Đang tải... (xem toàn văn)
Trong Word có thể lưu được các file dưới các dạng tệp thuần chữ (TXT), tệp Rich Text Format (RTF), tệp khuôn mẫu tài liệu, tệp của phần mềm khác, phiên bản khác… Vào File\Save As [r]
(1)MỤC LỤC
BÀI 1: MỞ ĐẦU 4
I. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 4
1. Mở ứng dụng xử lí văn 4
2. Mở tài liệu có sẵn, sửa đổi vài chỗ ghi lưu 5
3. Mở số tài liệu 6
4. Tạo tài liệu ghi lưu 6
5. Ghi lưu tài liệu có đĩa cứng, đĩa mềm 6
6. Đóng tài liệu 6
7. Sử dụng chức trợ giúp -Help 7
II CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ BẢN 7
1. Thay đổi chế độ hiển thị trang 7
2. Sử dụng cơng cụ phóng to thu nhỏ 7
3. Sửa đổi hiển thị công cụ 7
III CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU 8
1. Ghi lưu tài liệu khuôn dạng khác 8
2. Lưu tài liệu dạng thích hợp để đưa lên Website 8
BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ SỞ 9
I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU 9
1. Chèn thêm ký tự, từ, câu, vài dòng văn 9
2. Sử dụng lệnh Undo: 9
3. Thêm đoạn paragraph 9
4. Chèn kí hiệu/ký tự đặc biệt 9
5. Chèn dấu ngắt trang 10
II LỰA CHỌN DỮ LIỆU 10
1. Đánh dấu chọn ký tự, từ câu, toàn văn 10
III SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN, XĨA 11
1. Dùng cơng cụ chép dán 11
(2)3. Xóa đoạn văn 11
IV TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ 11
1. Dùng cơng cụ tìm kiếm từ, câu văn 12
2. Dùng công cụ thay từ, câu văn 13
I. ĐỊNH DẠNG CÁC DÒNG CHỮ 14
1. Thay đổi font chữ : kích thước, kiểu chữ 14
2. Dùng chữ in nghiêng in đậm, gạch chân 14
3. Dùng chữ có màu khác 14
4. Dùng lựa chọn lề dàn hai lề 15
5. Thụt đầu dòng 15
6. Thay đổi độ dãn dịng 15
7. Sao chép khn dạng từ khúc văn chọn 15
II ĐỊNH DẠNG CHUNG 15
1. Sử dụng thiết lập dấu nhảy cột (tab) để thẳng cột: trái, phải, giữa, theo dấu chấm thập phân: 15
2. Thêm đường viền biên (border) cho tài liệu: 16
3. Dùng danh sách liệt kê gạch đầu dòng liệt kê đánh số: 16
III KHUÔN DẠNG MẪU 17
1. Chọn khuôn mẫu cho tài liệu (Template) thích hợp để dùng cho một cơng việc cụ thể 17
2. Làm việc với khuôn mẫu cho công việc cụ thể 17
BÀI 4: HOÀN TẤT MỘT TÀI LIỆU 19
I. KIỂU CÁCH (STYTES) VÀ PHÂN TRANG 19
1. Áp dụng styles có sẵn cho tài liệu 19
2. Chèn thêm số trang cho tài liệu 20
II ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG 21
1. Thêm đầu trang chân trang cho tài liệu 21
2. Thêm ngày tháng, tác giả, số trang 21
3. Áp dụng định dạng chữ đầu trang chân trang 21
(3)IV BÀI TRÍ TÀI LIỆU 22
1. Thay đổi trí tài liệu: trang đứng trang nằm ngang, kích thước trang… 22
2. Thay đổi mép lề tài liệu 23
BÀI 5: IN ẤN 26
I. CHUẨN BỊ IN 26
1. Xem tài liệu trước in 26
2. Dùng lựa chọn in sở 26
3. In tài liệu từ máy in cài đặt sẵn 26
BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO 29
I. BẢNG 29
1. Tạo bảng biểu đơn giản 29
2. Thay đổi thuộc tính ơ: định dạng chữ, kích thước, màu 29
3. Thêm xóa cột dòng 30
4. Thêm đường viền cho bảng 31
5. Sử dụng công cụ dịnh dạng bảng tự động 31
II HÌNH VẼ VÀ ẢNH 31
1. Chèn tệp hình ảnh hay hình vẽ vào tài liệu 31
2. Thêm hình vẽ có sẵn( autoshpes) vào tài liệu: thay đổi màu nét vẽ, màu tô 31
3. Di chuyển hình ảnh hay hình vẽ tài liệu 32
