Phát triển thị trường quốc tế đối với mặt hàng quà tặng và trang trí nội thất

Phát triển thị trường quốc tế đối với mặt hàng quà tặng và trang trí nội thất

PHÁT TRIỂN THỊ TRƯỜNG QUỐC TẾ

ĐỐI VỚI MẶT HÀNG QUÀ TẶNG VÀ TRANG TRÍ NỘI THẤT

Hướng dẫn marketing xuất khẩu

cho các nhà xuất khẩu thủ công mỹ nghệ Việt Nam

Tài liệu thuộc bản quyền: VIETRADE/ITC/WTO/UNCTAD

Mục lục

Trang

3.2 Chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân viên và cách thức liên lạc 19

3.4 Hiểu các yêu cầu thị trường để tăng hiệu quả sự hiện diện 23

5Dự tính chi phí, định giá và lập hóa đơn khi xuất khẩu 28

Lời mở đầu

Việt Nam là một vùng đất của rất nhiều hàng thủ công mỹ nghệ1 có giá trị, được tạo nên từbàn tay, khối óc và cả tấm lòng của các nghệ nhân Các mặt hàng thủ công mỹ nghệ tinh tếcủa Việt Nam đã có mặt ở hơn 120 nước và một số sản phẩm như gốm sứ, sơn mài, đồ gỗ,hàng mây tre, dệt may, thêu… đang được nhiều nước ưa dùng để làm đồ trang trí nội thất vàquà tặng

Trong những năm gần đây, xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ của Việt Nam đã đạt đượcnhững thành công đáng kể Ước tính kim ngạch xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ đạt 600triệu USD một năm, góp phần tạo công ăn việc làm cho khoảng 1,35 tỷ dân Tuy nhiên, nếuso sánh với lượng tiêu thụ hàng nội thất và quà tặng trên thế giới, con số trên chỉ chiếm chưađến 1% dung lượng thị trường Vì thế, hàng thủ công mỹ nghệ Việt Nam vẫn còn rất nhiềutiềm năng và triển vọng phát triển

Chúng tôi hy vọng cuốn “Hướng dẫn marketing xuất khẩu” này sẽ là cẩm nang hữu ích, cungcấp các thông tin chi tiết và thực tế cho các nhà xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ Việt Nam.Nội dung của cuốn hướng dẫn phù hợp với cả doanh nghiệp đang xuất khẩu và cả doanhnghiệp có tiềm năng xuất khẩu, giúp họ thâm nhập thị trường thành công và đứng vững trêntrên thị trường quốc tế trong bối cảnh cạnh tranh toàn cầu

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự đóng góp ý kiến và hỗ trợ của một số cá nhân, đặc biệt lànhóm dự án của Cục Xúc tiến Thương mại (VIETRADE) và Trung tâm Thương mại Quốc tế(ITC) tại Hà Nội và Geneva.

Nhóm soạn thảo tài liệu gồm có:

 Trung tâm nghiên cứu và phát triển làng nghề, Hà Nội, Việt Nam (www.hrpc.com.vn) IDC – Các chuyên gia tư vấn phát triển quốc tế, Aachen, Germany (www.idc-aachen.de)

Bản quyền

Tài liệu được biên soạn nhằm mục đích hỗ trợ các nhà sản xuất, xuất khẩu và các tổ chức hỗ trợ kinh doanh hàngthủ công mỹ nghệ tại Việt Nam Vì thế, tài liệu này sẽ không được bán lại dưới hình thức các dịch vụ tư vấn vàvì các mục đích thương mại khác Để tận dụng nguồn thông tin này trên cơ sở phi thương mại, nguồn thông tinsẽ được ghi là VIETRADE Tất cả các hình thức sử dụng khác đều bị cấm, trừ khi có sự cho phép bằng văn bảncủa VIETRADE.

1

1 Bạn đã sẵn sàng xuất khẩu chưa?

1.1Phân tích thị trường (Phân tích bên ngoài)

Để xác định liệu công ty đã sẵn sàng xuất khẩu hay chưa, đầu tiên hãy đánh giá thị trường,xác định các cơ hội để từ đó lựa chọn những thị trường phù hợp nhất Từ đó, đánh giá khảnăng tận dụng các cơ hội đã xác định thông qua các phân tích về thị trường của doanh nghiệp.Có rất nhiều thị trường hứa hẹn cho các mặt hàng thủ công mỹ nghệ Việt Nam và vì thế bạnsẽ gặp một vài khó khăn trong việc quyết định nên tập trung vào thị trường nào Nhìn chung,bạn có thể thực hiện từng bước cách tiếp cận sau:

Bước 1: Định hình các thị trường tiềm năng

 Thu thập các số liệu thống kê thương mại về nhập khẩu hàng thủ công mỹ nghệ ở nhiềunước và số liệu xuất khẩu của Việt Nam Tổng cục Thống kê Việt Nam (địa chỉ số 1AHoàng Văn Thụ, Hà Nội) là địa điểm tốt nhất bạn có thể tìm được nguồn thông tin này,thậm chí ngay cả những thông tin về các sản phẩm của riêng bạn (tra cứu mã sản phẩmtheo Hệ thống hài hòa HS) Một số thông tin tổng hợp về những thị trường xuất khẩu lớnkhác có trong Phụ lục số 2

 Xác định 5 đến 10 thị trường lớn và đang phát triển đối với sản phẩm của bạn Xem xétcác thị trường này trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm trở lại đây

 Xác định một vài thị trường nhỏ hơn nhưng tăng trưởng nhanh và có thể có những cơ hộitốt Nếu thị trường chỉ mới hình thành, có thể bạn sẽ có ít đối thủ cạnh tranh hơn các thịtrường cũ

 Xác định ba đến năm thị trường tiềm năng để đánh giá sâu hơn Có thể tham vấn cácchuyên gia, Cục Xúc tiến Thương mại (VIETRADE) và những người khác để giúp xácđịnh các thị trường mục tiêu.

Bước 2: Đánh giá các thị trường mục tiêu

 Xác định các nhà nhập khẩu, người bán buôn và các bên liên quan quan trọng khác trênthị trường Tự làm quen với các kênh phân phối và tập quán thương mại

 Xác định các phân đoạn thị trường của người sử dụng (theo tiêu chí địa lý, sở thích củangười tiêu dùng, giá cả/ chất lượng…) Ai sẽ muốn mua hàng hóa của bạn và vì sao? Lốisống của họ là gì, họ sống ở đâu, loại sản phẩm nào họ thường mua?

 Xác định mức giá và xu hướng thị trường đối với các sản phẩm của công ty bạn cũng nhưcác sản phẩm liên quan Tìm hiểu kỹ các nguồn cung hiện tại, đặc biệt là thị trường cácnước xuất khẩu chính mà công ty đang cạnh tranh

 Kiểm tra các rào cản thâm nhập thị trường (thuế quan hoặc phi thuế quan) của quốc gia đóđối với hàng nhập khẩu

 Xác định các biện pháp ưu tiên mà chính phủ Việt Nam áp dụng để xúc tiến xuất khẩu sảnphẩm của bạn sang những thị trường này.

 Xác định các chi phí vận chuyển từ cảng chính đến các thị trường mục tiêu.

Công ty có thể tiến hành nghiên cứu thị trường bằng các nguồn thông tin sơ cấp hoặc thứ cấp.Khi tiến hành nghiên cứu thứ cấp (nghiên cứu tại bàn), công ty có thể thu thập thông tin từ cácnguồn tổng hợp như các số liệu thống kê thương mại của một quốc gia hoặc một sản phẩm Vìtiến hành nghiên cứu thứ cấp ít tốn kém hơn và có thể giúp công ty thực hiện tập trung cáchoạt động marketing nên hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều bắt đầu việc nghiên cứu thịtrường bằng cách sử dụng các thông tin thứ cấp Mặc dù các nguồn dữ liệu thứ cấp rất quantrọng cho công việc nghiên cứu thị trường nhưng chúng cũng có những hạn chế nhất định nhưhầu hết các số liệu thống kê đều cách thời điểm hiện tại hơn hai năm, các số liệu phân tích vềsản phẩm quá chung chung, nên mức độ hữu ích cho doanh nghiệp vẫn chưa cao…

Các nguồn dữ liệu thứ cấp phổ biến cho việc nghiên cứu thị trường bao gồm:

 Danh sách website các hiệp hội thương mại, tham khảo Phụ lục 3 Thông qua các hiệp hộingành hàng, bạn sẽ tìm hiểu được thông tin về số liệu thống kê của các thị trường, tin tứccập nhật các ngành và ý kiến phân tích của các chuyên gia, danh sách triển lãm thươngmại, nhà nhập khẩu

 Tham khảo website của Tổng cục Hải quan Việt Nam (GSO) hoặc các văn phòng thốngkê quốc gia khác tại Phụ lục 4 Lưu ý rằng, để có thể tìm kiếm thông tin hiệu quả từ cácvăn phòng thống kê, bạn cần biết rõ mã sản phẩm của bạn theo Hệ thống hài hòa thuếquan (HS).

 Các tạp chí và báo thương mại có những chỉ dẫn tương đối đầy đủ về những sản phẩm hợpthời (như “Tableware International”, một tạp chí hàng đầu về đồ bày trên bàn và quà tặngquốc tế) Tham khảo website của các loại báo chí này trong Phụ lục 5

 Các loại sách về lĩnh vực trang trí nội thất và thủ công mỹ nghệ Có thể tìm các loại sáchnày trong thư viện của Trung tâm nghiên cứu và phát triển làng nghề Việt Nam(www.hrpc.com.vn) hoặc bạn có thể mua tại các hiệu sách tại Hà Nội và Thành phốHồ Chí Minh Ngoài ra, bạn có thể đặt mua các cuốn sách này qua các website nhưwww.amazon.com, www.barnes&noble.com

 Các tổ chức nghiên cứu quốc tế như Euromonitor (www.euromonitor.com),KeyNote, Datamonitor (www.datamonitor.com) và Mintel (www.mintel.com) là nguồn cung cấp rất nhiều thông tin về thị trường, thị hiếu tiêu dùng…

 Bạn có thể tìm kiếm các báo cáo nghiên cứu thị trường (phân đoạn thị trường, tình hìnhtiêu thụ, đối thủ cạnh tranh, yêu cầu thâm nhập thị trường), xu hướng thị trường, các số

liệu thống kê… từ các tổ chức thương mại như VIETRADE, Tổ chức xúc tiến thương mạiNhật Bản JETRO, Trung tâm xúc tiến nhập khẩu từ các nước đang phát triển CBI Hà Lan,Trung tâm Thương mại quốc tế ITC, Các phòng thương mại và Công nghiệp… Địa chỉwebsite các tổ chức này có tại Phụ lục 6

 Các trang web về triển lãm thương mại theo ngành cung cấp những thông tin đáng tin cậyvề xu hướng mới và thường có cả thông tin liên hệ đầy đủ của những công ty hàng đầutrên thị trường Tham khảo địa chỉ website tại Phụ lục 7

 Bạn cũng có thể tìm hiểu xu hướng màu sắc mới qua website của các công ty nghiên cứuxu hướng quốc tế và các công ty thời trang lớn Nói chung, việc tìm kiếm thông tin trênwebsite của các nhà nhập khẩu lớn trên thị trường mục tiêu có thể làm tăng đáng kể vốnhiểu biết của bạn về danh mục hàng hóa, thiết kế, giá cả trên thị trường mục tiêu ấy. Có thể tìm kiếm thông tin về xu hướng màu sắc trên thị trường EU, Nhật Bản và Mỹ trong

tạp chí “Trend Forecast” của CBI (www.cbi.nl), Tổ chức Xúc tiến nhập khẩu Thụy ĐiểnSIPPO (www.sippo.ch), Hiệp hội thời trang Nhật Bản (www.japanfashion.or.jp)và Trend Curve’s (www.trendcurve.com).

Nếu bạn mua các báo cáo nghiên cứu thị trường có thể sẽ tốn kém rất nhiều tiền bạc Để giảmthiểu chi phí, bạn có thể tìm kiếm những thông tin tương tự trên Internet Internet là một trongnhững cách thuận lợi nhất để một nhà xuất khẩu có thể tìm kiếm các thông tin về thị trường.Bạn có thể tìm được rất nhiều thông tin bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm như Google(www.goo gle .com) và Yahoo (w ww.yahoo.com) Các công cụ tìm kiếm “froogle” và“catalogues” của Google thực sự hữu ích nếu bạn sử dụng để tìm kiếm thông tin về thiết kế vàđịnh giá sản phẩm “Froogle” có thể hiển thị ảnh và giá cả sản phẩm “catalogues” là mộtdanh bạ gồm hơn 6000 danh mục sản phẩm kèm theo ảnh và thông tin về giá cả(htttp://froogle.google.com; http://catalogues.google.com)

Để tiến hành nghiên cứu sơ cấp (nghiên cứu thực địa), công ty có thể thu thập dữ liệu trực tiếpvề thị trường nước ngoài thông qua các hoạt động như phỏng vấn, tham quan cửa hàng, triểnlãm thương mại, và các mối liên hệ trực tiếp khác với các văn phòng đại diện và người muahàng tiềm năng Nghiên cứu thị trường sơ cấp có lợi thế là đáp ứng được nhu cầu của công tyvà có được câu trả lời cho từng câu hỏi cụ thể Bạn có thể tìm kiếm những thông tin còn thiếusau khi nghiên cứu tại bàn và bạn có thể nhận biết được cảm nhận của người khác về công ty,đất nước và sản phẩm của bạn Thậm chí nếu các số liệu thống kê cho thấy thị trường đangtăng trưởng, nghiên cứu thực địa cũng rất quan trọng để bạn đưa ra quyết định cuối cùng nênhay không nên tiếp cận thị trường và làm cách nào… Có thể tiến hành nghiên cứu thực địasau nghiên cứu tại bàn để xác nhận các kết quả của nghiên cứu tại bàn và bổ sung các thôngtin còn thiếu

Các nguồn nghiên cứu thực địa phổ biến bao gồm:

 Gặp gỡ các công ty/ nhà xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ có mặt hàng xuất khẩu tươngtự

