NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU

NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I-Khái niệm và yêu cầu quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ Trong hệ thống quản lý tài chính, hoạt động quản lý và hạch toán kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ là một bộ phận quan trọng, có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất. Vật liệu, công cụ dụng cụ là các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, chất lượng và sự tiêu hao của vật liệu-công cụ dụng cụ không chỉ quyết định đến chất lượng sản phẩm mà còn là một trong những nhân tó ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1-Khái niệm chung về vật liệu, công cụ dụng cụ: Quá trình sản xuất luôn được coi là tiền đề ban đầu cho sự hình thành tồn tại và phát triển cho một xã hội . Quá trình sản xuất chỉ được hình thành bởi sự tham gia đồng thời của ba yếu tố: đối tượng lao động, tư liệu sản xuất và sức sản xuất. Vật liệu là đối tượng lao động đã qua chế biến, được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc , vật liệu, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể vật chất sản phẩm. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn xếp vào loại tài sản cố định . Theo chế độ quy định, những tư liệu lao động là công cụ dụng cụ khi chúng không có đủ một trong hai tiêu chuẩn là có giá trị từ 5 triệu đồng và thời gian sử dụng một năm trở lên. Song, do đặc điểm một số loại hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm tư liệu lao động, những tư liệu lao động sau không phân biệt thời gian sử dụng vẫn được coi là công cụ dụng cụ: - Bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu - Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ - Những dụng cụ dùng gá lắp chuyên dùng để sản xuất - Các lán trại tạm thời, đà giáo, giàn giáo, … . 1.2-Đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ: Mặc dù vật liệu-công cụ dụng cụ cùng tham gia vào quá trình sản xuất nhưng do đặc tính riêng của mỗi loại mà cách thức tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của vật liệu-công cụ dụng cụ là khác nhau nên chúng có những đặc điểm khác nhau. Vật liệu là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ giá trị và thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và toàn bộ giá trị cuả vật liệu được chuyển thẳng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Khác với vật liệu, công cụ dụng cụ là tư liệu lao động, tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh. Trong chu kỳ sản xuất, công cụ dụng cụ bị hao mòn một phần giá trị và được chuyển phần giá trị hao mòn vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Công cụ dụng cụ giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu đến khi hư hỏng trong quá trình sử dụng. Bên cạnh đấy, vật liệu- công cụ dụng cụ đều là những tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất, do dó chúng là bộ phận thuộc tài sản lưu động, giá trị vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho là giá trị vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. Trên đây là những đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Những đặc điểm này là căn cứ quan trọng cho công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ khâu tính giá, hạch toán chi tiết đến hạch toán tổng hợp. 1.3-Vai trò của vật liệu, công cụ dụng cụ Xuất phát từ những đặc điểm của vật liệu-công cụ dụng cụ, ta thấy vật liệu- công cụ dụng cụ giữ một vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Trên mỗi phương diện, chúng đều có một tác động nhất định. Đối với sản phẩm sản xuất, nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ không chỉ ảnh hưởng đến chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm mà còn tác động trực tiếp tới chất lượng sản phẩm. Thật vậy, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể sản phẩm, chất lượng của vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố quyết định đến chất lượng sản phẩm. Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồi doanh nghiệp không thể sản xuất nên một sản phẩm chất lượng cao. Mặt khác, toàn bộ giá trị vật liệu và một phần giá trị của công cụ dụng cụ được chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thường xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Vì vậy, tiếc kiệm chi phí nguyên vật liệu cũng như giảm mức tiêu hao công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất một cách tối đa, song vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm là biện pháp giảm giá thành một cách tốt nhất, là một mục tiêu phấn đấu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Đối với tài sản của doanh nghiệp , vật liệu– công cụ dụng cụ là các thành phần quan trọng của vốn lưu động, đặc biệt vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động thì doanh