Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua

Báo Cáo Chuyên Đề 1 ĐH Kinh Tế Quốc Dân Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH TM Phú Đức Là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại nờn trong quá trình kinh doanh luôn phát sinh nhiều nghiệp vụ thanh toán với người mua cũng như với người bán. Với nhiều mối quan hệ mua bán có cả nhà cung cấp thường xuyên như: Công ty ống thép Hoà Phát, Việt Đức, Vinapipe, Việt Thanh . Tuỳ thuộc vào nhóm nhà cung cấp cũng như các loại hàng hóa, dịch vụ mua vào mà công ty có phương thức thanh toán khác nhau như trả chậm hoặc trả trước, trả ngay với hình thức thanh toán khác nhau bao gồm : - Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt khi mua hàng hóa, dịch vụ - Thanh toán không dùng tiền mặt như thanh toán bằng séc, ủy nhiệm chi, thanh toán bù trừ (phát sinh giữa nhà cung cấp và công ty trong đó nhà cung cấp lại là khách hàng) ngoài ra, công ty thanh toán theo hình thức thư tín dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu tuy nhiên hình thức này chi phí cao. Công ty phân chia khách hàng thành hai nhóm đối với khách hàng có thể áp dụng cho khách hàng theo phương thức thanh toán theo định kỳ hoặc thanh toán trả chậm trừ những hợp đồng mua hàng bán hàng không thường xuyên hoặc khách hàng mới thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay. 2.1 Kế toán thanh toán với người mua 2.1.1 Chứng từ thanh toán với khách hàng Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi Công ty bán hàng húa, dịch vụ của mình theo phương thức bán chịu hoặc theo phương thức trả trước. Thông thường việc bán buôn hàng hóa hoặc bán hàng theo phương thức nêu trên chỉ xảy ra trong các nghiệp vụ bán buôn hàng hóa hoặc bán qua các đại lý của Công ty. Kế toán thanh toán với khách hàng do công ty lập và hoàn thành Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 2 ĐH Kinh Tế Quốc Dân các thủ tục pháp lý theo phương thức mua bán đã thoả thuận. Các chứng từ sử dụng thường gồm : Các chứng từ bán hàng: + Hóa đơn bán hàng ghi nhận khoản nợ phải thu đối với khách hàng. Vì muốn gây dựng thương hiệu, uy tín nên doanh nghiệp đó quyết định dùng hoá đơn tự in được Cục thuế Hà Nội phê duyệt và được in tại Công ty in Bộ Tài Chính. Hóa đơn đặc thu kiêm phiếu xuất kho này được lập thành 4 liên: ( liên 1 lưu, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển cho Phòng kế toán, liên 4 giao cho thủ kho ). Trên hóa đơn có ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, chủng loại, phương thức thanh toán.(Mẫu biểu 1) Chứng từ thanh toán : + Phiếu thu phản ánh số tiền đó thu của khách hàng. Khi khách hàng trả bằng tiền mặt kế toán tiền mặt lập phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn GTGT. Phiếu thu trên cơ sở kiểm tra hóa đơn giao cho khách hàng kế toán công ty căn cứ vào chứng từ này để ghi sổ. Ngoài ra còn có giấy thanh toán bự trừ. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ Khách hàng Phòng Kế toán thủ quỹ Kế toán Thủ Kế hoạch Tiền mặt tiêu thụ kho Lưu Trữ Hợp đông Lập hóa Lập phiếu Thu Ghi Xuất Mua hàng đơn kiêm thu tiền sổ hàng Phiếu XK Mẫu biểu số 01. Hoá đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu xuất kho Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 3 ĐH Kinh Tế Quốc Dân C ô n g T y T N H H T h ư ơ n g M ạ i P h ú Đ ứ c Trụ sở chính : Phòng 1707, Toà nhà 27, Đường Huỳnh Thúc Kháng, P. Láng Hạ, Q. Đống Đa, Hà Nội Địa chỉ giao dịch : Nhà 2, Dóy A 1, Ngừ 217, Đê La Thành, P. Ô Chợ Dừ a, Q.Đống Đa Hà Nội Te l : ( 04) 5 . 1423 61 - 5.1 4 6 208 - 5. 1 46553 - 63 6 233 0 Fa x : (04 ) 5.143120 T i kh o nà ả : 0 0 67 0 4 0 6 0 0 0 2 2 93 t ạ i N g â n hàng Quốc t ế VI B a n k , C N B a Đình, HN Mó s thuố ế : 0100967400 E mail: phuducsteel@vnn.vn HOÁ ĐƠN (GTGT) Kiêm phiếu xuất kho (Liên 1: Lưu) Ngày 04 tháng 06 năm 2007 Tên khách hàng: Anh Tuấn Hưng Đơn vị: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân Địa chỉ: Số 4 ngừ 87 Đức Giang, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0102253384 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 Thép 42.5 x 3.0 x 6m Cây 749 242.096 181.329.904 60.3 x 4.0 x 6m Cây 270 460.00 124.200.000 Cộng tiền hàng: 305.529.904 Tiền thuế GTGT( Thuế suất 05%): 15.276.495 Tổng cộng tiền hàng: 320.806.399 Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Phuduc steel Mẫu số 01 GTKT - 4LL - 01 Ký hiệu: AA/2006T Số: 0001064 I n tạ i C ụ n g t y i n T ài Báo Cáo Chuyên Đề 4 ĐH Kinh Tế Quốc Dân Bằng chữ: Ba trăm hai mươi triệu tám trăm linh sáu ba trăm chín chín đồng./ Người mua hàng Thủ kho Người lập hoá đơn Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Phát hành theo CV số 27690/CT-AC ngày 16 tháng 11 năm 2004 của Cục thuế TP Hà nội Mẫu Biểu số: 02 Phiếu thu PHIẾU THU Số :86 Mấu số : 01- TT Ngày 04 tháng 06 năm 2007 (QĐ số 1141-TC/QĐKĐT Ngày 1 tháng11 năm 1995 Nợ: 111 Của Bộ Tài Chính) Có: 131 Họ và tên người nộp tiền: Công ty CP đầu tư và phát triển Vạn Xuân Địa chỉ : Số 4 ngõ 87 Đức Giang, HN Lý do nộp: Thu tiền hàng Số tiền nộp : 90.000.000đ ( Viết bằng chữ: Chín triệu đồng chẵn ) Kèm theo 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền : ( Chín mươi triệu đồng ) Ngày 04 tháng 06 năm 2007 Thủ trưởng đv (Ký tên đóng dấu ) Kế toán trưởng ( Ký tên ) Người lập phiếuu (Ký tên ) Thủ quỹ (ký tên ) Người nộp (Ký tên ) * Tài khoản sử dụng Do đặc điểm kinh doanh của công ty thị trường tiêu thụ hoạt động lớn, số lượng khách hàng đa dạng, nghiệp vụ bán hàng diễn ra phong phú do đó để theo dõi hết khách hàng một cách khoa học và chính xác trong quá trình hạch Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 5 ĐH Kinh Tế Quốc Dân toán kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Được chi tiết cho từng khách hàng đối với khách hàng thường xuyên còn đối với khách hàng không thường xuyên được ghi chung cho một khách hàng lẻ để theo dõi thanh toán một cách dễ dàng. Ví dụ : TK 131 – Công ty xăng dầu Quân Đội TK 131 – Công ty nhựa Đông á TK 131 – Khách hàng mua lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với người mua. * Sổ chi tiết theo dõi Đối với hạch toán chi tiết phải thu khách hàng kế toán của công ty mở chi tiết từng đối tượng khách hàng. Nhưng để giảm bớt số lượng sổ chi tiết phải thu của khách hàng thì Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: Khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên mở chung một sổ chi tiết. * Hạch toán chi tiết Đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đên khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng dựa trên chứng từ kế toán như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu . Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng bao gồm số phát sinh, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ cho tất cả các khách hàng. VD: +Ngày 04/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân, tổng giá trị là 320,806,399 đ Nợ TK 131 : 320,806,399 Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 6 ĐH Kinh Tế Quốc Dân Có TK 511 : 305,529,904 Có TK 333 : 15,276,495 +Ngày 10/06/2007 Bán hàng cho Công ty Xăng Dầu Quân Đội tổng giá là: 286,053,963 đ Nợ TK 131 : 286,053,963 Có TK 511 : 272,432,346 Có TK 333 : 13,621,617 +Ngày 23/06/2007 Bán hàng cho Công ty Nhựa Đông á, tổng giá trị là: 64,230,283 đ Nợ TK 131 : 64,230,283 Có TK 511 : 61,171,698 Có TK 333 : 3,058,585 +Ngày 30/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuõn, tổng giá trị là: 43,287,884 đ Nợ TK 131 : 43,287,884 Có TK 511 : 41,226,556 Có TK 333 : 2,061328 Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản giao hàng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng như sau: Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 7 ĐH Kinh Tế Quốc Dân Mẫu biểu số 03: Bảng chi tiết phải thu của khách hàng Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Công ty CP phát triển và đầu tư Vạn Xuân Tháng 06 năm2007 NTghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ Ghi Chu SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 427,988,224 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 511 305,529,904 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 333 15,276,495 PT86 04/06 Thu tiền hàng 111 90.000.000 CK 23/06 Thu tiền hàng 112 306,864,238 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 511 41,226,556 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 333 2,061,328 Cộng phát sinh 364,094,283 396,864,238 Dư 30/06/07 395,218,269 Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 8 ĐH Kinh Tế Quốc Dân Mẫu biểu số 04: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng. Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG TK:131- Phải thu của khách hàng Tháng 06 năm 2007 ĐV: 1000đ NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư Nợ Có Nợ Có 04/6 1064 04/6 Xuất bán 511 305,529,904 - - 04/6 1064 04/6 Xuất bán 333 15,276,495 04/6 Pt86 04/6 Thu tiền 111 90,000,000 10/6 1065 10/6 Xuất bán 511 272,432,346 10/6 1065 10/6 Xuất bán 333 13,621,617 23/6 CK 23/6 Thu tiền 112 306,864,238 23/6 1066 23/6 Xuất bán 511 61,171,698 23/6 1066 23/6 Xuất bán 333 3,058,585 25/6 1067 25/6 Xuất bán 511 19,297,587 25/6 1067 25/6 Xuất bán 333 964,879 27/6 1068 27/6 Xuất bán 511 31,108,687 27/6 1068 27/6 Xuất bán 333 1,555,434 29/6 Pt87 29/6 Thu tiền 111 100,000,000 30/6 Pt88 30/6 Thu tiền 111 264,500,000 30/6 1069 30/6 Xuất bán 511 41,226,556 30/6 1069 30/6 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh trong tháng 767,305,116 761,364,238 Dư cuối tháng 5,940,87 8 2.1.3 Kế toán tổng hợp với người mua. Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 9 ĐH Kinh Tế Quốc Dân Công ty sử dụng bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng nó tổng hợp số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ của từng khách hàng. Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán công ty sử dụng chỉ có sổ cái tài khoản 131. Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng kế toán tập hợp số liệu từ danh sách chứng từ chi tiết tài khoản 131 và bảng chi tiết tài khoản 131. Hàng tháng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu danh sách chứng từ và bảng chi tiết TK 131 rồi sau đó tổng hợp số dư phát sinh để cuối quý ghi sổ cái Tk 131. Mẫu biểu số 05: Sổ cái SỔ CÁI Tên TK 131: Phải thu khách hàng Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 10 ĐH Kinh Tế Quốc Dân Tháng 06 năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền NT SH Nợ Có Dư đầu kỳ - - 04/06 1064 Xuất bán 511 305,529,904 04/06 1064 Xuất bán 333 15,276,495 04/06 PT86 Thu tiền 111 90,000,000 10/06 1065 Xuất bán 511 272,432,346 10/06 1065 Xuất bán 333 13,621,617 23/06 CK Thu tiền 112 306,864,238 23/06 1066 Xuất bán 511 61,171,698 23/06 1066 Xuất bán 333 3,058,585 25/06 1067 Xuất bán 511 19,297,587 25/06 1067 Xuất bán 333 964,879 27/06 1068 Xuất bán 511 31,108,687 27/06 1068 Xuất bán 333 1,555,434 29/06 PT87 Thu tiền 111 100,000,000 30/06 PT88 Thu tiền 111 264,500,000 30/06 1069 Xuất bán 511 41,226,556 30/06 1069 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh 767,305,116 761,364,238 Dư cuối kỳ 5,940,878 Ngoài ra cuối mỗi quý Công ty và bên khách hàng sẽ tiến hành lập bảng đối chiếu công nợ để xác định rõ số công nợ còn phải thu của khách hàng dựa trên bảng kê chi tiết nhập hàng và thanh toán do bên khách hàng lập. Ví dụ: trong quý 2 năm 2007 Công ty và Công ty Vạn Xuân tiến hành đối chiếu công nợ như sau: Mẫu biểu số 06: Bảng kê chi tiết cho từng khách hàng Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 [...]... ngang nhau mỗi bên lưu 01 bản Đại diện bên mua ( Ký tên, đóng dấu ) Đại diện bên bán ( Ký tên, đóng dấu ) 2.2 Kế toán thanh toán với người bán 2.2.1 Chứng từ thanh toán Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp thường xảy ra trong quan hệ mua bán hàng hóa, dịch vụ giữa công ty với các nhà cung cấp Nghiệp vụ thanh toán chỉ phát sinh khi công ty mua hàng theo phương thức thanh Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo... khoản: Công ty TNHH Việt Thanh Nội dung: Địa chỉ:……………………………… Ngân hàng: Quốc tế ViBank – CN Ba Đình - HN KẾ TOÁN TRƯỞNG Thanh toán tiền hàng CHỦ TÀI KHOẢN KÍ VÀ ĐÓNG DẤU * Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp là TK331 “ Phải trả người bán” do đặc điểm sản xuất kinh doanh nên đối tượng người bán hết sức đa dạng Vì vậy, kế toán thanh toán mở chi tiết cho... 02/06 04/06 04/06 06/06 06/06 24/06 24/06 24/06 26/06 28/06 28/06 30/06 Nguyễn Thị Thu Trang Diễn giải Dư 01/03/06 Mua hàng thép Mua hàng thép Mua hàng thép Mua hàng thép Mua hàng thép Mua hàng thép Mua hàng thép Mua hàng thép Thanh toán tiền Thanh toán tiền Mua hàng thép Mua hàng thép Thanh toán tiền Cộng phát sinh Dư 30/06/07 TKĐƯ 1561 133 1561 133 1561 133 1561 133 111 112 1561 133 111 SỐ PHÁT SINH... trang sổ Đến cuối tháng dựa vào sổ chi tiết kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán Ví dụ + Ngày 02/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá trị thanh toán là 64,238,302 đ ( Thuế suất 5% ) Nợ TK 1561 : 61,179,335 Nợ TK 133 : 3,058,967 Có TK 331 : 64,238,302 + Ngày 04/06/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá trị thanh toán là: 108,230,781 đ Nợ TK 1561 : 103,076,934... số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ sau đó được đối chiếu với các sổ chi tiết * Hạch toán chi tiết thanh toán với người bán Căn cứ vào các chứng từ kế toán khi mua hàng như hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK331 Mỗi nhà cung cấp được ghi trên một trang sổ chi tiết riêng còn đối với các nhà cung cấp không thường xuyên sẽ mở chung... Kinh Tế Quốc Dân toán trả chậm tiền hàng hoặc trả trước tiền hàng so với thời điểm thực hiện việc giao nhận hàng Trong cả hai tình huống trên đều dẫn đến quan hệ nợ giữa công ty với người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền mua hàng cho người bán, khi doanh nghiệp ứng trước tiền hàng cho người bán sẽ nảy sinh một khoản tiền phải thu ở người bán, khi công ty mua chịu hàng hóa, dịch vụ thì sẽ phát sinh... Phát - TK 331- Công ty Việt Đức - TK 331- Công Ty Vinapipe - TK 331 - Công ty Việt Thanh … Nguyễn Thị Thu Trang Lớp KTA4 Báo Cáo Chuyên Đề 19 ĐH Kinh Tế Quốc Dân 2.2.2 Kế toán chi tiết với người bán - Sổ chi tiết : Công ty sử dụng sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng người bán và sử dụng một số bảng đối chiếu công nợ - Sổ tổng hợp Công ty sử dụng... mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá thanh toán là: 59,830,640 đ Nợ TK 1561 : 56,981,562 Nợ TK 133 : 2,849,078 Có TK 331 : 59,830,640 + Ngày 24/03/2007 mua hàng của Công ty Việt Thanh tổng giá thanh toán là: 98,670,960 đ Nợ TK 1561 : 93,972,343 Nợ TK 133 : 4,698,617 Có TK 331 : 98,670,960 Như vậy căn cứ vào hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả người. .. 2 30/06 30/06 Người lập 2,720,250,341 1,996,741,180 4,716,991,521 Kế toán trưởng (Ký tên) ( Ký tên) Khi tiến hành ghi sổ cái theo quý kế toán tổng hợp số phát sinh Nợ và số phát sinh có trong 3 tháng ví dụ kế toán tổng hợp số liệu tháng 1, tháng 2, tháng 3 từ sổ đăng ký chứng từ Mẫu biểu số 17 Chứng từ NT SH Diễn giải Dư đầu kỳ 05/06 UNC Thanh toán tiền 05/06 6450 Mua hàng 05/06 6450 Mua hàng Nguyễn... CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 30 tháng 06 năm 2007 ST T 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 SỔ : 23 Sốhiệu TK Trích yếu Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) Kết chuyển giá vốn (hàng bán thẳng) Mua hàng Mua hàng Mua hàng ( Giá tạm tính ) Mua hàng Mua hàng Mua hàng Mua hàng Cộng Nợ 632 632 632 1561 133 1561 1561 133 1561 133 x Có 331 331 331 331 331 331 331 331 331 331 x Số tiền 698,500,600 832,640,080 . thì phải thanh toán trực tiếp, thanh toán ngay. 2.1 Kế toán thanh toán với người mua 2.1.1 Chứng từ thanh toán với khách hàng Quan hệ thanh toán với khách. bên mua Đại diện bên bán ( Ký tên, đóng dấu ) ( Ký tên, đóng dấu ) 2.2 Kế toán thanh toán với người bán 2.2.1 Chứng từ thanh toán Nghiệp vụ thanh toán với