Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 - Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1.1.1 - Khái niệm về nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của tư liệu sản xuất. Các Mác đã viết “Đối tượng đã qua một lần lao động trước kia rồi thì gọi là nguyên liệu”. Như vậy, tất cả nguyên liệu đều là đối tượng lao động, nhưng không phải mọi đối tượng lao động đã trải qua tác động của con người. Không những thế Các Mác còn chỉ rõ “Nguyên liệu có thể hình thành thực thể chủ yếu của một sản phẩm hay chỉ gia nhập sản phẩm dưới hình thức sản phẩm phụ”. Vật liệu là những nguyên liệu được tiếp tục qua gia công chế biến hay nói cách khác tiếp tục có sự tác động của con người. Nguyên liệu, vật liệu gọi tắt là nguyên vật liệu, được chia thành nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính lý, hoá hoặc khối lượng tiêu hao, mà căn cứ vào sự tham gia của chúng vào mức cấu thành sản phẩm. Nhiên liệu, năng lượng thì thuộc về vật liệu phụ nhưng do tầm quan trọng của chúng nên được tách ra thành những yếu tố riêng. Như chúng ta đã biết, mục đích cơ bản nhất của quá trình con người sử dụng tư liệu lao động làm thay đổi hình dáng, kích thước, tính chất hoá lý của đối tượng lao động là để tạo ra sự đa dạng phong phú chủng loại, mẫu mã sản phẩm đáp ứng đầy đủ nhu cầu đa dạng của thị trường. Như vậy, nguyên vật liệu là một trong ba bộ phận quan trọng của quá trình sản xuất (Sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động) trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Nội dung cơ bản của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. Nếu tài sản lưu động được nhìn theo giác độ hình thái biểu hiện thì nguyên vật liệu chính là một trong các dạng thức chủ yếu của tài sản lưu động. 1.1.2 - Đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: 1.1.2.1 - Đặc điểm của nguyên vật liệu: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên ở quanh ta mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao động được chia thành hai loại: Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như gỗ trong rừng nguyên thuỷ, quặng trong lòng đất… Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là có sự tác động của lao động, gọi là vật liệu. Nguyên vật liệu có đặc điểm sau: - Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu chuyển dịch một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.2.2 - Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Từ đặc điểm cơ bản của nguyên vật liệu ta có thể thấy rõ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất liệu của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để sản xuất được những sản phẩm tốt, thoả mãn được nhu cầu của khách hàng cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao đảm bảo đúng quy cách chủng loại. Mặt khác chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản xuất của sản phẩm (trong sản phẩm công nghiệp giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50 – 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm tới 70 – 80% giá thành sản xuất sản phẩm). Vì thế nên việc tập trung quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là vấn đề vô cùng quan trọng mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần phải quan tâm. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm và trong một chừng mực nào đó việc giảm tiêu hao nguyên vật liệu còn tiết kiệm được nguồn tài nguyên đang ngày càng cạn kiện dần, là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. 1.1.3 - Yêu cầu và nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu: Trong điều kiện hiện nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển trên cơ sở thoả mãn nhu cầu vật chất và văn hoá của cộng đồng xã hội. Việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy công tác quản lý là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu của xã hội ngày càng cao đòi hỏi sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, chất lượng cao hơn, đa dạng về mẫu mã chủng loại, về mầu sắc. Chính vì vậy mà vật liệu cấu thành nên sản phẩm cũng phải không ngừng được nâng cao về chất lượng và chủng loại. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta hiện nay các ngành sản xuất chưa đáp ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho yêu cầu sản xuất, do đó yêu cầu công tác quản lý vật liệu phải toàn diện ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ khấu hao khác nhau do đó thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, phẩm chất tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm tới chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. - ở khâu bảo quản: Cần đảm bảo theo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu, phù hợp với quy mô tổ chức của doanh nghiệp, tránh lãng phí. - ở khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngưng trệ, gián đoạn do không cung cấp kịp thời, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. - ở khâu sử dụng: Cần phải tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn và phải không ngừng cải tiến hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. 1.1.4 - Nhiệm vụ và nội dung của kế toán nguyên vật liệu: Kế toán nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Để thực hiện được các chức năng giám đốc và là công cụ quản lý kinh tế, kế toán nguyên vật liệu cần phải làm tốt các công việc sau: 1.1.4.1 - Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: - Tổ chức đánh giá, đánh giá lại, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị. Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp để phát huy những mặt tích cực, khắc phục những mặt còn hạn chế để không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý. - áp dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán nguyên vật liệu, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị, bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán ban đầu về nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ), mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết. Thực hiện đúng phương pháp quy định nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý, chỉ đạo công tác kế toán trong phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. - Tổ chức chứng từ, tài khoản sổ kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp được số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng, giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất phẩm chất. - Tính toán chính xác số lượng và giá trị vật tư thực tế đưa vào sử dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. 1.1.4.2 - Nội dung của kế toán nguyên vật liệu: Để thực hiện tốt yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu thì đòi hỏi quá trình kế toán nguyên vật liệu bao gồm những nội dung sau: - Phân loại và lập danh điểm vật tư. - Xây dựng các nội dung, quy chế trong bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. - Xây dựng định mức tiêu dùng, định mức dự trữ nguyên vật liệu cũng như các định mức tiêu hao một cách hợp lý trong quá trình sử dụng, vận chuyển và bảo quản. - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu gồm vận dụng các chứng từ và luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. - Tổ chức vận dụng các tài khoản kế toán và hệ thống sổ kế toán tổng hợp. - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê đối chiếu vật tư cũng như báo cáo về tình hình nhập, xuất, tồn vật tư. - Tổ chức phân tích tình hình vật tư và những thông tin kinh tế quan trọng. 1.2 - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 1.2.1 - Phân loại nguyên vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Phân loại vật liệu có thể dựa trên các tiêu thức sau: 1.2.1.1 - Phân loại nguyên vật liệu theo vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm (ví dụ: sắt, thép trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí). - Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó kết hợp với nguyên vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, hình dáng bên ngoài của sản phẩm, làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, kích thích thị hiếu người tiêu dùng hoặc làm cho quá trình sản xuất được tiến hành một cách thuận lợi (ví dụ: dầu nhờn, hồ, keo, thuốc chống gỉ…). - Nhiên liệu: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó tạo ra nhiệt lượng phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu . - Phụ tùng thay thế: Là những bộ phận phụ tùng chi tiết máy, doanh nghiệp mua vào để thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những vật liệu thiết bị máy móc doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là những vật liệu không còn tác dụng đối với quá trình công nghệ sản suất sản phẩm của doanh nghiệp, thu hồi được do sản phẩm hỏng, do ngừng sản xuất hoặc thanh lý tài sản cố định hoặc các nguyên nhân khác. - Các loại vật liệu khác: Là những vật liệu mang tính đặc thù riêng có trong một số doanh nghiệp. Ngoài các loại vật liệu kể trên như bao bì, vật đóng gói, vật liệu sử dụng luân chuyển. Việc phân chia này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý kế toán vật liệu. 1.2.1.2 - Phân loại nguyên vật liệu theo chức năng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: Theo cách phân loại này toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất: Là các loại nguyên vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất sản phẩm. Bao gồm:  Nguyên vật liệu trực tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao trực tiếp trong quá trình sản xuất sản phẩm.  Nguyên vật liệu gián tiếp: Là các loại vật liệu tiêu hao gián tiếp trong quá trình phục vụ sản xuất sản phẩm. - Nguyên vật liệu sử dụng cho bán hàng. - Nguyên vật liệu sử dụng cho quản lý. 1.2.1.3 - Phân loại nguyên vật liệu theo nguồn hình thành: Theo tiêu thức này thì nguyên vật liệu được chia thành: - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những nguyên vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh được doanh nghiệp mua ngoài thị trường. - Nguyên vật liệu tự sản xuất: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến và nguyên vật liệu thuê ngoài gia công để sử dụng sản xuất ở giai đoạn sau. - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh hoặc được biếu tặng, cấp phát. - Phế liệu thu hồi: Là những nguyên vật liệu bị thải loại ra khỏi quá trình sản xuất, có thể tái sử dụng hoặc đem bán. 1.2.1.4 - Phân loại nguyên vật liệu theo quyền sở hữu: - Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các loại nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất, mua ngoài đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. - Nguyên vật liệu không thuộc sở hữu của doanh nghiệp: Gồm các nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay nhận giữ hộ. Tuy nhiên trong các cách phân loại trên thì phân loại theo vai trò của nguyên vật liệu là ưu việt và được sử dụng rộng rãi hơn cả. 1.2.2 - Tính giá nguyên vật liệu: Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo những yêu cầu thống nhất. Việc tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. 