ma sd hda bao gdm nhifng edng doan phifc tap ciia qua trinh tao ra nhifng bd sUu tap tai lieu sd nham bao quan, tao lap ngudn dtf lieu sd cho thu vien sd hda, cd the chia se trong mang n
Trang 1ed hda tai lieu khdng ddn gian ehi la
viee trang bj cac thie't bj p h i n
cUng nhu may quet (scanner),
may anh ky thuat sd (camera), cae loai
thie't bj lUu trif ma sd hda bao gdm
nhifng edng doan phifc tap ciia qua trinh
tao ra nhifng bd sUu tap tai lieu sd nham
bao quan, tao lap ngudn dtf lieu sd cho
thu vien sd hda, cd the chia se trong
mang ndi bd, hay phue vu true tuye'n
Ngay nay viee sd hda tai lieu va xay
dung mdt website la kha de dang Tuy
nhien ne'u la mdt du an sd hda Idn ehiing
ta eIn can nhac vl sd hda la viec het sUc
td'n kem va eIn mdt t i m nhin chie'n lupc,
dua tren xu hUdng phat trien ciia cdng
nghe va cae yeu e l u cap thie't eIn phai
sd hda tai lieu Tat ea nhung dieu dd ne'u
dupe can nhac ky, dupe td chUe mdt
each than trpng, nghiem tuc va ngay tU
d i u se lam cho dU an sd hda tai lieu
thanh cdng cao nhat
Dudi day la mdt sd kinh nghiem va
quy trinh sd hda cae dang tai lieu khae
nhau nhU: tai lieu viet tay (hoac ban
thao), anh, sach, tai lieu dang in an
dupc vie't theo kinh nghiem thuc te nham
trang bj nhifng kien thifc ed ban de xay
dung, va thUe hien mdt du an sd hda
Vay so' hoa tai lieu thUvien la gi?
Theo nghTa ddn gian nhat, thi sd hda
LE D Q C THANG ThUvien Qudc gia Viet Nam
tai lieu thu vien "la tien trinh chuyen ddi tai lieu thu vien tU dang truyen thd'ng sang dang dien tuf va luu tren may tfnh nham bao quan, chia se va phue vu true tuye'n"
Cac bude tien hanh so hda:
Trude khi thue hien mdt du an sd hda, chiing ta hay quan tam de'n nhtfng van
de sau day:
+ Hay dat nhieu/hoac rat nhieu cau hdi trUde
+ Hay xae djnh ngudn tai chinh, nhan lue, thie't bj, sU hieu biet ve edng nghe sd hda
+ Thanh lap Ban quan ly du an + Lufa chpn bd sUu tap hoac loai tai lieu eIn sd hda
+ Tien hanh Sd hda tai lieu + Xif ly dif lieu sd
+ Tao sieu duf lieu (bien muc) + Sao lUu, danh dau, va chi mue + Kiem soat chat lupng (anh/text, bieu ghi thu mue va lien ket tep)
+ Dua chimg len website (Internet) + Kiem soat lai chat lupng: cae dudng lien ket, ye'u td bien muc
24
Trang 2Dudi day la quy trinh sd hda eae
ngudn tai nguyen ciia thu vien:
Budc 1: Dat nhieu eau hoi trUde
TrUdc khi xay dUng dU an sd hda can
can nhac nhtfng van de sau day:
+ Tai sao can sd hda tai lieu/de lam
gi?
+ Dd'i tupng phuc vu la ai?
+ So lupng tai lieu eIn sd hda?
+ Ai sd hifu tai lieu dd?
+ Ban quyen tai lieu thudc ve ai?
+ Thdi gian thufc hien duf an?
+ Ngan sach d dau (de tao lap va duy
tri)?
+ Ai, cap nao chju trach nhiem giai
quye't khd khan cua duf an (ne'u ed)?
+ Sd hda tai lieu nhu the nao?
+ Djnh dang san pham la gl? (anh/van '
ban)
+ Md ta tai lieu nhU the nao/diing
ehuan bien mue gl?
+ Quy djnh cae chfnh sach truy cap tai
lieu sd? (ai/mifc dp truy cap, miin phf
hay cd thu phi )
+ Bao quan va duy tri phue vu nhuthe
nao?
