TỔNG QUAN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN

TỔNG QUAN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN 1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Hạch toán kế toán có vai trò rất quan trọng trong hệ thống quản lý kinh tế, là công cụ quan trọng thực hiện quản lý điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị cũng như trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Để phát huy vai trò quan trọng đó, vấn đề có tính chất quyết định là phải biết tổ chức một cách khoa học hợp lý công tác kế toán. Công ty Vật liệu nổ công nghiệp – với quy mô sản xuất rộng khắp trên cả ba miền đất nước, đã lựa chọn cho mình một hình thức kế toán hợp lý. Công ty đã tiến hành phân cấp tổ kế toán. Bộ máy tổ chức kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình hỗn hợp (vừa tập trung vừa phân tán) bởi vì kế toán tại công ty và kế toán tại các đơn vị thành viên của công ty cũng đều có bộ máy kế toán riêng, không chỉ làm nhiệm vụ thu thập số liệu, chứng từ kế toán mà còn hạch toán và lập sổ sách riêng cho đơn vị mình; các đơn vị trực thuộc tuy có tổ chức mạng lưới kế toán riêng nhưng vẫn thực hiện hạch toán kế toán không đầy đủ nghĩa là chưa có điều kiện để tổ chức quản lý kinh doanh một cách tự chủ. Để phục vụ cho công tác hạch toán kế toán cũng như để thống nhất với cơ cấu và chức năng hoạt động của bộ máy quản lý của công ty thì bộ máy kế toán của công ty được thiết lập và hoạt động theo mô hình sau: Kế toán trưởng, 1 kế toán phó và 10 kế toán viên đảm nhiệm các phần hành kế toán khác nhau. * Chức năng và nhiệm vụ: (1) Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm trước giám đốc và Nhà nước về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty. Đồng thời, kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách của Nhà nước về lĩnh vực kế toán, kiểm tra toàn bộ các mặt hoạt động kinh tế tài chính của công ty. (2) Phó phòng kế toán: Trợ giúp kế toán trưởng trong việc điều hành, chỉ đạo các hoạt động hạch toán kế toán, thay kế toán trưởng điểu hành bộ máy kế toán khi kế toán trưởng vắng mặt. Phó phòng kế toán được giao nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban, xây dựng kế hoạch giá thành sản xuất thuốc nổ và các loại thuốc nổ do Công ty tự chế; xây dựng duyệt kế hoạch chi phí để xin nhà nước cấp kinh phí; xây dựng kế hoạch điều hành, chỉ huy sản xuất hàng tháng, quý, năm của công ty. (3) Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp các báo cáo của đơn vị cấp dưới nộp lên và báo cáo quyết toán toàn công ty. (4) Kế toán thuế: Theo dõi, cập nhật toàn bộ các loại thuế phát sinh phải nộp ngân sách nhà nước, lập báo cáo thuế gửi các cơ quan chức năng theo quy định. Hướng dẫn các đơn vị thực hiện chính sách về thuế theo đúng quy định và thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Theo dõi toàn bộ nghiệp vụ phát sinh về hàng hoá vật liệu nổ và hàng hoá khác. Ngoài ra, theo dõi công nợ nội bộ ( TK 136, TK 336) các đơn vị : XN VLN Đà Nẵng, XN SX và CƯVT Hà Nội. (5) Kế toán các nghiệp vụ thanh toán: + Kế toán tiền mặt, tạm ứng: Tiếp nhận chứng từ thu chi tiền mặt.Kiểm tra chứng từ và lập phiếu thu, phiếu chi để thanh toán theo quy định.Theo dõi đôn đốc thu hồi tạm ứng. Kiểm tra chứng từ và lập phiếu thanh toán tạm ứng để thanh toán và hoàn tạm ứng theo quy định. Ngoài ra còn theo dõi công nợ nội bộ (TK 136, TK 336) các đơn vị : XN VLN Khánh Hoà, XN VLN CN Vũng Tàu. + Kế toán tiền gửi và tiền vay: Tiếp nhận chứng từ thanh toán, cấp vốn, chuyển tiền .qua ngân hàng. Kiểm tra và lập chứng từ thanh toán chuyển tiền theo quy định. Xây dựng kế hoạch nhu cầu sử dụng vốn, kế hoạch vay trả hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần trình lãnh đạo công ty phê duyệt và thực hiện. Hướng dẫn kịp thời các đơn vị trực thuộc hạch toán các khoản thu nợ bù trừ qua tổng công ty, các khoản vay thanh toán đầu tư, các khoản cấp phát vốn .Báo cáo xử lý hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá theo chế độ quy định (nếu có). Theo dõi toàn bộ phát sinh các khoản đầu tư dài hạn của công ty. Ngoài ra, phụ trách theo dõi công nợ nội bộ (TK 136, TK 336) các đơn vị XN VTSB Hải Phòng, XN VLN vận tải thuỷ bộ Bắc Ninh. + Kế toán theo dõi công nợ và các khoản doanh thu, giá vốn: Theo dõi toàn bộ phát sinh công nợ phải thu, phải trả khách hàng ngoài có quan hệ mua bán với công ty. Thực hiện quản lý đối chiếu công nợ đúng quy định. Tổng hợp công nợ khách hàng ngoài toàn công ty. Lập báo cáo công nợ hàng ngày để phục vụ công tác giao ban, chỉ đạo sản xuất. Lập báo cáo kiểm kê công nợ theo quy định, phân loại công nợ thực hiện trích lập dự phòng công nợ khó đòi (nếu có). Ngoài ra còn phải theo dõi doanh thu và giá vốn. (6) Kế toán TSCĐ và nguồn vốn : Theo dõi toàn bộ phát sinh tăng, giảm, hao mòn TSCĐ, XDCB của Công ty. Ra quyết định và hướng dẫn các đơn vị hạch toán theo quy định. Đăng ký mức trích khấu hao với Tổng công ty và hướng dẫn các đơn vị thực hiện trích khấu hao đúng quy định. Lập các báo cáo tăng giảm, hao mòn tài sản, XDCB dở dang, báo cáo kiểm kê tài sản toàn công ty hàng quý, năm theo quy định. Theo dõi toàn bộ phát sinh tăng, giảm nguồn vốn kinh doanh, nguồn kinh phí hình thành TSCĐ của toàn công ty. Ngoài ra, kế toán còn phải theo dõi công nợ nội bộ (TK 136, TK 336) các đơn vị: XN VLN Quảng Ninh, XN VLN và cảng Bạch Thái Bưởi. (7) Kế toán tiền lương và BHXH: Theo dõi tiền lương (TK 334), BHXH, BHYT, KPCĐ (TK 338).Theo dõi , tính toán toàn bộ phát sinh về tiền lương và các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ của công ty.Tính lương cho công nhân viên toàn công ty và các khoản phải trích theo lương, các khoản thưởng và thanh toán BHXH với công ty. (8) Kế toán chi phí giá thành, vật tư: Tính toán, xây dựng giá bán vật liệu nổ công nghiệp trình các cơ quan chức năng của nhà nước và hướng dẫn các đơn vị thực hiện. Kiểm tra hồ sơ và làm các thủ tục trình hội đồng giá để mua sắm vật tư thiết bị hàng hoá, đầu tư tài sản, sửa chữa .theo quy định. Kiểm tra hồ sơ và làm các thủ tục về thanh lý nhượng bán tài sản, vật tư hàng hoá theo quy định. Tính toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho mặt hàng vật liệu nổ của công ty. Ngoài ra còn phải theo dõi công nợ nội bộ (TK 136, TK 336) các đơn vị: XN VLN Sơn La, XN VLN Hà Giang, XN VLN Bắc Thái. (9) Kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: Theo dõi toàn bộ phát sinh về nguyên vật liệu , công cụ, dụng cụ, thành phẩm tồn kho. Lập các báo cáo kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm tồn kho toàn công ty theo quy định. Theo dõi các khoản phải thu, phải trả khác (TK 138, TK338 ) Theo dõi toàn bộ phát sinh các khoản phải thu, phải trả khác (trừ BHXH, BHYT, KPCĐ). Ngoài ra, còn phải theo dõi công nợ nội bộ (TK 136, TK 336 ) các đơn vị: XN VLN Gia Lai, XN VLN Quảng Ngãi. (10) Thủ quỹ kiêm thống kê: Thực hiện thu, phát tiền, theo dõi và quản lý quỹ tiền mặt.Thực hiện các nghiệp vụ thống kê. Theo dõi các tài khoản phí : TK 641, TK 642. Thông qua việc trình bày cách thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty như trên, ta có thể thấy được sự phân công lao động rất chi tiết trong công tác hạch toán kế toán, các phần việc được chia nhỏ, đồng đều và phù hợp với chức năng nhiệm vụ của mỗi phần hành trong hệ thống kế toán của Công ty. Các chuyên viên kế toán nhờ đó sẽ tập trung tốt hơn cho công việc mà mình đảm nhiệm, kết quả công tác kế toán theo đó sẽ đạt hiệu quả cao hơn cũng như góp phần điều chỉnh sự tương tác nghiệp