Xử lý tình huống xấu trong kinh doanh phương thức lãnh đạo cuộc họp frances micale; nhân văn biên dịch

THƯ VIỆN C E S ĐẠI HỌC NHA TRANG Đ M I C A L E Nhân Văn (biên dịch) 658 M 300 F XỬLÝ TÌNH HUỐNG XẤU K IN H D O A N H PHƯƠNG THỨC LÃNH ĐẠO HỌP r N h ữ n g đ iề u cầ n b iế t k h ỉ g ặ p th ấ t bại K T ầ ' í í THU VIEN DAI HOC NHA TRANG 1000017282 NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI FRANCES MICALE Nhân văn (Biên dịch) XỬ LÝ TÌNH HUỐNG XẤU TRONG KINH ỮOHNH PHƯƠNG THỨC LÃNH ĐẠO c u ộ c HỌP NÍIÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI LỜI NÓI ĐẦU Mọi thành cơng trơng dễ dàng T ất nghe câu nói nhiều lần Chúng ta thường có suy nghĩ thấy vận động viên, diễn viên hay nghệ sĩ thể khả họ “một cách đơn giản chẳng chút công sức.” Khi tơi nhìn thấy cảnh tượng này, tơi thường tỏ khâm phục chí bị chống ngợp trước khả họ Tơi thấy th ật may mắn chứng kiến tài Cảm giác giống chứng kiến Francie Micale chủ trì họp Khi bắt đầu phiên họp, người nhanh chóng ý vào vấn đề chuyên môn trao đổi thẳng thắn với số, kiện quan điểm riêng Điểm đặc biệt họp tấ t người cảm thấy dễ chịu chủ trì chuyên gia tài giỏi Điều cho phép họ thể khả mức cao Khi đọc sách này, tơi nhớ cách vài năm, Francie chủ trì họp Tơi nghe Francie nói chuyện với người thành viên có thâm niên ngành công nghiệp xây dựng Chỉ vài phút, cô gây dựng tín nhiệm “hội người cao tuổi” Tất nhiên phủ nhận vẻ đẹp nét duyên dáng Francie tấ t cả, người bị cô thu hút khả lãnh đạo cách chủ trì họp cách tài tình Mục đích sách cho bạn cách thức để thu phục người họp giống Francie làm Là nhà tư vấn quản trị quốc tế, tơi thấy có r ấ t người Francie lớp cô ấy; Francie thực hành giảng dạy cho người T ất bạn phải làm nghiên cứu Vâng, ý nghiên cứu sách ứng dụng học cho họp k ế tiếp Tơi bảo đảm bạn áp dụng kỹ thuật bạn chủ trì họp th àn h công bạn cảm thấy rấ t vui làm điều Các th àn h viên họp chắn phải lên: “Cuộc họp th ậ t tuyệt vời! Chúng ta trọng tâm vấn đề Chính người chủ trì phiên họp làm điều đó.” Peter A Land Chủ tịch Hiệp hội Peter A Land LỜI GIỚI THIỆU Trong suốt năm cuối thập kỷ 70, làm việc chuỗi siêu thị Food Giant Atlanta Vào thời điểm đó, chúng tơi có 80 cửa hàng tạp hóa miền Đơng Nam Tơi phụ trách nhóm huấn luyện nên phải làm việc văn phịng liên hiệp công ty Vào sáng thứ sáu, sếp gọi tơi vào phịng nói ơng có số tin xấu Tơi biết có điều tồi tệ xảy vẻ m ặt vui vẻ tự tin thường ngày sếp biến m ất để nhường chỗ cho sắc mặc xám ngoét, ông bảo công ty không đủ tiền để chi trả cho đội ngũ huấn luyện nên tơi tồn nhân viên phải việc Đây cú sốc lớn lẽ khơng nên xảy Chúng tơi m ất dần thị trường đóng cửa số cửa hàng bán chúng cho tư nhân Tôi nghe chủ số cửa hàng xì xào sách gần cơng ty khơng hỗ trợ cho họ đến gần với khách hàng Điều xảy cách dây vài năm Tôi khuyến khích người nói thẳng nghi ngờ cho nhà quản lý Trên tất ý kiến người gần gũi với khách hàng cần lắng nghe! Tuy nhiên, giống kẻ mang dầy tội lỗi người kìm lịng khơng đồng ý nói thật Tôi phải tham dự họp hàng tuần với có mặt nhà quản lý cấp quận ngài phó chủ tịch Tơi nói quan điểm ngồi im lặng để lắng nghe Nếu người