MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG UỶ QUYỀN TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THÀNH CÁT

MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG UỶ QUYỀN TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THÀNH CÁT I. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng uỷ quyền tại công ty thương mại dịch vụ Thành Cát 1. Những nhân tố xác định mức độ phân quyền trong công ty 1.1. Giá trị của quyết định Những quyết định quan trọng nhất thiết phải được giám đốc quyết định hoặc phải được thông qua giám đốc các trưởng phòng và nhân viên không đựơc tự tiện đưa ra nhằm đảm bảo quyết định đưa ra sẽ chính xác hơn. Những công việc không quan trọng thì giao cho các trưởng phòng và nhân viên giải quyết để giảm bớt gánh nặng, tuy nhiên có những quyết định giám đốc cần bàn bạc với các trưởng phòng và nhân viên của mình vì nó sẽ giúp giám đốc hiểu biết hơn về vấn đề đó. 1.2. Mong muốn có sự nhất quán trong chính sách Để có thể đạt được một cách tốt nhất cần thống nhất không gây chồng chéo trong chính sách, không gây phân tán nguồn lực trong công ty. Phải đảm bảo cơ cấu tổ chức tránh không gây phân chia quyền hạn, đảm bảo nguyên tắc không lẫn lộn giữa bộ phận này và bộ phận khác. Các chính sách của công ty cần đưa xuống dưới bằng cấp trực tiếp của mình. 1.3. Đường lối quả lý Công ty phụ thuộc vào định hướng ban đầu khi thành lập công ty tuy nhiên nền kinh tế biến động liên tục có những đường lối không còn phù hợp vì vậy cần bàn bạc thêm với các trưởng phòng của mình để có những định hướng cho công ty có hướng đI phù hợp hơn với sự phát triển kinh tế. 1.4. Tính độc lập Tuy tính độc lập trong công ty là rất cao thế nhưng không thể có thể làm cho phòng mình tách bạch giữa các phòng với nhau. Mỗi trưởng phòng cần phải liên hệ báo cáo với giám đốc về hoạt động của phòng mình, giám đốc cũng cần xuống xem xét giám sát tình hình hoạt động của từng phòng. 1.5. Biện pháp kiểm tra Giám đốc sử dụng nhiều biện pháp kiểm tra một lúc như đột nhiên xuống kiểm tra các phòng, có thể tự mình chất vấn nhân viên nhằm tìm ra vấn đề trong phòng đó. Giám đốc giao việc cho phòng nào thì cần có phương pháp kiểm tra phòng đó nhằm làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. 1.6. Năng động trong kinh doanh Khi giao việc cho nhân viên của mình giám đốc cần phải chấp nhận rủi ro có thể đem lại thế nhưng cần phải làm chắc chắn không thể thờ ơ với quyết định trao quyền của mình. Cần giao quyền theo đúng chức năng nhiệm vụ của từng người và tránh làm được việc này lại bỏ việc kia. 1.7. Tác động của môi trường Những việc thuộc chức năng của các nhân viên thì giám đốc không nên tự mình làm vì nó sẽ giảm tính hiệu quả của công việc những quyết định cần phải xem nó bị tác động như thế nào từ pháp luật của nhà nước cho tới tác động của các tổ chức kinh doanh khác. 2. Nguyên tắc giao quyền 2.1. Giao quyền theo kết quả mong muốn Nguyên tắc này cần được đảm bảo, mỗi phòng ban đều có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt nhau vì vậy cần giao quyền đúng chức năng, nhiệm vụ của phòng đó tránh trường hợp công việc của phòng này lại giao cho phòng khác xử lý, khi mà công việc đó không biết cụ thể nên giao cho phòng nào thì cần đưa ra bàn bạc với các trưởng phòng để đưa ra quyết định chính xác hơn. 2.2. Nguyên tắc xác định theo chức năng Nguyên tắc này nếu bị vi phạm thì có ảnh hưởng rất xấu tới công việc, nó ảnh hưởng tới kết quả cuối cùng công việc. Khi xác định cơ cấu tổ chức thì mỗi phòng đã có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt vì thế công việc nào cần được hoàn thành thì giám đốc cần giao cho đúng với công việc thuộc về phòng đó, các phòng cũng cần phải xem xét khi nhận công việc đó về phòng của mình, tránh trường hợp vơ lấy để lấy công lao, làm như vậy công việc sẽ không đạt được kết quả cao mà có khi lại làm hỏng việc. Như việc thiết kế mẫu thì giao cho xưởng thiết kế không nên giao cho xưởng chế tác làm nhiệm vụ đó nếu giao thì có thể cũng hoanv thành được thế nhưng do không đúng chuyên ngành nên sản phẩm đưa ra chắc chắn không đạt yêu cầu. 2.3. Nguyên tắc bậc thang Nguyên tắc này cần được đảm bảo vì nó là quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới, trái nguyên tắc này sẽ không phân biệt được giữa các cấp. Công việc của ai thì cần phân biệt rõ ràng không gây trùng lắp và không để phòng nọ lẫn lộn với phòng kia. Các công việc sẽ theo thứ tự giám đốc nên ra quyết định thông qua trưởng phòng, các trưởng phòng thông qua các tổ trưởng, tổ trưởng sẽ thông báo cho nhân viên, tránh tình trạng ra quyết định thông qua từ cấp không trực tiếp của mình. Tuy nhiên cần linh động có những công việc có thể nhân viên trực tiếp báo cáo cho giám đốc trưởng phòng, đó phải là những công việc quan trọng. 2.4. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc Giám đốc đảm bảo quyền hạn cho từng cấp bậc, những việc mà trưởng phòng, tổ trưởng nhân viên được làm không được làm cần giao phó quyền hạn cấp trên phải có quyền hơn cấp dưới tránh việc uỷ quyền cho cấp phó công việc quan trọng hơn cấp trưởng. Các cấp dưới cần phải tôn trọng quyền của cấp trên của mình, không thể làm trái với chức phận của mình, việc đùn đẩy công việc lên cấp trên là điều không nên 2.5. Nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh Công ty cần phải xác định sự trình báo của cấp trên của mình ngày càng tốt hơn, nguyên tắc này được đảm bảo thì sẽ có kết quả rất tốt. Một quyền hạn nên được trao cho càng ít người càng tốt nhằm làm tăng tính khả thi của công việc, ít người được giao quyền sẽ làm tăng ý thức trách nhiệm của số người đó, giảm được mâu thuẫn về quyền hạn nghĩa vụ. 2.6. Nguyên tắc tính tuyệt đối trong trách nhiệm công việc thuộc về trách nhiệm của ai thì người đó nên cố gắng hoàn thành tránh không chịu nhận công việc đó từng thành viên trong công ty đã được giao công việc nhiệm vụ chức năng rõ dàng. Giám đốc cũng không nên ép buộc các nhân viên của mình làm trái với chức năng nhiệm vụ của họ nhằm làm tăng tính hiệu quả trong công việc. Mà công việc của phòng nào thì cũng tự làm lấy vì khi đưa sang phòng khác thì phong kia cũng khó mà hoàn thành tốt được. 2.7. Nguyên tắc tương xứng quyền hạn va trách nhiệm Nguyên tắc này rất quan trọng, công việc có thành công hay không là hoàn toàn phụ thuộc vào nó, vì công việc đựơc trao cho ai thì người đó sẽ phải chịu trách nhiệm đối với công việc của mình, không thể đùn đảy sai lầm của mình cho người khác. Mỗi công việc đều có đặc thù riêng biệt nên quy trách nhiệm thì cũng phải đúng người đúng việc, các trưởng phòng điều hành công việc của phòng mình thì phải chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng mình, tổ trưởng cũng vậy. Các nhân viên khi được trao cho việc gì thì cũng nên làm cho tốt và phải chịu trách nhiệm về công việc đó của mình. Giám đốc cần áp dụng chế độ thưởng phạt hợp lý để làm tăng ý thức trách nhiệm của nhân viên đối với công việc của mình. 3. Những công việc nào có thể uỷ quyền cho cấp dưới 3.1. Uỷ quyền trên góc độ thời gian 3.1.1. Giai đoạn nhận biết Giám đốc cần nắm bắt được công việc của các phòng một cách cụ thể khi điều tra nghiên cứu sẽ không nói trước ý đồ của mình. Khi điều tra kết thúc thì công bố kết quả nhưng tránh gây cho nhân viên của mình lo lắng, thiếu tin tưởng đối với công việc của họ. Cần tránh trường hợp làm mất đoàn kết trong các nhân viên. 3.1.2. Giai đoạn quyết sách Giám đốc và các trưởng phòng sẽ phải tự đưa ra không thể trao cho cấp dưới, gặp các vấn đề khó khăn thì cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia, sự tham mưu của các đồng nghiệp đây là giai đoạn hết sức quan trọng cần phải được tôn trọng, tránh khi ra quyết định lại thờ ơ với nó vì nó sẽ gây hậu quả rất lớn về sau. 3.1.3. Giai đoạn tổ chức Giám đốc nên uỷ quyền cho nhân viên của mình để giảm bớt gánh nặng trong công việc, giám đốc chỉ nên tập trung vào hai giai đoạn trước đó là giai đoạn quyết sách và giai đoạn nhận biết. Nhưng giám đốc cũng phải nắm bắt được tình hình công việc của từng phòng ban và phải liên tục đôn đốc gám sát công việc của họ. 3.1.4. Giai đoạn kiểm tra Giám đốc cần tập trung vào kiểm tra công việc và cũng nên trao cho nhân viên của mình những công việc nhỏ hơn. Giai đoạn này các trưởng phòng phải giúp giám đốc những công việc mình có thể làm được để cấp trên rảnh tay hơn thực hiện công việc của mình. 3.2. Uỷ quyền trên góc độ không gian Công việc qua trọng liên quan tới toàn bộ công ty giám đốc sẽ phải tự đưa ra quyết định và phải đích thân thực hiện không thể giao cho các nhân viên xử lý thay. Công việc thuộc bộ phận và chức năng của phòng nào thì nên giao cho họ. - Giám đốc nên tập trung vào việc như tìm hiểu thị trường, tìm khách hàng mới, tìm nguyên vật liệu mới có giá rẻ hơn và tốt hơn. Còn công việc mẫu mã mới, giao hàng v.v…thì giao cho các nhân viên làm nhằm làm tăng tính hài hoà trong công ty - Giám đốc đích thân phải xuống công ty để xử lý xung đột trong công ty giữa các phong ban, nhân viên nhằm làm tăng tính hoà thuận trong công ty, hài hoà giữa các lợi ích. - Giám đốc nên uỷ quyền theo đúng sở trường của mỗi người khi đó sẽ kích thích được sự làm việc của họ cao hơn. Nếu không ai thích hợp thì có thể đi thuê nơi khác, tránh cố ép buộc sẽ gây ra kết quả không như mong muốn. 4. Để đạt được mức độ phân quyền như mong muốn 4.1. Người lãnh đạo phải hiểu rõ sự phân quyền Khi giám đốc, trưởng phòng giao việc cho ai thì cũng cần nắm bắt được công việc đó được thực hiện như thế nào, người đó sẽ hoàn thành công việc của mình hay không. Giám đốc cần phải lập ra hệ thống các mục tiêu cần đạt được 4.2. Sự chỉ bảo của người lãnh đạo Giám đốc nên giúp các nhân viên của mình để họ có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Khi giao việc cho ai thì cần phải nhận biết người đó có năng lực về việc đó hay không, khi nhân viên gặp khó khăn trình bày với giám đốc giám đốc không nên lẩn trốn mà phải cùng họ bàn bạc và cùng đưa ra giải pháp để giảI quyết vấn đề. 5. Những lệch lạc cần