1.2.2.1 - Các chỉ tiêu tính giá nguyên vật liệu: - Giá thực tế: Là giá được xác định dựa trên những căn cứ khách quan, được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển nguyên vật liệu và nó được dùng để ghi nguyên vật liệu tồn kho và lập các báo cáo kế toán. - Giá hạch toán: Là loại giá ổn định, được xác định ngay ở đầu kỳ hạch toán, thường dựa trên giá thực tế cuối kỳ trước hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là loại giá có tính chủ quan nên chỉ sử dụng để theo dõi việc luân chuyển hàng ngày. Cuối kỳ hạch toán, kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán về giá thực tế. 1.2.2.2 - Xác định giá nguyên vật liệu nhập kho: Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế, cá biệt có một số trường hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho. Chẳng hạn khi nguyên vật liệu nhập kho nhưng chưa có chứng từ hoá đơn, kế toán phải sử dụng chỉ tiêu giá hạch toán để ghi sổ. Đến khi có chứng từ hoá đơn thì kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. Giá của nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn của người bán cộng (+) với thuế nhập khẩu (nếu có), thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp) và các khoản chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bãi…) trừ (-) các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự chế biến, gia công: Giá thực tế bao gồm giá thực tế vật liệu xuất kho cộng các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng các chi phí tiếp nhận (nếu có). - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 1.2.2.3 - Xác định giá nguyên vật liệu xuất kho: Việc tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho được căn cứ vào đặc điểm hoạt động từng doanh nghiệp. Có nhiều phương pháp được sử dụng để đánh giá nguyên vật liệu xuất dùng. Doanh nghiệp căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: 1.2.2.3.1 - Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ trước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập). Trong đó: Phương pháp này tuy đơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Phương pháp này cũng có ưu điểm là đơn giản, dễ làm và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên phương pháp này không chính xác vì không tính tới sự biến động của giá cả trong kỳ này. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, phải tính toán nhiều lần. 1.2.2.3.2 - Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu × × = Giá thực tế vật liệu Số lượng vật liệu Giá đơn vị xuất dùng xuất dùng bình quân Giá đơn vị Giá TT vật liệu tồn đ.kỳ + Giá TT vật liệu nhập trong kỳ bình quân cả = Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) bình quân = Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập bình quân sau = mỗi lần nhập Số lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập mua trước sẽ được dùng để làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong điều kiện giá cả có xu hướng ổn định hoặc có xu hướng giảm. 1.2.2.3.3 - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): Phương pháp này là giả định những vật liệu mua vào sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên. Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát, giá cả có xu hướng tăng. 1.2.2.3.4 - Phương pháp giá thực tế đích danh: Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập đến lúc xuất (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 1.3 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu: 1.3.1 - Tổ chức chứng từ: Chứng từ là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. 1.3.1.1 - Các chứng từ sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ CT/ CĐKT ngày 1/ 11/1995 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: - Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán. - Hợp đồng mua hàng. - Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư (mẫu 02-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT: Bắt buộc). - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT: Hướng dẫn). - Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05-VT: Hướng dẫn). - Thẻ kho (mẫu 06-VT: Bắt buộc). - Phiếu báo vật tư còn lại cuối tháng (mẫu 07-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08-VT). - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH). - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03-BH). - Hoá đơn VAT. 1.3.1.2 - Tổ chức chứng từ quá trình nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào nhu cầu về vật tư mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp nếu cần kiểm nghiệm thì phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy cách của nguyên vật liệu và lập “Biên bản kiểm kê vật tư”. Bộ phận cung ứng dựa trên cơ sở hợp đồng mua hàng, hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm vật tư để lập “Phiếu nhập vật tư”. Phiếu nhập vật tư lập thành 2 liên (đối với vật tư mua ngoài), 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất). Thủ kho sau khi nhận vật tư ghi số lượng vào cột thực nhập, ký nhận. Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ. Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3 (nếu có): Người nhập giữ. Còn hợp đồng mua hàng, hoá đơn của người bán được giao cho bộ phận tài vụ, làm thủ tục thanh toán và ghi sổ kế toán. 1.3.1.3 - Tổ chức chứng từ quá trình xuất kho nguyên vật liệu: Trong mọi trường hợp xuất kho nguyên vật liệu bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện đầy đủ các thủ tục, chứng từ quy định và phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đo, đong, đếm tuỳ theo từng loại nguyên vật liệu. Trên các chứng từ xuất vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng nguyên vật liệu (xuất cho ai, để làm gì…). Phiếu xuất kho do bộ phận cung ứng lập để theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận, phân xưởng để có kế hoạch cung ứng vật tư kịp thời cho sản xuất và làm căn cứ để kế toán hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Phiếu xuất kho lập thành 3 liên (Liên 1: Do bộ phận lập phiếu giữ; Liên 2: Thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán; Liên 3: người nhận vật tư giữ). Phiếu xuất vật tư sử dụng trong trường hợp xuất kho nguyên vật liệu không thường xuyên với số lượng ít. Trường hợp sử dụng nguyên vật liệu nhiều, phát sinh thường xuyên trong tháng doanh nghiệp sử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”. Phiếu này áp dụng cho tháng nào chỉ có giá trị sử dụng trong tháng đó. Cuối tháng không dùng hết vật tư đã lĩnh, đơn vị sử dụng phải lập phiếu nhập vật tư đem đến kho cùng với số vật [...]... bộ phận cấu thành giá vốn nguyên vật liệu nhập kho hoặc chi phí sản xuất kinh doanh (nếu nguyên vật liệu mua vào được đưa ngay vào sử dụng) 1.4.1.2.2 - Hạch toán các nghiệp vụ làm giảm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh, phần còn lại có thể xuất bán, xuất góp vốn liên doanh Mọi trường hợp giảm nguyên vật liệu đều ghi theo giá thực... trên sổ kế toán Theo phương pháp này, các tài khoản nguyên vật liệu được dùng để phán ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của nguyên vật liệu Vì vậy, nguyên vật liệu tồn kho trên sổ kế toán có thể xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số lượng kiểm kê thực tế nguyên vật liệu tồn kho, so sánh đối chiếu với số liệu trên sổ sách kế toán với nguyên tắc... quản lý và phương tiện thanh toán  Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng nguyên vật liệu trong kỳ  Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ  Dư nợ: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ - TK 151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này được sử dụng để phán ánh các loại nguyên vật liệu mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. .. đường đầu kỳ Giá trị nguyên vật liệu mua trong kỳ Giá trị hàng tồn kho và TK 111,112,331 đang đi đường đầu kỳ Giảm giá được hưởng và giá trị hàng trả lại TK 133 TK 411 Thuế GTGT Nhận vốn góp liên doanh TK 412 TK 621,627,641,642 Giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng Đánh giá tăng nguyên 1.4.3 - Hệ thống sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: Theo chế độ kế toán hiện hành của... tiền Căn cứ vào các chứng từ kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập xuất vào các sổ chi tiết Cuối tháng kế toán tính ra tổng số nhập, tổng số xuất, số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với sổ tổng hợp và đối chiếu với thẻ kho Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng... sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết để lập “Bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho” về mặt giá trị và từng loại nguyên vật liệu * Điều kiện áp dụng của phương pháp: Phương pháp này... mua, tăng giảm nguyên vật liệu theo giá thực tế Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ và tăng thêm trong kỳ  Bên Có: Phản ánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ và tồn kho cuối kỳ  TK 611 cuối kỳ không có số dư và thường được mở chi tiết cho từng loại vật tư hàng hoá - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên vật liệu tồn kho,... những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng chủng loại vật tư nhiều, nghiệp vụ nhập xuất xảy ra thường xuyên với khối lượng lớn 1.4 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1.4.1 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu trên sổ kế. .. chuyển cho kế toán 1.3.2 - Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách Tuỳ theo quy mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau: 1 3.2.1 - Phương pháp thẻ song song: Phương... hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên (Tính thuế theo phương pháp trực tiếp) TK 111,112, TK 152 TK621 331,141,311… Tăng do mua ngoài Xuất để chế tạo sản phẩm (Tổng giá thanh toán) TK151,411,222… TK627,641,642 Nguyên vật liệu tăng do các nguyên nhân khác TK 338(1),721 Giá trị nguyên vật liệu phát hiệnthừa khi kiểm kê TK412 Chênh lệch đánh giá tăng nguyên vật liệu Xuất . Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1 - Sự cần thiết phải quản lý và tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong. giá nguyên vật liệu: 1.2.1 - Phân loại nguyên vật liệu: Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tiến hành sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật