Vì vậy các thuật ngữ được sử dụng trong tiêu chuẩn này không phân biệt giữa hai loại hệ thống lưu giữ và trao đổi hồ sơ tài liệu điện tử hoặc trên giấy.. Phạm vi của tiêu chuẩn này đề c[r]
(1)TCVN II.1.4:2015
Chỉnh sửa lần
TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ SƠ ĐỒ TÊN (NAMING SCHEMA) CHO DỮ LIỆU ĐƯỢC LƯU TRỮ Ở DẠNG TỆP
TIN, THƯ MỤC, BỘ TÀI LIỆU, KHO LƯU TRỮ Technical Specification for naming schema for data which saved in file, folder,
documents, store
(2)(3)3
Mục lục Trang
Lời nói đầu
1 Phạm vi áp dụng
2 Tài liệu viện dẫn
3 Thuật ngữ định nghĩa
(4)9.6 Sử dụng ngày tháng tên Error! Bookmark not defined 9.7 Sử dụng tên riêng người Error! Bookmark not defined 9.8 Các từ cần tránh sử dụng để bắt đầu tên tệp tin Error! Bookmark not defined 9.9 Thứ tự phần tử tên Error! Bookmark not defined 9.10 Đặt tên phù hợp với tài liệu Error! Bookmark not defined 9.11 Sử dụng số hiệu phiên tình trạng dự thảo Error! Bookmark not defined 9.12 Sử dụng ký tự chữ số tên tệp tin Error! Bookmark not defined Phụ lục A (tham khảo) Quy tắc đặt tên thống tệp tin điện tử văn thư lưu trữ Error!
Bookmark not defined.
Thư mục tài liệu tham khảo Error! Bookmark not defined
(5)
5
Lời nói đầu
TCVN II.1.4:2015 được xây dựng dựa thông
tin từ tài liệu TCVN 7420-1, TCVN 7420-2, TCVN ISO 8601, RFC 1178, Naming Conventions for Electronic Documents; Standard Naming Conventions For Electronic Records; Naming conventions for documents and folders; Standard naming conventions for electronic files, folders and records; XML Schema Naming and Design Rules
TCVN II.1.4:2015 Viện Công nghệ Thông tin, Đại học
(6)TIÊU CHUẨN KỸ THUẬT VỀ SƠ ĐỒ TÊN (NAMING SCHEMA) CHO DỮ LIỆU ĐƯỢC LƯU TRỮ Ở DẠNG TỆP TIN, THƯ MỤC, BỘ TÀI LIỆU, KHO LƯU TRỮ
Technical Specification for naming schema for data which saved in file, folder, documents, store
1 Phạm vi áp dụng
Tiêu chuẩn sử dụng để hỗ trợ cho việc tăng cường ứng dụng tài liệu điện tử quản lý hồ sơ Các hướng dẫn đề cập tiêu chuẩn hướng đến tài liệu tạo định dạng trao đổi
Tiêu chuẩn đưa khuyến nghị hướng dẫn để tạo thủ tục phù hợp cho việc đặt tên thư mục tài liệu Các khuyến nghị hướng dẫn sử dụng tốt môi trường mạng nội bộ, lưu trữ điện tử, nhiên hoàn toàn áp dụng cho hệ thống lưu giữ hồ sơ giấy có liên quan Vì thuật ngữ sử dụng tiêu chuẩn không phân biệt hai loại hệ thống lưu giữ trao đổi hồ sơ tài liệu điện tử giấy
Phạm vi tiêu chuẩn đề cập đến quy tắc quy ước cho việc đặt tên tệp tin hồ sơ ghi lưu giữ kho lưu trữ chia sẻ
Phạm vi tiêu chuẩn không đề cập đến kỹ thuật phương pháp liên quan đến vấn đề lưu trữ tệp tin hồ sơ Các vấn đề truy cập, trao đổi bảo mật nằm phạm vi tiêu chuẩn
2 Tài liệu viện dẫn
Các tài liệu viện dẫn sau cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn Đối với tài liệu ghi năm cơng bố áp dụng phiên nêu Đối với tài liệu không ghi năm công bố áp dụng phiên nhất, bao gồm sửa đổi, bổ sung (nếu có)
(7)7 Tiêu chuẩn sử dụng thuật ngữ định nghĩa nêu sau đây:
3.1
Tiếp cận (access)
Quyền, hội phương tiện tìm, sử dụng, truy tìm thơng tin
3.2
Theo dõi áp dụng công việc (action tracking)
Q trình giới hạn thời gian công việc giám sát ấn định người thực công việc
3.3
Phân loại (classification)
Xác định xếp có hệ thống hoạt động tác nghiệp và/hoặc hồ sơ thành loại theo quy ước, phương pháp qui tắc mang tính thủ tục có cấu trúc lơgic thể hệ thống phân loại
3.4
Chuyển đổi (conversion)
Quá trình chuyển hồ sơ từ vật mang tin sang vật mang tin khác từ dạng thức sang dạng thức khác
3.5
Tiêu huỷ (destruction)
Quá trình loại bỏ huỷ hồ sơ đến mức hồn tồn khơng thể khơi phục
3.6
Tài liệu (document)
Thông tin ghi lại vật thể xử lý đơn vị
3.7
Dữ liệu đặc tả (metadata)
(8)Hồ sơ (records)
Thông tin tổ chức cá nhân tạo lập, tiếp nhận trì để làm chứng thơng báo theo trách nhiệm pháp lý giao dịch công việc
3.9
Theo dõi (tracking)
Tạo lập, thu nhận trì thơng tin di chuyển sử dụng hồ sơ
3.10
trách nhiệm (accountability)
Nguyên tắc mà theo cá nhân, tổ chức cộng đồng chịu trách nhiệm hành động phải giải thích cho người khác biết hành động
3.11
Tổ chức lưu trữ có thẩm quyền (archival authority)
Cơ quan lưu trữ (archival agency) Tổ chức lưu trữ (archival institution)
Chương trình lưu trữ (archival programme)
Tổ chức hay chương trình chịu trách nhiệm lựa chọn, thu nhận bảo toàn hồ sơ lưu trữ, đảm bảo sẵn sàng cung cấp hồ sơ có yêu cầu phê duyệt việc tiêu huỷ hồ sơ
3.12
Chuyển đổi (conversion)
Quá trình chuyển hồ sơ từ vật mang tin sang vật mang tin khác từ dạng thức sang dạng thức khác
3.13
Tiêu huỷ (destruction)
Quá trình loại bỏ huỷ hồ sơ đến mức hoàn toàn khôi phục
3.14
Xác định giá trị (disposition)
Loạt trình liên quan đến việc thực định lưu giữ, tiêu huỷ chuyển giao hồ sơ, quy định văn thẩm quyền xác định giá trị hồ sơ công cụ khác
3.15
(9)9
3.16
Đăng ký (registration)
Hành động cấp cho hồ sơ mã hiệu nhận biết đơn đưa hồ sơ vào hệ thống hồ sơ
4 Thuật ngữ viết tắt
SBU Small business unit Đơn vị nghiệp vụ nhỏ
Y Year Năm
D Day Ngày
M Month Tháng
h hour Giờ
m minute Phút