Luu y rang, ehiing ta e I n phai xay
dung mdt khung thdi gian thfeh hpp cho
duf an sd hda Quy trinh sd hda can de'n
mdt sU nd lUc rat Idn Thdi gian eho quan
ly, bao eao, quan ly nhan sU, thao tac va
td ehife file dtf lieu, sao lUu, kiem soat
chat lupng va xay dufng giao dien ngUdi
dimg tin mdt each thfeh hpp (tre em,
ngudi Idn tudi, tan tat )
Tfnh toan thdi gian lam mdt edng viee
he't bao nhieu thdi gian - trong thUe te nd
mat nhieu thdi gian hdn ehiing ta nghT
Budc 2: Lua chon tai lieu
Chung ta c i n can nhac ky trUde khi lua chpn tai lieu c i n sd hda Dieu nay phu thudc vao chinh sach eua thu vien: xae djnh ngudn tai lieu nao e I n sd hda trUdc/Uu tien trude (tai lieu quy hiem, tai lieu cd nhieu nhu c l u doe nhat, tai lieu
ed gia thanh dat )
Ban quyen eUe ky quan trpng trong viee lua chpn tai lieu VI tai lieu sau khi
sd hda se dupe dUa len Internet TrUde khi sd hda hay tuan thii luat ban quyen tae gia eiia Viet Nam eung nhU luat ban quyen qud'e te
Budc 3: Thiet bi cho so' hda tai lieu + May vi tinh: P h i n eifng va p h i n
mem may tinh ludn bien ddi nhanh chdng May thay, nhtfng may tfnh hien tai ed the xuf ly dtf lieu rat nhanh, dam bao rat tdt eho edng viec quet anh va cac edng tae sd hda khae C i n lufa chpn loai may tfnh ca nhan ed eau hinh RAM, dung lupng d eifng, va Chip xif ly ed tdc
dp eao nhat trong thdi diem hien tai Ngoai ra eac thie't bj khae eung rat quan trpng la d ghi R/DVD-R, d CD-ROM/DVD (de sao lUu dtf lieu tren CD),
man hinh cang Idn cang td't (gpi y: 17"
hoac Idn hdn: nham kiem tra dp trung thufc eiia anh sd)
+ Mav quet anh: May quet phang
(Flatbed scanner) ed nhieu hang va nhieu model khac nhau (HP, EPSON ) Gid'ng nhu may vi tfnh, p h i n Idn nhtfng may scanner hien nay la dam bao chat lupng va thfch hpp cho viee quet anh Ndi chung chiing ta nen lufa chpn nhtfng hang ndi tieng va tham khao model ciia may scanner tren cac bao, tap ehi, web-site ve edng nghe trUde khi quye't djnh mua Hay lufa chpn nhifng may scanner
cd be mat cang rdng cang td't Lua chpn loai may ed dp phan giai quang hpe tdi thieu 600 dpi
.,Chu V ve Mav anh so: Phan Idn nhtfng
may anh ky thuat sd hien nay deu dap
Trang 3Sd hoa tai lieu Han - Ndm tai Thu vien Qudc gia Viet Nam
ifng td't eae tieu ehuan ve sd hda, nhUng
ban eung c i n thiet lufa chpn nhtfng hang
cd uy tfn, va nhifng may anh sd phd
bie'n
+ Phan mem: Ngoai cac p h i n mem
xif ly anh sd di kem vdi cae thie't bj p h i n
cUng ciia may quet anh, hay may anh ky
thuat sd, eac ifng dung cdn lai nen diing
cae ehuan xif ly anh eiia Adobe
Photoshop Mae diing Photoshop dat
hdn eac phin mem xif ly anh khae,
nhUng chat lUpng xif ly hinh anh td't hdn
Ndi chung Adobe ed the eung cap g i n
nhu toan bd cae nhu cau ve xir ly anh
eiia ban
+ O chUa: Kinh te nhat trong lUu trif
offline la lUu trtf tren CD-ROM (ehu y:
khdng nen luu trtf dif lieu tren CDRW
-dTa quang cd the ghi - xda dupe) Nhifng
dTa quang td't nhat hien nay cd gia
khoang 15 nghin ddng Luu trif nhtfng
anh gdc va anh phai sinh tren CD-ROM
va sao luu them 1 ban eho mue dfeh bao
quan Bao quan nhtfng dia dtf lieu nay
trong hop (chd'ng chay-nd, nudc, am ),
ghi nhan phii hpp vdi ky hieu nhan dang
(Sd ky hieu, sd luu chieu ) cho mdi npi
dung eua nd
Anh: Manh Quang
- Khi luu trtf tren dTa quang (CD-ROM) lau dai, ehii y tudi thp eiia dTa quang cd the tu 5-10 nam, sau dd dif lieu ed the bj hdng hoac mat mat Hay lap ke hoach lUu sao luu du phdng tat ea nhifng dTa quang dd vao khoang 5 nam sau
- DTa DVD cung la mdt trong nhifng giai phap eho viec sao lUu, duf phdng dif lieu, ngay nay vdi viee cimg ra ddi eiia eae d ghi DVD ed tdc dp ghi cao va kha nang luu trif Idn dang la Ipi the eho viec sao luu, duf phdng dif lieu (1 dTa DVD trung binh ed dung lUdng 4.7G, dung lupng Idn nhat cho mdt dTa DVD hien nay
la 8.5G, ngoai ra edn ed dTa Bluray) Mdt giai phap td'n kem hdn, nhung thich hdp hdn eho luu trif lau dai eac file ehii (file gd'c) la sir dung d dTa eifng va sao luu sang dang bang tU
Bude 4 Quet anh
Quy trinh quet anh dugc thufc hien
theo nhifng cong doan dudi day:
- Tao mdt anh sd ehii (anh gdc), lUu dudi dang file TIFF: diing de luu trif, bao quan LUu file gdc tren dTa CD-ROM hoac eae dang luu trtf khae
26
Trang 4- Tao file phai sinh (copy) tU file gd'c
dd: dimg de xuf ly va dUa chiing len eae
web server va phd bie'n ra Internet
Nhtfng thdng sd eho anh quet ehung
ta ed the tham khao:
a Doi vdi nhCfna trana chi toan chd
(ban viet tay in gia'y thdna thudna)
+ Op phan giai tdi thieu: 300 dpi
+ 24-bit RGB mau (hoac 8 - 16 bit
grayscale)
+ Chinh sang/tdi ne'u mudn (chu y
khdng chinh qua sang hay qua tdi)
+ Lull d dang TIFF
b Vdi nhdng trang cd ca chd va anh
minh hoa
+ Dp phan giai tdi thieu: 300 dpi
+ Anh den - tring: 8 bit grayscale
(xam)
+ Anh mau: 24 bit RGB mau
+ Chinh sang/tdi ne'u mudn (ehu y
khdng chinh qua sang hay qua tdi)
+ Lull d dang TIFF
Mdt vai chu v khi quet anh:
Mau sac ciia anh: Khi ban thie't lap cai
dat may tfnh va may scanner, ban phai
chac c h i n rang man hinh va may
scan-ner dupe dieu chinh eau hinh nhu nha
san xuat ehi d i n , nhu vay mau s i c cae
anh se nhat quan (ed the dimg cae bien
phap de kiem tra mau sac bang phin
mem hay bang mat thudng ed suf dung
cac m l u do mau)
May quet anh, va may anh ky thuat sd
thudng tuf ddng dpc va can chinh mau
trong qua trinh thu nhan anh Chung ta
nen kie'm tra d l ehle c h i n r i n g mau sac
anh gd'c tren tai lieu va anh sd khi hien
thj tren man hinh la tUdng dUdng nhau
Ne'u khi quet anh, man hinh hien thj mau
eiia anh qua vang, qua tdi hoac qua
sang, chiing ta eIn phai can ehinh lai bang viee dieu ehinh (settings) va thuf lai eho de'n khi mau eiia anh that va anh hien thj tren man hinh la tUdng dUdng nhau
Dat ten eho file anh: Ne'u tai lieu e I n
so hda ed ky hieu hoac ed series lien quan vdi nhau, thi diing ky hieu d i u cho ten file gid'ng nhau De thd'ng nhat ky hieu ten file, suf dung eae ky hieu ehung eho toan bd quy trinh sd hda Thdng thudng hay lay ky hieu kho hoac sd lUu chieu de dat ten eho thU mue quan ly va ten file anh sd
Vf du: Mdt quyen luan an ed sd ky hieu la LA-1555 thi eae file anh sd se dupc luu trong thu muc cd ten la
LA-1555 va eae file anh se dUde danh ten la: 1555-001.tif, 1555'-0022.tif, LA-1555-003.tif LA-1555-00n.tif
De thd'ng nhat each dat ten eho eac
bd sUu tap, tdt nhat hay diing cae chif cai thudng edng vdi 3 sd dang sau (ne'u
ta thay rang sd lupng trang ed the vUdt qua 999 trang anh, hay sif dung 4 chif sd): Vfdu: LA-1555-0001.tif
Chu y: Cac p h i n mem di kem scanner hien nay deu hd trp de ngUdi diing cd the dat ten mdt each de dang,
va sd thif tu la mdt series lien tie'p tU 1 de'n n Hay dat lai sd ky hieu tU d i u cho nhifng tai lieu tie'p theo
Neu ed nhieu trang lien quan den nhau: hay sir dung them chiJf cai vao dang sau day ky hieu dd: Vi du: 1555-0001a.tif, 1555-0001b.tif, LA-1555-0001e.tif
Cat chlnh/Xoay anh: Xoay anh nham lam thing trang anh, trong khi quet anh
ed the bj nghieng, hoac chfnh trang van ban eIn quet bj nghieng
C i t anh la cdng viec nham loai bd nen thUa ra khdi anh Ban ed the eat den tan
le eiia trang van ban (Cd the diing p h i n
Trang 5mem Photoshop, Microsoft Office
Picture Manager)
Anh phai sinh:
Mdt vai djnh dang file phd bie'n diing
eho anh phai sinh dupe sao chep tU anh
ehii (anh gdc)
+ GIF: Day la djnh dang ehi suf dung
de tao anh thu nhd minh hpa 1 bit den
-trIng
+ JPEG: Dugc sif dung rdng rai de
phd bie'n anh cd dp phan giai cao tren
Internet
+ PDF: Mdt san pham eiia hang
Adobe, djnh dang nen nay ddi hdi ngudi
diing phai cai p h i n mem Acrobat
Reader tren may tfnh ea nhan (thudng
thi nd khdng ed s i n tren may tfnh ca
nhan hay cae phin mem duyet web)
Day la phin mem miin phi ed kha nang
duyet va in an tai lieu d i dang
+ DjVu: Mdt san pham ciia hang
LizardTeeh, djnh dang DjVu ed the nen
td't hdn PDF va rat de dang xoay anh va
in I n NhUng de dpc dupe djnh dang nay
ngUdi sif dung c i n phai cai mdt ifng
dung hd trp (plug-in) Dugc ehia se miin
phi tren mang eua LizardTeeh
+ MrSID: Cung tU LizardTeeh, djnh
dang MrSID thudng dupe sif dung eho
anh cd kich cd Idn nhU ban dd hoac cae
pand, ap phi'ch Djnh dang nay eho
phep ngudi diing ed the phdng to/thu
nhd anh nhung v i n duy tri dupe dp phan
giai eao
Hien tai ThUvien Qud'e gia dang dimg
2 djnh dang anh phai sinh ehii ye'u la
JPG va bjvu
Bude 5: Nhan dang quang hgc (Ma
hda van ban)
OCR la gl?
Van ban, sach hoac nhtfng tai lieu in
an khac cd the chuyen sang dang van
ban, nd la mdt p h i n eua quy trinh sd hda Dd la edng nghe OCR (Optical Character Recognition - nhan dang ky tuf quang hpe)
Sau khi nhan dang van ban ed the tao thanh eae trang web va dUa len mang hoac cd the ma hda d dang SGML hoac XML, va cd the tim kie'm tren ed sd dtf lieu
Trong thufc te viee chuyen dang tai lieu bang OCR va ma hda van ban la rat td'n kem ve thdi gian va tien bae Tiiy thudc vao nhu cau hoac mifc dp yeu cau eiia tUng duf an ma ed the thue hien sd hda anh hoac sd hda chuyen dang OCR
Budc 6: Tao sieu dU lieu
Diing ehuan Dublin Core de bien muc tai lieu sd Hoac ed the dung ehuan MARC Hien tai ThU vien Qud'e gia Viet Nam dang diing chuan Dublin Core de bien mue eho dif lieu so
Metadata la gl?
Metadata dimg de md ta mdt tai nguyen thdng tin dUdc ehia se tren Internet Mdt ban ghi metadata bao gdm mdt tap cae thudc tfnh hoac tap eac
p h i n tir e I n thie't de md ta eac tai nguyen theo yeu e l u Vf du, mdt he thd'ng metadata thdng thudng trong bien mue thu vien chira mdt tap eae ban ghi metadata dimg de md ta sach nhU: tac gia, nhan de, thdi gian xuat ban, chu
de-de mue, ehi sd xae djnh vj tri tren kho, gia v.v
Cd nhieu ehuan md ta bien mue mang tinh chat metadata kha thdng dung, thi
du MARC21/UNIMARC, Dublin Core Metadata, XML Cac dif lieu nay thudng dupc gan vao p h i n d i u eho mdi tai lieu dien tif dat tren website va rat thich hpp eho eae may tim kie'm (search engine) de tim kie'm, Ipc ra eae thdng tin metadata de td chifc thanh eac kho dif lieu ma khdng c i n diing de'n he quan trj
28
Trang 6ed sd dtr lieu truyen thdng Ndi each
khae, ngay ban than ngon ngif XML tu
nd da hd trp cho viec hinh thanh mdt cd
sd dir lieu toan van ban, phi cau true rat
tien Ipi eho viec tim kiem va trao ddi
thdng tin
Dublin Core Metadata la gl?
Dublin Core Metadada la chuan dimg
md ta ndi dung ciia bieu ghi va dif lieu
Nd ddn gian hon MARC Format rat
nhieu vl chi cd 15 phin tif, trong khi
MARC cd den hdn 200 trUdng Muc dfeh
eua viec bien mue sieu dif lieu
(metada-ta) la de sir dung tren mang Internet
Cae phin tuf dtf lieu MARC va Dublin
Core ed the trao ddi lan nhau theo mdt
gian dd quy djnh khi hien thj cho ngudi
diing Cac phin tif nay la:
1 Nhan de (Title): ten gpi chi'nh thifc
eiia tai lieu
2 Tae gia (Creator): ten ciia mdt hay
mdt sd tae gia chfnh
3 Chu de (Subject): ten chii de - de
muc diing de phan loai tai lieu
4 Md ta (Description): mo ta van tat
ndi dung tai lieu
5 Nha xuat ban (Publisher): ten gpi,
ndi phat hanh tai lieu
6 Tac gia phu (Contributor): ten cua
nhifng tac gia edng tac
7 Ngay thang (Date): ngay thang
phat hanh tai lieu
8 Loai (kieu) tai lieu (Type): Kieu tai
lieu
9 Md ta vat ly (Khd mlu)(Format):
Thdng tin ve dang vat ly
10 Djnh danh (Identifier): Thdng tin
djnh danh eua tai lieu
11 Ngudn gdc (Source): Thdng tin ve
xuat xir eua tai lieu
12 Ngdn ngtf (Language): Thdng tin
ve ngdn ngif
13 Lien ke't (Relation): Thdng tin lien ket ciia tai lieu
14 Bao quat (Coverage): Thdng tin lien quan dien bao quat
15 Ban quyen (Rights): Thdng tin lien quan quyen tac gia
Chi tiet eae phan tif Metadata dUde hudng d i n tai: http://dublineore.org/doc-uments/dees/
Bude 7: Kiem soat chat lugng ydi nhifng du an sd hda Idn thi viee
kiem soat chat lupng la vd cimg can thie't C i n phai thif nghiem va kiem tra mdt each ky ludng, ddng thdi can ed nhat
ky ghi lai nhifng thdng sd ky thuat da thif nghiem de lam m l u , dd la nhtfng mau de
cd the so sanh Ghi nhat ky vdi nhtfng thong tin sau: ten file anh, ngay tao, cae thdng sd ve dung lUdng, mau sac, kfeh
cd, va ea bieu ghi (ne'u da dUa vao CSDL, va kiem tra dudng dan ke't ndi de'n file )
Xay dufng quy trinh kiem soat chat lupng trong quy trinh sd hda la vd ciing can thie't, hdn ntfa viec truyen dat lai ky ludng cho nhung ngUdi thufc hien edng viec sd hda la vo eiing quan trpng, tranh nhifng ldi da xay ra va dam bao cho san pham cudi ciing dat chat lupng tdt nhat
Bude 8: Dua dU lieu so hda len mang
de phue vu
Cach ddn gian nhat la ban tao cae trang web dudi dang HTML va dUa dtf lieu da dUpc sd hda len internet Cdn neu cd kha nang, ban cd the tao mdt CSDL, vdi ehuan XML hoac SGML Cach ddn gian hdn la ban diing mdt phan mem quan ly dif lieu sd Mdt sd phin mem quan ly du lieu sd thong dung hien nay la:
- Diing phin mem ngudn md mien phf (cho du an sd hda vUa va nhd):
Trang 7Greenstone, Dspace, Zope, Plone
Koha
- Diing eae p h i n mem thUdng mai:
Digitool, Verde (Ex Libris)
- Viet Nam ed 2 edng ty cung eung
cap p h i n mem quan trj dtf lieu sd la
CMC (vdi san pham Dlib), va Tinh Van
(vdi san pham Libol Digital)
Budc 9 Cach thdc phuc vu va ehinh
sach truy cap
- Dieu nay phu thudc hoan toan vao
chi'nh sach ciia tUng ddn vj, hay xae djnh
eae tai lieu dd dUdc phuc vu miin phi
hay cd thu phf, neu tai lieu ed thu phf,
hay xae djnh each thife thanh toan, each
thife chuyen giao tai lieu sd, va lam cae
thii tue ve tai chfnh theo quy djnh ciia
chfnh phii, ddng thdi xay dufng eac chfnh
sach de quan ly tai chi'nh Thufc suf day la
cdng viee het sife khd khan, phifc tap vl
trong thUe te hoat ddng thU vien khdng
phai la hoat ddng kinh doanh ma chi la
hoat ddng nghiep vu thuIn tiiy
TAI LIEU THAM KHAO
1 http://www.hpvietnam.com
2 h t t p : / / w w w e p s o n c o m v n /
products/scanner
3 http://www.adobe.com/downloads:
Adobe Photoshop, Lightroom, Acrobat
Reader, Adobe Acrobat Professional
4 http://www.greenstone.org
5 http://www.dspaee.org
6 http://www.zope.org
7 http://www.exlibrisgroup.com: Cae
giai phap phan mem eho ThUvien sd
8 http://dublincore.org
9 h t t p : / / e n w i k i p e d i a o r g / w i k i /
Optical_eharacter_recognition
10 http://vi.wikipedia.org/wiki/GIF
11 http://www.jpeg.org
12 www.dpreview.com
13 www.lizardtech.com
14 www.lizardteeh.eom
15 www.adobe.com Xay dung thu vien sd dang la muc tieu hudng tdi cua cac thuvlen Idn d Viet Nam Hien nay rat nhieu thUvien dang trien khai tao lap dtf lieu sd TU nhifng kinh nghiem thuc te, tac gia bai viet da chia se vdi cac dong nghiep quan tam ve sd hda tai lieu
va quy trinh to chUc sd hoa cac dang tai lieu gom nhifng cong doan phUc tap de tao ra nhtfng bp sUu tap tai lieu sd nham bao quan, tao lap nguon dU lieu sd cho thUvien sd hda, cd the chia se trong mang npi bp, hay phuc vu trUc tuyen Vdi nhtfng
ly giai ro rang, tac gia cung gidi thieu cac budc tie'n hanh thUc hien mpt du an sd hoa tai lieu nhU: lUa chpn tai lieu, cac yeu cau dat ra, cac thie't bj dupc suf dung khi thUc hien sd hda tai lieu, tao sieu dif lieu, kiem soat chat lupng, dUa dCr lieu len mang, each thUc phuc vu va chfnh sach truy cap nguon tai lieu da dupc sd hda theo quy djnh ciia nha nUdc
Building digital libraries is target of major libraries in Vietnam Today many libraries are implementing projects on set-ting up digital collections Based on prac-tical experiences, the author shares some knowledge on digitalisation of library materials, its complicated process and precedures in creating digital collections
to preserve collections and share within the organisation or post on the Internet With clarified explanation, the author also introduces steps in digitising materials such as: selecting materials, collection cri-teria, requirements, equipment needed, creating metadata, quality assurance, pushing data on the internet, serving mode, and access policies
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