quản lý cửa hàng dám can đảm nói lên th ật suốt họp việc có lẽ thạy đổi cơng ty đưa sách khác phù hợp Nhưng tổ chức hoạt dộng mà thiếu ý kiến đóng góp nhân viên nhà quản lý khơng th ể làm khác để thay đổi cục diện vấn đề Đó m ột lý khiến viết sách này! Tôi muốn động viên người làm kinh doanh m ạnh dạn tổ chức họp nhằm thu thập ý kiên đóng góp người Chỉ th ế họ tìm giải pháp tốt n h ấ t cho doanh nghiệp HÃY X EM TRỌNG CÁCcuộc HỌP Nếu người không xem trọng họp họ m ất quan tâm Khi đó, họ tìm cách để chuồn ngồi chí tạo lý để biện hộ cho hành dộng Chẳng h ạn “tơi có việc quan trọng phải làm ” Để chủ trì họp có hiệu gây ảnh hưởng lên người, bạn cần phải trọng đến cách thức trìn h bày Nhưng th ậ t khơng may, cách mà người thường làm n h ất lại th an phiền họp Tôi khảo sá t ý kiến rấ t nhiều cấp bậc lãnh đạo cơng ty, từ phó chủ tịch chủ tịch vị trí quản trị khác họp Kết cho thấy chuyên gia kinh doanh cảm thấy khơng hài lịng với họp họ Khi hỏi họp có thường mang lại k ế t hay không, hầu hết trả lời mức dộ 3,5 Tức nằm khoảng “thỉnh thoảng” “thông thường” Những người tham gia khảo sá t cho biết thời gian họp thường chiếm khoảng 25% thời gian làm việc tuần, thế, họp không mang lại kết ảnh hưởng rấ t nhiều đến thành công doanh nghiệp Tại công ty lại tổ chức nhiều buổi hội họp? Trong thời buổi kinh tế thị trường, doanh nghiệp phải thường xuvên tự dổi để đứng vững cạnh tranh Thay đổi cải tố trình diễn thường xuyên Động thái giúp cho thành viên doanh nghiệp nhận định tình hình địều chình cách thức làm việc cho phù hợp Tuy nhiên “chín người mười ý” nhà lãnh đạo phải nhóm họp để rút ve ý tưởng sáng suốt hiệu cho công ty Việc tiếp nhận ý kiến nhân viên góp phần làm tăng mức độ quản lý doanh nghiệp Hầu hết nhà kinh doanh hiểu điều khảo sắt cho thấy họp thu hút suy nghĩ người nhiều Họ nhận việc họp hành thúc đẩy nhân viên làm việc hăng sav nỗ lực nhiều Nhân viên khuyến khích để phát huy hết khả giúp cho doanh nghiệp phát triển Những họp động lực để thúc đẩy điều dó NHỮNG QUYẾT ĐỊNH CỦA ĐỘỈ mũ Heribert Stumpf, nhà quản lý thương mại tập đoàn Siemens ỏ Atlanta, Georgia đã' nói mơi trường kinh doanh ngày sau: Môi trường kinh doanh hôm khốc liệt trước nhiều Một người 'không đưa định sáng suốt Trong nhiều tình huống, đóng góp ý kiến thành viên giúp cho doanh nghiệp phát triển hiệu môi trường hôm Vì họp rấ t cần th iết cho doanh nghiệp nên tính hiệu phải đặt lên hàng đầu Khảo sát cho thấy có ba lý khiến cho họp khơng mang lại k ết tốt: Các thành viên khơng nắm bắt tồn chương trình Cuộc họp khơng có chủ đề rõ ràng Khơng có hợp tác họp Hầu h ết lý quy trách nhiệm người chủ trì họp Chính thế, người lãnh đạo phải biết dược vai trò chức quan trọng m ình họp th iết yếu Thông thường, họp ý đến hai vấn đề qhính: chia sẻ thơng tin hay đưa định Mỗi vấn đề yêu cầu người chủ trì họp có kỹ n h ấ t định Chia sẻ thông tin yêu cầu người chủ trì họp phải thể khả dẫn dắt người nghe việc đón nhận thơng tin Đây kiểu họp hành truyền thống mà người Mỹ thực hàng nhiều năm qua Người chủ trì họp xuất để loan truyền thông tin định dành cho đám đông tham dự Anh ta người định hướng cho thành viên phương thức làm việc Những thơng tin thường trình bày họp với nội dung: • Cơ cấu cơng ty • Chỉ định m ột công việc hay trách nhiệm mứi • Tuyên bố định ban lãnh dạo • Một sách mứi Những th àn h viên tham gia việc lắng nghe thông tin ban ngành m cơng tác Những họp kiểu rấ t cần thiết khơng mang lại hiệu tính cam kết Mọi người đến tham dự họp để thu thập thêm thông tin trở về, làm cơng việc mà trả lương mà thơi CỊN NHỮNG CUỘC HỌP CỦA NHÂN VIÊN THÌ SAO? Những họp nhân viên thường gây phản ứng tiêu cực Mọi người than phiền với họ phải làm việc nhiều, bị sếp chèn ép thơng thường lãng phí thời gian Đừng tổ chức họp nhân viên thường xuyên mà nên lên lịch trình chặt chẽ Điều giúp bạn tập trung vào vấn dề trọng tâm Hãy yêu cầu thành viên luân phiên đóng vai trị người chủ trì họp Những ý kiến đóng góp người bàn bạc họp Những họp để đưa định thường mang tính chất quan trọng Những người tham gia trở nên tích cực có vai trị thiết yếu phát triển doanh nghiệp Họ không giới thiệu thông tin mà phải đưa định ảnh hưởng đến phát triển công ty Điều thực hồn hảo thơng qua hướng dẫn người chủ trì khéo léo Ngươi dẫn dắt chủ trì họp quan trọng, tùy theo quy mơ tính chất họp Khi người tham dự họp để đưa định, họ nghiêm túc tham dự họp để đón nhận thơng tin Họ phải tham dự nghiêm chỉnh, dóng góp ý kiến, đưa định lên kế hoạch để thực Nhưng tấ t nhiên họ cần người giúp đỡ việc tô chức thi hành định Một người chủ trì khéo léo giúp họ hoàn th àn h tâm nguyện Người chủ trì giỏi giúp nhóm tham gia thảo luận đưa định, giải vấn đề phát triển thực thi kế hoạch đề họp Người chủ trì phải tạo bầu khơng khí th â n m ật để người chia sẻ chân thàn h với ý kiến tích cực nhằm đưa định đắn Người chủ trì cịn có vai trò xếp ý kiến th àn h viên sau họp TRÊN CẢ MỘT CUỘC HỌP Cơng việc người chủ trì tiếp tục họp k ết thúc Điều đặc biệt người chủ trì phải làm việc với doanh nghiệp dự án lâu dài Một số trách nhiệm bên họp liệt kê dây: • Tận dụng nhiều nguồn tài nguyên từ th àn h viên • Nắm bắt thơng tin từ nhà lãnh đạo nhân viên cơng ty • Theo dõi k ế t cơng việc • T hiết lập mục tiêu kinh doanh lớn cho nhóm • Điều phối hoạt động nhóm thành viên Khi bắt đầu làm việc với đội ngũ lãnh đạo, tơi nhận thấy người khơng thích thú với viễn cảnh phải làm việc siêng phát triển công ty Họ rấ t thờ với vai trị Tơi th ậ t ấn tượng kh thấy họ khơng thích làm việc ?0 thể cách khéo léo Biện pháp đá mòn khơng nên áp dụng Đây biện pháp cứng rắn mãnh liệt nhằm tạo thay đổi tích cực lên người bị trích Có ba hội để ứng dụng biện pháp đá thạch anh đá tảng: • Trước họp • Trong họp • Sau họp Nhìn vào cờ đỏ để biết dấu hiệu vấn đề tiềm tàng, chẳng hạn như: • Khơng có mục đích cụ thể hay chương trình rõ ràng • Mời khơng người • Mọi người khơng hướng • Mọi người khơng theo chương trình họp • Có q đóng góp Khi nhìn thấy cờ đỏ, hội bạn! Bạn lựa chọn bỏ qua vấn đề hành động nhằm mang lại thay đổi Cuộc họp bạn hiệu nhiều bạn biết nói lên quan sát 213 CHƯƠNG 10 _ KIỂM T R A BẢN THÂN Bạn đọc tấ t kỹ cần th iết để quản lý họp m ột nhóm người Bây lúc áp dụng kỹ vào tình cụ thể nhắc đến chương Bạn xử lý tình th ế người chủ trì họp? Trước tiên, viết câu trả lời bạn xuống m ột tờ giấy chuẩn bị trước Sau đó, so sánh với câu trả lời sách để tìm giải pháp thích hợp NHỮNG TÌNH HUỐNG c ụ THỂ T ìn h h u ố n g Bạn chủ trì họp nhà quản lý công ty sản xuât điện thoại di động tiếng Jim kiến nghị vấn đề quan trọng - làm th ế để cải thiện thời gian sản xuất Mọi thành viên bàn bạc rấ t kỹ việc thời gian sản xuất rút ngắn xuống đến cho công đoạn mà họ xem xét Mary giới thiệu mẫu mã mới, th iế t kê cho kiểu dáng năm tới muôn thảo luận chi tiết vấn đề C c h g iả i q u y ế t c h o trư n g h ợ p Nhắc nhở Mary vấn đề cô nên gửi vào “bãi giữ xe” bàn luận sau Bạn nói: “Bây giờ, thảo luận việc tiết giảm thời gian sản xuất Để tập trung vào việc thảo luận, đặt vấn đề Mary vào “bãi giữ xe” thảo luận sau dược không?” 14 T ìn h h u ố n g Bạn dang làm việc với nhóm nhà quản lý công nghệ thông tin công ty điện thoại đường dài cỡ trung Họ cần làm rõ bảng danh sách dịch vụ áp dụng cho khách hàng thân thiết Khi người bắt đầu thảo luận bảng danh sách tạo ra, Delores, thành viên có tiếng nói người, bắt đầu thảo luận việc để mục tùy chọn thứ áp dụng tốt Cơ thích tùy chọn vài khách hàng đồng ý với cô C c h g iả i q u y ế t c h o tr n g h đ p Yêu cầu Delores chờ đợi người làm rõ tấ t tùy chọn: “Delores, giữ ý kiến chờ đợi người khơng? Chúng ta hồn tất việc làm rõ tấ t tùy chọn để bảo đảm người hiểu vấn đề Sau đó, tơi quay trở lại với vấn đề cô người chuyển sang bưđc đánh giá tùy chọn.” Nhưng bạn khơng qn phải quay trở lại với vấn đề Delores đâu đấy! T rư n g h ợ p Bạn làm việc với nhóm người cơng ty cho vay Họ thảo luận cách thức để giới thiệu chương trình lãi suất hợp lý Nhóm bạn bao gồm vài thành viên với chức vụ khác nhau, đại diện cho phận tiêu biểu nhân viên ngân hàng Nato, nhân viên cho vay, đưa đề nghị mà khơng khán phịng đồng ý Bạn cảm nhận người không thích ý kiến C c h g iả i q u y ế t c h o trư n g hỢ p Cho phép người nói lên ý kiến cho dù ý kiến chấp nhận hay khơng Đề nghị giải pháp 215 cụ thể: “Đề nghị Nato sao? Các bạn nghĩ nào?” Giúp cho người nhận thức đầy đủ tấ t ý kiến trước chọn giải pháp tốt Bạn phải bảo đảm tính cá n h ân cho-mỗi người cách chứng tỏ tấ t ý kiến họ lắng nghe Điều khuyến khích th àn h viên tham gia họp tích cực T rư n g h ự p Một nhóm trưởng quản lý cửa hàng bán lẻ lên kế hoạch quảng cáo cho sản phẩm dịp lễ đến Jam es thảo luận ý kiến bị ngắt lời Joey, người b ất ngờ chen ngang vào nói chuyện C c h g iả i q u y ế t c h o trư n g h ợ p Khi th àn h viên bị ngắt lời, bạn cần nói: “Joey, bình tĩnh - chờ cho Jam es nói xong lắng nghe ý kiến cô.” Việc người ngắt lời diễn rấ t thường xuyên Bằng cách nhắc nhd họ tôn trọng lắng nghe trọn vẹn ý kiến người khác, bạn tạo m ột môi trường thân thiện giúp cho người giao tiếp với Tihau hiệu Bạn cần nhắc nhở người tập trung vào thảo luận Nhưng sau dó phải nhớ quay trở lại với ý kiến Joey T rư n g h ự p Bạn làm việc với nhóm người cơng ty mơi giới họ mn đưa ý kiến cho sản phẩm tài Có r ấ t nhiều người nhiệt tình hăng hái họp Hai người, Annette Nick, dồng phát biểu Annette “th ắn g th ế ” thảo luận ý kiến cô 216 C c h g iả i q u y ế t c h o tr n g hỢp Sau Annette hoàn tất, bạn quay sang Nick, người muốn phát biểu khơng có hội chia sẻ ý kiến mình: “Nick, bạn có mn nói khơng?” Một vài người khơng muốn nói sau bị cắt ngang Bạn khích lệ họ cách quan tâm yêu cầu họ đóng góp ý kiến T rư n g h ự p Bạn chủ trì họp cho nhóm nhỏ nhân viên cơng ty kế tốn Họ mn lên kế hoạch tổ chức buổi tiệc chia tay với số người trưởng nhóm phải hưu Nina giải trình đề nghị cho người nghe Cơ ta nói dài dịng bắt đầu di xa vấn đề Bạn để ý thấy người phòng họp, đặc biệt Rita Michal, dần kiên nhẫn muốn đứng lên C c h g iả i q u y ế t c h o trư n g h ợ p Khi Nita nghỉ lấy hơi, nhân hội để tóm tắt lại nói nhắc khéo người hiểu ta muốn nói gì: “Vậy thì, bạn nói Có khơng? Tốt Mọi người hiểu Nina mn nói gi chưa? Chúng ta tiếp tục chứ?” Một số thành viên đơi phải cần đến giải thích bạn Nếu bạn lắng nghe hiệu quả, bạn biết họ nói đến điều tóm tắt cho người hiểu T rư n g hỢ p Bạn làm việc bệnh viện nhi Cuộc họp bạn chủ trì bao gồm chuyên gia phòng nhân Họ lên kế hoạch trình bày chương trình huấn luyện Khi người thảo luận vấn đề, Frank Rebecca bắt đầu trò chuyện riêng Điều gây bực cho người cịn lại hai người khơng nhận thây 217 C c h g iả i q u y ế t c h o trư n g h ợ p Khi nhận thấy có bàn chuyện riêng thay ý đến mục tiêu họp, bạn khéo léo nhắc nhở cách: “Hãy cố gắng tập trung vào vấn đề thảo luận để bảo đảm khơng bỏ lỡ điều gì.” Nếu việc nói chuyện riêng tiếp diễn, bạn trò chuyện riêng với họ giải lao: “Tôi ý bạn trị chuyện riêng họp Hai bạn có để ý đêh điều không?” Cho họ thời gian dể suy ngẫm vấn đề Sau cố gắng giúp họ nhận tầm ảnh hưởng Nếu họ khơng thể bạn giải thích hành động họ khiến người khó chịu Sau hỏi rằng: “Các bạn làm để khơng nói chuyện riêng nữa?” Hãy chuẩn bị sẵn lời đề nghị nhằm góp ý cho tấ t người T rư n g h ợ p Bạn chủ trì họp hiệu trưởng trường trung học Họ bàn việc đưa chương trình giảng dạy tập trung vào lịch sử Connie đưa đề nghị gặp khó khăn việc diễn đạt suy nghĩ Cơ phải tìm lời nói cho thích hợp Bob giúp đỡ cô ta cách nhắc lại nói C c h g iả i q u y ế t c h o trư n g hỢ p Hãy bảo Bob (người dang cố giúp đỡ Connie) lặp lại xác bàn luận Yêu cầu Connie khẳng định: “Connie, có phải bạn muốn nó; khơng?” Bạn cần phải bảo đảm tính xác việc không muốn hiểu lầm xảy T rư n g h ự p Bạn làm việc với nhóm kỹ sư cơng ty gas Mọi người có 20 phút để họp mặt Bạn để ý đến thành viên, Lynn Alberta, chưa nói câu 218 C c h g iả i q u y ế t c h o tr n g h ự p Hãy giúp họ nói lên ý kiến cách khéo léo: “Chúng ta lắng nghe ý kiến người chưa có hội đóng góp quan điểm Bạn có ý kiến bổ sung khơng?” Nếu điều khơng thay đổi tình hình, bạn đích danh người đó: “Lynn, bạn chưa có hội để bày tỏ quan điểm phải khơng?” Những thành viên im lặng thường có lý riêng họ Họ quan tâm rấ t nhiều đến vấn đề thảo luận chẳng có ý kiến đóng góp Đơi chất họ trầm tĩnh sống khép kín Do đó, bạn phải khéo léo để thuyết phục họ nói lên ý kiến mà khơng khiến họ phải xấu hổ T r n g h ợ p 10 Bạn chủ trì họp cho đại lý bán điện thoại di động Họ có ba họp với trước Họ bàn bạc việc để thúc đẩy