Chương trình đào tạo quản lý cấp trung 2 ngày nhằm đưa các khái niệm và những nét chú ý cho quản lý cấp trung tại công ty Buổi 1: Tổng quan quản lý cấp trung Các áp lực và thách thức cho[r]
(1)Quản Lý Thời Gian www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (2) Mục Tiêu Khóa Học Mục Tiêu Khóa Học Sau khi học xong khóa học quản lý thời gian, bạn có thể xác định rõ ả ể • • • • • Các trở ngại chính yếu ngăn cản bạn sử dụng hiệu quả thời gian Cá tở i hí h ế ă ả b ửd hiệ ả thời i Hiểu được bản chất quản lý thời gian Nắm các công cụ quản lý thời gian Nắm được các công cụ quản lý thời gian Các mẹo và kỹ thuật quản lý thời gian Hiểu và quản lý các công cụ mạng xã hội email nhằm Hiểu được và quản lý các công cụ như mạng xã hội, email nhằm ết kiệm thời gian www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (3) Các mục êu học tập Các mục êu học tập • Hiể Hiểu được các công cụ, kỹ thuật và khái niệm của quản lý thời đ á ô kỹ th ật à khái iệ ủ ả lý thời gian • Sử dụng các công cụ, kỹ thuật và khái niệm nhằm xây dựng qui trình quản lý thời gian hiệu quả để gia tăng năng suất và giảm nhẹ áp lực công việc áp lực trong công việc • Giải thích rõ các lợi ích của qui trình quản lý thời gian hiệu quả Giải thích rõ các lợi ích qui trình quản lý thời gian hiệu www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (4) Giới thiệu www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (5) Quản Lý Thời Gian và Tổ Chức Quản lý thời gian hiệu quả đem lại các lợi ích quản lý sau đối với ả ả ả ố công ty và tổ chức: – Nâng cao năng suất do sử dụng thời gian hiệu quả – Nâng cao dịch vụ khách hàng do giao hàng hoặc thực hiện các cam kết sớm hơn về thời gian – Tăng cường lợi nhuận do việc sử dụng hiệu quả nhân lực và các nguồn lực phi nhân lực trong công ty á l h hâ l ô www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (6) Q ả Lý Thời Gi Quản Lý Thời Gian và Tổ Chức à Tổ Chứ – Cải Cải thiện chức năng lên kế hoạch và kiểm soát kinh doanh thiệ ă lê kế h h à kiể át ki h d h thông qua hệ thống quản lý thời gian – Cải thiện phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban chức năng bằng cách áp dụng hệ thống thời gian hoàn thành trong việc phối hợp các bước công việc và dự án kinh doanh phối hợp các bước công việc và dự án trong kinh doanh ợ g g g ộ y g ệ – Giảm được các căng thẳng và xung đột xẩy ra bằng việc hoạch định thời gian và kế hoạch tốt hơn www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (7) Giới Thiệ Giới Thiệu Q ả lý thời gian Quản i là gìì Thời gian là hàng hóa Các thói quen tốt Thời gian thời gian Ước lượng nhiều Ư ề hay ít thời gian hoàn thành www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (8) Q ả Lý Thời Gi Là Gì ? Quản Lý Thời Gian Là Gì ? Quản lý thời gian có 4 ả mục như sau – Lên kế hoạch và mục êu cần đạt – Quản lý bản thân – Quản lý giao ếp với các cá nhân khác – Thời gian của chính bạn Kết quả công việc Bốn mục trên liên kết chặt chẽ và tạo ra kết quả cuối cùng‐ kết quả công việc www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (9) Thời gian là hàng hóa Thời gian như là hàng hóa • Thời gian là nguồn lực quý giá nhất các bạn có Thời gian là nguồn lực quý giá các bạn có • Thời gian là nguồn lực quan trọng nhất • Thời gian và các bạn sử dụng nó cần phải được thực hiện một q g g y cách hiệu quả trong công ty và tổ chức • Thời gian là hàng hóa không tồn trữ được • Thời gian là hàng hóa không tái tạo lại được www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (10) Các thói quen tốt Các thói quen tốt Các thói quen tốt quản lý thời gian – Biết êu tốn từng giờ làm việc vào các công việc nào – Tập trung vào kết quả cuối cùng – Xác lập mục tiêu ưu tiên á lậ iê iê – Lên kế hoạch cho các công việc quan trọng Ủy quyền các công việc thường nhật không quan trọng và – Ủy quyền các công việc thường nhật không quan trọng và chịu trách nhiệm về các công việc này – Đương đầu với các trì hoãn quyết định và các chậm trễ của chính bạn hí h b – Giảm bớt căng thẳng trong công việc Luôn luôn cố gắng áp dụng các thói quen tốt – Luôn luôn cố gắng áp dụng các thói quen tốt www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (11) Phân loại thời gian Phân loại thời gian Thời gian chia làm hai loại – Thời Thời gian trôi nhanh i t ôi h h • Khi các bạn chú tâm hoặc rất thú vị với các hoạt động đang diễn diễn ra g ậ – Thời gian trôi chậm • Khi chán nản với các hoạt động hoặc trong tâm trạng không vui • Khi sợ hãi www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (12) Ước lượng nhiều hay ít thời gian hoàn thành Ước lượng nhiều hay ít thời gian hoàn thành Thời gian hoàn thành cho mỗi công việc có thể ước lượng nhiều hơn ỗ ể ề hoặc ít hơn do – – – – – – Mức độ nghiêm trọng của công tác Mức độ khác chức não Mức độ khác nhau của chức năng não Thời gian giữa các khoảng nghỉ ngơi ợ yp Sợ hãi hay phấn khích Kinh nghiệm làm việc Năng lực của cá nhân www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (13) Ảnh hưởng của việc xác định thời gian hoàn thành không chính xác • Xác định thời gian hoàn thành ít hơn cần thiết • Căng thẳng do hứa làm quá nhiều công tác • Chất lượng công việc kém • Không đáp ứng thời gian hoàn thành • Xác định thời gian hoàn thành nhiều hơn cần thiết • Căng thẳng do đồng nghiệp tạo sức ép hoàn thành công việc • Chất lượng công việc kém Chất lượng công việc kém • Có thể không đáp ứng thời gian hoàn thành www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (14) Cá nguyên lý quản Các ê lý ả lý thời lý thời gian i www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (15) Các nguyên lý quản lý thời gian Các nguyên lý quản lý thời gian Quản lý thời gian Ma trận sử dụng thời gian Tập trung ô thứ Quản lý theo thời gian www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (16) Quản lý thời gian C Covey xác định có bốn phương pháp quản lý thời gian á đị h ó bố h há ả lý hời i – 1 Sử dụng các ghi chú và bảng checklists Sử dụng các ghi chú và bảng checklists – Nhận thức về nhu cầu của năng lượng và thời gian – 2 Sổ tay và ghi chép lịch họp Sổ tay và ghi chép lịch họp – Lên kế hoạch hướng tới tương lai – 3 Xác lập trọng tâm Xác lập trọng tâm – So sánh quan trọng tương đối giữa các việc – 4 Quản lý bản thân Q ý – Nhận thức thời gian không quản lý được‐ chúng ta phải quản lý bản thân chúng ta www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (17) Ma trận sử dụng thời gian Cấp thiết Q1 Quan trọng Không quan trọng Q3 Khủng hoảng Công việc có thời hạn hoàn thành Ngắt quãng Một số ố họp Các hoạt động thường nhật www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Không cấp thiết Q2 Q4 Phòng ngừa Xây dựng quan hệ Lên kế hoạch Giải i i trí Các hoạt động ưa thích Các công việc bận rộn Lãng phí thời gian Các việc lặt vặt Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (18) Ô số Nế á b ô ố ột á b Nếu các bạn ở ô số một các bạn sẽ: ẽ – Căng thẳng Căng thẳng – Áp lực cao Áp lực cao – Quản lý khủng hoảng Q ý g g – Dập tắt các vấn đề đang xẩy ra – Tập trung vào hiện tại (19) Ô số ba Nếu các bạn ở ô số ba ế ố – Tập trung vào ngắn hạn – Quản lý khủng hoảng – Các giá trị mục êu thấp – Cảm giác là nạn nhân và thiếu kiểm soát công việc – Các mối quan hệ không lâu dài www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (20) Ô số ba và bốn Nếu các bạn ở ô số ba và bốn ế ố ố – Các bạn hoàn toàn không có trách nhiệm Cá b h à t à khô ó t á h hiệ – Phụ thuộc vào cá nhân khác ngay cả những công việc căn bản Phụ thuộc vào cá nhân khác công việc – Không tồn tại lâu trong tổ chức Không tồn lâu tổ chức www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (21) Ô số hai Ô số hai Các bạn ở ô số hai Cá b ởô ốh i – Tầm nhìn – Góc nhìn tổng thể – Cân bằng Cân – Tuân thủ quy định – Kiểm soát (22) Tích cách cá nhân ô số hai Có tiêu chuẩn ẩ để ể cá nhân ô số ố hai – – – – – LLogic – liên kết chặt chẽ trong công việc i liê kết hặt hẽ t ô iệ Cân bằng Tập trung Tập trung Có khả năng phối hợp với cá nhân khác Linh hoạt Linh hoạt – Có khả năng thực hiện công việc trong mọi hoàn cảnh www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (23) Yêu cầu cá nhân ô số hai Yêu cầu cá nhân trong ô số hai Cá ê ầ Các yêu cầu cơ bản để cá nhân trong ô số hai bả để á hâ t ô ốh i • Hiểu Hiểu rất rõ về vai trò tổ chức và vai trò của mình cần thực hiện rõ vai trò tổ chức và vai trò mình cần thực những vấn đề gì • Lựa chọn và tập trung vào các mục tiêu SMART • Phát triển và sử dụng kế hoạch làm việc Phát triển và sử dụng kế hoạch làm việc ự ệ p g g g ệ g g y • Thực hiện các điều chỉnh và đáp ứng trong công việc hàng ngày www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (24) Tầm quan trọng của việc nói Không và ô số hai Để luôn luôn trong ô số hai chúng ta cần phải biết nói không ể ố ầ ả ế – Theo hành xử chuyên nghiệp Th hà h h ê hiệ – Đối Đối với các công việc trong ô số ba và bốn nếu với các công việc ô số ba và bốn • Không