 Gặp gỡ người mua hàng tiềm năng và các đại lý phân phối ở Việt Nam

 Thông tin từ các tổ chức xúc tiến thương mại (VIETRADE, www.vietrade.gov.vn, JETROwww.jetro.go.jp, KOTRA - Cục Xúc tiến Đầu tư và Thương mại Hàn Quốckotrahan@fpt.vn, AMCHAM – Phòng Thương mại Mỹ…) và các dự án phát triển ngànhtư nhân ở Việt Nam (JICA - Cục Hợp tác quốc tế Nhật Bản, www.jica.go.jp/vietnam,VNCI - Tổ chức sáng kiến cạnh tranh Việt Nam www.vnci.org, GTZwww2.gtz.de/vietnam…)

 Liên hệ với các đại sứ quán, cơ quan lãnh sự và các trung tâm thương mại Việt Nam ởnước ngoài

 Gặp gỡ các công ty giao nhận và vận tải (tham khảo Phụ lục 8)

 Tham gia các triển lãm thương mại ở các thị trường mục tiêu của bạn hoặc triển lãmthương mại tại các thị trường gần Việt Nam như Hong Kong, Thái Lan, Trung Quốc vàNhật Bản

 Tham quan các cửa hàng ở thị trường mục tiêu của bạn để tham khảo xu hướng, giá cả…(tham khảo Phụ lục 9)

Bên cạnh việc đánh giá quy mô thị trường và xác định các nhà nhập khẩu lớn, nghiên cứu thịtrường cần phải quan tâm đến các yêu cầu về tiếp cận thị trường, cạnh tranh, cơ cấu giá cả…Bạn cần xác định nhu cầu nghiên cứu của bạn trong mối quan hệ với kinh nghiệm marketingxuất khẩu, ví dụ, bạn đã có khách hàng ở thị trường đó hay chưa hoặc đây có phải là thươngvụ xuất khẩu đầu tiên của bạn hay không

Nếu bắt đầu xuất khẩu sang EU, nghiên cứu của bạn cần giúp bạn làm quen với thị trường EUbằng cách tìm ra những thông tin liên quan đến các chủ đề như yêu cầu của thị trường, cơ cấuthị trường, những giai đoạn phát triển của thị trường, các phân đoạn thị trường, các công tylớn… Tuy nhiên, nếu bạn đã làm quen với thị trường EU và đã tìm được những cơ hội chomình, bước lôgic tiếp theo sẽ là nghiên cứu một cách kỹ lưỡng và khai thác khả năng tăngdoanh số bán hàng của bạn Bạn cần phải nghiên cứu rất cụ thể về các yêu cầu của khách hàngđối với từng loại sản phẩm và điểm mạnh cũng như điểm yếu của các đối thủ cạnh tranhchính

Các vấn đề quan trọng của nghiên cứu thị trường bao gồm:

A) Sự phát triển của thị trường và các cơ hội

 Quy mô thị trường, các kênh bán hàng, những nhà nhập khẩu lớn, các đại lý, nhà phân

 Những triển lãm thương mại lớn trưng bày và bán loại sản phẩm của bạn?

 Những yếu tố văn hóa trong kinh doanh ở thị trường bạn đã lựa chọn là gì? Mô hình củagiáo sư Geert Hofstede có thể giúp bạn tìm hiểu các nền văn hoá khác, nhờ đó bạn sẽ biếtcách thức cư xử với con người ở các nước khác nhau (www.geert-hofstede.com) Bạn cóthể tham khảo thêm một số thông tin hữu ích về các yếu tố văn hóa trong Phụ lục 10

B) Các yêu cầu tiếp cận thị trường

 Các tiêu chuẩn và quy định nào được áp dụng đối với chất lượng sản phẩm của bạn vànhững tiêu chuẩn đấy có bắt buộc không?

 Tiêu chuẩn nào áp dụng cho chất lượng quản lý và sản xuất của công ty bạn?

 Có thể áp dụng loại nhãn mác nào (ví dụ nhãn mác ECO…) để tạo lợi thế cạnh tranh? Có quy định nào về môi trường liên quan đến việc sử dụng các chất nguy hiểm trong sản

phẩm của bạn hay không? Với nguyên liệu? Với rác thải bao bì?

 Có quy định pháp lý đặc biệt nào nhằm đảm bảo các vấn đề an toàn và sức khỏe haykhông?

 Có các quy định về trách nhiệm xã hội không (ví dụ SA 8000)?

 Thuế nhập khẩu và thuế VAT áp dụng cho hàng hóa xuất khẩu của bạn có thuế suất baonhiêu? Có hiệp định thương mại quốc tế nào có tác động khả quan tới thuế quan haykhông?

 Hệ thống đo lường nào được áp dụng ở các thị trường khác nhau (ví dụ Mỹ không ápdụng hệ mét nhưng Nhật thì có)

 Có thể tham khảo thêm một số nguồn thông tin về các quy định tiếp cận thị trường trongPhụ lục 11

 Điểm mạnh và điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh chính?

 Có bao nhiêu đối thủ cạnh tranh từ nước bạn đang kinh doanh trên thị trường mục tiêu?

D) Hậu cần

 Loại bao gói nào phù hợp với chủng loại hàng hóa của bạn trên thị trường mục tiêu? Cần loại giấy tờ vận tải nào? Các quy định về đóng gói và dán nhãn?

 Thời gian vận chuyển trung bình?

 Loại hình vận tải nào được sử dụng phổ biến nhất? Chi phí vận chuyển từ xưởng của bạnđến kho của người mua bao gồm những chi phí nào?

 Thời kỳ mua và bán hàng đúng thời vụ là thời điểm nào?

E) Mức giá

 Khoảng dao động giá cho loại sản phẩm của bạn là bao nhiêu? Bạn có thể có lợi nhuận vớimức giá đó không? Lưu ý rằng cần trừ một tỷ lệ lớn trong giá bán lẻ do các chi phí phátsinh Bạn có thể dễ dàng nghiên cứu mức giá bán lẻ thông qua nghiên cứu tại bàn (Thamkhảo phần 5: Chi phí xuất khẩu, định giá và lập hóa đơn).

 Quá trình biến động của giá trên thị trường đối với sản phẩm của bạn như thế nào? Khách hàng của bạn nhạy cảm với giá cả như thế nào?

 Những điều khoản bán hàng và thanh toán phổ biến nhất là gì?

1.2 Phân tích công ty (Phân tích nội bộ)

Sau khi phân tích thị trường xuất khẩu, bạn cần đánh giá liệu công ty có khả năng thâm nhậpthị trường đã lựa chọn hay không thông qua việc tiến hành phân tích nội bộ Đặc biệt nếucông ty mới tiến hành xuất khẩu, bạn cần thực hiện kiểm toán công ty và xác định liệu việc sửdụng các nguồn lực hiện tại có gây ảnh hưởng xấu đến doanh số bán hàng nội địa hay không.Các yếu tố cần đánh giá bao gồm: tiêu chuẩn sản phẩm, năng lực sản xuất, mức độ linh hoạt,hậu cần, lực lượng bán hàng, thế mạnh tài chính, các nguồn lực khác… Từ đó bạn có thể đánhgiá khả năng tận dụng các cơ hội đã xác định thông qua các phân tích về thị trường của côngty Hơn nữa, nhờ có hiểu biết về các nguồn lực của công ty, bạn có thể đầu tư vào những cơhội khai thác được thế mạnh của bạn

A) Sản xuất

 Bạn có một nhà máy hoàn toàn dùng để sản xuất sản phẩm hoặc tập trung vào việc xử lývà hoàn thiện các bước nhằm kiểm soát chất lượng sản phẩm của bạn hay không?

 Bạn có một vài nhóm nhà sản xuất/ nhà cung cấp tốt các mặt hàng thành phẩm hoặc bánthành phẩm để bạn có thể gia công/ chế biến thêm tại nhà máy của mình không?

 Các trang thiết bị của bạn có đang trong tình trạng hoạt động tốt không?

 Bạn có các kỹ thuật xử lý nguyên liệu thô và thành phẩm bền vững hay không, ví dụ xử lýcác sản phẩm tre và gỗ khỏi mối mọt, kỹ thuật sấy khô để giữ màu lâu bền?

 Bạn đã bao giờ bị khách hàng phàn nàn về chất lượng sản phẩm hay chưa, ví dụ sản phẩmcủa bạn có bị méo mó hoặc mốc tại điểm đến không?

 Bạn có hệ thống quản lý chất lượng hay không?

 Nguồn lực hiện tại đang được xử lý như thế nào? Việc đáp ứng các đơn hàng xuất khẩu cóảnh hưởng xấu đến doanh số bán hàng hiện tại của bạn hay không? Đơn hàng tối thiểu chocác loại sản phẩm khác nhau là bao nhiêu?

 Bạn có thể đáp ứng các điều khoản giao hàng đúng thời gian và chất lượng hay không?

B) Nguồn nhân lực

 Bạn có đội ngũ công nhân lành nghề hay không?

 Nhân viên của bạn có quen với các thủ tục xuất nhập khẩu hay không? Họ có thông thạothông quan, thỏa thuận vận tải và thanh toán quốc tế không?

 Bạn có thể nói ít nhất một ngoại ngữ không, đặc biệt là tiếng Anh? Ai sẽ theo dõi các đơn hàng sau khi đã hoàn thành việc lập kế hoạch? Nhân viên của bạn có hiểu biết nhiều về máy tính không?

 Bạn có nhà thiết kế riêng không và họ có nhạy cảm với xu hướng thị trường không? Mỗinăm bạn có bao nhiêu bộ sưu tập thiết kế mới?

 Có ai trong công ty của bạn hiểu biết về các chính sách hỗ trợ để khuyến khích các nhàxuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ không, ví dụ Quyết định 132 về phát triển thủ công mỹnghệ, Chỉ thị 51 về đầu tư trong nước? Để có danh sách các chính sách hỗ trợ, đề nghịtham khảo Phụ lục 12

 Bạn có nhiều hơn một khách hàng không? Bạn có biết rằng bạn có thể đang ở trong tìnhthế rất rủi ro nếu bạn giảm giao dịch với các khách hàng hiện có và kỳ vọng sẽ có quan hệkinh doanh tốt với các khách hàng tiềm năng lớn hơn?

 Bạn có phòng trưng bày (showroom) riêng không? Bạn có website riêng không? Websitecó được cập nhật thường xuyên không? Bạn có các công cụ marketing ấn tượng không(danh thiếp, catalô…)?

 Hàng hóa của bạn có được sản xuất dưới một nhãn hiệu hay không? Nhãn hiệu này cóđược nhận biết và có được đăng ký không?

 Bạn đã gặp đại diện của người mua hàng nước ngoài và chào bán các dịch vụ của bạnchưa?

ngắn hạn để cung cấp nguồn tài chính cho các đơn hàng xuất khẩu của bạn hay không? Bạn có biết các chương trình khuyến khích xuất khẩu của chính phủ Việt Nam là nơi bạn

có thể nhận được nguồn hỗ trợ tài chính cho xuất khẩu hay không?

 Bạn có các giải pháp tài chính cần thiết trong trường hợp tăng sản xuất không?

 Bạn có hiểu biết về nghiệp vụ ngân hàng để đảm bảo được thanh toán và được hoàn lạitiền trong trường hợp hàng hóa bị hư hại không?

1.3 Phân tích SWOT

Mô hình SWOT là kết quả của quá trình phân tích các yếu tố bên trong và bên ngoài SWOTlà viết tắt của Strengths (điểm mạnh), Weakness (điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), Threats(Thách thức), trong đó các Điểm mạnh và Điểm yếu được coi là yếu tố môi trường nội bộdoanh nghiệp còn Cơ hội và Thách thức được coi là yếu tố môi trường bên ngoài mà doanhnghiệp phải đối mặt, được liệt kê theo mức độ quan trọng tăng dần

Mục đích của việc phân tích này là xác định rõ vị thế của công ty trên thị trường Bản chất củaphân tích SWOT là tìm ra phân đoạn thị trường có các cơ hội phù hợp với điểm mạnh còn cácthách thức có tác động nhỏ nhất tới các mặt dễ bị tổn hại, yếu thế của công ty Trên thực tế,bằng cách tìm các cơ hội bên ngoài phù hợp với các nguồn lực bên trong, nhà xuất khẩu cóthể xác định được các thị trường mục tiêu, các phân đoạn thị trường phù hợp và các sản phẩmmục tiêu trên thị trường ấy

Đây là một ví dụ về phân tích SWOT của một công ty xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ làmtừ cây lục bình có ý định xuất khẩu trực tiếp sang thị trường Đức.

Điểm mạnh:

 Chúng tôi có thể phản hồi khách hàng rất nhanhvì chúng tôi có một mạng lưới tốt và nhân viênđược đào tạo bài bản

 Chúng tôi có thể chăm sóc khách hàng một cáchtốt nhất

 Chúng tôi có thể thay đổi định hướng một cáchnhanh chóng nếu chúng tôi nhận thấy công việcmarketing của chúng tôi không hiệu quả

 Chúng tôi chịu ít chi phí nên chúng tôi có thểcung cấp cho khách hàng với giá tốt

Chính phủ luôn khuyến khích các doanh nghiệptrong nước phát triển nếu có khả năng

Các đối thủ cạnh tranh của chúng tôi về sảnphẩm làm từ bèo lục bình chậm thích nghi vớicác kỹ năng đan mới

Các mặt hàng quà tặng và trang trí thường được phân phối qua nhiều trung gian khác nhaunhư đại lý, nhà nhập khẩu/ bán buôn và người bán lẻ Biểu đồ sau cho thấy các kênh phânphối ở EU Đây là một ví dụ về cấu trúc thị trường ở các thị trường xuất khẩu chính của Việt

Nam Các mặt hàng thủ công mỹ nghệ được bán rộng rãi thông qua nhiều kênh bán lẻ như cáccửa hàng quà tặng, cửa hàng đồ nội thất, các trung tâm nhà vườn, các cửa hàng bán lẻ thựcphẩm, các cửa hàng bách hóa…

Nguồn: CBI, Nghiên cứu thị trường EU 2005, mặt hàng quà tặng và trang trí

Các chiến lược thâm nhập thị trường quan trọng nhất với các nhà xuất khẩu thủ công mỹ nghệViệt Nam là:

 Cung cấp cho các nhà nhập khẩu chuyên nghiệp - những người mua nhiều chủng loạihàng hóa và phân phối lại dưới thương hiệu của họ cho những người bán lẻ nhỏ hơn.Thông thường, họ chuyên về các kênh bán lẻ khác nhau, cung cấp cho các trung tâm nhàvườn, các cửa hàng hoa hoặc các cửa hàng trang trí nội thất cao cấp Phụ thuộc vào cáckênh bán lẻ mà họ đang điều hành, họ sẽ có những nhu cầu khác nhau về các nhóm sảnphẩm, mức giá và đặc điểm thiết kế Nhà xuất khẩu cần hiểu các nhu cầu này để có thểchào bán các sản phẩm phù hợp

Nhà nhập khẩu có thể là những đối tác rất tin cậy cho các nhà xuất khẩu Thông qua nhànhập khẩu, người xuất khẩu có thể tạo mối quan hệ lâu dài, đảm bảo tăng trưởng bềnvững, hợp tác với các đối tác thương mại tin cậy và đảm bảo có các đơn hàng thườngxuyên Hầu hết các nhà nhập khẩu lớn từ EU, Mỹ hoặc các thị trường khác đều tổ chứccác đoàn khảo sát thị trường các nước cung cấp Châu Á vài lần một năm Rất nhiều nhànhập khẩu đã vài lần có kinh nghiệm đến Việt Nam

Người tiêu dùng

Cửa hàng rau quả

Trung tâm

nhà vườnCửa hàng

bách hóa Cửa hàng hoaCửa hàng quà tặng

cửa hàng

tạp hóa Cửa hàng nội thất

Cửa hàng đặt hàng qua thư

Cửa hàng kinh doanh khác

Các tập đoàn mua hàng

Các công ty Marketing/ truyền thông

Nhà nhập khẩu/ người bán buônCác đại lý

Triển lãm thương mại (Cash & Carry)

Nhà sản xuất

 Thứ hai, cũng có nhiều người bán lẻ mua sản phẩm và gặp gỡ các nhà cung cấp Châu Ávà đặt hàng Đây có thể là cơ hội rất tốt cho công ty bạn bán hàng trực tiếp cho những nhàbán lẻ lớn như thế ở EU, Mỹ, Nhật Bản hoặc các nước khác trên thế giới vì họ thườngmua với khối lượng lớn Có rất nhiều nhà cung cấp ở các nước muốn bán hàng cho họ, vìvậy họ có thể mua hàng từ bất kỳ nơi nào Điều này tạo nên áp lực về giá cả cho các nhàcung cấp, khiến cho nhà bán lẻ và nhà nhập khẩu cũng như nhà cung cấp đều phải hoạtđộng hiệu quả nếu họ muốn tồn tại

 Vẫn còn những cơ hội khác cho nhà xuất khẩu như hợp tác với nhà sản xuất ở thị trườngmục tiêu nhằm kinh doanh dưới hình thức sản xuất theo hợp đồng Để cắt giảm chi phí sảnxuất, một số nhà sản xuất quốc tế thuê ngoài một số phần việc của họ ra nước ngoài và chỉtham gia vào một vài phần việc

Gần đây, thị trường EU, Mỹ và Nhật Bản đang tràn ngập nhiều sản phẩm gia dụng nhập khẩu.Vì thế, bạn cần tập trung vào những sản phẩm có thể bán được ở cả các cửa hàng tư nhân vàcác chuỗi cửa hàng Những mặt hàng mới và sáng tạo, chất lượng cao và có tính thực tiễn sẽthành công Tương tự, những sản phẩm có tính xuất xứ cao sẽ rất hứa hẹn vì chúng sẽ tạo rasự khác biệt cho cửa hàng, làm cho cửa hàng khác với các cửa hàng bán lẻ khác

Để tạo được mối quan hệ ban đầu với người mua hàng tiềm năng, công ty của bạn có thể xácđịnh và tìm kiếm khách hàng bằng cách:

 Xác định đại lý mua hàng của các nhà bán lẻ lớn đã từng kinh doanh trên thị trường ViệtNam hoặc trong khu vực như IKEA, Wal-Mart, Tchibo, Otto, Habitat…

 Tham gia các triển lãm thương mại quốc gia hoặc quốc tế Tham gia các phái đoàn thương mại ra nước ngoài

 Khởi động các chiến dịch gửi thư cho người mua mà bạn tìm thấy địa chỉ qua website củahọ, qua danh bạ thương mại, catalô và website của các triển lãm thương mại…

 Đánh giá các website có những cơ sở dữ liệu lớn bao trùm quốc tế, như Bảng danh mụccác nguồn thông tin thương mại của ITC (www.intracen.org), Danh bạ doanh nghiệp ChâuÂu (www.europages.com), Hiệp hội Trung tâm Thương mại Thế giới (www.wtca.org). Đăng ký sử dụng các cổng thương mại trực tuyến B2B toàn cầu như www.ecplaza.net,

www.alibaba.com, http://trade.indiamart.com, www.b2explorer.com, www.verticalzoom.com,

www.go4WorldBusiness.com và tìm kiếm người mua hàng trên các cơ sở dữ liệu này. Đánh giá các nguồn tin từ chính phủ hoặc các hiệp hội thương mại (VIETRADE, đại diện

thương mại của Việt Nam ở nước ngoài, Các trung tâm thương mại ở New York, Dubai,Nhật Bản…)

 Xác định các văn phòng đại diện hoặc các tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài ở ViệtNam như JETRO, KOTRA…

 Xây dựng website của riêng bạn với các từ khoá đặc biệt như “Vietnam Handicrafts”(Hàng thủ công mỹ nghệ Việt Nam), “Vietnam Home Décor” (Hàng trang trí nội thất ViệtNam), “Vietnam Home Furnishings” (Đồ nội thất Việt Nam), “Vietnam Bamboo &Rattan” (Hàng mây tre Việt Nam), “Vietnam Embroidery” (Hàng thêu Việt Nam),“Vietnam Lacquer ware” (Hàng sơn mài Việt Nam), “Vietnam Ceramics” (Hàng gốm sứViệt Nam)…

Cách tốt nhất để gặp gỡ một số nhà nhập khẩu EU là thông qua các triển lãm thương mại hàngđầu ở EU Một số nhà nhập khẩu khác lại ưa chuộng gặp mặt ở Việt Nam và tìm kiếm các nhàcung cấp chưa được biết đến ở Việt Nam Bạn có thể gặp nhóm nhà nhập khẩu này tại cáctriển lãm thương mại trong nước

Đối với thị trường Nhật Bản, việc sử dụng đại lý/ nhà phân phối là chiến lược thâm nhập thịtrường thiết thực nhất đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ Tuy nhiên để thựchiện được việc này, bạn cần quan tâm nhiều đến việc việc lựa chọn đại diện Nhiều công tyNhật Bản tham gia các triển lãm thương mại trong nước hoặc quốc tế Đây cũng là nơi bạn cóthể thiết lập quan hệ ban đầu

Ở thị trường Mỹ, các nhà nhập khẩu Mỹ chiếm ưu thế trong hầu hết các triển lãm thương mạivà không phù hợp cho các nhà xuất khẩu trưng bày hàng hoá Nhiều nhà xuất khẩu Việt Namđã thất bại trong việc tìm kiếm người mua thông qua các triển lãm thương mại ở Mỹ do họcạnh tranh với khách hàng của họ Nếu bạn muốn thâm nhập thị trường Mỹ, bạn nên nghĩ đếnviệc tìm kiếm các nhà nhập khẩu Mỹ mà bạn có thể gặp gỡ thông qua việc tham gia các triểnlãm thương mại trong nước như Triển lãm hàng nội thất và thủ công mỹ nghệ quốc tế tại Tp.Hồ Chí Minh hoặc các triển lãm thương mại ở Châu Âu và các nước Châu Á khác

Để phát huy những bản sắc riêng của công ty, bạn cần chuẩn bị cho một sự hiện diện chuyênnghiệp - được thể hiện ở các giá trị cốt lõi, cách cư xử với khách hàng, các biểu tượng, hìnhảnh của công ty, cách thức liên lạc và những yếu tố khác nữa

“Các giá trị cốt lõi” là yếu tố quan trọng tạo nên bản sắc của doanh nghiệp và chúng dựa trêncác quyết định quản lý cơ bản, từ các hoạt động hàng ngày đến các mục tiêu dài hạn Các giátrị cốt lõi có thể bao gồm các yếu tố như chiến lược của công ty, cách thức điều hành hoặcquy trình quản lý chất lượng Các biểu tượng, hình ảnh của công ty bao gồm logo, thiết kếchữ, tờ rơi, danh thiếp, website và các phương tiện đồ hoạ khác

Tuy nhiên, bạn có thể nhấn mạnh sự xuất hiện của công ty theo nhiều cách bên cạnh việc đặtlogo trong phần mẫu tiêu đề thư và trong danh thiếp của bạn Một yếu tố nữa không kém phầnquan trọng tạo nên bản sắc công ty là phong cách và nội dung liên lạc với các đối tác kinhdoanh Phong cách liên lạc của bạn có cởi mở, trung thực và đúng đắn không? Các thư hỏihàng, yêu cầu hoặc khiếu nại có được trả lời nhanh chóng không? Theo cách thức liên lạcnào? Những người khác có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên của bạn hay không?

3.1 Tài liệu Marketing

Bạn cần xây dựng hồ sơ “Giới thiệu công ty” để giúp người mua có ý niệm ban đầu về công

ty trong đó bao gồm tất cả những thông tin mà người mua muốn biết về người cung cấp Đểgiúp khách hàng tiềm năng đánh giá được mức độ phù hợp của sản phẩm do công ty cung cấpvới nhu cầu của họ, bạn cần đề cập đến những điểm sau đây trong hồ sơ công ty:

 Lịch sử phát triển và những thông tin cơ bản về công ty Triết lý kinh doanh của công ty

 Cơ cấu tổ chức của công ty Sản phẩm/ Dịch vụ chào bán

 Khả năng đáp ứng của công ty với những nhu cầu và yêu cầu của đối tác kinh doanh Các kỹ năng kỹ thuật và thương mại được sử dụng

 Cách thức thiết kế, phát triển và triển khai sản phẩm/ dịch vụ của công ty

Mục tiêu của bản Hồ sơ công ty là thuyết phục và tạo ấn tượng cho khách hàng rằng công tyhoàn toàn có khả năng đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng và với “năng lực, kỹ năng và độtin cậy của công ty” khách hàng hoàn toàn đúng đắn khi lựa chọn bạn làm đối tác cung cấpmới” Ví dụ:

 Công ty thiết kế ABC được Bà A và ông A thành lập năm 1998 Bà A là một nhà thiết kếchuyên nghiệp, sinh trưởng trong một gia đình có truyền thống kinh doanh hàng thủ côngmỹ nghệ Ông A đã có bằng MBA tại Mỹ Với những nỗ lực không ngừng, ABC Décor đãtrở thành một trong những tập đoàn nổi tiếng nhất sản xuất đồ trang trí nội thất và ngoàivườn ở Việt Nam Nhà máy của công ty đặt tại tỉnh Phù Thọ có 120 công nhân Ngoài ra,công ty có khoảng 200 người làm việc tại các làng nghề khác nhau trên cả nước

 ABC Décor cam kết cung cấp cho khách hàng các sản phẩm trong nhà và ngoài vườn rấtđa dạng về mẫu mã, chất lượng cao, thiết thực và sử dụng các nguyên liệu không gây hạicho môi trường như đèn, bàn, ghế, các vật trang trí…Tại ABC Décor, tất cả các cán bộ,công nhân viên đều tâm niệm: “Đem đến cho khách hàng giá trị lâu bền và sự hài lòng về

sản phẩm” Niềm say mê đối với sản phẩm là điểm giúp chúng tôi khác biệt với các nhàsản xuất và cung cấp khác ở Việt Nam, và nó sẽ luôn giúp chúng tôi tiến lên phía trước

 Hiện nay, công ty đang xuất khẩu sang Nhật Bản, Ý, Đức, Mỹ và Hàn Quốc với năng lựcsản xuất là 5 container/tháng Công ty đã nhận được các giải thưởng cho nhà cung cấptốt nhất từ Công ty XXX tại Nhật Bản và đang tăng cường mức độ tin cậy của khách hàngbằng cách áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000

Bạn có thể trình bày những thông tin này trên một trang giấy Ngoài ra, bạn có thể thêm hìnhảnh văn phòng, phòng trưng bày và nhà xưởng của bạn nếu cần thiết Hồ sơ của công tykhông phải là chỗ để trưng bày hình ảnh sản phẩm của bạn trừ khi bạn chỉ tập trung vào mộtsản phẩm duy nhất Hồ sơ này cần phải dễ dàng cập nhật và bằng tiếng Anh Bạn nên phát chokhách hàng trong các cuộc gặp gỡ và gửi kèm theo thư và email của bạn

Bạn cần có Danh thiếp Việc này nghe có vẻ đơn giản nhưng nhiều công ty cho rằng nó

không cần thiết Cần lưu một số chi tiết sau để danh thiếp dễ đọc: Dùng chữ hoa thay cho các loại chữ bay bổng rất khó đọc

 Cần đưa vào danh thiếp các thông tin về số điện thoại, di động, fax và địa chỉ email và cầnin lại danh thiếp nếu các thông tin này có sự thay đổi

 Cần đảm bảo rằng địa chỉ gửi thư đường bưu điện của văn phòng/ nhà máy của bạn đãđược ghi trong danh thiếp đề phòng trường hợp khách hàng muốn gửi đồ hoặc thư theođường bưu điện hoặc họ có thể chỉ cho lái xe taxi địa chỉ của bạn

 Danh thiếp cần in bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ mẹ đẻ của khách hàng

Logo, kiểu chữ và màu sắc trên danh thiếp cần phù hợp với logo, kiểu chữ và màu sắc trênmẫu tiêu đề thư của bạn Tất cả các chi tiết quan trọng phải được in ở mặt trước của danhthiếp Các thông tin bổ sung có thể in ở mặt sau Kích cỡ của thiếp không nên lớn hơn9x5,5cm, thông thường tương đương với cỡ thẻ tín dụng, khoảng 8,5x5,4cm Cần lưu ý rằngnhững danh thiếp có lớp tráng nhựa ở trên không thể ghi chú được và những thiếp sáng quáhoặc có lớp mạ vàng hoặc bạc sẽ không thể copy hoặc fax

Bạn cần có cả Những công cụ chuyển tải hình ảnh khác như mẫu tiêu đề thư, phòng bì, cặp

chứa tài liệu…

Mẫu tiêu đề thư: Kích cỡ của giấy viết thư nên theo kích cỡ giấy A4 (210 x 297 mm) Chất

lượng của giấy viết thư ít nhất là 80 gram và có màu sáng Bạn nên hiểu rằng loại giấy viếtthư có ảnh hưởng đến ấn tượng mà bức thư sẽ đem đến cho người đọc, có thể là thân thiện, cótổ chức, đáng tin cậy Chọn font chữ hỗ trợ cho hình ảnh

Phong bì: Nên sử dụng phong bì màu sáng Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng màu tương tự

giấy viết thư, nếu giấy viết thư không phải màu trắng

Cặp chứa tài liệu: Để lưu các tài liệu giới thiệu về công ty của bạn (tờ rơi của công ty,

catalô ) hoặc các tài liệu vận tải và giao hàng.

Bạn cần có catalô sản phẩm In catalô nếu cần giới thiệu nhiều loại hoặc nhiều sản phẩm Môtả sản phẩm phải đi kèm với hình ảnh hoặc bản vẽ về sản phẩm Việc tạo ra một catalô tốtkhông phải là một công việc dễ dàng Muốn có một catalô hấp dẫn cần phải có tính sáng tạođể nó có thể gây ấn tượng tốt với khách hàng của bạn Cần ưu tiên tính nghệ thuật cho cả chữviết và bố cục catalô, ảnh minh hoạ và các yếu tố minh hoạ khác Màu sắc phải hấp dẫn và kếthợp một cách chuyên nghiệp Cần có những thông tin cơ bản như mã sản phẩm, đặc điểm sảnphẩm và nguyên liệu được sử dụng

Ngoài tờ rơi và catalô sản phẩm để giới thiệu về công ty, bạn cũng cần sử dụng đĩa CD-ROM.Mặc dù có thể đĩa CD-Rom rất dễ bị người sử dụng bỏ quên nhưng nó lại là một công cụtruyền thông rất hiệu quả tại hội chợ, triển lãm Là một công cụ tương tác, nếu đã thu hútđược người xem, đĩa CD-Rom sẽ có những lợi thế hơn hẳn một bài thuyết trình bằng video.Bạn cần lưu ý rằng nội dung và thiết kế của CD-ROM sẽ làm cho khách hàng của bạn có ấntượng tốt về quản lý chất lượng của công ty bạn Vỏ CD-ROM hấp dẫn sẽ làm cho CD-ROMcủa bạn nổi bật hơn các CD khác và khuyến khích hàng hàng bỏ CD của bạn vào đầu đọc đĩamáy tính của họ

Thêm vào đó, bạn có thể chuẩn bị một cuốn album ảnh về các chủng loại hàng hóa của bạn.Bạn nên chụp ảnh theo nhiều phong cách khác nhau để tham khảo và chúng có thể tạo chokhách hàng tiềm năng của bạn ý niệm về những sản phẩm bạn làm ra trước đây và sản phẩmnào khách hàng khác mua từ bạn

Bạn cần có một Website Nếu bạn có một website, bạn cần phải cập nhật website của bạn.

Website là một tài liệu tham khảo về công ty của bạn nhưng nó cũng cần được nâng cấp.Nhiều công ty dùng hàng nghìn đô la vào việc tạo dựng website và băn khoăn tại sao websitecủa họ không có người xem Nguyên nhân rất đơn giản: không ai biết về website của họ cả.Hồ sơ công ty, tờ rơi và catalô cần phải được số hóa và đưa lên website Bằng cách đặt các tàiliệu xúc tiến này lên website, bạn sẽ tiết kiệm chi phí in ấn, đồng thời có thể cập nhật thôngtin bất kỳ khi nào mà không phát sinh thêm chi phí Nói cách khác, đây là một công cụ xúctiến linh hoạt và tiết kiệm

Khi phát triển và duy trì website, bạn cần quan tâm đến những yếu tố sau:

 Thiết kế trang phù hợp với các hình ảnh đi kèm

 Xây dựng một website chuyên nghiệp, hấp dẫn và truy cập nhanh Cung cấp các thông tin quan trọng một cách rõ ràng và chính xác nhất Các khối chữ cần ngắn gọn và tập trung vào ý chính

 Có thể để chế độ download các thông tin cơ bản, bảng dữ liệu và tài liệu hướng dẫn sửdụng

 Phát triển một hệ thống lôgic và đơn giản

 Đăng ký website với các công cụ tìm kiếm thông dụng

 Đảm bảo trang của bạn được kết nối tốt tới các website có liên quan Kiểm tra các đường kết nối thường xuyên

 Cập nhật thông tin và làm mới website thường xuyên để khuyến khích khách hàng truycập lại

 Cho thêm trang “Những thông tin mới”

 Quảng bá website của bạn trên các tài liệu xúc tiến

 Lưu lại hồ sơ về khách viếng thăm bằng cách cung cấp dịch vụ cập nhật thông tin quaemail.

Cần nhấn mạnh rằng website của bạn sẽ không thể là một công cụ xúc tiến hiệu quả trừ khibạn chủ động thu hút các nhóm khách hàng mục tiêu truy cập website

Bạn cần có các Tài liệu quảng bá khác.

Tờ thông tin sản phẩm (product sheet): Tờ thông tin sản phẩm thường là một trang giấy cung

cấp các thông tin chi tiết về những sản phẩm cụ thể Bạn có thể phát dưới hình thức phát tờrơi hoặc kẹp vào trong tờ rơi của công ty và thay thế nếu cần Bạn có thể dễ dàng chuẩn bị cáctài liệu này với sự trợ giúp của máy vi tính và một máy in màu Việc này sẽ làm giảm chi phísản xuất đồng thời giúp bạn thích nghi và cập nhật tài liệu này một cách dễ dàng

Nhãn đính kèm (hang tags): Cần thiết kế một nhãn đính kèm đẹp cho sản phẩm của bạn.

Trong nhãn có các thông tin về tên, mã, thành phần nguyên liệu, màu sắc, kích cỡ sản phẩm.Đây là một công cụ tốt để quảng cáo cho người sản xuất, để cho thấy sản phẩm phù hợp vớicác tiêu chuẩn an toàn Trong nhiều trường hợp, nhãn đính kèm được sử dụng để mô tả yếu tốvăn hóa đặc trưng trong thiết kế của bạn; để giải thích sản phẩm được sản xuất như thế nào vàcách sử dụng truyền thống của chúng Hãy tạo ra nhãn đính kèm đẹp như sản phẩm của bạn

Thẻ rời: Thẻ rời cần được sử dụng một cách chuyên nghiệp, đặc biệt đối với các sản phẩm cao cấp.

Đây là loại thẻ hoặc nhãn mác có thể tháo rời “tô vẽ” cho sản phẩm, kể câu chuyện của sản phẩm và/hoặc câu chuyện của người nghệ sỹ nhằm tăng khả năng khách hàng lựa chọn mua sản phẩm

Nhãn hướng dẫn sử dụng: Đây là loại nhãn đưa ra các chỉ dẫn về chăm sóc hoặc làm sạch sản

phẩm và được gắn vĩnh viễn hoặc gần như vĩnh viễn với sản phẩm Loại nhãn này thườngđược dùng cho đồ sơn mài và các sản phẩm dệt may do các mặt hàng dệt may nhập khẩuthường có các quy định cụ thể về loại nhãn này

3.2 Chuyên nghiệp hoá đội ngũ nhân viên và cách thức liên lạc của bạn

Bạn sẽ tạo ấn tượng với người mua hàng tiềm năng nếu như không chỉ bạn, nhà quản lý caonhất, làm việc chuyên nghiệp mà ngay cả đội ngũ nhân viên của bạn cũng thế Một cách thứctốt để thực hiện việc này là đào tạo các nhân viên chủ chốt (phụ trách sản xuất, dịch vụ kháchhàng và thiết kế) có thể thuyết trình nhanh và chính xác về công việc của họ và giải thích họcó trách nhiệm với công việc sản xuất hoặc thực hiện đơn hàng như thế nào Công việc này cóthể thực hiện trước khi khách hàng viếng thăm và cần được kiểm tra để biết liệu thông tin đưara có chính xác hay không Mục đích là cho khách hàng thấy đơn hàng của họ được thực hiệnmột cách chuyên nghiệp kể từ khi công ty nhận được đơn hàng đến khi hàng hoá được giao.Vì thế các nhân viên của công ty cần phải được hướng dẫn rõ ràng ngay cả việc sử dụng cáchthức liên lạc như thế nào

Có thể khách hàng sẽ mua hàng của công ty bạn nhưng không bao giờ đến thăm văn phòng.Cũng có thể khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng sẽ liên hệ với bạn trước khi họ đến thămvăn phòng Một lỗi mà rất nhiều công ty mắc phải là họ không lưu tâm tới chuyên nghiệp hoácông việc liên lạc ở văn phòng

Bạn phải hình thành thói quen kiểm tra và trả lời nhanh chóng ngay khi nhận được email Bạnhoàn toàn có thể phúc đáp lại bằng câu: “chúng tôi đã nhận được thư hỏi hàng của ông và sẽtrả lời vào ngày mai” Một số lỗi khác trong cách thức liên lạc như máy fax thường xuyên hếtgiấy hoặc có số máy fax của khách hàng nhưng không sử dụng Người trả lời điện thoại củacông ty chỉ biết nói tiếng mẹ đẻ và đặt máy ngay lập tức nếu nghe thấy tiếng nước ngoài ở đầudây kia

Cách thức liên lạc của công ty sẽ cho khách hàng thấy công ty đó có làm việc chuyên nghiệphay không Việc chuyên nghiệp hoá cách thức liên lạc ở văn phòng không những không tốnkém mà còn mang lại những lợi ích rất thiết thực về sau

Viết email hiệu quả:

 Ngày nay, thương mại điện tử đã trở nên ngày càng phổ biến trong các giao dịch kinhdoanh Tuy nhiên, nhiều công ty thường không nhận thức được tầm quan trọng của việcviết email hiệu quả Nếu bạn làm được điều này, bạn có thể nâng cao hình ảnh của mình ở

một chừng mực nào đấy

 Thông điệp của bạn cần phải thu hút người đọc Bắt đầu bằng một lời chào hoặc một lờicảm ơn Sau đó, viết các nội dung chính trong một hoặc hai câu ngắn và kết thúc bằngcách chỉ ra rằng bạn mong muốn cái gì từ người đọc Ở các đoạn sau, bạn đưa thêm cácthông tin hoặc các ý kiến và mô tả những lợi thế cho người đọc Đoạn cuối cần một lầnnữa nêu ý chính của thư, sau đó bạn có thể kết thúc bằng một lời chào Chỉ trong mẫu tiêuđề thư và phần ký tên của thư viết mới rõ ai là người viết thư Vì thế, dưới đoạn nội dungthư điện tử, bạn nên để tên của bạn, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại và fax

 Khi bạn trả lời email, hãy giữ nguyên dòng chủ đề thư Điều đó sẽ giúp người nhận thư trảlời của bạn dễ dàng biết được thư nói về vấn đề gì Bạn viết thư trả lời phía trên phần thưmà bạn nhận được Bạn không nên đề cập đến các chủ đề khác nhau trong cùng một thư.Thay vào đó, hãy gửi các email khác nhau để người nhận có thể mở và/ hoặc lưu riêng  Cần đảm bảo rằng tất cả các email đều được kiểm tra và trả lời nhanh ngay cả khi thư trả

lời chỉ là “chúng tôi đã nhận được thư hỏi hàng của ông và sẽ trả lời vào ngày mai”

Viết thư tín thương mại hiệu quả:

 Một bức thư thương mại đúng nghi thức bao gồm các yếu tố sau: tiêu đề thư, tên và địachỉ, ngày tháng, lời chào, dòng tham chiếu, nội dung thư, lời chào cuối thư, chữ ký và tàiliệu đính kèm

 Lời chào: Lời chào phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với người nhận Nên xác định cụthể bằng cách ghi rõ tên người nhận thay vào việc chỉ ghi “Kính gửi quý ông/ bà” (DearSir/Madam).

 Dòng tham chiếu không bắt buộc, nhưng nếu có sẽ giúp người nhận biết rõ về chủ đề thưcủa bạn Thông thường dòng tham chiếu được bắt đầu bằng chữ “Re:” Dòng này nênđược ghi gọn trong một dòng trước lời chào

 Phần nội dung chính của bức thư có thể bao gồm nhiều đoạn, mỗi đoạn đề cập chỉ một ý.Bắt đầu thư của bạn với nội dung chính Đừng mất quá nhiều thời gian vào việc giới thiệu.Đưa ra các lý do hoặc cơ sở bức thư của bạn Hãy nói cho người đọc biết tại sao bạn viếtthư cho họ Hãy đề cập kỹ trong thư: các chi tiết, thông tin, lập luận chính xác và nếu cóthể cả các hoạt động mà bạn dự định làm Kết thúc bằng một lời chào Không nên để nộidung thư mở bằng cách nói “Chúng tôi chờ đợi phản hồi của ông” mà hãy kết thúc bằng“Chúng tôi sẽ gọi điện cho ông vào thứ sáu tới (ngày 22 tháng 5) để bàn về ý kiến của ôngđối với đề xuất này”

 Chữ ký cần rõ ràng và dễ nhìn, cho thấy bạn thực sự quan tâm đến bức thư Sau chữ ký cóthể viết hoa tên và chức vụ của bạn

 Nếu bạn gửi kèm các tài liệu khác với bức thư, hãy thêm phần “Enclosure”, “Enc” hoặc“Encs” dưới hai dòng so với dòng thư cuối cùng

 Sau khi đã hoàn thành bản thảo cuối cùng của lá thư, hãy kiểm tra chính tả và ngữ pháp.Lá thư cần tạo được ấn tượng hoàn hảo, ngắn gọn và không có lỗi đánh máy Cố gắng thugọn lá thư trong một trang giấy A4 Sử dụng loại giấy chất lượng cao và trắng

Văn hoá điện thoại:

 Đối với nhiều doanh nghiệp, kỹ năng trả lời điện thoại của nhân viên đóng vai trò rất quantrọng Cách nhân viên trả lời điện thoại sẽ tạo nên ấn tượng đầu tiên về doanh nghiệp của

bạn với khách hàng Khi trả lời điện thoại, các nhân viên hãy tỏ thái độ thân thiện, cởi mở

và thể hiển rõ văn hoá điện thoại của mình Khi trả lời điện thoại, hãy đón chào người gọi

một cách lịch sự và tự giới thiệu bản thân và cơ quan của bạn ví dụ “Xin chào Đây làcông ty ABC Décor, Tôi có thể giúp gì được bạn?” (Good Morning (Afternoon, Evening).This is ABC Decor, How may I help you? hoặc Hello, ABC Decor, How may I help you?.)

 Nếu người gọi muốn gặp một người cụ thể, câu trả lời có thể là “Xin chờ cho một phút, tôisẽ chuyển máy” hoặc “Ông A/ Bà B hiện không có trong văn phòng, tôi có thể giúp gì

được ông (“One moment please, I will transfer you to that extension" hoặc "Mr A/Ms B isout of the office at the moment, is there something I can help you with?”)

 Nếu người gọi hỏi và bạn không biết câu trả lời, bạn có thể nói “Xin lỗi, tôi không rõ, tôisẽ chuyển máy tới người sẽ trả lời cho ông” hoặc “Ông có thể giữ máy một chút được

không? Tôi sẽ xem có thể trả lời ông ngay được không” (“I'm sorry I can't answer that,let me transfer you to someone who can help you" hoặc "Can you hold please? I will see if Ican get you the answer in a moment.”)

 Trong trường hợp muốn người gọi cầm điện thoại chờ, bạn đừng bỏ mặc họ chờ điện thoạimà không có thông tin gì Hãy sẵn sàng trước khi bạn trả lời điện thoại Đặt một cây bútchì hoặc bút máy với một mẩu giấy gần điện thoại để bạn có thể ghi ra các thông tin quantrọng như tên người gọi Khi nói chuyện điện thoại, hãy gọi tên của họ nhưng không nênquá lạm dụng

 Khi gọi điện, bạn nên hệ thống các suy nghĩ của bạn trước khi quay số Bạn nên liệt kênhanh các vấn đề quan trọng mà bạn cần thảo luận

 Nếu người bạn muốn gặp trả lời điện thoại, sau khi giới thiệu nhanh về bản thân, hãy bắt

đầu bằng cách hỏi họ “Liệu chúng ta có thể nói chuyện được không?” ("Is this a good timeto talk?") Trong trường hợp gọi điện mà người cần gặp lại bận, bạn hãy hỏi họ lúc nào

nên gọi lại Bạn phải nhớ và gọi lại cho họ đúng thời gian đã hẹn

 Không nói quá nhanh và cần nói chậm lại khi để lại lời nhắn hoặc đọc số điện thoại củabạn Đọc tên bạn rõ ràng và đánh vần nếu cần thiết

 Kể cả khi nhận và gọi điện thoại, hãy nhớ rằng mọi người sẽ đánh giá bạn qua giọng nóivà cách bạn nói – hãy luôn luôn phát âm chuẩn!

3.3 Chuyên nghiệp hoá hoạt động công ty của bạn

Trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi làm việc với các khách hàng lớn, các hoạt động củacông ty cần được tổ chức tốt để đáp ứng yêu cầu về kiểm toán của khách hàng Trên thực tế,những quy định này luôn luôn có xu hướng hỗ trợ công ty bạn hiệu quả về mặt năng suất vàbảo vệ môi trường… và vì thế, trong bất kỳ trường hợp nào, nhà xuất khẩu nên tính đến việcáp dụng các tiêu chuẩn này

Dưới đây là ví dụ về các yêu cầu kiểm toán của một nhà bán lẻ lớn đối với các nhà cung cấpcủa họ

2 Ghi chép thời gian làm việc 12 tháng quaMức độ sẵn sàngCóKhông

9 Biểu đồ tổ chức ghi rõ số lượng nhân viên ở mỗi phân xưởng/ bộ phận

11 Tên của chủ nhà máy hoặc người đứng đầu

Một số thông tin khác có thể cần cung cấp để người mua tham khảo nhanh như:

b Số lượng nhân viên:

c Năng lực sản xuất theo tháng:d Những khách hàng lớn:

e Thời gian làm việc thông thường:giờ/tuầnf Thời gian làm quá giờ trung bình:giờ/tuần

g Bạn đã tăng mức thanh toán làm thêm giờ theo Luật Lao động chưa: CóKhông

i Nhân viên của bạn có được trả lương trong những ngày nghĩ lễ theo quy định không:

của luật pháp:trung bình:

n Công xưởng/ nhà máy của bạn có các cửa thoát hiểm không:CóKhông

biếtp Bạn có đồ sơ cứu trên sàn nhà xưởng/ tại khu nội trú không:CóKhôngq Số lượng người trung bình sử dụng một

nhà vệ sinh:

r Số lượng người trung bình trong một phòng nội trúDiện tích trung bình / người:

Bạn có thể nghiên cứu và áp dụng các cách thức quản lý hữu ích nhằm nâng cao hiệu quả hoạtđộng công ty như ISO, TQM (Quản lý chất lượng toàn diện), Kaizen & 5S, SA8000 hoặc6Sigma Tất nhiên, việc đạt được chứng nhận các tiêu chuẩn trên sẽ mất thời gian và chi phínhưng tuân theo các tiêu chuẩn và học từ các quy trình đó sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hoá hoạtđộng công ty

Nếu các khách hàng của bạn đến từ Nhật Bản, bạn sẽ có lợi thế nếu áp dụng triết lý 5S củaNhật Bản (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, và Shitsuke) Triết lý này tập trung vào việc tổ chứcđịa điểm làm việc hiệu quả và các quy trình công việc tiêu chuẩn 5S đơn giản hoá môi trườnglàm việc của bạn, giảm chất thải và các hoạt động không cần thiết đồng thời nâng cao chấtlượng, hiệu quả và an toàn

 Seiri (Sort – Sàng lọc): Nhằm loại bỏ tất cả mọi thứ không cần thiết, không có giá trị ra

khỏi công việc

 Seiton (Set in Order - Sắp xếp ): tập trung vào các phương pháp lưu trữ hiệu quả

 Seiso (Shine - Sạch sẽ): tập trung vào việc làm sạch khu vực làm việc Thu dọn sạch sẽ

hàng ngày rất cần thiết

 Seiketsu (Standardize - Săn sóc): tập trung vào việc tiêu chuẩn hoá thực tiễn công việc tại

khu vực làm việc

 Shitsuke (Sustain - Sẵn sàng): tập trung vào việc xác định một tình trạng và tiêu chuẩn

mới trong tổ chức nơi làm việc

Phòng trưng bày là công cụ marketing hiệu quả nhất để thuyết phục khách hàng khi họ đến

thăm văn phòng của bạn Nếu bạn không có đủ khả năng tài chính để tham gia các triển lãmthương mại quốc tế đắt đỏ, hãy bắt đầu với một phòng trưng bày ấn tượng trước

Sản phẩm được trưng bày như thế nào cũng phản ánh giá trị như thế nào của chúng cao đếnmức nào Hãy trưng bày sản phẩm đẹp nhất có thể, sắp xếp chúng theo chủ đề/ bộ sưu tập với

màu sắc và hình dáng cụ thể Các sản phẩm mẫu cần được sắp xếp sáng tạo, sạch sẽ và hấpdẫn để khách hàng có thể nhìn thấy được chúng có công dụng gì và được sử dụng như thếnào Ngoài ra, bạn cũng có thể trang trí phòng trưng bày của bạn bằng cây xanh để tạo chocăn phòng vẻ tự nhiên

Có thể bạn không có các kỹ năng cần thiết để trang trí Trong trường hợp đó, bạn có thể nhờsự hỗ trợ của các nhà thiết kế ở các viện nghệ thuật hoặc các nhà thiết kế đến từ các thị trườngmục tiêu của bạn và làm việc tại Việt Nam theo các chương trình hợp tác

3.4 Hiểu rõ các yêu cầu thị trường để nâng cao sự hiện diện của công ty

Các công ty của Việt Nam có một phong cách đặc biệt khi giới thiệu sản phẩm trong các tàiliệu marketing như catalô, tờ rơi và website Hầu hết các tài liệu đều đề cập đến tên của sảnphẩm hoặc của nguyên liệu được sử dụng để tạo ra sản phẩm Ví dụ, các công ty thủ công mỹnghệ thường chia chủng loại sản phẩm của họ ra thành danh mục hàng tre, mây, gốm sứ, thêuvà ren và các loại hàng khác, sau đó chia tiếp các sản phẩm ra thành các tiểu mục như rổ,khay, túi xách…

Khi kinh doanh với khách hàng Mỹ, bạn cần biết rằng hệ thống phân loại này sẽ lạ lẫm đốivới họ vì họ thường chia sản phẩm theo công dụng như đồ nội thất, hàng dệt may gia dụng, đồtrải sàn, trang trí tường, đồ trải bàn và hàng quà tặng (được tập hợp thành một nhóm), đồ giadụng, đồ ngủ (đệm), các đồ dùng chính…, không phân chia theo nguyên liệu thô hoặc phươngthức sản xuất Sau đó họ tiếp tục chia nhỏ các sản phẩm theo thiết kế, chất lượng và côngdụng Nguyên liệu và phương thức sản xuất chỉ quan trọng khi nó có đóng góp đặc biệt vàothiết kế, chất lượng và công dụng Ví dụ, một chiếc gối lụa được đánh giá là giá trị hơn mộtchiếc gối bằng sợi polyeste, nhưng người mua sẽ không biết đến sự khác biệt giữa trúc, mâyhoặc tre hoặc kỹ thuật đan hoặc chất lượng khác nhau Khách hàng sẽ chỉ nhận ra sản phẩmnào đẹp hơn theo cách nhìn và thị hiếu của họ

Vì thế, nếu chọn Mỹ là thị trường mục tiêu của bạn, sản phẩm của bạn phải được phân loạitheo thông lệ của Mỹ trong tất cả các tài liệu marketing của bạn Nói chung, nếu bạn nhắmđến một thị trường cụ thể, bạn nên nghiên cứu kỹ và tìm hiểu các thông lệ về giới thiệu sảnphẩm ở những thị trường đó để tăng hiệu quả sự hiện diện của bạn trên thị trường

Lựa chọn và chuẩn bị một sản phẩm xuất khẩu không chỉ cần có sự hiểu biết về sản phẩm màcả về những đặc điểm đặc trưng của mỗi thị trườngmục tiêu Nghiên cứu thị trường, đặc biệtthông qua nghiên cứu thực địa và thông qua các mối liên hệ được tạo ra với các đại diện nước

ngoài, sẽ cho bạn ý tưởng về sản phẩm nào có thể bán được trên thị trường nào Tuy nhiên,trước khi bán, bạn cần phải chỉnh sửa một sản phẩm cụ thể để đáp ứng yêu cầu hoặc thị hiếucủa người mua ở các thị trường nước ngoài, từ đó tạo ra một cách thức bán hàng riêng cho sảnphẩm của bạn

Những sản phẩm bán chạy nhất của bạn: Nếu công ty bạn sản xuất nhiều loại sản phẩm,

bạn nên bắt đầu với một sản phẩm phù hợp nhất với thị trường mục tiêu Nếu có thể chọn mộthoặc hai sản phẩm phù hợp với thị trường và không cần chỉnh sửa nhiều về thiết kế thì là lýtưởng nhất Hãy giới thiệu những sản phẩm mà bạn làm tốt và mang yếu tố văn hoá của đấtnước bạn Hãy làm mọi việc hoàn hảo hết mức có thể, đặc biệt là công đoạn hoàn thiện

Chú ý chất lượng đầu tiên: Khách hàng quốc tế luôn mong muốn mua được những sản

phẩm chất lượng cao với giá tốt Điều này tạo nên quá trình cơ cấu lại thị trường bậc thấp vàbậc trung cho hầu hết các sản phẩm thủ công mỹ nghệ của Việt Nam Để đáp ứng mong muốncủa khách hàng, ngay cả các nhà kinh doanh lớn cũng phải nâng cấp sản phẩm để có đượcchất lượng cao hơn, thiết kế đẹp hơn Lấy ví dụ trường hợp nhà máy ở Trung Quốc đã nângcao chất lượng và phương thức sản xuất nhưng vẫn giữ mức giá bán thấp Họ đã đưa ra mộttiêu chuẩn chất lượng mới cho phần lớn các sản phẩm có giá bán thấp và gây áp lực lớn tớihầu hết các phân đoạn thị trường khác buộc các nhà sản xuất khác phải giảm giá và nâng caochất lượng Vì thế, để định vị doanh nghiệp trên thị trường, bạn phải sản xuất những sản phẩmcó chất lượng tốt nhất có thể, ngay cả với các sản phẩm không đắt tiền Cố gắng không ngừngđể nâng cao chất lượng sản phẩm

Khác biệt hoá sản phẩm cho các khách hàng khác nhau: Để có được nhiều mối kinh

doanh, các nhà xuất khẩu thủ công mỹ nghệ Việt Nam có xu hướng chào bán tất cả những sảnphẩm họ sản xuất hoặc mua lại từ các làng nghề truyền thống cho mọi khách hàng Chiến lượcnày có thể giúp bạn có nhiều đơn hàng trong ngắn hạn, nhưng có thể tạo ra bất lợi trong dàihạn Khi bạn (và nhiều nhà xuất khẩu khác trong khu vực của bạn) bán cùng một loại sảnphẩm cho nhiều người mua, thị trường sẽ nhanh chóng trở nên bão hoà và thừa cung còn sảnphẩm sẽ mất dần tính độc đáo, đặc trưng Do sản phẩm được bán ở nhiều nơi nên chúng trởnên bình thường và giảm giá trị Tuy nhiên, phụ thuộc vào tình hình thực tế, bạn có thể tínhđến việc chào bán những sản phẩm tương tự cho các thị trường khác nhau

Không sao chép của người khác mà phát triển những sản phẩm riêng: Người mua hàng

nước ngoài rất dễ tìm ra hàng trăm website của các nhà xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ củaViệt Nam, nhưng họ thường rất thất vọng vì không tìm thấy nhiều sự khác biệt của các sảnphẩm được chào bán trên website Hình ảnh các sản phẩm trên website của các nhà sản xuấtgần như giống nhau Tương tự, khi tham quan một triển lãm quốc tế, đặc biệt Triển lãm hàngthủ công mỹ nghệ và nội thất quốc tế tại Tp Hồ Chí Minh, bạn sẽ nhận thấy rất nhiều gian

hàng trưng bày các sản phẩm cùng loại Làm như vậy, nhà sản xuất Việt Nam đã hạn chế khảnăng cạnh tranh của chính họ và các nhà sản xuất khác, vì cuối cùng không một công ty nàocó sản phẩm riêng của mình

Bạn nên tìm hiểu xu hướng sản phẩm bằng cách quan sát thị trường nhưng không nên saochép Cố gắng phát triển các sản phẩm của riêng bạn trên cơ sở phân tích các xu hướng đó.Bạn có thể tìm ra rất nhiều đặc điểm xu hướng sản phẩm từ một triển lãm thương mại, ví dụcác vòng ngọc trai được đặt vào các bình sơn mài, các vòng tròn thêu trên gối và đệm, cácvòng tròn trên giấy dán tường… Tất cả những điều này cho bạn biết: vòng tròn có thể là xuhướng của thị trường và bạn có thể áp dụng ý tưởng về “vòng tròn” để trang trí cho bề mặt ấmsứ của bạn theo một cách sáng tạo Các nhà thiết kế thường thu thập các tạp chí, catalô và tạora một “catalô” về các mô hình để phát triển sản phẩm riêng của họ Đó cũng là việc bạn cóthể làm để phát triển sản phẩm riêng cho chính doanh nghiệp mình

Sản phẩm nào càng thô và càng ít đặc tính riêng, thì bạn càng phải hạ giá sản phẩm đó Sảnphẩm nào hội tụ nhiều nét tinh xảo và khéo léo, bạn sẽ có nhiều cơ hội để thương lượng vềgiá

Phát triển một bộ sưu tập: Các sản phẩm trang trí nội thất là các mặt hàng thời trang thay

đổi theo thị hiếu người tiêu dùng Người tiêu dùng mua các sản phẩm mà họ thấy hấp dẫn vàphù hợp với thứ đồ họ có Tốt hơn bạn hãy phát triển một bộ sưu tập gồm một vài sản phẩmcó thể kết hợp với các sản phẩm khác hơn là cố gắng phát triển những sản phẩm riêng biệtnhư một bộ đồ trải bàn gồm các loại khăn trải bàn, vải trang trí bàn, khăn lau phủ bàn và khănphủ bàn Bạn luôn phải lưu ý để tạo ra kết hợp tốt nhất giữa các chi tiết trang trí và công dụngthực tế của sản phẩm

Sử dụng nhà thiết kế chuyên nghiệp: Phát triển sản phẩm thời trang là điều kiện tiên quyết

để dẫn đến thành công, và các nhà thiết kế chuyên nghiệp là những người tạo ra sự khác biệtcho sản phẩm Và thậm chí sẽ tốt hơn nếu bạn phát triển các bộ sưu tập mới phù hợp vớikhách hàng của bạn Về mặt kỹ thuật, bạn biết rất rõ bạn có thể làm ra cái gì Thêm vào đó,khách hàng của bạn biết họ có thể bán cái gì và sẽ rất vui lòng cho bạn thông tin về thiết kế vàmàu sắc nếu bạn đã tạo được một mối quan hệ kinh doanh dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau Cốgắng kết hợp lời tư vấn về thiết kế từ khách hàng của bạn với những ý tưởng phát triển sảnphẩm của các nhà thiết kế Việt Nam

Thêm giá trị vào sản phẩm của bạn: Bên cạnh tính năng trang trí, hãy thêm giá trị thực tiễn

vào sản phẩm Cải thiện thiết kế và tăng tính hấp dẫn, đồng thời tạo ra sản phẩm thực tiễn cótính thời trang Ví dụ, một chiếc gối vừa có tính thực tiễn vừa có thể dùng làm đồ trang trí.Một chiếc hộp đẹp cũng rất hữu ích, có thể dùng để cất giữ đồ Những vật dụng đa tính năng

hoặc sản phẩm có thể tái sử dụng thường có giá trị cao hơn Chất lượng và khâu hoàn thiện làquan trọng nhất, thậm chí ngay cả với các mặt hàng không đắt tiền Bạn có thể sử dụng một sốnguyên liệu hoặc mẫu vải; sử dụng nhiều kỹ thuật sản xuất hoặc các bộ phận tách rời trongmột sản phẩm

Thích nghi sản phẩm với thị trường: Công ty cần thích nghi hóa sản phẩm với các điều kiện

địa lý và khí hậu ở thị trường mục tiêu, và tận dụng mọi nguồn lực có thể Những yếu tố nhưđịa hình, độ ẩm và các chi phí nhiên liệu có thể ảnh hưởng đến một sản phẩm hoặc thậm chíquyết định cách thức sử dụng của sản phẩm Ví dụ trường hợp các mặt hàng đan bằng tre, chủyếu được sản xuất ở làng Cát Đằng, tỉnh Nam Định Những mặt hàng này đã được xuất khẩusang nhiều nước trên khắp thế giới, đặc biệt là Đức, Anh, Pháp, Mỹ và Nhật Bản Nhiều nhàsản xuất mặt hàng này (bình hoa, hộp, khay…) đã bị khách hàng phàn nàn vì sản phẩm rạntrong kho và phòng trưng bày của khách chỉ sau một thời gian ngắn Lý do là độ ẩm ở cácnước này quá thấp Để tránh việc này, các nhà xuất khẩu Việt Nam nên áp dụng nhiều biệnpháp xử lý hơn để bảo vệ lõi tre khỏi sự tác động của môi trường bên ngoài, hoặc sử dụng mộtvài loại sợi thô để bọc lõi tre trước khi làm sơn mài nhằm giúp sản phẩm chắc chắn hơn Vấn đề độ ẩm cũng ảnh hưởng đến việc xuất khẩu các sản phẩm gỗ, đặc biệt là đồ nội thấtbằng gỗ (ghế, bàn, tủ…) Những sản phẩm này hầu như được các nhà xuất khẩu hoặc nhà sảnxuất ở các làng nghề thủ công làm ra nên không được áp dụng công nghệ xử lý (sấy khô) tiêntiến

Bên cạnh việc thích nghi với các điều kiện khí hậu, văn hóa và thị hiếu người tiêu dùng, nhàxuất khẩu nên biết rằng ngay cả những yếu tố cơ bản của sản phẩm cũng cần có sự thay đổi.Ví dụ, ở nhiều nước qui cách các sản phẩm đồ điện có thể khác so với ở Việt Nam Bạn khôngthể tìm thấy loại ổ cắm hai lỗ ở Mỹ và chiếc đèn tre xinh đẹp được bọc lụa của bạn có thể sẽbị khách hàng Mỹ từ chối chỉ vì nó dùng phích cắm cho ổ điện hai lỗ Nếu bạn xuất khẩu cácmặt hàng thiết bị chiếu sáng, bạn cần sử dụng các loại mạng điện khác nhau cho mỗi nước,như tiêu chuẩn CE cho EU, UL cho Mỹ, UK cho Anh, PSE cho Nhật Bản và OVE choAustralia…

Hiểu rõ thời vụ bán hàng của sản phẩm: Ở Nhật Bản, các tháng 3, 6, 9 và 12 được coi là

thời điểm bán chạy hàng gia dụng và quà tặng Tháng 3, họ mua các mặt hàng này để làm quàtặng tốt nghiệp Tháng 4, họ mua làm quà tặng nhập trường và mừng cho những người nhậnđược công việc mới hoặc chuyển chỗ làm Tháng 6 và tháng 9, họ tặng quà trong các lễ cưới.Tháng 12, họ mua làm quà tặng giáng sinh

Sản phẩm từ các làng nghề truyền thống: Trong nhiều trường hợp bạn cần chuyển một số

phần việc sản xuất đến nhiều gia đình ở các làng nghề Đối với các đơn hàng lớn gồm một

hoặc hai loại sản phẩm, bạn có thể cần thuê một hoặc hai làng, nhưng số hộ gia đình tham giasản xuất có thể lên tới hàng nghìn Đối với một vài đơn hàng, bạn có thể phải mua sản phẩmtừ nhiều làng nghề và trong nhiều trường hợp những làng nghề này không phải gần nhau.Chính vì thế, rất nhiều lần bạn có thể thấy sản phẩm cuối cùng không thống nhất về hìnhdạng, kích cỡ, màu sắc và thậm chí cả cách thức hoàn thiện

Để đảm bảo chất lượng sản phẩm của bạn, bạn cần kiểm soát chất lượng trong suốt quá trìnhsản xuất và kiểm tra tất cả sản phẩm trước khi chúng được đóng vào container Bạn cần loạibỏ tất cả các sản phẩm hỏng hoặc không phù hợp với mẫu đã được chọn

Có một thực tế là bạn càng bỏ nhiều thời gian để kiểm soát quá trình sản xuất ở các hộ giađình, bạn càng mất ít thời gian ở nhà xưởng Vì thế, bạn phải nỗ lực hết sức để xây dựng nănglực cho các nhóm nhà sản xuất ở các làng nghề truyền thống về quản lý chất lượng

Cân nhắc việc sử dụng máy móc: Các phương pháp sản xuất hiện đại có thể sản xuất khối

lượng lớn sản phẩm có bề ngoài giống với các sản phẩm thủ công nhưng với chi phí rất thấp,làm cho người tiêu dùng khó phân biệt giữa sản phẩm thủ công và sản phẩm được sản xuấtbằng máy Tính xác thực của nguyên liệu hay phương thức sản xuất không quan trọng vớingười tiêu dùng, mà cái quan trọng là thiết kế của sản phẩm, sản phẩm có bề ngoài như thếnào

Nếu với nguyên liệu khác nhưng cách đan hoặc cách sản xuất tốt, hầu hết người tiêu dùng sẽ dễ dàngbị thuyết phục mua hàng, đặc biệt nếu giá rẻ hơn Vì thế, trừ khi sản phẩm có mẫu mã độc đáo hoặc cóđặc điểm riêng dễ dàng nhận thấy đối với khách hàng phương Tây, nếu không bạn sẽ thấy rất khó cóthể bán được các sản phẩm làm theo phương thức thủ công và nguyên liệu thô do chúng đắt đỏ hơn.Người tiêu dùng nói chung không thể phân biệt được hàng thủ công và hàng làm máy và chỉ muốnmua sản phẩm vì “vẻ bề ngoài”, không phải vì “tính xác thực” Các sản phẩm thủ công sẽ có giá trịhơn ở các thị trường nghệ thuật cao cấp, nơi mà giá trị thẩm mỹ của sản phẩm được đề cao.

5 Chi phí, giá cả và lập hoá đơn khi xuất khẩu

5.1 Chi phí và giá xuất khẩu

Chi phí sản xuất bao gồm các thành tố của chi phí cố định (ví dụ khấu hao tài sản cố định được hiểu là những tài sản có giá trị trên 5 triệu đồng và được sử dụng hơn một năm ví dụ nhưmáy móc và nhà xưởng) và chi phí khả biến (chi phí nguyên liệu, vận tải và nhân công) Tuynhiên, trên thực tế chúng ta cần phải xem xét đến rất nhiều loại chi phí khác khi tính toán giáthành sản phẩm theo những điều kiện giao hàng khác nhau (FOB, CIF )2 Trước khi đàmphán với khách hàng, bạn cần phải cộng hết tất cả những chi phí trên vào giá thành sản phẩm Bạn sẽ gặp vấn đề lớn nếu định giá hàng xuất khẩu theo công thức chi phí sản xuất cộng thêmmức lãi 15% Về mặt kỹ thuật, bạn chỉ mới tính được giá xuất xưởng (Ex Works) – bao gồmchi phí sản xuất cộng với số phần trăm lãi nhất định, sau đó dùng giá này làm giá FOB đểchào khách hàng Đây là phương pháp được dùng phổ biến nhưng nó khá xa vời so với thựctế Vì thực ra giá thị trường theo cách tính toán này có thể quá thấp hoặc quá cao do bạn đãkhông lưu ý tới nhiều chi phí khác như phí hải quan, vận chuyển nội địa, số lượng hàng củacác đơn hàng xuất khẩu…

-Kỹ thuật định giá tốt hơn là dựa trên cách tính toán rất đơn giản Một là, bạn có thể sử dụngphương pháp định giá dựa trên chi phí bằng cách lấy giá thành cộng với các khoản chi phíkhác để đưa sản phẩm tới được tay khách hàng – giá này được gọi là giá bán Cách thứ hai làbạn lấy mức giá đã có sẵn trên thị trường trừ đi tất cả các chi phí liên quan cho đến khi bạn cóđược mức giá cho sản phẩm của mình

Như vậy, vấn đề đặt ra là bạn phải xác định rõ phương pháp áp dụng để tính giá sản phẩm.Việc xác định này còn phụ thuộc vào loại sản phẩm bạn bán ra trên thị trường Về cơ bản, nếubạn cho rằng sản phẩm của mình là sản phẩm mới trên thị trường thì bạn hoàn toàn có thể tựđịnh giá sản phẩm dựa trên chi phí làm ra sản phẩm đó cũng như mức lợi nhuận mong muốn Ngay cả trong trường hợp đó, bạn cũng cần phải xem xét đến các sản phẩm thay thế hiện cótrên thị trường Lấy ví dụ ga trải giường được làm từ sợi tre kết hợp những hoạ tiết thêu tinhxảo Đây là một loại sản phẩm rất độc đáo và bạn chắc chắn có nhiều cơ hội để đưa ra mứcgiá cao Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng khách hàng cũng có thể chuyển sang mua ga trảigiường bằng chất liệu lụa để thay thế và thêm vào những hoạ tiết thời trang, sáng tạo để tănggiá trị của sản phẩm

2FOB là viết tắt của Free on Board (giao hàng qua lan can tàu): được hiểu là giá bán bao gồm tất cả các chiphí cho tới khi giao hàng ở trên tàu biển nước ngoài đã cung cấp bởi, hoặc cho người mua CIF là viết tắt củaCost, Insurance, Freight (Tiền hàng, phí bảo hiểm và cước): được hiểu là giá bán bao gồm các phí tổn về hànghoá, bảo hiểm và vận chuyển tới cảng đến qui định cuối cùng.

Để xác định mức giá cho sản phẩm theo phương pháp tính giá theo chi phí, bạn nên tìm hiểucác yếu tố khác nhau cấu thành chi phí (không chỉ đơn giản là cộng thêm 15% lợi nhuận nhưđã nói ở trên) Việc xác định các yếu tố cấu thành chi phí phụ thuộc vào điều kiện giao hàngsẽ được đề cập ở phần sau) Dưới đây là bảng mô tả các yếu tố cấu thành chi phí cần phảicộng thêm khi giao hàng theo điều kiện FOB và CIF.

Các yếu tố cấu thành chi phí Chi phí (US$) /Cộng thêm (%)

1Chi phí nhà xưởng hoặc chi phí sản xuất (chi phí nhâncông, nguyên vật liệu, đóng gói, và các chi phí khác…)

Giá bán của nhà sản xuất/Giá giao tại xưởng (1+2+3)1.23Vận chuyển nội địa (ví dụ tới cảng Hải Phòng) bao gồm

Nếu khách hàng cho rằng giá bán của bạn quá cao và yêu cầu bạn xem xét lại, hãy coi đó làcơ hội để kiểm tra phương pháp tính giá của mình Bạn cần lưu ý rằng một hệ thống tính giáhợp lý có ý nghĩa rất quan trọng Nếu chỉ đơn giản tính đến việc giảm giá và lợi nhuận thì bạnđã hoàn toàn sai lầm Dưới đây là một số vấn đề bạn cần cân nhắc khi xem xét tính giá:

 Cước phí vận tải có ở mức cạnh tranh nhất không? (Bạn có chắc công ty vận tải/ giaonhận đang sử dụng có ưu thế cạnh tranh nhất về giá không?)

 Thời hạn giao hàng cam kết có đủ để bạn thay đổi công ty vận tải/ giao nhận có cước phíthấp hơn nhưng thời gian giao hàng dài hơn không? Liệu khách hàng của bạn có chấpnhận sự thay đổi này không?

 Người mua có thể đề nghị các công ty vận tải/ đại lý giao nhận có mức cước thấp hơn haykhông? Nếu có, họ có chấp nhận giá FOB chào bán của bạn không?

 Bạn đã bao giờ chào giá bán theo phương pháp dựa trên số lượng chưa (đặc biệt là theo

hình thức giao hàng lẻ LCL3)? Có nên gợi ý cho khách hàng mua với số lượng nhiều đểgiảm cước phí cũng như những chi phí làm hàng khác (phí hải quan, phí xếp hàng lẻ vàokho – CFS, phí vận chuyển nội địa ) hay không?

 Bạn có thể đóng gói nhiều hàng nhưng vẫn giảm được tối thiểu thể tích không?

 Bạn có nhiều cơ hội để giảm chi phí đơn vị không (xem xét tình hình sản xuất, năng suất,các chi phí dành cho marketing)?

Một phương pháp khác để tính giá là bắt đầu từ giá bán Là một nhà xuất khẩu ở nước đangphát triển, bạn hoàn toàn có thể định giá theo mức giá có sẵn thay vì phải định giá mới chosản phẩm Xét trong trường hợp này, bạn có thể:

 Tìm hiểu giá thị trường hiện tại để đưa ra những sản phẩm cạnh tranh hơn hoặc sản phẩmthay thế ở các thị trường mục tiêu;

 Liệt kê tất cả các yếu tố của giá thị trường như thuế Giá trị gia tăng (VAT), số tiền chênhlệch cho các thương nhân và nhà nhập khẩu, thuế nhập khẩu, cước vận chuyển và tiền bảohiểm…;

 Tính toán từ trên xuống dưới, trừ đi tất cả các yếu tố hình thành nên giá thị trường của sảnphẩm để xác định giá giao tại xưởng - “Ex Works” (trước đây gọi là “giao tại nhà máy -“Ex Factory” hoặc “giao tại nhà kho” - ex warehouse);

 Tính toán xem liệu doanh nghiệp của bạn có thể đáp ứng được mức giá này hay không.Cách nâng giá của nhà nhập khẩu và người bán lẻ thay đổi phụ thuộc vào các phân đoạn thịtrường và kênh phân phối Bảng bên dưới sẽ mô tả cách tính toán giá bán gần đúng:

Giá dỡ lên bờ tính cho người nhập khẩu2.0

3Nâng giá của người bán buôn (chi phí nhà kho, phânphối, marketing, lợi nhuận)

Giá bán cho người tiêu dùng cuối cùng8.0

Nếu mức giá của bạn cạnh tranh hơn rất nhiều so với đối thủ cạnh tranh thì bạn nên chào bánvới mức giá nào? Mục đích ban đầu tại thị trường mục tiêu là chào bán sản phẩm của mìnhvới mức giá không quá cao so với các đối thủ cạnh tranh Bạn có thể áp dụng chiến lược giá3LCL là viết tắt của Less than a Container Loaded – giao hàng lẻ.

thâm nhập – chào bán sản phẩm với giá thấp hơn so với một trong các đối thủ cạnh tranh Sau khi xác định được mức giá, điều quan trọng hơn nữa là bạn phải giữ mức giá chào hàngcủa mình ổn định và đáng tin cậy Việc nâng giá sau này sẽ rất khó nếu bạn chào với mức giáthấp trong lần hợp tác làm ăn đầu tiên Tuy nhiên, trong thực tế, giá thị trường cũng thườngxuyên thay đổi, lên hoặc xuống và vì là người kinh doanh, bạn cũng nên điều chỉnh giá củamình cho phù hợp Cho dù việc tăng giá là bắt buộc hay cố ý, bạn cũng phải nói rõ lí do chokhách hàng và đối tác thương mại biết Nhưng những lí do này phải thực sự hợp lí và chấpnhận được.

Việc lựa chọn đồng tiền để tính giá cũng rất quan trọng Bạn có thể bán hàng theo đồng ViệtNam để tránh sự giao dịch tiền tệ phức tạp và tốn kém với ngân hàng, nhưng phần lớn kháchhàng không đồng ý mua hàng theo đồng Việt Nam mà đề nghị sử dụng đồng tiền của nước họ,ví dụ như đồng yên Nhật Trong trường hợp như vậy, bạn nên chuyển sang dùng những đồngtiền mạnh và ổn định như đồng EU, đô la Mỹ

5.2 Báo giá và hoá đơn chiếu lệ

Bản báo giá bao gồm tên sản phẩm, giá bán, thời gian giao hàng, các điều khoản bán hàng vàthanh toán Một bản báo giá nên bao gồm những mục sau đây:

 Tên và địa chỉ người mua; số tham chiếu và ngày hỏi hàng của người mua Liệt kê các mặt hàng được hỏi mua kèm theo mô tả vắn tắt các mặt hàng đó Giá đơn vị và số lượng từng mặt hàng

 Trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh  Điều kiện giao hàng và điều kiện thanh toán Thời hạn hiệu lực của báo giá

 Thời gian rời bến dự kiến và thời gian đến dự kiến.

Thông thường người mua hay yêu cầu người bán gửi hoá đơn chiếu lệ thay vì gửi báo giá.Hoá đơn chiếu lệ không có ý nghĩa thanh toán nhưng về cơ bản việc lập báo giá dưới hìnhthức một hoá đơn chiếu lệ lại rất quan trọng

Ngoài những nội dung nói trên, trong hoá đơn chiếu lệ cũng cần kèm theo lời cam kết xácnhận rằng nội dung trong hoá đơn là chính xác và trung thực, và một mục nêu rõ nguồn gốcxuất xứ của hàng hoá

Hơn nữa, hoá đơn cũng cần phải ghi rõ là “hoá đơn chiếu lệ” Vì người nhập khẩu sẽ sử dụnghoá đơn này để làm các thủ tục xin giấy phép nhập khẩu hoặc để huy động tiền hàng

Dưới đây là báo giá mẫu của một công ty bán mặt hàng rổ làm bằng cói cho khách hàng NhậtBản

GREEN WORLD CO., LTD.

Số 20 Ngõ 192 Phố Giáp Bát Quận Hoàng Mai, Hà Nội, Việt NamTel: 84.4.6642866 Fax: 84.4.6642983 E-mail: greenworld@fpt.vn

BÁO GIÁ

Số tham chiếu: Số đơn hỏi hàng: QUO61/06.LP

Ngày: 27 tháng 6 năm 2004 Kính gửi: DECO IMPORTS

3-2-22 Higamitsu, Saitama-Tokyo, Nhật Bản

HÌNH SẢNPHẨM

SỐ LƯỢNGTRONG

GIÁ CIFTOKYO(USD)

bằng cói

Bằng chữ: Mười hai nghìn bẩy trăm hai mươi sáu đô la Mỹ.Địa điểm giao hàng: FOB Hải phòng, Việt Nam

Thời hạn giao hàng: Tokyo, Nhật Bản – 45 ngày sau lần thanh toán đầu tiên

Điều kiện thanh toán: T/T Thanh toán 30% ngay sau khi hợp đồng được ký kết 70% tổng số tiền còn lại

sẽ được thanh toán sau khi nhận được thông báo sẵn sàng giao hàng và kiểm dịch cuối cùng.

Thời hạn hiệu lực của báo giá: Đến ngày 27 tháng 9 năm 2004.

Green World Co.,Ltd.

Lê Nguyễn Bảo Trâm

Trưởng phòng kinh doanh

5.3 Các điều khoản bán hàng

Trong bất kỳ hợp đồng bán hàng nào, điều quan trọng nhất là phải có sự thống nhất giữangười mua và người bán về điều kiện giao hàng Sự nhầm lẫn về các điều kiện này sẽ dẫn đếnviệc bán hàng thất bại hoặc bị lỗ Vì lí do đó, bạn cần phải tìm hiểu kỹ tất cả các điều kiệngiao hàng trước khi chuẩn bị một bản báo giá hoặc hóa đơn chiếu lệ Danh mục các điều kiệngiao hàng và những khái niệm liên quan được liệt kê rất đầy đủ trong cuốn INCOTERMS2000 Theo đó, điều kiện giao hàng được chia thành bốn nhóm chính: nhóm E (EXW, “giaotại xưởng”, trước đây được gọi là “giao tại nhà máy”), nhóm F (bao gồm FCA, FAS, FOB),nhóm C (bao gồm CFR, CIF, CPT, CIP) và nhóm D (bao gồm DAF, DES, DEQ, DDU,DDP) Tham khảo bảng dưới đây để hiểu rõ điểm phân chia trách nhiệm và chi phí giữa ngườimua và người bán:4

Các điều khoản bán hàng

FCAGiaochongườivận tải

FOBGiaoqua lancan tàu

CIFTiềnhàng +bảohiểm +cước

CIPCướcvà bảohiểmtrả tớiđích

DAFGiaotại biêngiới

DDUGiaotại đíchchưanộpthuế

DDPGiao tạiđích đãnộpthuếTrách nhiệm

Bảo hiểm

Chi phí tại cảng nước

4

M: Người muaB: Người bánK: Hoặc người bán hoặc người mua

Nhóm E chỉ có một điều kiện giao hàng là EXW, trước đây được gọi là “giao tại nhà máy”.Nhóm thứ hai (nhóm F) mô tả trách nhiệm của người bán là giao hàng cho người vận chuyểnqua lan can tàu do người mua chỉ định mà không phải chịu mọi rủi ro và chi phí đối với hànghóa kể từ đó Nhóm thứ ba (nhóm C) bao gồm các điều kiện trong đó qui định trách nhiệmcủa người bán là phải chịu một số chi phí cho đến hết chặng vận chuyển chính, đây là điểmquan trọng cần lưu ý trong hợp đồng mua bán: có nghĩa là theo nhóm điều kiện này sẽ có sựchuyển giao rủi ro và chi phí từ người bán sang người mua Nhóm thứ tư (nhóm D) bao gồmcác điều kiện giao hàng qui định người bán phải có trách nhiệm vận chuyển hàng hóa tới mộtđịa điểm đến qui định.

Theo tập quán thương mại Việt Nam hiện nay, hai điều kiện được sử dụng nhiều nhất là FOB(cảng xếp hàng) và CIF (cảng dỡ hàng) Xét điều kiện FOB (giao hàng qua lan can tàu) tạicảng xuất khẩu được chỉ định, giá bán bạn chào cho người nhập khẩu bao gồm tất cả các chiphí cho tới khi giao hàng lên tàu biển nước ngoài Xét điều kiện CIF, giá hàng bao gồm cảtiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí vận tải và tất cả các phụ phí khác cho tới khi hàng dỡkhỏi tàu Bạn nên sử dụng điều kiện CIF bất cứ khi nào có thể bởi vì CIF được thừa nhậntrong các hoạt động mua bán quốc tế Điều kiện này sẽ giúp người nhập khẩu nước ngoài thấyrõ tất cả các chi phí để hàng đến được cảng đích nằm trong hoặc nằm gần quốc gia qui định Đối với những khách hàng mới, bạn phải luôn liệt kê rõ ràng các khoản mục khi báo giá Vídụ, giá chào bán "EXW Ha Tay" sẽ chẳng có ý nghĩa gì đối với những nhà nhập khẩu nướcngoài vì họ sẽ không xác định được chi phí để hàng cập cảng cũng như tổng chi phí để hàngđược chuyển đến kho của họ Vì thế, họ có thể lưỡng lự khi đặt hàng với mức giá không rõràng như vậy.

5.4 Phương thức thanh toán

Có rất nhiều phương thức thanh toán khác nhau trong thanh toán quốc tế Dưới đây là một sốphương thức thanh toán cơ bản thường được áp dụng trong mua bán ngoại thương (sắp xếptheo mức độ rủi ro tăng dần về phía người bán):

 Trả trước, Điện chuyển tiền (T/T) Thư tín dụng (L/C)

 Nhờ thu trả chậm (documents against acceptance - viết tắt: D/A) Nhờ thu trả ngay (Documents against Payment - viết tắt: (D/P) Thanh toán Ghi sổ.

Với người bán, họ quan tâm nhất là việc người mua thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn, chonên rủi ro là vấn đề mà họ lưu tâm nhiều nhất Một trong những yếu tố quan trọng để giảmthiểu rủi ro là biết rõ có những rủi ro gì Vì thế, bạn nên hỏi ý kiến ngân hàng để nhờ họ tưvấn lựa chọn phương thức thanh toán hợp lí nhất cho từng lần giao dịch mua bán cụ thể.

Trả trước: đây có lẽ là phương thức thanh toán mong muốn nhất của người bán vì họ không

phải chịu sức ép về rủi ro phát sinh và có thể thu được tiền hàng ngay nếu sử dụng phươngthức điện chuyển tiền Tuy nhiên, phương thức này gây nhiều khó khăn về dòng tiền và tăngrủi ro cho người mua cho nên thông thường họ ít khi chấp nhận trả tiền trước khi nhận đượchàng.

Để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên, bạn nên thỏa thuận với người mua về phương thức thanhtoán Trong trường hợp người mua không chấp nhận thanh toán toàn bộ tiền hàng trước khivận chuyển, để giảm bớt rủi ro, bạn có thể cân nhắc đến phương thức trả ngay từng phần Đểgiảm thiểu rủi ro, trong hợp đồng ngoại thương có thể qui định như sau: “người mua phải trảcho người bán 30% tiền hàng sau khi hợp đồng được ký kết; phần còn lại sẽ được thanh toánkhi người mua nhận được bản copy bộ chứng từ gửi hàng” hoặc “người mua phải trả chongười bán 30% tổng giá trị hợp đồng sau khi hai bên ký kết hợp đồng; phần còn lại sẽ đượcthanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang có xác nhận”.

Thư tín dụng (L/C): Do phương thức trả tiền ngay mang lại nhiều rủi ro cho người mua (có

thể người xuất khẩu không chuyển hàng ngay cả khi đã được thanh toán) nên trong hoạt độngmua bán quốc tế, thư tín dụng được sử dụng phổ biến hơn nhằm bảo đảm lợi ích cho cả haibên Theo đó, việc thanh toán chỉ được ngân hàng chấp nhận sau khi người bán đã xuất trìnhđầy đủ bộ chứng từ Xét về thời gian thực hiện, thư tín dụng có thể là trả ngay (at sight), hoặctrả sau

Thư tín dụng thường được chia thành các loại sau: thư tín dụng có thể hủy ngang hoặc khônghủy ngang, thư tín dụng có xác nhận hoặc không có xác nhận Thư tín dụng không hủy ngang(irrevocable L/C) là loại thư tín dụng mà trong thời hạn hiệu lực của nó, ngân hàng mở (tứcngân hàng của người mua) hoặc người mua không có quyền hủy bỏ hay sửa đổi nội dung thưtín dụng nếu không có sự đồng ý của người xuất khẩu (người bán) Thư tín dụng hủy ngang(revocable L/C) là loại thư tín dụng mà ngân hàng mở có thể sửa đổi hoặc hủy bỏ vào bất cứlúc nào mà không cần sự chấp thuận của người bán Trong thư tín dụng có xác nhận, ngânhàng cam kết trực tiếp trả tiền hàng cho người bán Còn đối với thư tín dụng không xác nhận,người xuất khẩu có được thanh toán hay không phụ thuộc vào ngân hàng nước ngoài

Dưới đây là trình tự tiến hành thông thường khi thanh toán sử dụng phương thức thư tín dụngkhông hủy ngang có xác nhận (Confirmed Irrevocable Letter of Credit)5 của một ngân hàngMỹ :

1 Sau khi thống nhất về các điều kiện bán hàng và ký kết hợp đồng, người nhập khẩu làmđơn gửi đến ngân hàng của mình xin mở thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng.

2 Căn cứ vào đơn xin mở thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ lập một thư tín dụngkhông hủy ngang, bao gồm tất cả những chỉ dẫn cho người bán liên quan đến việc vậnchuyển hàng.

3 Sau đó, ngân hàng mở thư tín dụng sẽ gửi thư tín dụng cho một ngân hàng ở Mỹ, yêu cầungân hàng này xác nhận Ngân hàng Mỹ này có thể do người xuất khẩu chỉ định hoặc dongân hàng mở L/C lựa chọn chi nhánh của mình tại Mỹ làm ngân hàng xác nhận.

4 Ngân hàng Mỹ sẽ gửi thư xác nhận cùng với thư tín dụng không hủy ngang cho ngườixuất khẩu.

5 Người xuất khẩu sau khi xem xét cẩn thận các điều khoản ghi trong thư tín dụng, sẽ kýhợp đồng vận tải đảm bảo hàng sẽ được chuyển đến đúng thời hạn Nếu người xuất khẩukhông đồng ý với bất kỳ một điều kiện nào thì phải thông báo ngay cho người mua biết đểkịp thời điều chỉnh.

6 Người xuất khẩu nếu chấp nhận thư tín dụng thì tiến hành giao hàng đến đúng cảng hoặcsân bay quy định.

7 Khi hàng đã được xếp lên tàu/ máy bay, người xuất khẩu phải có nghĩa vụ hoàn chỉnh bộchứng từ gửi hàng theo yêu cầu của thư tín dụng.

8 Sau đó, người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ đó cho ngân hàng Mỹ.

9 Ngân hàng kiểm tra chứng từ nếu không có gì trục trặc sẽ thông báo kết quả kiểm tra chongân hàng người nhập khẩu Ngân hàng này sau khi kiểm tra nếu thấy bộ chứng từ đãhoàn chỉnh thì gửi cho người nhập khẩu.

10 Người nhập khẩu (hoặc đại lý của họ) sẽ nhận những chứng từ cần thiết để tiến hành thủtục nhập hàng.

11 Nếu có hối phiếu đi kèm với thư tín dụng thì hối phiếu đó sẽ được ngân hàng người xuấtkhẩu thanh toán vào thời gian đã thoả thuận hoặc sẽ được chiết khấu trước đó.

Ngay sau khi nhận được thư tín dụng, người xuất khẩu nên kiểm tra cẩn thận các điều khoảntrong thư tín dụng với những nội dung được đề cập trong hóa đơn chiếu lệ Điều này cực kỳquan trọng vì các điều khoản cần phải phù hợp với nhau, nếu không thư tín dụng sẽ không cóhiệu lực và người xuất khẩu sẽ không được thanh toán Nếu các điều khoản không phù hợphoặc có bất kì thông tin gì sai lệch, người xuất khẩu phải liên lạc ngay với khách hàng và yêucầu họ điều chỉnh thư tín dụng cho phù hợp.

5 Tham khảo thêm Cuốn “Hướng dẫn xuất khẩu” do Bộ Thương mại Mỹ phát hành.

Người xuất khẩu cũng phải xuất trình bộ chứng từ chứng minh đã giao hàng đúng thời hạn quiđịnh trong thư tín dụng vì nếu không sẽ không được thanh toán tiền hàng Người xuất khẩunên kiểm tra, liên lạc với công ty vận tải để đảm bảo không có sự cố bất ngờ làm trì hoãn việcchuyển hàng Ngoài ra, người xuất khẩu cũng phải xuất trình bộ chứng từ đúng thời hạn ghitrong L/C để làm thủ tục thanh toán

 Phương thức nhờ thu (D/A và D/P): một phương thức thanh toán trong đó người xuất

khẩu uỷ thác cho ngân hàng của mình thu hộ tiền hàng của người nhập khẩu trên cơ sở xuấttrình chứng từ Ngân hàng người bán (người xuất khẩu) xuất trình bộ chứng từ cho người mua(người nhập khẩu) thông qua ngân hàng của người mua để được thanh toán số tiền hàng cònlại hoặc nhận được chấp nhận thanh toán hối phiếu trả chậm vào một thời gian xác định trongtương lai Trách nhiệm pháp lý của ngân hàng theo phương thức nhờ thu sẽ bị ràng buộc theosự chỉ dẫn của người bán trong việc phát hành và gửi các chứng từ Trách nhiệm đó sẽ thayđổi trong hai trường hợp “nhờ thu chấp nhận chứng từ” (documents against acceptance - viếttắt: D/A) hoặc “nhờ thu đổi chứng từ” (Documents against Payment - viết tắt: (D/P).

Không giống như phương thức thư tín dụng, với phương thức nhờ thu, ngân hàng sẽ khôngphải chịu trách nhiệm ràng buộc nếu người mua không thanh toán hoặc không có khả năngthanh toán tiền hàng Nếu xét về phía người xuất khẩu thì mức độ an toàn khi sử dụng phươngthức nhờ thu cao hơn so với phương thức ghi sổ nhưng thấp hơn so với phương thức sử dụngtín dụng thư Quy trình thực hiện của phương thức nhờ thu diễn ra như sau:

1 Người mua (người nhập khẩu) và người bán (người xuất khẩu) thống nhất với nhau vềđiều kiện bán hàng, ngày giao hàng … và thanh toán sử dụng phương thức nhờ thu.2 Người xuất khẩu chuẩn bị giao hàng tới cảng/ sân bay đến qui định.

3 Người xuất khẩu gửi hàng đến địa điểm đến qui định và chuẩn bị bộ chứng từ cần thiết 4 Người xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ xuất khẩu và gửi chỉ dẫn tới ngân hàng của mình.5 Theo chỉ dẫn của người xuất khẩu, ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ và chuyển cho

ngân hàng người nhập khẩu.

6 Ngân hàng người nhập khẩu, sau khi nhận được bộ chứng từ, liên hệ với người nhập khẩuvà yêu cầu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán hối phiếu từ phía người nhập khẩu.7 Sau đó, ngân hàng sẽ chuyển bộ chứng từ cho người nhập khẩu để làm thủ tục nhận hàng.8 Ngân hàng người nhập khẩu sẽ chuyển tiền vào tài khoản ngân hàng người xuất khẩu

hoặc gửi thông báo rằng hối phiếu đã được chấp nhận.

9 Sau khi nhận được tiền hàng, ngân hàng người xuất khẩu sẽ ghi có vào tài khoản củangười xuất khẩu.

Phương thức ghi sổ: người xuất khẩu mở một tài khoản để ghi nợ người nhập khẩu yêu cầu

người nhập khẩu trả tiền cho người xuất khẩu vào thời điểm xác định trong tương lai Phương

thức này chỉ thuận tiện và an toàn trong trường hợp hai bên thực sự tin cậy lẫn nhau, đã muabán hàng nhiều lần và người mua có uy tín thanh toán

Tuy nhiên, sử dụng phương thức ghi sổ có rất nhiều rủi ro Người xuất khẩu sẽ rất khó khiếunại do không có sự tham gia của Ngân hàng và các chứng từ của ngân hàng Là người xuấtkhẩu, bạn có thể phải thu tiền hàng ở nước ngoài, mà việc này rất khó và tốn nhiều chi phí.Ngoài ra, việc theo dõi và xử lí các khoản phải thu gặp rất nhiều khó khăn do không sử dụnghối phiếu hay bất kì chứng từ ghi nợ nào.

Lưu ý, đối với tất cả các phương thức thanh toán nói trên, bạn nên nêu rõ điều khoản là đốitác (người mua) phải chịu chi phí chuyển tiền của ngân hàng trong hợp đồng ngoại thương.Bảng tóm tắt ưu và nhược điểm của các hình thức thanh toán trong nghiệp vụ mua bán quốctế:

Phương thứcthanh toán

Thời điểmthanh toán

Thời điểmngười NK nhận

Trước khi giao hàng

Khi hàng được chuyển tới địa điểm đến

người xuất khẩu

Thư tín dụng (L/C)

Xuất trình chứngtừ sau khi giao hàng

Khi L/C được thanh toán

Rủi ro ít nhất, Ngân hàng phát hành/ ngân hàng xác nhận có trách nhiệm thanh toán tiền hàng nếu bộ chứng từ phù hợp với nội dung trong L/C

Được đảm bảo về việc chuyển hàng, nhưng phụ thuộc vào việc cung cấp hàng của người bán

Nhờ thu chấp nhận chứng từ (D/A)

Khi hối phiếu thương mại đáo hạn

Vào thời điểm hối phiếu được chấp nhận

Không được thanh toán hối phiếu, ngay cả khi người mua đã nhận được hàng

Rủi ro ít, có thể từ chối thanh toán hối phiếu khi đáo hạn

Nhờ thu đổi chứng từ (D/P)

Khi ngân hàng người mua nhận được bộ chứng từ

Khi tiền hàng đã được thanh toán

Không được thanh toán hối phiếu

Được đảm bảo về việc chuyển hàng, nhưng phụ thuộc vào việc cung cấp hàng của người bánGhi sổTuỳ theo ý muốn

của người mua

Cho đến khi hàng đến

Phụ thuộc hoàn toàn vào người nhập khẩu

Không có