lòng tin khách hàng Bạn để ý thấy người, Pete, chưa đóng góp ý kiến Bạn dã gợi ý vài lần khơng có kết C c h g i ả i q u y ế t c h o t r n g h ợ p 10 Vì bạn yêu cầu Pete vài lần suốt họp không mang lại kết nên lúc can thiệp để thay đổi thái độ Nói chuyện riêng với thời gian người giải lao: “Pete, cậu tỏ im lặng suốt q trình họp Cậu có ý thức việc không?” Cho thời gian để giải thích hành động Sau hỏi: “Cậu nghĩ điều ảnh hưởng nào?” Nếu khơng biết, giải thích người cần đến 219 kinh nghiệm dự án Sau đó, bạn hỏi: “Cậu làm đế’ thay đổi tình hình?” Nếu khơng có ý kiến, bạn chuẩn bị đưa lời đề nghị riêng mình: “Nếu thảo luận đến vấn đề mà anh có kinh nghiệm anh hây giơ tay phát biểu Tôi dành cho anh hội để bày tỏ ý kiến Tôi gọi tên anh thường xun để anh trình bày quan điểm m ình.” Bạn thảo luận tình hình với Pete giải thích rõ ràng người mong đợi đóng góp Một vài người thường rấ t trầm tĩnh thích đóng góp ý kiến theo cách khác Bạn có trách nhiệm giúp đỡ người tìm cách thức phù hợp dể họ đóng góp quan điểm T r n g h ự p 11 Bạn chủ trì họp cho luật sư hãng viễn thơng lớn Bạn nhìn thấy thành viên, Rita, “độc thoại” suôT họp C c h g i ả i q u y ế t c h o t r n g h ợ p 11 Đây thử thách: lấn t cá nhân đó! Bạn khơng thể bỏ qua Rita bõi vấn đề ảnh hưởng đến bạn bạn khơng xử lý triệ t để Trước tiên, trò chuyện với người cách nhẹ nhàng khéo léo: “Tốt, tấ t lắng nghe Rita Bây lắng nghe người khác Ý kiến bạn th ế nào?” Nếu Rita không thay đổi sau bạn áp dụng biện pháp vài lần, trò chuyện riêng với bày tỏ can thiệp Nói với ta rằng: “Rita, đóng góp bạn rấ t tuyệt tơi thích mở rộng đóng góp cho người Chúng ta làm điều cách nào?” Đưa vài đề nghị chon giải pháp phù hợp 220 T r n g h ợ p 12 Một nhóm nhà quản lý dịch vụ khách hàng họp bàn việc xác định tiêu chuẩn suất cho văn phòng đại diện dịch vụ khách hàng họ trung tâm điện thoại Bạn người chủ trì họp Dường có hai quan điểm trái ngược Sheila, Ron, Laura Sarah nghĩ văn phòng nên xử lý 100 gọi ngày Jay, John, Matt Jessica tin văn phòng nên dành nhiều thời gian cho gọi, giảm số gọi nhận ngày xuống 75 Họ tranh cãi vấn đề 20 phút C c h g i ả i q u y ế t c h o t r n g h ự p 12 Trưức tiên, nhắc nhở người thời gian quy ước dành cho họp mục tiêu sau cần đạt Hỏi người họ muốn tiếp tục tranh cãi hay chuyển sang bước chương trình họp quay trở lại vấn đề sau Nếu người định tiếp tục thảo luận, liệt kê tất quan điểm trái ngược lên bảng Sau đó, yêu cầu thành viên nhóm điểm tương dồng bất đồng bạn viết chúng lên bảng Sau bạn yêu cầu họ tuân theo giải pháp đa sô' ủng hộ T r n g h ự p 13 Bạn chủ trì họp nhân viên làm cho công ty điện lực Cuộc họp dự định kéo dài Mọi thành viên cố gắng phát triển kế hoạch khắc phục cố Tuy nhiên, có người ngủ gật, John C c h g i ả i q u y ế t c h o t r n g h ự p 13 Nếu có ngủ gật, cho người giải lao Anh ta có lẽ cần tách trà hay cà phê Nếu vấn đề tái diễn, đến gặp trực tiếp hỏi xem chuyện xảy ra: “John, bạn chuyên gia lĩnh vực Bạn có kiến thức kinh nghiệm mà tấ t người cần Khi bạn ngủ gật, người nghĩ bạn không quan tâm đến dự án Tôi muốn biết bạn lại ngủ điều giúp bạn tỉnh táo hơn.” Hãy chuẩn bị sẵn đề nghị John nghĩ giải pháp để khắc phục tình hình Bạn đề nghị uống tách cà phê đứng dậy cuối phòng buồn ngủ Nếu đưa lý buồn ngủ bạn tìm giải pháp thích hợp để khắc phục tình hình T rư n g h Ợ p 14 Bạn chủ trì họp nhân viên kinh doanh công ty phần mềm Họ phụ trách việc xác định khách hàng tiềm thị trường Các th àn h viên nói họ không muốn thành lập đội ngũ Một vài th àn h viên, bao gồm Elizabeth, Angelilque, Thomas Rick, cảm thấy công ty không thực hỗ trợ cho nỗ lực họ C c h g iả i q u y ế t c h o t r n g h ợ p 14 Hỏi người họ lại có suy nghĩ Xây dựng bảng danh sách hành động mà cấp quản lý nên làm để chứng tỏ quan tâm đến nhân viên Bạn nói vứi người đệ trình bảng danh sách cho cấp yêu cầu nhóm đệ trình họ mn Nêu họ khơng muốn chạm đến câp quản lý, yêu cầu họ liệt kê hành động cần thiết cho tình Nếu việc khơng có hiệu quả, bạn ngồi xucíng với cấp quản lý bàn bạc kỹ tình Đề nghị số’ giải pháp cải thiện vân đề 222 Cuộc họp bàn với cấp quản lý cần đến câu nói th ế này: “Đội ngũ có nhiều tài sáng kiến, th ế họ không muốn bị giám sát nhiều cấp Tuy nhiên, họ cảm thấy khơng nhận đủ hỗ trợ từ bên để hoàn thành công việc cách hiệu Tôi đề nghị ông nên gặp gỡ với họ lắng nghe nhu cầu người cho dự án Khi họ hiểu hỗ trợ tối đa, họ tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ Các ông thấy đề nghị nào?” T r n g h ợ p 15 Bạn chủ trì họp quản lý cấp quận chuỗi cửa hàng tạp hóa Họ dự đoán doanh số cho quý tới Người quản lý nhóm, Vince, tỏ độc đốn dành quyền đạo thảo luận C c h g i ả i q u y ế t c h o t r n g h ự p 15 Ngay ông chủ người quản lý cần thơng tin phản hồi việc phải tiến hành cách khéo léo Bạn đề nghị Vince hạn chế lời phê bình nhằm tránh gây áp lực lên người Bạn nhắc nhở mục đích họp thu thập thông tin từ quản lý cấp quận Bạn nói: “Rõ ràng vấn đề quan trọng với anh niềm tin anh vào dự án quan trọng nhóm Tuy nhiên, can thiệp anh vào thảo luận gây khó khăn cho người việc tham gia dóng góp ý kiến Họ trở nên e dè Anh làm dể chứng tỏ nhiệt tình cho phép người bày tỏ quan điểm mình?” Nếu Vince khơng có ý kiến, nói với rằng: “Tơi đề nghị anh hạn chế việc dề xuất quan điểm Hãy khen ngợi người nỗ lực họ hỗ trợ họ cách đáp ứng tất nhu cầu người nhằm thúc đẩy cơng việc tốt hơn.” 223 MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU LỜI GIỚI THIỆU Quản lý họp 13 Quản lý nhóm 14 CHƯƠNG 1: ĐỪNG HỌP NỮA! 2D Bđo đdm rồng việc họp cần thiêt 21 Chuân bị cho họp 23 Bắt đầu họp 34 Nội dung họp 42 Kêíthúc họp 43 Tóm tắt chương: bước chuâh bị cho họp tơí 48 CHƯƠNG 2: TƠI NGHĨ TƠI BIẾT CÁCH CHỦ TRÌ HỌP 50 Người chủ trì họp phải làm gì? 51 Nội dung & tiên trình 54 Nội dung - trung lập tiên trình - có định 56 Tóm tắt chương: nhđng kỹ thiêí yếu ngưài chủ trì họp 62 CHƯƠNG 3: LÀM SAO ĐẾ MỌI NGƯỜI CHỊƯ LÊN TIẾNG? 