quan trọng không cấp thiết Không quan trọng và cấp thiết • Không quan trọng và cấp thiết • Không tạo ra lợi thế cạnh tranh www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (25) Q ả lý th thời i Quản lý theo thời gian Các khái niệm quan trọng – Tập trung vào thời gian và nguồn lực – Phân ch trước khả năng thực hiện – Phân ch mục êu và mục đích – Hệ thống hóa qui trình www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (26) Tập trung vào thời gian và nguồn lực • Quản lý thời gian hiệu quả yêu cầu chúng ta phải đánh giá ả ả ầ ả thời gian và nguồn lực thực hiện công việc Chất lượng Nguồn lực Thời gian • Chất lượng công việc là hàm số của nguồn lực và thời gian dành cho công việc www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (27) Phân tích trước hiệu • Khi Khi phân hâ ch hiệu năng trong quá khứ, các bạn rút ra những kinh h hiệ ă t á khứ á b út hữ ki h nghiệm quản lý thời gian hiệu quả nhằm tăng cường hiệu năng công việc • Khi phân ch hiệu năng trong quá khứ: – Phát hiện các sai sót và lỗi trước khi xẩy ra đồng thời lượng Phát hiệ á i ót à lỗi t ẩ đồ thời l giá được các tài nguyên có thể lãng phí xẩu ra sau các sai hỏng đó – Xác định những điểm quan trọng trong quá trình nhằm quan tâm đặc biệt trong triển khai – Sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất khi chúng ta có thể sử dụng Sử dụng tài nguyên hiệu chúng ta có thể sử dụng các phương thức thực hiện tốt nhất‐ best prac ces trong các trường hợp www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (28) Phân tích mục tiêu và mục đích Thông qua việc xác định mục êu và mục đích theo phương pháp SMART khiến cho hiệu suất công việc tăng lên – Specific : mục êu phải cụ thể và mô tả rõ Measurable: mục êu êu và mục đích phải đo lường được , áp và mục đích phải đo lường , áp – Measurable: mục dụng cho cả các nguồn lực đầu vào – Achievable: phải khả thi với nguồn lực hiện có và kỳ vọng thực – Relevant: phù hợp với chiến lược của công ty – Time bound: phù hợp kế hoạch thời gian thực hiện công ty b d hù h kế h h hờ h hệ ô www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (29) Hệ thống hóa qui trình • Hệ Hệ thống hóa qui trình là khả năng thiết kế và thực hiện các qui thố hó i t ì h là khả ă thiết kế à th hiệ á i trình đảm bảo nh đồng nhất đối với – Nguồn lực đầu vào – Sản phẩm và dịch vụ – Đào tạo và chuyển giao kỹ năng – Tính Tính đồng nhất trong việc quản lý cho phép công ty lập kế đồng việc quản lý cho phép công ty lập kế hoạch theo thời gian thông nhất và điều năng dẫn tới tăng năng suất trong toàn tổ chức www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (30) Quản lý dựa trên thời gian Các bạn cần quan tâm tới ầ – Thời Thời gian phân bổ hoàn thành công việc có thực tế với cá i hâ bổ h à thà h ô iệ ó thự tế ới á nhân và nhóm được giao ? Công việc đó có giá trị so với thời gian không ? – Công việc đó có giá trị so với thời gian mất không ? – Đối với nhóm, quỹ thời gian sử dụng như thế nào để tạo ra kết quả tối ưu? – Việc sử dụng quản lý bằng thời gian có phù hợp trong hoàn cảnh công việc hay không? www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (31) Làm việc suất www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (32) Làm việc suất Bận rộn Vs Năng suất Không định và trì hoãn Làm à vviệc ệc quá tả tải Cấp bách Vs Quan trọng Ư tiên Ưu tiê hóa hó www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (33) Bận công việc • Bận trong công việc không có nghĩa là hiệu quả trong công việc ả • Khác biệt giữa Khá biệt iữ – Hiệu quả ‐‐ Hiệu làm đúng điều cần làm làm đúng điều cần làm – Hiệu năng Hiệu – làm tốt những điều cần làm làm tốt điều cần làm www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (34) Bận vs Làm việc hiệu • Vấn đề 1: Trì hoãn trong công việc Vấ đề T ì h ã t ô iệ • Trì hoãn những việc cần phải làm ngay • Giải pháp • Liệt kê các việc đang trì hoãn • Chia nhỏ các việc đang trì hoãn • Xác định 2‐3 việc cần thực hiện trước • Lên kế hoạch và lịch trình làm việc cho các việc còn lại Lê kế h h à lị h ì h là iệ h á iệ ò l i • Tự thưởng khi hoàn thành việc • Có các hình thức tự phạt khi không hoàn thành công việc Có các hình thức tự phạt không hoàn thành công việc (35) Đối phó với trì hoãn • Khi Khi ệp nhận một công việc các bạn có lựa chọn ệp nhận công việc các bạn có lựa chọn – Thực hiện công việc – Ủy quyền công việc – Không thực hiện công việc – Ra thời hạn thực hiện công việc – Chia nhỏ công việc