Quy trình biên mục chủ đề tài liệu

Tổ chức thông tin, phân tích thông tin, thiết lập điểm truy cập, biên mục mô tả, phân loại tài liệu, biên mục chủ đề định từ khóa, cơ sở dữ liệu thư mục và hệ thống tìm tin 9 tắc biên m[r]

eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Quy trình biên mục chủ đề tài liệu

Công cụ hướng dẫn cần thiết đảm bảo chuẩn hố cho cơng tác biên mục chủ đề Biên mục chủ đề (BMCĐ) khâu quan trọng việc xử lý nội dung tài liệu quan thư viện - thông tin Hầu tất thư viện tiên tiến giới thực công tác để xây dựng phát triển cơng cụ tìm tin theo chủ đề, cách tìm tin coi thân thiện dễ sử dụng người dùng tin ngày Để chuẩn hoá hướng dẫn cán biên mục thực công tác xử lý nội dung tài liệu theo chủ đề Elib xin trả lời đầy đủ chi tiết sau Mời bạn tham khảo để áp dụng biên mục tài liệu

1 Tổ chức thông tin theo đặc điểm nội dung tài liệu

Việc tổ chức thông tin bao gồm cung cấp điểm truy cập theo hình thức nội dung tài liệu Việc tạo điểm truy cập theo hình thức tài liệu dựa vào quy tắc biên mục mơ tả, ví dụ ISBD (Quy Nguồn lực thông tin hành Tài liệu thư viện bổ sung Thông tin mang phục vụ Xác định điểm truy cập Phân tích yêu cầu tin Người dùng tin yêu cầu tin

Tạo điểm truy cập theo:

- Hình thức tài liệu (Nhan đề, tác giả) - Môn loại (Ký hiệu phân loại)

- Chủ đề, vấn đề cụ thể (Tiêu đề chủ đề)

- Nội dung coi quan trọng (Từ khóa) Cơng cụ/ Tiêu chuẩn -Quy tắc mô tả - Khổ mẫu thư mục

- Khung phân loại - Bộ tiêu đề chủ đề - Bộ từ vựng từ chuẩn

Tổ chức thơng tin, phân tích thơng tin, thiết lập điểm truy cập, biên mục mô tả, phân loại tài liệu, biên mục chủ đề định từ khóa, sở liệu thư mục hệ thống tìm tin tắc biên mục mô tả quốc tế) AACR2 (Quy tắc biên mục mơ tả Anh-Mỹ) Trong đó, việc tạo điểm truy cập theo nội dung tài liệu triển khai theo nhiều cách tiếp cận khác cách tiếp cận có quy tắc công cụ riêng

eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Ngơn ngữ mục thuật ngữ ký hiệu quy định dùng để mô tả nội dung tài liệu nhằm tạo điểm truy cập cho bảng tra cho hệ thống tìm tin Lưu ý thuật ngữ “ngôn ngữ mục” dịch từ thuật ngữ tiếng Anh Indexing language) dùng để mô tả nội dung tài liệu, phục vụ cho việc lưu trữ tìm kiếm thơng tin Cho đến có nhiều loại ngơn ngữ mục Thứ ngôn ngữ mục có kiểm sốt, loại thứ hai ngơn ngữ mục tự nhiên loại thứ ba ngôn ngữ mục tự

• Ngơn ngữ mục có kiểm sốt

Ngơn ngữ mục có kiểm sốt (có thể gọi tắt ngơn ngữ có kiểm soát) từ vựng ký hiệu định sẵn, dựa cán thư viện chọn một/vài thuật ngữ hay ký hiệu thể nội dung tài liệu Ngôn ngữ mục có kiểm sốt coi ngơn ngữ nhân tạo xây dựng nhằm mục đích tổ chức thơng tin thư viện quan thông tin

Ưu điểm ngôn ngữ gia tăng ổn định thuật ngữ dùng tìm tin (ngơn ngữ tìm tin) nội dung tài liệu thể thuật ngữ/ký hiệu tiêu chuẩn Tuy nhiên, thuật ngữ/ký hiệu định sẵn khuôn khổ từ vựng chuẩn khó có khả bao phủ nội dung thể nguồn tài liệu Hơn nữa, thân thuật ngữ ý nghĩa chúng thay đổi theo thời gian Do vậy, từ vựng ngơn ngữ có kiểm sốt dễ có khả bị lỗi thời Chính thế, từ vựng có kiểm sốt địi hỏi cập nhật, điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo hợp thời tính hiệu điểm truy cập

• Ngơn ngữ mục tự nhiên

Ngơn ngữ mục tự nhiên (có thể gọi tắt ngơn ngữ tự nhiên) thuật ngữ có văn tài liệu rút làm điểm truy cập cho nội dung tài liệu Các thuật ngữ rút từ nhan đề, từ phần tóm tắt, từ tồn văn tài liệu khơng địi hỏi phải có kiểm sốt, quy định sẵn Vì mà việc chọn thuật ngữ làm điểm truy cập đơn giản

Tuy nhiên đặc điểm vốn có ngơn ngữ tự nhiên không cho phép tạo điểm truy cập thống ổn định cho nội dung tài liệu Những đặc điểm ngơn ngữ tự nhiên (1) ý nghĩa từ thường thay đổi theo ngữ cảnh, (2) có nhiều từ đồng âm khác nghĩa có nhiều từ đồng nghĩa khác âm, (3) có nhiều loại từ (động từ, tính từ, trạng từ, danh từ) loại từ có giá trị thông tin khác nhau, (4) sử dụng cấu trúc ngữ pháp để kết hợp từ nhằm diễn giải ý tưởng cấu trúc thay đổi ý tưởng thay đổi

Vì vậy, khơng có kiểm sốt dễ dẫn đến tình trạng ngơn ngữ mục khơng loại bỏ từ không đặc trưng, không thống ngữ nghĩa thuật ngữ mô tả nội dung tài liệu Hơn nữa, tác giả sử dụng phương ngữ điểm truy cập khơng mang tính phổ biến người tìm tin

• Ngơn ngữ mục tự

eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Ưu điểm ngơn ngữ khơng có khống chế việc lựa 11 chọn thuật ngữ từ hay cụm từ mà người biên mục nghĩ đến dùng để thể nội dung trình bày biểu ghi tài liệu Tuy nhiên, có khuyết điểm tương tự ngơn ngữ tự nhiên Như vậy, để thể nội dung tài liệu người ta sử dụng ngơn ngữ tự nhiên lẫn ngơn ngữ có kiểm sốt

Tuy nhiên, đặc điểm ngơn ngữ tự nhiên khơng thích hợp cho việc tạo dựng điểm truy cập ổn định thống cho hệ thống tìm tin Vì vậy, ngơn ngữ có kiểm sốt ngày sử dụng nhiều loại hình thư viện

3 Xác định ngôn ngữ tiêu đề chủ đề

3.1 Khái niệm biên mục chủ đề: Biên mục chủ đề công tác mà thư viện quan thông tin thực nhằm xây dựng hệ thống tìm tin theo đặc điểm nội dung tài liệu Tuy nhiên biên mục chủ đề khác phân loại định từ khóa cách tiếp cận việc phân tích nội dung tài liệu, dùng cơng cụ khác với phân loại định từ khóa việc tạo điểm truy cập theo nội dung Tương tự phân loại tài liệu định từ khóa, biên mục chủ đề công tác mà thư viện quan thông tin thực nhằm xây dựng hệ thống tìm tin theo đặc điểm nội dung tài liệu Tuy nhiên biên mục chủ đề khác phân loại định từ khóa cách tiếp cận việc phân tích nội dung tài liệu, dùng công cụ khác với phân loại định từ khóa việc tạo điểm truy cập theo nội dung Trong biên mục chủ đề, nội dung tài liệu phân tích theo cách xác định chủ đề bật đề cập nội dung tài liệu Chủ đề đề tài vấn đề cụ thể được tài liệu nói đến

3.2 Mục đích biên mục chủ đề: Mục đích chung tất cơng tác q

trình tổ chức thông tin tạo đểm truy cập nhằm xây dựng hệ thống tìm tin thư viện quan thông tin

