TÌM HIỂU CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP SÀNG TUYỂN VÀ CẢNG

Tìm hiểu chung về Tổ chức kế toán tại xí nghiệp Sàng Tuyển và Cảng: I/Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán xí nghiệp đợc tập trung ở phòng kế toán tài vụ tuy nhiên d ới các phân xởng vẫn có các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thống kê, tập hợp các số liệu ghi chép ban đầu gửi về phòng kế toán tài vụ. Tổ chức công tác tại xí nghiệp là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp toàn bộ thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh,sử dụng kinh phía tại xí nghiệp nhằm phục vụ cho công tác quản lý tài chính,kinh tế.Hay nói cách khác tổ chức công tác kế toán của xí nghiệp là tổ chức việc sử dụng các phơng pháp kế toán để thực hiện việc ghi chép, phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh phù hợp với chính sách chế độ hiện hành, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, bảo đảm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán. Vì vậy phòng tài chính kế toán đợc đặt dới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc xí nghiệp, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về việc quản lý thu chi tài chính của xí nghiệp. Điều đó cho thấy vai trò quan trọng của công tác kế toán trong 1 xí nghiệp. Do tình hình sản xuất mang tính chất công nghiệp và hình thức kế toán tập trung, tất cả các nghiệp vụ đều tập trung xử lý tại phòng kế toán cho nên phòng đ- ợc biên chế 7 ngời và 8 ngời thống kê. Do khối lợng công việc lớn, phòng kế toán đã phân định trách nhiệm công việc cụ thể cho từng ngời.Việc phân định riêng trách nhiệm cho từng kế toán trong đơn vị giúp cho hoạt động của bộ máy kế toán thực hiện rất nhanh chóng,hiệu quả và chính xác.Mặt khác giúp cho việc hạch toán kế toán không bị chồng chéo,tránh dẫn đến sai lệch trong quá trình hạch toán,thống kê số liệu. Căn cứ vào nhiệm vụ và đặc điểm đó, bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc kháI quát thông qua sơ đồ sau: Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ Kế toán tiền lơng và BHXH Kế toán NVL và Công cụ dụng cụ Kế toán tổnghợp kiêm phó phòng Kế toán thống kê tổng hợp Kế toán các phân xởng Kế toán thành phẩm và tiêu thụ TP Kế toán trởng Sơ đồ bộ máy kế toán tại xí nghiệp Sàng Tuyển và Cảng *Kế toán trởng: Kế toán trởng thực hiện trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán tại doanh nghiệp,chấp hành nghiêm chỉnh lệnh kiểm tra kế toán của cơ quan có them quyền,cung cấp các tài liệu cần thiết,giải thích và trả lời các câu hỏi phục vụ công tác kiểm ta kế toán.Kế toán trởng có nhiệm vụ điều hành chung, kiểm soát và hớng dẫn các kế toán viên tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành, ghi sổ cái các tài khoản, xác định kết quả tiêu thụ, lập báo cáo, ký các lệnh thu chi, các công văn giấy tờ có liên quan đến công tác tài chính và các mẫu biểu báo cáo của phòng trình giám đốc và cơ quan chủ quản cấp trên. Sau mỗi kỳ kinh doanh hoặc định kỳ ngắn, kế toán trởng có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá đúng thực trạng về hoạt động kết quả, hiệu quả, khả năng sinh lãi của quá trình sản xuất kinh doanh, phát hiện những lãng phí, những việc làm kém hiệu quả ảnh hởng đến kết quả kinh doanh trong kỳ để đề xuất các giải pháp phát huy những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu. * Kế toán ngân hàng kiêm kế toán thanh toán: Lập phiếu thu tiền bán hàng, tiến hành thanh toán nghiệp vụ liên quan đến quỹ tiền mặt các đơn vị. Theo dõi các khoản tiền gửi, các khoản vay ngắn hạn, các khoản thanh toán với nhà cung cấp, các khoản phải trả CNV và các khoản phải thu. Theo dõi tiền gửi, tiền vay, tiền mặt, mỗi tháng phải tiến hành lập báo cáo và đối chiếu số tiền hiện có. Thu và cấp phát các lệnh mà kế toán trởng đã ký, có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ khi cấp phép, phải mở sổ theo dõi hàng ngày.