HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CP KIM TÍN

1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CP KIM TÍN 3.1 Đánh giá thực trạng về kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Kim Tín 3.1.1 Đánh giá chung Từ khi mới thành lập cho đến nay, Công ty Cổ Phần Kim Tín luôn là một trong những Công ty hàng đầu cung cấp các sản phẩm que hàn, vật liệu hàn với tính năng ổn định cao; Kinh tế thị trường phát triển là nhân tố, điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp phát triển; tuy nhiên bên cạnh những điều kiện thuận lợi các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của nó; Công ty Cổ Phần Kim Tín cũng không ngoài quy luật đó; Cho đến nay trên toàn quốc đã xuất hiện hơn mười nhà cung ứng que hàn cùng cạnh tranh với sản phẩm que hàn của Kim Tín; Là một doanh nghiệp ra đời sau nhưng Công ty CP Kim Tín đã nỗ lực tìm hiểu và phát triển hàng hóa của Công ty trong cả chất lượng và số lượng nên Công ty đã nhanh chóng khẳng định được vị thế của mình trên thị trường, tạo được uy tín với khách hàng. Mạng lưới kinh doanh rộng khắp cả nước, sản phẩm que hàn với thương hiệu ‘ Que hàn Kim Tín’ đã có thị phần lớn nhất Việt Nam hiện nay. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, cùng với sự phân công rõ ràng các chức năng của từng bộ phận; những cán bộ đầy nhiệt huyết với Công ty; có trình độ quản lý; Công ty đã và đang từng bước trẻ hóa đội ngũ cán bộ nhằm một mục đích chung là đưa hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng đạt hiệu quả cao. Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Kim Tín được tiến hành hạch toán một cách gọn nhẹ và dễ theo dõi; mọi đơn hàng đều được kế toán bán hàng cập nhật hàng ngày; ghi SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 1 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công chép liên tục theo trình tự thời gian và được đối chiếu hàng ngày với Thư ký bán hàng; khẳng định rằng mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xem xét phân tích kỹ, để phát hiện kịp thời các sai sót và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với chế độ tài chính đã quy định; Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định và phù hợp với các yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng lô hàng, loại mặt hàng, từng hợp đồng, rất thuận lợi cho việc tìm kiếm và kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Có thể thấy rằng việc tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Kim Tín đã tương đối hợp lý, đã phản ánh được chính xác kịp thời và trung thực các thông tin kinh tế tài chính; Bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán tại Công ty vẫn còn tồn tại những mặt hạn chế cần được khắc phục kịp thời để đảm bảo tính chính xác trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. 3.1.2 Về tổ chức bộ máy kế toán Trong công tác kế toán, Công ty đã chủ động xây dựng bộ máy kế toán theo quy mô vừa tập trung vừa phân tán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và bộ máy quản lý của Công ty; Việc phân chia nhiệm vụ giữa các phần hành trong bộ máy kế toán có tính khoa học cao; đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận; phản ánh kịp thời các thông tin kế toán tài chính cho việc ra quyết định. Phòng tài chính kế toán theo đúng như tên gọi của nó thực hiện đồng thời hai chức năng là tổ chức ghi chép sổ sách kế toán đồng thời quản trị tài chính cho doanh nghiệp; Công ty cũng đã áp dụng phần mềm kế toán vào trong công tác kế toán, giúp giảm thiểu công việc hàng ngày và tăng độ chính xác của các thông tin, làm giảm bớt được sự thiếu sót như quên hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Việc áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán còn giúp cho công tác kiểm tra đối chiếu được nhanh gọn và dễ dàng hơn; Tuy nhiên Công ty mới áp dụng kế toán máy nên hiện nay Công ty vẫn còn SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 2 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công phải sử dụng nhiều sổ sách bằng giấy, kế toán vừa ghi sổ theo dõi công nợ bằng thủ công, vừa ghi chép trên máy tính làm cho khối lượng công việc kế toán không những không được giảm nhẹ mà còn nhiều lên thêm mà lại không tận dụng được hết những tiện ích của phần mềm kế toán đang sử dụng. Công ty cần phải cho nhân viên tập huấn; mọi nhân viên phòng kế toán đều phải học về các nghiệp vụ kế toán máy để khi có người ốm hay phải nghỉ việc thì người khác có thể làm thay phần hành của người đó; tránh tình trạng ùn tắc công việc ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của Công ty. Phòng kế toán hiện nay có mười lăm người nhưng chỉ có sáu người tại văn phòng Công ty, nhờ có sự trợ giúp của phần mềm kế toán làm giảm khối lượng công việc rất nhiều nhưng các kế toán viên vẫn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành, điều đó làm tăng khả năng có những sai sót, gian lận trong quá trình làm việc; Một kế toán viên phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau khiến cho công tác kế toán chưa đảm bảo nhanh chóng; nhất là vào cuối năm khi mà cần quyết toán nhiều báo cáo; công việc kế toán tồn đọng lại nhiều gây khó khăn cho các kế toán viên trong việc lập các báo cáo cần thiết theo quy định đúng thời gian. 3.1.3 Về tổ chức chứng từ Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có rất nhiều loại chứng từ nhưng dù loại chứng từ nào thì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản; phải tuân thủ chặt chẽ trình tự lập; phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầu quản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ; kiểm tra của kế toán. Việc tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ nhìn chung đã đạt được sự luân chuyển hợp lý và có khoa học. Các chứng từ phát sinh đảm bảo phản ánh đúng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, làm bằng chứng để kiểm tra giám sát quá trình sản xuất kinh doanh. Trình tự mua hàng và bán hàng đều đảm bảo có đầy đủ các chứng từ cần thiết; việc tổ chức bán hàng của Công ty cũng rất chặt chẽ khi phân ra bán buôn và bán lẻ với các hợp đồng chiết khấu SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 3 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công để đảm bảo lợi ích cho khách hàng nhiều nhất; Mọi đơn hàng đều được kế toán bán hàng cập nhật hàng ngày và ghi chép liên tục theo trình tự thời gian và đối chiếu hàng ngày với thư ký bán hàng. Điều này khẳng định mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xem xét kỹ, phát hiện kịp thời các sai sót và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với chế độ tài chính quy định. Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu của các nghiệp vụ kinh tế; Chứng từ cũng đã được lưu giữ theo từng ngành hàng, từng mặt hàng; từng hợp đồng nên rất thuận lợi cho việc tìm kiếm và điều tra; kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Có thể nói rằng việc tổ chức chứng từ ở Công ty Cổ phần Kim Tín là tương đối hợp lý, phản ánh kịp thời và chính xác trung thực các thông tin kinh tế tài chính, quy trình luân chuyển hợp lý làm giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của Công ty; Về kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh nói riêng, nhằm đảm bảo cho việc hạch toán doanh thu bán các hàng hóa và giá vốn hàng hóa bán ra được cụ thể, kế toán đã tổ chức hệ thống sổ chi tiết theo từng mặt hàng. Việc này đã giúp cho ban lãnh đạo Công ty nắm bắt được nhu cầu của thị trường và hiệu quả kinh doanh của từng loại hàng để từ đó ra các quyết định hợp lý về tổ chức kinh doanh cũng như đầu tư công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Bên cạnh việc kiểm tra đối chiếu thường xuyên kế toán cũng không ngừng hợp lý hóa các thủ tục xử lý chứng từ như: giảm các thủ tục xét duyệt chứng từ tới mức tối đa; đồng thời thực hiện chương trình luân chuyển chứng từ theo quy định và phù hợp của nghiệp vụ kinh doanh; Khi áp dụng luật thuế giá trị gia tăng, công tác quản lý chứng từ cho thuế giá trị gia tăng đầu ra và thuế giá trị gia tăng đầu vào được chia thành hai mảng rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế giá trị gia tăng và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước. SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 4 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công 3.1.4 Về tài khoản kế toán phản ánh tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Là doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ nên hệ thống TK của Công ty tương đối đơn giản; được áp dụng theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên với số lượng các mặt hàng tương đối lớn việc mã hóa các mặt hàng đã giúp cho công tác kế toán giảm bớt phức tạp và thời gian. Tuy nhiên việc theo dõi hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán chi tiết trên tài khoản 521 sẽ làm việc theo dõi khó khăn hơn, dễ xảy ra nhầm lẫn giữa tài khoản này với tài khoản khác. Vì thế Công ty nên nên áp dụng tài khoản 531- Hàng bán bị trả lại và tài khoản 532 - Giảm giá hàng bán thay cho việc chi tiết tài khoản 521 thành 5212-Hàng bán bị trả lại và 5213- Giảm giá hàng bán để việc hạch toán được rõ ràng, tránh nhầm lẫn giữa tài khoản 5211, TK 5212 và TK 5213. 3.1.5 Về bộ sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán Nhật ký chung; tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký; Hiện nay Công ty đã sử dụng hệ thống kế toán máy nên công việc cũng tương đối đơn giản, kế toán có thể kiểm tra cân đối một cách dễ dàng và nhanh chóng; Nhìn chung việc áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung là tương đối đơn giản; giúp cho khối lượng công việc của kế toán đơn giản và gọn nhẹ hơn rất nhiều; tuy nhiên đội ngũ kế toán của công ty cũng nên học cách áp dụng theo các hình thức ghi sổ khác một cách thuần thục để nâng cao trình độ của mình. Để theo dõi chi tiết về tiêu thụ và kết quả tiêu thụ kế toán Công ty đã mở các sổ chi tiết theo các mặt hàng. Tuy nhiên Công ty cũng nên mở các sổ theo dõi tổng hợp kết quả kinh doanh của từng kho hàng trực thuộc để nắm rõ được nhu cầu về thị trường tiêu thụ cũng như các chính sách tiêu thụ đã áp dụng phù hợp như thế nào đối với từng địa phương để có thể đưa ra những chiến lược kinh doanh tốt nhât để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất. SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 5 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công 3.1.6 Về hệ thống báo cáo kết quả kinh doanh Công ty có kỳ lập báo cáo tài chính theo năm, hệ thống báo cáo tài chính gồm có bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả kinh doanh; thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Công ty tiến hành lập báo cáo kế toán khi kết thúc kỳ kế toán năm và nộp cho Bộ tài chính sau khi kết thúc kỳ kế toán là ba tháng; Các báo cáo này được lập dựa trên các thông tin đầy đủ đã được kế toán phản ánh hằng ngày, cung cấp thông tin chính xác cho người quan tâm cả trong và ngoài Công ty. Hệ thống báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty được lập theo đúng quy định của Bộ tài chính về các báo cáo phải lập và thời hạn lập báo cáo. Báo cáo kết quả kinh doanh được trình bày một cách trung thực và hợp lý, phản ánh đúng kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán. Tuy kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính là cánh tay đắc lực giúp cho Giám đốc nắm rõ tình hình hoạt động của Công ty nhưng Công ty nên thành lập hệ thống kế toán quản trị, phân tích tình hình kinh doanh theo cách hợp lý nhất giúp cho Giám đốc và ban quản lý có thể nắm rõ một cách chi tiết từng mặt hàng, từng chi nhánh, phục vụ cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo Công ty. 3.1.7 Về kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ Tiêu thụ hàng hóa là khâu quan trọng nhất trong doanh nghiệp thương mại; quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp; kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ cũng đóng một vai trò quan trọng không kém. Bởi phần hành này phản ánh một cách trực tiếp các thông tin về hàng hóa; khách hàng; thị trường tiêu thụ; và khả năng bù đắp chi phí, tạo ra lợi nhuận trong kỳ. Nếu có bất kỳ một sự hạn chế nào trong công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh đều làm ảnh hưởng đến tính chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán tại doanh nghiệp; Tại Công ty Cổ phần Kim Tín công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh được tiến hành hạch toán SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 6 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công một cách gọn nhẹ, dễ theo dõi. Mọi đơn hàng đều được kế toán bán hàng cập nhật hàng ngày, ghi chép liên tục theo trình tự thời gian và đối chiếu hàng ngày với Thư ký bán hàng ; Khẳng định rằng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được xem xét phân tích kỹ, phát hiện kịp thời các sai sót và điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với chế độ tài chính đã quy định; Quy trình luân chuyển chứng từ được thực hiện theo đúng quy định và phù hợp với các yêu cầu của nghiệp vụ kinh tế; Chứng từ được lưu trữ cẩn thận theo từng lô hàng; từng hợp đồng; thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. 3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Kim Tín 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín Thông tin kế toán tài chính cần được cập nhật một cách nhanh chóng và chính xác. Với bộ máy kế toán bố trí như hiện nay thì yêu cầu này không được đảm bảo, vì với khối lượng công việc ngày càng nhiều mà các kế toán ở phòng kế toán của Công ty đang phải kiêm nhiệm rất nhiều phần hành. Dẫn đến thông tin kế toán sẽ không được cung cấp kịp thời và chính xác; lại còn có thể dẫn đến sự gian lận sai sót khi không tách bạch được trách nhiệm của thủ quỹ với các kế toán khác trong phòng. Vì vậy Công ty nên có thêm một số kế toán mới để đảm nhận bớt công việc. Đồng thời việc trang bị máy tính cho phòng kế toán cũng cần phải được xem xét thường xuyên, luôn cập nhật những phần mềm diệt virut hiệu quả cao để cho máy luôn trong tình trạng tốt, không bị virut làm ảnh hưởng đến công việc cũng như các dữ liệu lưu trữ trong máy. Mặt khác máy của kế toán trưởng là máy chủ, các kế toán viên muốn vào phần mềm kế toán phải liên kết với máy chủ nên máy chủ phải được trang bị là máy hiện đại để không bị nghẽn mạng hay hư hỏng khiến cả phòng không làm việc được. Công ty cũng nên có một nhân viên kế toán thường xuyên đi kiểm tra tình hình hạch toán kế toán ở các kho hàng tại các chi nhánh để tránh tình SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 7 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công trạng sai sót dồn tích lâu ngày và để kế toán tại kho hàng đó nâng cao trách nhiệm cũng như trình độ chuyên môn của mình. 3.2.2 Hoàn thiện kế toán máy Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán AC Soft nhưng cũng mới bắt đầu đưa vào sử dụng, vì thế các kế toán viên chưa được nắm bắt kỹ về các chức năng của phần mềm kế toán. Công tác kế toán tiêu thụ nếu được làm trên phần mềm kế toán sẽ làm giảm thời gian tính toán cũng như thời gian ghi chép và kết chuyển số liệu. Cụ thể, khi nhận được đơn hàng, kế toán tiến hành nhập số liệu lên máy để in phiếu xuất kho, số liệu từ đó được lưu chuyển tới các phần hành có liên quan. Cuối tháng kế toán cần kiểm tra lại số liệu đã có trong máy xem có bị sai hay nhầm lẫn không 3.2.2 Hoàn thiện kế toán kết quả tiêu thụ Do Công ty kinh doanh theo cả ba hình thức bán buôn, bán lẻ, và cả bán hàng ở các chi nhánh trực thuộc. Công ty nên lập bảng kê hàng hóa theo ngày nhằm xác định kết quả tiêu thụ theo từng hình thức bán buôn, bán lẻ và lượng hàng bán ra ở các chi nhánh để tiện theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh theo từng phương thức, từ đó có những chính sách khen thưởng đối với nhân viên bán hàng, với nhân viên kinh doanh hoặc khen thưởng với chi nhánh nào đạt kết quả tốt nhất tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn. Mẫu sổ như sau: SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 8 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công BẢNG KÊ HÀNG HÓA BÁN THEO NGÀY TT Mặt hàng Bán buôn qua kho Bán buôn không qua kho Bán lẻ Tổng cộng Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1 2 3 … Cộng Tiền hàng Thuế GTGT (10%) Chi phí vận chuyển Tổng tiền thanh toán Kèm theo… chứng từ gốc, từ số…đến số… Ngày / /200 Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 2.17 : Bảng kê hàng hóa theo ngày SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 9 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành PGS.TS.Nguyễn Văn Công KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, doanh nghiệp muốn đứng vững và phát triển thì các nhà quản lý doanh nghiệp phải xây dựng được kế hoạch kinh doanh thật hiệu quả. Việc hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán tiêu thụ hàng hóa và kết quả tiêu thụ nói riêng phục vụ cho yêu cầu quản lý là tất yếu và cần thiết. Qua đây ta có thể thấy được sự khác nhau giữa lý luận và thực tiễn do có những đặc điểm riêng trong từng doanh nghiệp. Bởi vậy việc vận dụng lý luận cho phù hợp với thực tiễn mà vẫn đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ một cách chính xác có hiệu quả và đúng với chế độ kế toán là rất cần thiết. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Kim Tín em đã nghiên cứu và tìm hiểu về quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty. Trong khuôn khổ có hạn của chuyên đề; em không thể đề cập đến mọi khía cạnh; mọi vấn đề của kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ. Chuyên đề của em đã khái quát về Công ty, thực trạng hoạt động cùng một số ý kiến hoàn thiện về kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty. Do hạn chế hiểu biết và lý luận, thời gian nghiên cứu thực tế tại công ty có hạn nên trong quá trình nghiên cứu và trình bày không tránh khỏi những sai sót, hạn chế. Em rất mong được sự góp ý của các thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS.Nguyễn Văn Công đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em trong quá trình viết chuyên đề này. SVTH: Nguyễn Thị Kim Ngân Kế toán 47C 10 . Văn Công HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CP KIM TÍN 3.1 Đánh giá thực trạng về kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty. nhằm hoàn thiện kế toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Kim Tín 3.2.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Kim Tín Thông