Biên mục chủ đề sử dụng ngơn ngữ mục có kiểm sốt để tạo điểm truy cập theo chủ đề cho tài liệu Trong trường hợp này, ngôn ngữ mục có kiểm sốt 16 gọi Ngơn ngữ tiêu đề chủ đề, tập hợp thuật ngữ có kiểm soát gọi Bộ tiêu đề chủ đề Như vậy, ngôn ngữ tiêu đề chủ đề ngơn ngữ mục có kiểm sốt dùng để mơ tả nội dung tài liệu tạo điểm truy cập theo chủ đề.

eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí 4 Nguyên tắc IFLA

Thực công tác biên mục nhằm xây dựng hệ thống tìm tin có khả cung cấp thơng tin xác hiệu điều khó Mục đích địi hỏi thuật ngữ tìm tin cách tìm tin hệ thống phải dễ hiểu, dễ sử dụng phù hợp với thói quen tìm tin cán thư viện lẫn người dùng tin Thậm chí, hệ thống thơng tin cịn phải hướng đến việc làm để thỏa mãn cá nhân người dùng với đặc tính riêng, nhu cầu riêng họ Có thể nói, chưa hệ thống hoàn hảo Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng, để có một hệ thống tìm tin hiệu yêu cầu thư viện quan thơng tin cần có ngun tắc tổ chức thông tin đạt tiêu chuẩn định Đối với công tác biên mục chủ đề, nguyên tắc tổ chức thông tin phản ánh tiêu đề chủ đề Đây công cụ mà dựa vào cán biên mục định tiêu đề chủ đề cho tài liệu, tạo điểm truy cập nhằm xây dựng hệ thống tìm tin theo chủ đề

Để tạo điều kiện cho việc tiêu chuẩn hóa tiêu đề chủ đề thực việc biên mục tạo điểm truy cập theo chủ đề phạm vi toàn cầu, năm 1990 IFLA thực chương trình biên soạn nguyên tắc ngôn ngữ tiêu đề chủ đề (IFLA principles Underlying Subject Heading Language (SHLs)) Trên sở IFLA hướng dẫn việc xây dựng tiêu đề chủ đề đạt tiêu chuẩn Giáo trình giải thích nguyên tắc ngôn ngữ tiêu đề chủ đề theo cách trình bày IFLA

Nhóm ngun tắc thiết lập bao gồm chín nguyên tắc tập trung vào vấn đề lựa chọn sử dụng thuật ngữ làm tiêu đề chủ đề, vấn đề trình bày tiêu đề chủ đề

Cụ thể là:

- Kiểm soát thuật ngữ làm tiêu đề chủ đề (nguyên tắc tiêu đề thống nhất, nguyên tắc đồng nghĩa, nguyên tắc đồng âm, nguyên tắc định danh) - Mối liên quan tiêu đề chủ đề (nguyên tắc ngữ nghĩa)

- Trình bày tiêu đề chủ đề (nguyên tắc cú pháp, nguyên tắc ổn định)

- Sự tôn trọng thuật ngữ tác giả khuynh hướng phát triển thuật ngữ (nguyên tắc bảo toàn văn phong) 22 - Sự thân thiện, tiện dụng ngôn ngữ tiêu đề chủ đề người sử dụng (nguyên tắc người sử dụng)

Nhóm nguyên tắc ứng dụng bao gồm hai nguyên tắc, tập trung vào vấn đề xây dựng sách, quy định cho việc áp dụng ngôn ngữ tiêu đề chủ đề để định chủ đề cho tài liệu

• Nguyên tắc Tiêu đề thống (Uniform Heading principle)

eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Để kiểm soát thuật ngữ tập trung vào chỗ tài liệu có chủ đề, khái niệm hay tên gọi thực thể phải trình bày tiêu đề quy định (gọi tiêu đề có giá trị hay tiêu đề chuẩn)

Khi triển khai nguyên tắc vào việc xây dựng tiêu đề chủ đề, thấy có ba yếu tố cần quy định tính thống xây dựng tiêu đề chủ đề: (1) tên gọi (dùng thống từ hay chuỗi từ cho đề tài), (2) hình thức (dùng thống cấu trúc ngữ pháp cho tiêu đề đề tài) (3) yếu tố truy cập (chọn từ đứng đầu cho tiêu đề)

• Nguyên tắc Từ đồng nghĩa (Synonymy principle)

Một cách hiểu chung nhất, từ đồng nghĩa từ có cách phát âm trình bày mẫu tự khác biểu thị khái niệm thực thể Khi xây dựng tiêu đề có giá trị dùng để thể đề tài chọn số từ đồng nghĩa IFLA phát biểu nguyên tắc từ đồng nghĩa sau: để tập trung tất tài liệu chủ đề để tăng cường khả tìm thấy tài liệu từ đồng nghĩa phải kiểm soát Trên thực tế xây dựng tiêu đề có giá trị việc lựa chọn từ đồng nghĩa, mà phải lựa chọn từ gần nghĩa, từ tiếng nước tiếng xứ, từ phổ thông thuật ngữ khoa học, từ đại từ cũ hay từ cổ

• Nguyên tắc Từ đồng âm (Homonymy principle)

Ngôn ngữ tự nhiên có từ đồng âm từ đa nghĩa Đó từ có cách phát âm giống biểu thị khái niệm thực thể khác Do đặc điểm ngôn ngữ tự nhiên, từ thể hai đề tài Trong đó, hệ tất yếu nguyên tắc tiêu đề thống có tiêu đề có giá trị cho đề tài Cho nên phải có cách kiểm sốt, hay nói cách khác phải quy định nghĩa định, chọn từ đồng âm làm tiêu đề Điều giúp tránh tượng nhiễu tin tìm tin tiêu đề chủ đề, tức tránh việc dùng tiêu đề mà lại tìm thấy tài liệu thuộc nhiều vấn đề khác IFLA phát biểu nguyên tắc từ đồng âm sau: Để ngăn chặn việc tìm thấy tài liệu khơng phù hợp tăng cường độ xác ngơn ngữ tiêu đề chủ đề, từ đồng âm cần phải kiểm soát Theo thực tế biên mục nay, để kiểm soát từ đồng âm, phần bổ nghĩa đặt ngoặc đơn kèm sau tiêu đề chủ đề Những từ bổ nghĩa phải ngắn gọn rõ nghĩa Ví dụ, Cà phê (cây), Cà phê (sản phẩm), ðường (thực phẩm), đường (giao thông)

• Nguyên tắc Ngữ nghĩa (Semantic principle)

eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí • Nguyên tắc Cú pháp (Syntax Principle)

Một đề tài có nhiều khía cạnh chia nhỏ thể (1) phần nội dung chia nhỏ, (2) khía cạnh thời gian, (3) khía cạnh địa lý đề tài Những đề tài vậu coi đề tài phức Ví dụ tài liệu viết khảo cổ Việt Nam đề tài Khảo cổ Việt Nam địa điểm nghiên cứu đề tài coi khía cạnh địa lý đề tài Hay là, tài liệu viết đánh giá dịch vụ thông tin đề tài

Dịch vụ thơng tin cịn đánh giá khía cạnh nội dung đề tài tập trung nghiên cứu tài liệu Để thể mối quan hệ yếu tố chủ yếu khía cạnh đề tài phức, IFLA khuyên nên lập cú pháp, nghĩa kiểu cấu trúc đó, để trình bày mối quan hệ IFLA khơng khuyến khích phân tách đề tài phức thành tiêu đề chủ đề riêng biệt mối quan hệ ngữ nghĩa tiêu đề riêng biệt IFLA phát biểu nguyên tắc cú pháp sau: Để thể chủ đề phức kép thành phần tiêu đề chủ đề nối với thông qua mối quan hệ cú pháp mối quan hệ ngữ nghĩa

Ngồi cịn có thêm nguyên tắc khác như: Nguyên tắc ổn định (Consistency principle); Nguyên tắc định danh (Naming principle); Nguyên tắc Bảo toàn văn phong (Literary Warrant principle); Nguyên tắc Người sử dụng (User principle); Nguyên tắc Chính sách định mục cho chủ đề (Subject Indexing Policy) 2.11 Nguyên tắc Tiêu đề cụ thể (Specific Heading principle)

5 Biên mục chủ đề dựa tiêu đề chủ đề tiêu biểu

Tiêu đề chủ đề thành phần vô quan trọng tiêu đề chủ đề Phải hiểu cách rõ ràng đặc tính, chức nguyên lý sử dụng thực việc xây dựng tiêu đề chủ đề thực việc định tiêu đề chủ đề cho tài liệu Phần tập trung trình bày phân tích vấn đề liên quan đến tiêu đề chủ đề bao gồm khái niệm, chức năng, cú pháp phụ đề tiêu đề phức, việc kiểm sốt tính thống tiêu đề

5.1 Khái niệm tiêu đề chủ đề

Thơng qua q trình biên mục chủ đề, đề tài vấn đề nói đến tài liệu mã hóa thuật ngữ vừa ngắn gọn, cụ thể vừa thể ý nghĩa bật chủ đề Các thuật ngữ rút từ từ vựng ngôn ngữ mục có kiểm sốt gọi tiêu đề chủ đề Dựa theo tài liệu số tác giả, có cách phát biểu khác tiêu đề chủ đề sau: Tiêu đề chủ đề dạng thức trình bày ngắn gọn nội dung chủ đề (từ tập hợp từ) tài liệu Tiêu đề chủ đề kết việc định chủ đề, phản ánh vấn đề hay góc độ nghiên cứu vấn đề nội dung tài liệu thơng qua hình thức trình bày ngắn gọn từ cụm từ Tiêu đề chủ đề tên gọi chủ đề Đó dấu hiệu giúp cho thư viện cho phép người đọc tiếp cận với tài liệu theo chủ đề Từ cụm từ chọn làm tên gọi chủ đề gọi tiêu đề chủ đề có giá trị Tóm lại, tiêu đề chủ đề từ cụm từ rút từ từ vựng ngôn ngữ có kiểm sốt, thể xác ngắn gọn nội dung đề tài hay vấn đề nói đến tài liệu

eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Chức tiêu đề chủ đề thể ý nghĩa bật chủ đề đề cập tài liệu Các ý nghĩa bật thể thông qua tên đề tài cụ thể, tên riêng người, tên quan, tổ chức thực thể, tên địa điểm Trong vài trường hợp, tiêu đề chủ đề thể tên hình thức thể loại tài liệu

• Thể đề tài

Hầu hết tiêu đề tiêu đề chủ đề nhằm thể nội dung đề tài, tức thể khái niệm vật chủ yếu nói đến tài liệu

• Thể tên riêng

Tiêu đề chủ đề thể tên gọi cá nhân, quan, tổ chức, thực thể địa điểm Tiêu đề thể tên gọi loại gọi tiêu đề định danh Tuy nhiên, để cụ thể hóa chức tiêu đề, chia nhóm tiêu đề thành tiêu đề tên riêng tiêu đề địa danh

• Thể địa danh

Như đề cập, tiêu đề thể tên gọi địa điểm Trong trường hợp chúng gọi tiêu đề địa danh Địa danh gồm có địa danh hành phi hành Tiêu đề địa danh hành bao gồm tên quốc gia vùng trị, hành quốc gia, tỉnh, tiểu bang, thành phố, địa hạt, quận hành Ví dụ Việt Nam, Hà Nội, Bình Dương (Việt Nam)

• Thể hình thức

Có số tiêu đề hình thức, hình thức thư mục tài liệu nội dung chủ đề tài liệu Tiêu đề dạng gọi tiêu đề hình thức thường dùng cho tài liệu có nội dung không giới hạn chủ đề cụ thể có chủ đề rộng, Bách khoa toàn thư, Thư mục, Từ điển, Niên giám Nhìn chung tiêu đề kiểu khơng nhiều Lưu ý có tiêu đề giống tiêu đề hình thức thực lại tiêu đề đề tài Ví dụ tiêu đề Từ điển định cho tài liệu nói việc biên soạn từ điển tiêu đề đề tài

5.3 Cú pháp tiêu đề

Cú pháp tiêu đề ngơn ngữ hình thức trình bày tiêu đề quy định ngôn ngữ tiêu đề chủ đề Có thể thấy tiêu đề chủ đề pha trộn ngôn ngữ tự nhiên và ngôn ngữ mục Tiêu đề danh từ cụm từ có giá trị danh từ Trong tiếng Việt, danh từ từ đơn âm tiết, Sách, Ghế, Lợn, từ đa âm tiết, Học sinh, Giáo dục, Triết học Một cụm từ bao gồm danh từ kết hợp với tính từ, ví dụ Cách mạng xanh, danh từ kết hợp với danh từ khác, ví dụ Phúc lợi xã hội, danh từ nối với danh từ khác giới từ liên từ, ví dụ Phụ nữ văn học, Phụ nữ chiến tranh Trong trường hợp vừa nêu, tiêu đề có hình thức ngôn ngữ tự nhiên

eLib.vn: Thư viện trực tuyến miễn phí Tiêu đề đơn tiêu đề thể đề tài riêng lẻ khơng kèm theo khía cạnh góc độ chia nhỏ đề tài, ví dụ Mắt, Quảng cáo, Phân hóa học

• Tiêu đề kép

Tiêu đề kép tiêu đề thể mối quan hệ hai vấn đề chủ đề Trên thực tế, có nhiều vấn đề có mối quan hệ tương hỗ với mật thiết với chúng tạo nên chủ đề

• Tiêu đề phức

Tiêu đề phức tiêu đề thể nội dung đề tài đồng thời thể khía cạnh chia nhỏ góc độ trực thuộc đề tài Các khía cạnh góc độ bao gồm đề tài chia nhỏ, khía cạnh địa lý, thời gian hình thức đề tài Phần thể nội dung đề tài gọi tiêu đề chính, phần thể khía cạnh góc độ chia nhỏ gọi phụ đề

• Tiêu đề có phần bổ nghĩa

Như trình bày phần ngun tắc ngơn ngữ tiêu đề chủ đề, tiêu đề thể chủ đề mà thơi, đó, thuật ngữ đa nghĩa chọn làm tiêu đề cần phần bổ nghĩa kèm để xác định rõ ý nghĩa tiêu đề Phần bổ nghĩa từ cụm từ đặt ngoặc đơn sau tiêu đề, ví dụ đường (Giao thơng), đường (Thực phẩm), Giá (Vật dụng), Giá (Thực vật)

Tóm lại, tiêu đề chủ đề từ tập hợp từ có khả thể đọng nội dung chủ đề nhằm tạo điểm truy cập theo chủ đề cho tài liệu Để từ tập hợp từ thể cụ thể, xác đọng nội dung chủ đề, tiêu đề chủ đề trình bày nhiều hình thức khác bao gồm danh từ đơn, cụm từ, cụm từ có giới từ liên từ, từ/cụm từ có phần bổ nghĩa, cụm từ đảo Ngồi tiêu đề chủ đề cịn trình bày hình thức chuỗi từ bao gồm phần thể nội dung phần thể khía cạnh liên quan góc độ trực thuộc nội dung Hình thức trình bày gọi tiêu đề phức bao gồm tiêu đề phụ đề

6 Kiểm soát tiêu đề chủ đề

6.1 Ý nghĩa việc kiểm soát tiêu đề chủ đề

Các tiêu đề chủ đề dựa việc kiểm soát từ vựng, tức có thuật ngữ chọn coi có giá trị sử dụng làm tiêu đề chủ đề Trong khái niệm mới, tri thức xuất ngày nhiều dẫn đến việc nhiều chủ đề chưa có tiêu đề thích hợp tiêu đề chủ đề Vì vậy, để có tiêu đề tương thích với chủ đề xuất phải tiến hành xây dựng tiêu đề chủ đề Hơn nữa, theo thời gian, thân thuật ngữ thay đổi mà tiêu đề chủ đề phải thể cách dùng thuật ngữ đại, việc điều chỉnh, sửa đổi tiêu đề chủ đề sử dụng cần xem xét thực thường xuyên

www.eLib.vn Công cụ hướng dẫn cần thiết đảm bảo chuẩn hoá cho công tác biên mục chủ đề