THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH HÀO QUANG

2.1.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hào Quang Tổ chức bộ máy kế toán công ty theo hình thức tập trung chuyên sâumỗi người trong phòng kế toán được phân công phụ trác

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH

THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH HÀO QUANG

2.1 Khát quát chung về Công Ty TNHH Hào Quang

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công Ty TNHH Hào Quang

Công Ty TNHH Hào Quang là Công Ty TNHH có 2 thành viên đượcthành lập ngày 30 tháng 3 năm 2004 giấy phép kinh doanh số 0302001123 doÔng Nguyễn Quang Hào làm giám đốc Địa chỉ trụ sở chính công ty tại số 9ATiểu khu Đường - Thị Trấn Phú Minh – Huyện Phú Xuyên - Tỉnh Hà Tây.Ngành nghề kinh doanh :

+ Kinh doanh các loại khoá cửa, bản lề, phụ kiện cửa và các sản phẩmchế tạo từ INOX

+ Kinh doanh điện thoại di động, thiết bị nghe nhìn, chống trộm

………

Khi mới thành lập công ty chỉ hoạt động trên địa bàn nhỏ, đến nay đãphát triển thêm nhiều văn phòng đại diện ở các tỉnh tạo việc làm cho nhiều laođộng

Hiện nay công ty kinh doanh các mặt hàng chủ yếu là: Khoá cửa, bản

lề, phụ kiện cửa, điện thoại di động, thiết bị nghe nhìn, chống trộm Tháng 9tới công ty sẽ kinh doanh thêm các mặt hàng như là: cửa gỗ công nghiệp, cửanhựa, ván sàn, ………

Bộ máy quản lý của công ty theo hình thức tập trung, chức năng gọnnhẹ chuyên sâu Tổ chức bộ máy gồm có:

- Giám đốc: là người đứng đầu, đại diện cho tư cách pháp nhân củacông ty và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động kinh doanhcủa công ty

- Dưới Giám đốc là 2 phó giám đốc và phòng kế toán:

+ Phó giám đốc điều hành kinh doanh: Chịu trách nhiệm quản lý điềuhành các trưởng văn phòng về phương hướng kinh doanh và phát triển thịtrường.

+ Phó giám đốc giám sát: Chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều động nhân lực

và quản lý giám sát các đại lý của công ty, nguồn vốn gửi điểm của công ty

+ Phòng kế toán nghiệp vụ: Quản lý và thực hiện chặt chẽ chế độ tài vụcủa công ty theo đúng nguyên tắc quy định của nhà nước và ban giám đốccông ty Hoàn thành việc quyết toán sổ sách và báo cáo tài chính, lưu trữ vàbảo mật hồ sơ chứng từ…Thực hiện đúng nguyên tắc về chế độ tiền lương,thưởng theo quy định Quản lý trực tiếp các quỹ của công ty, theo dõi và báocáo kịp thời tình hình tài chính cho giám đốc

2.1.2.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Hào Quang

Tổ chức bộ máy kế toán công ty theo hình thức tập trung chuyên sâumỗi người trong phòng kế toán được phân công phụ trách một công việc nhấtđịnh do vậy công tác kế toán tại công ty là tương đối hoàn chỉnh hoạt độngkhông bị chồng chéo lên nhau Phòng kế toán của công ty có 5 người trong đó

có kế toán trưởng, 3 kế toán viên và 1 thủ quỹ

- Chức năng: Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tàichính kế toán trong công ty theo chế độ chính sách của nhà nước về quản lýtài chính

- Nhiệm vụ: Thực hiện ghi chép phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tếphát sinh vào các tài khoản có liên quan Lập báo cáo, cung cấp số liệu, tàiliệu của công ty theo yêu cầu của giám đốc công ty và của cơ quan quản lýnhà nước Lập kế hoạch, kế toán tài chính, tham mưu cho giám đốc về cácquyết định trong việc quản lý công ty

-Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp

luật về toàn bộ công việc kế toán của mình tại công ty Có nhiệm vụ theo dõi

Kế toán trưởng

Kế toán thanh toán

Kế toán

tổng hợp

Kế toán vật tư

Thủ quỹ

chung, chịu trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức, phân công kiểm tra các côngviệc của nhân viên kế toán

-Kế toán viên bao gồm :

+Kế toán tổng hợp: Tập hợp toàn bộ các chi phí chung của công ty và

các hoạt động dịch vụ khác của công ty Giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả cácphần hành và ghi sổ cái tổng hợp của công ty

+ Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ của công ty với các bạn

hàng trong và ngoài nước Thông báo cho kế toán trưởng các khoản nợ đếnhạn phải thanh toán và tình hình thu nợ

