Bộ máy quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành không ngừng đợc hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu SXKD Tình hình thực tế ở công t
Trang 1Phơng hớng hoàn thiện hạch toán thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ
1 Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty Cơ khí Quang Trung
1.1 Thành tựu đạt đợc
Trong nền kinh tế thị trờng, cùng với sự phát triển của đất nớc, công ty Cơ Khí Quang Trung đã không ngừng phấn đấu để đạt mục tiêu tăng trởng nhanh và bền vững
Bộ máy quản lý nói chung và bộ phận kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành không ngừng đợc hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu SXKD
Tình hình thực tế ở công ty cho thấy, công ty áp dụng hình thức NKCT là hoàn toàn phù hợp, qui định mở và ghi chép trên các bản kê, NKCT, sổ chi tiết tơng đối chặt chẽ và khoa học, đã kết hợp rộng rãi việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế kết hợp việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép
Công ty luôn chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nớc, các chính sách giá, thuế, tổ chức mở sổ kế toán một cách phù hợp để phản ánh, giám đốc tình hình biến động của thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do vậy kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm đã góp phần bảo vệ tài sản của công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, trong đó qui định rõ ràng,
cụ thể chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên kế toán, đảm bảo sự kiểm tra đối chiếu lẫn nhau giữa các phần hành kế toán Đội ngũ nhân viên kế toán tại công ty là những ngời có kinh nghiệm, thông thạo chuyên môn, nhiệt tình và sáng tạo trong công việc
Trang 2Đối với công tác kế toán thành phẩm:Kế toán đã phản ánh một cách đầy đủ các hoạt động kinh tế diễn ra liên quan đến khâu công tác kế toán này Mọi hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều đợc phản ánh đầy đủ trên sổ sách chứng từ kế toán theo qui định hiện hành và qui định của công ty, từ việc lập các chứng từ gốc ban đầu
đến công tác kế toán chi tiết, tổng hợp Đồng thời phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế diễn ra, qua đó theo dõi chi tiết tình hình SXKD từng tháng, từng quý, từng năm
Đối với công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm: đây là nội dung quan trọng trong công tác kế toán của công ty vì nó liên quan tới việc xác định kết quả, các khoản thu nhập thực tế và phần phải nộp nhà nớc và nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của công ty trong lu thông Do đặc điểm của công ty có khối lợng thành phẩm lớn có giá trị cao nên việc tiêu thụ thành phẩm không dễ dàng Công ty Cơ Khí Quang Trung đã tổ chức hạch toán tiêu thụ một cách linh hoạt vừa hợp lý vừa đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty
Bên cạnh đó công ty đã thực hiện việc cơ giới hoá công tác kế toán, đa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm, do đó đã cung cấp đầy đủ kịp thời và chính xác những thông tin kinh tế cần thiết cho quản lý,
đánh giá hiệu quả SXKD của công ty
Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm của công tác hạch toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm mà công ty Cơ Khí Quang Trung đạt đợc còn có những tồn tại mà công ty có khả năng cải tiến và hoàn thiện nhằm đáp ứng hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của công ty
1.2 Những tồn tại
Thứ nhất: Về tổ chức bộ máy kế toán tuy gọn nhẹ nhng một kế toán còn kiêm
quá nhiều công việc Cần phải bố trí thêm cán bộ kế toán nhằm giảm công sức cho những ngời làm kế toán trong công ty để đảm bảo độ chính xác cao trong công việc;
Trang 3Thứ hai,về việc cơ giới hoá trong kế toán: Hệ thống hoá tin học thông tin trong công tác kế toán thành phẩm, xác định kết quả lợi nhuận mặc dù đã đa vào
nh-ng cha đợc tận dụnh-ng hết khả nănh-ng mà chỉ đợc sử dụnh-ng khi lập báo cáo trên bảnh-ng tổnh-ng kết tài sản, Đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời Việc này sẽ làm ảnh hởng đến sự chậm trễ cho việc đa ra các quyết định của quản lý
Thứ ba, tính giá nhập kho theo đơn đặt hàng:
Hiện nay việc tính giá trị giao khoán sản phẩm cho các phân xởng trong công
ty đợc thực hiện trên bảng tính định mức tại phòng kế hoạch sản xuất của công ty Tuy nhiên bảng tính định mức này lại đợc áp dụng trong nhiều năm mà cha đợc thay
đổi Giá thành phẩm xuất kho đợc xác định chính là giá thành phẩm nhập kho dựa trên tỷ lệ giao khoán cho từng phân xởng Có nghĩa là giá thành phẩm nhập xuất kho không phải là giá thành thực tế phát sinh hình thành nên thành phẩm mà đợc tính theo một tỷ lệ cố định cho mọi đơn đặt hàng ( ở Công ty là 75 %) Do đó, giá thành phẩm xuất kho cha chính xác dẫn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cũng cha chính xác Nên công ty cần thay đổi việc tính giá thành phẩm nhập kho của từng
đơn đặt hàng
Thứ t, hệ thống tài khoản.
TK 155 đợc mở theo hớng
TK 1551: Thành phẩm do công ty trực tiếp sản xuất;
TK 1552: Thành phẩm do công ty sản xuất theo đơn đặt hàng
Kế toán mở tài khoản cấp hai của tài khoản 155 nh trên ta có thể hiểu công ty muốn quản lý thành phẩm theo hai nội dung của tài khoản 1551 và 1552 Tuy nhiên,
kế toán chi tiết lại cha kết hợp giữa sổ chi tiết với tiểu khoản này vì sổ chi tiết lại đợc
mở cho từng loại sản phẩm Nh vậy, yêu cầu quản lý cũng không đáp ứng đợc đồng thời tài khoản mở ra là không hữu ích Cần kết hợp thống nhất giữa tài khoản và hạch toán
Thứ năm, về việc hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
trong cơ chế thị trờng, mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất là đạt đợc
Trang 4lợi nhuận lớn nhất do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng tìm ra các biện pháp để giảm chi phí một cách thấp nhất Trong khi đó Công Ty Cơ Khí Quang Trung lại không theo dõi riêng từng khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh mà đến cuối kỳ kế toán mới tiến hành tập hợp vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, sổ này đợc thiết kế dới dạng là sổ trung gian tập hợp chi phí để vào nhật ký chứng từ 8 và sổ cái tài khoản liên quan Cũng chính vì sổ này có dạng nh vậy nên kế toán cũng không sử dụng Bảng kê 5
Việc kế toán nh thế là cha kịp thời dẫn đến việc bỏ sót, nhầm lẫn dẫn đến chi phí bị sai lệch, ảnh hởng đến việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Mặt khác, các nhà quản lý không nắm rõ các chi phí theo khoản mục mà từ đó không tìm ra đợc nguyên nhân và biện pháp để tiết kiệm chi phí tăng lợi nhuận cho công ty
Thứ sáu, trong công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm công ty đã không hạch
toán khoản bảo hành Ví dụ khi khách hàng giữ lại 5% phí bảo hành tính trên tổng giá thanh toán thì công ty vẫn để nguyên trên tài khoản phải thu của khách 131 mà không hạch toán theo chế độ kế toán
Thứ bảy, công ty đã không trích lập dự phòng với bất cứ khoản phải thu của
khách hàng hay dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Tại Công ty Cơ Khí Quang Trung tổng số nợ phải thu của khách hàng hiện đang chiếm một phần lớn trong tổng số vốn lu động của công ty, trong đó có phát sinh khách hàng còn nợ trong thời gian dài hơn 2 năm Việc rủi ro khó đòi cho các khoản
nợ phải thu là có thể xảy ra Mặc dù vậy nhng Công ty cha có kế hoạch phòng cho các khoản công nợ này Do đó có thể dẫn đến việc thất thoát vốn công ty
Mặt khác, số d nợ phải thu lớn điều đó có nghĩa là Công ty đã để cho khách hàng chiếm dụng vốn lu động nhiều dẫn đến việc thiếu vốn trong sản xuất kinh doanh, Công ty phải đi vay vốn nên ảnh hởng rất nhiều đến quá trình cũng nh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Vì vậy Công ty nên có biện pháp xử lý nợ phải thu một cách hợp lý đồng thời lập dự phòng những khoản thu khó đòi
Trang 5Thứ tám, về phơng thức tiêu thụ và chính sách áp dụng cha đa dạng phong phú
làm hạn chế sự lựa chọn của khách hàng dẫn đến hiệu quả tiêu thụ sản phẩm cha cao
Thứ chín, sổ chi tiết:
-Đối với sổ kế toán chi tiết tiêu thụ thành phẩm, Công ty đã mở riêng cho từng loại thành phẩm Tuy nhiên, việc mở sổ chi tiết bán hàng cha hợp lý, sổ chỉ theo dõi phần doanh thu tiêu thụ và thuế GTGT mà cha phản ánh các khoản giảm trừ nh giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
- Đối với sổ chi tiết hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán chỉ liệt kê cho từng nghiệp vụ phát sinh mà không theo dõi cho từng mặt hàng tiêu thụ Hạn chế này cũng bắt nguồn từ việc thiết kế sổ chi tiết bán hàng không hợp lý
-Ngoài ra, sổ kế toán chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp mở ra nhng cha đáp ứng nhu cầu quản lý, sổ chỉ mang tính chất là liệt kê giá vốn của hàng bán mà cha theo dõi giá vốn cho từng mặt hàng hoặc liệt kê các khoản mục chi phí
2 Kiến nghị
2.1 Cơ giới hoá trong công tác kế toán
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển đóng vai trò quan trọng trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực, một trong những ngành đó là kế toán máy Máy vi tính sẽ giúp cán bộ kế toán cung cấp thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, tiết kiệm lao
động, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, hiệu ích hơn hẳn so với kế toán thủ công bởi
kế toán thủ công cần trải qua nhiều loại sổ sách và việc ghi chép đôi khi trùng lắp, nhầm lẫn, khó sửa đổi áp dụng kế toán máy tránh đợc nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và việc lu trữ thông tin trở nên nhẹ nhàng và tiện lợi
Hiện nay, tại công ty cơ khí Quang Trung, phòng kế toán đợc trang bị hai máy
vi tính, một máy in, nhng kế toán chỉ sử dụng máy vi tính chủ yếu trong việc lập báo cáo quyết toán, lên bảng tổng kết tài sản, báo cáo tiêu thụ, bảng biểu về nguyên vật liệu đây là một hạn chế cần xử lý kịp thời.Do khối l… ợng công việc nhiều nên việc
Trang 6áp dụng vi tính trong công tác kế toán là rất cần thiết- tiết kiệm thời gian, lao
động.Do vậy, công ty nên cài đặt các chơng trình sử dụng phần mềm vào công tác
kế toán Hiện nay, trên thị trờng có rất nhiều phần mềm nh: Effect, Fast acauting… tuỳ theo loại hình của công ty mà công ty sẽ cài đặt phần mềm sao cho việc quản lý
là hữu hiệu nhất Khi sử dụng phần mềm thì công việc đầu tiên là phải tiến hành mã hoá các đối tợng: khách hàng, ngời bán, mã hoá vật t, sản phẩm, hàng hoá sau đó… căn cứ vào các chứng từ nhập xuất, thu chi kế toán sẽ nhập vào máy và định khoản… sẵn
Trang 7Sơ đồ 28: sử dụng phần mềm kế toán
Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại
Chứng từ mã hoá nhập dữ liệu vào máy
Nhật ký chung
Sổ cái tài khoản Bảng chi tiết
số phát sinh Bảng cân đối thử Chứng từ mã hoá các bút toán điều chỉnh, bút toán khoá sổ
Bảng cân đối tài khoản hoàn chỉnh Bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác 1
2a
2b
3
4
10
Sổ kế toán chi tiết 7
8
5
6
9
12
12
11
Ghi chú: Hạch toán hàng ngày Hạch toán cuối kỳ Quan hệ đối chiếu
Trang 82.2 Tính giá nhập kho
Công ty nên hạch toán tính giá của từng đơn đặt hàng theo giá thực tế phát sinh trong kỳ bằng cách :
+ Giao cho các thống kê phân xởng tập hợp chi phí phát sinh : chi phí nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ Cuối tháng báo cáo lên phòng kế toán
+Kế toán tính giá thành căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh do thống kê phân x-ởng gửi lên, đồng thời tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan trực tiếp, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí khác bằng tiền để xác định giá thành thành phẩm sản… xuất trong tháng
Còn tỷ lệ giao khoán mà công ty đặt ra thì công ty chỉ nên dùng để làm tiêu chuẩn xác định mức độ hoàn thành sản xuất của các phân xởng đối với từng đơn đặt hàng: Nếu phân xởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hoàn thành có tỷ lệ lớn hơn so với qui định mà phòng kế hoạch tính toán và giao riêng cho từng phân x-ởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng thì Công ty có thể xác định nguyên nhân
và bắt phạt, bồi thờng vật chất …
Nếu phân xởng nào sản xuất với trị giá thực tế thành phẩm hoàn thành có tỷ lệ nhỏ hơn so với qui định đợc giao riêng cho từng phân xởng nằm trong 75% tổng giá trị hợp đồng, điều đó đã nói lên phân xởng đã tiết kiệm đợc chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, từ đó tăng hiệu quả sản xuất Do đó Công ty có thể khen thỏng, khuyến khích vật chất đối với những phân xởng này…
2.3 Mở hệ thống tài khoản
Để hạn chế tồn tại này công ty có thể áp dụng phơng án sau: vẫn mở tài khoản
155 theo tài khoản cấp hai mà doanh nghiệp đang áp dụng nhng ở mỗi tài khoản cấp hai nên mở thêm tài khoản cấp ba chi tiết cho từng sản phẩm của công ty Ví dụ :
TK 15511: Máy cắt tôn cuộn;
TK 15512: Bình áp lực…
Trang 9TK 15521 : Vòng bi điện
…
Tơng ứng với việc mở hệ thống tài khoản cấp hai này thì khi định khoản cũng cần định khoản theo tài khoản cấp 2,3 để đáp ứng nhu cầu quản lý một cách nhanh nhất Hiện nay, bộ phận kế toán gần nh tách việc sử dụng chứng từ kế toán và hệ thống tài khoản, phần định khoản ở các chứng từ ban đầu đều đợc định khoản theo tài khoản cấp một Ví dụ, khi nhập kho máy cắt tôn cuộn thì yêu cầu định khoản trên phiếu nhập kho đợc định khoản nh sau:
Nợ TK 155
Có TK 154
Thay vào đó chúng ta có thể định khoản nh sau:
Nợ TK 15511: TP- Máy cắt tôn cuộn
Có TK 154
Việc định khoản theo tiểu khoản cũng góp phần cho kế toán vào sổ chính xác hơn Nếu thực hiện kế toán thủ công ta thấy việc mở tài khoản nh vậy rất rờm rà nhng
điều này rất dễ dàng thực hiện khi sử dụng kế toán máy bằng cách mã hoá hệ thống tài khoản Khi định khoản trên chứng từ ban đầu cho phép ta lựa chọn tài khoản cấp
ba Khi cần thiết có báo cáo quản trị ta sẽ lựa chọn chi tiết theo nội dung của các tài khoản
2.4 Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
.Để hoàn thiện công tác hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp công ty nên hạch toán theo từng khoản mục, mỗi khoản mục chi phí gắn liền với một tài khoản cấp hai và sử dụng bảng kê số 5 để tập hợp chi phí
Cụ thể:
2.4.1 Chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng của công ty bao gồm: chi phí vận chuyển hàng đi tiêu thụ, chi phí bao bì đóng gói, chi phí dụng cụ đồ dùng, chi phí bảo hành sản phẩm, chi phí tiền
Trang 10lơng và các khoản phải trả cho nhân viên bán hàng, các chi phí bằng tiền khác.Do đó tài khoản 641 sẽ đợc mở thành tài khoản cấp hai nh sau:
TK 6411: Lơng nhân viên;
TK 6412: Bao bì đóng gói thành phẩm;
TK 6413: Chi phí đồ dùng dụng cụ;
TK 6414 : Chi phí khấu hao TSCĐ
TK 6415: Chi phí bảo hành sản phẩm;
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài;
TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
Tơng ứng vớií tài khoản cấp hai này công ty sẽ mở các sổ chi tiết tơng ứng
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ liên quan đến việc phát sịnh chi phí chi phí bán hàng, kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết Cụ thể:
- Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lơng xác định chi phí tiền lơng và các khoản phải trả nhân viên bán hàng:
Nợ TK 6411: 33.915.000
Có TK 334: 28.500.000
Có TK 338: 5.415.000
- Căn cứ vào phiếu xuất kho số 7 ngày 1/12/2003 khi xuất bao bì đóng gói thành phẩm:
Nợ TK 6412: 325.000
Có TK 152: 325.000
- Căn cứ vào phiếu xuất kho số 9 ngày 5/12/2003 đồ dùng dụng cụ
Nợ TK 6413: 875.100
Có TK 153: 875.100
- Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng số 1983 thanh toán tiền điện tháng 12 ngày 26/12/2003
Nợ TK 6417: 4.063.000
Nợ TK 133 : 463.000