64 Thíhiện thái độ lắng nghe tích cực 66 Đặt câu hỏi thông m inh 70 Định hướng luồng thảo luận 73 Biếu đồ phát triển 76 Những dâu hiệu việc giao tiếp thành công 78 Tóm tắt chương: tầm quan trọng giao tiếp 81 CHƯƠNG 4: NGHỆ THUẬT CHỦ TRÌ 83 Giữ cho người biêí nhận thức 84 Khi giữ cho người biêí nhận thức 87 225 Sự đồng lòng việc đưa quyêí định khác 90 Làm thê'nào đe tạo dựng đồng lòng 94 Bạn cần phải làm người gặp rắc rơ í 96 Khi tạo dựng đơng lịng 97 Duy trì nhạy cảm linh hoạt 99 Thếhiện khéo léo 102 Tóm tắt chương: người cần đên b n 104 CHƯƠNG 5: HÃY ĐỔNG Ý VỚI NHỮNG BẤT ĐƠNG 105 Mâu thn gì? 107 Cách thức người phản ứng đôi với mâu thuãn 109 Sự can thiệp 114 Những tình hng cần can thiệp 117 Can thiệp đê’thay đâì cách cư xứ 119 Can thiệp đê’giúp đỡ hai hay nhiều cá nhân đạt dõng lòng 122 Can thiệp đê’đạt ho'trợ cếp quản lý 125 Tóm tắt chương: xây dựng môi trường mâu thuẫn lành m ạnh 128 CHƯƠNG 6: LẨM THẾ NÀO ĐẾ MỌI THỨĐÂƯ VÀO ĐẤY? 131 Tông quan quy trình thăm d 132 Cách ứng dụng quy trình thăm dà 136 Hình thành ý tưởng 137 Những ví dụ việc thiêí lập mục tiêu 139 Chỉ nguyên nhân câí lõi vân đề 141 Liệt kê tùy chọn 150 Lựa chọn giải pháp u 157 Thực thi quan điểm tơi ưu n h âí 163 Tóm tắt chương: cơng cụ nhằm cải thiện doanh nghiệp 165 CHƯƠNG 7: CÁC CUỘC HỌP VÀ KỸ THUẬT TIÊN TIẾN 167 Hội nghị qua điện thoại 168 Hội nghị truyền hình 173 226 Hội nghị qua internet 174 Hội nghị phân bô’ 175 Lựa chọn cung cách họp 176 Tóm tắt chương: công nghệ hội nghị 177 CHƯƠNG 8: CHÚNG TA có NÊN THÀNH LẬP MỘT ĐỘI NGỨ KHÔNG? 179 Những đội ngũ doanh nghiệp mỹ 181 Tính thực tê'của đội ngũ 182 Nhũng kiểu đội ngũ 185 Tóm tắt chương: giúp đỡ đội ngũ thành công 200 CHƯƠNG 9: ĐIỂU GÌ SẼ XẢY RA NẾU TƠI KHƠNG PHẢI LÀ NGƯỜI CHỦ TRÌ? 202 Hãy can đảm đê’nói r a 203 cách để nói thăng vân đề 204 hội 208 Tóm tắt chương: giải quyê't van để vai trò người tham dự 212 CHƯƠNG 10: KIỂM TRA BẢN THÂN 214 Những tình hhg cụ th í .214 227 xử LÝ TÌNH HUỐNG XẤU TRONG KINH DOANH FRANCES MICALE N hân văn (B i ê n d ị c h ) 'k 'k -k NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI Tầng - 41B - Lý Thái Tổ - Hà Nội ĐT: (04) 9346024 - 8632587 • FAX: (04) 9344313 'k'k-k Chịu trách nhiệm xuất bản: NGUYỄN ĐÌNH THI ÊM Biên tập : Đặng Ái Nhi Trình bày : Thế Anh Sửa in : Hồng Hà Bìa : Lê Thành TỐNG PHÁT HÀNH CƠNG TY CỔ PH Ầ N VĂN HÓA NHÂN VĂN SỐ Trường Chinh - P.11 - Q.Tân Bình - TP Hổ Chí Minh ĐT: 9712285 - 9710306 - 8490048 FAX: 9712286 NHÀ SÁCH NHÂN VĂN 189 CMT8 - P.7 - Q.Tân Binh - TP Hổ Chí Minh ĐT: 9700420 NHÀ SÁCH NHÂN VẨN 486 Nguyễn Thị Minh Khai - P.2 - Q.3 - TP.HỔ Chí Minh ĐT: 8396733 SIÊU THỊ SÁCH NHẢN VÃN 394 Quốc lộ 15 - p Trung Dũng - TP Biên Hòa ĐT: (061)917839 In 1000 cuốn, khổ 14x20cm Tại Xưởng in CN Trung Tâm Hội Chợ Triển Lãm Việt Nam Giấy đăng ký KHXB số 76-2006/CXB/19-05/LĐXH In xong nộp lưu chiểu tháng năm 2006 .. .FRANCES MICALE Nhân văn (Biên dịch) XỬ LÝ TÌNH HUỐNG XẤU TRONG KINH ỮOHNH PHƯƠNG THỨC LÃNH ĐẠO c u ộ c HỌP NÍIÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG - XÃ HỘI LỜI NĨI... đến cách thức chủ trì họp th àn h công nhằm gắn k ết th àn h viên để đạt mục tiêu cuối Những định đưa từ hai tình huống: khó khăn kinh doanh hội kinh doanh Một khó khăn kinh doanh tình doanh nghiệp... lợi cho thành viên giải khó khăn kinh doanh hội kinh doanh, bạn cần phải quản lý hai yếu tố: họp hành người QUẨNLÝCUỘCHỌP Cho dù bạn người dẫn dắt hay chủ trì họp, bạn thực tốt cơng việc làm theo