TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 4

liên tục được xếp hạng nhà nước hạng I, là một công ty xây dựng thuộc Tổng Công tyxây dựng Hà Nội có giá trị sản lượng cao nhất.Một số công trình tiêu biểu: - Tu bổ và nâng cấp Nhà hát

TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT

VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 4

2.1- ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 4

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty xây dựng số 4 là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ xây dựngthuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội Hiện nay, trụ sở chính của công ty đóng tại 243

A Đê La Thành - Đống Đa - Hà Nội

Công ty xây dựng số 4 được thành lập vào 18-10-1959, cơ sở ban đầu tiền thân

là Công trường xây dựng nhà máy phân đạm Hà Bắc Sau phát triển là công ty kiếntrúc Hà Bắc và công ty kiến trúc khu bắc Hà Nội

Năm 1975 Bộ xây dựng có quyết định số 11/ BXD-TC ngày 13/01/1975 hợpnhất Công ty xây dựng Hà Bắc và Công ty khu Bắc Hà Nội lấy tên là Công ty xâydựng số 4

Năm 1992 Bộ xây dựng có quyết định số 132/ BXD- TC LĐ ngày 23/ 03/1992hợp nhất Xí nghiệp xây dựng số 3 và Công ty xây dựng số 4 lấy tên là Công ty xâydựng số 4 mới

Năm 1995 Bộ có quyết định nhập Công ty xây dựng số 4 vào Tổng Công tyxây dựng Hà Nội

Năm 2006 Bộ xây dựng có quyết định chuyển đổi Công ty xây dựng số 4 thànhCông ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 4

Trải qua hơn 40 năm trưởng thành và phát triển Công ty xây dựng số 4 đã đónggóp cho đất nước hàng trăm công trình lớn nhỏ tăng thêm cơ sở vật chất cho CNXH,góp phần làm thay đổi bộ mặt của đất nước Những năm gần đây Công ty xây dựng số 4

liên tục được xếp hạng nhà nước hạng I, là một công ty xây dựng thuộc Tổng Công tyxây dựng Hà Nội có giá trị sản lượng cao nhất.

Một số công trình tiêu biểu:

- Tu bổ và nâng cấp Nhà hát lớn Thành phố Hà nội

- Nhà họp Chính phủ

- Trụ sở ủy ban Nhà nước về hợp tác và đầu tư

- Trung tâm giao dịch tiền tệ Trung ương

- Ngân hàng công thương Đống Đa

- Gói thầu CP3, CP4, CP7C (thuộc Dự án thoát nước Hà nội)

- Trung tâm giao dịch và khai thác bưu điện Hà nam

- Thư viện Quốc gia

- Nhà thi đấu TDTT Hà tây

- Trụ sở làm việc Bộ tài chính

- Cung thể thao dưới nước

2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của công ty.

* Đặc trưng riêng của Công ty:

- Các đội trưởng trực tiếp phụ trách thi công chịu toàn bộ trách nhiệm tronghoạt động của mình, tự lên phương án hoạt động, tự chịu trách nhiệm về tài chính, kỹthuật, luật pháp

- Công ty chỉ thu 9 % phí quản lý cho mỗi công trình, còn 91% dự toán là do xínghiệp tự quản lý, sử dụng

Vật liệu mua về nhập kho của Công ty

Khởi công công trình

Xuất cho các công trường thi công

Hoàn thiện công trình

Bàn giao công trình

- Mặc dù Công ty vẫn quản lý và xí nghiệp vẫn phải nộp tất cả chứng từ về chiphí nhưng Công ty không chịu trách nhiệm bù lỗ nếu chi phí ở các xí nghiệp vượt dựtoán

Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty như sau:

Hiện nay Công ty xây dựng số 4 tổ chức lực lượng lao động thành 7 xí nghiệpxây dựng, 1 chi nhánh và nhiều đội xây dựng Các xí nghiệp và các chi nhánh công ty

tổ chức hạch toán riêng, còn các đội xây dựng công ty không có tổ chức kế toán riêng

Công ty xây dựng số 4 là Công ty có qui mô lớn, đại bàn hoạt động rộng, phântán trên nhiều vùng của đất nước cho nên việc tổ chức lực lượng thi công thành các xínghiệp và chi nhánh có tổ chức hạch toán riêng như trên, giúp cho công ty trong việcquả lý lao động và phân công lao động thành nhiều điểm thi công khác nhau một cách

có hiệu quả, đồng thời nâng cao hiệu suất công tác kế toán phù hợp với đặc điểm tổchức sản xuất của công ty Đối với các xí nghiệp và chi nhánh, mọi công việc kế toán

từ xử lý chứng từ ban đầu đến lập báo cáo kế toán gửi lên công ty đều do phòng kếtoán của các xí nghiệp, chi nhánh tực hiện Trên cơ sở đó phòng kế toán công ty lậpbáo cáo chung toàn công ty Các xí nghiệp và các chi nhánh tiến hành hạch toán kinhdoanh lãi hưởng, lỗ chịu và quan hệ với công ty thông qua việc công ty giao vốn, tàisản,đồng thời các xí nghiệp,chi nhánh phải nộp cho công ty những khoản như: lệ phí

sử dụng vốn, các loại thuế do nhà nước hoặc được sự uỷ quyền của công ty để vayvốn ngân hàng Các xí nghiệp và các chi nhánh có tổ chức kế toán riêng nhưng không

có tư cách pháp nhân

Bên cạnh đó công ty còn tổ chức 1 đội xây dựng trực thuộc công ty Nhiệm vụchính của đội này là thi công xây dựng các công trình trong nội thành thành phố HàNội và các tỉnh thành trên cả nước do công ty trực tiếp giao Đối với đội trực thuộc,mọi công việc kế toán từ xử lý các chứng từ ban đầu đều do phòng kế toán công tyđảm nhiệm

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm có: Ban Giám đốc, Phòng kếhoạch kinh tế thị trường, Phòng kỹ thuật, Phòng Tài chính- kế toán, Phòng tổ chứclao động và văn phòng công ty, Phòng thi công, Phòng đầu tư, Phòng hành chính quảntrị Bên cạnh giám đốc còn có hội đồng doanh nghiệp, hội đồng cố vấn, phó giám đốcthường trực, phó giám đốc kỹ thuật dự án và phó giám đốc kinh tế thị trường

Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty xây dựng sổ 4.

Văn

phòng

Phòng KTTT

Phòng Thi

TCKT

Phòng KH-KT

Phòng

dự án

Phòng TC-LĐ

số 2

XN xây dựng số3

XN xây dựng

số 4

XN xây dựng

số 5

XN CG&S C

XN NM&X D

Chi nhánh

Hà Bác

CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toánthanh toán Kế toánngân hàng

Kế toánTSCĐ

Thủ quỹ

Kế toán

thuế

2.1.3 Đặc điểm tình hình chung về công tác kế toán ở Công ty xây dựng số 4

*Tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty xây dựng số 4 gồm 9 nhân viên biên chếvới trình độ 100% là đại học và cao đẳng đảm nhận những việc sau:

Sơ đồ: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

* Nhiệm vụ của từng bộ phận như sau:

+ Kế toán trưởng (Kiêm trưởng phòng kế toán): phụ trách chung, chịu tráchnhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế

Chứng từ gốc

Sổ kế toán chi tiết

Nhập dữ liệu vào máy

vụ theo dõi mọi hoạt động kinh tế phát sinh ở các phòng ban, đội công trường

Công tác đảm bảo vật tư cho xây dựng chủ yếu do phòng kinh tế kỹ thuât cungứng tận chân công trình

* Hình thức kế toán được công ty áp dụng đó là: hình thức nhật ký chungvà mọinghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phản ánh vào chương trình kế toán máy

Sơ đồ ghi sổ hình thức nhật ký chung trên máy vi tính

Bảng cân đối SPS

Bảng tổng hợp

số chi tiết PS

Báo cáo kế toán

Sổ cái tài khoản

Ghi chú :

Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệuVới quy mô sản xuất lớn, hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật kýchung” và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Để gópphần đảm bảo phản ánh các thông tin kế toán khoa học, hợp lý, nhanh chóng và chínhxác, Công ty đã áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán kế toán Bộ phận máy vitính được sử dụng để cấp nhật số liệu trên sổ nhật ký chung và vào sổ cái, sổ chi tiếtcác tài khoản, từ đó lập lên các báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị,báo cáo thuế…chu trình sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán của Công ty đượckhái quát như sau:

Sơ đồ hạch toán trên sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty xây dựng số 4:

Lên các loại sổ sách, báo cáo:

- Nhật ký chung

sổ cái, sổ chi tiết,

từ v à

in chứng từ

Xử lý nghiệp

vụ kinh

tế phát sinh

xử lý

Nghiệp vụ phát sinh và được xử lý theo từng chuyên môn và nhiệm vụ của từng

kế toán viên sau đó được nhập vào phần mềm kế toán bằng việc lập phiếu chi, phiếuthu, uỷ nhiệm chi, chứng từ thanh toán, công nợ Trên cơ sở chứng từ được nhập vàophần mềm kế toán, từ đó cuối kỳ kế toán in ra các loại sổ sau khi có sự kiểm tra đốichiếu số liệu đó là: sổ nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng hợp cân đối số phát sinh, bảngcân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính được lậptheo quý và theo năm

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là khối lượng nghiệp

vụ phát sinh nhiều nên Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” vớihình thức này kế toán sử dụng những sổ sách theo biểu mẫu quy định, đó là các sổnhật ký chung, sổ kế toán chi tiết, sổ tài khoản bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối sốphát sinh

Nhật ký chung, mở cho mọi đối tượng có liên quan đến mọi nghiệp vụ phátsinh theo trình tự thời gian

Sổ chi tiết: Mở cho các đối tượng đòi hỏi phải theo dõi chi tiết, cụ thể như sổchi tiết các tài khoản : 131,141,154,621,622,627

Bảng tổng hợp chi tiết, tổng hợp số liệu của tất cả các tài khoản, trên sổ kế toánchi tiết

Bảng cân đối số phát sinh: Được lập cho tất cả các tài khoản

Đến ngày cuối cùng hàng tháng kế toán xí nghiệp mang toàn bộ chứng từ cóliên quan đến công việc của mình đã tập hợp được rồi gửi lên phòng kế toán Căn cứvào các chứng từ gốc này, kế toán Công ty kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của cácchứng từ đó đồng thời tiến hành phân loại chứng từ nhằm làm cơ sở cho việc hạchtoán chi phí giá thành, theo dõi thanh toán và cập nhật vào chương trình phần mềm

Căn cứ vào các chứng từ gốc hợp lý, số liệu được nhập vào máy theo địnhkhoản có sẵn Sau đó máy sẽ tự động xử lý vào sổ nhật ký chung, các sổ chi tiết, sổcái, kế toán có nhiệm vụ kiểm tra các bút toán do máy hạch toán xem có chính xác vàđúng trình tự kế toán không trên cơ sở đối chiếu sự khớp đúng với chứng từ gốc Cuối

kỳ kế toán tiến hành đối chiếu sự trùng khớp số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợpchi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) do máy đưa ra, và tiến hành các bút toánđiều chỉnh, các bút toán kết chuyển số liệu vào bảng cân đối số phát sinh các tài khoản

để lập báo cáo tài chính

Nhiệm vụ của phòng kế toán ở các xí nghiệp,chi nhánh trực thuộc và nhiệm vụcủa phòng kế toán công ty,cụ thể như sau:

* Phòng kế toán các xí nghiệp và chi nhánh trực thuộc có trách nhiệm theo dõi,tập hợp tất cả mọi chi phí, tổng hợp số liệu và tổ chức công việc kế toán từ xử lýchứng từ ban đầu đến việc báo cáo kế toán gửi về văn phòng tài chính kế toán công ty.Đội trực thuộc Công ty không tổ chức hạch toán bộ máy kế toán và phòng kế toánCông ty đảm nhiệm mọi công việc kế toán từ xử lý chứng từ ban đầu đến việc lập báocáo kế toán

* Phòng kế toán công ty có trách nhiệm tổng hợp phân loại số liệu phân bổ chocác đối tượng chịu chi phí thuộc các công trình do các đội trực thuộc công ty thi công.Căn cứ vào chi phí sản xuất tập hợp đuợc, kế toán Công ty tiến hành tính giá thànhcho các công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành toàn bộ Đồng thời phòng tàichính kế toán công ty còn có trách nhiêm tổng hợp các báo cáo kế toán của các xínghiệp và các chi nhánh gửi lên, kết hợp với số liệu kế toán của các đội và các số liệukhác lập báo cáo kế toán chung toàn Công ty

2.1.4.Vài nét khái quát về chương trình kế toán máy áp dụng tại công ty:

Chương trình kế toán máy áp dụng tại Công ty có tên NEW ACCOUNTINGPROGRAM.Đây là phần mềm do Bộ xây dựng đặt hàng Công ty đầu tư phát triển kỹ

thuật công nghệ Bình Minh thiết kế.Chương trình kế toán máy này được áp dụng rộngrãi trong các doanh nghiệp xây dựng,đặc biệt là các doanh nghiệp xây dựng trực thuộcTổng công ty xây dựng Hà Nội.Việc sử dụng phần mềm kế toán này khá đơn giản doviệc nhập liệu đối với tất cả các phần hành đều được thực hiện trên một giao diện duynhất là màn hình nhập chứng từ.Việc quản lý các danh mục cũng như các đối tượngđược thực hiện một cách chi tiết,cụ thể do đó rất thuận tiện cho việc theo dõi đốitượng.Tuy nhiên,phần mềm này cũng có một số nhược điểm,mà chính những nhượcđiểm này trong quá trình sử dụng đã gây ra không ít khó khăn cho công tác kế toáncũng như công tác quản lý,như việc tính lương,tính và trích khấu hao TSCĐ,…vẫnphải thực hiện thủ công bằng tay sau đó mới tiến hành nhập liệu vào máy.

2.1.5.Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:

Công ty xây dựng số 4 sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho cácdoanh nghiệp xây lắp (đựoc ban hành theo quyết định số 1864/1998/QĐ-BTC,ngày16/12/1998 của Bộ Tài Chính) và các quyết định bổ sung khác

Chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp áp dụng theo quyết định số1864/1998/QĐ/BTC bao gồm :

-Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc áp dụng cho doanh nghiệp Nhànước Các chứng từ này dùng để làm căn cứ ghi sổ kế toán, lấy thông tin nhanh choquản lý,để xác minh tính hợp pháp,hợp lý của nghiệp vụ phát sinh

-Hệ thống chứng từ kế toán mang tính chất hướng dẫn, để phù hợp với yêu cầuquản lý của công ty

Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm

-Báo cáo kế toán tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinhdoanh, Thuyết minh báo cáo tài chính

-Baó cáo phục vụ quản trị của công ty như: Báo cáo về tình hình công nợ, báocáo về khối lưọng khai thác và tiêu thụ cát được lập theo yêu cầu quản lý của côngty.

Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31tháng 12 cùng năm

Đơn vị tiền tệ dùng để hạch toán là VNĐ

Đơn vị áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

2.1.6 Đặc điẻm tổ chức quản lý sản xuất và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công

ty chi phối đến công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.

Hình thức sản xuất kinh doanh mà Công ty đang thực hiện gồm đấu thầu và chỉđịnh thầu Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết với chủ đầu tư (bên A) các phòngchức năng, các đội thi công và ban chỉ huy công trình được chỉ định phải lập kế hoạch

cụ thể về tiến độ các phương án đảm bảo cung cấp vậy tư, máy móc thiết bị thi công,lên thiết kế tổ chức thi công cho hợp lý, đảm bảo tiến độ, chất lượng như hợp đồngkinh tế đã ký kết với chủ đầu tư

- Về vật tư: Công ty chủ yếu giao cho phòng kinh tế kỹ thuật và các đội tự muangoài theo yêu cầu thi công

- Về máy thi công: của công ty chủng loại khá phong phú đáp ứng tốt yêu cấùtiến độ thi công mặc dù hệ thống hao mòn còn lớn Hầu như toàn bộ số máy thi côngcủa công ty được giao cho xí nghiệp cơ giới bảo quản, sử dụng, phục vụ cho các xínghiệp và các đội xây dựng trực thuộc công ty. Các xí nghiệp và các đội trực thuộc

Công ty có nhu cầu sử dụng máy thi công phải ký hợp đồng thuê máy với XNCG

và phải thanh toán với XNCG về dịch vụ sử dụng máy và XNCG đã cung cấp Cáckhoản này sẽ được thanh toán thông qua TK 336 ”phải trả nội bộ” và TK 136 ”phảithu nội bộ”

Đối với đội trực thuộc Công ty, khi có nhu cầu sử dụng máy thì đội trưởnghoặc chủ nhiệm công trình ký hợp đồng với XNCG về thuê máy thi công.Sau đóCông ty sẽ đứng ra thanh toán số tiền mà đội xây dựng phải trả cho XNCG về sử dụngmáy cho các công trình thuộc đội.Và số tiền thuê máy thi công phục vụ cho công trìnhnào sẽ được tính trực tiếp vào chi phí của công trình đó,và coi đó là khoản chi phí dịch

vụ thuê ngoài

- Về nhân công: hiện nay chủ yếu là Công ty thuê ngoài theo hợp đồng, cònmột phần nhỏ là công nhân thuộc biên chế nhà nước làm các công việc gián tiếp như:các đội trưởng,đội phó và các chủ nhiệm công trình,…

- Về chất lượng công trình: đội trưởng (chủ nhiệm công trình) là người đại diệncho đội, phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chất lượng công trình và an toàn laođộng Trường hợp bên A muốn thay đổi kết cấu đối với phần công trình đã tiến hànhthi công thì bên A phải chịu chi phí phá đi làm lại Trường hợp bên B có sai phạm kỹthuật (rất hiếm hầu như không có) thì chi phí sửa đi làm lại tính trực tiếp vào chi phísản xuất kinh doanh

2.2- THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM Ở CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 4

2.2.1 Đối tượng tập hợp chi phí

Xuất phát từ đặc điểm của ngành xây dựng là quá trình thi công lâu dài, phứctạp do đặc điểm sản xuất là đơn chiếc, cố định và cũng để đáp ứng yêu cầu của côngtác quản lý và công tác kế toán đối tượng tập hợp chi phí sản xuất của công ty là côngtrình, hạng mục công trình

2.2.2 Nội dung chi phí và phương pháp kế toán chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất trong Công ty xây dựng số 4 được tập hợp theo các khoản mụcsau:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí sản xuất chung

Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất ở công ty là phương pháp trực tiếp Chiphí sản xuất trực tiếp được tính toán và quản lý chặt chẽ, cụ thể cho từng công trình,hạng mục công trình Các chi phí trực tiếp như chi phí vật liệu,chi phí nhân công vàmáy thi công phát sinh ở công trình, hạng mục công trình nào thì được hạch toán trựctiếp vào công trình, hạng mục công trình đó

Việc tập hợp chi phí sản xuất theo phương pháp trực tiếp tạo điều kiện thuận lợicho việc tính tổng sản phẩm dễ dàng Các chi phí được tập hợp hàng tháng theo từngkhoản mục và chi tiết cho từng đối tượng sử dụng Vì vậy khi công trình hoàn thành,

kế toán chỉ cần tổng cộng chi phí sản xuất ở các tháng từ lúc khởi công cho tới khihoàn thành sẽ được gá thành thực tế của sản phẩm theo từng khoản mục chi phí Cáckhoản mục chi phí phát sinh ở Công ty được tiến hành tập hợp một cách cụ thể nhưdưới đây

Trong cùng một thời điểm, công ty có thể thực hiện xây lắp nhiều công trình.Mỗi công trình lại được giám đốc giao cho một chủ nhiệm công trình đảm nhiệm Dovậy,em xin lấy một công trình để nghiên cứu về kế toán tập hợp chi phí sản xuất vàtính giá thành sản phẩm,đó là công trình tỉnh uỷ tỉnh Bắc Ninh

2.2.2.1.Kế toán chi phí NVLTT:

Tại Công ty xây dựng số 4, chi phí vật liệu thường chiếm khoảng từ 60-80 %trong tổng sản phẩm Do vậy việc quản lý chặt chẽ, tiết kiệm vật liệu là một yêu cầuquản lý hết sức cần thiết nhằm giảm chi phí hạ giá thành sản phẩm Xác định đượctầm quan trọng đó, Công ty luôn chú trọng tới việc quản lý vật liệu từ khâu thu mua,vận chuyển cho tới khi xuất dùng và cả trong quá trình sản xuất thi công ở hiệntrường

Vật liệu ở Công ty bao gồm nhiều loại, chủ yếu là Công ty mua ngoài theo giáthị trường Điều này là tất yếu trong nền kinh tế thị trường hiện nay Song nó đã gâykhó khăn cho công tác hạch toán khoản mục vật liệu Bởi vì công trình xây dựngthường kéo dài nên có nhiều biến động theo sự biến động cung cầu trên thị trường.

Đối với vật tư mua ngoài: khi đội có nhu cầu mua vật tư sử dụng cho thi côngthì các đội sẽ gửi hợp đồng mua vật tư, dự toán công trình kế hoạch cung cấp vật tưcủa tháng hoặc quý trước hết về phòng kế hoạch Phòng kế hoạch căn cứ vào dự toánđược lập và kế hoạch về tiến độ thi công của từng công trình để lập kế hoạch cung cấpvật tư và giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội công trình, ở từng công trìnhdựa vào nhiệm vụ sản xuất thi công, kế hoạch cung cấp vật tư của Đội cho công trình

và nhu cầu vật liệu trong từng giai đoạn thi công cụ thể, nên vật tư khi mua về, chủnhiệm công trình (hoặc đội trưởng) được phép uỷ quyền của Công ty chủ động đi muavật tư về nhập kho phục vụ cho nhu cầu thi công

Khi bắt đầu xây dựng công trình,chủ nhiệm công trình sẽ xin tạm ứng của công

ty một phần vốn để thực hiện dự án.Sau đó,tuỳ theo tiến độ xây dựng chủ nhiệm côngtrình sẽ đến công ty xin hoàn ứng hoặc xin ứng thêm vốn để tiếp tục thực hiện côngtrình.Cũng có thể chủ nhiệm công trình tự trang trải vốn trước sau đó sẽ thanh toánvới công ty

Đối với công trình Tỉnh Uỷ Bắc Ninh thuộc đội xây dựng Công ty do ông ĐỗQuang Trường làm chủ nhiệm công trình ngày 01/10/2004 được công ty ủy quyềntrực tiếp đi mua vật liệu về phục vụ thi công công trình,và nguồn vốn để thực hiện dự

án hoàn toàn do chủ nhiệm công trình tự trang trải trước,định kỳ theo thoả thuận giữachủ nhiệm công trình và công ty thì chủ nhiệm công trình sẽ tiến hành lập phiếu thanhtoán tạm ứng với công ty

Nguyên vật liệu dùng cho công trình hoàn toàn do đội tự mua nên giá thực tếvật tư xuất dùng được tính theo phương pháp thực tế đích danh:

Giá vật tư xuất dùng cho

công trình

= Giá mua vật tư X Chi phí vận chuyển thu mua

đến chân công trìnhVật tư mua về nhập kho công trình nhân viên kỹ thuật đội tiến hành kiểmnghiệm chất lượng vật tư, thủ kho tiến hành kiểm tra số lượng vật tư theo hoá đơn.Nhân viên hạch toán ở dưới đội chỉ có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp thức, hợp lệ củahoá đơn chứng từ mua vào, sau đó nhân viên này sẽ lập Bảng kê vật tư mua vàotrong tháng.Bảng kê này kèm theo hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng được gửi vềphòng kế toán công ty vào cuối tháng

Mẫu số 01 GTKT-2LN

CX/99-B

Số: 023689

HOÁ ĐƠN ( GTGT )

Liên 2 (giao cho khách hàng) Ngày 10 tháng 01 năm 2005 Đơn vị bán:

Địa chỉ:

Điện thoại:

Công ty vật tư kỹ thuật xi măng.

348- đường giải phóng số tài khoản:

MST:….

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Giang.

Đơn vị: Công ty xây dựng số 4 Hà Nội

Địa chỉ: Công trình tỉnh uỷ Bắc Ninh

Hình thức thanh toán: tiền mặt MS: 01001 05 126-1

TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền

01 Xi măng hoàng thạch Tấn 75 726.000 54.450.000

Cộng tiền hàng 54.450.000

Thuế suất GTGT: 10% tiền thuế GTGT 5.445.000

Tổng cộng tiền thanh toán 59.895.000

Viết bằng chữ: Năm mươi chìn triệu tám trăm chín mươi lăm nghìn đồng

người mua hàng kế toán trưởng thứ trưởng đơn vị

Bảng kê vật tư mua vào

Công ty xây dựng số 4 Hà Nội

Công trình : Tỉnh uỷ Bắc Ninh

Thuế GTGT đầu vào

023751 15/01/05 Xi măng NSCP

40

50 tấn 629.090 31.454.50

0 3.145.460

034429 16/01/05 Cát đen đổ

đưòng

660 m3 28.890 19.067.40

0 572.010

074663 20/01/05 Gạch đặc máy 32.000

viên

535 17.120.00

0 513.600

074664 25/01/05 Cát vàng 20 m3 49.220 984.400 531.897

Đá 1 x 2 30 m3 108.070 3.242.100 Cát đen xây 60 m3 28.890 1.733.400 Gạch máy xây

A1

22.000 viên

-TK 621 : CF NVL trực tiếp

-TK 621 -TUBN: CF NVLTT công trình tỉnh uỷ Bắc Ninh

*Trình tự kế toán tập hợp chi phí NVL trực tiếp như sau:

Khi phòng kế toán nhận được bảng kê vật liệu mua vào có kèm theocác hoá đơn chứng từ và kiểm tra tính hợp lệ chứng từ thì tiến hành nhập vào máy.Quy trình nhập dữ liệu vào máy như sau:

Phần mềm kế toán áp dụng tại công ty bao gồm:Nhập chứng từ ,Chứng từchưa ghi sổ,Sổ sách kế toán,Báo cáo kế toán,Khai báo hệ thống và Kết thúc

Để cập nhật các chứng từ thì từ giao diện chính của màn hình ta chọnmục"Nhập chứng từ" khi đó màn hình nhập chứng từ xuất hiện và cho phép kếtoánnhập dữ liệu:

Chẳng hạn,với hoá đơn mua hàng ngày 20/01/2005,ta tiến hành nhập

dữ liệu như sau:

-Tại ô:"số chứng từ" ta nhập vào số 023689-Tại ô:"ngày chứng từ" ta nhập vào ngày 20/01/2005-Tại ô :"nội dung" ta nhập vào "mua vật liệu phục vụ thi công CT-TUBN"

- Ta nhập vào số hiệu TK 331 phần TK Có và số tiền là 59.895.000-Ta nhập vào số hiệu TK 621 phần TK Nợ và số tiền là 54.450.000khi đó ta nhấn vào biểu tượng ô nhỏ phía sau phần số tiền,khi đó xuất hiệnmàn hình nhập chi tiết chi phí cho công trình:

Trên màn hình nhập chi tiết chi phí cho công trình ta nhập vào như sau:

+Tại ô"đối tượng chi phí" ta nhập vào "CT-TUBN"

+Tại ô"yếu tố chi phí" nhập vào "VL"

+Tại ô "số tiền" nhập vào 54.450.000sau đó ta ấn vào nút thoát để thoát khỏi màn hình nhập chi tiết chi phí vàquay lại màn hình nhập chứng từ

- Ta nhập vào số hiệu TK 1331 phần TK Nợ và số tiền là 5.445.000

Như vậy,ta đã kết thúc các thao tác đối với việc nhập chứng từ,cuối cùng ta

ấn nút thoát để thoát khỏi màn hình nhập chứng từ

Thao tác trên cũng sẽ được lặp lại tương tự đối với các chứng từ khác

Cũng tương tự như trên,căn cứ vào bảng kê vật liệu mua vào có kèm theocác hoá đơn chứng từ của các tháng tiếp theo,kế toán sau khi đã kiểm tra đảm bảođầy đủ và hợp lệ thì tiến hành nhập các chứng từ vào chương trình.

Sau khi nhập đầy đủ số liệu vào máy chương trình sẽ tự động tổng hợp sốliệu và ghi chuyển vào sổ nhật ký chung,sổ cái và sổ chi tiết TK 621 của từngcông trình

Để vào xem sổ nhật ký chung,cũng như các loại sổ khác ta thao tácnhư sau:

Từ giao diện chính của chương trình,ta chọn mục "Sổ sách kếtoán",khi đó màn hình sổ sách kế toán xuất hiện:

Muốn xem sổ nhật ký chung ta chọn "sổ nhật ký chung" khi đó xuất hiệngiao diện nhỏ yêu cầu ta nhập khoảng thời gian muốn xem sổ nhật ký chung:

Ta nhập vào khoảng thời gian cần xem sổ nhật ký chung là từ ngày01/01/2005 đến ngày 31/03/2005,rồi ấn chọn,khi đó sổ nhật ký chung xuất hiện:

31.454.500 3.145.460

034429 16/01/0

5

Mua Cát đen đổ đưòng 621

1331 331

19.067.400 572.010

17.120.000 513.600

074664 25/01/0

5

1331 331

984.400 531.897

Tương tự như trên,ta có thể xem được sổ cái TK 621 như sau:

(sổ cái TK 621 theo chứng từ)

(trích sổ cái tk 621 theo đối tượng)

và sổ chi tiết TK 621 CT-TUBN như sau: