Quy định trình tự và trách nhiệm thực hiện các thủ tục khi cán bộ, nhân viên đi công tác từ khi có đề nghị đi công tác đến khi hoàn thành chuyến công tác, hoàn thành quyết toán công tá[r]
(1)Logo
QUY TRÌNH ĐI CƠNG TÁC Phòng Quản trị nguồn nhân lực
Phiên bản: 1.0 Mã tài liệu: ….
Ngày ban hành: Ngày soát xét cuối:
TÁC GIẢ/ NGƯỜI SỬA CUỐI Ngày tháng: / / 20 _
Họ tên: Ký tên
Chức vụ
XEM XÉT NGHIỆP VỤ Ngày tháng: / / 20 _
Họ tên: Ký tên
Chức vụ:
XEM XÉT HỆ THỐNG Ngày tháng: / / 20 _
Họ tên: Ký tên
Chức vụ
PHÊ DUYỆT Ngày tháng: / / 20 _
Họ tên Ký tên
Chức vụ:
(2)TÀI LIỆU NÀY ĐƯỢC BAN HÀNH TRÊN HỆ THỐNG QUY TRÌNH
CÁC PHIÊN BẢN
Ngày Phiên bản Phần có sửa đổi Lý sửa đổi Người sửa
1.0 Tạo
THAM KHẢO
Tên nguồn tham khảo Mục Ghi chú
THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT
Tên thuật ngữ Viết tắt Ý nghĩa
Nhân viên - Người cơng tác Trưởng đồn công tác
(3)MỤC LỤC
1 Mục đích 5
2 Phạm vi áp dụng 5
3 Nội dung quy trình 5
3.1 Sơ đồ quy trình 5
(4)1 M c đíchụ
Quy định trình tự trách nhiệm thực thủ tục cán bộ, nhân viên cơng tác từ khi có đề nghị cơng tác đến hồn thành chuyến cơng tác, hồn thành tốn cơng tác phí báo cáo sau công tác về.
2 Ph m vi áp d ngạ ụ
Quy trình áp dụng phạm vi tồn văn phịng trung tâm Công ty Cổ phần ABC trên cả nước.
3 N i dung quy trìnhộ
(5)2 Mô t chi ti tả ế
3.2.1 Đề nghị cơng tác
Mục đích o Đề xuất nhu cầu công tác
Trách nhiệm thực o Người công tác (trong trường hợp đặc biệt Trưởng phận HR làm thay)
(6)Các bước thực o Xem xét nhu cầu công việc, thấy cần phải công tác
o HR, Trưởng phòng, nhân viên trao đổi trước để thống lịch công tác
o Lập đề nghị công tác AMIS.HRM
o Có thể dùng smartphone cài app AMIS.HRM để lập đề nghị tiện
Yêu cầu/thời gian o Chậm ngày trước công tác
Biểu mẫu o Đề nghị công tác (BM-01)
(7)Đầu o Đề nghị cơng tác hồn thiện xác, đầy đủ; dự trù kinh phí xác, hợp lý
3.2.2 Trình GĐ phê duyệt
Mục đích o Thực quyền kiểm soát GĐ
Trách nhiệm thực o Phần mềm AMIS.HRM
Đầu vào o Đề nghị công tác gửi phần mềm AMIS.HRM
Các bước thực o Tiếp nhận Đề nghị công tác qua email tự động từ AMIS.HRM gửi đến
o Xem xét mục đích để duyệt từ chối phần mềm AMIS.HRM Nếu từ chối quy trình kết thúc
Yêu cầu/thời gian o Chậm 02 ngày trước công tác
Biểu mẫu o
Tài liệu liên quan o Quy định quyền hạn ký duyệt tài liệu
Đầu o Đề nghị công tác GĐ phê duyệt AMIS.HRM
3.2.3 Chuẩn bị giấy tờ công tác chuyển cho Nhân viên
Mục đích o Chuẩn bị giấy tờ công tác cần thiết chuyển cho Nhân viên
Trách nhiệm thực o HR
Đầu vào o Đề nghị công tác GĐ phê duyệt
Các bước thực o Soạn Đề nghị cơng tác nước ngồi (nếu cần)/giấy đường, giấy giới thiệu trình ký GĐ
o Chuyển lại tồn giấy tờ (Bao gồm đề nghị công tác) GĐ ký chuyển lại cho Nhân viên
o Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng giấy giới thiệu, giấy đường; nhắc nhở nhân viên thu thập chứng từ chi tiêu trình cơng tác để phục vụ tốn cơng tác phí quay về; nhắc nhân viên mang theo CMTND giấy tờ cần thiết khác để làm thủ tục sân bay, ga tàu
Lưu ý : Nhắc nhở nhân viên kinh doanh tự túc nơi lưu trú vé tàu xe công
tác địa bàn
Yêu cầu/thời gian o Chậm 01 ngày trước công tác
Biểu mẫu o Mẫu giấy giới thiệu (BM-02)
o Mẫu giấy đường (BM-03)/Mẫu định cử nhân viên cơng tác nước ngồi (BM-04)
Tài liệu liên quan o
(8)3.2.4 Chuẩn bị phương tiện lại lưu trú
Mục đích o Chuẩn bị phương tiện lại chỗ lưu trú cho nhân viên công tác (Trừ trường hợp nhân viên kinh doanh công tác địa bàn)
Trách nhiệm thực o HR
Đầu vào o Đề nghị công tác GĐ VP/GĐ TT phê duyệt
Các bước thực o Liên hệ với Hành để mượn xe liên hệ thuê xe tơ bên ngồi
o Đặt vé máy bay nhân viên công tác xa (Bắc – Trung – Nam) chuyển lại cho nhân viên
o Viết email thông báo chuyến công tác đến bên liên quan (theo mẫu)
Yêu cầu/thời gian o Trước cơng tác ngày
Biểu mẫu o Mẫu email thông báo lịch công tác (BM-05)
Tài liệu liên quan o
Đầu o Phương tiện lại thông tin nơi lưu trú chuẩn bị
o Email thông báo lịch công tác đến bên liên quan
3.2.5 Tạm ứng cơng tác phí
Mục đích o Tạm ứng tiền để chi tiêu q trình cơng tác
Trách nhiệm thực o Nhân viên
Đầu vào o Đề nghị công tác GĐ phê duyệt
Các bước thực o Thực theo Quy trình tạm ứng
o Có thể yêu cầu HR hỗ trợ có khó khăn
Yêu cầu/thời gian o Chậm 01 ngày trước công tác
Biểu mẫu o
Tài liệu liên quan o Quy trình tạm ứng
Đầu o Phiếu chi tiền tạm ứng cơng tác phí
3.2.6 Đi công tác thu thập giấy tờ/chứng từ chi tiêu
Mục đích o Thực chuyến cơng tác
o Tập hợp giấy tờ để toán tạm ứng công tác
Trách nhiệm thực o Nhân viên
Đầu vào o Nhân viên nhận tiền giấy tờ công tác cần thiết
o Phương tiện lại nơi lưu trú chuẩn bị
(9)phòng
o Thu thập giấy tờ/chứng từ chứng minh việc chi tiêu suốt q trình cơng tác (phục vụ cho việc tốn cơng tác phí sau công tác về)
Yêu cầu/thời gian o Nhân viên công tác theo kế hoạch ký duyệt
o Chậm nhât ngày sau công tác nhân viên phải chuẩn bị tồn chứng từ tốn
Biểu mẫu o
Tài liệu liên quan o
Đầu o Chuyến cơng tác kết thúc
o Tồn giấy tờ/chứng từ chi tiêu q trình cơng tác
3.2.7 Làm thủ tục tốn cơng tác phí
Mục đích o Hồn thành thủ tục tốn cơng tác phí
Trách nhiệm thực o Nhân viên, HR
Đầu vào o Toàn bộ chứng từ nhân viên công tác tập hợp được
Các bước thực o Nhân viên tập hợp tồn giấy tờ/chứng từ tốn
o HR có trách nhiệm nhắc nhở nhân viên tập hợp chứng từ toán; hỗ trợ, kiểm tra chứng từ toán ký đề nghị toán tạm ứng trước nhân viên làm thủ tục toán với kế toán
o Nhân viên thực thủ tục tốn cơng tác phí tạm ứng theo Quy trình toán tạm ứng
Yêu cầu/thời gian o Chậm 10 ngày làm việc sau công tác
Biểu mẫu o
Tài liệu liên quan o Quy trình tốn tạm ứng
Đầu o Phiếu thu/phiếu chi thanh toán tạm ứng cơng tác phí
3.2.8 Báo cáo kết chuyến cơng tác
Mục đích o Báo cáo kết cơng tác cho Trưởng phịng
Trách nhiệm thực o Nhân viên
Đầu vào o Chuyến công tác kết thúc
Các bước thực o Lập báo cáo tình hình cơng tác
Yêu cầu/thời gian o Chậm ngày sau công tác về
(10)Tài liệu liên quan o
Đầu o Báo cáo kết công tác
3.2.9 Hồ sơ/ Phụ lục
PL
Tên Mã Loại Thời gianlưu trữ Bộ phận lưu
1 Đề nghị công tác BM-01 S 2 năm HR phần mềm AMIS.HRM
2 Giấy giới thiệu BM-02 H 2 năm HR
x 3 Giấy đường BM-03 H 2 năm HR
x 4 Quyết định công tác nước
ngoài BM-04 H 2 năm HR
x 5 Báo cáo kết chuyến công
tác BM-06 H 2 năm Bộ phận
Phụ lục BM-03
CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc
Số: /20 /GĐĐ-ABC …, ngày tháng năm 20
V/v:
GI Y ĐI ĐẤ ƯỜNG
Cấp cho ơng bà có tên danh sách sau:
Họ tên Chức vụ Bộ phận Vai trị
1. Trưởng đồn
2.
Q trình cơng tác:
NƠI ĐI VÀ ĐẾN Ngày đi Ngày đến Chứng nhận nơi đi/nơi đến (ký tên/đóng dấu1)
(11)Nơi đến:
Nơi đến:
Ngày Công ty
Ghi chú2:
Tổng số ngày công tác: Tổng số người công tác:
TỔNG GIÁM ĐỐC
1Nhân ký xác nhận ngày xuất phát ngày Cơng ty/Các quan nơi đến phải có dấu
(12)Phụ lục BM-04
CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
_
Số: /20 /QĐ-ABC
V/v cử cán cơng tác nước ngồi
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự - Hạnh phúc
, ngày tháng năm
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN ABC
Căn vào điều lệ thành lập Công ty Cổ phần ABC thành viên Hội đồng Quản
trị thông qua ngày 20/03/2002;
Căn thư mời
Căn vào nhu cầu công việc, vị trí nhân cơng ty;
QUY T Đ NHẾ Ị
Điều Cử ông/bà công tác từ ngày đến ngày việc
Điều Chi phí cơng tác Cơng ty chi trả tồn phần.
Điều Ơng/bà , Phòng Quản trị Nguồn nhân lực, Phòng Hành chính, Ban Tài có trách nhiệm thực định này
Nơi nhận:
Như điều 3;
Lưu: VT.
AMIS.HRM