Quản lý thời gian khi mỗi ngày chỉ có 24 giờ joe johnson, george boak; business edge biên soạn

\ THƯ VIỆN ĐẠI HỌC NHA TRANG Đ 658 J 400 J QUẢN LÝ TH0I GIAN KHI MỖI NGÀY CHỈ CÓ 24 GIỜ! THU VỊEN DH NHA TRANG 1000018784 NHÀ/XUẤT /R Ẻ Bộ SÁCH TĂNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CÁ NHÂN HỌC ĐỂ THÀNH CÔNG I HỌC ĐE g ià u QUẢN LÝ THỜI CIAN KHI MỖI NGÀY CHỈ c ó 24 GIỜ! Tái lần thứ BỘ SÁCH TĂNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC CÁ NHÂN NHÀ XUẤT BẢN TRẺ Mục lục Giới thiệu cuô'n sách ỉ i i ii ii Cuốn sách cần thiết cho ai? Giới thiệu chung Mục tiêu sách Tơi tìm từ cuồn sách? Phương pháp học Trước bắt đầu Hãy đặt mục tiêu học cho mình! Phần A - Tất thời gian đâu? Dan nhập Quản lý thời gian nghĩa gì? Cạm bẫy cơng việc Thốt khỏi cạm bẫy Tóm tắt Suy ngẫm V i vi 1 11 14 15 Phẩn B - Chọn cách sử dụng thời gian 17 17 17 22 28 33 36 43 51 52 Dẩn nhập Ra định Nhận dạng đòi hỏi Các thói quen Những ưu tiên Đồ thị quản lý thời gian Những ô phần tư đồ thị quản lý thời gian Tóm tắt Suy ngẫm Phẩn c- Bắt thời gian phục vụ bạn Dần nhập Nhật ký thời gian Lập kế hoạch cho thời gian bạn Lập danh mục Lập kế hoạch theo trình tự 53 53 53 56 58 58 Phân bổ thời gian Lên lịch cho nhiệm vụ bạn Các kế hoạch đề tốt ứng phó với điều khơng mong đợi 10 Tóm tắt 11 Suy ngẫm 61 66 68 69 79 so Đánh giá kết 81 Bài kiểm tra nhanh Bài tập tình 81 83 Hãy ỉổm lược suy ngẫm 85 85 89 91 94 96 97 Tóm lược suy ngẫm K ế hoạch hành động Đáp án tự đánh giá Đáp án số thực hành Đáp án kiểm tra nhanh Đáp án tập tình Giớ nôi!^ÊÌI Cuốn sách cân thiẽt cho aỉ? Nằm sách Tăng Hiệu Làm việc Cá nhân, Quản lý Thời gian thiết kế dành riêng cho: ■ chủ doanh nghiệp; ■ Cuốn sách cần thiết cho ai? ■ Giới thiệu chung ■ Mục tiêu sách ■ Tơi tìm từ sách? ■ Phương pháp học ■ Trước bắt đầu ■ Hãy đặt mục tiêu học cho ■ nhà quản lý doanh nghiệp vừa nhỏ; với mục đích trang bị cho họ cơng cụ kiến thức quản lý Tuy nhiên, nhân viên làm việc doanh nghiệp vừa nhỏ sinh viên nghiên cứu lĩnh vực quản trị tham khảo sách này, giúp bạn có nhìn tổng thể vấn đề quản lý Cuốn sách hữu ích bạn tình trạng ln bị sức ép thời gian danh sách dài vô tận công việc cần làm gây Qua bạn thấy hữu ích bạn kiểm sốt thời gian Giới thiệu chung Bạn có tin bạn đạt nhiều bạn có thêm thời gian hay khơng? Có phải hầu hết thời gian bạn bị người khác sử dụng? Bạn mơ ước kiểm sốt thời gian tốt chưa? Trong số tất nguồn lực mà nhà quản lý sử dụng, thời gian thứ q giá thứ khó để sử dụng cho tốt Khi để thời gian trôi vơ ích khơng quay trở lại Khi ta lạm dụng thời gian người gánh chịu hậu Giới thiệu cuôh sách N hư nêu sách, để tiết kiệm thời gian bạn phải sử dụng nó: bạn phải dành thời gian để học cách sử dụng thời gian cho có lợi nhâ"t Điều bạn chắn bạn khơng quản lý kiểm sốt thời gian mình, bạn thấy khó khăn việc kiểm soát quản lý thứ khác Chúng ta bắt đầu phần nghiên cứu sô" kiểu “cạm bẫy công việc” tiêu biểu - thói quen nơi làm việc mà thời gian bị tiêu phí mà người chủ khơng biết Đe khỏi cạm bẫy này, điều quan trọng bạn cần phải biết kiểm sốt thời gian Trong phần tiếp theo, xem xét tiến trình định tầm quan trọng việc tính tốn thời gian cho hợp lý Sau xem xét quỹ thời gian nhà quản lý thường sử dụng để đáp ứng đòi hỏi tiêu biểu nào; đưa đòi hỏi cách thức nên đáp ứng lại Tiếp đến, quay lại với chủ đề thói quen: để có thói quen tốt tránh xa thói quen xấu Đoạn cuối phần dành để nói đồ thị quản lý, cơng cụ hữu ích việc xác định mức độ khẩn cấp quan trọng nhiệm vụ Phần sau sách bàn số thủ pháp quản lý thời gian hữu dụng sau đưa sơ" cách giải việc xảy không mong đợi Chúng ta kết thúc phần với việc thảo luận vấn đề việc quản lý thời gian cách để thuyết phục người khác đồng thuận với cách quản lý thời gian bạn Mục tiêu cuôn sách Sau đọc xong sách bạn có khả năng: ■ nhận diện cách gia tăng hiệu suất hiệu thông qua' việc quản lý thời gian tốt hơn; ■ phân biệt khác địi hỏi đơi với quỹ thời gian bạn xác định ưu tiên cửa bạn; " ■ biên nhiều mục tiêu thân thành thực cách sử dụng thời gian hiệu hơn; ■ phân tích vân đề liến quan đến việc quản lý thời gian đưa cách giải chủng 11 Giới thiệu sách Tơi tìm từ cn sách? Cuốn sách chia thành nhiều phần tập trung vào chủ đề cụ thể liên quan đến mục tiêu sách Trong phần, bạn tìm thấy: ■ lý thuyết bao gồm nội dung chi tiết, giải thích ví dụ khái niệm chủ yếu; ■ thực hành đan xen vào nội dung nhằm giúp bạn chủ động suy nghĩ khái niệm vấn đề thảo luận; ■ tập tự đánh giá nhằm giúp bạn đánh giá kiến thức mà bạn tiếp thu từ phần sách; ■ tóm tắt điểm quan trọng nội dung phần; ■ hội để bạn suy ngẫm điều tâm đắc phần sách, từ xây dựng kế hoạch hành động cho cơng việc bạn Ngồi ra, bạn tìm thấy phần cuối sách: ■ kiểm tra nhanh để kiểm tra hiểu biết bạn khái niệm sách; ■ tập tình hng cho phép bạn áp dụng kiến thức kỹ bạn vào việc phân tích tình cụ thể; ■ hội để suy ngẫm đánh giá mức độ đạt mục tiêu học tập bạn sách; ■ k ế hoạch hành động nhằm áp dụng kiến thức sách vào thực tiễn công việc bạn; ■ _đáp án tham khảo cho tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh, tập tình số thực hành Để giúp bạn tiện theo dõi nội dung sách, biểu tượng sau sử dụng: Hãy tập trung nỗ lực làm tập thực hành, kiểm ữa nhanh tập tình Hãy tự đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức bạn sau phần học Hãy ghi nhớ nội dung phần học iii Giới thiệu sách Sau phần học, bạn dành phút ngẫm nghĩ điều bạn tâm đắc muôn áp dụng đ> Hãy lưu ý Phương pháp học 5.1 Tôi nên học đẫu? Bất nơi nào! Cuốn sách thiết k ế đặc biệt theo phương pháp tự học, bạn nghiên cứu sách nơi Tuy nhiên để đạt hiệu cao nhất, bạn nên tập trung, tránh bị phân tâm yếu tố xung quanh 5.2 Tôi nên học nào? Bất lúc nào! Mỗi người có thời gian thích hợp riêng để nghiên cứu sách cách hiệu Tốt bạn nên lập k ế hoạch trước dành khoảng thời gian định để học sách Bạn đừng bỏ qua thực hành phần, chúng giúp bạn củng lại kiến thức vừa học dẫn dắt bạn sang nội dung Cũng không nên lo lắng bạn thời gian cho thực hành lâu so với thời gian dự kiến Hãy nghiên cứu sách theo khả tiếp thu bạn 5.3 Tôi nên học nào? Bất cách nào! Cuốn sách thiết k ế để tự học thời gian 10 tiếng, khơng có nghĩa bạn phải cố gắng dành 10 tiếng IV Giới thiệu ch sách liên tục để hồn thành sách Tốt bạn nên bắt đầu thời gian biểu đặn, ví dụ lần học tiếng Học đặn có kết tốt nhiều so với học dồn thời gian dài Tuy nhiên, bạn không nên kéo dài thời gian học sách, không bạn cảm thấy chán nản Khi sử dụng sách này, bạn nên có sẩn tay bút chì có tẩy (gơm) để ghi chép linh hoạt thay đổi nhiều lần phần tập thực hành tập khác Cuốn sách dẫn dắt bạn qua hoạt động học tập sau: học, đọc, ghi chép, làm thực hành, tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh, tập tình huống, phần tóm lược suy ngẫm Sau phần học, bạn dừng lại phút trang Suy ngẫm để điểm lại điều bạn cảm thấy tâm đắc dự định mà bạn muốn áp dụng vào thực tiễn công việc Điều giúp bạn bước xây dựng K ế hoạch Hành động sau nghiên cứu xong sách Hãy thảo luận ý tưởng kinh nghiệm thực tế với đồng nghiệp cộng bạn Điều giúp bạn nâng cao hiểu biết khắc sâu bạn học Nên tìm người học để giúp bạn trì tinh thần học tập kết thúc sách Khi bạn học xong sách, bạn có hội để áp dụng điều bạn học theo hai cách thức sau: ■ giải vấn đề đặt'ra tập tình huống; ■ lập k ế hoạch hành động Bài tập Tinh huôhg mô tả tình thực tế xảy doanh nghiệp Việt Nam Nó giúp bạn xem xét tất điều bạn học kết hợp với kinh nghiệm bạn để xây dựng giải pháp thực tế cho vấn đề phức tạp Kế hoạch Hành động hội để bạn áp dụng lý thuyết vào thực tiễn tạo thay đổi nơi làm việc bạn! Nếu cần thiết, bạn trao đổi với đồng nghiệp cộng để xây dựng k ế hoạch hành động Hãy cụ thể hoá kế hoạch hành động thành bước định lượng thời gian hoàn thành cho bước Lưu ý kế hoạch hành động công cụ hướng dẫn linh hoạt, khuôn khổ cứng nhắc Hãy treo kế hoạch hành động nơi làm việc bạn, thường xuyên kiểm tra lại điều chỉnh thấy cần thiết v Giới thiệu sách 5.4 Ai giúp tơi? Bất người nào! Bạn tìm giúp đỡ từ nhiều người: ■ Chính thân bạn Khi gặp phải vấn đề chưa hiểu, cô gắng đọc lại Đừng bỏ Nếu bạn chưa hiểu, tạm ngưng, thư giãn đọc lại lần ■ Gia đình, bạn bè đồng nghiệp Ngay họ không hiểu chủ đề mà bạn trao đổi trình thảo luận câu trả lời lại loé lên đầu bạn ■ Dịch vụ hỗ trỢ Một số tổ chức đào tạo giáo dục giúp bạn tiếp cận với nhà chuyên môn để giải đáp câu hỏi vấn đề vướng mắc Bạn liên hệ với Business Edge để biết thông tin dịch vụ (xem địa liên lạc Business Edge trang bìa sách) 5.5 Việc học đánh nào? Nếu bạn nghiên cứu sách cách độc lập, thực hành, tập tự đánh giá, kiểm tra nhanh k ế hoạch hành động giúp bạn tự đánh giá tiến Các tập thường khơng có câu trả lời xác Đáp án cho tập mang tính tham khảo hướng dẫn, câu trả lời bạn khơng hồn toàn giống đáp án Trước bắt đẩu Một số ý làm tập Bài Thực hành 18 yêu cầu bạn liệt kê suy nghĩ tất công việc mà bạn thực nơi làm việc Nếu bạn muôn trọng vào ngày cụ thể bạn cần chuẩn bị điều trước Hãy đặt mục tiêu học cho mình! Nào bây- giờ, bạn dành phút suy nghĩ viết mong đợi vi Hãy tóm lược suy ngẫm Điều cốt lõi cho việc trở nên hiệu nằm việc nắm quyền kiểm soát đưa định thực cách bạn dự định sử dụng làm việc Những người khác đưa đòi hỏi bạn cách mức độ bạn đáp ứng đòi hỏi họ tùy thuộc hoàn toàn vào thân bạn ■ Các thói quen làm việc bạn có giúp bạn đạt kiểm soát tốt thời gian thân khơng? Nếu khơng, bạn có ý định làm với chuyện này? m Khỉ bạn bắt đầu định cách bạn sử dụng thời gian? □ Tuần □ H ơm □ Trong vịng m ột tiếng □ N gay b ây ! Bây bạn xem lại mục tiêu học mà bạn tự đặt cho đầu sách Bạn tự đánh giá xem mục tiêu đạt mức độ nào? Có lẽ bạn phần thỏa mãn với mục tiêu nắm bắt kiến thức, cịn mục tiêu mang tính chất hành động sao? Phần tiêp theo giúp bạn áp dụng kiến thức mà bạn gặt hái vào thực tiễn cơng việc 88 Hãy tóm lược suy ngẫm Kế hoạch hành động 2.1 Kế hoạch hành động gì? K ế hoạch hành động cơng cụ giúp bạn áp dụng học từ sách vào thực tế công việc 2.2 Làm để lập kế hoạch hành động? Đây lúc bạn xem lại ghi chép trang Suy ngẫm sau phần sách câu trả lời mục Tóm lược Suy ngẫm Trước tiên, xác định mục tiêu mà bạn mong muốn đạt gì? Để đạt mục tiêu này, bạn gặp phải vấn đề nào? Hãy liệt kê chúng Sau phân tích xem để giải vấn đề, bạn cần thực hành động gì, với nguồn lực nào, thời gian bao lâu? Hãy đảm bảo mục tiêu kế hoạch hành động bạn ln đáp ứng tiêu chí sau: ■ cụ thể; ■ đo lường được; ■ đạt được; ■ phù hợp (với mục tiêu nhóm mục tiêu doanh nghiệp); ■ thời hạn hợp lý Ví dụ: Mục tiêu khơng cụ thể: Tầng kỹ quản lý thời gian Mục tiêu cụ thể: Dùng nhật ký thời gian để đánh giá việc sử dụng thời gian để xử lý khiếu nại khách hàng công ty Từ đưa giải pháp để tăng tốc độ xử lý khiếu'nại'của khách hàng lên 10% vào quý tới 89 Hãy tóm lược suy ngẫm Đ ể đảm bảo tính khả thi, k ế hoạch hành động, bạn nên đề xuất mục tiêu cần đạt không vân đề cần phải giải 2.3 Làm với kế hoạch hành động? Khi lập xong k ế hoạch hành động, bạn nên bắt tay vào việc thực Đừng để điều trì hỗn bạn! Trong q trình thực hiện, có yếu tố ảnh hưởng đến dự kiến bạn Bạn phân tích kỹ lưỡng ảnh hưởng trường hợp cần thiết, bạn đừng e ngại phải thay đổi số dự kiến kế hoạch hành động Nhưng lưu ý cuối bạn phải đạt mục tiêu đặt K ế hoạch hành động dành cho bạn Trừ bạn y cầu, không đánh giá, chấm điểm xem xét k ế hoạch bạn Hãy treo kế hoạch hành động nơi làm việc bắt tay thực ngay! Bạn nên xem xét lại k ế hoạch theo định kỳ (có thể hàng tháng) điều chỉnh k ế hoạch cần thiết Hãy xem lại: ■ phát huy tác dụng? ■ cần cải tiến? ■ làm để thực cải tiến đó? Khi thực xong kế hoạch hành động, bạn đừng nên vội vàng cất vào ngăn bàn Bạn nên dành chút thời gian để đánh giá việc thực kế hoạch hành động so sánh xem kết mà bạn đạt có mong mn hay khơng Điều giúp cho bạn tích lũy kinh nghiệm để thực thành công k ế hoạch hành động tương lai Đừng quên ghi nhận tiến mà bạn đạt Hãy ăn mừng thành cơng mình! 90 KẼ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Mục tiêu mà muôn đạt là: N h ữ n g v ấ n đ ề c ầ n g iả i q u y ế t K ế t q u ả th ự c t ế N h ữ n g v i ệ c c ầ n p h ả i m N g u n lự c c ầ n h u y đ ộ n g T h i g ia n t h ự c h iệ n Hãy tóm lược suy ngẫm Đáp án tự đánh giá Bài tự đánh giá 1 a Quản lý thời gian có nghĩa KIEM s o t tốt cách sử dụng thời gian đưa CÁC QUYẾT đ ịn h hợp lý cách sử dụng b Để trở thành nhà giải khủng hoảng, đơn giản KHƠNG LÀM GÌ HET Một khủng hoảng xảy khơng sớm muộn c Quản lý thời gian có nghĩa s DỤNG thời gian bạn THEO CÁCH TỐT NHẤT d Cách thoát khỏi cạm bẫy công việc xác định Ưu TIÊN, chọn MỰC TIÊU, đưa QUYẾT ĐỊNH Hai câu không là: c Để quản lý thời gian tốt hơn, cần nghĩ xem người khác muốn đạt tới điều ngăn cản đạt tới việc Lý do: để quản lý thời gian tốt hơn, cần nghĩ đến điều muốn đạt điều cản trở thực việc d Việc tránh xa khủng hoảng lẽ đương nhiên khơng thích thú với việc Lý do: nhiều người thích khủng hoảng, lẽ “đương nhiên”hơn coi khủng hoảng việc tránh khỏi Hai câu mô tả chất cạm bẫy công việc là: b bao gồm việc chữa cháy, cơng việc đơn điệu “đáp ứng địi hỏi”; c gây căng thẳng, bực bội, sai lầm bỏ qua hội; Những câu mô tả sai chất cạm bẫy công việc là: a cách làm việc lặp lặp lại khơng có lơi Lý do: Câu sai có cách để khỏi tình trạng d giúp nhận mục tiêu Lý do: Câu sai, ngược lại đúng; cạm bẫy công việc làm không nhận mục tiêu 91 Hãy tóm lược suy ngẫm Các nhà quản lý NHĨM trưởng có nguy vướng vào NHỮNG CẠM BÂY cơng việc, số CƠNG VIỆC ĐƠN ĐIỆU, người liên quan đối đầu với loạt CÔNG VIỆC buồn tẻ thường nhật Đ ể TH ựC HIỆN việc kiểm soát THỜI GIAN bạn tốt hơn, bạn cần dùng THỦ PHÁP thiết kế để giúp bạn thoát khỏi NHỮNG CẠM BẪY Trong trường hợp CÔNG VIỆC ĐƠN ĐIỆU, ĐÀO TẠO giải pháp, giúp cho bạn có kỹ để giải NHIỆM vụ thú vị Bài tự đánh giá Các giai đoạn trình định? THƠNG TIN MỤC TIÊU PHUƠNG Á n ĐÁNH GIÁ VÀ LựA CHỌN HÀNH ĐỘNG a Sử dụng thời gian khơng hiệu THĨI QUEN xấu Thói quen tốt giúp người s DỤNG THỜI GIAN TỐT HƠN b Có HIỂM h ọ a nhiệm vụ KHAN c ấ p n h u n g KHƠNG QUAN TRỌNG chiếm nhiều thời gian bạn c Nếu ẢNH HƯỞNG HAY KẾT q u ả nhiệm vụ thay đổi, mức độ quan trọng THAY Đ ổ i d Chỉ có bạn QUYẾT ĐỊNH cách ĐÁP ỨNG CÁC ĐÒI HỎI thời gian bạn e Bạn không ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU bạn lo đáp ứng đòi hỏi người khác f Nếu nhiệm vụ KHƠNG KHÂN CẤP, khơng thực g Câu hỏi: bạn có nên sử dụng THỜI GIAN cho nhiệm vụ KHƠNG KHAN c ấ p v k h ô n g q u a n t r ọ n g hay khônệ? h THỜI ĐIEM hợp lý nhâ't cho MỘT QUYẾT đ ị n h tùy thuộc vào việc có THƠNG TIN tốt nhâ't 92 Hãy tóm lược suy ngẫm i j Hiểm họa nhiệm vụ VỪA QUAN TRỌNG VỪA KHAN c ấ p khơng thực tốt KHI THỜI GLAN TRƠI ĐI khơng có ảnh hưởng đến mức độ quan trọng việc Ô nhanh âơn giản -Q u a n trọ n g Ơ lãng phí Ơ ưu tiên hàng đầu + Q u a n tr ọ n g Ơ lập kế hoạch a Một cơng việc tiến gần đến thời hạn cuối cùng: B b Một công việc trở nên quan trọng định ban quản lý: A c Một công việc chưa coi quan trọng, chẳng đáng thực việc lại chẳng có giá trị có thay đổi thứ tự ưu tiên: D d Một công việc tăng mức độ khẩn cấp lẫn mức độ quan trọng cách ngoạn mục: c Bài tự đánh giá Các bước gồm: ■ Bước 1: Liệt kê danh sách công việc bạn muốn làm (ví dụ cho ngày hơm đó) ■ Bước 2: Quyết định xem bạn giải cơng việc danh sách theo trình tự ■ Bước 3: Quyết định khoảng thời gian bạn dành cho cơng việc 93 Hãy tóm lược suy ngẫm a Liên quan đến trục trặc máy móc có nhiều điều bạn lập kế hoạch, bao gồm: bảo trì máy móc thường xun; xây dựng hệ thống