4. Co giãn hình 32
III NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGOÀI VÀO T ÀI LIỆU 32
1. Nhập bảng tính vào tài liệu 32
2. Nhập tệp hình ảnh , biểu đồ, đồ thị vào tài liệu 32
IV TRỘN VĂN BẢN 33
1. Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp liệu để điền tự động 33
(4)BÀI 1: MỞ ĐẦU
I. BƯỚC ĐẦU LÀM VIỆC VỚI CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN
1 Mở ứng dụng xử lí văn bản
Khái niệm chung WINWORD: Microsoft Word (Word) chương trình soạn thảo văn chạy môi trường Window Chỉ sau khoảng thời gian ngắn học sử dụng Winword mức độ bản, ta soạn thảo nhanh chóng, sáng sủa tài liệu thông thường tin, hợp đồng Sử dụng Winword với loạt chương trình phụ trợ Equation, Word Art, Draw tạo tài liệu với đối tượng đồ hoạ phong phú
Khởi động chương trình
Vào Start/Programs/Microsoft Word
Nhấn đúp chuột biểu tượng chương trình Winword (biểu tượng thường hình biểu tượng Ms Office phía góc trái hình)
Cửa sổ Word sau khởi động
Sau khởi động cửa sổ chương trình Winword mở có sẵn cửa sổ rỗng để nhập văn gọi cửa sổ tài liệu (cửa sổ có tiêu đề Document 1) Trong cửa sổ tài liệu có trỏ văn (là vạch đứng nhấp nháy vị trí ký tự đánh vào)
Ngồi cửa sổ chương trình Word cịn có thành phần quan trọng khác:
(5) Thanh trạng thái (Status Bar) nằm đáy cửa sổ, hiển thị số thơng tin tài liệu soạn thảo số thứ tự trang thời, vị trí trỏ, Thanh cuộn đứng (ở sát cạnh phải) cuộn ngang (ở sát cạnh đáy) sử dụng để
cuộn tài liệu lên, xuống, sang phải, sang trái để phần bị khuất
Mỗi người thay đổi thành phần hình cho phù hợp với cơng việc (xem phần nâng cao)
2 Mở tài liệu có sẵn, sửa đổi vài chỗ ghi lưu.
Chọn lệnh File\Open hoặc biểu tượng Open hộp thoại Open
(6)Nếu không bạn nhấn vào biểu tượng máy mặc định tên file cũ lưu đè lên 3 Mở số tài liệu.
Tương tự mở tài liệu Tuy nhiên thời điểm có cửa sổ kích hoạt, muốn mở tài liệu khác mở trước ta nháy mục Window để Menu dọc Window, chọn số thứ tự tương ứng với cửa sổ kích hoạt
Để đặt đồng thời nhiều tài liệu Word lên hình, ta mở tất tập tin muốn xem, chọn Window\ Arrange All.
4 Tạo tài liệu ghi lưu.
Bắt đầu soạn tài liệu (Mở cửa sổ tài liệu mới) bấm dụng cụ New (hoặc chọn lệnh File\New\Blank Document), xuất hộp thoại New, chọn OK Chương trình mở thêm cửa sổ tài liệu (trang giấy trắng) có trỏ văn bản, sẵn sàng nhập văn
Chọn lệnh File\Save,gõ tên file tài liệu vào mục File name chọn thư mục chứa file tài liệu mục Save in, chọn OK File tài liệu ghi vào thư mục chọn (hoặc thư mục ngầm định My document)
5 Ghi lưu tài liệu có đĩa cứng, đĩa mềm.
Để lưu giữ tài liệu ta phải ghi đĩa Trong trình soạn tài liệu ta phải làm thao tác nhiều lần
Chọn lệnh File\Save, có khả xảy ra:
Nếu tài liệu soạn (đây lần ghi đĩa), xuất hộp thoại Save As Gõ tên file tài liệu (vào mục File name) chọn thư mục chứa file tài liệu (trong mục Save in) Chọn OK File tài liệu ghi vào thư mục chọn (hoặc thư mục ngầm định My document)
Nếu tài liệu hình tài liệu có sẵn đĩa (đã có sẵn tên file) ta mở xem sửa đánh thêm vào, thay đổi tài liệu đựoc ghi lại theo tên có mà khơng đưa hộp thoại Save As
6 Đóng tài liệu.
Chỉ việc đóng cửa sổ chương trình mở thực đơn File, chọn Exit.
