THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI

Thực hiện kế hoạch sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp của nhà nước để phát huy sức mạnh tổng hợp của các đơn vị này, ngày 18/04/1996 Bộ quốc phòng ra quyết định sáp nhập 6 Công ty con và 3 Xí

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ

XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY ĐIỆN

TỬ SAO MAI

2.1 ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ – KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI ẢNH HƯỞNG TỚI KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ

2.1.1 Đặc điểm kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Tên giao dịch trong nước: Công ty điện tử Sao Mai

Tên giao dịch quốc tế: Morning Star Electronic Corporation

Tên viết tắt: MSC

Diện tích: 1200m 2

Trụ sở chính: Nghĩa Đô-Cầu Giấy-Hà Nội

Phiên hiệu quốc phòng: Nhà máy Z181-Tổng cục công nghiệp quốc phòng

Công ty điện tử Sao Mai là một doanh nghiệp nhà nước, trực thuộc Tổng cục công nghiệp quốc phòng-Bộ quốc phòng

Tiền thân của Công ty là cơ sở nghiên cứu linh kiện tích cực trực thuộc Viện

kỹ thuật quân sự, Bộ quốc phòng Ngày 15/09/1979 theo quyết định số 920/QĐ-QP của Bộ quốc phòng, nhà máy sản xuất bóng bán dẫn và các linh kiện có phiên hiệu

là Z181 được thành lập, trực thuộc Tổng cục công nghiệp quốc phòng-Bộ quốc phòng Trong quá trình phát triển của mình, từ 1979 đến 1989, doanh nghiệp đã trải qua quá trình phát triển đầy khó khăn nhưng cũng đầy triển vọng bởi công nghiệp điện tử là hoàn toàn mới trong nền kinh tế quốc dân, hầu hết sản phẩm sản xuất ra

là để xuất khẩu chủ yếu sang thị trường Đông Âu

Trong những năm đầu của thập niên 90, tình hình kinh tế thế giới có nhiều biến động, Đông Âu tan rã, việc xuất khẩu sang thị trường này không thể tiếp tục

Từ những yêu cầu khách quan và chủ quan trong sự phát triển của doanh nghiệp, ngày 16/10/1989 Bộ quốc phòng đã ra quyết định số 293/QĐ-QP: Tổ chức sắp xếp lại nhà máy Z181 thành: Liên hiệp khoa học sản xuất bán dẫn Sao Mai Liên hiệp

là đơn vị kết hợp giữa nghiên cứu và sản xuất kinh doanh có tư cách pháp nhân, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập

Bước sang năm 1993, do tình hình khách quan có nhiều thay đổi, doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức lại Căn cứ vào: Nghị định số 388/1993/NĐ-HĐBT ngày 20/11/1993 của Hội Đồng Bộ Trưởng (Nay là Chính Phủ) về việc thành lập lại các doanh nghiệp nhà nước, Thông báo số 211/TĐ ngày 28/07/1993 của Văn Phòng Chính Phủ, Bộ quốc phòng đã ra quyết định số 563/QĐ-QP ngày 19/08/1993 đổi tên: Liên hiệp điện tử Sao Mai thành: Công ty Điện tử Sao Mai, gồm 6 Công ty con

và 3 Xí nghiệp

Thực hiện kế hoạch sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp của nhà nước để phát huy sức mạnh tổng hợp của các đơn vị này, ngày 18/04/1996 Bộ quốc phòng ra quyết định sáp nhập 6 Công ty con và 3 Xí nghiệp thành Công ty điện tử Sao Mai, thuộc Tổng cục công nghiệp quốc phòng

Từ năm 1997 đến nay, đơn vị đã tham gia nghiên cứu và sản xuất các sản phẩm điện tử phục vụ quốc phòng và nền kinh tế quốc dân Đơn vị đã đững vững, không ngừng phát triển trong điều kiện cạnh tranh quyết liệt, cùng với yêu cầu hội nhập khu vực, thế giới, trong điều kiện khi cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghiệp đang bùng nổ, tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội loài người

Như vậy, trong quá trình của mình doanh nghiệp đã nhiều lần phải thay đổi sản phẩm, dịch vụ và hàng hoá để thích ứng với yêu cầu của điều kiện khách quan

và chủ quan, từ đó giúp cho doanh nghiệp có được vị thế quan trọng trên thị trường Có thể nói, Công ty điện tử Sao Mai đã có những đóng góp to lớn và quan

trọng vào sự phát triển của đất nước, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ quốc phòng và đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của nền kinh tế quốc dân.

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Là đơn vị trực thuộc Tổng cục công nghiệp quốc phòng – Bộ quốc phòng, vì vậy nhiệm vụ về quốc phòng luôn được doanh nghiệp đặt lên hàng đầu và hoàn thành tốt Bên cạnh đó, doanh nghiệp hiện nay còn thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh theo cơ chế thị trường

Trước đây, doanh nghiệp chủ yếu làm 2 nhiệm vụ: nghiên cứu và sản xuất các bóng bán dẫn, linh kiện điện tử và các thiết bị điện tử phục vụ cho quốc phòng Nhưng trong những năm gần đây, trong điều kiện mới với cơ chế chính sách mới, đơn vị đã được phép mở rộng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

Do đó, trong giai đoạn hiện nay Công ty có nhiệm vụ là:

sản xuất các loại thiết bị điện tử để phục vụ cho quốc phòng toàn bộ nền kinh tế,

tổ chức các nghiệp vụ khoa học về bán dẫn điện tử nhằm khai thác có hiệu quả tiềm năng của Công ty, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn - bảo toàn - phát triển vốn được giao nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp, quản lý lao động - vật tư - hàng hoá chặt chẽ, tuân thủ đúng các chế độ - chính sách của nhà nước về tài chính và kinh tế

Với nhiệm vụ khó khăn trên cùng điều kiện sản xuất-kinh doanh theo cơ chế thị trường, để tồn tại và phát triển thì một trong những điều kiện tiên quyết đòi hỏi các doanh nghiệp là tổ chức bộ máy quản lý khoa học, hợp lý Vì vậy, hoàn thiện

bộ máy quản lý sao cho phù hợp với điều kiện, tình hình thực tế là nhiệm vụ luôn được doanh nghiệp đặt lên hàng đầu, là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp

Hiện nay, Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến kết hợp với kiểu chức năng

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được khái quát qua Sơ đồ 13.

Sơ đồ 13

Bộ máy trên bao gồm 1 Ban giám đốc và 6 Phòng ban chức năng

Ban giám đốc lãnh đạo và chỉ đạo trực tiếp đến từng Phân xưởng sản xuất Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc và các Phòng ban chức năng, nghiệp

* Các phòng ban chức năng

- Văn phòng công ty:

Chịu trách nhiệm điều hành các công việc hành chính trong nội bộ công ty, đảm bảo thông tin thông suốt, liên tục trong và ngoài Công ty

- Phòng kế hoạch tổng hợp:

Có nhiệm vụ tham mưu, quản lý các mặt công tác kế hoạch giá thành, tổ chức lao động tiền lương, chế độ, chính sách đào tạo, sáng kiến, an toàn, chất

lượng, tiêu chuẩn hoá, tổ chức bảo quản kho, tiêu thụ vật tư thiết bị ứ đọng, bảo đảm và quản lý công tác vận tải, điện nước cho toàn đơn vị, cơ điện, kỹ thuật công nghệ.

- Phòng tài chính - kế toán:

Có nhiệm vụ làm tham mưu đắc lực cho GĐ và các đơn vị thành viên về công tác tài chính – kế toán của toàn Công ty trên cơ sở pháp luật và đạt hiệu quả kinh tế

- Phòng thị trường:

Có nhiệm vụ tiếp cận thị trường trong và ngoài nước, xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu, đầu tư của Công ty Tham mưu cho GĐ phương hướng phát triển mới cùng các phương thức sản xuất kinh doanh thích hợp cho sản phẩm tương ứng

Tổ chức liên doanh, liên kết, hợp tác, ký kết hợp đồng với các đơn vị trong và ngoài nước

- Phòng chính trị:

Là bộ phận có chức năng đảm nhận công tác Đảng, công tác chính trị trong toàn Công ty, bảo vệ an ninh dân vận, thi đua và chỉ đạo, hướng dẫn các tổ chức quần chúng hoạt động đúng chức năng, nhiệm vụ của mình

- Phòng kỹ thuật:

Có nhiệm vụ giúp GĐ lập kế hoạch nghiên cứu, sản xuất, chế thử các sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm, đảm bảo khâu kỹ thuật trong toàn Công ty,

dự báo thực trạng thiết bị, lập kế hoạch mua, bán vật tư

Nhờ có tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến kết hợp với kiểu chức năng như trên, đã hạn chế những nhược điểm và phát huy những ưu điểm của hai phương thức này, làm Công ty vừa đảm bảo thực hiện được chế độ một thủ trưởng lại vừa đảm bảo mối quan hệ rõ ràng trong hệ thống, không xảy ra hiện tượng chồng chéo mà công việc vẫn được giải quyết

2.1.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh

Xuất phát từ đặc thù trên của đơn vị, hiện nay, Công ty điện tử Sao Mai tổ chức sản xuất theo từng xí nghiệp Trong đó, có 01 Viện nghiên cứu, 04 xí nghiệp

và 02 phân xưởng, ngoài ra còn các tổ, đội sản xuất

Mỗi đơn vị thành viên này được Công ty giao nhiệm vụ hoạt động cụ thể và thực hiện chế độ hạch toán phụ thuộc

- Viện nghiên cứu điện tử:

Thực hiện nghiên cứu, phát triển, tiếp nhận chuyển giao công nghệ điện tử như: Chế thử và sản xuất loại nhỏ, các vật liệu và linh kiện gốm áp điện, bán dẫn, thiết bị điện tử, nghiên cứu các đề tài phục vụ cho quốc phòng, thực hiện các dịch

vụ về khoa học kỹ thuật công nghiệp

- Xí nghiệp nhựa xốp Sao Mai:

Có nhiệm vụ Sản xuất các sản phẩm xốp nhựa phục vụ quốc phòng và nền kinh tế quốc dân

Với nhiệm vụ trên, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất nhựa xốp của đơn

vị mang những nét đặc thù của nó

Quy trình công nghệ sản phẩm là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới việc lựa chọn đối tượng tập hợp chi phí, phương pháp xác định và tính chi phí giá thành của sản phẩm được sản xuất ra Và đó cũng là một yếu tố quyết định quá trình phát triển của Công ty trong thời gian tới Trong các sản phẩm của Công ty, nhựa xốp là ngành quan trọng nhất của Công ty Nó đem lại những lợi ích kinh tế lớn tạo nên thị phần trên thị trường trong và ngoài nước

Do đó, quy trình sản xuất nhựa xốp là một quá trình sản xuất liên tục, khép kín từ khâu nguyên vật liệu ban đầu cho đến khâu sản xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh

được giao cho khách hàng Vì sản phẩm nhựa xốp được quản lý theo Hệ thống quản lý chất lượng Iso 9001: 2000 nên Công ty rất chú trọng tới việc đầu tư máy móc, thiết bị, đặc biệt khâu sản xuất, thường xuyên được kiểm tra chặt chẽ để tạo

ra sản phẩm có chất lượng cao, thoả mãn ngày càng cao hơn nhu cầu của người tiêu dùng

Quy trình công nghệ sản xuất nhựa xốp được khái quát qua Sơ đồ 14

Sơ đồ 14

- Xí nghiệp khí công nghiệp 81:

Có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các loại khí công nghiệp phục vụ quốc phòng và nền kinh tế quốc dân

- Xí nghiệp trang thiết bị điện tử:

Có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sản phẩm thiết bị điện tử, đầu máy phục vụ quốc phòng và nền kinh tế quốc dân

-Xí nghiệp trang thiết bị công trình:

Có nhiệm vụ thực hiện các dịch vụ lắp đặt điện tử, tin học, lắp đặt máy móc, thiết bị và tự động hoá dây truyền sản xuất, xây dựng đường dây và trạm biến áp điện đến 35 KV

- Phân xưởng cơ khí điện tử:

Có nhiệm vụ tổ chức sản xuất các sản phẩm do Công ty giao, tổ chức hoạt động sản xuất các dịch vụ kỹ thuật trong các lĩnh vực điện tử, điện lạnh, cơ khí hoá công nghiệp và lắp ráp xe máy

- Phân xưởng hoá chất:

Có nhiệm vụ sản xuất những sản phẩm về vôi, đáp ứng nhu cầu thị trường

Như vậy, việc tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vừa đảm bảo

sự quản lý, theo dõi chặt chẽ của Công ty đối với các đơn vị thành viên vừa đảm bảo và phát huy mạnh mẽ tính tự chủ cho các xí nghiệp, góp phần quan trọng quyết định sự phát triển ngày càng bền vững của doanh nghiệp

Trong quá trình phát triển của mình, Công ty Điện tử Sao Mai đã dần dần từng bước vững chắc tổ chức sản xuất kinh doanh có hiệu quả Những thành qủa

mà doanh nghiệp đạt được một phần là được sự chỉ đạo đúng đắn của Tổng cục công nghiệp quốc phòng – Bộ quốc phòng, các bên hữu quan của nhà nước, sự hợp tác của các bạn hàng và phần quyết định là sự nỗ lực không ngừng của doanh nghiệp

Những kết quả đạt được trong những năm vừa qua được khái quát qua Biểu

số 01

Biểu số 01 Qua Biểu số 01 ta thấy, cùng với sự tăng về Tổng doanh thu

và Tổng lợi nhuận thì Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp và các khoản khác phải nộp vào Ngân sách nhà nước tăng đáng kể, giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước Không chỉ vậy, đời sống của người lao động trong Công ty còn không ngừng được cải thiện, tạo động lực góp phần tăng hiệu qủa sản xuất đồng thời tạo bước phát triển trong thời gian tiếp theo Thể hiện, Thu nhập bình quân một người lao động/tháng năm 2003 tăng so với năm 2002 là 55 nghìn đồng, tương ứng 5,24% và thu nhập bình quân mỗi năm đều trên 1.000 nghìn đồng

Một trong những yếu tố quyết định thành công của một doanh nghiệp đó là công tác xây dựng kế hoạch và định hướng cho tương lai Bước vào thiên niên kỷ mới, cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nước, khu vực và thế giới, Công ty Điện tử Sao Mai đã xây dựng kế hoạch 5 năm giai đoạn 2001-2005, trong đó đưa ra phương hướng và các mục tiêu tổng quát để phấn đấu nâng cao năng lực sản xuất

và đạt hiệu quả kinh tế lớn nhất, góp phần quan trọng đưa nước ta thành một nước công nghiệp vào năm 2020

Đồng thời, Công ty còn lập Kế hoạch sản xuất kinh doanh với các mục tiêu

cụ thể cho năm 2004

Sang năm 2004, doanh nghiệp có nhiều điều kiện thuận lợi để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, nhưng doanh nghiệp cũng phải đương đầu với rất nhiều khó khăn Vấn đề cấp bách hiện nay của Công ty là tìm ra các giải pháp kịp thời để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tối đa hoá lợi nhuận, không ngừng nâng cao vị thế của Công ty trên thị trường

2.1.2 Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán và vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Công ty

2.1.2.1 Phương thức tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán của Công ty bao gồm: Phòng kế toán ở Công ty và các Ban

kế toán ở các xí nghiệp thành viên Nó được tổ chức theo kiểu hỗn hợp

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Công ty được khái quát qua Sơ đồ 15

Sơ đồ 15 * Phòng kế toán ở Công ty

Có nhiệm vụ tổng hợp các tài liệu kế toán từ các đơn vị gửi lên, thực hiện việc kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và các hoạt động chung cho toàn Công

ty, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn đối với các đơn vị

Gồm 06 người,

- Kế toán trưởng:

Là người phụ trách trực tiếp công tác tài chính – kế toán của Công ty Kế toán trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn đôn đốc và kiểm tra công việc do các bộ phận kế toán và các kế toán viên thực hiện, đồng thời chịu trách nhiệm trước BGĐ

và cấp trên về số liệu trên báo cáo tài chính

- Kế toán bán hàng, kiêm kế toán công nợ và thống kê kinh tế

- Thủ quỹ, kiêm máy tính

* Ban kế toán ở các đơn vị thành viên

Tuỳ theo quy mô, đặc điểm của từng đơn vị:

- Trưởng ban kế toán, kiêm kế toán tổng hợp, kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí – giá thành

- Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán, nguyên vật liệu, hàng hoá, tiền lương và các khoản thanh toán theo lương

- Thủ quỹ, kiêm nhân viên máy tính và thống kê

Như vậy, Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty vừa đảm bảo tuân thủ theo đúng quy định của chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành, đồng thời phù hợp với

điều kiện thực tế của đơn vị Vì vậy, nó đã thực sự phát huy được vai trò của từng

kế toán, góp phần quan trọng quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

2.1.2.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán hiện hành

Hiện nay, Công ty Điện tử Sao Mai đang áp dụng Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính, và các chuẩn mực kế toán đã ban hành, có bổ sung, cập nhật theo những thay đổi của chế độ và thiết kế cho phù hợp với đặc thù của Công

ty, từ đó góp phần quan trọng giúp kế toán hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình

* Những thông tin chung về chế độ kế toán của Công ty được khái quát như sau:

- Niên độ kế toán: Từ 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 của năm

- Hình thức sổ kế toán Công ty hiện nay đang áp dụng:

Hình thức " Chứng từ ghi sổ".

Trình tự ghi sổ theo hình thức này được cụ thể hoá như sau:

Hiện nay, các phần hành kế toán tại đơn vị hầu hết được thực hiện bằng Máy tính, thông qua 1 Phần mềm kế toán do cán bộ Trung tâm tin học Cục tài chính –

Bộ quốc phòng lập trình ra Theo hình thức này, bằng phần mềm kế toán đang được áp dụng tại Công ty:

+ Hàng ngày, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được các nhân viên của từng phần hành kế toán, thể hiện trên các phần hành kế toán, đồng thời họ phải tiến hành phân loại ra các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế, từ đó lập CTGS cho chúng Trên cơ sở đó, có căn cứ nhập liệu vào máy tính Trong máy tính

đã mở sẵn các Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp theo mã riêng phù hợp với yêu cầu quản lý,

theo dõi chi tiết của Công ty Do đó, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, liên quan đến đối tượng cụ thể, sau khi nhân viên kế toán nhập số liệu vào máy, chỉ cần gọi Tên mã riêng là số liệu đó đã có trong Sổ chi tiết, Sổ cái tài khoản.

+ Cuối tháng, căn cứ vào Sổ cái các tài khoản máy tính lập ra Bảng cân đối

số phát sinh (Bảng cân đối tài khoản) Từ các Sổ chi tiết, Máy tính lập Bảng tổng hợp chi tiết, nhân viên kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết Nếu không có sai sót, máy tính sẽ lập các Báo cáo tài chính sau khi nhân viên kế toán tiến hành nhập vào máy các Bút toán trung gian, mang tính định kỳ là Bút toán phân bổ, kết chuyển tự động và thực hiện lệnh lập Báo cáo tài chính

Như vậy, Công ty tiến hành hạch toán và khoá sổ theo tháng, phù hợp với quản lý hoạt động tài chính – kinh tế của Công ty

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

Công ty hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp Thẻ song song và hạch toán tổng hợp Hàng Tồn Kho theo phương pháp Kê Khai Thường Xuyên.

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định:

Hiện nay, Công ty tiến hành trích khấu hao Tài Sản Cố Định theo phương pháp khấu hao đều (khấu hao đường thẳng).

- Phương pháp tính Thuế Giá trị Gia Tăng:

Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để tính thuế giá trị gia tăng.

- Phương pháp xác định trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ:

Do chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 70-80% tổng chi phí, do đó doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp xác định trị giá sản phẩm dở dang cuối kỳ theo

phương pháp chi phí nguyên vật liệu chính Theo đó, giá trị sản phẩm dở dang

cuối kỳ chỉ bao gồm chi phí nguyên vật liệu chính mà không tính đến các chi phí khác (các chi phí này tính hết cho sản phẩm hoàn thành)

- Phương pháp xác định giá trị thành phẩm và hàng hoá nhập, xuất kho:

Công ty nhập kho thành phẩm, hàng hoá theo giá thực tế và xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ.

* Tổ chức bộ sổ kế toán trong kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty:

Được khái quát qua Sơ đồ 16

Sơ đồ 16: Tổ chức Sổ kế toán trong kế toán hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và

xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Điện tử Sao Mai

Bảng tổng hợp chi tiết TK 131, 156,

511, 632, 641,

642,

Chứng từ Ghi s– ổ

Bảng tổng hợp CTG

Chứng từ gốc

(PNK, HĐGTGT, )

2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG HOÁ, TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY ĐIỆN TỬ SAO MAI

2.2.1 Kế toán hàng hoá tại Công ty

có tính ổn định khá cao và tồn kho cuối kỳ ít

Các mặt hàng này của Công ty bao gồm nhiều chủng loại, mỗi loại lại có quy cách, đặc tính, … khác nhau

Sự phong phú, đa dạng này của các hàng hoá tạo điều kiện thuận lợi cho khâu tiêu thụ, đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường Tuy nhiên, điều này cũng gây khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý, hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp hàng hoá

Dưới đây là một số chủng loại của 2 mặt hàng Máy giặt và Tủ lạnh:

Biểu số 02: Bảng một số mặt hàng của Công ty Điện Tử Sao Mai

Để quản lý hàng hoá về mặt số lượng, Phòng thị trường có nhiệm vụ tìm kiếm và ký kết các Hợp đồng với khách hàng trên thị trường, từ đó trình lên Công

ty và tiến hành trực tiếp hoạt động nhập khẩu các hàng hoá này Đồng thời, trong qúa trình nhập khẩu, Phòng thị trường cũng chính là bộ phận kiểm tra và duyệt chất lượng của hàng nhập, đảm bảo đúng chất lượng đã được ký kết trong Hợp đồng nhập khẩu Khi nhập kho Công ty và khi xuất hàng cho khách thì chất lượng sản phẩm lại được bộ phận kho (với Thủ kho là người chịu trách nhiệm trực tiếp) kiểm tra một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá và uy tín với khách hàng

Phối hợp với Phòng thị trường để tham gia quản lý hàng hoá là Phòng tài chính – kế toán Phòng này có nhiệm vụ tổng hợp chi phí để xác định Giá vốn thực

tế cho các mặt hàng nhập khẩu theo từng lô khi nhập về, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho của từng chủng loại, mặt hàng

Trên cơ sở Giá vốn hàng xuất kho trong kỳ, Phòng thị trường đề xuất giá bán, có tính đến tình hình thị trường trình Ban lãnh đạo Công ty phê duyệt

Với công tác quản lý hàng hoá như trên, thời gian qua Công ty đã theo dõi chính xác được cả về mặt số lượng, chất lượng, giá vốn và giá bán của hàng hoá, đảm bảo cung cấp thông tin giúp cho các quyết định của Ban lãnh đạo Công ty chỉ đạo kịp thời hoạt động kinh doanh, đem lại hiệu quả kinh tế

2.2.1.2 Tính giá hàng hoá

* Đối với hàng hoá nhập kho

Tại Công ty Điện Tử Sao Mai, hàng hoá nhập kho được tính theo giá thực tế, do

kế toán tập hợp chi phí trên cơ sở các chứng từ hợp lệ cho từng lô hàng

Giá thực tế của hàng hoá nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập Theo nguyên tắc này,

Giá vốn thực tế

Hàng hoá nhập kho = Giá mua + Chi phí mua

Nếu là hàng hoá mua trong nước thì:

Giá mua và chi phí mua là giá ghi trên hoá đơn và không bao gồm thuế giá trị gia tăng

Nếu là hàng hoá nhập khẩu về thì:

Giá mua là (Giá CIF + Thuế nhập khẩu),

Chi phí mua là chi phí vận chuyển, lưu trữ, bốc dỡ và chi phí nhập khẩu (chủ yếu là chi phí mở và thanh toán LC), chúng không bao gồm thuế giá trị gia tăng Chi phí mua hàng được tập hợp cho từng lô hàng nhập khẩu Trường hợp trong

một lô hàng nhập khẩu có từ 2 mặt hàng trở lên thì chi phí mua hàng được phân bổ cho từng mặt hàng theo Giá CIF không có thuế nhập khẩu, Cụ thể:

Với cách quản lý chi phí mua như trên, cùng với đặc thù của đơn vị là nhập khẩu theo các Hợp đồng đã ký kết với khách hàng (cuối kỳ không có tồn kho) nên khi tiêu thụ hàng hoá này, toàn bộ chi phí mua được tính hết vào giá vốn của hàng xuất bán

Ví dụ:

Căn cứ vào Hợp đồng số 031204/MSC – TT, ngày 12/01/2004 Công ty Điện

Tử Sao Mai nhập khẩu 208 chiếc máy giặt FW 651

Của hàng nhập khẩu = 250.169.920 + 125.084.960 + 1.085.672

= 376.340.552

* Đối với hàng hoá xuất kho

Hiện nay, Công ty Điện Tử Sao Mai đang áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá hàng hoá xuất kho, xuất phát từ đặc điểm của đơn vị là số lượng các mặt hàng không nhiều, nhưng tần xuất nhập xuất hàng hoá tương đối lớn và trình độ vững vàng của đội ngũ nhân viên kế toán Theo phương pháp này, chỉ đến cuối tháng mới xác định được giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho

+

Giá mua thực tế hàng hoá nhập trong kỳ(có bao gồm chi phí mua phân bổ cho từng mặt hàng trong kỳ)

Ví dụ:

Căn cứ vào Hợp đồng số 2715, bán hàng cho Cửa hàng điện lạnh Thái

Dương theo từng lô, ngày 12/01/2004 xuất bán 5 chiếc máy giặt WM 370S Theo phương pháp trên:

Đơn giá = (249.547.540 + 4.197.935) + 0

* Nhập kho hàng hoá

Nhân viên phòng thị trường của đơn vị sau khi tìm kiếm và ký kết được hợp đồng với khách hàng, tiến hành trực tiếp nhập khẩu hàng hoá Hàng hoá nhập về được các nhân viên này kiểm tra chất lượng, xác nhận phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, sau đó mới tiến hành nhập kho hàng hoá Tất cả các loại hàng hoá nhập kho đều phải lập Phiếu nhập kho (Biểu số 03) Đây là chứng từ phản ánh lượng hàng được nhập qua kho trước khi xuất dùng hay xuất bán Việc lập chứng từ này do Kế toán hàng hoá thực hiện, làm 2 liên:

Liên 1: Lưu tại Phòng kế toán

Liên 2: Thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào Thẻ kho, sau đó chuyển cho Phòng

kế toán để ghi sổ kế toán

Trách nhiệm ghi các chỉ tiêu được quy định như sau:

Số lượng, chủng loại nhập theo yêu cầu của Hợp đồng do nhân viên Phòng thị trường ghi trên cơ sở: Hợp đồng nhập khẩu, Tờ khai hàng hoá nhập khẩu,

Số lượng, chất lượng, quy cách thực nhập kho do Thủ kho ghi

Chỉ tiêu giá trị của lượng hàng hoá nhập kho do Kế toán hàng hoá ghi

Phiếu nhập kho chính là cơ sở để ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán

Biểu số 03: Phiếu nhập kho

Đơn vị: Công ty Điện Tử Sao Mai

Địa chỉ: Nghĩa Đô - Cầu Giấy – Hà Nội

Mẫu số: 01 – VTBan hành theo QĐ số:

1141-TC/QĐ/CĐKTngày 1tháng 11năm 1995của Bộ Tài Chính

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày 20 tháng 01 năm 2004

Số: 12Nợ:

Có:

Họ tên người giao hàng: Đồng chí Duyên – Phòng thị trường (B4)

Theo: TKNH số 1644 ngày 12 tháng 01 năm 2004 của Hải quan Hải Phòng

Nhập tại kho: Kho Công ty

Đơn

vị tính

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Chứng từ

Thực nhập

1 Máy giặt FW 651 Chiếc 208 208

Cộng thành tiền (Viết bằng chữ):