tránh khi trao quyền 5.1. Trao quyền nửa vời Giám đốc không nên bởi vì mỗi công việc đều có nét đặc trưng riêng, giám đốc cũng có thể không biết phải làm gì với công việc đó nên khi trao quyền cho họ thì chỉ nên gắn trách nhiệm cuả họ đối với công việc đó chứ không gây cản trở đối với họ cần phải tin tưởng họ khi giao việc đó cho họ. Khi giao quyền giám đốc nên gắn trách nhiệm để họ hoàn thành điều đó sẽ giúp cho nhân viên cố gắng hoàn thành trách nhiệm của mình mà không lo sợ. 5.2. Trao quyền vượt cấp Nên tôn trọng nguyên tắc bậc thang và nguyên tắc tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm, một khi hai nguyên tắc này được đảm bảo thì việc trao quyền vượt cấp sẽ khó mà xẩy ra được. 6. Đôn đốc giám sát sau khi uỷ quyền 6.1. Chất vấn tìm ra vấn đề Các giám đốc và trưởng phòng tự tìm cách tháo gỡ, tìm hiểu ngọn nguồn cụ thể công việc đó vì sao không hoàn thành nhằm tìm ra giải pháp giải quyết vấn đề. Khi tìm ra vấn đề nên kịp thời điều chỉnh nó. 6.2 Quan sát để nhận biết nhân tài Giám đốc nên liên tục tổ chức các cuộc thi cho nhân viên như : Thi tay nghề, thi kỹ năng quản lý v.v… Và cũng cần coi trọng khi tuyển nhân viên, vì đây là nguồn lao động về tương lai của công ty. 6.3. Mời tham mưu giúp đỡ Mời tham mưu sẽ giúp giám đốc giảm bớt thời gian khi ra quyết định nó sẽ có chất lượng khi được tham khảo ý kiến chuyên gia về chính công việc đó. II. Kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng uỷ quyền tại công ty thương mại dịch vụ Thành Cát 1. Đối với giám đốc Giám đốc cần tăng thêm sự uỷ quyền cho nhân viên của mình hơn nữa, bởi vì hiện nay cạnh tranh trên thị trường đồ mỹ nghệ là hết sức khốc liệt, xuất hiện rất nhiều đối thủ cạnh tranh mới v.v… Việc uỷ quyền sẽ giúp cho giám đốc rảnh tay hơn công việc quan trọng như tìm kiếm thị trường mới, tìm đầu vào với giá rẻ hơn, tăng cương sự hợp tác với các doanh nghiệp khác. Những công việc có thể giao cho nhân viên thì nên giao cho họ nhằm làm cho họ tin tưởng mà làm việc, nhưng khi xẩy ra vấn đề giữa các nhân viên thì nên tự mình giải quyết nhằm làm hài hoà các mối quan hệ trong công ty. Khi uỷ quyền thì có thể cho nhân viên mình tự quyết định một số công việc như vậy sẽ tăng được kỹ năng quản lý của họ, tăng kinh nghiệm cho họ, thế nhưng cần phải kiểm soát được họ, tránh trường hợp bỏ không cho họ để họ tự ý làm. Một khi mà không khống chế được họ thì có khi sẽ xẩy ra lật quyền Cần phải đảm bảo quyền hạn tương xứng với trách nhiệm cho nhân viên của mình, áp dụng chế độ thưởng phạt hợp lý nhằm kích thích họ làm việc 2. Đối với nhân viên Cần phải tôn trọng ý kiến của giám đốc, khi giám đốc uỷ quyền thì cân phải hoàn thành cho tốt vì chỉ khi giám đốc tin tưởng thì mới uỷ quyền cho mình làm việc đó. Các trưởng phòng cần quan hệ chặt chẽ với nhau tránh những xung đột không cần thiết như tranh giành quyền lực để lập công mà quan hệ với nhau trở nên xấu đi, công ty chi kinh doanh đồ mỹ nghệ nên các phòng quan hệ chặt chẽ với nhau nếu phòng này xích mích với phòng kia thì sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty. Các trưởng phòng cần quan hệ tốt với nhau để nhân viên làm gương KẾT LUẬN “ Với thể thức cũ kỹ của phân công, người lãnh đạo có thể là ra lệnh cho cấp dưới hy vọng rằng họ hoàn thành nhiệm vụ thì không thấp hơn nhiều so với tiêu chuẩn. Đối chiếu với cái đó, nếu chế độ trao quyền vận dụng cho tốt thì sẽ kích thích mỗi cá nhân cà nhóm công tác tác chiến, không chỉ chấp hành mệnh lệnh của cấp trên, mà còn có thể làm việc sáng tạo, chủ động cải tiến sản phẩm, dịch vụ và kế hoạch”. 1 Thế giới bước sang thế kỷ XXI xã hội ngày càng phát triển với những nền kinh tế hùng mạnh như : Mỹ, Nhật, Đức v.v…Tuy nhiên việc quản lý nó là điều không đơn giản vì vậy công việc uỷ quyền ngày càng được nâng cao hơn nữa. Các tập đoàn kinh tế rất coi trọng công việc uỷ quyền nó sẽ giúp công ty có mức độc lập cao nhưng vẫn khống chế có hiệu quả không bị tách rời Việt Nam cũng vậy với dân số đông nền kinh tế đang phát triển, còn manh mún nhưng trong hoạt động quản lý cũng rất phức tạp, tuy nhiên uỷ quyền cũng đã được coi trọng thực tiễn vì nó đã cho thấy nền kinh tế ngày càng phát triển . Uỷ 1 Thế kỷ XXI- l m lãnh à đạo như thế n o ? Chu Trà ọng Lương dịch NXB HN 2003 trang 64 quyền sẽ giúp cho các doanh nghiệp ngày càng vững chắc hơn, góp phần vào thành công của công ty và sự phát triển của đất nước. Công ty thương mại dịch vụ Thành Cát là công ty tư nhân chuyên về đồ mỹ nghệ trong mấy năm qua đã phát triển không ngừng doanh thu đã không ngừng tăng, thị trường liên tục được mở rộng, số lượng nhân viên tăng điều đó cho thấy công việc quản lý của công ty là rất tốt, nó đã đem lại hiệu quả. Điển hình là việc uỷ quyền trong công ty nó là tương đối tốt từ cấp lãnh đạo cho tới nhân viên, lãnh đạo đã xây dựng cho mình một kỹ năng quản lý phong phú đạt hiệu quả cao, các nhân viên cũng đã tìm được cho mình chỗ làm thích hợp cùng với bộ phận lãnh đạo hiểu tâm lý, luôn tin tưởng nhân viên của mình và cũng đảm bảo cho cuộc sống Tuy còn những khó khăn cần phải khắc phục như cạnh tranh ngày càng khốc liệt hơn, giá cả đầu vào liên tục tăng v.v…Nhưng với sự đồng thuận của cấp lãnh đạo và nhân viên trong công ty thì chắc chắn công ty sẽ ngày một thành công hơn. Trong thời gian thực tập ở công ty em thấy công ty đã có những thành công nhất định về quản lý. Tuy nhiên việc nâng cao chất lượng uỷ quyền trong công ty là cần thiết nó sẽ giúp cho công ty ngày càng phát triển vững chắc hơn. Chuyên đề của em được sự chỉ dẫn tận tình của cô giáo tiến sĩ Nguyễn Thị Hồng Thuy, sự giúp đỡ của các nhân viên trong công ty thương mại dịch vụ Thành Cát và chú giám đốc công ty ngoài ra còn có sự giúp đỡ và chỉ bảo của các thầy cô trong khoa Khoa Học Quản Lý, các bạn cùng lớp. Em xin chân thành cảm ơn cô Tiến sĩ Nguyễn Thị Hồng Thuỷ, các thầy cô trong khoa Khoa Học Quản Lý, các nhân viên trong công ty thương mại dịch vụ [...].. .Thành Cát và toàn thể các bạn cùng lớp đã giúp đỡ em hoàn thành bài chuyên đề này Do kiến thức có hạn và thời gian còn hạn chế nên bà viết của em còn có những khiếm khuyết nhất định Em rất mong được sự gop ý của thầy cô và các bạn để em có thể nâng cao bài viết của mình tốt hơn Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2005 Sinh viên thực . MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG UỶ QUYỀN TRONG CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ THÀNH CÁT I. Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng uỷ quyền. chất lượng khi được tham khảo ý kiến chuyên gia về chính công việc đó. II. Kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng uỷ quyền tại công ty thương mại dịch vụ Thành