hiệu đảm bảo sửa chữa nhanh máy móc bị trục trặc; nâng cao kiến thức người sử dụng máy để họ biết cách xử lý có trục trặc; thay th ế máy móc cũ b Đơi vắng mặt dự đoán trước - chẳng hạn hẹn gặp nha sĩ - cần báo trước Ngồi ra, bạn lên kế hoạch cho vắng mặt việc: ■ Bảo đảm nhân viên có kỹ giống nhau, để cơng việc thành viên nhóm thực thành viên khác, giúp làm giảm gián đoạn công việc gây vắng mặt ■ Tổ chức hệ thống cho phép thực việc thay th ế tạm thời việc vắng mặt trở thành vấn đề thương, xuyên c Các kế hoạch gần luôn tiến triển không dự kiến, trừ bạn lập kế hoạch trước cịn khơng bạn khơng thể kiểm sốt việc Cái khôn khéo linh động điều chỉnh kế hoạch hoan cảnh thay đổi Quản lý thời gian bao gồm: a Phân tích cách thức sử dụng thời gian bạn c Lập kế hoạch cho thời gian bạn cách hiệu Nó khơng bao gồm: b Học cách xử lý trường hợp có tai nạn xảy - dù việc có ích d Làm cho ơng quản lý bạn bị lúng túng với cucín nhật ký thời gian đồ thị quản lý thời gian - Ý đồ để gây lúng túng, mà đưa chứng xây dựng cách bạn sử dụng thời gian thê' Đáp án mọt sô'bài thực hành Bài Thực hành 15 Loại đòi hỏi đặt cho nhà quản lý hai trường hợp mơ tả sau: 94 Hãy tóm lược suy ngẫm ■ Đáp ứng đòi hỏi: ■ Một số lượng lớn đòi hỏi gồm nhiều loại khác ■ Nhiều đòi hỏi vấn đề nhỏ ■ Các đòi hỏi xuất phát từ ban giám đốc, nhóm làm việc người khác ■ Những k ế hoạch dài hạn bị bỏ qua ■ Công việc đơn điệu: ■ Một khô"! lượng lớn địi hỏi khơng địi hỏi thú vị ■ Các đòi hỏi phần lớn loại - khối lượng cơng việc lớn, khơng có nhiều thể loại công việc gặp giải khủng hoảng hay đáp ứng đòi hỏi ■ Các địi hỏi thường đặn dự đốn trước ■ Mục tiêu dài hạn bị bỏ quên Bạn suy điểm khác đòi hỏi đặt cho nhà quản lý này, hy vọng bạn đồng ý với điểm tồi đưa Bài Thực hành 23 Cơng việc vẽ tiến dần lên phía đồ thị hình này: + K h ẩ n cấp 95 Hãy tóm lược suy ngâm Đáp án kiểm ỉra nhanh Trả lời Định nghĩa bạn nên bao gồm từ “kiểm soát” “các định” - giống câu: “Quản lý thời gian có nghĩa kiểm soát cách bạn sử dụng thời gian định n ó ” Trả lời Bạn có lẽ đề cập đến việc “giải khủng hoảng” (hay cồn gọi việc chữa cháy), “đáp ứng địi hỏi” “cơng việc đơn điệu” Trả lời Chúng ta định nghĩa ưu tiên hàng đầu việc khẩn cấp cần giải tức khắc; quan trọng cần đặc biệt ý hay đặc biệt lưu tâm; vừa quan trọng vừa khẩn cấp: cần thực thực tốt; phải thực trước tâ^t việc khác Khủng hoảng “một việc tình trạng có tính định, địi hỏi có hành động khẩn cấp, kết có ảnh hưởng định làm cho việc tốt đẹp hay tồi tệ đi” Nhiều người sử dụng thuật ngữ với nghĩa, có khác nhau, khủng hoảng nghiêm trọng mang tính định Trả lời Câu sai Bạn nhận khơng nhận bạn có vấn đề việc quản lý thời gian bạn, thường bạn khơng nhận Trả lời Bạn đề cập đến: căng thẳng, sai lầm, mệt mỏi phí tổn cao Trả lời Điều thứ ba “ra định” Trả lời “Thơng tin” có nghĩa thu thập tất kiện bạn thu thập kiểm tra lại xem chúng có khơng trước bạn bắt đầu Trả lời “Đánh giá lựa chọn” có nghĩa bạn nghĩ tới kết phương án đề xuất trước bắt tay vào hành động Trả lời Ví dụ cho sách người cương tạo lập thói quen dành thời gian ngày cho hoạch định kế hoạch dài hạn Bạn có ví dụ khác Trả lời 10 Một việc khẩn cấp địi hỏi ý 96 Hãy tóm lược suy ngẫm Trả lời 11 Một việc quan trọng có ý nghĩa hay kết cục đáng kể Trả lời 12 Hiểm họa không thực tốt công việc Trả lời 13 Hiểm họa làm việc mà việc chẳng đáng để thực Trả lời 14 Nhà quản lý nhóm chuyên làm việc chung; nhà quản lý phải liên hệ với nhiều người cơng việc; nhà quản lý có liên quan đến dự án dài hạn; nhà quản lý có trí nhớ Trả lời 15 Trong việc lập kế hoạch, xác định việc quan trọng Khi kế hoạch bị gián đoạn việc khơng lường trước, phải có định đưa ra: việc nảy sinh có quan trọng khẩn cấp việc lên kế hoạch trước không? Nếu không lập kế hoạch từ đầu, định đưa khó khăn tâ't việc khơng lường trước Đáp án tập tình Để trả lời câu hỏi 1, bạn cần nhớ lại loại cạm bẫy mà thảo luận Phần A sách Sẽ hữu ích bạn sử dụng kinh nghiệm thực tế để phân tích trả lời câu hỏi Đối với câu 4, 6, bạn cần xem lại Phần B c Bạn nên phân tích tình theo nhiều góc độ khác theo quan điểm bạn Thoa Dưới câu gợi ý để bạn tham khảo Bạn không nên lo ngại bạn có câu trả lời khác Đây gợi ý có tính hướng dẫn Rõ ràng Thoa có vấn đề quản lý thời gian Cô trả lời “Không” khách hàng lợi dụng điểm yếu Thêm vào đó, Thoa lại thích thú với việc trở thành trung tâm ý người thiếu Cơ có thói quen sấn lịng giúp đỡ người khác mà không hỏi xem việc có liên quan tới nhiệm vụ hay không Bằng việc thực nhiệm vụ không thuộc cơng việc giao, 97 Hãy tóm lược suy ngâm khơng hồn thành tốt nghĩa vụ khơng giúp đỡ khách hàng thực cần giúp đỡ lĩnh vực cô Trong kiểu cạm bẫy, trường hợp Thoa giơng với cạm bẫy ‘đáp ứng địi hỏi’ Thời gian cô bị lấp đầy cơng việc khơng cần thiết chẳng cịn thời gian để lên kê hoạch công việc làm cơng việc thuộc phạm vi trách nhiệm Rõ ràng với việc tiếp tục trả lời câu hỏi không liên quan đến lĩnh vực minh khơng có đủ kiến thức quyền hạn để trả lời thông tin nên câu trả lời Thoa khơng thể đảm bảo tính xác Điều làm khách hàng khơng hài lòng Thêm nữa, liên tục trả lời thơng tin khơng liên quan nên ngồi việc lãng phí nhiều thời gian, đường dây điện thoại cô bị tắc nghẽn khách hàng thực cần tới cô lại liên lạc Nếu yêu cầu khách hàng không đáp ứng không thoả mãn, họ than phiền đơn giản tìm đến doanh nghiệp khác v ề thân, lúc đầu người quý mến nhiệt tình cô Song, người ‘đổ hết việc lên đầu cơ’, khơng thể hồn thành yêu cầu trở nên uy tín với người Sức khỏe tinh thần bị giảm sút ln tình trạng cơng việc q tải Cơ khơng cịn thời gian để suy nghĩ kế hoạch dài hạn cho phát triển nghề nghiệp Sau ba phương án gợi ý cho trường hợp Thoa: a Yêu cầu Thoa thực việc ghi nhật ký thời gian làm việc cô ta vồng tuần Thảo luận với cô k ế hoạch dài hạn doanh nghiệp có liên quan đến công việc cô cách thức phân bổ thời gian hợp lý cho công việc Nếu k ế hoạch chưa lập, yêu cầu Thoa tiến hành đặt mục tiêu, xây dựng chương trình hành động gửi cho xem xét Với tư cách người quản lý trực tiếp, hướng dẫn, đôn đốc trợ giúp cô việc thực 98 Hãy tóm lược suy ngẫm b Cùng Thoa xác định mục tiêu cần thực Trên sở tiến hành lập danh mục công việc cần thực Thảo luận với cô thứ tự ưu tiên công việc thời gian cần thiết cho cồng việc Sau Thoa lên kế hoạch làm việc Tiếp tiến hành việc kiểm tra, giám sát đưa hỗ trợ cần thiết để Thoa thực tốt kế hoạch c Đề nghị lắp hệ thông tổng đài điện thoại cho văn phịng Thay gọi trực tiếp, khách hàng gọi tới phận cần thiết qua lễ tân tổng đài hệ thống chuyển máy tự động Lễ tân tổng đài hệ thống tự động hướng dẫn khách hàng đến người họ cần Ưu nhược điểm phương án: a Ưu điểm: ■ kế hoạch không chiếm nhiều thời gian tơi ■ Thoa nhận thấy sử dụng thời gian không suy nghĩ việc ■ Thoa phát huy ưu tự chủ động lên kế hoạch làm việc Hạn chế đòi hỏi: ■ việc ghi nhật ký khơng thực Thoa khơng có thời gian để làm (như trước đây) ■ Thoa cảm thấy chán nản biết làm việc khơng hiệu ■ Thoa khơng biết cách lên kế hoạch làm việc cho thân ■ khó tự thay đổi thói quen xẩu đáp ứng địi hỏi không cần thiết từ người khác thời gian ngắn b Ưu điểm: ■ phát triển kỹ quản lý thời gian cách có hiệu cho Thoa ■ vấn đề giải triệt để ■ Thoa cảm thấy thoải mái, thoả mãn công việc tiến triển tốt Nhược điểm địi hỏi: ■ tơi nhiều thời gian ■ tơi phải có kỹ quản lý thời gian tốt 99 Hãy tóm lược suy ngẫm c u điểm phương án hệ thống làm việc phục vụ tốt đòi hỏi từ khách hàng Tuy nhiên nhược điểm là: ■ tốn tiền để đầu tư; ■ không phát triển nhân viên; ■ vấn đề tương tự nảy sinh Nếu đòi hỏi khách hàng tương đối nhiều đầu tư hệ thống trả lời điện thoại hướng dẫn khách hàng tự động cần thiết, kết hợp hai phương án (c) (b) tơi có hệ thống làm việc hữu hiệu đồng thời có nhân viên có kỹ cao để đạt tới mục tiêu doanh nghiệp hiệu N ếu đòi hỏi từ khách hàng không nhiều đầu tư hệ thống trả lời điện thoại hướng dẫn khách hàng tự động chưa thực cần thiết chọn phương án (b) 100 QUẢN LÝ THỜI GIAN K H I M Ỗ I NG ÀY C H Ỉ CÓ 24 GIỜ Chịu trách nhiệm xuất Tiến sĩ QUÁCH THƯ NGUYỆT Biên tập Bìa KIẾN HUY TRÍ ĐỨC Sửa in KIẾN HUY Kỹ thuật vi tính THU HÀ NHÀ XUẤT BẢN T R Ẻ 161B Lý Chính Thắng - Quận - TP Hổ Chí Minh ĐT : 9316289 - 9316211 - 8465596 Fax : 08.8437450 E -m a il: nxbtre@ hcm.vnn.vn CHI NHÁNH NHÀ XUẤT BẢN T R Ẻ TẠI HÀ NỘI SỐ 20 ngõ 91 Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội ĐT : (04) 7734544 Fax : (04) 7734544 E -m a i!: vanphongnxbtre@ hn.vnn.vn Khổ 16 X 24cm, Số 20-2006/CXB/260-272/ĐKKH/Tre Quyết đinh xuất số: 238A/QĐ-Tre, ngày 15 tháng 02 năm 2006 In 1.000 cuốn, Nhà in Thanh Niên, 62 Trần Huy Liệu - Q Phú Nhuận - TP HCM In xong nộp lưu chiểu tháng năm 2006 ... Những ưu tiên Đồ thị quản lý thời gian Những ô phần tư đồ thị quản lý thời gian Tóm tắt Suy ngẫm Phẩn c- Bắt thời gian phục vụ bạn Dần nhập Nhật ký thời gian Lập kế hoạch cho thời gian bạn Lập danh... vừa nhắc đến Quản lý thời gian nghĩa gì? Chúng ta bắt đầu việc xác định xem muốn nói sử dụng cụm từ ? ?quản lý thời gian? ?? Tất thời gian đâu ? Thực hành phút Bạn hiểu ? ?quản lý thời gian? ?? nghĩa gì?... gây nhiều tốn cho doanh nghiệp b Quản lý thời gian có nghĩa xử lỷ vấn đề nảy sinh làm việc tải Nó có nghĩa tìm thời gian để tận dụng hội sẩn có c Để quản lý thời gian tốt hơn, cần nghĩ xem người