(7)7 Sử dụng chức trợ giúp -Help
Chọn Help Toolbar chọn Microsoft Word Help dùng phím tắt Alt+H / F1
II. CHỈNH SỬA CÁC THIẾT ĐẶT CƠ BẢN.
1 Thay đổi chế độ hiển thị trang. Có kiểu xem tài liệu hình:
Kiểu Normal: Trong kiểu này, văn lề, khơng cột văn
Kiểu Online Layout: Trong kiểu này, văn thể thành hai phần riêng biệt: nửa trái tiêu đề tên thành phần văn bản; nửa phải nội dung văn
Kiểu Page Layout: Nhìn số trang, tiêu đề đầu\cuối trang; văn giống in giấy
Kiểu Outline: Cho phép nhìn văn theo mức khác tính từ phía lề trái trang, sâu mức
Kiểu Master Document: Gần kiểu Outline, không ranh giới trang văn
Để chọn cách ta dùng menu View, nháy chuột vào nút đầu trái ngang
Xem tồn hình (bỏ hết menu, công cụ): dùng lệnh View/Full Screen, trở lại hình cũ cách gõ Esc hay nháy chuột vào vào nút Close hộp Full Screen
2 Sử dụng cơng cụ phóng to thu nhỏ
Khi muốn phóng to thu nhỏ văn vào View Toolbar chọn Zoom. Cuối chọn kích cỡ hiển thị hộp thoại Zoom sau ấn OK.Muốn xem tồn hình vào View chọn Full Screen
3 Sửa đổi hiển thị công cụ
(8)III CHUYỂN ĐỔI KHUÔN DẠNG TÀI LIỆU 1 Ghi lưu tài liệu khuôn dạng khác
Trong Word lưu file dạng tệp chữ (TXT), tệp Rich Text Format (RTF), tệp khuôn mẫu tài liệu, tệp phần mềm khác, phiên khác… Vào File\Save As xuất bảng Save As (như phần trên) chọn khuôn dạng tài liệu cần lưu Save as Type nhấn Save
2 Lưu tài liệu dạng thích hợp để đưa lên Website.
(9)BÀI 2: CÁC THAO TÁC CƠ SỞ
I. CHÈN THÊM DỮ LIỆU
1. Chèn thêm ký tự, từ, câu, vài dòng văn bản
Việc chèn thêm ký tự, từ, câu, vài dòng văn giống nhau: Chọn vị trí cần chèn
Nhập liệu vị trí cần nhập liệu
Trong trường hợp bạn muốn chèn liệu đồng thời xóa liệu cũ vị trí cần chèn ta sử dụng nút Insert bàn phím
2 Sử dụng lệnh Undo:
Muốn quay trở lại trạng thái lúc trước ta dùng lệnh Undo: Vào Edit/Undo
Hoặc dùng cơng cụ có biểu tượng Sử dụng phím tắt Ctrl + Z
3 Thêm đoạn paragraph Chọn vị trí cần thêm
Nhập liệu vị trí cần nhập liệu Nhấn Enter
4 Chèn kí hiệu/ký tự đặc biệt Dùng Symbol
Đưa trỏ vào vị trí cần chèn Chọn Insert / Symbol
Trong mục Font nhấn chọn tên Font cần thiết có chứa ký hiệu muốn chọn Nhấp chuột ký tự muốn chèn sau nhấn vào nút Insert
(10)5 Chèn dấu ngắt trang
Trong văn dài ngầm định gồm Section, cần từ vị trí ngắt sang phần mới, để trỏ vị trí đó, chèn dấu ngắt phần lệnh Insert \ Break
Trong hộp thoại Break vừa xuất hiện, chọn Continuous, chọn OK Một dấu ngắt Section tạo vị trí trỏ (là đường ngang dấu có ghi End of Section chế độ hiển thị Normal View)
Nếu chèn sai vị trí dấu ngắt phần đặt trỏ vào dấu, gõ phím Delete xố bỏ, chèn dấu vào vị trí xác
II. LỰA CHỌN DỮ LIỆU
1 Đánh dấu chọn ký tự, từ câu, toàn văn bản
Chọn văn thao tác nhằm định phần văn gồm nhiều ký tự liên tiếp trước xử lý (có thể cụm từ, câu ) Phần văn chọn thể màu đen, thao tác chọn văn cịn gọi bơi đen phần văn chọn gọi khối văn
Các thao tác chọn văn bản:
Chọn phần bất kỳ: dùng chuột kéo từ ký tự đầu đến chọn xong ký tự cuối Thông thường ta kéo từ trái sang phải, từ xuống
Chọn dòng: bấm chuột đầu dòng (trên vùng chọn, sát cạnh trái cửa sổ) Chọn nhiều dòng: chọn dòng kéo dọc theo đầu dòng cần chọn tiếp
theo
Chọn đoạn: nhấp đúp đầu dòng đoạn
Chọn toàn văn bản: nhấn giữ phím Ctrl bấm chuột vị trí vùng chọn bấm phím Ctrl + A
Huỷ bỏ chọn chọn: bấm chuột vị trí văn Có thể bấm phím để chọn văn
(11) Nhấn giữ phím SHIFT, gõ phím di chuyển trỏ theo hướng đến cuối phần văn (các phím mũi tên, Home, End, )
III SAO CHÉP VÀ DI CHUYỂN, XÓA 1 Dùng công cụ chép dán.
Để tạo khúc đúp tài liệu di chuyển đoạn văn tài liệu
a Di chuyển khối văn bản Chọn khối cần di chuyển
Bấm nút Cut trên công cụ dùng phím tắt Ctrl+X để cắt khối đưa vào vùng nhớ tạm
Chuyển trỏ tới vị trí đặt khối
Bấm nút Paste cơng cụ dùng phím tắt Ctrl+P để dán khối văn lưu vùng nhớ tạm vào vị trí trỏ
b Sao chép khối văn bản Chọn khối cần di chuyển
Bấm nút Copy cơng cụ dùng phím tắt Ctrl+C để chép khối vào vùng nhớ tạm
Chuyển trỏ tới vị trí đặt khối
Bấm nút Paste dùng phím tắt Ctrl+P để dán khối văn lưu vùng nhớ tạm vào vị trí trỏ Có thể dán nhiều lần
2 Sao chép di chuyển khúc văn nhiều tài liệu mở Tương tự phần
3 Xóa đoạn văn bản
Chọn khối văn cần xoá, gõ phím Delete Backspace hoặc dùng phím tắt Ctrl+X
IV TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ
(12)1 Dùng cơng cụ tìm kiếm từ, câu văn bản
Lệnh Find (Tìm kiếm) cho phép tìm ký tự, từ, cụm từ, ký tự đặc biệt dấu ngắt đoạn văn, dấu ngắt trang v.v Để tìm kiếm, ta tiến hành qua bước sau:
Thực hiện: Edit\Find dùng phím tắt Ctrl+F , xuất hộp thoại Find and Replace:
Nhập nội dung cần tìm kiếm vào khung Find what hộp thoại (Có thể khơng font chữ tiếng Việt)
Nhấn nút Find Next, Winword dị tìm, thấy từ lên từ bơi đen nằm sát hộp thoại
Khi muốn sửa chữa nhấn chuột trực tiếp văn Nhấn nút Find Next để tìm tiếp
Nhấn nút Cancel để kết thúc Các lựa chọn hộp thoại Find Find What: Nhập văn cần tìm kiếm
Search: Chọn hướng tìm
+ Up: Từ trỏ đầu đoạn văn + Down: Từ trỏ đến hết văn + All: Tìm tồn văn
Match Case: Nếu đánh dấu Winword tìm ký tự từ xác nhập vào khung Find What
Find Whole Word Only: Nếu chọn, Winword tìm từ nhập vào khung Find What Nếu không chọn mục Winword tìm ln tất từ vần
Use Pattern Matching: Cho phép tìm từ, ký tự số theo điều kiện mà ta đưa
Format: Nhấn nút Format để xác định thuộc tính định dạng văn cần tìm (Font, Paragraph, Style, Language)
Replace: Để dùng kết hợp với tìm kiếm
Special: Liệt kê danh sách ký hiệu đặc biệt
(13)2 Dùng công cụ thay từ, câu văn bản
Khi tìm thấy từ cần tìm lệnh Edit\Find trình bày đây, muốn thay từ từ khác, chọn mục Replace Nếu muốn dùng kết hợp tìm thay ta thực lệnh Edit\Replace hoặc dùng phím tắt Ctrl+H, Winword hiển thị hộp thoại Replace:
Nhập nội dung cần tìm khung Find What
Nhập nội dung muốn thay khung Replace With
Nhấn nút Find Next, Winword tiến hành tìm, tìm thấy bạn muốn thay nhấn nút Replace, bỏ qua khơng muốn thay nhấn nút Find Next Nếu muốn thay tất nhấn nút Replace All nhấn OK
(14)BÀI 3: ĐỊNH DẠNG
I. ĐỊNH DẠNG CÁC DÒNG CHỮ
1 Thay đổi font chữ : kích thước, kiểu chữ a Định dạng Font chữ
Thay đổi font chữ:
Chọn khối văn cần định dạng
Nháy chuột vào mũi tên xuống hộp tên Font chữ định dạng, danh sách tên Font ra, chọn Font cần sử dụng
Thay đổi cỡ chữ:
Chọn khối văn cần định dạng
Nháy chuột vào mũi tên xuống hộp Font Size, chọn số cỡ Font b Định dạng ký tự Menu:
Chọn khối văn cần định dạng
Vào Format/Font, xuất hộp thoại Font, chọn font chữ, kiểu chữ, cỡ chữ định dạng khác văn hộp font.
c Cách gõ số trên, số dưới:
Chỉ số trên: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + phím = gõ số Chỉ số dưới: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + phím = gõ số
Chú ý: Muốn trỏ trở bình thường, gõ lại tổ hợp phím lần thứ 2 2 Dùng chữ in nghiêng in đậm, gạch chân
Có kiểu thể hiện: đậm (Bold), nghiêng (Italic), gạch (Underline)
Muốn chọn kiểu kí tự Click vào kí tự B, I ,U công cụ
Định dạng ký tự Menu
Chọn khối văn cần định dạng
Vào Format/Font, xuất hộp thoại Font , chọn kiểu chữ phần Font style 3 Dùng chữ có màu khác nhau
Định dạng ký tự Menu
Chọn khối văn cần định dạng
(15)4 Dùng lựa chọn lề dàn hai lề
Theo mặc định, văn nhập vào tài liệu tự động thẳng hàng theo lề trái trang Tuy nhiên ta thay đổi hàng văn nút lệnh: Left, Right, Center, Justified theo cách sau:
Chọn khối văn muốn hàng Chọn nút lệnh cơng cụ 5 Thụt đầu dịng
Đặt trỏ chuột trước dòng, đoạn muốn thụt vào
Nhắp chuột vào nút Increase Indent công cụ chuẩn để thụt vào 1/2 inch Nếu muốn thiết lập kiểu thụt dòng khác: Format/Paragraph/Indent and
Spacing để đưa tuỳ chọn Tab phía trước hộp thoại 6 Thay đổi độ dãn dòng
Đánh dấu chọn đoạn văn cần thay đổi khoảng cách dòng Format / Paragraph / Indent and Spacing
Nhắp chuột vào danh sách Line Spacing Chú ý: Bạn nhấn phím tắt
Ctrl + 1: dòng đơn Ctrl + 2: dịng đơi Ctrl + 5: dịng gấp rưỡi
7 Sao chép khuôn dạng từ khúc văn chọn
Khi cần định dạng khối văn giống phần văn định dạng, ta dùng cách chép định dạng sau:
Chọn văn có định dạng cần chép
Bấm nút Format Painter (bấm đúp cần nhiều lần)
Bôi đen phần văn muốn nhận định dạng cần Bấm ESC không tiếp
Có thể bấm tổ hợp phím CTRL+SHIFT+C, CTRL+ SHIFT+ V.
II. ĐỊNH DẠNG CHUNG
1 Sử dụng thiết lập dấu nhảy cột (tab) để thẳng cột: trái, phải, giữa, theo dấu chấm thập phân:
Vào Format\Tabs
(16)
2 Thêm đường viền biên (border) cho tài liệu: Vào Format\Borders and Shading
Chọn đường viền thích hợp mục Style và mục Width chọn độ đậm cho đường viền, sau chọn OK.
(17) Chọn gạch đầu dòng tab Bullneted. Chọn đánh số thích hợp tab Numbered.
Ta thay đổi ký hiệu đầu dòng, khoảng cách ký hiệu với chữ đầu dịng cách nhấp vào Custumize.
III KHN DẠNG MẪU
1 Chọn khuôn mẫu cho tài liệu (Template) thích hợp để dùng cho cơng việc cụ thể
a. Khái niệm: Tệp mẫu dạng tư liệu thiết kế thô có nhiều định dạng khác Khác với bạn sử dụng nút New công cụ để tạo tư liệu, Word tạo tệp mẫu Normal, tệp mẫu không chứa nội dung định dạng b. Tác dụng: Các tệp mẫu Word giúp bạn tạo nhiều kiểu tư liệu khác nhau, từ
các fax đến ghi nhớ c. Cách tạo:
Chọn File/New, xuất hộp thoại New Nhắp Tab Momos
Chọn khuôn mẫu Contemporary Memo Nhắp nút OK
Lúc Word tạo tư liệu dựa tệp mẫu Contemporary Memo Nhắp lên dòng hướng dẫn “nhắp gõ tên” (Click here and type name) gõ nội dung ghi đè lên chúng
Đọc dòng hướng dẫn sử dụng tệp mẫu
Lựa thông tin gõ đè lên chúng (nội dung bạn ghi đè lên dòng hướng dẫn chọn )
Đóng tài liệu lại khơng cần lưu trữ
2 Làm việc với khuôn mẫu cho công việc cụ thể Dùng đồ thuật Wizard
a. Khái niệm:
Wizard tệp tin khác, có sẵn nội dung định dạng làm mẫu Nhưng hỏi bạn thứ bạn cần gộp vào tư liệu tạo bạn yêu cầu b Tác dụng:
(18)c Cách tạo:
Chọn File/New, xuất hộp thoại New Nhắp Tab Momos
Chọn khuôn mẫu Memo Wizard Nhắp nút OK để chạy Wizard
Lúc Word mở trang Wizard Nhắp lên nút Next
Wizard đưa câu hỏi Đánh dấu ba nút tuỳ chọn nhắp lên nút Next lần
Tiếp tục trả lời câu hỏi Wizart sau nhắp Next nhắp nút Finish Đóng tài liệu lại khơng cần lưu trữ
(19)BÀI 4: HOÀN TẤT MỘT TÀI LIỆU
I. KIỂU CÁCH (STYTES) VÀ PHÂN TRANG
1 Áp dụng styles có sẵn cho tài liệu a Định nghĩa Style:
Một tập hợp thuộc tính định dạng: font, size, hàng theo chiều ngang, khoảng cách ký tự, gọi mẫu định dạng (Style)
Sau có style, việc định dạng văn cách sử dụng style phương pháp tiện lợi cho người sử dụng
b Tạo Style:
Thực Format\Style and Formating, xuất hộp thoại Style:
(20) Khung Name: Nhập tên Style ( Mặc nhiên Style 1)
Nút Format: Chọn mục cần định dạng cho Style: Font, lề, tab, Nhấn OK để chọn
c Sửa chữa Style:
Thực Format\Style and Formating
Nhấn chuột phải vào tên Style chọn Modify từ menu xuất hộp thoại hộp New Style.
Thay đổi mục Style ( Font, Tab, ) Nhấn OK để ghi nhận thay đổi
d Sử dụng Style:
Đánh dấu (Bôi đen) đoạn văn cần định dạng theo mẫu Style
Nhấn nút Style and Formating công cụ định dạng, nhấn chuột kiểu Style
Các đoạn văn đánh dấu có kiểu định dạng Style chọn 2 Chèn thêm số trang cho tài liệu
Vào Insert/Page number
Xuất hộp thoại Page Number
Trong mục Position chọn vị trí đánh số trang: Top of Page: Đánh số đầu trang
Bottom of Page: Đánh số cuối trang
Trong mục Alignment: chọn Left, Center, Right Inside hay Outside để đặt số trang bên trái, giữa, bên phải, nằm phía hay ngồi trang
Nếu đánh số từ trang ta chọn hộp Show Number in First Pag Nhấn vào nút Format để chọn kiểu đánh số trang Gõ số bắt đầu trang đầu
(21)II. ĐẦU TRANG VÀ CHÂN TRANG
1 Thêm đầu trang chân trang cho tài liệu
Phần đầu trang (Header) phần chân trang (Footer) tạo gồm vài dòng phần lề trang (nếu tài liệu gồm nhiều trang) Phần thường gồm tên tác giả, tên quan, số thứ tự trang,
Chọn chế độ hiển thị Page Layout (để quan sát lề trang) Thực lệnh View\ Header and Footer
Con trỏ xuất phần lề trang để ta tiến hành soạn nội dung đầu trang, đồng thời công cụ Header and Footer xuất bổ sung để ta sử dụng
Tiến hành soạn định dạng nội dung phần đầu trang bình thường Kết thúc soạn, bấm vào công cụ Close
2 Thêm ngày tháng, tác giả, số trang
Trong hộp thoại Header and Footer ta thêm nội dung cần thiết vào đầu trang chân trang cách :
Bấm vào công cụ Page Number để chèn số trang, Date để ngày tháng, Switch beetwen header and footer để chuyển sang soạn đáy trang ngược lại, Autotext gồm nhiều nội dung hữu ích khác
3 Áp dụng định dạng chữ đầu trang chân trang Tương tự văn thông thường
III KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP.
(22)AutoCorrect chức tự động sửa lỗi, Winword cho phép thay từ (viết sai) thành từ khác (viết đúng) việc thay hoàn toàn tự động
Thực việc cách: Mở trình đơn Tools\AutoCorrect Option xuất hộp thoại:
Ta định nghĩa cặp từ ngữ cần sửa lỗi tự động:
Trong khung Replace, nhập từ sai, ví dụ CN
Trong khung With, ta nhập từ đúng, ví dụ: “Cộng hồ xã hội chủ nghĩa Việt Nam ”, sau nhấn nút Add, cặp từ ngữ đưa vào danh sách
Từ lúc trở đi, văn lúc bạn nhập chữ “CN” nhấn phím cách chữ CN thay “Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ” IV BÀI TRÍ TÀI LIỆU
1. Thay đổi trí tài liệu: trang đứng trang nằm ngang, kích thước trang…
(23) Mở khung Paper Size, chọn cỡ trang chuẩn (thường dùng cỡ A4 hay Letter) Ta lựa chọn kích thước trang cách khai báo chiều rộng, chiều dài trang mục Width Height
Trong khung Orientation chọn hướng trí tài liệu: Portrait (hướng đứng) để văn theo chiều rộng tờ giấy
Landscape (hướng nằm) để văn theo chiều dài (xoay chiều), chiều dài dịng lớn
2 Thay đổi mép lề tài liệu
Một tài liệu thực chất bao gồm đoạn văn nhau, trình bày số đoạn văn có định dạng giống
a Căn chỉnh đoạn vào sang phải, sang trái công cụ căn chỉnh
Chọn đoạn văn cần định dạng: đặt trỏ vào đoạn Muốn chọn đồng thời nhiều đoạn phải bơi đen đoạn
(24)b Sử dụng thước để dịch lề trái lề phải đoạn (Indents)
Trên thước ngang, bên trái bên phải có chạy, điểm mốc lề trái lề phải đoạn Bình thường điểm mốc nằm ranh giới phần màu xám phần màu trắng thước có nghĩa lề đoạn trùng với lề trang Dùng chuột để kéo điểm mốc dịch chuyển lề thụt vào lùi
Trước kéo điểm mốc, cần chọn đoạn cần dịch lề
Khi kéo điểm mốc phải đặt chuột xác mốc cần kéo Đặc biệt, mốc bên trái có chạy nhỏ: chạy phía để dịch riêng dịng đầu đoạn, chạy (hình vng) để dịch lề đoạn, chạy để dịch lề đoạn trừ dòng đầu
c Sử dụng hộp thoại Paragraph đề chọn khoảng phía trước/ phía sau đoạn (Spacing before/ after) khoảng cách dòng đoạn
Chọn lệnh Format\Paragraph Trong hộp thoại Paragraph vừa xuất hiện, chọn Indents and Spacing
Trong có khung Spacing gồm:
(25) Khoảng cách phía sau đoạn văn thay đổi cách chữa lại trị số mục mục After chẳng hạn 12 (sẽ tương đương khoảng tạo bấm phím Enter)
Muốn thay đổi khoảng cách dòng đoạn (độ dãn dòng), mở khung Line Spacing, chọn kiểu dãn dòng: single (khoảng cách đơn); 1.5 line (khoảng cách gấp rưỡi); double (khoảng cách gấp đôi); Exactly (khoảng cách xác theo trị số chọn mục At, chẳng hạn 15pt); At Least (khoảng cách xác theo trị số chọn mục At, thay đổi cỡ chữ dòng lớn
Bấm OK để đóng hộp thoại
(26)BÀI 5: IN ẤN
I. CHUẨN BỊ IN
1 Xem tài liệu trước in Màn hình Print Preview
Word cho phép xem trước dáng vẻ tài liệu để bạn phát sai sót hiệu chỉnh cho qua máy in
Nhắp lên nút Print Preview công cụ chuẩn (hoặc chọn menu File/ Print Preview)
Word chuyển qua kiểu xem Print Preview
Nhấn phím Page Up Page Down để xem phần tài liệu
Xem trang: One Page Thoát khỏi: Close
Chú ý: Nhắp nút Shrink to Fit công cụ Print Preview (là nút thứ tư từ trái qua) để dồn văn gọn trang
2 Dùng lựa chọn in sở a In theo chế độ in ngầm định
Khi máy in sẵn sàng, bấm chuột vào công cụ Print, tài liệu in theo chế độ ngầm định: in tất trang, trang
b In theo ý muốn
Thực lệnh File\ Print hộp thoại xuất hiện:
Copies (số in): Chọn chọn số cần in (ngầm chọn 1)
Page Range (Phạm vi trang cần in): Ngầm chọn All tất trang, muốn in số trang (chẳng hạn in lại) đánh số trang mục Pages (chẳng hạn 5,7,10-12)
Bấm OK để in
3 In tài liệu từ máy in cài đặt sẵn a Chọn khổ giấy máy in
Chọn khổ giấy
Vào File/Page Setup, xuất hộp hội thoại Page Setup hình Chọn phần Page Size: chọn cỡ giấy cho trang in
(27) Portrait: hướng dọc Landscape: hướng ngang
Apply To: Nhấn chọn ba khả áp dụng cỡ giấy in hướng in cho:
This Section: cho vùng
This Point Forward: in từ vị trí dến vùng kế sau Whole Document : cho toàn tài liệu
b Giới thiệu tham số in chọn trang in Vào File / Print
Hộp thoại Print xuất
Printer: chọn kiểu máy in
Print What: chọn kiểu tài liệu muốn in Copies: chọn số lần in tài liệu Page Range: Chọn trang in
All: in toàn tài liệu
Current Page: Chỉ in trang tài liệu hành Pages: đánh số trang muốn in theo nội dung sau:
Nếu muốn in số trang liên tục ta đặt trang đầu trang cuối cách dấu (-) ví dụ : 7-9
(28) Chọn OK để in
(29)BÀI 6: CÁC TÍNH NĂNG NÂNG CAO
I. BẢNG
1 Tạo bảng biểu đơn giản
Đặt trỏ vị trí bắt đầu lập bảng Chọn lệnh Table \ Insert Table Sẽ xuất hộp thoại Insert Table:
Gõ số số lượng cột bảng (vào khung Number of Columns) Chọn khung Number of Rows, xoá số gợi ý, gõ số số lượng hàng
của bảng Chọn OK
Một bảng rỗng gồm nhiều hàng cột chèn vào vị trí trỏ Giữa hàng cột có đường lưới phân cách, đường lưới khơng bị in ra, giúp định vị bảng Có thể hiện, ẩn đường lưới cách chọn lệnh Table \ Gridlines
2 Thay đổi thuộc tính ơ: định dạng chữ, kích thước, màu Chọn ô, hàng, cột:
Chọn ô: nhấn trỏ chuột lề trái Chọn hàng: vào Table/Select row
Chọn cột: vào Table/Select column
(30)Văn ô định dạng font paragraph giống văn ngồi (các cạnh trái, phải giống lề trái, lề phải trang) Mỗi ô có hay nhiều đoạn văn bản, ảnh, ký hiệu, Thay đổi thuộc tính văn ô thao tác giống với văn thuờng
3 Thêm xóa cột dịng
a Chèn thêm hàng, cột vào bảng * Chèn hàng:
Chọn hàng vị trí cần chèn Thực Table/Insert row
Hàng chèn vào nằm hàng chọn * Chèn thêm cột:
Chọn cột vị trí cần chèn Vào Table/Insert columns
Cột chèn vào nằm bên trái cột chọn b Xoá hàng cột
*Xoá hàng:
Chọn hàng cần xoá Table / Delete Row *Xoá cột:
Chọn cột cần xoá Table/Delete Columns *Xoá bảng:
Chọn bảng Chọn Cut
c Nhập tách bảng * Nhập (hồ ơ)
Chọn ô cần nhập Chọn Table / Merge * Tách ô:
Chọn ô cần tách Table / Split Cells
(31)4 Thêm đường viền cho bảng Chọn bảng
Format / Border and Shading, xuất hộp thoại nói trên: Trong mục preets chọn mục sau:
Grid: tạo đường kẻ cho toàn bảng Box: tạo viền xung quanh
None: loại bỏ đường kẻ
Trong mục line chọn kiểu đường kẻ dùng cho bảng Chọn OK
5 Sử dụng công cụ dịnh dạng bảng tự động Chọn mẫu bảng có sẵn
Đưa trỏ vào bảng Table / Table AutoFormat
Chọn mẫu bảng có sẵn hộp thoại Auto Format, nhấn OK II. HÌNH VẼ VÀ ẢNH
1 Chèn tệp hình ảnh hay hình vẽ vào tài liệu
Để trỏ vị trí cần chèn ảnh, chọn lệnh Insert\Picture\Clip Art
Trong hộp thoại Microsoft Clip Art có thẻ Clip Art, Picture, để ta tìm bấm chọn hình cần lấy bấm nút Insert, hộp thoại đóng lại hình chèn vào vị trí trỏ
Có thể đưa thêm hình ảnh khác vào Clip Art cách bấm nút Import Clipart hộp thoại, xuất tiếp hộp thoại để ta tìm bấm chọn tên file ảnh (các Fie *.Wmf, *.bmp, )
Hoặc tìm chọn file ảnh trực tiếp từ thư mục khác đĩa hộp thoại Insert\Picture\From File,
2 Thêm hình vẽ có sẵn( autoshpes) vào tài liệu: thay đổi màu nét vẽ, màu tô nền
Để trỏ vị trí cần chèn hình vẽ, chọn lệnh Insert\Picture\Autoshpes
(32) Chọn hình ảnh (bằng cách bấm vào hình, đường khung mốc vuông bao quanh ảnh) chọn lệnh Format\ Autoshape để mở bảng Autoshape ra, sau thực thay đổi hay lựa chọn định dạng cần thiết cho hình vẽ 3 Di chuyển hình ảnh hay hình vẽ tài liệu
Nhắp lên hình ảnh để chọn
Nhắp lên nút Text Drawing công cụ Picture Chọn tuỳ chọn
Các chữ xắp dọc theo hình ảnh
Di chuyển: chọn tranh, xuất mũi tên đầu nhấn giữ chuột kéo vị trí
4 Co giãn hình
Nhắp lên hình ảnh để chọn
Thay đổi kích thước:mũi tên hai đầu, kéo chỉnh III NHẬP ĐỐI TƯỢNG TỪ NGỒI VÀO T ÀI LIỆU 1 Nhập bảng tính vào tài liệu
Vào Insert\ Object
Nhấp vào tab Create from Flie, hộp thoại ta gõ đường dẫn tên đối tượng cần nhập vào mục File Name nhấp vào Browse để chọn đối tượng
Sau chọn xong nhấp OK
(33) Chọn đối tượng muốn nhập:From File(tệp hình ảnh),Chart (biểu đồ, đồ thị), giả sử ta muốn nhập ảnh vào tài liệu, chọn From File. Xuất hộp thoại Insert Picture, Look in bạn chọn thư mục có chứa ảnh cần nhập vào tài liệu, mục Name bạn chọn tên file ảnh cần nhập gõ tên file cần nhập vào mục File Name.Cuối sau nhập xong bạn nhấp Insert
IV TRỘN VĂN BẢN
1 Tạo danh sách nhận thư(mailing list) hay tệp liệu để điền tự động Bước 1: Tạo tài liệu (Main Document)
Tài liệu đánh bình thường cửa sổ Word, sử dụng đồ hoạ
Bước 2: Tạo nguồn liệu
(34)Trong Select document type, chọn Directory Nhấp Next: Starting document
Thiết lập hiển thị thư mục bạn
Bạn làm theo bước sau
Chọn Use the current document Sau nhấp Next: Select recipients
Định vị tạo nguồn liệu , sau chọn người nhận Tạo danh sách địa
(35)3 Trong hộp New Address List ,bạn nhập thông tin cần thiết vào mục Enter Address information; tiêu đề, tên, địa chỉ, bạn không cần phải điền tất trường
4 Nhấp New Entry
5 Lặp lại bước bạn điền tấtt địa mà bạn muốn cho vào danh sách sau nhấp Close
6 Trong hộp Save Address List ,nhập tên cho danh sách địa hộp File name chọn thư mục đê ghi lại danh sách
7 Nhấp Save
Tất địa mà bạn vừa nhập vào danh sách xuất hộp Mail Merge Recipients.
2 Trộn danh sách nhận thư với văn thư mẫu hay phiếu mẫu
(36)Nhấp nút Mail Merge Recipients trên công cụ Mail Merge Xuất hộp Mail Merge Recipients.
Trong hộp Mail Merge Recipients chọn người nhận mà bạn muốn trộn Nhấp OK
Nhấp nút Merge to New Document trên công cụ Mail Merge Trong hộp thoại Merge to a New Document bạn chọn:
o Để trộn tất ghi nhấp All
o Để trộn ghi mà bạn nhìn thấy cửa sổ tài liệu nhấp Current record
o Để trộn khoảng ghi nhấp From, sau bạn điền số ghi hộp From To