cXÁC LẬP HỆ THỐNG MỚI

XÁC LẬP HỆ THỐNG MỚI 3.1. Các yêu cầu của hệ thống mới Từ thực tế đã trình bày ở trên, nhu cầu xây dựng một hệ thống kế toán doanh nghiệp mới cho công ty trên nền hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên dụng và khả năng truyền nhận dữ liệu giữa các phân hệ kế toán là hết sức cấp bách và cần thiết. Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, hệ thống mới phải được triển khai trên mạng cho phép nhiều người cùng có thể truy cập. Những người dùng này có thể làm việc với nhau trong cùng một hệ thống này mặc dù họ hoàn cách xa nhau về mặt địa lý. Việc đa người dùng như vậy là một yêu cầu mới đối với hệ thống nhưng cũng đặt ra cho nó một số vấn đề : hệ thống cần phải xây dựng hệ CSDL tập trung, việc bảo đảm tính bảo mật của hệ thống cần phải được quan tâm. Hệ thống mới cũng phải cho phép người dùng sao lưu, backup dữ liệu thuộc quyền hạn của họ. Ngoài ra sẽ có bảng ghi lại các hành động của người dùng khi truy cập vào hệ thống, điều này giúp cho hệ thống dễ tìm ra nguyên nhân khi có sự cố xảy ra. Mục đích của hệ thống là phải làm thế nào góp phần tăng hiệu quả quản lý kinh tế, do đó mà việc kinh doanh của công ty sẽ thuận lợi và phát triển hơn. Ngoài ra, hệ thống này còn có thể kết hợp với các hệ thống khác tạo nên một môi trường thống nhất, hiệu quả cho việc quản lý, phát triển kinh doanh, đồng thời giảm bớt lãng phí về tài nguyên và nguồn lực của công ty… Do đó các yêu cầu đối với hệ thống mới là : • Xây dựng một hệ thống kế toán giải quyết dược nhiều vấn đề, tạo ra môi trường quản lý thuận lợi và chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu thực tại của công ty. • Xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp gồm nhiều phân hệ kế toán. Mỗi phân hệ có các chức năng khác nhau, hoạt động độc lập nhau và cùng được điều hành bởi Admin. • Xây dựng một kho dữ liệu tập trung và đồng nhất nhằm cung cấp thông tin chính xác, tức thời, cập nhật liên tục và có tính bảo mật cao. • Các phân hệ trong hệ thống phải được liên kết chặt chẽ với nhau thông qua CSDL tập trung. • Cần có hệ thống báo cáo, thống kê đầy đủ và liên tục về tình hình tài chính của doanh nghiệp, về công nợ, về tồn kho vật tư… giúp cho nhà quản lý dễ dàng nắm bắt các thông tin trong việc quản lý. • Xây dựng hệ thống đảm bảo dễ dàng phát triển lên đáp ứng những nhu cầu thực tế sau này. Trong các yêu cầu trên thì yêu cầu về CSDL tập trung là quan trọng nhất vì nó sẽ giúp cho các ứng dụng có thể liên kết với nhau, đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn, nhất quán, bảo mật về dữ liệu. 3.2. Giới thiệu đề tài Đề tài này xây dựng hệ thống kế toán cho một doanh nghiệp, cụ thể là tổng công ty 3C. Vai trò quan trọng của hệ thống kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh là điều đã được khẳng định. Trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, khi mà vấn đề cạnh tranh để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp diễn ra có tính chất thường xuyên, phức tạp và mang tính khốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán được khẳng định như là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn, hiệu quả và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh. Mô hình kế toán trong thực tế đối với các doanh nghiệp khác nhau có thể khác nhau. Đề tài này là ứng dụng của một mô hình vào thực tế. Đề tài này xây dựng hệ thống kế toán cho một doanh nghiệp lớn và dễ dàng phát triển lên để đáp ứng với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. So với những hệ thống trước đây, hệ thống này có nhiều điểm phù hợp và gần gũi hơn. Cụ thể, chương trình kế toán mới xây dựng có những đặc điểm sau : • Chương trình được triển khai trên mạng và cho phép đa người dùng truy cập, những người dùng này sẽ được phân các quyền hạn nhất định thông qua Admin. • Cơ sở dữ liệu tập trung : một CSDL tập trung được cài đặt tại một Server, Admin sẽ là người trực tiếp thao tác với CSDL, các User theo quyền hạn của mình có thể làm việc với CSDL nhưng việc cập nhật, chỉnh sửa và xóa dữ liệu cần phải được Admin cho quyền thì mới thành công. Ngoài ra để tránh tình trạng lỗi dữ liệu do nhiều người sử dụng, một bảng hệ thống sẽ ghi lại tất cả các hành động của các User khi truy cập vào hệ thống. • Mức độ bảo mật : trong hệ thống đa người sử dụng, vấn đề bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu. Chương trình cho phép bảo mật ở cả mức chương trình và cả mức cơ sở dữ liệu. Mỗi User sẽ có một Account nhất định được phân phát bởi Admin. Ngoài ra, chương trình cũng cho phép sao lưu, backup dữ liệu một cách dễ dàng. User có thể kết xuất các dữ liệu cần thiết ra Excel và đặt mật khẩu cho các file Excel đó để tránh tình trạng đánh mất và rò rỉ dữ liệu. • Chương trình được xây dựng để áp dụng cho hệ thống đa tiền tệ. Đây là một yêu cầu rất thực tế bởi với sự trao đổi buôn bán như hiện nay, việc giao dịch với những đồng ngoại tệ là rất phổ biến. Trong chương trình, cho phép thực hiện với tất cả các loại ngoại tệ. Đầu mỗi kỳ kế toán, phải nhập tỷ giá cho các loại ngoại tệ đó và tỷ giá đó phải được dùng cho trong cả kỳ kế toán đó. • Đây là chương trình kế toán đã đảm bảo 2 phần là phần kế toán và phần quản trị. Cụ thể, các nghiệp vụ kế toán trong chương trình đã được đưa về 5 phân hệ chính là Kế toán Tiền mặt, Kế toán bán mua hàng và công nợ phải thu phải trả, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tổng hợp và Admin. Chương trình này đã bao gồm các nghiệp vụ chính trong quản lý doanh nghiệp là Quản lý kho, Quản lý công nợ, Quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và ngoại tệ. Các thông tin chương trình mang lại không những chỉ là những con số thể hiện kết quả kinh doanh mà còn giúp cho nhà quản lý có được những thông tin bổ ích cho việc quản lý. Những số liệu đó có thể giúp nhà quản lý biết được nên mở rộng sản xuất kinh doanh sang nghành nghề nào, lĩnh vực cụ thể nào cũng như giảm bớt những chi phí không cần thiết khác. • Giao diện chương trình thân thiện, gần gũi với người sử dụng. Các chức năng đều có phím tắt, dễ nhớ và thao tác. Như vậy, ngoài ý nghĩa đơn thuần là chương trình kế toán cho tổng công ty 3C, có thể nói rằng đây còn là sản phẩm đóng gói mang tính thương mại và là chương trình kế toán doanh nghiệp nói chung. 3.3. Phân tích lựa chọn môi trường và công cụ phát triển Từ các yêu cầu của hệ thống quản lý đang xây dựng đòi hỏi sự lựa chọn công cụ phát triển một cách thích hợp trên cơ sở đảm bảo các yếu tố sau : • Hỗ trợ môi trường đa người dùng với tài nguyên chung của hệ thống như các thiết bị mạng, server, nguồn… và đặc biệt là các tài nguyên phần mềm và cơ sở dữ liệu. • Năng lực xử lý tốt. • Thuận lợi ghép nối trong môi trường phân tán. • Hỗ trợ khả năng truy xuất dữ liệu và tài nguyên mạng. • Có khả năng hỗ trợ thiết kế giao diện người dùng • Có công cụ hỗ trợ các thao tác giao tiếp với cơ sở dữ liệu. • Khả năng quản trị và bảo dưỡng hệ thống không bị gián đoạn trong quá trình vận hành. Xây dựng được một hệ thống làm việc ổn định. • Phù hợp với cơ sở vật chất hiện có và môi trường phát triển, trình độ đội ngũ phát triển hệ thống. Trên đây là các vấn đề cơ bản cho sự lựa chọn công cụ khi triển khai việc phân tích và thiết kế hệ thống kế toán doanh nghiệp. Sau quá trình xem xét các yếu tố và thành phần theo mô hình tác nghiệp cũng như các yêu cầu cần thiết khác mà hệ thống phải đạt được, chúng em lựa chọn các công cụ sau : • Hệ điều hành Windows 2000 Server. • Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL 2000. • Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0. 3.3.1. Hệ điều hành Hệ thống đang phát triển cần một hệ điều hành có giao diện thân thiện với người sử dụng, có các dịch vụ do hệ điều hành cung cấp, có công cụ phát triển, thuận lợi cho việc cài đặt các chương trình ứng dụng và các chức năng trợ giúp cho việc kết nối mạng để dễ dàng hoạt động trong một môi trường công tác. Trên thực tế thì không thể có được một hệ điều hành có thể đáp ứng hết các yêu cầu đặt ra. Do vậy quan trọng là việc lựa chọn được hệ điều hành đáp ứng tối ưu cho công việc của hệ thống, làm việc có độ tin cậy và an toàn số liệu cao trong truyền thông. Hệ điều hành cho Server : Hệ điều hành Windows 2000 Server là sản phẩm được phát triển, đóng gói và phân phối bởi Microsoft. Hệ điều hành này có những phẩm chất ưu việt như tính ổn định cao, khả năng bảo mật, an toàn dữ liệu tốt, có các dịch vụ hướng mạng, có giao diện đồ hoạ thân thiện, dễ cài đặt, có nhiều bộ công cụ phát triển đi kèm và hoạt động tốt trên môi trường này. Chính những đặc tính đó, hệ điều hành này là một sự lựa chọn tin cậy trong việc xây dựng những hệ thống thông tin cho công ty, doanh nghiệp. Còn các hệ điều hành Win 9X, Win Me, XP phù hợp cho các máy trạm. 3.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu thích hợp cho một môi trường khách chủ. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu này có độ tin cậy cao và thuận lợi cho việc nâng cấp. Nó chiếm dụng tài nguyên máy chủ phù hợp với cấu hình máy hiện nay và rất thích hợp với hệ điều hành Windows 2000 Server. Ngoài ra, SQL Server còn cung cấp nhiều công cụ hỗ trợ và công cụ phát triển mạnh, và đặc biệt là công cụ trợ giúp thiết kế CASE thuận tiện làm giảm thời gian phát triển hệ thống. Hệ quản trị CSDL quan hệ SQL Server cung cấp các khả năng : • Hỗ trợ môi trường xử lý Client / Server • Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu qua các ràng buộc dữ liệu ở mức thuộc tính. • Quản trị cơ sở dữ liệu lớn. • Hỗ trợ đa người dùng và khả năng truy cập nhanh. • Hỗ trợ kết nối trên nhiều giao thức ( protocol ) mạng khác nhau như IPX/SPX, TCP/IP, SNA… • Tốc độ giao dịch cao. • Có cơ chế bảo mật tốt. Chính từ các đặc tính trên của hệ quản trị CSDL quan hệ SQL Server, việc lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server để phát triển hệ thống là phù hợp. 3.3.3. Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 ( VB 6 ) là một công cụ phát triển mạnh, nó cung cấp một giao diện đồ hoạ trực quan khi thiết kế và trợ giúp tốt khi bắt lỗi. Nó giúp cho người dùng tiết kiệm được thời gian và công sức trong lúc xây dựng một ứng dụng. Ngoài ra nó còn có tính năng ưu việt khác là cho phép người dùng bổ sung các điều khiển theo mục đích lập trình. Khi thiết kế chương trình với Visual Basic, ta có thể thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện chương trình thực hiện. Điều đó cho phép thay đổi dễ dàng và nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dạng… của các đối tượng trong ứng dụng. Trong chương trình xây dựng hệ thống kế toán, ngoài các công cụ thông thường, còn sử dụng công cụ Crystal Reports để sử dụng thiết kế báo cáo trong môi trường VB 6. . XÁC LẬP HỆ THỐNG MỚI 3.1. Các yêu cầu của hệ thống mới Từ thực tế đã trình bày ở trên, nhu cầu xây dựng một hệ thống kế toán doanh nghiệp mới cho công. một số vấn đề : hệ thống cần phải xây dựng hệ CSDL tập trung, việc bảo đảm tính bảo mật của hệ thống cần phải được quan tâm. Hệ thống mới cũng phải cho