- Tủ lưu trữ hồ sơ gồm có tất cả 4 ngăn, trên mỗi ngăn lưu trữ của kệ có ghi tên của từng lớp cụ thể, mà lại không ghi niên khóa vậy để chúng ta biết được lớp này bắt đầu học từ năm nào,[r]
(1)Tên sáng kiến kinh nghiệm :
NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH CÁC KHÓA HỌC
I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI :
- Trong 12 năm cơng tác Khoa kế tốn thuộc Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp tỉnh Đồng Nai, với công việc chủ yếu quản lý lưu trữ hồ sơ liên kết, sổ sách lớp suốt trình học tập trung tâm Trong q trình làm việc tơi gặp khơng khó khăn việc quản lý, tìm kiếm lại loại hồ sơ, sổ sách lưu trữ qua nhiều năm, nhằm phục vụ cho công việc thống kê, báo cáo số liệu Mỗi lần làm nhiều thời gian công sức Để nhằm khắc phục khó khăn nêu trên, nên tơi có ý tưởng đưa phương pháp đó, cách làm để nâng cao hiệu công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách
- Nội dung đề tài theo biết đề cập đến nhiều có nhiều phương pháp khác nhau, với nội dung đề tài bổ sung, cải tiến đề tài hồn thiện cơng việc thực tế đơn vị công tác
II TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1 Cơ sở lý luận
- Hiện trực tiếp quản lý hồ sơ hợp đồng liên kết đào tạo, sổ sách liên quan đến tồn khố học nên nắm khó khăn thực tế mà tơi gặp phải, đưa nhiều biện pháp khắc phục, thử nghiệm trực tiếp vào công việc hàng ngày thân, chủ động điều chỉnh lại biện pháp thấy không đạt hiệu phù hợp với công việc thực tế
- Công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách ban giám đốc Trung tâm quan tâm, trọng, đưa ý kiến đóng góp, đạo tạo điều kiện cho cán công nhân viên phát huy tinh thần sáng tạo công việc, động viên ủng hộ nhân viên gặp khó khăn công việc, hướng dẫn, nhắc nhở cơng việc thực chưa tốt Điều tạo thuận lợi cho nhiều việc đề giải pháp giải công việc, nhằm đạt hiệu cao
2 Nội dung, biện pháp thực giải pháp đề tài
(2)khoa cá nhân quản lý đào tạo Số lớp quản lý nhiều cách lưu trữ chưa có khoa học Do cần tìm hồ sơ lưu trữ năm trước gặp nhiều trở ngại khó khăn
- Cách quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách trước Khoa kế toán - Giao diện bên tủ lưu trữ
TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH TCKT 124 Liên thơng Đại học khóa
2005
Đại học khóa 2006
Đại học Khóa 2008
Hồ sơ giấy tờ liên
quan
Hồ sơ giấy tờ liên
quan
Hồ sơ giấy tờ liên
quan
Hồ sơ giấy tờ liên
quan
Hồ sơ giấy tờ liên
quan
Bảng điểm khoá + + 3Liên thông
TC05KEDNA TC05KEDNB TC05QTDN TC05DTDN
TC06KEDN TC06QTDN TC06AVDNA TC06AVDNB
TC08QTDN TC08AVDN
- Tủ lưu trữ hồ sơ gồm có tất ngăn, ngăn lưu trữ kệ có ghi tên lớp cụ thể, mà lại khơng ghi niên khóa để biết lớp bắt đầu học từ năm nào, năm tốt nghiệp phải tiến hành xem lại hồ sơ, sổ sách, bên cạnh việc thống kê học viên tuyển sinh, tốt nghiệp nhiều năm liên tiếp gặp khó khăn
- Hồ sơ ngăn lưu trữ bìa nút, bìa clear, bìa dây đóng kiện cẩn thận, lại khơng phân loại chi tiết loại hồ sơ, sổ sách để tìm kiếm lại nhiều thời gian
- Tóm lại việc quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách khóa trước gặp nhiều khó khăn việc tìm kiếm lại nhiều thời gian
III HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI
- Với việc tìm kiếm hồ sơ, sổ sách cơng việc hàng ngày việc tổng hợp, báo cáo, thống kê nhiều thời gian, làm chậm tiến độ công việc, làm giảm lực thân làm giảm tín nhiệm ban giám đốc, nên tơi cố gắng, tâm, tìm tịi đưa biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách
(3)TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH
Khóa 2009-2011 TCKT -123 Liên kết trường ĐH Lạc hồng (hệ THCN)
Khóa 2010-2012 TCKT -124 Liên kết trường ĐH Lạc hồng (hệ THCN)
Khóa 2009-2012 Khố 2010-2013 Khóa 2011-2014 Liên kết trường ĐH
Lạc hồng (hệ liên thơng)
Khóa 2005-2009 Khố 2006-2010 Khố 2008-2012 Liên kết trường ĐH Nông Lâm (hệ đại
học-VHVL)
Hồ sơ, định giấy tờ liên quan
Hồ sơ, định giấy tờ liên quan
Hồ sơ, định giấy tờ liên quan
Hồ sơ, định giấy tờ liên quan
Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ
Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ
Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ
Danh sách sinh viên, bảng điểm, sổ đăng bộ,
các mẫu giấy tờ
Sắp xếp, phân loại hồ sơ, sổ sách ngăn
- Trong ngăn kệ lưu trữ lưu trữ , hợp đồng liên kết đào tạo, hồ sơ sổ sách lớp theo khóa học, xếp theo thứ tự từ trái sang phải, từ xuống
- Tiếp theo ngăn lưu trữ hồ sơ, sổ sách lớp riêng biệt nhau, lớp có số thứ tự nhỏ đặt bên trái lớp có số thứ tự lớn đặt bên phải ngăn lưu trữ
- Hồ sơ, sổ sách lớp ngăn phân chia thành loại sau : hồ sơ đầu vào, hồ sơ trình đào tạo, hồ sơ đầu
Hồ sơ đầu vào gồm :
Hợp đồng phụ lục hợp đồng đào tạo
Thông báo tuyển sinh
Các định thành lập Hội đồng tuyển sinh, đề thi, chấm thi…
Mỗi học viên hồ sơ tuyển sinh
Các loại hồ sơ liên quan đến công tác tuyển sinh
Danh sách trúng tuyển ( kèm theo định đơn vị liên kết ký )
Hồ sơ trình đào tạo gồm :
Chương trình đào tạo
Các loại hợp đồng khác : quân sự, giáo viên thỉnh giảng
(4) Các biểu mẫu Bộ giáo dục qui định trình đào tạo gồm : + Sổ đăng
+ Sổ lên lớp
+ Kế hoạch giảng dạy + Tiến độ giáo viên + Sổ tay giáo viên
Sổ kiểm danh học viên môn học (lưu trữ theo học kỳ)
Kế hoạch giảng dạy cho học kỳ, năm học
Danh sách cấm thi môn
Bài thi bảng điểm môn ( thi lần lần 2)
Bảng điểm tổng hợp học kỳ
Quyết định xóa tên học viên tự ý bỏ học …
Biên định cấp học bổng cho học viên học kỳ
Các loại giấy tờ liên quan đến học viên (giấy xác nhận, đơn xin
loại…)
Hồ sơ đầu gồm :
Bảng điểm tổng hợp tồn khóa học
Quyết định thành lập Hội đồng xét tư cách dự thi tốt nghiệp
Quyết định xét tư cách dự thi tốt nghiệp
Quyết định thành lập Hội đồng thi tốt nghiệp, đề thi, chấm thi … Các bảng điểm thi tốt nghiệp môn ( thi lần lần 2)
Quyết định công nhận tốt nghiệp
Biên định khen thưởng cuối khóa (ban cán sự, HS khá, giỏi)
Bảng điểm cá nhân (phát cho học viên nhận tốt nghiệp)
Sổ cấp tốt nghiệp
- Trong loại hồ sơ phải lưu trữ riêng bìa dây, bìa dây phải có tờ danh mục gồm loại hồ sơ, sổ sách, giấy tờ ghi chi tiết phải xếp lưu trữ theo thứ tự từ xuống, có số hồ sơ nặng, lớn điều chỉnh cho xuống ngăn lưu trữ hồ sơ
Minh họa cụ thể sau
(5)Khóa học 2008 – 2010 Khóa học 2009 – 2011
TCKT 123 TCKT 124
Hồ sơ đầu vào xếp theo trình tự nêu
Hồ sơ QTĐT
Hồ sơ đầu
Hồ sơ đầu vào xếp theo trình tự nêu
Hồ sơ QTĐT
Hồ sơ đầu
Khóa học 2009 – 2012 ; 2010 - 2013
Liên thông – khố Liên thơng- khố Hồ sơ đầu
vào xếp theo trình tự nêu
Hồ sơ QTĐT
Hồ sơ đầu vào xếp theo trình tự nêu
Hồ sơ QTĐT
Liên thơng – khố Hồ sơ đầu
vào xếp theo trình tự nêu
Hồ sơ QTĐT
Khóa học 2005 – 2009 ; 2006 – 2010 ; 2008 - 2012
Khoá 2005 Khoá 2006
Hồ sơ đầu vào xếp theo trình tự nêu
Hồ sơ QTĐT
Hồ sơ đầu vào xếp theo trình tự nêu
Hồ sơ QTĐT
Khoá 2008 Hồ sơ đầu
vào xếp theo trình tự nêu
Hồ sơ QTĐT
(6)Ví dụ : Có cán ngành cơng an đến xác minh sinh viên có theo học trung tâm hay khơng, q trình học tập, điểm mơn, sổ cấp bằng, số hiệu bằng, ngày ký nhận cán quản lý cần tra cứu máy
Tên sinh viên : Trần Thị Tú Anh Lớp : Liên thông – khoá
Mã số SV : 04
(7)- Việc quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách thực thời gian dài, số lượng hồ sơ, sổ sách lưu trữ tương đối nhiều, đến lúc kệ lưu trữ đầy nên hồ sơ khóa trước phải đóng thành kiện theo trật tự qui định cho vào thùng lưu trữ kho, để kệ lưu trữ khóa học khóa trước
- Mở rộng thêm khóa học khơng có lớp mà có nhiều lớp, theo diễn giải bên xếp khóa học, lớp, hệ đào tạo theo trình tự từ trái sang phải từ xuống tiến hành lưu trữ theo danh mục h/sơ đầu vào, h/sơ trình đào tạo, h/sơ đầu Một số mẫu lưu trữ hồ sơ máy vi tính
- Mẫu thống kê số lượng học viên : Nhằm để nắm tình hình học viên cịn theo học khoá
- Mẫu ghi chi tiết số lượng học viên bị xóa tên, lưu ban : danh sách học viên học tập, danh sách học viên bị xóa tên lưu ban ghi số định xóa tên lưu ban, ngày định
- Bảng điểm tổng hợp học kỳ : bảng điểm chi tiết điểm môn học học kỳ, xếp loại học kỳ, số môn thi lại, học lại, tổng số tiết nghỉ học kỳ
- Bảng điểm chi tiết học viên xét cấp học bổng học kỳ năm học để tiện cho việc thống kê, báo cáo
(8)THÔNG TIN HỌC SINH
-o0o -A SƠ YẾU LÝ LỊCH:
Họ tên khai sinh : Nguyễn Thị Tuyết Hạnh Nam, nữ : Nữ MSHS : 00144 Sinh ngày : 16/5/1988
Nơi sinh : Bình Dương Nguyên quán : Bình Dương
Địa thường trú : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương Địa liên lạc : 18/1 Ấp Hóa An – Bình Dương Dân tộc : kinh - Tơn giáo : Khơng
Thành phần gia đình : CB.CNV
Trình độ học vấn trước vào học : 12/12
Ngày tham gia Đảng CSVN : ……… Ngày kết nạp Đoàn TNCS HCM : 26/3/2005
Họ tên bố : Nguyễn Văn Mười Nghề nghiệp : Công nhân Họ tên mẹ : Trần Thị Hòa Nghề nghiệp : Công nhân Họ tên vợ chồng : HT_VC Nghề nghiệp :……… Đối tượng thuộc diện sách : Khơng
Ngành học : Hạch tốn kế tốn Khóa : 2006-2008 – Lớp KT116
B KẾT QUẢ HỌC TẬP : Stt Tên môn học
Số tín chỉ
Điểm thi
Lần 1 Lần 2
1 Giáo dục thể chất Thống kê doanh nghiệp
3 Chính trị
4 Tin học đại cương
5 Thuế
6 Giáo dục quốc phịng 7 Giáo dục pháp luật Nghiệp vụ tín dụng Kế tốn đại cương 10 Quản trị doanh nghiệp 11 Kế toán sản xuất 12 Anh văn chuyên ngành I
13 Marketing CB
14 Luật kinh tế
(9)17 Kế toán quản trị
18 Phân tích họat động KD
19 Kế tóan HCSN
20 Nghiệp vụ văn phòng 21 Kế tóan thương mại 6
22 Tài doanh nghiệp 23 Thẩm định dự án
24 Sổ sách chứng từkế tóan
25 Kế tốn máy
26 Kiểm toán đại cương
27 Thẩm định giá
28 Tiểu luận
Điểm trung
bình 6.33 Điểm
môn thi tốt nghiệp
Stt Tên môn học Điểm thi
1 Chính trị
2 Sổ sách CT kế tóan Kế tóan doanh nghiệp
IV ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
- Sau áp dụng phương pháp quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách đơn vị khoảng thời gian năm nhận thấy công việc tiến triển nhanh, tìm kiếm hồ sơ, sổ sách cách thuận tiện nhanh chóng, đem lại hiệu cơng việc thân Bên cạnh đó, phương pháp cịn phổ biến tồn đơn vị cho phòng ban áp dụng mang lại hiệu cao - Cụ thể kết sau :
Tìm kiếm loại hồ sơ, sổ sách : Đối với phương pháp cũ khoảng 15
– 20 phút Phương pháp khoảng – phút
Thống kê số lượng học viên đào tạo năm qua :
phương pháp cũ có buổi (4 giờ) Phương pháp khoảng 10 – 30 phút
(10)việc, tơi có mong muốn đưa giải pháp nhằm khắc phục khó khăn để đưa chất lượng hiệu công việc trở nên tốt Mặt khác, phổ biến cho tồn đơn vị tham khảo, đóp góp ý kiến cho phương pháp ngày hoàn thiện, hiệu hơn, để phục vụ tốt cho công tác quản lý lưu trữ, muốn góp phần cơng sức vào nghiệp phát triển ngành giáo dục nói riêng đất nước ta nói chung
- Cuối mong đóng góp ý kiến bạn đồng nghiệp, ban giám đốc tất người để phương pháp nâng cao hiệu công tác quản lý lưu trữ hồ sơ, sổ sách ngày hoàn thiện
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên ghi rõ họ tên)