Đồng thời lập các báo cáo lu chuyển tiền tệ và báo cáo nội bộ về các khoản nợ,về các nguồn vốn. *Kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm: Thực hiện nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng tồn kho,ghi chép phản ánh doanh thu và các khoản điều chỉnh doanh thu.Đồng thời kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm có nhiệm vụ ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp; lập các báo cáo nội bộ về tình hình thực hiện kế hoạch chi phí bán hàng,quản lý doanh nghiệp ,về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng tiêu thụ,báo cáo về thành phẩm tồn kho. * Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ: Thủ quỹ: có nhiệm vụ hàng ngày phản ánh đợc số tiền thu chi và làm báo cáo quỹ. Quản lý tiền mặt, xuất nhập quỹ tiền mặt phiếu chi, phiếu thu.Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của kế toán thanh toán ghi vào sổ quỹ, lập báo cáo quỹ và đối chiếu với kế toán thanh toán. Kế toán tài sản cố định: Theo dõi giá trị TSCĐ và tính khấu hao tình hình tăng giảm TSCĐ kịp thời phân bổ số khấu hao hàng tháng vào các đối tợng sử dụng, tập hợp đầy đủ, chi phí thanh lý TSCĐ, bên cạnh đó tổ chức sổ sách ghi chép, phản ánh kịp thời tình hình thu mua, nhập, xuất kho NVL để đảm bảo sử dụng và tiết kiệm có hiệu quả nhất. * Kế toán tiền lơng và BHXH: Hàng tháng tính lơng phải trả công nhân viên chức và các khoản BHXH, phân bổ chính xác chi phí tiền lơng, BHXH và các khoản trích nộp vào giá thành sản phẩm theo đúng chế độ chính sách của Nhà nớc. * Kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ: Hàng ngày tập hợp chứng từ nhập xuất vật t, báo cáo tình hình sử dụng vật t theo tuần, cuối tháng tập hợp số liệu làm báo cáo tháng theo đúng thực tế chi phí phát sinh cho sản xuất.Tính trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho và thực hiện phân bổ công cụ dụng cụ là nhiệm vụ quan trọng của kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. * Kế toán tổng hợp, phó phòng: Tập hợp số liệu báo cáo từ các kế toán viên hàng tháng làm báo cáo giá thành, tổng hợp lãi lỗ. Thừa lệnh Kế toán trởng ký thay, hớng dẫn kế toán chi tiết lên báo cáo.Thực hiện các nghiệp vụ nội sinh,lập các bút toán khoá sổ kế toán cuối kỳ.Ngoài ra ,kế toán tổng hợp phảI thực hiện kiểm tra số liệu kế toán của các bộ phận kế toán chuyển sang để phục vụ cho việc khoá sổ,lập báo cáo kế toán.Cuối kỳ kế toán tổng hợp lập bảng cân đối tài khoản,lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả tài chính. * Kế toán thống kê tổng hợp: Ghi chép và theo dõi toàn bộ số lợng than, lập báo cáo định kỳ theo báo cáo tháng, quý, năm. Tổ trởng tổ thống kê theo dõi quản lý bộ phận thống kê. *Kế toán tại các phân xởng: Thực hiện nhiệm vụ ghi chép và theo dõi tình hình hoạt động tài chính của phân xởng,lập báo cáo định kỳ theo tháng,quý,năm rồi trình lên cho các phòng ban kế toán ở trên để duyệt. Hình thức tổ chức kế toán tập trung giúp cho xí nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn, đánh giá tình hình tài chính nhanh chóng, chính xác hơn. II./Tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp Sàng Tuyển và Cảng: 2.1.Hệ thống sổ kế toán áp dụng: Dựa vào tình hình hoạt động và đặc điểm sản xuất kinh doanh của xí nghiệp nên xí nghiệp đã áp dụng hình thức kế toán là hình thức nhật ký chứng từ (NKCT).Hình thức NKCT có 3 đặc điểm cơ bản sau: -Kế toán tại xí nghiệp ghi sổ theo trật tự thời gian và trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế cùng loại phát sinh vào sổ kế toán tổng hợp riêng biệt gọi là sổ Nhật ký-Chứng từ. -Không cần lập bảng cân đối tài khoản cuối tháng vì có thể kiểm tra tính chính xác của việc ghi tài khoản cấp 1ngay ở số tổng cộng cuối tháng của Nhật ký-Chứng từ. -Có thể kết hợp phần kế toán trực tiếp và kế toán tổng hợp ngay trong các nhật ký.Quy trình ghi sổ kế toán ở xí nghiệp Sàng Tuyển và Cảng đợc tiến hành theo sơ đồ sau: Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại Sổ kế toán chi tiết Bảng chi tiết số phát sinh Các bảng kê và các bảng phân bổ Các nhật ký chứng từ Sổ cái Bảng cân đối kế toán và các báo cáo khác Báo các quỹ hàng ngày Ghi chú: Quan hệ đối chiếu Với hình thức kế toán NKCT ,xí nghiệp sử dụng các mẫu số nh sau: +Sổ kế toán tổng hợp: Gồm nhật ký chứng từ,sổ cái,bảng kê,bảng phân bổ dùng để tập hợp số liệu và tính toán số liệu ghi vào Nhật ký-Chứng từ. +Sổ kế toán chi tiết:nh sổ chi tiết chi phí bán hàng,chi phí quản lý doanh nghiệp,sổ chi tiết thành phẩm . Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và các bảng phân bổ để ghi vào NKCT. + Đối với những đối tợng cần theo dõi chi tiết thì chứng từ gốc ghi vào các bảng kê. + Nếu chứng từ gốc liên quan đến sổ hạch toán chi tiết thì ghi vào thẻ hoặc sổ hạch toán chi tiết. Cuối tháng cộng bảng kê lấy số liệu ghi vào NKCT có liên quan, cộng NKCT ghi vào sổ cái. Ghi cuối tháng Ghi hàng tháng Cộng thẻ và sổ hạch toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết. Sau đó lập báo cáo tài chính. Hình thức này đảm bảo công tác kiểm tra đợc vận hành trôi chảy, phản ánh chính xác tình hình biến động của các yếu tố và quá trình sản xuất kinh doanh phục vụ kịp thời yêu cầu thông tin lãnh đạo củng cố nề nếp làm việc của bộ phận kế toán và các đơn vị khác trong nhà máy đẩy mạnh phát triển sản xuất. 2.2. Hệ thống tài khoản và chứng từ sử dụng 2.2.1.Hệ thống chứng từ sử dụng: Để tạo đợc cơ sở pháp lý cho các thông tin kế toán và việc hạch toán kế toán đầy đủ,xí nghiệp đã sử dụng hệ thống chứng từ tơng đối lớn và luân chuyển chặt chẽ nhanh chóng: - Phần lao động tiền lơng: +Bảng chấm công + Bảng thanh toán tiền lơng + Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội - Phần hàng tồn kho: + Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho; + Thẻ kho; + Biên bản kiểm kê vật t - Phần mua hàng, thanh toán: + Hoá đơn giá trị gia tăng + Hoá đơn cớc vận chuyển - Phần tiền tệ: + Phiếu thu, phiếu chi; + Giấy đề nghị tạm ứng; + Giấy thanh toán tạm ứng - Phần tài sản cố định: + Biên bản giao nhận tài sản cố định; + Biên bản thanh lý tài sản cố định; + Biên bản giao nhận tài sản cố định sữa chữa lớn hoàn thành. Xuất phát từ tính chất, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lợng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và xuất phát từ yêu cầu quản lý,xí nghiệp đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành. 2.2.2Hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp cũng chính là hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho xí nghiệp Sàng Tuyển và Cảng đó là: "Ban hành theo quyết định số 1205 - CT/CĐKT ngày 14 tháng 12 năm 1994 của Bộ trởng Bộ tài chính". Ban hành hệ thống tài khoản kế toán mới áp dụng cho các Doanh nghiệp kể từ ngày 1/1/1995. Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý, thực hiện công tác hạch toán, công ty còn mở thêm các tài sản cấp 2 cấp 3 để theo dõi chi tiết các tài khoản. Hiện nay Bộ Tài Chính đã đa ra thông t số 89/2002/TT BTC về việc ban hành và công bố bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 1) Bộ trởng Bộ Tài Chính và sáu chuẩn mực kế toán Việt Nam (đợt 2). - Bốn chuẩn mực kế toán của đợt 1 đã có quyết định thi hành từ ngày 1/1/2002. Các chế độ kế toán tập thể phải căn cứ vào bốn chuẩn mực kế toán đợc ban hành kèm theo quyết định này để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp. - Sáu chuẩn mực kế toán của đợt 2 đã ban hành và quyết định thi hành từ ngày 1/1/2003. + Giúp cho Doanh nghiệp ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán đã ban hành một cách thống nhất và xử lý các vấn đề cha đợc quy định cụ thể nhằm đảm bảo cho các thông tin trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý. + Giúp cho kiểm toán viên và ngời kiểm tra kế toán đa ra ý kiến về sự phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. Hiện nay chuẩn mực này đã đợc sử dụng rộng rãi trong cả nớc vì vậy Xí nghiệp phải nắm bắt những thay đổi về chế độ kế toán của Bộ Tài Chính để các con số trên báo cáo tài chính đợc phản ánh một cách chính xác và hợp lý nhằm làm cho bộ máy kế toán của Xí nghiệp ngày càng hoàn thiện hơn. Ngoài ra do xí nghiệp hoạt động phụ thuộc vào Tổng công ty than Uông Bí cho nên đã thay đổi một số hình thức ghi sổ phù hợp theo quy định của Tổng công ty. + Niên độ kế toán của xí nghiệp từ ngày 1/1 - 31/12 + Xí nghiệp sử dụng tiền tệ là VNĐ. +Hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên, tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ, tính giá sản phẩm theo giá thực tế đích danh. + Xí nghiệp đã thực hiện đầy đủ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ, dùng phơng pháp tổng hợp số liệu vào sổ cái các chứng từ gốc qua một hệ thống các sổ trung gian nh bảng kê, các bảng phân bổ, sổ chi tiết . + Hàng tháng phòng kế toán lên nhật ký chứng từ để hạch toán tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm và đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo từng công đoạn sản xuất. 2.2.3.Hệ thống báo cáo tài chính: Báo cáo ti chính phn ánh theo mt cu trúc cht ch tình hình ti chình, kt qu kinh doanh ca mt doanh nghip. Mc ích ca báo cáo ti chính l cung cp các thông tin v tình hình ti chính, tình hình kinh doanh v các lung tin ca mt doanh nghip, áp ng nhu cu hu ích cho s ông nhng ngi s dng trong vic a ra các quyt nh kinh doanh Hệ thống báo cáo tài chính của xí nghiệp đợc áp bao gồm: - Bảng cân đối kế toán Mẫu số B01- DN - Báo cáo kết quả kinh doanh HĐKĐ Mẫu số B02- DN - Báo có lu chuyển tiền tệ Mẫu số B03 - DN -Thuyết minh của báo cáo tài chính Mẫu số B09- DN Với tổ chức kế toán tập trung cùng cách tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán tại xí nghiệp chẳng những đảm bảo những yêu cầu của việc thu nhận, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán,phục vụ tốt các yêu cầu quản lý kinh tế tài chính mà cón giúp đơn vị quản lý chặt chẽ, ngăn ngừa đợc hành vi làm tổn hại đến tài sản của đơn vị. . Tìm hiểu chung về Tổ chức kế toán tại xí nghiệp Sàng Tuyển và Cảng: I /Tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán xí nghiệp đợc tập trung ở phòng kế toán. toán các phân xởng Kế toán thành phẩm và tiêu thụ TP Kế toán trởng Sơ đồ bộ máy kế toán tại xí nghiệp Sàng Tuyển và Cảng *Kế toán trởng: Kế toán trởng thực