổ phần đầu tư thương mại vinaconex 38 2.2 Phân tích công tác kế toán 43 2.2.1 Quy trình công tác kế toán công. .. chọn đề tài đề xuất ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ kế toán công ty cổ phần đầu tư thương mại vinaconex làm đề tài tốt nghiệp Bố cục luận văn chia làm ba phần sau: Chương I: sở lý luận công