Tổ chức công việc hiệu quả 24 bài học về đặt mục tiêu, lập ưu tiên và quản lý thời gian bản thân ken zeigler

LANG DANH CHO NHA QUAN LY KEN ZEIGLER To chufc cong viec hieu qua GETTING ORGANIZED AT WORK bai hoc ve dat m uc tieu, lap tfu tien va quan ly theft gian ban than NHA XUAT BAN TONG HOP THANH PHO HO CHI MINH “Tôi ngạc nhiên nhiều khoá học quản lý thời gian bàn vê khả thay đổi thời gian thực Tơi lại cho “Hãy nắm lấy thực tìm hiểu xem bạn làm điều để tận dụng thực đó” “Vấn đề mấu chốt tà hành động Hãy lựa chọn ý tưởng chiến lược phù hợp với thân Sau bắt tay vào hành động vận dụng ý tưởng chiến lược dó cách có hiệu quả” KEN ZEIGLER Người dịch: TRẦN PHI TUẤN Giảng viên khoa Ngữ văn Anh - Trường ĐH KHXH&NV TỔ chức B GETTING ORGANIZED AT WORK học vê đặt mục tiêu, lập ưu tiên quản lý thời gian thân Education NHÀ XUẤT BẢN TỔNG Hộp THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Muc luc trang Lời giới thiệu TỔ chức để đạt thành cơng! Hãy kiểm sốt thời gian ngày bạn 10 Xác lập mục tiêu * 12 Hãy suy nghĩ m ột cách thực tế 14 Lập k ế hoạch công việc 16 Đừng lưỡng lự 18 Dùng danh sách chủ 21 Hãy quản lý danh sách chủ bạn 24 Sử dụng danh sách ngày 26 Lập k ế hoạch cho làm việc hiệu 28 Đặt ưu tiên 31 Hãy nêu cụ th ể bàn bạc 34 Tập trung 36 Hãy dành thẽm thời gian cho thân 38 Chinh phục bàn làm việc 40 Kiểm soát bàn làm việc 42 Hạn chê' chen ngang ' 45 Quản lý e-mail 48 Làm chủ việc gửi e-mail 50 Quản lý gọi đến 53 Kiểm soát gọi 55 ủ y thác 57 Hoạch đinh họp hiệu 60 Lên lịch họp cách khéo léo 62 Điều hành họp hiệu 64 Lời giới thiệu /V hữ ng th c h thứ c m c c n h q u ả n lý p h ả i đ ố i m ặ t m ột n ề n k in h t ế m đ ầ y thay đ ổ i b iế n động, n h ấ t k h i Việt N am th am g ia v o tiến trình tồ n c ầ u h ó a đ ã đ ặ t nhữ n g vẩn d ề c c h thức tổ chi'(c cô n g v iệc c c c qu an , tổ chức, c ả n h nư ớc lã n tư n h â n C uốn s c h T ổ ch ứ c c ô n g việc h iệ u qu ả m N h x u ấ t b ả n T ổn g h ợ p TP H C h í M in h p h ố i h ợ p với N h x u ấ t b ả n M cG raw —H ill x u ấ t b ả n tạ i Việt N am m ột n hũ n g c ẩ m n an g c h ỉ d ẫ n n hữ n g c c h thứ c t ổ ch ứ c côn g việc, từ v iệc h o c h đ ịn h c c m ụ c tiêu, thiết lậ p thrì tự í tu tiên côn g v iệc ch o đ ế n v iệc q u ả n lý s ắ p x ế p thời g ia n s a o ch o h iệu q u ả Cuốn s c h m ột ch u ỗ i b i học, kin h n g h iệm đ ú c k ế t c ô đọng, đủ n g ắ n đ ể c h o c c n h q u ả n lý vốn thiếu thời g ia n có t h ể n ắ m b ắ t d ễ dàng, cũ n g đủ d i đ ể c h o c c n h lã n h đ o c ó t h ể vận dụ n g v o ch ín h h o n c ả n h cụ t h ể củ a côn g tỵ tổ ch ứ c m ình S ách n ê u nhữ n g k in h n g h iệm c c h thứ c x c lậ p m ụ c tiêu, c c h suy n g h ĩ đú n g đ ắ n , k h ô n g đ ặ t q u n h iều kỳ vọng n hư n g k h ô n g tự đ n h g iá th ấp k h ả C uốn s ch c h ỉ d ẫ n vè c c h sứ clụtiq h iệ u q u ả thời g ian , đ ặ c b iệt m ột n ền k in h t ế đ ầ y rẫ y "văn h o h ộ i h ọ p ” c h iế m n h iều thời g ia n lạ i tạ o h iệu q u ả Từ n h ĩìn g c c h s ắ p x ế p b n làm việc, c h o đ ế n m ụ c tiêu, k ế h o ch , d ự n lớn; từ v iệc k iể m s o t c c c u ộ c g ọ i đ iệ n thoại, gử i e m a il c h o đ ế n v iệc s ắ p x ế p ỉ tu tiên, lú nhữ n g lời k h u y ên b ổ ích thời g ia n n o n ê n làm v iệc n ào, c c h đ ố i p h ó với n hữ n g vị k h c h k h ô n g m ời m đ ế n 6+ G etting Organized at Work T ổ c cô n g việc h iệu m ột sách cầ n thiết hữu ích d n h ch o m ọi ngitờỉ, từ viên c qu ản lý ca o cấ p ch o đ ế n c c n h â n viên nhỏ m ột Cồng ty h ay tổ chiỉc, từ c c qu an n h nước ch o đ ế n c c tổ c tư n h â n h ay c c công ty kin h doan h B iết tổ c côn g việc m ột cá ch h iệu qu ả b iến khoản g thời g ia n tiếng đồn g h m ột ngày thành khoản g thời g ian hữu ích, trọn vẹn cơng việc lẫn riêng tư TRẦN PHI TUẤN Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả ♦ To clitic tie tiat cong M v c tieu cua cuon sach la nhhm mang lai nhdng ldi khuyen, cong cu, y tudng va chien ldpc ma ban co the dng dung va nh in tha'y dupe sd tien tritm nhanh chong d mot mdc nao ca d nha lSn ncii cong sd Cuon sach se giup ban sd dung b it cd he thong lam viec nao dang dupe ban sd dung cf thdi didm hien tai mot each co hieu qua hefn Rat nhidu nhdng khoa hoc vd quan ly thdi gian ban ve cac kha n in g thay doi thdi gian va hien thifc Dieu dvfdng nhu la phi thiic te Thay vl hanh dong nhu1loai ca hoi cu1mai boi ngtfpc dong, thi hay xuoi theo dong nude - nhifng them vao cac nguyen tdc va kd hoach to chdc Cuon sach dupe viet nh;lm de cho ban phan tich viec sd dung thdi gian cua ban va tra ldi cho cau hoi: T s a o ban lai lam d ieu ban dang lam k h i ban dang lam dieu do? Hay theo ba bude sau: Hay theo doi thdi gian cua ban (cS cong viec lSn cua ca nhan) vong mot tudn 16 Dieu co thd khidn ban cam thdy ngac nhidn ban nhdn thSty cac cong vice va hoat dong chiem bao nhieu thdi gian cua ban Sau do, hay phSn tich nhdng phat hien cua ban mdi tim dupe Xac dinh b it ky hoat dong nao khong edn thie't de xoa bo khoi thdi gian cua ban 3- Hay tim hodc tao nhdng khodng thdi gian ma ban tarn ngUng de tien hanh lam cac hoat dong hay cong viec dupe danh gia § ♦ Getting Organized at Work cao Đơi cơng việc hoạt động bị trì hỗn thứ tương đối quan trọng hay chí khơng thật cần thiết Một bạn theo dõi thời gian bạn vòng khoảng tuần lễ, bạn nhận thấy mơ hình hoạt động, cơng việc, ngắt qng việc dự kiến Một bạn nhận thấy mơ hình đó, bạn dùng chiến lược bàn đến sách nhằm để giải cơng việc cách có hiệu Vấn đề mấu chốt hành động Hãy lựa chọn hai ba ý tưởng hay chiến lược thời điểm tiến hành thực ý tưởng hay chiến lược chúng trở thành thói quen Sau chọn lựa thêm hai ba ý tưởng hay hành động thực điều trở thành thói quen Cứ thời điểm kết thúc tuần, hỏi thân bạn liệu bạn làm điều tốt tuần Bên cạnh đó, xác định có hai khía cạnh việc tiết kiệm thời gian: • Cải thiện kỹ quản lý thời gian bạn • Huấn luyện cho người khác nhàm mục đích kỹ quân lý thời gian họ không ngược với kỹ quản lý thời gian bạn Cuôn sách dành cho người mh trở nên có hiệu hơn, làm dược nhiều việc khoảng thời gian hơn, có stf cân sơng thân” Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả ♦ Hãy kiểm soát thời gian ngày bạn c uộc sống bạn giống gánh xiếc Bạn người điều khiển thú bạn thú điều khiển Bạn quản lý thời gian ngày bạn thời gian ngày quản lý bạn vấn đề tính kỷ luật Nhằm để kiểm soát thời gian ngày mình, bạn cần phải: • Thay đổi q trình suy nghĩ Bạn có nhiều kiểm sốt tưởng, bạn cần phải bắt tay vào hành động thương thảo phương cách xuyên suốt qua ngày • Hãy nhẫn nại Bạn cần phải giảm bớt nhịp độ lại, thay chạy quanh quẩn gà mắc tóc • Hãy học thêm tính kỷ luật Hãy xác nhận “Tất vật ln có thời gian nơi chốn đó” Nếu khơng có tính kỷ luật, bạn đứng từ công việc trông sang công việc suốt ngày tồn băn khoăn “Ngày hơm trơi đâu?” Sau vài ví dụ việc bạn kiểm sốt thời gian ngày Huấn luyện người khác trở nên hiệu việc ỔƯ3 yêu cẩu cùa họ: Cho dù bạn có kỹ quản lý thời gian thành thạo, đồng nghiệp bạn khiến cho sống bạn gặp khó khăn kỹ quản lý thời gian cỏi họ c h o dù họ gọi điện thoại, ghé văn phòng hay gửi qua email cho bạn họ cần phải nên cung cấp đầy đủ thông tin cách cụ thể nhằm bạn hỗ trợ họ cách có hiệu + Gelling Organized at Work thiện khả hay hiệu suất làm việc bạn, hay mang lại lợi ích kiến thức thêm với niềm tin • Đừng ủy thác công việc hay dự án chưa xác định rõ ràng có nguy rủi ro hay thất bại hay cơng việc địi hỏi phải có tham gia lãnh đạo hay định Khi đưa ủy thác, chọn người việc Bảo đảm người chọn phải có kinh nghiệm, đào tạo thích hợp và/hoặc có kiến thức cơng việc Nêu lý bạn chọn người cơng việc lại có tầm quan trọng Hãy ủy thác tồn cơng việc, - khơng phải điều mà bạn không muốn làm Nếu cơng việc q khó người nhân viên đó, bắt đầu mảng nhỏ cơng việc Xác định cơng việc cụ thể hóa kết mong muốn kỳ vọng cơng việc Cung cấp hướng dãn ví dụ mong đợi, cách thích hợp Hãy ấn định thời gian bắt đầu thời điểm kết thúc Hãy cho phép khoảng thời gian thích hợp Lên lịch họp khoáng thời gian ủy thác để bàn tiến triển vấn đề không lảng vảng kiểm tra người nũm phút lần Hãy tin tưởng họ Bâo đảm người nhận ủy thác nắm bắt công việc hay dự án giao Hãy trả lời câu hỏi Cuối cùng, quan trọng nhất, trao cho họ quyền cần thiết để hồn thành cơng việc Tại thời điểm kết thúc công việc, thảo luận kết với người ủy thác Khen ngợi họ kết đạt được, thảo luận vấn đề đưa phản hồi mang tính xây dựng Để ủy thác cách khéo léo, làm sau: Uy thác - đừng gạt bỏ: Hãy giao quyền tạo động lực thúc đẩy nhân viên, ủ y thác hình thức cao việc tạo động lực Cho thấy tin tưởng bạn: Khi bạn ủy thác, nói cho người nhân viên biết bạn có niềm tin vào họ - sau + Getting Organized at Work cho thấy điều cách cho phép người tự nhận trách nhiệm cơng việc Một phần trách nhiệm ỉà tìm liệu có câu hỏi hay vấn đề xuất hay không Đừng quân lý theo kiểu lặt vặt Hãy theo ơõi công việc: Dùng lịch công tác hay Danh sách chủ bạn để giữ theo dõi với công việc mà bạn ủy thác “Ln có v ĩ nhân khiến cho người khác cảm thấy họ nhỏ bé Nhưng vĩ nhân thật phải người khiến cho người khác khiến họ cảm thấy v ĩ nhân ” - Ngạn ngữ Trung Quốc Tổ Chức Công Việc Hiệu Quả+ Hoạch định họp cách khéo léo i quen thuộc với đặc điểm họp không hiệu Thời gian lâu Hầu hết không cần thiết Các họp khơng lên chương trình Người tham dự họp khơng có chuẩn bị Người dự họp khơng hợp tác với Người tham dự rời họp với tâm trạng thất vọng Việc triển khai vấn đề đề họp thực hiệu Chúng ta cải thiện họp cách hoạch định chương trình họp cách khéo léo Hãy đạt câu hỏi liệu họp có thật cần thiết hay khơng? Đó câu hỏi câu hỏi quan trọng Tại lại phải họp? Trong họp, có ba mục đích bản: cung cấp thơng tin, giải vấn đề hay định người động não đóng góp ý kiến Hãy tính tốn chi phí họp Liệu có cách khác mà vãn phục vụ mục đích bạn không? Hãy can nhắc giăi pháp thay chẳng hạn, mục đích hợp cung cấp thông tin, chẳng hạn tin tức báo cáo, giải pháp email hiệu Chỉ có nguyên họp Điều dường rõ ràng, nhiều họp “là họp thường kỳ” - hàng tuần hay chí hàng ngày, thời gian, nơi chốn, Thường kỳ lý để tiến hành họp + G e ttin g Organừeơ at Work Nếu bạn định cần thiết phải tiến hành họp, sử dụng mục đích nêu để xác định phải mời ai, diễn thời gian lên lịch cho họp Chỉ mời tham dự họp người cần phải có mặt mà thơi Sau đó, nêu lên cho người biết bạn lại mời họ tham dự Những người tham dự họp có trách nhiệm cao việc chuẩn bị tham dự họp Xác định vấn đề cần phải bàn thảo, cách giải vấn đề nào, thời gian giải Thời gian buổi họp cần phải tùy thuộc vào mục đích cửa họp Nói chung, tìm cách tiến hành họp 90 phút, vốn quãng thời gian tập trung trung bình người Sau số đề xuất thêm để tiến hành buổi họp: Đặt vân đề vê' phiên họp thường kỳ: Nếu bạn tham dự họp, nghĩ lý Lề thói vừa lợi vừa hại Các họp thường kỳ diễn tốt đẹp hiệu quả; họp thường kỳ bình thường lại phí phạm thời gian khiến cho người tham dự chán ngán Nắm lý bạn tham dự họp: Khi người tham dự vào họp tìm hiểu xem người ta mong đợi bạn Bạn cử người khác thay cho bạn không cung cấp thông tin theo cách khác? Bạn cần tham dự phần họp hay không? Tư “đầu tư”: Các họp thực tốn tiền Nếu người tham dự họp có suy nghĩ mặt số tiền theo tỉ lệ phút một, họ đầu tư nhiều ý tưởng lượng cho họp, nhằm biến họp trở nên hiệu hợp lý hơn, để thu lại đầu tư vào “90% doanh nhân hỏi nói khoảng nửa thời gian họ họp tẽ sử dụng cách hiệu Trung bình nhân viên di khoảng 31 tiếng dồng hồ tháng họp không hiệu ” Tổ Chức Công Việc Hiệu Q uả* Ố I Lên lịch họp mơt cách khéo léo IVÍột bạn vạch chương trình cho họp, ấn định thời gian bắt đầu thòi gian kết thúc Đừng lên chương trình họp ngày: họp có khuynh hướng tổ chức khơng tốt, kéo dài thời gian đạt hiệu Hãy kiểm tra lịch làm việc người tham dự họp đừng tiến hành họp bạn trước sau họp khác Nói chung họp tốt nên tiến hành vào buổi chiều Những người tham dự có khuynh hướng chuẩn bị tốt hơn, họ dùng thời gian ăn trưa để chuẩn bị Họ thường quên bốn tiếng đồng hồ làm việc họ không bị nhãng việc tập trung vào họp Hơn hết, đừng lên lịch họp hoạt động ngày vào ngày thứ hai chiều thứ Sáu thích hợp nhất; bạn muốn tổng kết lại tiến độ tuần tiếp tục kêu gọi người làm việc theo lịch trình tuần Tôi đề nghị với bạn lên lịch họp vào thời điểm lẻ, chẳng hạn 2:10 thay 2:00 Đối với nhiều người, 2:00 có nghĩa “trên 2:00”, 2:10 có nghĩa “2:10” rõ ràng Hãy lập chương trình họp Hãy nêu mục đích thạt rõ ràng; cụ thể người tham dự tập trung Hãy vận dụng nguyên tắc veggie nhằm đạt ưu tiên cho lịch họp Hãy lên lịch cho điểm nội dung Cung cấp chương trình họp trước ngày, người tham dự có thời gian chuẩn bị Hãy giao nhiệm vụ cho người tham dự Sau số khả năng: