MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TRƯỜNG THÀNH

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TRƯỜNG THÀNH 1. Nhận xét và đánh giá về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Trong nền kinh tế thị trường mở và hội nhập như hiện nay, thì vấn đề tồn tại và tiếp tục phát triển hoặc là bị phá sản, điều này phụ thuộc rất nhiều vào sản phẩm mà công ty cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường. Yếu tố để được khách hàng chấp nhận là sản phẩm phải đảm bảo chất lượng và giá thành là một vấn đề rất quan trọng, mà điều gì quyết định đến giá sản phẩm. Đó chính là các yếu tố đầu vào ( hay chính là nguyên vật liệu), chúng chiếm đến 60 – 80% giá trị của sản phẩm. Do đó, công tác quản lý và sử dụng NVL là một vấn đề hết sức quan trọng. Để theo dõi được tình hình biến động NVL đầu vào của Công ty thì cần phải có một hệ thống kế toán mạnh nói chung và công tác kế toán vật tư là rất quan trọng. Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành đã nhận thức rất rõ vấn đề đó lên đã chủ động tìm tòi và thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học và hiệu quả công tác kế toán NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung. Nhưng dù áp dụng theo hình thức kế toán nào thì nó cũng có những măt mạnh và yếu riêng. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, em nhận thấy phương pháp kế toán mà Công ty vận dụng có rất nhiều những ưu điểm phù hợp với tình hình hiện tại của công ty nhưng cũng có nhiều thiếu sót do phương pháp đó mang lại. 1.1. Ưu điểm Nhìn chung, với quy mô hiện nay thì việc áp dụng Hệ thống sổ kế toán theo hinh thức Nhật kýchung (không có Sổ nhật ký đặc biệt) còn nhiều phù hợp, do đã tận dụng được những ưu điểm vốn có của nó. Nên đã đảm bảo kịp thời thông tin một cách chính xác, giúp cho ban giám đốc đưa ra những quyết định kinh tế kịp thời. Để đáp ứng kịp thời cho công tác quản lý và theo kịp sự phát triển của nền kinh tế thì công ty đã từng bước thay đổi phương thức tiến hành sao cho ngày càng phù hợp hơn khi mà quy mô của công ty ngày càng mở rộng. Về phân loại nguyên vật liệu: Hoạt động trong lĩnh vực xây lắp nên yếu tố đầu vào của công ty là rất đa dạng và nhiều chủng loại, tính chất và công dụng khác nhau. Việc phân loại này đã giúp cho việc nhận biết và quản lý trở nên dễ dàng hơn. Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B Về công tác quản lý nguyên vật liệu: Với việc phân loại một cách khoa học như thế đã giúp cho Công ty có thể dễ dàng theo dõi tình hình tồn kho và biến động tại bất kỳ thời điểm nào. Do đó, giúp Công ty kịp thời đưa ra các giải pháp dự trữ NVL khi có sự biến động của thị trường NVL về giá cả, cũng như đáp ứng kịp thời NVL cho từng hạng mục thi công đã định trước. Công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống các kho bãi tại ngay chân công trình nhằm chứa đựng bảo quản và cung cấp vật tư cần thiết cho quá trình thi công. Do vậy, các loại NVL đã được bảo quản tốt và giảm được đáng kể chi phí phát sinh. Việc áp dụng phương pháp thẻ song song trong hạch toán chi tiết NVL và xuất kho theo giá thực tế đích danh để tiện cho việc theo dõi ghi chép. Điều này làm cho công việc trở nên đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu nhưng việc ghi chép bị trùng lặp và lượng ghi chép tương đối lớn. Về hệ thống Chứng từ, sổ sách kế toán: Việc sử dụng Chứng từ cũng như vấn đề luân chuyển Chứng từ đã được tuân thủ theo một trình tự hợp lý, cơ sở lập chặt chẽ và đảm bảo các yếu tố về mặt pháp lý. Ngoài hệ thống Chứng từ, sổ sách bắt buộc theo quy định của Nhà nước thì Công ty cũng mở thêm một số loại sổ, bảng biểu theo yêu cầu cụ thể của công việc. Công tác bảo quản và lưu trữ chứng từ được thực hiện tốt, thuận tiện cho công tác đối chiếu kiểm tra. 1.2. Những tồn tại Bên cạnh những ưu điểm vốn có và việc vận dụng một cách phù hợp thì công tác kế toán NVL tại công ty vẫn còn có những tồn tại cần khắc phục. Kho nguyên vật liệu phục vụ cho công trình thường để ngay tại chân công trình, do đó việc mất mát và hao hụt rất kho xác định. Mặc dù, khi vật liệu mua về có ban kiểm nghiệm vật liệu nhưng trong nhiều trường hợp thì việc này đã không đảm bảo theo quy định đã đề ra. Nên đôi lúc vật liệu nhận về có thể chưa đảm bảo chất lượng – quy cách đã quy định. Nguyên vật liệu của công ty thì rất đa dạng về chủng loại, quy cách nên khó có thể nhớ hết. Nhưng Công ty lại không sử dụng Sổ danh điểm vật tư, chưa tạo lập một hệ thống danh điểm vật tư phục vụ cho công tác quản lý, theo dõi vật tư một cách chặt chẽ nhất. Ngoài ra, giá cả các NVL thì biến động thường xuyên, do đó ảnh hưởng rất lớn tới kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cũng như việc theo dõi tình hình biến động giá để giúp công ty kịp thời đưa ra những quyết định kịp thời, tránh trường hợp NVL phải mua với giá cao chỉ trong một thời gian ngắn. Hệ thống kế toán được làm việc trên Excel nên chưa đảm bảo tính chính xác cao. Do dễ bị sai số liệu khi chuyển, nói cách khác tính chuyên môn hoá chưa Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B cao. Trong khi đó, hoá đơn và chứng từ thì định kỳ mới chuyển đến phòng Tài Chính – Kế toán nên công việc rất tất bật và do đó rất dễ bị nhầm hay bỏ sót nghiệp vụ. Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Với sự đa dạng của NVL đầu vào về mẫu mã, quy cách, đặc biệt là hiện tượng lạm phát luôn luôn thường trực và biến động bất thường. Do đó, giá trị NVL đầu vào ( đặc biệt là NVL chính, như: sắt , thép, xi măng, gạch … ) tăng cao như thế sẽ ảnh hưởng rất lớn tới giá cả chả sản phẩm đầu ra ( các công trình). Điều này không tốt một chút nào cho Công ty. 2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành Với sự đa dạng về NVL đầu vào như hiện nay thì công ty nên có một Hệ thống Sổ danh điểm vật tư. Việc này sẽ giúp cho việc theo dõi vật tư được dễ dàng, chặt chẽ và nhất là tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy tính trong công tác kế toán. Để lập được Sổ danh điểm vật tư phù hợp, thì điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã hiệu chính xác, đầy đủ, không trùng lặp có dự trữ bổ sung những mã NVL mới. Việc luân chuyển Chứng từ có thể linh động hơn một chút. Có thể nên đưa thêm quy định là khi nào có những Chứng từ có giá trị lớn thì nên tập hợp và sớm gửi lên phòng kế toán thay vì chờ đến định kỳ rồi mới gửi như thế sẽ gây nên sự chẫm chễ và điều này có thể gây ảnh hưởng đến công tác quản lý NVL. Như vậy sẽ giảm tải công việc cho Phòng Tài chính – kế toán, vì vậy sẽ giảm thiểu rất nhiều việc nhầm lẫn giữa các nghiệp vụ kinh tế với nhau. Hiện nay, các sản phẩm vật liệu xây dựng không đảm bảo chất lượng đang tràn lan trên thị trường Việt Nam, mà đặc biệt có xuất xứ từ Trung Quốc. Vì vậy, Công ty nên quản lý chặt chẽ hơn nữa trong việc giao nhận và kiểm nghiệm vật tư kỹ càng trước khi nhập kho. Điều này là rất cần thiết cho chất lượng công trình. Đối với cách tính giá trị NVL nhập khẩu của Công ty, trong trường hợp nhập lô hàng về phục vụ cho một công trình: Công ty nên phân bổ chi phí khoán và chi phí liên quan vào luôn giá trị hàng nhập khẩu chứ không lên tách rời và kết chuyển luôn vào giá trị công trình, dẫu biết sau này sẽ vẫn được tính vào giá trị công trình khi xuất kho NVL. Với việc phân bổ giá trị trực tiếp cho NVL nhập kho như thế thì sẽ tiện cho việc quản lý hơn. Ví dụ như: Khi có một công trình khác của Công ty đang cần NVL nhập khẩu về của một công trình khác mà Công ty không thể nhập hàng về kịp và đành lấy của công trình khác. Khi đó giá trị NVL xuất cho công trình kia mới đúng là giá trị của nó theo quy định. Hoặc khi công ty vì một lý do nào đó mà số nguyên vật liệu mua về dùng không hết mà Công ty khác có nhu cầu mua lại số NVL đó. Thì khi đó giá bán phải bao gồm cả những chi phí khác ( chi phí khoán và chi phí Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B liên quan). Đồng thời với cách tính này thì mới phản ánh đúng giá trị thực của công trình nếu xảy ra các trường hợp trên. Với đặc điểm là một Công ty sản xuất sản phẩm xây lắp thì Chi phí NVL chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng giá trị sản phẩm xây lắp. Do đó, việc quản lý NVL là hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề theo dõi tình hình sử dụng NVL (nhập - xuất - tồn), để từ đó giúp Công ty có thể theo dõi và đảm bảo kịp thời NVL tránh bị gián đoạn trong thi công. Việc sử dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL tuy đơn giản, dễ làm nhưng việc ghi chép gây ra nhiều trùng lặp. Vì những lý do đó, em đề xuất nên hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển, nhằm hạn chế những nhược điểm vốn có của phương pháp Thẻ song song. Khi áp dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển sẽ giúp cho kế toán tiết kiệm được công tác lập sổ kế toán, giảm nhẹ khối lượng ghi chép của kế toán toán, đồng thời sẽ tránh được tình trạng ghi chép trùng lặp. Mặc dù vậy nó vẫn có những hạn chế của nó là công việc thường dồn vào cuối tháng, do đó sẽ ảnh hưởng tới việc kiểm tra đối chiếu, phát hiện sai sót và làm ảnh hưởng đến các khâu kế toán khác. Nhưng nếu công tác kế toán được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng thì nó sẽ khắc phục được tình trạng này. Với đặc thù là một Công ty chuyên về mảng xây lắp thì việc áp dụng phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển là phù hợp. Dưới đây là sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển: Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng kê nhập NVL Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn Bảng kê xuất NVL Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B Về nội dung hạch toán chi tiết: Tại kho: Cũng giống như phương pháp Thẻ song song thì Thủ kho sử dụng Thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng NVL nhập - xuất - tồn. Tại phòng kế toán: Kế toán mở Sổ đối chiếu luân chuyển NVL (bản chất chính là Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn) theo từng kho. Theo quy định thì cuối tháng trên cơ sở phân loại Chứng từ nhập, xuất NVL theo từng loại và từng kho, kế toán tiến hành lập Bảng kê nhập nguyên vật liệu và Bảng kê xuất nguyên vật liệu. Rồi tiến hành ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Tuy nhiên nếu để việc ghi chép này dồn hết vào cuối tháng thì sẽ rất kho cho việc kiểm tra, đối chiếu, khó phát hiện những sai sót, đồng thời làm ảnh hưởng tới tính liên tục của chức năng kiểm tra thường xuyên. Do đó, em đề xuất là định kỳ cứ 10 ngày (đối với những công trình ở xa hoặc khó khăn trong việc đi lại … có thể dãn ra tới 15 ngày), kế toán tổ đội tiến hành nộp các Chứng từ về cho bộ phận kế toán, như vậy việc này sẽ giúp cho kế toán tránh dồn công việc vào cuối kỳ. Vì ghi chép định kỳ như thế nên cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp số lượng nhập và xuất trên mỗi bảng kê, rồi sau đó căn cứ vào đó để ghi vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Cuối tháng tiến hành đối chiếu thẻ kho với Sổ đối chiếu luân chuyển để xem có khớp không (về mặt số lượng). Nếu có chênh lệch thì cả hai bên cần tiến hành xem xét lại nhằm phát hiện ra chỗ sai sót và đưa ra những điều chỉnh kịp thời. Công việc ghi chép của kế toán sẽ trở lên dễ dàng và gọn nhẹ hơn nếu có phần mềm kế toán chuyên dụng hỗ trợ. Tuy nhiên với nguồn lực nội tại của Công ty hiện nay thì phương pháp này sẽ hiệu quả hơn. Về hình thức sổ kế toán: Đối với Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho và Thẻ kho thì giống phương pháp Thẻ song song. Còn mẫu sổ: Sổ đối chuyển luân chuyển, Bảng kê nhập NVL và Bảng kê xuất NVL được trình bày như sau. Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B Nếu Công ty vẫn dựa trên nền tảng kế toán cũ (tức là không sử dụng phần mềm kế toán ) thì Bảng kê nhập hoặc xuất sẽ có mẫu như sau.Biểu số 15: BẢNG KÊ NHẬP VẬT LIỆU Tháng … năm 20… Kho: ………………. Danh điểm vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền Cộng Ngày …. tháng … năm … NGƯỜI LẬP BIỂU (Ký, họ tên) Bảng kê xuất nguyên vật liệu cũng có hình thức tương tự như Bảng kê nhập NVL. Với cách ghi định kỳ này thì giúp cho việc theo dõi tình hình sử dụng NVL trong tháng sẽ dễ dàng hơn. Và từ đó giúp cho việc đưa ra các quyết định thu mua nguyên vật liệu sẽ trở lên dễ dàng hơn. Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B Nếu Công ty sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng thì Bảng kê nhập NVL và Bảng kê xuất NVL lên lập cho từng danh điểm vật tư để tiện cho việc theo dõi tình hình sử dụng NVL một cách chi tiết hơn và có thể lập theo từng kho. Cụ thể, em xin đề xuất mẫu bảng kê sau: Biếu số 16: BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Tên vật tư:……………………………… Đơn vị tính:……………………………… Tháng …. năm Chứng từ Tên nhà cung cấp TKĐƯ Tên kho Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Số hiệu Ngày Cộng Ngày …… tháng …… năm ……. NGƯỜI LẬP BIỂU Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B (Ký, họ tên) Đối với Bảng kê xuất vật tư thì làm tương tự như Bảng kê nhập vật tư, nhưng ở cột 3 thì thay chữ “Tên nhà cung cấp” bằng chữ “Diễn giải”. Để giải thích nội dung xuất nguyên vật liệu và tên người nhận. Cuối tháng kế toán tiến hành lập Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn (như đã nói ở trên: Sổ đối chiếu luân chuyển về bản chất chính là Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn, vì thế nên em sử dụng Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn thay vì Sổ đối chiếu luân chuyển theo quy định). Cụ thể nó có mẫu như sau: Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B Biểu số 17: Đơn vị: Công ty CP xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN Kho: ……………………………… Từ ngày …/…/…… đến ngày …./…./… STT Mã VT Tên vật tư Đơn vị tính Tồn đầu tháng Nhập Xuất Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT A B 1 2 3 4 5 6 7 8 Cộng Ngày …. tháng …. năm … NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B [...]... phần mềm sau: Fast, PMKT simsoft của công ty PM DAMI, hay bạn có thể sử dụng phần mềm MEGA của tổng công ty LICOGI Các phần mềm trên đều khá hay và phù hợp cho Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, theo em thì công ty nên sử dụng phần mềm Smartsoft.Fa là phù hợp nhất Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B KẾT LUẬN Một lần nữa khẳng định nguyên vật liệu là một yếu tố rất quan trọng trong quá... nên công ty đã không ngừng hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu nhằm đem lại hiệu quả cao hơn nữa trong sản xuất kinh doanh Với những lỗ lực không ngừng để hoàn thiện hệ thống kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng thì Công ty đã tạo điều kiện rất nhiều giúp cho người làm kế toán được bồi dưỡng kỹ năng nghề nghiệp và nắm bắt thông tin kịp thời Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư. .. của Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành Thực tế cho thấy, tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác tổ chức quản lý, nếu thực hiện tốt được điều này thì sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, sử dụng hợp lý, đặc biệt là năm bắt được tình hình biến động của nguyên vật liệu Từ đó kịp thời đưa ra các quyết định kinh tế, đồng thời giúp chất lượng công. .. hách toán chi tiết theo phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển thì phương pháp này còn giúp kế toán lập được các báo cáo chi tiết về tình hình sử dụng NVL theo từng tháng của từng công trình Và chính báo cáo này là căn cứ để công ty theo dõi tình hình sử dụng NVL và tình hình phân bổ NVL trong quá trình thi công công trình Với những lập luận và trình bày trên em nghĩ Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu. .. một nền tảng tốt cho bộ phận kế toán đồng thời sau này khi công ty mở rộng quy mô thì sẽ không bị bỡ ngỡ khi chuyển đổi sang sử dụng kế toán máy Sau một thời gian tìm hiểu, em xin đề xuất ra một số phần mềm như sau: - Phần mềm Smartsoft.Fa : Nó rất phù hợp với các công ty xây dựng, đồng thời khả năng tự nâng cấp hệ thống khi có luật mới ban hành liên quan tới lĩnh vực công ty Đặc biệt nó có khả năng... trên cùng một cơ sở dữ liệu Đăc biệt là khả năng lưu vết chứng từ khi lập, sửa chữa hay huỷ bỏ giúp người quản lý theo dõi được tính đúng đắn và xác thực của từng nghiệp vụ Cũng như các phần mềm kế toán khác thì sự tiện ích mà nó đem lại thì rất lớn Ngoài ra Công ty có thể đặt hàng làm riêng một chương trình kế toán phù hợp với hiện tại và khi mở rộng quy mô - Ngoài ra có thể sử dụng một số phần mềm... dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành, được tiếp xúc với công việc thực tiễn đã giúp em hiểu ra nhiều vấn đề cũng như tích luỹ được kỹ năng nghề nghiệp kế toán, để phát triển hơn nữa Vì thời gian thực tập ngắn và lượng kiến thức hạn chế, do đó trong chuyên đề này cũng không tránh khỏi những thiếu sót Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và anh/chị phòng Tài chính – Kế toán đã tận... và Tư vấn đầu tư Trường Thành nên chuyển đổi quy trình hạch toán chi tiết NVL theo Phương pháp Sổ đối chiếu luân chuyển mà vẫn không làm thay đổi tình hình nhân sự cũng như việc chuyển đổi mới này sẽ ảnh hưởng không đáng kể trong thời gian đầu khi tiến hành chuyển đổi Điều cuối cùng mà rất nhiều bạn đã rất hay nói, nhưng em xin đề xuất công ty nên sử dụng kế toán máy như vậy nó vừa tạo một nền tảng... tránh khỏi những thiếu sót Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Năng Phúc và anh/chị phòng Tài chính – Kế toán đã tận tình chỉ bảo em trong thời gian thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Cao Văn Thuận Kế toán tổng hợp 46B . MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ TƯ VẤN ĐẦU TƯ TRƯỜNG THÀNH 1. Nhận xét và đánh. thống kế toán mạnh nói chung và công tác kế toán vật tư là rất quan trọng. Công ty Cổ phần Xây dựng và Tư vấn đầu tư Trường Thành đã nhận thức rất rõ vấn