www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (36) Bận vs Làm việc hiệu • Vấn đề thứ 2: Hoàn Hảo Dư Thừa – Luôn luôn tồn tại sự khác biệt giữa hoàn thành tuyệt vời và L ô l ô tồ t i ự khá biệt iữ h à thà h t ệt ời à hoàn thành hoàn hảo Tuyệt vời ‐ Excellence • Tuyệt vời • Đạt được ệ g ự • Tiết kiệm nguồn lực • Thỏa mãn • Thực tế • Hoàn hảo • Không đạt được • Thất vọng • Không thực tế www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (37) Bận vs làm việc hiệu • Vấn đề thứ 3: Xác lập mục êu không hiệu quả – Các mục Cá ê ầ hải thá h thứ bả thâ h êu cần phải thách thức bản thân nhưng phải phù hải hù hợp với nguồn lực trong thực tế • Tiêu chuẩn mục tiêu SMART – Cụ thể – Đo lường được – Đạt được ( nguồn lực thực hiện) – Thực tế – Có thời gian kết thúc Có thời gian kết thúc – Được công ty, tổ chức hỗ trợ www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (38) Làm việc quá tải • Q Quá tải có các ảnh hưởng không tốt về á tải ó á ả h h khô tốt ề – Tinh thần Vật lý – Vật lý • Quá tải do các lý do – Tập trung làm quá nhiều cho công việc – Có quá nhiều công việc để thực hiện www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (39) Vượt qua quá tải Các biện pháp vượt qua quá tải ả – Xác định các áp lực – Bình Bì h nh không hoảng sợ h khô h ả ợ – Đừng suy nghĩ mình chịu trách nhiệm về mọi thứ – Tạm nghỉ công việc Tạm nghỉ công việc – Đánh giá lại nguồn lực, kế hoạch và các mốc mục tiêu Xác định lại các thứ tự ưu tiên – Xác định lại các thứ tự ưu tiên – Luôn luôn nhớ tài nguyên là hạn hẹp g g ệ g – Nói không với các công việc không cần thiết – Gia tăng nguồn lực vô hình – Làm việc thông minh hơn – work smart not work hard www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (40) Cấp thiết vs Quan trọng • Khá Khác biệt giữa biệt iữ – Cấp thiết Các công việc yêu cầu có kết • Các công việc yêu cầu có kết quả ngay – Quan trọng • Trở thành cấp thiết nếu như không giải quyết • Ảnh hưởng dài hạn – LLựa chọn giữa cấp thiết và quan trọng các bạn nên h iữ ấ hiế à á b ê đánh giá ộ g ự ệ • Tác động nếu thực hiện • Ảnh hưởng nếu không thực hiện www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (41) Hệ thống lưới ưu tiên Quan trọng Ưu tiên Ưu tiên Ưu tiên Ưu tiên Cấp thiết www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (42) Ưu tiên công việc • Mục êu của ưu ủ ên công việc đó là tránh các khủng hoảng trong ủ ả thực hiện • Để thực hiện điều đó, các bạn nên Lên kế hoạch cho những ưu tiên Thay vì y Ưu ên cho kế hoạch của chúng ta www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (43) Khủng hoảng công việc www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (44) Quản lý khủng hoảng công việc Quản lý khủng hoảng trong công việc Thụ động và chủ động xử lý công việc Tạo xảy khủng hoảng Dự đoán và ngăn ngừa khủng hoảng www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (45) Thụ động xử lý công việc Thụ động xử lý công việc • Thụ động xẩy ra khi tập trung giải quyết các vấn đề – Xử lý các công việc hàng ngày – Xử lý cấp bách – Giải quyết khủng hoảng – Giải quyết các ngắt quãng www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (46) Chủ động xử lý công việc Chủ động xử lý công việc Chủ động xử lý công việc ‐tập trung vào làm thế nào để công việc ủ ế ể diễn ra hiệu quả – Xây dựng và phát triển kế hoạch và lịch trình làm việc – Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng – Cố gắng đạt các thời điểm hoàn thành và mục tiêu – Quản lý dự án www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (47) Tại khủng hoảng xẩy Tại sao khủng hoảng xẩy ra • Các lý do xẩy ra ẩ – Không nhận thức ra khủng hoảng Khô hậ thứ khủ h ả – Không đánh giá đúng thời gian cần thiết thực hiện Không đánh giá đúng thời gian cần thiết thực Không có kế hoạch đối phó rủi ro – Không có kế hoạch đối phó rủi ro – Không kiểm soát các tác nghiệp ủy quyền g g ệp y q y www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (48) Dự báo và phòng ngừa khủng hoảng • Các phương pháp dự báo và đối phó khủng hoảng ố ủ ả – Lê Lên kế hoạch và quản lý chặt theo kế hoạch kế h h à ả lý hặt th kế h h – Sử dụng các mục êu trung gian và chia nhỏ các nhiệm vụ ra các tác nghiệp nhỏ có thể quản lý các tác nghiệp nhỏ có thể quản lý được – Xây dựng nguồn lực – thời gian, con người hợp lý – Xác định rủi ro và kế hoạch phòng ngừa ị p g g – Lập hệ thống giám sát, theo dõi – Tập trung các điểm rủi ro và tới hạn – Theo dõi các yếu tố không kiểm soát được www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (49) Lên kê kế hoạch www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (50) Lập kế hoạch Kế hoạch là gì Thông tin và kế hoạch Hệ thống quản lý thời gian Phân tầng www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Mục tiêu và thời gian Kế hoạch ngày Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (51) Lập kế hoạch quản lý thời gian Lưu ý số một Thất bại khi lập kế hoạch có nghĩa là Bạn đang lập kế hoạch cho thất bại www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (52) Kế hoạch là gì Kế hoạch là bản chỉ đường được lập ra trong thực tế nhằm đạt tới p p êu cụ thể trong một khoảng thời gian xác định g g g một tập hợp mục với nguồn lực hữu hạn xác định www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (53) Thông tin và kế hoạch Các thông n căn bản ả • Bạn phải xác lập chúng ta thực hiện kế hoạch gì B hải á lậ hú t thự hiệ kế h h ì • Sau Sau khi xác lập xác lập – Chia nhỏ mục êu thành các mục êu nhỏ hơn hoặc các ệ ụ ụ nhiệm vụ cụ thể – Xác định thời gian cho từng mục êu nhỏ hoặc nhiệm vụ cụ thể – Xác lập lịch trình thực hiện cho từng mục êu nhỏ và nhiệm vụ cụ thể theo trật tự logic www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (54) Hệ thống quản lý thời gian Các êu chuẩn của hệ thống quản lý thời gian ẩ ủ ố ả – Theo chức năng Th ă – Xử dụng tại mọi nơi, hoàn cảnh trong mọi trường hợp Xử dụng nơi hoàn cảnh trường hợp – Dễ hiểu Dễ hiểu www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (55) Hệ thống quản lý thời gian Các lỗi thường gặp ỗ • H Hoàn toàn không có trật tự à t à khô ó t ật tự – Không thể xác định khi có yêu cầu • Hệ thống quá hoàn hảo Tiêu tốn nhiều thời gian để giữ hệ thống hoàn hảo thay vì tập – Tiêu tốn nhiều thời gian để giữ hệ thống hoàn hảo thay vì tập trung giải quyết các vấn đề phát sinh trong hệ thống đó www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (56) Hệ thống quản lý thời gian Các thành tố của hệ thống quản lý thời gian Cá thà h tố ủ hệ thố ả lý thời i – Lịch hẹn Lịch hoàn thành kế hoạch – Lịch hoàn thành kế hoạch – Theo dõi công việc‐ đang thực hiện và hoàn thành – Ghi nhận ý tưởng và các ghi chú – Nhận dạng các nhiệm vụ quan trọng – Thông n cá nhân – Ghi chép các thông Ghi hé á hô n tài chính phát sinh ài hí h há i h – Sổ theo dõi khủng hoảng Sổ theo dõi dự án – Sổ theo dõi dự án – Danh bạ www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (57) Mục tiêu và thời gian Hệ thống quản lý thời gian sẽ không hiệu quả nếu như không gắn kết ố ả ả ế ắ ế giữa mục êu và thời gian hoàn thành – Mục êu chiến lược: thời gian từ 1‐ 5 năm – Mục êu chiến thuật: thời gian từ 3‐12 tháng – Mục êu vận hành: mục êu ngắn hạn và xác định rõ các nhiệm vụ cần làm. Có thể chi ết tận ngày , giờ thực hiện các nhiệm vụ nào www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (58) Bảng checklist thành lập mục tiêu Bảng kiểm tra khi thành lập mục tiêu Bả kiể hà h lậ iê – Mục êu có thực tế và thách thức không – Mục Mục êu đã được cấp quản lý đồng ý và được kết nối tới êu đã cấp quản lý đồng ý và kết nối tới hệ thống đánh giá công việc? – Các bạn có hình dung mục Các bạn có hình dung mục êu hoàn thành sẽ như thế êu hoàn thành nào visualization? – Mục êu có quan trọng với các bạn hay không – Mục êu có tuân thủ qui tắc smart – Các bạn có nhận được tưởng thưởng khi hoàn thành www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (59) Phân tầng • Lập kế hoạch dựa trrên phân tầng theo thời gian ập ự p g g – Kế hoạch năm – Kế hoạch tháng – Kế hoạch tuần – Kế hoạch ngày ế • Thời gian giảm dần nhưng độ phức tạp gia tăng Thời i iả dầ h độ t i tă www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (60) Kế hoạch ngày Kế hoạch ngày bao gồm các hạng mục sau ế – Các nhiệm vụ trong ngày và khoảng thời gian dành cho các nhiệm vụ nhiệm vụ Xác định các nhiệm vụ quan trọng để xác định thứ tự ưu tiên – Xác định các nhiệm vụ quan trọng để xác định thứ tự ưu tiên – Xác định các quan hệ các bạn cần liên hệ để hoàn thành công ị q ệ ệ g việc www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (61) Kế hoạch ngày Khi lập kế hoạch ngày các bạn chú ý ế – Phù Phù hợp với nhịp và đồng hồ sinh học của bạn hợ ới hị à đồ hồ i h h ủ b – Lập kế hoạch vào đầu hoặc cuối giờ – Xác lập ưu Xác lập ưu ên theo ên theo êu chuẩn êu chuẩn “ phải làm phải làm” “ nên làm nên làm” “ có có thể làm” Tập trung vào các việc “phải làm” g ự ệ g ên liệu ệ – Có thời gian dự trữ cho các việc không – Không xếp các cuộc họp liền nhau – Xếp giờ gọi điện thoại hàng loạt – Xác lập thời gian làm việc có chất lượng tốt nhất www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (62) Các mách nước và kỹ ỹ thuật ậ q quản lý ý thời gian www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (63) Các mách nước và kỹ thuật quản lý thời gian Thời gian chất lượng Nhật ký thời gian Quản lý tài liệu cứng- mềm Quản lý các ngắt quãng Quản lýý nơi làm việc Q ệ Quản lý điện thoại Điệ thoại Điện th i di động độ Quản lý mạng xã hội Quản lý Email www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (64) Nhật ký thời gian gian- time log • • Nhật ký thời gian là công cụ hiệu để kiểm tra xem thời gian tiêu tốn ế nào làm việc Ghi nhật ký thời gian khoảng tuần ầ để ể xem toàn cảnh sử dụng thời gian nào Nhật ký thời gian cho phép xem xét và đánh giá – Mức độ chính xác ước lượng thời gian cho các nhiệm vụ – Các hoạt động tiêu tốn thời gian – Mức độ bị ảnh hưởng từ bên ngoài – Mức độ công việc thực hàng ngày – Các công việc và thời điểm gặp khủng hoảng www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (65) Thời gian chất lượnglượng Quality time • Thời Thời gian chất lượng là lúc các bạn làm các công việc quan trọng i hất l là lú á b là á ô iệ t nhất trong ngày • Thời gian chất lượng cho phép các bạn tập trung và loại bỏ hoàn toàn mọi ảnh hưởng từ bên ngoài • Các bạn làm việc theo cấu trúc được định sẵn • Tập trung vào thời gian chất lượng tạo điều kiện cho các bạn chuyển từ đối phó sang chủ động thực hiện công việc www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (66) Quản lý tài liệu cứng cứng- hard copy Tài liệu có thể gây mất thời gian rất nhiều trong công tác hàng ngày ể ấ ấ ề • Nâ Nâng cao hiệu suất quản lý tài liệu hiệ ất ả lý tài liệ • Xử lý tài liệu một lần theo quy tắc – Thực hiện đầy đủ như tài liệu yêu cầu – Đánh số chỉ mục và lưu tài liệu – Hủy tài liệu khi cần thiết www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (67) Quản lý tài liệu cứng cứng- hard copy Hệ thống ố quản lý tài liệu tốt ố cho phép – Xác định lưu giữ gì và bao nhiêu lâu – Hệ thống cho phép lưu trữ và tìm kiếm tài liệu dễ dàng – Truy cập thông tin nhanh chóng – Cập nhật tài liệu khoa học và định kỳ www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (68) Quản lý tài liệu mềm mềm- soft copy Hệ thống quản lý tài liệu mềm‐ soft file – Tên file rõ ràng và rành mạch tóm tắt nội dung trong file – Luôn luôn có ghi rõ bản version và thời gian tạo ra file – Không bao giờ sửa file trực Không sửa file trực ếp nên save các bản version khác ếp nên save các version khác nhau của tài liệu – Cho các tài liệu file mềm theo đầu công việc đang ến hành và chuyển sang folder lưu trữ chuyển sang folder lưu trữ – Thiết lập hệ thống folder theo thời gian/phòng ban/ dự án/ nhóm công việc/ tầm quan trọng – Tiến hành lưu trữ thường xuyên Tiến hành lưu trữ thường xuyên – Có công cụ m kiếm file mạnh trên máy nh – Khi in file luôn luôn in đường dẫn trong footnote – Sử dụng định dạng pdf khi muốn kiểm nội dung tài liệu Sử dụng định dạng pdf muốn kiểm nội dung tài liệu www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (69) Quản lý các ngắt quãng Giảm bớt các ngắt quãng ả ắ • Tạo rào chắn tầm nhìn tại chỗ làm việc tránh các cuộc ghé thăm không cần thiết thăm không cần thiết • Tạo dấu hiệu đang bận để đồng nghiệp tránh gặp mặt bạn Không để dư ghế nơi làm việc‐ đồng nghiệp sẽ nhanh đồng nghiệp nhanh • Không để dư ghế tại nơi làm việc chóng kết thúc nói chuyên khi họ phải đứng • Khi làm công việc quan trọng, di chuyển tới nơi không có ngắt quãng • Xếp lịch hẹn với các bộ phận tránh gặp các giờ không hẹn t trước www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (70) Quản lý các ngắt quãng Giảm bớt các ngắt quãng ả ắ • Làm đúng cam kết hứa với đồng nghiệp sẽ giảm bớt ngắt quãng quãng • Chuẩn bị đầy đủ thông n gửi cho đồng nghiệp Giải công việc lần hạn chế các việc phát sinh sau • Giải quyết công việc một lần hạn chế các việc phát sinh sau này • Lên kế hoạch chi ết và cam kết với kế hoạch • Chuẩn bị 150 % cho các công việc • Dự báo các nh huống xảy ra • Sử dụng các biểu mẫu template • Tham gia những việc cần tham gia www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (71) Quản lý nơi làm việc • Nơi làm việc tổ chức thế nào ảnh hưởng nhiều tới năng suất và hiệu quả công việc – Thu dọn bàn sau mỗi ngày làm việc – Lưu trữ tài liệu khi xử lý xong – Loại các tài liệu thường kỳ L i á ài liệ h kỳ Tổ chức và xắp xếp nơi làm việc theo luồng công việc – Tổ chức và xắp xếp nơi làm việc theo luồng công việc www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (72) Quản lý điện thoại Quản lý điện thoại thông qua các lưu ý sau – Gọi điện thoại ra ngoài hàng loạt – Ủy quyền gọi điện thoại trả lời khi có thể – Chấm dứt ngay gọi điện thoại khi xong công việc – Giao nhiệm vụ cho nhân viên hoặc thành viên trong nhóm xử lý điện thoại gọi tới www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (73) Quản lý điện thoại di động Điện thoại di động là tác nhân gây mất thời gian rất nhiều – – – – Sử dụng 01 số đi dộng cho công việc g n nhắn thay cho gọi điện thoại y g Sử dụng Xác lập rõ thời gian làm việc tránh các cuộc điện thoại cá nhân Không nhất thiết phải nghe tất cả các cuộc điện thoại trừ khi bạn là nhân viên bán hàng hâ iê bá hà – Luôn luôn gọi lại các cuộc gọi nhỡ khi có thời gian phù hợp Off điện thoại để chế độ silient làm các việc quan trọng – Off điện thoại hoặc để ở chế độ silient khi làm các việc quan trọng và cấp bách – Hạn chế trao đổi dài trên điện thoại di động www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (74) Quản lý Email Email là công cụ hiệu quả nhưng cũng gây mất nhiều thời gian trong công việc công việc – Xác lập khoảng thời gian cụ thể đọc và trả lời email – Xác định rõ công việc có cần email hay trao đổi trực ếp – Tạo hệ thống folder và bộ lọc để chuyển email tới các folder khác – Quản lý sổ địa chỉ email hiệu quả – Tạo một folder các công việc đang triển khai và xóa chúng khi đã hoàn thành – Tạo một folder có email của tất cả các quan hệ quan trọng để có thể sử dụng để trả lời nhanh chóng thể sử dụng để trả lời nhanh chóng – Tránh tham gia vào các email khi nhận dưới dạng cc www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (75) Quản lý Email – Tránh Tránh tham gia và gây tranh cãi trên email tham gia và gây tranh cãi trên email – Hạn chế email càng nhiều càng tốt‐ Quy tắc: bạn gửi nhiều email thế nào thì khả năng bạn sẽ mất thời gian nhiều chừng đấy – Luôn luôn tự hỏi có cần gửi email cho người nhận không – Email nên có êu đề rõ ràng – Để thời gian xóa các email không cần thiết Để thời i ó á il khô ầ thiết – Sao lưu email thường xuyên Xác lập qui tắc trả lời email ví dụ việc cần kíp sau h trả lời, việc – Xác lập qui tắc trả lời email ví dụ việc cần kíp sau 1 h trả lời, việc không quan trọng sau 8 h trả lời và thống nhất với các bên gửi email yêu cầu www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (76) Quản lý mạng xã hội Mạng xã hội là tác nhân gây lãng phí thời gian nhiều nhất – Không nên tham gia thảo luận nhiều vấn đề – Không trình bày cảm xúc gây tranh luận không nên có – Tách riêng mạng xã hội cho cá nhân, gia đình và cho công việc ví dụ Facebook/ Linkedin – Hạn chế gia nhập các mạng xã hội có chức năng tương tự nhau – Quy định giờ vào và khoảng thời gian sử dụng cố định trong ngày www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (77) Tổng kết www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (78) Tổng kết quản lý thời gian hiệu • Lập kế hoạch và hệ thống làm việc- Sử dụng công việc • Lập kế hoạch khả thi và lên kế hoạch thực thi chính xác tương ứng • Không bao giờ cam kết quá nhiều • Tạo lập và đồng ý các ưu tiên phân biệt cấp bách và quan trọng • Luôn luôn có khoảng thời gian trống để đối phó các bất ngờ • Kiểm soát tài liệu, bàn làm việc, phone, email, mạng xã hội www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (79) Tổng kết quản lý thời gian hiệu • Đừng trì hoãn • Xác định và sử dụng khoảng thời gian lịch làm việc • Tìm Tì cách á h nói ói Khô Không chuyên h ê nghiệp hiệ • Tránh xa hoàn hảo công việc- Hướng tới các kết hoàn chỉnh hỉ h • Để dành thời gian cho phát triển lực thân • Sử dụng email, điện thoại di động và mạng xã hội cách hiệu có thể www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (80) Chương trình đào tạo cho doanh nghiệp 01- Chương trình đào tạo trưởng phòng tuyển dụng 02- Chương trình đào tạo Train The Trainer 02 03- Chương trình đánh giá lực lãnh đạo, phát triển lãnh đạo 04- Chương trình đào tạo Trưởng Phòng tảng và 20 chương trình 04 khác 05- Chương trình đào tạo nhân viên hiệu và 20 chương trình khác 05 06- Chương trình phát triển nhóm: Đánh Giá- Team Building- Đào tạo 07 Chương trình đào tạo chuyên môn nhân 0708- Đặc biệt chương trình tặng 50 bài giảng cho cộng đồng năm 2016 Liên hệ tuananh.vu@vim.edu.vn (81) Chương trình đào tạo Train The Trainer 08 buổi Buổi 1: Các thay đổi đào tạo doanh nghiệp /Đào tạo giới phẳng/ Thay đổi người học/ hệ thống đào tạo / Tích hợp đào tạo và các chức nhân khác Buổi 2: Các nguyên tắc giảng dạy sư phạm – khác biệt đào tạo / đào tạo doanh nghiệp / Năng lực Giảng viên Buổi 3: Bộ tài liệu bài giảng/ Thiết kế bài giảng/ Các nguyên tắc thiết kế bài giảng / Các tài liệu giảng g khác g doanh nghiệp g p bài g Buổi 4: Các công cụ đào tạo thông dụng Ice Breaker/ Action Based / Case Based/ Simulation / Brain Storming / Group Discussion / Reflection- Presentation / Problem Solving / Games / Team building Buổi 5: Dẫn giảng/ Các nguyên tắc dẫn giảng / Các kỹ dẫn giảng / Xử lý các tình khó Buổi 6: Thực tập dẫn giảng / quay video Buổi 7: Đánh giá đào tạo / hệ thống đánh giá / các công cụ đánh giá / Các vấn đề đánh giá đào tạo/Các hệ thống KPI đánh giá hiệu đào tạo Buổi B ổi 8: Đánh Đá h giá iá chi hi phí hí ủ đà đào ttạo// Đánh Đá h giá iá chất hất lương l dị dịch h vụ ủ công ô tá tác đà đào ttạo / Hệ thống form biểu mẫu đánh giá đào tạo / Kiểm toán hệ thống đào tạo www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (82) Chương trình đào tạo trưởng phòng tuyển dụng Buổi 1: Đại cương và tảng tuyển dụng Buổi 2: Bảng mô tả công việc Buổi 3: Các công cụ đánh giá tuyển dụng Buổi 4: Các kỹ thuật vấn cao cấp Buổi 5: Thực hành vấn tuyển dụng quay phim nhận xét Buổi 6: Xây dựng, vận hành hệ thống tuyển dụng Buổi 7: Đo lường đánh giá hệ thống tuyển dụng, kiểm toán hệ thống tuyển dụng www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (83) Chương trình đào tạo trưởng phòng – quản lý cấp trung Quản lý cấp trung luôn luôn là tảng công ty Họ là cầu nối lãnh đạo và nhân viên, kế hoạch và thực thi, doanh nghiệp và khách hàng Trong bối cảnh hội nhập, quản lý cấp trung càng cần phải chú ý và đào tạo Chương trình đào tạo quản lý cấp trung ngày nhằm đưa các khái niệm và nét chú ý cho quản lý cấp trung công ty Buổi 1: Tổng quan quản lý cấp trung Các áp lực và thách thức cho quản lý cấp trung Khung lực – Các lực quản lý cấp trung Các cách tiếp cận quản lý cấp trung Các nhiệm vụ trọng tâm quản lý cấp trung - hiệu suất- chất lượng - đào tạo phát triển - nâng cao lực Vòng tròn quản lý cho quản lý cấp trung Buổi -Chức năng, công cụ, quản trị hiệu suất cho quản lý cấp trung Quản trị cấp trung và chiến lược - Mô hình Business Canvas Quản trị thông tin – tảng hiệu suất và chất lượng Quản trị tinh gọn - Lean Management Các nguyên lý quản trị chất lượng Buổi 3- Sáng tạo và đột phá tổ chức eam building indoor sáng tạo Hiểu đúng sáng tạo, đột phá và khởi phát - inititiatives Các rào cản sáng tạo Làm nào thúc đẩy sáng tạo doanh nghiệp và phòng ban Buổi - Lãnh đạo và quản trị người Vai trò lãnh đạo người trưởng phòng - quản trị người Các mô hình lãnh đạo giới và châu Á - mẫu hình lãnh đạo Các mẫu hình quản trị người g phòng g ban Làm nào thể vai trò lãnh đạo Gắn ắ kết ế tạo động lực và truyền ề cảm ả hứng cho nhân viên húc đẩy - Tạo cảm hứng và hướng dẫn tự học húc đẩy và gắn kết nhóm làm việc Chia sẻ các trải nghiệm và bí www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (84) Các module đào tạo trưởng phòng- quản lý cấp trung Quản trị thân Career Management Delegating Goal Setting Managing Upward Meeting Management New Manager Transitions Presentation Skills Stress Management Time Management Competencies Framework www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (85) Các module đào tạo trưởng phòng- quản lý cấp trung Manage Others- Quản trị người khác Change Management Coaching Developing Employees Difficult Interactions Dismissing an Employee Feedback Essentials Hiring Leading & Motivating Performance Appraisals Persuading Others Retaining Employees Team Leadership Team Management Negotiating www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (86) Các module đào tạo trưởng phòng- quản lý cấp trung Manage the Business Budgeting Business Plan Development Customer Focus Decision Making Finance Essentials Innovation & Creativity Innovation Implementation Marketing Essentials Performance Measurement Process Improvement Project Management Strategic Thinking Strategy Execution www.quanlycaptrung.vn Đăng ký vào nhóm nhận tài liệu Đào Tạo Trưởng Phòng www.facebook.com/caulacbonhansu http://groups.google.com/group/VietnamSocietyTrainingDevelopment (87)