Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanh nghiệp.
Hiện nay, tại Công ty Điện Tử Sao Mai, khoản chi phí này là khá lớn, bao gồm: chi phí nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế – phí – lệ phí, chi phí dự phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác.
Để quản lý chặt chẽ các nội dung chi phí này, Công ty chi tiết TK 642 theo từng đối tượng cần quản lý. Cụ thể,
TK 6421 – Chi phí nhân viên quản lý TK 64211 – Tiền lương
TK 64212 – BHXH, BHYT, KPCĐ TK 6422 – Chi phí vật liệu quản lý TK 64221 – Xăng, vật tư sữa chữa xe TK 64222 – vật liệu khác
TK 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng TK 64231 – Văn phòng phẩm
TK 64238 – Chi phí đồ dùng khác TK 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425 – Thuế, phí, lệ phí
TK 64251 – Thu sử dụng vốn
TK 64252 – Phí và lệ phí ngân hàng
TK 64253 – Thuế đất và các loại thuế khác TK 6426 – Chi phí dự phòng
TK 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 64271 – Chi phí điện nước
TK 64278 – Chi phí dịch vụ mua ngoài khác TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác
TK 64281 – Chi phí tiếp khách TK 64282 – Lãi vay ngân hàng TK 64288 – Chi phí bằng tiền khác
Khi phát sinh các khoản chi phí này, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, Kế toán lập CTGS tập hợp các khoản chi phí này (Biểu số 31).
Việc tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ tiến hành tương tự như chi phí bán hàng trong kỳ.
Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ vào TK 9111 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ. Phần còn lại, kết chuyển vào TK 1422 – Chi phí chờ phân bổ. Khi số hàng hoá còn tồn kho này được tiêu thụ, toàn bộ chi phí quản lý đã được kết chuyển vào TK 1422 sẽ được kết chuyển vào TK 9111.
Hiện nay, các đơn vị thành viên của Công ty hoạt động độc lập nhưng vẫn sử dụng TSCĐ của Công ty và vẫn phải thông qua Công ty để tiến hành các hoạt động giao dịch vì các đơn vị này không có tư cách pháp nhân. Vì thế, các đơn vị này phải nộp một khoản phí nhất định trên tổng quỹ lương của đơn vị và được coi như một khoản chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. Khoản này, Kế toán ở Công ty hạch toán như một khoản giảm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trình tự kế toán tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp:
- Căn cứ vào Bảng phân bổ tiền lương và BHXH trong tháng 01 năm 2004, chi phí nhân viên quản lý được Kế toán ghi như sau:
+ Đối với khoản tiền lương: Nợ TK 64211: 53.176.900 Có TK 3341: 53.176.900
Nợ TK 64212: 10.103.611 Có TK 3383: 7.976.535 Có TK 3384: 1.063.538 Có TK 33821: 531.769 Có TK 33822: 531.769
- Căn cứ vào Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong tháng 01 năm 2004, chi phí vật liệu và đồ dùng văn phòng quản lý được Kế toán ghi:
+ Đối với chi phí vật liệu: Nợ TK 6422 (chi tiết) Có TK 152 (chi tiết) + Đối với chi phí đồ dùng văn phòng:
Nợ TK 6423 (chi tiết) Có TK 153 (chi tiết)
- Căn cứ vào Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ trong tháng 01 năm 2004, chi phí khấu hao TSCĐ được Kế toán ghi:
Nợ TK 6424: 11.130.500
Có TK 2141: 11.130.500
Biểu số 31: CTGS phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 216
Ngày 30 tháng 01 năm 2004
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi
chú
Trích khấu hao TSCĐ trong T01/04: - BP quản lý DN - BP sản xuất vôi ……. 6424 6274 … 2141 11.130.500 3.450.000 ….. 29.498.500 Tổng 29.498.500 29.498.500
- Căn cứ vào các chứng từ có liên quan như: Giấy báo nợ, thông báo nộp thuế,... Kế toán ghi các khoản thuế, phí và lệ phí:
Nợ TK 6425 (chi tiết)
Có TK 111, 112 (chi tiết)
Ví dụ:
Căn cứ vào Giấy báo nợ số 2240 của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Cầu Giấy báo nợ phí chuyển tiền, Kế toán ghi:
Nợ TK 64252: 3.000 Nợ TK 1331: 300
Có TK 11212: 3.300
- Căn cứ vào các Hoá đơn, chứng từ của dịch vụ mua ngoài trong tháng 01 năm 2004, chi phí dịch vụ mua ngoài được Kế toán ghi:
Nợ TK 6427 (chi tiết) (Nợ TK 1331)
Có TK 111, 112 (chi tiết theo ngân hàng)
Ví dụ:
Căn cứ vào Giấy báo nợ số 2245 của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển CầuGiấy về phí dịch vụ internet, Kế toán ghi:
Nợ TK 64272: 309.000 Nợ TK 1331: 30.900
Có TK 11212: 339.900
- Căn cứ vào các Hoá đơn, chứng từ về chi phí bằng tiền khác trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 6428 (chi tiết) (Nợ TK 1331)
Có TK 111, 112 (chi tiết theo ngân hàng)
Từ các CTGS trên, Kế toán tiến hành nhập liệu vào máy tính để theo chương trình được cài sẵn, tự động lên Sổ chi tiết TK 642 theo từng khoản chi phí và Sổ cái TK 642 (Biểu số 32).
Biểu số 32: Sổ cái TK 642 SỔ CÁI
Tháng 01 năm 2004
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
NTGS GS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có
30 30 30 30 … 30 216 223 223 223 … 276 30 30 30 30 … 30 Trích khấu hao BP Quản lý DN Trích 15% BHXH cho BP quản lý DN Trích 2% BHYT cho BP Quản lý DN Trích 1% KPCĐ cho BP Quản lý DN ……. KC chi phí quản lý DN Phân bổ cho KD T01/04 2141 3383 3384 33821 … 9111 11.130.500 7.976.535 1.063.538 531.769 ….. 104.070.695 Cộng phát sinh 104.070.695 104.070.695
Như vậy, việc theo dõi chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng nội dung chi phí thông qua hệ thống các Sổ sách trên giúp cho đơn vị xác định đúng khoản chi phí này phát sinh trong kỳ, từ đó xác định chính xác kết quả kinh doanh, đồng thời giúp cho Ban lãnh đạo Công ty đưa ra được các biện pháp kịp thời và hiệu quả nhằm quản lý chặt chẽ chi phí quản lý doanh nghiệp của đơn vị.
2.2.3.3 Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá tại Công ty
Kết quả hoạt động của doanh nghiệp bao gồm: kết quả hoạt động kinh doanh (kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động tài chính) và kết quả hoạt động khác. Luận văn này chỉ xin đề cập đến kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty. Đó là chênh lệch giữa doanh thu thuần và giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp – kết quả tài chính cuối cùng của hoạt động kinh doanh trong một thời gian nhất định, là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp rất quan trọng để đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Cuối tháng, trên cơ sở các CTGS, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK đã được lập ở trên, kế toán xác định được doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, từ đó xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ thông qua việc sử dụng các TK sau:
- TK 911 – Xác định kết quả
Đơn vị chi tiết TK này ra TK 9111 để xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ.
- TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối
Đơn vị đã chi tiết TK này để quản lý kết quả hoạt động tiêu thụ và việc sử dụng kết quả này thông qua 2 TK: TK 42112 – Lợi nhuận chưa phân phối của việc tiêu thụ hàng hoá năm trước và TK 42122 – Lợi nhuận chưa phân phối của việc tiêu thụ hàng hoá năm nay.
Trình tự kế toán tổng hợp xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá:
- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK XĐKQ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 5111: 5.004.081.402
Có TK 9111: 5.004.081.402
- Kết chuyển giá vốn hàng bán của hàng hoá tiêu thụ vào TK XĐKQ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 9111: 4.645.477.059 Có TK 6321: 4.645.477.059
- Kết chuyển chi phí bán hàng phân bổ cho kinh doanh, tính cho hàng hoá tiêu thụ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Có TK 641: 8.998.890.
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho kinh doanh, tính cho hàng hoá tiêu thụ trong tháng 01 năm 2004, Kế toán ghi:
Nợ TK 9111: 104.070.695 Có TK 642: 104.070.695
- Cuối tháng, tính và kết chuyển kết quả tiêu thụ hàng hoá trong kỳ, Kế toán ghi: Nợ TK 9111: 245.534.758
Có TK 42122: 245.534.758
Trên cơ sở các CTGS, Sổ chi tiết và Sổ cái các TK trên, theo chương trình được cài sẵn Sổ chi tiết TK 9111 theo từng loại hàng hoá và Sổ cái TK 9111 (Biểu số 33) máy tính tự động lên, phục vụ cho việc xác định kết quả kinh doanh của đơn vị được chính xác, từ đó công tác quản trị nội bộ của doanh nghiệp và cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài quan tâm đến doanh nghiệp.
Biểu số 33: Sổ cái TK 9111 SỔ CÁI
Tháng 01 năm 2004
TK 9111: Xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá
NTGS GS CTGS Nội dung TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có 30 30 30 30 30 250 251 252 253 254 30 30 30 30 30 KC GV bán HH trong kỳ KC CPBH phân bổ cho KD tính cho HH tiêu thụ trong kỳ
KC CPQL phân bổ cho KD tính cho HH tiêu thụ trong kỳ KC DTT bán HH trong kỳ XĐ lãi bán HH trong kỳ 6321 641 642 5111 42122 4.645.477.059 8.998.890 104.070.695 245.534.758 5.004.081.402 Cộng phát sinh 5.004.081.402 5.004.081.402
Cuối kỳ, sau khi máy tính tự động lên Sổ cái các TK theo chương trình được cài sẵn, Kế toán tổng hợp thực hiện lệnh lập các Báo cáo tài chính.
Dưới đây là Báo cáo kết quả kinh doanh tháng 01 năm 2004 của Công ty Điện tử Sao Mai:
Biểu số 34: Báo cáo kết quả kinh doanh KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Tháng 01 năm 2004
Phần I: Lãi, lỗ
Chỉ tiêu Mã số Số tiền