nghiệp cần tăng tốc độ lưu chuyển của vốn lưu động doanh nghiệp. Muốn thế, đơn vị không thể tách rời việc nâng cao hiệu quả dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý và tiếc kiệm. Như vậy, có thể nói vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò hết sức quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất. Việc tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có hiệu quả là yêu cầu bức thiết với mọi doanh nghiệp . Quản lý tốt vật liệu- công cụ dụng cụ sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn của mình, tiếc kiệm các khoản chi phí, đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục. 2- Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ Một sản phẩm thông thường được cấu thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau nên chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong một doanh nghiệp sản xuất là rất đa dạng và phong phú. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp không thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán vật liệu được, công cụ dụng cụ nếu không có sự phân loại hợp lý. Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ là sắp xếp các loại, thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm. Phân loại sẽ giúp doanh nghiệp thống nhất đối tượng quản lý, đối tượng hạch toán trong quá trình cung cấp, sử dụng và dự trữ. Thông qua phân loại doanh nghiệp có thể dễ dàng lập danh điểm vật liệu bằng mã số và xác định đói tượng của kế toán về mặt tài sản,vốn và chi phí. Do mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ có có vai trò, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất, có rất nhiều cách phân loại vật liệu.Nhìn chung, vật liệu được phân loại theo ba tiêu thức cơ bản sau là theo vai trò và công dụng của vật liệu( công cụ dụng cụ ) , chức năng của vật liệu ( công cụ dụng cụ ) đối với quá trình sản xuất và nguồn hình thành vật liệu, công cụ dụng cụ. 2.1- Phân loại vật liệu :  Căn cứ vào vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất Cách phân loại này dựa trên công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất để phân vật liệu theo những nhóm nhất định. Theo đặc trưng này nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: là những nguyên vật, vật liệu sau quá trình gia công chế biến cấu thành hình thái vật chất chủ yếu của sản phẩm như sợi trong xí nghiệp dệt, vải trong xí nghiệp may, . Ngoài ra, các bán thành phẩm tiếp tục được sản xuất cũng là nguyên vật liệu chính như bán thành phẩm đúc trong xí nghiệp cơ khí, bàn đạp, khung xe đạp …. trong công nghiệp lắp ráp xe đạp. Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, được sử dụn kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng và chất lượng sử dụng để bảo đảm cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoặc dùng phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý. Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, xăng dầu, khí đốt . Nhiên liệu trong các doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nhiên liệu được tách ra thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỉ trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nhiên liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thường. Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng. Sửa chữa tái sản cố định của doanh nghiệp như máy móc, thiết bị , phương tiện vận tải, truyền dẫn. Vật liệu và thiết bị xây dựng thiết bị cơ bản: là những loại vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp , XDCB. Vật liệu khác bao gồm các loại đặc chủng của doanh nghiệp, phế liệu thu hồi, … Việc phân loại như trên giúp nhà quản lý thấy rõ nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất từ đó đưa ra những biện pháp quản lý và tổ chức hạch toán thích hợp nhằm nâng cao hiểu quả sử dụng vốn lưu động. Tuy nhiên cách phân như trên chủ yếu dựa vào vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cho nên đối với doanh nghiệp này, vật liệu được sử dụng như nguyên vật liệu chính, còn đối với doanh nghiệp khác, vật liệu ấy lại được sử dụng như nguyên vật liệu phụ. Do đó việc phân loại này chỉ mang tích chất tương đối.  Căn cứ vào mục đích sử dụng của vật liệu đối với quá trình sản xuất: Theo cách chia này vật liệu được chia thành ba loại, vật liệu dùng cho sản xuất , vật liệu dùng cho quản lý, vật liệu dùng cho bán hàng. Vật liệu dùng cho sản xuất là các loại vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm, như nguyên vật liệu chính, vật liệu dùng cho hoạt động quản lý phân xưởng. Vật liệu dùng cho hoạt động bán hàng là những vật liệu phục vụ cho hoạt động bán hàng của doanh nghiệp . Vật liệu dùng cho hoạt động quản lý doanh nghiệp là những nguyên vật liệu mà bị tiêu hao trong hoạt động quản lý trong doanh nghiệp . Cách phân loại giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm tra chi phí vật liệu của từng hoạt động của doanh nghiệp để từ đó đưa ra quyết định đúng trong quản lý và kinh doanh.  Căn cứ vào nguồn hình thành của vật liệu: Bất cứ doanh nghiệp nào cũng hai nguồn hình thành vật liệu, vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp và vật liệu không thuộc quyển sở hữu của doanh nghiệp. Đối với vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể chia vật liệu theo thành: Vật liệu mua ngoài là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp, mua ở thị trường trong nước và thị trường nước ngoài. Đây là nguồn cung ứng chính của doanh nghiệp . Vật liệu tự sản xuất là những vật liệu mà do doanh nghiệp tự sản xuất ra hay thuê ngoài gia công, chế biến để sử dụng cho sản xuất ở giai đoạn sau. Vật liệu nhận góp vốn liên doanh, biếu tặng , cấp phát là những vật liệu do doanh nghiệp khác liên doanh, biếu tặng hay cấp trên cấp phát theo chế độ. Phế liệu thu hồi là những vật liệu bị thải ra trong quá trình sản xuất, có thể được sử dụng hoặc đem bán. Vật liệu không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp như vật liệu do doanh nghiệp khác gửi nhờ, vật liệu thừa không rõ nguyên nhân, . Phân loại theo nguồn hình thành giúp doanh nghiệp có thể theo dõi nẵm bắt được tình hình hiện có của vật liệu để từ đó lên kế hoạch thu mua, dự trữ vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2- Phân loại công cụ dụng cụ Cũng như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp được phân loại theo ba cách cơ bản.  Căn cứ vào vai trò và công dụng của công cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất thì công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp được phân thành: Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất : là các công cụ dụng cụ đặc trưng dùng cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp như mũ cứng cách điện, găng tay bảo hộ, … . Bao bì luân chuyển là các loại bao bì dùng dể vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mu, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm. Đồ dùng cho thuê là các loại công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp cho các doanh nghiệp khác thuê trong một khoảng thời gian nhất định ghi trên hợp đồng.  Ngoài ra, công cụ dụng cụ cũng được chia theo mục đích sử dụng và nguồn hình thành công cụ dụng cụ. Theo những đặc trưng này, công cụ dụng cụ cũng được chia thành những phần tương tự như vật liệu. Trên cơ sở phân loại công cụ dụng cụ, kế toán có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình, cung cấp những thông tin tổng quát về mặt giá trị tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ một cách liên tục và chính xác. Để bảo đảm cho kế toán cung cấp thông tin về số lượng và giá trị đối với từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng như để thuận tiện , tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý, hạch toán ; thống nhất tên gọi, mã hiệu, qui cách , số hiệu của từng loại vật liệu( công cụ dụng cụ ) doanh nghiệp phải xây dựng “ Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ )” . SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU ( CÔNG CỤ DỤNG CỤ ) Ký hiệu Tên nhãn hiệu quy cách VL (CCDC ) Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm Sổ danh điểm vật liệu (công cụ dụng cụ) được chia thành từng phần, mỗi loại vật liệu(công cụ dụng cụ)được sử dụng một phần , được ghi chú đủ các nhóm thứ vật liệu(công cụ dụng cụ) thuộc loại đó. Do dó , việc xây dựng các ký hiệu danh điểm phải có sự kết hợp nghiên cứu của bộ phận kỹ thuật, bộ phận cung ứng vật tư. Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ) có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong diều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán, sổ cung cấp thông tin cho quản lý, trong đó thể hiện quy cách đơn vị, mã số , là căn cứ để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán ở doanh nghiệp. 3- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp sản xuất: 3.1- Yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ: Từ những phân tích ở trên , ta thấy việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có ý nghĩa sống còn với doanh nghiệp. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, quyết định đến mọi hoạt động sản xuất kinh doanh tiếp theo của doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cần được thực hiện tốt từ khâu thu mua đến dự trữ và sử dụng. Đối với khâu thu mua, doanh nghiệp phải quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch thu mua đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vật liệu, công cụ dụng cụ là loại tài sản thường xuyên biến động nên các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua liên tục để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất , chế tạo sản phảm và phục vụ cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Ở khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Mỗi biến động nhỏ về vật liệu, công cụ dụng cụ đều ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp. Hoạt động quản lý ở khâu này thể hiện qua việc thiết kế hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; thiết kế thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu theo đúng chế độ quy định; theo dõi được sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; Kết hợp kiểm tra đối chiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán; Xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho toàn bộ doanh nghiệp nói chung và cho các phân xưởng, tổ , đội sản xuất nói riêng. Ở khâu dự trữ: vật liệu, công cụ dụng cụ là một loại tài sản dự trữ có tần suất cao đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, định mức hao hụt cũng như xác định giới hạn dự trữ tối thiểu-tối đa cho từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ một cách khoa học, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục, không bị ngừng trệ hay gián đoạn. Ở khâu bảo quản:. Kho phải được trang bị các phương tiện bảo quản cân, đo đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho cũng như các nhân viên bảo quản có đủ tư cách, khă năng nắm vững nghiệp vụ. Việc tổ chức kho tàng, bến bãi được thực hiện theo chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ. Những loại vật liệu, công cụ dụng cụ có cùng tích chất lý hoá giống nhau được sắp xếp ra một nơi riêng, tránh việc để lẫn lộn vào nhay làm ảnh hưởng chất lượng của nhau. Mặt khác, cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý để thuận tiện cho việc nhập-xuất, và theo dõi kiểm tra. 3.2- Ý nghĩa nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ a-Vai trò của kế toán đối với việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ Cũng như hoạt động kế toán nói chung, kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ là một công cụ phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính của các doanh nghiệp. Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ cung cấp một cách chính xác, đầy đủ, kịp thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo về tình hình biến động chung của vật liệu, công cụ dụng cụ cũng như của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ từ khâu thu mua đến khâu sử dụng, cũng như giúp cho lãnh đạo có những định hướng đúng để ra quyết định chính xác và kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất. Hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ là giai đoạn dầu của quá trình sản xuất quyết định độ chính xác, tiến độ của các phần hành hạch toán sau. Do đó kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ luôn được coi là một khâu trọng yếu của toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất. b-Nhiệm vụ của kế toán công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ: Để thực hiện đúng vai trò của mình, kế toán vật liệu- công cụ dụng cụ cần :  Áp dụng đúng đắn các phương pháp về kế toán hạch toán vật liệu- công cụ dụng cụ , hướng dẫn kiểm tra đơn vị trong doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về vật liệu, công cụ dụng cụ, mở sổ , thẻ kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ đúng chế độ, đún phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán.  Tổ chức ghi chép , phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời và kiểm tra tình hình thu mua, bảo quản, tình hình nhập -xuất –tồn kho của mỗi loại vật liệu, công cụ dụng cụ cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị trong quá trình vận động của vật tư tại doanh nghiệp.  Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu, công cụ dụng cụ thừa thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất . Tính toán chính xác số liệu thừa thiếu thực tês đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá teình sản xuất kinh doanh, phân bổ chính xác giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ đã sử dụng.  Tham gia vào công tác kiểm kê đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nước, lập báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý, tiến hành phân tích kinh tế tình hình thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ hợp lý trong sản xuất kinh doanh , hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh. 3- Đánh giá vật liệu( công cụ dụng cụ) 3.1- Các chỉ tiêu đáng giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính giá là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ. Thông qua việc đáng giá vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán có thể ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu- công cụ dụng cụ mua vào, giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao trong quá trình sản xuất, cung cấp thông tin đầy đủ , kịp thời cho người quản lý. Về nguyên tắc cơ bản, giá của vật liệu-công cụ dụng cụ theo giá thực tế. Nhưng do đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán là phải phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày của vật liệu, công cụ dụng cụ nên ngoài việc dùng giá thực tế vật liệu-công cụ dụng cụ kế toán còn có thể sử dụng giá hạch toán. Giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ là giá được xác định trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp cảu doanh nghiệp để tạo ra vật liệu-công cụ dụng cụ . Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển vật liệu- công cụ dụng cụ và nó được dùng để ghi nhận vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho vào các báo cáo kế toán . Giá hạch toán là loại giá ổn định, được xác định ngay ở kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan để theo dõ việc luân chuyển hằng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. 3.2- Tính giá thực tế nhập vật liệu, công cụ dụng cụ : Đối với từng nguồn vật liệu-công cụ dụng cụ, giá trị thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ có cách tính riêng. Thật vậy,  Với vật liệu-công cụ dụng cụ mua ngoài: Trị giá thực tế NVL_CCDC = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua khác trong quá trình thu mua Trong đó , giá trên hoá đơn là giá mua không có thuế giá trị gia tăng ( GTGT ) đối với doanh nghiệp tình giá theo phương pháp khấu trừ, và là giá bao gồm thuế GTGT đối với doanh nghiệp tính tính giá theo phương pháp trực tiếp. Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua đến kho của doanh nghiệp, chi phí thuê kho bãi trung gian, công tác phí của cán bộ thu mua, các khoản thuế , lệ phí phải nộp phát sinh trong quá trình thu mua và hao hụt trong định mức được phép tính vào giá vật liệu-công cụ dụng cụ. ( Cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp chọn )  Với vật liệu-công cụ dụng cụ tự chế, Trị giá thực tế NVL_CCDC = Trị giá thực tế NVL-CCDC xuất kho + Chi phí gia công chế biến Chi phí chế biến bao gồm các khoản chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã chi ra dể chế biến nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ.  Với vật liệu-công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế nhập kho là giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ xuất thuê ngoài gia công cộng với chi phí bốc dỡ, vận chuyển đến nơi thuê gia công và từ nơi đó về doanh nghiệp, cộng tiền thuê ngoài gia công.  Với vật liệu-công cụ dụng cụ được tặng thưởng, liên doanh: Trị giá thực tế NVL_CCDC = Giá do hội đồng tiếp nhận bàn giao xác định trên cơ sở giá thị trường + Chi phí tiếp nhận  Với vật liệu, công cụ dụng cụ vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó.  Với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. 3.3-Vật liệu-công cụ dụng cụ thực tế xuất kho Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tần suất nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, các phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho là :  Phương pháp giá thực tế đích danh : Theo phương pháp này đơn giá vật tư xuất kho là giá thực tế nhập kho của vật tư, công cụ dụng cụ ấy. Như vậy, tính giá vật liệu-công cụ dụng cụ theo phương pháp này sẽ phản ánh chính xác tình hình giá trị vật liệu-công cụ dụng cụ trong kỳ. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán phải rất chi tiết, tỉ mỉ, khối lượng công tác kế toán lớn, giá vật tư nhập phải được xác định ngay tại thời điểm nhập hàng cho từng lần nhập. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.  Phương pháp nhập trước-xuất trước( FIFO): Phương pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến rồi đến số nhập sau. Khi xuất theo lô hàng nào thì lấy giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để lấy giá xuất. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua sau cùng. Phương pháp này đơn giản dễ làm, phản ánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kịp thời. Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ phù hợp với giá thị trường. Song, nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng danh điểm vật tư, công cụ dụng cụ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, nếu giá cả có xu hướng tăng thì áp dụng phương pháp này sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận so với các phương pháp khác. Doanh thu không phù hợp với chi phí hiện tại do giá vốn của vật liệu được muavào từ trước với giá thấp hơn. Phương pháp FIFO chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất ít, việc sử dụng vật liệu đòi hỏi cao về mặt chất lượng và thời hạn dự trữ.  Phương pháp nhập sau-xuất trước( LIFO ) Ngược với phương pháp trên, phương pháp này giả định vật liệu nào nhập sau sẽ được xuất trước, hết số nhập sau mới đến số nhập trước. Khi xuất theo lô hàng nào thì lấy giá thực tế nhập kho của lô hàng đó làm giá xuất. Như vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối cùng sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua đầu tiên. [...]... tắc hạch toán III -Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ : Hạch toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ là việc ghi chép sự biến động về mặt giá trị của vật liệu và công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán tổng hợp Tuỳ theo đặc điểm vật liệu- công cụ dụng cụ của công ty mà kế toán có thể sử dụng một trong hai phương pháp là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ 1 -Hạch toán tổng hợp vật liệu- công... của vật liệu về mặt số lượng qua thẻ kho Thẻ kho được lập với từng loại vật liệu- công cụ dụng cụ Trên phòng kế toán, kế toán vật tư theo dõi sự biến động nhập, xuất , tồn của vật liệu- công cụ dụng cụ về cả mặt giá trị và hiện vật trên sổ đối chiếu luân chuyển Sổ này được dùng cho cả năm , mỗi loại vật liệu- công cụ dụng cụ ghi một dòng  Trình tự hạch toán:  Tại kho: trình tự hạch toán chi tiết vật liệu- công... của phương pháp này là sự kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán Trên cơ sở kết hợp đó , kế toán chỉ hạch toán về mặt giá trị của nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ, xoá bỏ được sự ghi chép trùng lắp giữa thủ kho và phòng kế toán , tạo điều kiện cho việc kiểm tra kế toán , đảm bảo số liệu ké toán chính xác, kịp thời  Nguyên tắc hạch toán: Tại kho, thủ kho... Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ = Giá thực tế NVL đầu kỳ x + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Hệ số giá có thể tính riêng cho từng loại vật liệu hoặc cả nhóm vật liệu Căn cứ vào hệ số giá, kế toán vật tư lập bảng kê tính giá vật liệu- công cụ dụng cụ, tính tổng giá trị thực tế xuất trong kỳ Ưu điểm của phương pháp này là sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán nhập, xuất vật liệu, ... biết được giá thực tế của vật liệu nhưng đã phải xuất dùng cho sản xuất Do đó, để hạch toán kịp thời vật liệu xuất dùng trong kỳ có thẻ sử dụng một loại giá ổn định là giá hạch toán Nội dung của phương pháp này là hàng ngày khi xuât vật liệu, kế toán ghi theo giá hạch toán Cuối tháng, kế toán vật liệu tính hệ số giá Giá thực tế NVL-CCDC xuất kho Hệ số giá (K ) = Giá hạch toán NVL-CCDC xuất kho Hệ số... thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho Định kỳ 3-5 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ lượng chứng từ nhập, xuất kho vào phòng ké toán  Tại phòng kế toán: tương ứng với thẻ kho, kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu- công cụ dụng cụ cho từng danh điểm vật tư để theo dõi về mặt số lượng , giá trị Định kỳ, sau khi nhận và kiểm tra tửng chứng từ nhập- xuất vật liệu- công cụ dụng cụ, kế toán vật tư... trình hạch toán chi tiết vật liệu- công cụ dụng cụ theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Chứng từ nhập Bảng tổng hợp Chứng từ xuất nhập xuất Bảng kê nhập tồn Sổ đối chiếu luân chuyển kho NVL( Bảng kê xuất CCDC ) Thẻ kho Sổ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ 2.3- Phương pháp hạch toán sổ số dư: Phương pháp sổ só dư có những bước cải tiến trong việc tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công... phận kế toán tổng hợp vật liệu- công cụ dụng cụ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ : Số tờ : Tên vật tư : Đơn vị tính: Số danh điểm : … Kho:… Chứng từ SH Trích yếu Nhập NT SL Xuất ST SL Tồn ST SL Ghi chú ST BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng … năm Số danh điểm Tên vật liệu Tồn đầu tháng SL TT Nhập trong tháng SL Xuất trong tháng TT SL TT Tồn cuối tháng SL Quy trình hạch toán chi tiết vật. .. ngày , kết hợp được hạch toán chi tiết với hạch toán tổng hợp để tính giá nguyên vật liệu , không phụ thuộc vào cơ cấu nguyên vật liệu, sử dụng nhiều hay ít Phương pháp này đã đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị Song, công tác hạch toán phải được tổ chức tỉ mỉ , khối lượng công tác dồn vào cuối kỳ và đăc biệt phải xây dựng được giá hạch toán khoa học BẢNG TÍNH GIÁ THỰC TẾ NGUYÊN VẬT LIỆU- CÔNG... phòng kế toán: khi nhận chứng từ nhập-xuất từ thủ kho, kế toán vật liệucông cụ dụng cụ không lập thẻ kế toán mà lên bảng kê nhập, bảng kê xuất Cuối tháng , dựa trên số liệu từ hai bảng kê nhập , bảng kê xuất vật liệu -công cụ dụng cụ, kế toán vật tư vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật tư một theo từng kho, và tính ra số tồn cuối tháng ( về cả mặt số lượng và giá trị ) Mỗi loại vật liệu- công . NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT I-Khái niệm và yêu cầu quản lý vật liệu. cụ. Những đặc điểm này là căn cứ quan trọng cho công tác tổ chức quản lý và hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ từ khâu tính giá, hạch toán