vụ giữa các thành viên. Như ta nhận thấy,phần hành kế toán thanh toán không tập trumng vào một kế toán viên nhất định mà công việc này phân bổ cho 3 kế toán khác nhau,điều này giúp cho các kế toán thanh toán tập trung tốt hơn vào chuyên môn, đồng thời thúc đẩy năng suất và hiệu quả công việc. SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY VẬT LIỆU NỔ CÔNG NGHIỆP Kế toán trưởng Phó phòng kế toán Kế toán nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ Kế toán tổng hợp Thủ quỹ kiêm thống kê k Kế toán CP, giá th nh,à vật tư Kế toán tiền lương BHXH Kế toán TSCĐ và nguồn vốn Kế toán thuế Kế toán thanh toán Kế toán các đơn vị thành viên 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Là một doanh nghiệp nhà nước, chế độ kế toán của công ty áp dụng theo quyết định 1141 TC/ QĐ/ CĐKT ngày 1/11/1995 thực hiện theo chế độ quy định của Bộ Tài chính về hệ thống kế toán Doanh nghiệp và các tài liệu hướng dẫn, sửa đổi bổ sung về chế độ tài chính kế toán. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ “ Nhật ký chứng từ”, được áp dụng thống nhất từ các đơn vị thành viên lên đến công ty. Với hình thức ghi sổ này, công ty đã thiết lập nên cho mình một công cụ tuy có phần hơi phức tạp trong việc hạch toán nhưng mang lại hiệu quả cao trong quản lý chi tiết tới từng phần hành kế toán, tới từng bộ phận nghiệp vụ. Hơn nữa, hầu hết các đơn vị thành viên đều đã được trang bị phần mềm kế toán máy, các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm quản lý chứng từ phát sinh tại đơn vị mình, cuối tháng các đơn vị này gửi về phòng kế toán của công ty bảng kê chứng từ được thực hiện theo đúng chế độ kế toán. *Sổ sách kế toán tại công ty gồm có: - Sổ - thẻ chi tiết: Tập hợp số liệu từ các chứng từ gốc làm căn cứ để ghi vào các bảng kê và Nhật ký chứng từ. - Bảng kê: gồm 10 bảng kê, được lập cho từng tháng, tổng hợp số liệu từ các chứng từ gốc, cuối tháng số liệu tổng cộng của các bảng kê được chuyển vào Nhật ký chứng từ. - Nhật ký chứng từ: được lập cho từng tháng, căn cứ vào các chứng từ kế toán và các bảng kê, số liệu tổng hợp là cơ sở để ghi sổ cái. - Sổ cái : Sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm, phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số dư của từng tài khoản.Sổ cái chỉ ghi một lần vào cuối ttháng dựa trên số liệu tổng hợp tại các Nhật ký chứng từ. TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH Nhật ký chứng từ số 1,2, .,5 Bảng kê số 4 Bảng tính giá th nh sà ản phẩm Sổ cái TK 621, 622, 627, 154 Chứng từ gốc Bảng chi tiết, bảng phân bổ Sổ v thà ẻ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ số 7 Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu * Quy trình luân chuyển chứng từ của kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Vì công ty là một doanh nghiệp nhà nước nên công ty vẫn sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc đối với doanh nghiệp nhà nước, ban hành theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của BTC và các văn bản bổ sung, bao gồm các chứng từ về lao động tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tiền tệ, tài sản cố định, Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức ghi sổ “ Nhật ký chứng từ”, được áp dụng thống nhất từ các đơn vị thành viên lên đến công ty. Việc quản lý hoá đơn chứng từ được quy định chung cho các loại chứng từ khác nhau của tất cả các phần hành kế toán, như sau: Tại phòng kế toán của công ty, số liệu sau khi được các kế toán viên lấy từ các chứng từ gốc, các bảng kê phát sinh tại công ty sẽ được máy tính tự động bóc tách, phân loại các giá trị để đưa về Sổ cái và kết chuyển vào cuối kỳ các báo cáo tài chính. Đến cuối mỗi tháng, các kế toán sau khi đã kiểm tra các số liệu được tổng hợp của công ty và của các đơn vị thành viên chuyển các bảng kê chứng từ được thực hiện lên để kế toán công ty tổng hợp số liệu của toàn công ty. Sau đó, in ra một bộ sổ theo hình thức nhật ký chứng từ để trình lên kế toán trưởng và giám đốc ký. Các loại chứng từ này đã được thực hiện theo đúng chế độ ban hành từ khâu xác định danh mục chứng từ, tổ chức chứng từ; kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ ; bảo quản, sử dụng, lưu trữ chứng từ tại phòng kế toán, tại các đơn vị thành viên và hủy chứng từ khi đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định. 1.3. Các chính sách kế toán áp dụng: Công tác kế toán của công ty vật liệu nổ công nghiệp được thực hiện theo chế độ của Bộ Tài Chính. Quy trình kế toán được áp dụng thống nhất trong toàn công ty theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính về hệ thống kế toán doanh nghiệp và các tài liệu hướng dẫn bổ sung và sửa đổi về chế độ tài chính kế toán phù hợp với quyết định số1027/QĐ- KTTCTK. a. Niên độ kế toán áp dụng bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. b. Đơn vị tiền tệ được thống nhất sử dụng trong ghi chép là đồng Việt Nam. Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác tính ra tiền Việt Nam dựa trên tỷ giá của ngân hàng Nhà nước Việt Nam tại thời điểm cần chuyển đổi. c. Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho là theo phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ = ĐK + Nhập – Xuất d. Công ty áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. e. Hệ thống chứng từ của công ty: Hiện nay, công ty vẫn sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc đối với các doanh nghiệp nhà nước, ban hành theo quyết định số 1141 TC/ CĐCT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính bao gồm các loại chứng từ quy định như: chứng từ về tiền lương, chứng từ về tiền tệ, chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về tài sản cố định, . Việc quản lý hoá đơn chứng từ được quy định như sau: Tại phòng kế toán của công ty chỉ quản lý các hoá đơn, chứng từ phát sinh tại công ty, còn các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm quản lý chứng từ tại đơn vị mình, cuối tháng các đơn vị này phải gửi về phòng kế toán công ty Bảng kê chứng từ. Nội dung tổ chức chứng từ kế toán được thực hiện theo đúng chế độ ban hành từ khâu xác định danh mục chứng từ, tổ chức lập chứng từ , tổ chức kiểm tra đến bảo quản lưu trữ và huỷ chứng từ. f. Hệ thống tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản được quy định chi tiết tại QĐ số 1027/QĐ/KTTCTK – KT ngày 6/6/2001 của Tổng Công ty Than Việt Nam gồm tất cả các tài khoản cấp I ban hành theo quyết định 1141 TC/CĐTC của Bộ Tài chính và 7 tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán. Các tài khoản cấp II và III được mở chi tiết thêm một số tài khoản cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. g. Hệ thống báo cáo kế toán: Sau đây là danh mục các báo cáo tài chính phải lập định kỳ theo quý, năm để nộp lên cơ quan tài chính, cục thuế, cơ quan thống kê, cơ quan đăng ký kinh doanh, Tổng công ty Than Việt Nam. [...]...- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng cân đối kế toán - Thuyết minh báo cáo tài chính Ngoài ra, định kỳ ( quý, năm) công ty còn phải lập báo cáo quản trị theo yêu cầu để nộp lên cho tổng công ty Than Việt Nam như: Báo cáo trích và sử dụng khấu hao TSCĐ, báo cáo tăng giảm nguồn vốn kinh doanh . TỔNG QUAN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN 1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Hạch toán kế toán có vai trò rất quan trọng trong hệ thống. phòng kế toán: Trợ giúp kế toán trưởng trong việc điều hành, chỉ đạo các hoạt động hạch toán kế toán, thay kế toán trưởng điểu hành bộ máy kế toán khi kế toán