Thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán tại Công ty Vân Hương.

Ch ơng 2 : thực trạng kế toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua, ngời bán tại công ty vân hơng * Đặc điểm thanh toán với ngời mua, ngời bán tại Công ty Vân Hơng: + Phơng thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phơng thức thanh toán đó là: Thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. Ph ơng thức thanh toán dùng tiền mặt: Đây là phơng thức thông qua chi trả trực tiếp bằng tiền mặt. Phơng thức này đợc sử dụng phổ biến trong các nghiệp vụ thanh toán và nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô nhỏ, còn với những nghiệp vụ có quy mô lớn thì hình thức này tỏ ra không thuận tiện. Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm: - Thanh toán bằng tiền VNĐ. - Thanh toán bằng ngoại tệ. Ph ơng thức thanh toán không dùng tiền mặt: Thực chất phơng thức này là thanh toán qua Ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính trung gian khác. Khi sử dụng phơng thức thanh toán này sẽ khắc phục đợc nhợc điểm của phơng thức thanh toán dùng tiền mặt, nó phù hợp với các nghiệp vụ có quy mô lớn. Trong giao dịch nội địa phơng thức thanh toán này có nhiều hình thức, chủ yếu là các hình thức sau: thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi (thu), thanh toán bù trừ. + Đối tợng thanh toán: Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh có nguồn gốc trong nớc vì vậy khách hàng và nhà cung cấp của Công ty chủ yếu là nhà cung cấp, khách hàng trong nớc nh: Công ty CP XD Việt Đức ( Từ Sơn Bắc Ninh); Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống (Từ Sơn); Công ty TNHH Hoàng Quân ( Bắc Giang) + Thời hạn thanh toán: Thời hạn thanh toán là khoảng thời gian từ khi diễn ra nghiệp vụ mua, bán hàng đến khi tiền hàng đợc khách hàng thanh toán hoặc trả cho ngời bán. Với những hợp đồng không quá lớn hoặc hợp đồng với nhà cung cấp không th- ờng xuyên Công ty thu tiền ngay và cũng thanh toán ngay tiền hàng với nhà cung cấp. Với những hợp đồng với nhà cung cấp thờng xuyên thì Công ty đợc nhà cung cấp cho phép trả chậm lại các khoản thanh toán. Thời hạn của những khoản nợ nhà cung cấp hay những khoản nợ của khách hàng này tuỳ thuộc vào quy định của từng nhà cung cấp hoặc trong từng hợp đồng. 2.1. Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời mua * Nguyên tắc hạch toán Việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp đợc ghi chép hàng ngày trên cơ sở lấy thông tin từ các chứng từ có liên quan. Sổ chi tiết đợc mở cho từng khách hàng thờng xuyên, các khách hàng không thờng đợc ghi chép trên cùng một sổ. Số liệu của các sổ chi tiết hoàn toàn độc lập, không đợc bù trừ giữa các khoản trả trớc và các khoản cha trả của các khách hàng khác nhau, chỉ đợc bù trừ công nợ của cùng một khách hàng. 2.1.1 Chứng từ sử dụng Thị trờng tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nớc, khách hàng của Công ty là các đơn vị, các cơ quan hành chính sự nghiệp, các công ty, hộ gia đình .Trong quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng, các chứng từ mà Công ty sử dụng bao gồm: - Hợp đồng bán hàng: Là hợp đồng đợc ký kết giữa Công ty và bên mua. Trong hợp đồng quy định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với ngời mua. Hợp đồng quy định rõ số lợng, chất lợng, chủng loại hàng hoá, phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các vấn đề khác có liên quan; - Hoá đơn bán hàng ( Theo mẫu của Bộ tài chính ban hành): Hoá đơn bán hàng đợc lập thành 3 liên, liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Trên hoá đơn có ghi rõ giá bán cha thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng giá trị thanh toán, mặt hàng, phơng thức thanh toán; - Phiếu xuất kho: Do phòng kinh doanh lập thành 3 liên, có chữ ký của ngời có nhu cầu và phụ trách cung ứng ký. Ngời có nhu cầu cầm phiếu xuất kho xuống nhận hàng hoá, thủ kho ghi số lợng hàng hoá vào cột số lợng thực xuất. Kế toán dựa vào phiếu xuất kho để làm căn cứ ghi sổ; - Phiếu thu tiền: Là phiếu do kế toán tiền mặt lập khi phát sinh nghiệp vụ nộp tiền vào quỹ tiền mặt. Phiếu thu đợc lập thành 3 liên, có chữ ký của ngời lập phiếu và kế toán trởng. Một liên giao cho ngời nộp tiền, một liên lu tại cuống, liên còn lại thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán; - Giấy báo có (hoặc giấy chuyển khoản): Khi có nghiệp vụ chuyển tiền vào Ngân hàng, ngân hàng sẽ phát hành giấy báo có và gửi về Công ty để thông báo cho Công ty về khoản tiền đã đợc nhập vào tài khoản của Công ty. Khái quát sơ đồ luân chuyển chứng từ: Khách hàng Phòng Kế toán Thủ quỹ Kế toán Thủ kho Kinh doanh tiền mặt tổng hợp Lu trữ Hợp đồng Lập hoá đơn, Lập phiếu Thu Ghi Xuất mua hàng phiếu XK thu tiền sổ hàng + Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 131 Phải thu của khách hàng để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Đối với các khách hàng thờng xuyên, TK này đợc chi tiết nh sau: - TK 1311: Phải thu Công ty CP TMại DV vận tải Giang Sơn. - TK 1312: Phải thu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống. - TK 1313: Phải thu Công ty Vĩnh Thịnh. - TK 1314: Phải thu Công ty dịch vụ thơng mại Quang Minh. - . - . Còn đối với khách hàng không thờng xuyên đợc ghi chung cho một khách lẻ để thuận lợi cho việc theo dõi công nợ của khách hàng nh: - TK 131_KL: Phải thu khách lẻ 2.1.2 Kế toán chi tiết với ngời mua tại Công ty Vân Hơng. 2.1.2.1. Sổ theo dõi chi tiết: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng kế toán Công ty mở sổ chi tiết theo dõi đối với từng đối tợng khách hàng. Để giảm bớt khối l- ợng công việc của kế toán và sổ chi tiết phải thu khách hàng Công ty chia khách hàng ra thành 2 nhóm để tiện theo dõi, đó là: Nhóm khách hàng thờng xuyên và nhóm khách hàng không thờng xuyên mở chung trên một sổ chi tiết. 2.1.2.2. Thực tế hạch toán chi tiết nghiệp vụ toán với khách hàng tại Công ty Vân Hơng. Hàng ngày dựa vào Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu , mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khách hàng sẽ đợc theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết TK 131 Chi tiết cho từng khách hàng. Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng, bao gồm: Số d đầu kỳ, số phát sinh, số d cuuoí kỳ cho tất cả khách hàng. Ví dụ: Trong tháng 7 năm 2007 phát sinh một số nghiệp vụ thanh toán với khách hàng nh sau: (1) Ngày 03/07/2007 Công ty xuất kho bán cho Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống phản ánh trên hoá đơn số 0035128 với tổng giá toán là: 14.850.000đ (Trong đó VAT: 10%). Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.850.000 Có TK 511 13.500.000 Có TK 333 1.350.000 (2) Ngày 10/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thơng mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 14. 399.990đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035137. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 14.399.990 Có TK 511 13.090.900 Có TK 333 1.309.090 (3) Ngày 15/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống với tổng số tiền hàng là 33. 660.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035138. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 33.660.000 Có TK 511 30.600.900 Có TK 333 3.060.000 (4) Ngày 23/07/2007 Công ty xuất bán cho Công ty CP thơng mại DV vận tải Giang Sơn tổng số tiền hàng là 11. 220.000đ ( VAT 10%) theo số hoá đơn 0035141. Kế toán định khoản: Nợ TK 131 11.220.000 Có TK 511 10.200.000 Có TK 333 1.020.000 Các chứng từ đợc sử dụng trong các nghiệp vụ trên nh sau: - Khi xuất bán hàng kế toán lập hoá đơn GTGT , đồng thời phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho. Các phiếu này có đầy đủ chữ ký của những ngời có liên quan. - Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiền mặt lập phiếu thu và lấy đó làm căn cứ ghi sổ quỹ. hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL giá trị gia tăng LQ/2006B Liên 2: Giao khách hàng 0035128 Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty Vân Hơng Địa chỉ: Hiên vân - Tiên Du - Bắc Ninh Số tài khoản: Điện thoại: (0241) 837 331 Họ tên ngời mua hàng: Tên đơn vị: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Địa chỉ: Km16, xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM MS: 2300267375 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 9 000 000 13 500 000 Cộng tiền hàng: 13 500 000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1. 350 000 Tổng cộng tiền thanh toán: 14. 850 .000 Số tiền viết bằng chữ: Mời bốn triệu, tám trăm năm mơi nghìn đồng chẵn. Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, ghi rõ họ tên) (Đã ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 1: Hoá đơn GTGT ` phiếu xuất kho Mẫu số: 02GTKT Ngày 3 tháng 07 năm 2007 Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thanh Dung Địa chỉ: Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Bắc Đuống Lý do xuất: Bán hàng cho công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Xuất tại kho: Kho Công ty STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4=2*3 1 Hoa sắt cửa + Rào Tấn 1,5 1,5 9 900 000 14 850 000 Cộng tiền hàng: 14. 850 000 Ngày 03- tháng 07 năm 2007 Phụ trách vật t Ngời nhận hàng Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu 2: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty Vân hơng Địa chỉ: Tiên Du Bắc Ninh Mã số thuế: 2300223829 Tel: 90241) 837 331 Mẫu số: 01 TT (Ban hành theo QĐ số: 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Phiếu thu Ngày 03 tháng 07 năm 2007 Số: 25/07 Nợ: 111 Có: 131 Họ tên ngời nộp tiền: Nguyễn Thanh Dung Địa chỉ: Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống Lý do nộp: Thanh toán tiền hàng Số tiền: 18. 000. 000đ (Viết bằng chữ: Mời tám triệu đồng chẵn) Kèm theo 01 Chứng từ kế toán Ngày 03 tháng 07 năm 2007 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập Ngời nộp Thủ quỹ ( Đã ký và đón dấu ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) ( Đã ký) Biểu 3: Phiếu thu tiền khách hàng Căn cứ vào Hoá đơn, phiếu xuất kho, phiếu thu kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu khách hàng . Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tợng khách hàng nh sau: sổ chi tiết phải thu khách hàng Tháng 07 năm 2007 TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống NT Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Số phát sinh Số d NT KH Nợ Có Nợ Có D đầu kỳ 14.250.000 3/7 3/7 HĐ 0035128 Xuất bán hàng 511 13.500.000 3/7 3/7 HĐ 0035128 Xuất bán hàng 333 1.350.000 3/7 3/7 PT 25/07 Thu tiền hàng 111 18.000.000 12/ 7 12/7 BC52 Thu tiền hàng 112 25.256.334 15/ 7 15/7 HĐ 0035138 Xuất bán hàng 511 30.600.000 15/ 7 15/7 HĐ 0035138 Xuất bán hàng 333 3.060.000 Cộng phát sinh 48.510.000 43.256.334 D cuối kỳ 19.503.666 Ngời ghi sổ Kế toán trởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 4: Bảng chi tiết của khách hàng - Công ty khai thác CT thuỷ lợi Bắc Đuống sổ chi tiết phải thu khách hàng Tháng 07 năm 2007 TK 1311 - Phải thu khách hàng - Công ty TMDV vận tải Giang Sơn NT Chứng từ Diễn giải TKĐ Ư Số phát sinh Số d NT KH Nợ Có Nợ Có D đầu kỳ 1.350.000 [...]... 93.462.846 Công ty TNHH Hoàng Quân Công ty CP XD Việt Đức Công ty Vĩnh Thịnh Công ty CP TMDV Quang Minh Tổng cộng Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Ngời lập biểu Kế toán trởng (Đã ký) (Đã ký) Biểu 13: Sổ tổng hợp chi tiết phải trả ngời bán 2.2.3 Kế toán tổng hợp thanh toán với ngời bán tại Công ty Vân Hơng Để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, kế toán dựa vào các chứng từ ghi sổ kế toán vào... cho kế toán + Uỷ nhiệm chi, Báo nợ của Ngân hàng 2.2.2 Tài khoản sử dụng: Khi hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331 Phải trả ngời bán TK 331 đợc chi tiết nh sau: - TK 3311 Phải trả Công ty TNHH Hoàng Quân - TK 3312 Phải trả Công ty CP XD Việt Đức - 2.2.2 Kế toán chi tiết với ngời bán tại Công ty Vân Hơng 2.2.2 1 : Sổ sử dụng: - Sổ chi tiết: Công ty sử... thanh toán với ngời bán Ví dụ: Trong tháng 07 năm 2007, phát sinh các nghiệp vụ liên quan tới thanh toán với ngời bán nh sau: (1) Ngày 2/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 38 148 000đ (VAT 10%) Kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 165 34.680.000 Nợ TK 133 3.468.000 Có TK 331 38.148.000 (2) Ngày 6/07/2007 Công ty mua hàng của Công TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh. .. theo dõi thanh toán với ngời bán và bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với từng ngời bán - Sổ tổng hợp: Công ty sử dụng sổ chứng từ ghi sổ, sổ dăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 331, trong đó: Sổ cái tổng hợp số liệu theo từng tháng phản ánh số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ, sau đó đợc đối chiếu với các sổ chi tiết 2.2.2.2 Hạch toán chi tiết thanh toán với ngời bán tại Công ty Vân Hơng... tiền Xut bán Xut bán Thu tiền Xut bán Xut bán Thu tiền Xut bán Xut bán 112 511 333 111 511 333 112 511 333 25 256.334 30.600.000 3.060.000 15.000.000 10.200.000 1.020.000 10.000.000 28.659.128 1.432.956 169.821.072 9.996.738 Biểu 7: Sổ cái TK 131 158.824.334 2.2 Kế toán thanh toán với ngời bán * Nguyên tắc hạch toán: Các nghiệp vụ mua hàng diễn ra hàng ngày, khi các nghiệp vụ phát sinh kế toán ghi... thanh toán là 10 799 992đ (VAT 10%) Kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 165 9.818.175 Nợ TK 133 981.817 Có TK 331 10.799.992 (3) Ngày 12/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh toán là 25 296 829đ (VAT 10%) Kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 165 24.092.218 Nợ TK 133 2.409.222 Có TK 331 26.501.440 (4) Ngày 25/07/2007 Công ty mua hàng của Công ty TNHH Hoàng Quân với tổng giá thanh. .. Công ty TNHH Hoàng Quân Ni dung: a ch: 14 Lê Lợi TP Bắc Giang Bắc Giang Ngân hng: NH Công thơng CN Bắc Giang K Toán TRNG Thanh toán tin hng CH Tài KHON Ký Và óng DU Biểu 11: Uỷ nhiệm chi Căn cứ vào Hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu chi, uỷ nhiệm chi kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả ngời bán cho Công ty TNHH Hoàng Quân Sau đó kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải trả ngời bán. .. của khách hàng 2.1.3 Kế toán tổng hợp với ngời mua tại Công ty Vân Hơng: Đối với hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng Công ty sử dung Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng đợc mở cho tất cả các khách hàng, trong đó tổng hợp số d đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số d cuối kỳ của từng khách hàng; Sử dụng sổ cái TK 131 Để hạch toán tổng hợp phải thu của khách hàng, kế toán tập hợp số liệu từ... 1.214.000 389.435.140 Kế toán trởng (Đã ký) Biểu 14: Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 07 năm Số: 26 Số hiệu TK STT Trích yếu 1 2 2 4 5 Thanh toán tiền hàng Thanh toán tiền hàng Thanh toán tiền hàng Thanh toán tiền hàng Thanh toán tiền hàng Nợ 331 331 331 331 331 Số tiền Có 111 112 111 112 112 90.000.000 10.000.000 15.000.000 25.000.000 100.000.000 Cộng 240.000.000 Ngời lập Kế toán trởng (Đã ký)... Là hoá đơn do ngời bán lập và giao cho Công ty làm căn cứ thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp + Biên bản kiểm nghiệm vật t, hàng hoá + Phiếu nhập kho: Do phòng vật t lập thành 3 liên: Liên 1 lu tại cuống, liên 2 giao cho ngời nhập kho, liên 3 giao cho thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán + Biên bản giao nhận TSCĐ - Các chứng từ thanh toán tiền hàng: + Phiếu chi khi thanh toán tiền hàng cho