+Kế toán thanh toán: Ghi chép kịp thời các nghiệp vụ thanh toán phát

sinh, tính toán tiền lương và các khoản trích theo lương, tiến hành phân bổcác khoản chi phí lương, chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo đúng chế

độ kế toán hiện hành

+Kế toán kho: Cập nhật chi tiết lượng hàng hoá xuất bán trong kỳ và

lượng hàng hoá mua vào của công ty Dựa vào các chứng từ xuất nhập vật tưcuối tháng tính ra số tiền phát sinh và lập báo cáo

+Thủ quỹ: Phản ánh thu, chi, tồn quỹ tiền mặt hằng ngày đối chiếu tồn

quỹ thực tế với sổ sách để phát hiện những sai sót và xử lý kịp thời đảm bảotồn quỹ thực tế tiền mặt cũng bằng số dư trên sổ sách

Sơ đồ 2.1: Tổ chức công tác kế toán

2.2 Thực trạng thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Hào Quang

2.2.1 Đặc điểm về lao động của công ty TNHH Hào Quang

Công ty TNHH Hào Quang là công ty thương mại, do vậy công tykhông đòi hỏi tất cả mọi người đều phải có trình độ đại học mà chỉ bắt buộcđối với các trưởng văn phòng đại diện và những người làm trong phòng kếtoán là phải có bằng đại học Tại công ty tỉ trọng của những người có trình độcao đẳng và trung cấp chiếm 64% trên tổng số CBCNV toàn công ty và nóđược thể hiện qua bảng đánh giá sau:

Bảng biểu 2.2: Đặc điểm lao động của công ty TNHH Hào Quang

Công ty TNHH Hào Quang chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệcao nên tiền lương được trả theo sản phẩm Tức là công ty sẽ căn cứ vào sốlượng sản phẩm, khối lượng công việc thực tế đạt được và đơn giá tiền lươngquy định cho từng loại sản phẩm, công việc để tính ra tiền lương phải trả

2.2.2 Nguyên tắc trả lương và phương pháp trả lương.

Việc chi trả lương ở công ty do thủ quỹ thực hiện, thủ quỹ căn cứ vàocác chứng từ: “Bảng Thanh Toán Tiền Lương”, “Bảng Thanh Toán BHXH”

để chi trả lương và các khoản khác cho CBCNV, nhận tiền lương mọi ngườiphải ký tên vào bảng thanh toán tiền lương Nếu trong một tháng mà côngnhân viên chưa nhận lương thì thủ quỹ lập danh sách chuyển họ tên, số tiềncủa công nhân viên đó từ bảng thanh toán tiền lương sang bảng kê thanh toánvới công nhân viên chưa nhận lương

- BHXH được trích hàng tháng theo tỷ lệ 20% trên tổng số lương cơ bản.Trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% trừ vào thu nhập củangười lao động.

- BHYT được trích hàng tháng theo tỷ lệ 3% trên tổng số lương cơ bản.Trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% tính vào thu nhập củangười lao động

- KPCĐ được trích 2% trên tổng số lương thực tế, trong đó cả 2% đềutính vào chi phí sản xuất kinh doanh

Hệ số lương cấp bậc bình quân của Công ty tính theo năm công tác Cuốitháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công hàng tháng, bảng phân bổ tiềnlương và BHXH để ghi vào sổ cái TK 334

Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người laođộng được thực hiện tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp Thời gian đểtính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàngtháng Căn cứ để tính là chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả laođộng và các chứng từ khác có liên quan ( giấy nghỉ phép, quyết định ngừngviệc …) Tất cả các chứng từ trên phải được kế toán kiểm tra trước khi tínhlương, tính thưởng và bảo đảm được các yêu cầu chứng từ kế toán

Sau khi kiểm tra các chứng từ, kế toán tiến hành tính lương, tính thưởng,tính trợ cấp phải trả cho người lao động theo hình thức trả lương, trả thưởng,theo hình thức khối lượng công việc thực tế đạt được Trên cơ sở các bảngthanh toán lương, thưởng, kế toán tiến hành lập chứng từ phân bổ tiền lương,tiền thưởng vào chi phí quản lý doanh nghiệp

Việc quản lý các khoản bảo hiểm ở Công ty TNHH Hào Quang được thựchiện rất chi tiết và đúng theo quy định, chế độ Nhà nước đã ban hành Điềunày thể hiện rất rõ trong quy định của công ty và trong sổ cái TK 338 – Phảitrả, phải nộp khác.

