THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VÂN HƯƠNG

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VÂN HƯƠNG * Đặc điểm thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương: + Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phương thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phương thức này được sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô lớn thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm: - Thanh toán bằng tiền VNĐ. - Thanh toán bằng ngoại tệ. Phương thức thanh toán không dùng tiền mặt: Thực chất phương thức này là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Khi sử dụng phương thức thanh toán này sẽ khắc phục được nhược điểm của phương thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô lớn. Trong giao dịch nội địa phương thức thanh toán này có nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ. + Đối tượng thanh toán: Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh có nguồn gốc trong nước vì vậy khách hàng và nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là nhà cung cấp, khách hàng trong nước như: Công ty CP XD Việt Đức ( Từ Sơn – Bắc Ninh); Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống (Từ Sơn); Công ty TNHH Hoàng Quân ( Bắc Giang) + Thời hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua, bán hàng đến khi tiền hàng được khách hàng thanh toán hoặc trả cho người bán. Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không thường xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng với nhà cung cấp. Với những hợp đồng với nhà cung cấp thường xuyên thì Công ty được nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán. Thời hạn của những khoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng. 2.1. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người mua * Nguyên tắc hạch toán Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp được ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên quan. Sổ chi tiết được mở cho từng khách hàng thường xuyên, các khách hàng không thường được ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập, không được bù trừ giữa các khoản trả trước và các khoản chưa trả của các khách hàng khác nhau, chỉ được bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. 2.1.1 Chứng từ sử dụng Thị trường tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nước, khách hàng của Công ty là các đơn vị, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty, hộ gia đình .Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm: - Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng được ký kết giữa Công ty và bên mua. Trong hợp đồng quy định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với người mua. Hợp đồng quy định rõ số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan; - Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn bán hàng được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trên hoá đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phương thức thanh toán; - Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của người có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Người có nhu cầu cầm phiếu xuất kho xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lượng hàng hoá vào cột số lượng thực xuất. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ; - Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu được lập thành 3 liên, có chữ ký của người lập phiếu và kế toán trưởng. Một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán; - Giấy báo có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền vào Ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về Công ty để thông báo cho Công ty về khoản tiền đã được nhập vào tài khoản của Công ty. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ: Khách hàng Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán Thủ kho Kinh doanh tiền mặt tổng hợp Lưu trữ Hợp đồng Lập hoá đơn, Lập phiếu Thu Ghi Xuất mua hàng phiếu XK thu tiền sổ hàng + Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 131 – Phải thu của khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Đối với các khách hàng thường xuyên, TK này được chi tiết như sau: - TK 1311: Phải thu Công ty CP TMại DV vận tải Giang Sơn. - TK 1312: Phải thu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống. - TK 1313: Phải thu Công ty Vĩnh Thịnh. - TK 1314: Phải thu Công ty dịch vụ thương mại Quang Minh. - . - . Còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách lẻ để thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của khách hàng như: - TK 131_KL: Phải thu khách lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua tại Công ty Vân Hương. 2.1.2.1. Sổ theo dõi chi tiết: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán Công ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tượng khách hàng. Để giảm bớt khối lượng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty chia khách hàng ra thành 2 nhóm để tiện theo dõi, đó là: Nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên mở chung trên một sổ chi tiết. 2.1.2.2. Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng tại Công ty Vân Hương. Hàng ngày dựa vào Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu , mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết TK 131 – Chi tiết cho từng khách hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng, bao gồm: Số dư đầu kỳ, số phát sinh, số dư cuuoí kỳ cho tất cả khách hàng. Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2007 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng như sau: (1) Ngày 03/07/2007 Công ty xuất kho bán cho Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống phản ánh trên hoá đơn số 0035128 với tổng giá toán là: 14.850.000đ (Trong đó VAT: 10%). Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.850.000 Có TK 511 13.500.000 Có TK 333 1.350.000 (2) Ngày 10/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thương mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 14. 399.990đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035137. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.399.990 Có TK 511 13.090.900 Có TK 333 1.309.090 (3) Ngày 15/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống với tổng số tiền hàng là 33. 660.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035138. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 33.660.000 Có TK 511 30.600.900 Có TK 333 3.060.000 (4) Ngày 23/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thương mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 11. 220.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035141. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 11.220.000 Có TK 511 10.200.000 Có TK 333 1.020.000 Các chứng từ được sử dụng trong các nghiệp vụ trên như sau: - Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu và lấy đó làm căn cứ ghi sổ quỹ. HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG LQ/2006B Liên 2: Giao khách hàng 0035128 Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Vân Hương Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh Số tài khoản: Điện thoại: (0241) 837 331 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Địa chỉ: Km16, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 2300267375 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 9 000 000 13 500 000 Cộng tiền hàng: 13 500 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1. 350 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14. 850 .000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu, tám trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 1: Hoá đơn GTGT ` PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 02GTKT Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Thanh Dung Địa chỉ: Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống Lý do xuất: Bán hàng cho công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Xuất tại kho: Kho Công ty STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4=2*3 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 1,5 9 900 000 14 850 000 Cộng tiền hàng: 14. 850 000 Ngày 03- tháng 07 năm 2007 Phụ trách vật tư Người nhận hàng Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu 2: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Vân hương Địa chỉ: Tiên Du – Bắc Ninh Mã số thuế: 2300223829 Tel: 90241) 837 331 Mẫu số: 01 – TT (Ban hành theo QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC PHIẾU THU Ngày 03 tháng 07 năm 2007 Số: 25/07 Nợ: 111 Có: 131 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn Thanh Dung Địa chỉ: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 18. 000. 000đ (Viết bằng chữ: Mười tám triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 Chứng từ kế toán Ngày 03 tháng 07 năm 2007 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Người nộp Thủ quỹ ( Đã ký và đón dấu ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) Biểu 3: Phiếu thu tiền khách hàng Căn cứ vào Hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng . Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng khách hàng như sau: SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 07 năm 2007 TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống NT Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Số phát sinh Số dư NT KH Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 14.250.000 3/7 3/7 HĐ 0035128 Xuất bán hàng 511 13.500.000 3/7 3/7 HĐ 0035128 Xuất bán hàng 333 1.350.000 3/7 3/7 PT 25/07 Thu tiền hàng 111 18.000.000 12/7 12/7 BC52 Thu tiền hàng 112 25.256.334 15/ 7 15/7 HĐ 0035138 Xuất bán hàng 511 30.600.000 15/ 7 15/7 HĐ 0035138 Xuất bán hàng 333 3.060.000 Cộng phát sinh 48.510.000 43.256.334 Dư cuối kỳ 19.503.666 Người ghi sổ Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 4: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống SỔ CHI TIẾT PHẢI THU KHÁCH HÀNG Tháng 07 năm 2007 TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty TMDV vận tải Giang Sơn NT Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Số phát sinh Số dư NT KH Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 1.350.000 10/7 10/7 HĐ 0035137 Xuất bán hàng 511 13.090.900 10/7 10/7 HĐ 0035137 Xuất bán hàng 333 1.309.090 [...]... cho kế toán + Uỷ nhiệm chi, Báo nợ của Ngân hàng 2.2.2 Tài khoản sử dụng: Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 “Phải trả người bán TK 331 được chi tiết như sau: - TK 3311 – Phải trả Công ty TNHH Hoàng Quân - TK 3312 – Phải trả Công ty CP XD Việt Đức - 2.2.2 Kế toán chi tiết với người bán tại Công ty Vân Hương 2.2.2 1 : Sổ sử dụng: - Sổ chi tiết: Công. .. 18.088.802 Công ty TNHH Hoàng Quân Công ty CP XD Việt Đức Công ty Vĩnh Thịnh Công ty CP TMDV Quang Minh 35.278.563 80.258.334 68.125.449 23.145.678 Tổng cộng 165.001.956 432.511.655 360.972.545 93.462.846 Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 13: Sổ tổng hợp chi tiết phải trả người bán 2.2.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với người bán tại Công ty Vân Hương Để hạch toán. .. tháng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Ví dụ: Trong tháng 07 năm 2007, phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới thanh toán với người bán như sau: (1) Ngày 2/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 38 148 000đ (VAT 10%) Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 34.680.000 Nợ TK 133 3.468.000 Có TK 331 38.148.000 (2) Ngày 6/07/2007 Công ty mua... ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán - Sổ tổng hợp: Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 331, trong đó: Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng tháng phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ, sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết 2.2.2.2 Hạch toán chi tiết thanh toán với. .. Vân Hương Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán dựa vào các chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Đây là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian.Sổ này vừa dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh quản lý chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh + Sổ Cái... 0035148 0035148 Cộng phát sinh Dư cuối kỳ Xuất bán Xuất bán Thu tiền Xuất bán Xuất bán 511 333 112 511 333 10.200.000 1.020.000 10.000.000 28.659.128 1.432.956 169.821.072 9.996.738 Biểu 7: Sổ cái TK 131 158.824.334 2.2 Kế toán thanh toán với người bán * Nguyên tắc hạch toán: Các nghiệp vụ mua hàng diễn ra hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi chép đầy đủ vào sổ chi tiết trên cơ sở các thông... hàng của Công TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 10 799 992đ (VAT 10%) Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 9.818.175 Nợ TK 133 981.817 Có TK 331 10.799.992 (3) Ngày 12/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 25 296 829đ (VAT 10%) Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 165 24.092.218 Nợ TK 133 2.409.222 Có TK 331 26.501.440 (4) Ngày 25/07/2007 Công ty mua hàng... 106040000601702 Tên tài khoản: Công ty TNHH Hoàng Quân Nội dung: Địa chỉ: 14 Lê Lợi – TP Bắc Giang – Bắc Giang Thanh toán tiền hàng Ngân hàng: NH Công thương – CN Bắc Giang KẾ TOÁN TRƯỞNG CHỦ TÀI KHOẢN KÝ VÀ ĐÓNG DẤU Biểu 11: Uỷ nhiệm chi Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người bán cho Công ty TNHH Hoàng Quân Sau đó kế toán tổng hợp số... 2.2.2.2 Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán tại Công ty Vân Hương Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như: Hoá đơn GTGT do bên bán cung cấp, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 Đối với nhà cung cấp thường xuyên, mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng, còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ... hàng 2.1.3 Kế toán tổng hợp với người mua tại Công ty Vân Hương: Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng Công ty sử dung Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng, trong đó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ của từng khách hàng; Sử dụng sổ cái TK 131 Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng, kế toán tập hợp số liệu từ danh . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY VÂN HƯƠNG * Đặc điểm thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương: . + Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phương thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Phương thức thanh