(ký, họ tên)

Thủ kho

(ký, họ tên)

Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập kho hàng hoá tại Công ty Điện

Tử Sao Mai được khái quát qua Sơ đồ sau:

Sơ đồ 17: Quy trình luân chuyển Phiếu nhập kho

Thủ trưởng

Thủ Kho

KThàng hoá

Bảo quản,Lưu trữ

Đề nghị

NK

LậpPNK

KýPNK

Kiểm nhận hàng, ký PNK Ghi sổ

* Xuất kho hàng hoá

Khi xuất hàng hoá bán qua kho của Công ty theo Hợp đồng đã ký kết với khách hàng, xuất phát từ việc áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá vốn của hàng hoá xuất bán, Kế toán lập Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho (Biểu số 04) làm 3 liên:

Liên 1: màu tím, lưu tại quyển hoá đơn

Liên 2: màu đỏ, giao cho khách hàng để vận chuyển hàng trên đường

Liên 3: màu xanh, luân chuyển trong đơn vị để ghi sổ và thanh toán

Chứng từ này vừa là Hoá đơn GTGT, vừa là Phiếu xuất kho Nó là căn cứ để Thủ kho xuất kho, ghi Thẻ kho, sau đó chuyển cho Kế toán ghi sổ, đảm bảo theo dõi chặt chẽ được hàng hoá tiêu thụ trong kỳ.

Ví dụ:

Ngày 12/01/2004, theo Hợp đồng số 2715, bán hàng cho Cửa hàng điện lạnh Thái Dương theo từng lô, khách hàng này chấp nhận trả chậm sau 15 ngày từ ngày nhận được hàng

Do đó, ngày 12/01/2004 Kế toán hàng hoá lập Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho như sau:

Biểu số 04: Hoá đơn giá trị gia tăng

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 3 (HT)

Ngày 12 tháng 01 năm 2004

Mẫu số: 01 GTKT – 3LL

EP/2003B0088135

Đơn vị bán hàng: Công ty Điện Tử Sao Mai

Địa chỉ: Nghĩa Đô - Cầu Giấy – Hà Nội

Số TK: …

Điện thoại: … Mã số: 0100108487 – 1

Họ tên người mua hàng: Phạm Việt Dũng

Tên đơn vị: Cửa hàng điện lạnh Thái Dương

…

0503

…

2.443.0003.265.700

…

12.215.0009.797.100

… Cộng tiền hàng:

33.980.100

Thuế suất GTGT: 10% Tiền VAT: 3.398.010Tổng cộng tiền thanh toán: 37.387.110

Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi bảy triệu ba trăm chín tám nghìn một trăm

Sơ đồ 18: Quy trình luân chuyển Hoá đơn giá trị gia tăng

(Phương thức bán hàng qua kho và thanh toán ngay bằng tiền mặt)

KT thanh toán

Thủ quỹ

Thủ kho

KT hàng hoá Bảo

quản, lưu trữ

Ký duyệt HĐGTGTKiêm PXK

Lập PT

Nhập quỹ

Xuất kho

Ghi sổ

2.2.1.3.2 Kế toán chi tiết hàng hoá

Để quản lý hàng hoá cả về mặt số lượng, chất lượng và giá trị một cách chính xác, kịp thời và thống nhất, Công ty Điện Tử Sao Mai tổ chức kế toán chi tiết đối với từng loại, từng mặt hàng theo phương pháp Thẻ song song

Theo phương pháp này, việc kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện ở cả

Bộ phận kho và Phòng kế toán, được khái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 19: Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp Thẻ song song

* Tại kho

Thủ kho nhận Thẻ kho (Biểu số 05) cho từng chủng loại mặt hàng do Phòng

kế toán lập, có ghi các chỉ tiêu: tên, quy cách, nhãn hiệu, đơn vị tính, …của hàng hoá

Hàng ngày, căn cứ vào các Phiếu nhập kho, Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, ghi vào các cột tương ứng trên Thẻ kho Cuối tháng, Thủ kho phải tiến hành tổng hợp nhập, xuất tính ra số tồn kho trên từng Thẻ kho

Như vậy, thông qua việc lập Thẻ kho, đơn vị có thể theo dõi chính xác được tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hoá về mặt số lượng

Biểu số 05: Thẻ kho

Đơn vị: Công ty Điện Tử Sao Mai

Tên kho: Kho công ty

Mẫu số: 06 – VTBan hành theo QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm

1995 của Bộ Tài chính

hợp

Bảng tổng hợp NXT kho HH PNK

Tồn đầu kỳ

Xuất cho TDXuất cho TD

…

12/0113/01

0503

…

107

10299

…

* Tại phòng tài chính - kế toán

Theo định kỳ một tuần một lần, Thủ kho giao các Phiếu nhập kho và Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho cho Phòng kế toán để kiểm tra việc ghi chép Thẻ kho của Thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho Trên cơ sở đó, Kế toán hàng hoá hoàn chỉnh chứng từ và ghi vào Sổ chi tiết hàng hoá (Biểu số 06) Sổ chi tiết hàng hoá này được

mở chi tiết cho từng hàng hoá, tương ứng với Thẻ kho và theo dõi cả 2 chỉ tiêu là hiện vật và giá trị

Do Công ty tính giá hàng hoá xuất kho theo phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ, nên chỉ đến cuối tháng mới xác định được giá thực tế hàng hoá xuất kho Vì vậy, cuối tháng, Kế toán hàng hoá tiến hành cộng sổ và đối chiếu với Thẻ kho về mặt hiện vật

Đồng thời, từ các Sổ chi tiết hàng hoá trên, Kế toán lấy số liệu

để ghi vào Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hoá (Biểu số 07) Trên Bảng tổng hợp này, mỗi loại hàng hoá được ghi một dòng Đây là cơ sở để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp

Như vậy, việc hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp Thẻ song song

đã góp phần làm đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót Đồng thời, phương pháp này cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng chủng loại, mặt hàng được kịp thời, chính xác góp phần vào việc quản lý hàng hoá ngày càng tốt hơn cả về mặt hiện vật và giá trị, góp phần vào công tác quản trị doanh nghiệp và đảm bảo cung cấp thông tin được chính xác, kịp thời và thống nhất cho các đối tượng quan tâm bên ngoài doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo tài chính

B06

và B07

2.2.1.3.3 Kế toán tổng hợp hàng hoá

Công ty Điện Tử Sao Mai thực hiện kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên, nhưng do doanh nghiệp tính giá xuất hàng tồn kho theo phương pháp giá thực tế đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nên việc tính giá xuất hàng hoá được thực hiện vào cuối tháng với giá trị ghi theo số tổng cộng

* Tài khoản sử dụng

- TK 156 – Hàng hoá

Tài khoản này được chi tiết ra:

TK 1561 – Giá mua hàng hoá

TK 1562 – Chi phí mua hàng hoá

số 08, 10), về thuế NK và thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu (Biểu số 09, 11), làm cơ sở nhập liệu vào máy tính

+ Để phản ánh giá mua thực tế hàng nhập khẩu, Kế toán ghi:

Nợ TK 1561

Có TK 33121 – Trả trước trị giá hàng nhập (Giá CIF)

Có TK 3333

Ví dụ:

Ngày 12 Tháng 01 năm 2004, Công ty nhập khẩu 208 chiếc máy giặt FW

651 theo Hợp đồng số 031204/MSC – TT với giá CIF là: 250.169.920 và Thuế

Trích yếu

Ghi chú

+ Đối với chi phí mua hàng, để lập được CTGS phản ánh khoản này, lấy

cơ sở nhập liệu, Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ gốc như: Phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, …Kế toán ghi:

Nợ TK 1562: 1.085.672

Có TK 33122: 271 418

Có TK 33128: 814.254

Biểu số 10: CTGS phản ánh nghiệp vụ nhập kho hàng nhập khẩu

CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số: 172Ngày 29 tháng 01 năm 2004

…

13.215.249

271.418814.2541.874.1743.748.349

Theo Hợp đồng trên, hàng hoá nhập khẩu là đối tượng chịu thuế GTGT 10% theo phương pháp khấu trừ:

Các CTGS này được nhân viên kế toán nhập liệu vào máy tính, đây là cơ sở

để quản lý các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ, để máy tự động lên Sổ cái TK 156 Đồng thời, đây cũng là căn cứ để lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào

của toàn doanh nghiệp (Biểu số 12) theo chương trình được cài sẵn – cơ sở để lập

Tờ khai thuế GTGTtrong kỳ

Biểu số 12 - Khi xuất kho hàng hoá:

Sau khi nhập kho hàng hoá nhập khẩu, căn cứ vào các Hợp đồng đã ký kết với khách hàng, Công ty tiến hành xuất bán hàng hoá cho khách hàng theo phương thức xuất bán qua kho Công ty Cuối tháng, theo phương pháp xác định giá vốn hàng hoá xuất bán đã chọn, kế toán tính ra giá vốn thực tế hàng hoá tiêu thụ trong

kỳ, hoàn chỉnh cột xuất kho của Sổ chi tiết hàng hoá và Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho hàng hoá, trên cơ sở các Sổ này, kế toán lập CTGS phản ánh việc xuất bán hàng hoá (Biểu số 13,14)

+ Đối với giá mua thực tế của hàng hoá xuất bán, cuối kỳ, Kế toán ghi:

Nợ TK 6321: 11.857.265