Với mức thu nhập trung bình một nhân viên trong công ty khoảng2.000.000đ/ tháng đã đảm bảo cho nhân viên chi tiêu trong cuộc sống hàngngày và đồng thời tham gia công việc một cách tốt hơn

Chế độ bảo hiểm cho nhân viên trong công ty được thực hiện theo đúngquy định của Nhà nước Khi phát sinh trường hợp nhân viên của công ty đau

ốm, bị tai nạn trong khi làm việc, căn cứ vào các chứng từ, sổ sách của bêntrực tiếp theo dõi và chữa trị cho nhân viên, kế toán công ty sẽ tính toán mứcchi trả bảo hiểm cho nhân viên rồi chuyển đến bộ phận có thẩm quyền giảiquyết theo đúng quy định

Toàn bộ tiền lương của nhân viên sẽ được tính vào chi phí quản lý doanhnghiệp và được phân bổ theo từng phòng ban chức năng Với mức thu nhậpcủa nhân viên trong công ty như hiện nay đã đảm bảo mức sống tương đối ổnđịnh và trong tương lai nhân viên của công ty sẽ có một mức lương cao hơn,chế độ đãi ngộ tốt hơn

* Tổ chức hạch toán lao động

Trong quá trình quản lý và sử dụng lao động cần thiết phải tổ chứchạch toán các chỉ tiêu liên quan về lao động, vừa làm cơ sở tính lươngphải trả cho công nhân viên

Để quản lý lao động về mặt số lượng, công ty sử dụng sổ danhsách lao động, sổ này do phòng tiền lương lập nhằm nắm chắc tình hìnhphân bổ, sử dụng lao động hiện có trong công ty, bên cạnh đó công tycòn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản

lý nhân sự cả về số lượng, chất lượng lao động về biên chế lao động vàchấp hành chế độ đối với người lao động

Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động công ty tổ chứchạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động Chứng từ

sử dụng là các bảng chấm công làm cơ sở để tính lương

Các bảng chấm công do tổ trưởng hoặc trưởng phòng những người

có nhiệm vụ trực tiếp ghi

Số cônghưởng lươngtheo thờigian

Số công nghỉviệc hưởng100% lương

Số công nghỉviệchưởng %

lương

Số cônghưởngBHXH

- Lao động nghĩa vụ: LĐ

Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lương dựa vào những ký hiệu chấm công trong bảng của từng người để tính ra sốngày công cuả từng loại tương ứng Kế toán tiền lương dựa vào số ngày công quy đổi của từng người để ghi vào bảng thanh toánlương Bảng thanh toán lương dựa vào hệ số lương cơ bản và mức lương công việc để tính lương cho từng người

Biểu số 2

Phòng kế toán BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG

Kýnhận

Công

Phép

Khác

Lễ

5%BHXH

1%BHYT

Tổngtrừ1

308.00

0 236.930 47.386

284.316

13.674.639Ngày 30 tháng 6 năm 2006

Ngày trong tháng Quy ra công

1 2 3 4 5 6 31 Số công hưởng

lương theo thờigian

Số công nghỉviệc hưởng100% lương

Sốcôngnghỉviệc hưởng

% lương

Số cônghưởngBHXH

- Lao động nghĩa vụ: LĐ

Biểu số 4

Phòng kinh doanh BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

THÁNG 06/2006

T

T Họ và tên

Mức LCV

Mức LCB

Lương

Thành tiền

Phụ cấp

Các khoản giảm trừ

Tổng lương

Ký nhậ n

Côn g

Phé p

Khá c

L ễ

5%BHX H

1%BHY T

Tổng trừ

2.772.00

0 594.500 118.900

713.40 0

31.920.60 0

Ngày 30 tháng 6 năm 2006

Từ bảng thanh toán lương, phòng kế toán lập lên bảng lương tổng hợp

Khi người lao động lĩnh lương thì mỗi người phải ký nhận vào hàng kýnhận của bảng thanh toán lương.

Từ bảng thanh toán lương thì tiền lương của từng người được xác địnhnhư sau:

Theo bảng thanh toán lương thì lương của bà Nguyễn Thị Tuyết như sau:

Lương của bà Tuyết = Mức lương công việc22 * số công đi làm

Lương của bà Tuyết = 4.621.00022 * 21 = 4.410.955

Ngoài lương chính bà Tuyết còn được nhận khoản phụ cấp trách nhiệmlà:308,000

Công ty còn tính 6% khấu trừ vào lương của công nhân viên bao gồm 5%BHXH và 1% BHYT, các xác định số BHXH và BHYT mà công nhân viênphải nộp:

Số BHXH, BHYT phải nộp = Lương cơ bản * % tỷ lệ trích

Với cách tính trên thì số BHXH, BHYT mà bà Nguyễn Thị Tuyết phải nộp là:BHXH = 938.000 * 5% = 46.900đ

BHYT =938.000 * 1% = 9.380đ

Từ đó xác định được số tiền lương mà bà Nguyễn Thị Tuyết nhận được là:Tổng thu nhập của bà Tuyết = 4.410.955 + 308.000 – 46.900 – 9.380 =4.662.675đ

Ngoài bảng thanh toán lương kế toán còn phải lập bảng theo dõi danhsách BHXH, BHYT và KPCĐ

Ngoài ra công nhân viên còn được hưởng tiền thưởng vào những ngàylễ,tết …

Bảng thanh toán lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận (Phòng,ban,cửa hàng…) tương ứng với bảng chấm công Cơ sở để lập bảng thanhtoán là các chứng từ như; Bảng chấm công, bảng tính phụ cấp Căn cứ cácchứng từ có liên quan, bộ phận kế toán lập bảng thanh toán lương, chuyển cho

kế toán duyệt để làm căn cứ viết phiếu chi và phát lương Bảng này được lưu

tại phòng kế toán Mỗi lần lĩnh lương, người lao động phải trực tiếp ký vàocột ký nhận hoặc người nhận hộ phải ký thay.

* Hình thức thanh toán lương :

Từ bảng thanh toán lương tổng hợp kế toán viết phiếu chi tiền mặt:

Đơn Vị: CTy TNHH Hào Quang Mẫu Số 02- TT Số 78 Địa Chỉ:Phòng Kế Toán QĐ số 1141-TC/ QĐKT

Ngày1/11/1995 Nợ……… Có………

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ ): Mười ba triệu sáu trăm bẩy mươi

tư nghìn sáu trăm đồng

Ngày 30 tháng 6 năm 2006Thủ trưởng đơn

vị

Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị TƯ(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)Phiếu chi dùng để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đáquý thực tế xuất quỹ và căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi vào

sổ kế toán Nội dung và cách lập phiếu chi tương ứng như phiếu thu, chỉ khác

là phiếu chi phải được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị xem xét và ký duyệtchi trước khi xuất quỹ.

Phiếu chi được lập thành 2 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của ngườilập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ…Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ

ký, ký tên và ghi rõ họ tên Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi

rõ họ tên vào phiếu chi

Liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu

Liên thứ 2, thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùngvới chứng từ gốc để vào sổ kế toán.Liên thứ 3 (nếu có) giao cho người nhậntiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền

LƯƠNG C.BẬC BHXH 20% LCB (350.000*HSLCB) 15%VÀO

TK642

5% CNVC

STT HỌ VÀ TÊN

HỆ SỐ LƯƠNG CB

LƯƠNG C.BẬC BHYTE 3% LCB (350.000*HSLCB) 2% VÀO TK642 1%

Phòng kế toán

2 Nguyễn Mạnh Thắng 1.848.000 36.960

Ngoài ra công ty còn trích 3% BHYT quỹ tiền lương cơ bản trong đó 2%đưa vào chi phí và 1% trích vào lương của cán bộ công nhân viên Khoảntrích này dùng để mua thẻ BHYT cho cán bộ công nhân viên.

Từ các bảng thanh toán lương và bảng theo dõi đối tượng tham giaBHXH, BHYT, KPCĐ, kế toán ghi:

Nợ TK 6421: 210,289,000

Có TK 334: 210,289,000Các khoản trích theo lương:

Có TK 3382: 1,016,400

Có TK 3383: 7,612,050

Có TK 3384: 1,014,940Các khoản khấu trừ vào lương CNV 6%:

Từ Bảng phân bổ tiền lương và các chứng từ liên quan khác kế toán lậpmột số chứng từ ghi sổ Và từ các chứng từ ghi sổ này ghi vào sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Nội dung sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Nó là sổ kế toán tổng hợp dùng

để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký)

Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chứng

từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh

Biểu số 10 CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số 01

Ngày 30 Tháng 6 Năm 2006 Đơn Vị: VNĐ

( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )

Từ Bảng phân bổ tiền lương, lập chứng từ ghi sổ tính tiền lương phải trả choCNV số tiền là : 210.289.000 đồng

Biểu số 11 CHỨNG TỪ GHI SỔ

Số 02

Ngày 30 tháng 6 năm 2006 Đơn Vị:VNĐ

Kèm theo 05 chứng từ gốc

Người lập Kế toántrưởng

( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên )

Căn cứ vào tiền lương phải trả CNV trong tháng kế toán trích BHXH,BHYT, KPCĐ tổng cộng là 19% của từng bộ phận và tính vào chi phí của bộphận ấy và tính hết vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty