Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất.

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT i. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỔ CHỨC HỢP LÝ QUÁ TRÌNH HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT: 1. Đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và bị thay đổi hình thái ban đầu. Nguyên vật liệu xét về mặt hiện vật và giá trị là một trong những yếu tố không thể thiếu được của bất kỳ quá trình sản xuất kinh doanh nào. Dưới hình thái hiện vật, nó biểu hiện là một bộ phận quan trọng của Tài sản lưu động, còn dưới hình thái giá trị, nó biểu hiện thành vốn lưu động trong doanh nghiệp. Do vậy, quản lý nguyên vật liệu chính là chính là quản lý vốn trong sản xuất kinh doanh và tài sản của doanh nghiệp. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất, trong giá thành sản phẩm. Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm triệt để chi phí nguyên vật liệu nghĩa là với chất lượng vật tư như cũ có thể làm ra một khối lượng sản phẩm lớn, thúc đẩy tiến bộ khoa học kỹ thuật trong sản xuất và tiết kiệm được lao động xã hội. Như vậy, nguyên vật liệu có vai trò to lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm mới, phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu trên các mặt số lượng, chất lượng, giá cả, chi phí thu mua. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc hạch toán nguyên vật liệu, thúc đẩy cung cấp kịp thời đồng bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra được các định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí nguyên vật liệu trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất. 2. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu: Quản lý nguyên vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên, do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội càng phát triển, phương pháp hạch toán ngày càng phát triển, các phương pháp quản lý nguyên vật liệu cũng được hoàn thiện theo. Xuất phát từ đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh nên đòi hỏi phải có biện pháp quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. -Quản lý thu mua vật liệu sao cho đủ về số lượng, tốt về chất lượng tránh gây thất thoát vật liệu trong khâu thu mua, đảm bảo vật liệu mua về đúng theo yêu cầu sử dụng và giá mua phải hợp lý, lựa chọn điểm thu mua phải thích hợp nhằm hạ thấp chi phí đưa vào sản xuất, góp phần giảm giá thành sản phẩm. -Để quản lý tốt khâu bảo quản cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu tránh hiện tượng thất thoát, kém phẩm chất gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. -Quản lý việc dự trữ vật liệu: do đặc tính của vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, trong quá trình sản xuất bị tiêu hao toàn bộ và do giá cả cũng như cung cầu trên thị trường của nguyên vật liệu thường xuyên biến động. Đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối thiệu, tối đa để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do cung cấp không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ quá nhiều. -Quản lý việc sử dụng vật liệu: chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Cần sử dụng nguyên vật liệu hợp lý theo đúng định mức quy định, đúng thứ loại, quy cách và đúng quy trình sản xuất đảm bảo tiết kiệm, phát huy cao nhất hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Hiện nay, trong thực tế ở nhiều doanh nghiệp, việc quản lý nguyên vật liệu vẫn còn để thất thoát mà không xác định được nguyên nhân để bắt bồi thường. Do đó, phải cải tiến công tác quản lý vật liệu hơn nữa cho phù hợp với thực tế, đưa công tác quản lý vật liệu vào nền nếp, có khoa học. 3. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu: Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế và phát huy tối đa vai trò của nguyên vật liệu, xuất phát từ vị trí và yêu cầu quản lý vật liệu, xuất phát từ vị trí của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Thực hiện việc đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. -Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu kịp thời để tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. -Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng nguyên vật liệu, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp. II. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU: 1. Phân loại nguyên vật liệu: Phân loại nguyên vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý để sắp xếp từng thứ, từng loại vật liệu vào cùng một tiêu thức. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải sử dụng nhiều thứ nguyên vật liệu khác nhau và mỗi loại có tính năng lý hoá riêng. Để quản lý có hiệu quả đòi hỏi phải nhận biết từng thứ, từng loại vật liệu. Phân loại vật liệu cũng là điều kiện để quản lý và hạch toán vật liệu được chặt chẽ hơn, chính xác hơn. Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh chia thành: -Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ): là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mới như sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí, xây dựng cơ bản; bông trong các nhà máy sợi; vải trong các doanh nghiệp may . Đối với nửa thành phẩm mua ngoài, với mục mục đích tiếp tục trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, hàng hoá như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. -Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao gói sản phẩm như các loại thuốc nhuộm, dầu nhờn, xà phòng, . -Nhiên liệu: là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, lỏng, khí như xăng dầu, than củi hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất. -Phụ tùng thay thế: là những chi tiết, phụ tùng dự trữ để thay thế những bộ phận máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bị hư hỏng. -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, sắt, gạch, .). -Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ liên kết trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng . Trên thực tế, việc phân chia, sắp xếp vật liệu theo từng loại nói trên là căn cứ vào vị trí, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất ở từng đơn vị cụ thể. Việc phân loại như vậy chỉ có ý nghĩa tương đối, bởi vì có loại vật liệu ở doanh nghiệp này là vật liệu chính nhưng ở doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ. Thậm chí ngay trong một doanh nghiệp, có loại vật liệu lúc được sử dụng như vật liệu chính nhưng lại có lúc được sử dụng như vật liệu phụ. Việc phân chia từng loại vật liệu như trên giúp kế toán tổ chức các tài khoản, tiểu khoản để phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu. Để hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên, liên tục, tạo điều kiện cho việc quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, việc phân loại còn phải chi tiết, tỷ mỷ hơn nữa theo yêu cầu riêng, theo tính năng lý hoá, quy cách, phẩm chất vật liệu. Trên cơ sở kết quả của việc phân loại vật liệu, doanh nghiệp tiến hành xây dựng sổ danh điểm vật liệu. Xây dựng sổ danh điểm vật liệu là việc xác định, gắn cho mỗi loại vật liệu một ký hiệu riêng theo nguyên tắc nhất định từ đó doanh nghiệp lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm nguyên vật liệu Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu 152 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu , quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm 152.01 152.02 152.01.01 152.01.02 . 152.02.01 152.02.02 Sổ danh điểm vật liệu được sử dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho các bộ phận, đơn vị trong các doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ trong công tác quản lý vật liệu. Ngoài cách phân loại vật liệu như trên còn có một số cách phân loại khác như: Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu: bao gồm vật liệu được cấp phát, vật liệu đi vay tín dụng, vật liệu liên doanh, vật liệu cung cấp từ những nguồn khác. 2. Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Về nguyên tắc kế toán Nhập -Xuất- Tồn kho nguyên vật liệu phải được đánh giá theo giá vốn thực tế của vật liệu mua sắm, gia công chế biến. Song do đặc điểm của nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ lại thường xuyên biến động trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh kịp thời tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu, nên trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán. 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế: 2.1.1.Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu được xác định khác nhau: -Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng (VAT ) theo phương pháp khấu trừ: Giá trị vốn thực tế nhập = Giá mua thực tế (không có + Thuế nhập khẩu + Các chi phí thu mua (nếu - Các khoản giảm giá, giá trị hàng mua kho thuế VAT đầu vào) (nếu có) có) trả lại (nếu có) +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp trực tiếp: Giá trị vốn thực tế nhập kho = Giá mua thực tế ( gồm cả thuế VAT đầu vào) + Thuế nhập khẩu (nếu có) + Các chi phí thu mua (nếu có) - Các khoản giảm giá, giá trị hàng mua trả lại (nếu có) Trong đó, chi phí thu mua thực tế gồm: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, . -Đối với nguyên vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất gia công, chế biến + Các chi phí gia công, chế biến -Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp khấu trừ: Giá trị vốn thực tế NVL = Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài + Chi phí vận chuyển, + Tiền thuê gia công (chưa có VAT) nhập kho gia công, chế biến bốc dỡ +Nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng ( VAT ) theo phương pháp trực tiếp: Trị giá vốn thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế NVL xuất thuê ngoài gia công, chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ + Tiền thuê gia công (gồm cả VAT) -Đối với vật liệu nhận góp vốn liên doanh: giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá thoả thuật do hội đồng liên doanh đánh giá. -Đối với vật liệu được tặng, thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. -Đối với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị tối thiểu. 2.1.2.Gi á thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được nhập thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, cho nên giá thực tế của từng nhập kho hoàn toàn không giống nhau. Do đó, khi xuất kho, kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế xuất kho của nguyên vật liệu cho các nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá thực tế đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho, có thể áp dụng một trong các phương pháp sau: 2.1.2.1.Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá trị bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân tồn đầu kỳ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ). Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất kho x Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. * Giá đơn vị bình quân tồn đầu kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Số lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ nay. [...]... nguyên vật liệu theo giá hạch toán: Giá hạch toán nguyên vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp và được sử dụng trong thời gian dài Sử dụng giá hạch toán đối với các doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư lớn, các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu nhiều, thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin về giá không kịp thời Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi... trị hạch toán của nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ -Tính hệ số giá giữa giá trị thực tế và giá trị hạch toán của nguyên vật liệu : Hệ Giá thực tế của vật số liệu tồn kho đầu kỳ + liệu nhập kho trong kỳ = toán của vật Giá hạch Giá hạch toán của vật giá liệu tồn kho đầu kỳ NVL Giá thực tế của vật + liệu nhập kho trong kỳ -Tổng hợp giá trị hạch toán của nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ... ngoài gia công chế biến: ghi theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá thành chế biến thực tế Nợ TK 152 ( chi tiết vật liệu ): giá thành sản xuất thực tế Có TK 154: nguyên vật liệu thuê ngoài gia công Có TK 154: nguyên vật liệu tự sản xuất i .Các trường hợp tăng nguyên vật liệu khác: Ngoài nguồn nguyên vật liệu mua ngoài và tự chế nhập kho, nguyên vật liệu của doanh nghiệp còn tăng do nhiều nguyên nhân... toán chi tiết vật liệu sẽ làm giảm khối lượng công việc hàng ngày của kế toán, tạo điều kiện cho việc tăng cường chức năng kiểm tra của kế toán nhằm sử dụng hiệu quả, hợp lý nguyên vật liệu Giá hạch toán nguyên vật liệu có thể là giá mua nguyên vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc xác định theo giá kế hoạch của nguyên vật liệu đã được xây dựng Như vậy, hàng ngày kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ... nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu về mặt giá trị hoặc cả về số lượng và giá trị, phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng ở từng doanh nghiệp Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn sử dụng các bảng kê nhập- xuất- tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời 3 .Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu : Trong thực tế hiện... vật tư theo hạn mức -Phiếu xuất kho tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể 1.2 Trình tự kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1.2.1 Hạch toán tình hình biến động tăng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân Bởi vậy, tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp a.Trường hợp nguyên vật liệu đã mua trong. .. TỔNG HỢP NGUYÊN VẬT LIỆU: Để hạch toán nguyên vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ Việc sử dụng phương pháp nào là tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu của công tác quản lý và vào trình độ cán bộ kế toán, cũng như vào quy định của chế độ kế toán hiện hành 1 Kế toán. .. lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết nguyên vật liệu có liên quan Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật liệu Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phòng kế toán tổng... Kế toán tổng hợp Phiếu giao nhận chứng từ xuất Mỗi phương pháp hạch toán phải được tiến hành trong những điều kiện nhất định mới có thể phát huy được các ưu điểm và hạn chế nhược điểm Chính vì thế, khi hạch toán nguyên vật liệu, các doanh nghiệp cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong quản lý nguyên vật liệu iv KẾ TOÁN... đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong các niên độ kế toán iii KẾ TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU: 1.Chứng từ sử dụng: Mọi hiện tượng kinh tế xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán một cách kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu đã được nhà nước ban hành Mỗi bản chứng từ cần chứa đựng tất cả các chỉ