Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần tập ñoàn FLC quảng bình

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGUYỄN TRƢỜNG VI KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 34 03 01 Đà Nẵng - Năm 2020 Cơng trình hồn thành TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS PHAN THỊ ĐỖ QUYÊN Phản biện 1: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 2: PGS.TS Trần Thị Cẩm Thanh Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 14 tháng 11 năm 2020 Có thể tìm hiểu luận văn tại:  Trung tâm Thơng tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng  Thư viện trường Đại học Kinh tế, ĐHĐN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hệ thống kiểm soát nội (KSNB) doanh nghiệp đóng vai trị quan trọng, tảng để hoạt động thông thường diễn cách hiệu hiệu Các công ty thuộc lĩnh vực bất động sản Việt Nam khơng nằm ngồi quy luật trên, đặc biệt ngày có nhiều cơng ty bất động sản nước thành lập hoạt động khiến cho mức độ cạnh tranh ngày tăng cao Do đó, muốn đứng vững thị trường chiếm lĩnh thị phần, doanh nghiệp buộc phải tự lựa chọn cho hướng riêng, giải pháp cụ thể Đối với Công ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình (FLC Quảng Bình), cơng ty chun cung cấp sản phẩm nhà chất lượng cao trực thuộc Tập đoàn FLC lựa chọn cho giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB FLC Quảng Bình cơng ty chuyên lĩnh vực bất động sản nên hoạt động mua hàng diễn với số lượng lớn Điều tiềm ẩn nhiều nguy xảy gian lận, sai sót Do đó, để quản lý tốt lượng hàng hóa mua về, tối ưu hóa chi phí đầu vào lợi nhuận, công ty cần làm tốt công tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Vì lý trên, tác giả định chọn đề tài Kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình làm để tài luận văn nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu - Ph n tích, đánh giá cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình; từ tìm điểm mạnh, hạn chế nguyên nhân hạn chế - Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu luận văn cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn cơng ty FLC Quảng ình, tập trung vào hai giai đoạn mua hàng toán - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi khơng gian: Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình + Phạm vi thời gian: Luận văn ph n tích thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình giai đoạn 2017-2019 Phƣơng pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu vật biện chứng, kết hợp nghiên cứu lý luận tổng kết thực tiễn Luận văn sử dụng phương pháp thu thập số liệu thứ cấp Phương pháp vấn thực với Kế toán trưởng, Trưởng phịng Kế tốn Phó phịng kế tốn phận có liên quan tình hình mua hàng tốn FLC Quảng Bình Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn kết cấu thành 03 chương, bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình Chương 3: Một số giải pháp giúp hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội KSNB tồn sách, quy định, thủ tục kiểm sốt, bước cơng việc lãnh đạo đơn vị xây dựng áp dụng nhằm quản lý điều hành hoạt động đơn vị đạt hiệu cao với mức độ rủi ro thấp 1.1.2 Mục tiêu kiểm soát nội “- Mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động - Mục tiêu thông tin - Mục tiêu tuân thủ.” 1.1.3.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm sốt nội a Mơi trường kiểm sốt b Đánh giá rủi ro c Hoạt động kiểm sốt d Thơng tin truyền thông e Hoạt động giám sát 1.1.4 Vai trị kiểm sốt nội quản lý - Đảm bảo tính xác số liệu kế tốn báo cáo tài đơn vị - Giảm bớt rủi ro, gian lận trộm cắp đơn vị bên thứ ba nhân viên công ty gây - Giảm bớt rủi ro sai sót khơng cố ý nhân viên gây tổn hại cho đơn vị - Ngăn chặn việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết quản lý rủi ro chưa đầy đủ 1.2 ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP Các bước, giai đoạn chu trình mua hàng toán thực qua thủ tục, gồm: Xử lý đơn đặt hàng ký hợp đồng mua bán; Nhận hàng hóa kiểm định; Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng toán khoản nợ cho người bán Quá trình xử lý nghiệp vụ chu trình mua hàng-thanh tốn liên quan tới chức trình bày phần 1.2.1 Xử lý đơn đặt hàng ký hợp đồng mua bán Theo Đường Nguyễn Hưng (2016), quy trình thực thông qua nội dung như: (1) Lập kế hoạch mua hàng (tháng, quý, năm); (2) Lập phê chuẩn đề nghị mua hàng; (3) Lựa chọn nhà cung cấp; (4) Lập hợp đồng mua hàng; (5) Lập gửi đơn đặt hàng 1.2.2 Nhận hàng hóa kiểm định Xét chất, đ y chức quy trình nhận hàng khâu then chốt chu trình mua hàng toán Đến ngày giao hàng phận nhận hàng tiến hành nhận hàng từ người bán ộ phận nhận hàng có tham gia phận khác có liên quan Lúc, này, phận nhận hàng thực hai công việc đối chiếu hàng giao so với đơn đặt hàng, ghi iên kiểm nhận hàng sau phê duyệt người có thẩm quyền chấp hàng giao hàng, chuyển hàng đến nơi bảo quản hay sử dụng 1.2.3 Ghi nhận toán khoản nợ cho ngƣời bán Khi nhận đầy đủ chứng từ mua hàng có liên quan, kế tốn tốn phải đối chiếu, so sánh hóa đơn với thơng tin đặt hàng nhận hàng đơn đặt hàng phê duyệt, biên kiểm nhận phê duyệt, phiếu nhập kho (nếu có) hay bảng kê chi phí Nếu thơng tin phù hợp, đầy đủ, xác, kế tốn phải trả tiến hành ghi nhận nợ phải trả chi tiết theo người bán Đ y quy trình tốn cho nhà cung cấp, gồm nội dung Ghi nhận công nợ với nhà cung cấp; Lập đề nghị toán; Kiểm tra phê duyệt đề nghị toán; Tiến hành tốn (Đường Nguyễn Hưng, 2016) 1.3 KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Mục tiêu KSNB gồm ba nhóm mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo mục tiêu tuân thủ Trong đơn vị, mục tiêu thường tương trợ nhau, xem xét đánh giá mục tiêu ta cần phải đặt mối tương quan với mục tiêu khác 1.3.2 Mơi trƣờng kiểm sốt chu trình mua hàng tốn a Đặc điểm quản lý “Triết lý phong cách lãnh đạo chu trình mua hàng tốn Sự liêm tơn trọng giá trị đạo đức nhà lãnh đạo đội ngũ nh n viên Thái độ, cách điều hành người quản lý b Cơ cấu tổ chức - Sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm báo cáo tình hình mua hàng, nhận hàng, tốn Mỗi cấp quản lý cần ý thức quyền hạn - Hệ thống báo cáo phù hợp với đơn vị, thiết lập quy trình báo cáo kịp thời, kết thực để đạt mục tiêu đề c Chính sách nhân Chính sách nhân chu trình mua hàng tốn liên quan đến tuyển dụng, huấn luyện, giao dục, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, kèm cặp nhân viên Lãnh đạo phịng liên quan đến mua hàng – tốn cần xây dựng sách động viên, khen thưởng cho cá nhân phịng Đồng thời, tiến hành kỷ luật nghiêm khắc nhân viên vi phạm d Công tác lập kế hoạch dự toán Kế hoạch dự toán mua hàng toán tập hợp hành động, số trước thực mua hàng hay toán tài sản hay sản phẩm Tùy theo tính chất cơng việc mục tiêu kiểm sốt chu trình mua hàng toán mà thời gian lập kế hoạch năm/lần nửa năm/lần Kế hoạch dự toán mua hàng toán phải đại diện có thẩm quyền đơn vị ký xác nhận phê duyệt trước phổ biến cụ thể tới phòng ban e Tăng cường phân nhiệm Tùy khâu chu trình mua hàng tốn mà lãnh đạo phịng liên quan đến mua hàng – toán phân nhiệm cụ thể cho kế toán viên theo dõi, đảm nhiệm, cho đạt hiệu cao Việc tăng cường phân nhiệm giúp cho lãnh đạo kiểm soát hành động thành viên phịng Nếu có sai sót xảy ra, cần quy trách nhiệm theo công việc phân nhiệm để suy xét 1.3.3 Nhận diện đánh giá rủi ro xảy chu trình mua hàng toán a Nhận diện rủi ro Để nhận dạng rủi ro, đơn vị sử dụng nhiều phương pháp khác như: phương tiện dự báo, phân tích liệu khứ, rà soát hoạt động thường xuyên Việc nhận dạng rủi ro thực thông qua việc xem xét nhân tố bên bên ngồi đơn vị có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động đơn vị b Phân tích đánh giá rủi ro Rủi ro khó định lượng nên việc xem xét tầm quan trọng khả xảy rủi ro từ c n nhắc tới việc đối phó để giảm thiểu tác động chúng cần thiết Phương pháp ph n tích rủi ro bao gồm bước: Đánh giá xác suất xảy rủi ro; Đánh giá mức độ thiệt hại; Các biện pháp đối phó với rủi ro Rủi ro đa dạng, phân tích cần phải thận trọng đồng thời cần xem xét chúng mối quan hệ với chi phí Các nội dung cần đánh giá chu trình mua hàng tốn là: (1) Khả phát sinh rủi ro; (2) Mức độ tác động rủi ro; (3) Thời gian tác động rủi ro; (4) Tốc độ tác động rủi ro 1.3.4 Hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Trong chu trình mua hàng tốn, hoạt động kiểm soát hoạt động theo văn quy định công tác mua hàng toán ban hành Nhà nước, đơn vị cấp đơn vị Các thủ tục kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn thiết kế nhằm hạn chế rủi ro gặp phải giai đoạn chu trình để đạt mục tiêu cụ thể a Thiết lập thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát lãnh đạo doanh nghiệp thiết lập thực để đạt mục tiêu đơn vị Các loại thủ tục kiểm soát gồm Xét duyệt phê chuẩn; Kiểm tra, đối chiếu; Kiểm soát vật chất; Giám sát; Soát xét, rà soát; Bất kiêm nhiệm phân cơng, phân nhiệm b Thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán gồm lập kế hoạch mua hàng; Lập phê chuẩn đề nghị mua hàng; Lựa chọn nhà cung cấp; Lập hợp đồng mua hàng; Lập gửi đơn đặt hàng; Kiểm tra hàng hóa mua vào; Hàng mua đạt yêu cầu - Nhập kho vật tư; Hàng không đạt yêu cầu- áo cáo lên ban lãnh đạo; Giải 10 - Sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào khấu trừ - Sổ chi tiết theo dõi nợ phải trả 1.3.6 Hoạt động giám sát chu trình mua hàng toán Hệ thống KSNB phải giám sát để đánh giá hiệu hoạt động hệ thống theo thời gian Nội dung đánh giá phải gắn với việc đánh giá thiết kế, vận hành thủ tục kiểm soát Hoạt động giám sát để đưa điều chỉnh cần thiết cho hệ thống KSNB Hoạt động giám sát thực hình thức tự giám sát giám sát đơn vị cấp thuê giám sát Tùy theo đặc thù hoạt động doanh nghiệp định ban quản lý, phạm vi tần suất giám sát thực cho phù hợp Có hai hình thức giám sát hệ thống KSN (Đậu Ngọc Châu, Nguyết Viết Lợi, 2008): - Đánh giá thường xuyên - Đánh giá chuyên biệt CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH 2.1 KHÁI QT CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH 2.1.1 Q trình thành lập phát triển Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình (FLC Quảng Bình) Cơng ty cổ phần hoạt động theo Luật Doanh nghiệp, thành lập từ năm 2011 11 2.1.2 Lĩnh vực hoạt động 2.1.3 Cơ cấu tổ chức Tính đến 31/12/2019, FLC Quảng Bình có 1.314 cán bộ, cơng nh n viên Sau năm hình thành phát triển, FLC Quảng ình đánh giá cơng ty có bước phát triển vững mạnh có đội ngũ nh n tâm huyết, u nghề có chun mơn cao 2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn FLC Quảng Bình a Tổ chức máy kế toán Do đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh địa bàn rộng nhiều đơn vị trực thuộc trải dài nước nên công ty áp dụng mơ hình tổ chức máy kế toán vừa tập trung, vừa ph n tán để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc sản xuất kinh doanh đảm bảo công tác cập nhật sổ sách kế tốn tồn Cơng ty cách nhanh chóng, kịp thời Tính đến 31/12/2019, máy kế tốn Công ty gồm 27 cán nhân viên b Chế độ kế tốn áp dụng Hiện tại, cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 Bộ tài chính, hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp; Văn số 16501/BTC-CĐKT ngày 18/11/2016 Bộ Tài việc trả lời chế độ kế toán Quy định chế độ kế toán Tập đồn FLC.” c Hình thức kế tốn Hiện tại, Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn riêng máy tính với phần mềm FAST ACCOUNTING dựa hệ thống sổ hình thức “Nhật kí – Chứng từ” Điều giúp giảm bớt khối 12 lượng công việc cho nhân viên kế toán đáp ứng nhu cầu hạch tốn Cơng ty d Trình tự ln chuyển chứng từ Hàng ngày, nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại chứng từ theo phần hành kế tốn Sau đó, kế tốn phần hành kiểm tra chứng từ tiến hành định khoản, cập nhật vào máy tính theo bảng biểu thiết kế phần mềm kế tốn e Các sách kế tốn áp dụng Cơng ty - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào ngày 31/12 - Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng - Phương pháp khấu hao: Khấu hao đường thẳng - Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ 2.2 THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH 2.2.1 Khái qt chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình a Cơng tác phân cấp mua sắm Theo Quy trình thực mua sắm vật tự thiết bị phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh FLC Quảng Bình quy định hành: loại hình quy mơ dự án/cơng trình, Tập đồn FLC thống quản lý, thực mua sắm tập trung cấp phát cho FLC Quảng Bình loại vật tư thiết bị Đối với số vật tư thiết bị có khối lượng nhỏ lẻ, yêu cầu kỹ thuật đơn giản, có nhiều nhà cung cấp, phổ biến thị trường, 13 để chủ động mua sắm, cung ứng kịp thời cho SXKD, Công ty phân cấp cho đơn vị Văn phịng Cơng ty, Phịng Cơng nghệ thơng tin, Phịng Kinh doanh, phòng Dự án tổ chức mua sắm với hạn mức giá trị 50 triệu đồng/01 lần mua (gói thầu) b Xử lý đơn đặt hàng ký hợp đồng mua bán Việc lập kế hoạch mua sắm Cơng ty FLC Quảng Bình Phịng Kinh doanh kết hợp với phịng Tài – Kế tốn Cơng ty đảm nhiệm Kế hoạch mua sắm lập cho toàn thiết bị vật tư mua sắm phục vụ cho hoạt động xây dựng công ty Sau hồn thành lập kế hoạch mua sắm, trưởng phịng Kinh doanh trình Giám đốc phê duyệt theo quy định Trong q trình xây dựng, có phát sinh hay cố, phòng ban phải thuyết minh, giải trình chi tiết nguyên nhân cần bổ sung thêm thiết bị vật tư trình Giám đốc Cơng ty phê duyệt trước tiến hành mua sắm thêm vật tư thiết bị cần thiết c Nhận hàng hóa kiểm định Phịng Vật tư Quản lý Máy móc – Thiết bị giao nhiệm vụ nhận hàng hóa, kiểm hàng hóa trước ký vào giấy nhận hàng Sau đối chiếu với đơn đặt hàng, cán Phòng Vật tư Quản lý Máy móc – Thiết bị nhận mặt hàng số lượng, chất lượng chuyển giao cho thủ kho Phòng thi cơng Tuy nhiên, hàng hóa khơng chủng loại, chất lượng hay thiếu số lượng, cán Phịng Vật tư Quản lý Máy móc – Thiết bị yêu cầu bên giao hàng phải nhận lại hàng bổ sung lô hàng thỏa thuận d Ghi nhận toán khoản nợ cho người bán 14 Thanh toán tiến hành Phịng Vật tư Quản lý Máy móc – Thiết bị đồng ý nhận hàng hóa, thiết bị Lúc này, kế hoạch tốn lập cho tồn thiết bị, vật tư mua chưa toán đủ chưa toán phục vụ cho hoạt động công ty Cũng giống lập kế hoạch mua sắm, tùy vào dự án cụ thể, Công ty giao cho Phòng Kinh doanh phối hợp với Phòng Kế tốn lập kế hoạch tốn trình Giám đốc phê duyệt trước tiến hành toán cho đơn vị cung cấp thiết bị, vật tư 2.2.2 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn FLC Quảng Bình - Về mục tiêu hoạt động: + Đối với khâu mua hàng: Việc mua hàng cần đảm bảo hạn, loại hàng hóa cần mua, số lượng, chủng loại đặt, chất lượng tốt, giá phải chăng, điều kiện mua hàng hợp lý + Đối với khâu tốn: Cơng nợ toán phải số tiền, nhà cung cấp, thời gian thỏa thuận hợp đồng; phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ mua hàng theo quy định - Về mục tiêu báo cáo: đảm bảo cơng tác mua hàng tốn có thật; số liệu mua hàng tốn phản ánh trung thực, phù hợp, kịp thời, qn báo cáo tài (hàng tồn kho, cơng nợ phải trả, tiền,…) báo cáo có liên quan khác đơn vị - Về mục tiêu tuân thủ: Khi thực mua hàng toán, phịng/ban giao nhiệm vụ mua hàng tốn phải đảm bảo tuân thủ theo quy trình, thủ tục, bước thực theo Quy định mua sắm vật tư thiết bị Công ty 15 2.2.3 Mơi trƣờng kiểm sốt FLC Quảng Bình a Đặc điểm quản lý Quan điểm quản lý, điều hành Công ty an Giám đốc, đặc biệt Giám đốc FLC Quảng Bình rõ ràng Ơng ln coi trọng yếu tố người Trong công tác mua hàng tốn, Giám đốc Cơng ty phân cấp cơng tác mua sắm vật tư thiết bị, toán cho đơn vị liên quan quy định riêng biệt, tùy thuộc vào quy mô dự án b Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức FLC Quảng ình tổ chức theo hướng phân nhiệm rõ ràng phịng ban, từ tăng trách nhiệm phịng ban, cá nh n cơng việc, nhiệm vụ giao tạo môi trường kiểm tra, kiểm sốt hiệu an lãnh đạo cơng ty người am hiểu ngành xây dựng, có nhiều năm kinh nghiệm an lãnh đạo ln khuyến khích, khen thưởng kết công việc tốt nhân viên, khích lệ tinh thần làm việc cán bộ, cơng nhận viên tồn cơng ty c Chính sách nhân Công ty coi trọng yếu tố người Ngay từ sách tuyển dụng nhân sự, cơng ty đề cao ứng viên có kinh nghiệm, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao d Công tác kế hoạch dự tốn Đối với Cơng ty, việc lập dự tốn ln đặt tiêu chí khơng vượt lực Công ty phải phù hợp với tình hình biến động thị trường 16 Nhìn chung, cơng tác lập kế hoạch mang tính hình thức, việc tổ chức thực sản xuất kinh doanh mang tính chủ quan, tự phát, tách rời kế hoạch lập e Tăng cường phân nhiệm Hàng năm, Tập đoàn giao tiêu thi đua rõ ràng cho công ty thành viên, có FLC Quảng ình Theo đó, FLC Quảng Bình tiến hành giao tiêu cho phòng, ban chức Lãnh đạo phòng, ban giao nhiệm vụ cho phận, cá nhân thực công việc giao 2.2.4 Nhận diện đánh giá rủi ro hoạt động mua hàng toán FLC Quảng Bình a Nhận diện rủi ro - Đối với cơng tác mua hàng: Rủi ro khâu xác định nhu cầu mua sắm vật tư thiết bị không thực tế số lượng, chủng loại, quy cách, v.v - Đối với công tác tốn: Sai sót cơng nợ cộng dồn lúc nhiều hóa đơn nhập vào cuối tháng b Đánh giá rủi ro - Đối với công tác mua hàng: Hiện nay, đ y rủi ro thường gặp Công ty việc xác định số lượng vật tư thiết bị dựa kinh nghiệm mua Cơng ty trước mà chưa xuất phát từ khảo sát thực tế Do đó, kế hoạch mua hàng không với nhu cầu thực tế - Đối với cơng tác tốn: Theo Quy định, Phịng Kế hoạch Vật tư chịu trách nhiệm mua hàng, nhập kho, sau chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho chứng từ liên quan cho kế tốn cơng nợ Phịng Tài Kế tốn để ghi nhận cơng nợ 17 2.2.5 Hoạt động kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn FLC Quảng Bình a Hoạt động đặt hàng Chỉ có thủ kho phép ký xác nhận yêu cầu mua hàng kho trước gửi lên Phòng Kinh doanh Công ty Để xác định số lượng hàng cần mua, thủ kho kiểm tra mức tồn kho hàng hóa ghi nhận thẻ kho với yêu cầu đặt mua khách hàng b Hoạt động nhận bảo quản hàng hóa Thủ kho nhân viên Phòng Kinh doanh kiểm nhận hàng hóa, so sánh đối chiếu quy cách mặt hàng, số lượng yêu cầu phiếu yêu cầu mua hàng với phiếu giao hàng bên bán Ở khâu này, thủ kho có nhiệm vụ ghi nhận loại hàng nhập kho mặt chủng loại, quy cách số lượng c Hoạt động nhận hóa đơn theo dõi cơng nợ Khi hóa đơn về, Phịng Kinh doanh đối chiếu, kiểm tra đơn giá, thành tiền mặt hàng hóa đơn với đơn đặt hàng khách hàng xác nhận trước tổng thành tiền có xác hay khơng Nếu kiểm tra thấy khớp đúng, nh n viên tiến hành đánh dấu thể thực việc kiểm tra giá cụ thể mặt hàng đơn đặt hàng Đồng thời, kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn d Hoạt động tốn - Đối với hình thức mua hàng trả sau, kế tốn tiền thường xuyên truy cập vào tập tin sổ chi tiết nợ phải trả người bán để ghi nhớ ngày để tốn tồn tiền hàng hóa đơn 18 - Đối với trường hợp khoản chiết khấu tính riêng, áp dụng cho hóa đơn đơn lẻ nghiệp vụ phát sinh tháng người bán thường kế tốn tiền tập hợp hóa đơn chưa tốn lại lập bảng kê hóa đơn chưa toán để ghi ngày phải trả tiền 2.2.6 Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn FLC Quảng Bình a Tổ chức chứng từ Các chứng từ sử dụng chu trình mua hàng – tốn Cơng ty phần người bán cung cấp trình bán hàng phần Phịng Kinh doanh Phịng kế tốn Cơng ty lập Các chứng từ kế toán mua hàng toán thể cho nghiệp vụ kinh tế thực phát sinh hoàn thành, chứng từ lập đảm bảo hợp lệ hợp pháp b Hệ thống sổ sách kế tốn Hiện nay, cơng ty sử dụng hình thức kế tốn máy tính với phần mềm FAST ACCOUNTING dựa hệ thống sổ hình thức “Nhật ký – Chứng từ” Việc giúp giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế tốn, đáp ứng u cầu hạch tốn cơng ty Các tài khoản đơn vị mở gồm TK 156, TK 331, TK 133, TK 141, TK 111, TK 112 c Tổ chức hệ thống báo cáo Hiện nay, chu trình mua hàng – tốn, FLC Quảng Bình khơng lập báo cáo liên quan 19 2.2.7 Giám sát hoạt động kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn FLC Quảng Bình Hiện tại, FLC Quảng ình thực 02 hình thức đánh giá đánh giá thường xuyên đánh giá chuyên biệt 2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH 2.3.1 Điểm mạnh - Về mơi trường kiểm sốt: Cơng ty có mơi trường kiểm sốt thuận lợi Công ty ban hành quy định quản lý nội nên kiểm soát tốt chu trình mua hàng – tốn - Về đánh giá rủi ro: Công ty nhận thức tầm quan trọng công tác đánh giá rủi ro chu trình mua hàng tốn - Về hệ thống thông tin truyền thông: Công ty lựa chọn hình thức tổ chức máy kế tốn phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD đơn vị - Về thủ tục kiểm sốt: Cơng ty x y dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động đơn vị - Về hoạt động giám sát: Cơng ty áp dụng hình thức giám sát linh hoạt, tùy vào công tác cụ thể để phát rủi ro xảy cơng tác mua hàng, tốn 2.3.2 Hạn chế a Mơi trường kiểm sốt - Về đặc thù quản lý: Một số phịng ban, cán bộ, nhân viên chưa có nhận thức đắn tồn diện cơng tác kiểm sốt, đặc biệt kiểm sốt cơng tác mua sắm vật tư thiết bị 20 - Về cấu tổ chức: Vì cơng ty đơn vị hạch tốn phụ thuộc Tập đồn FLC nên khơng có phịng Kiểm sốt nội Giám sát tài để thực chức ph n tích đánh giá rủi ro - Về công tác lập kế hoạch: Công tác khảo sát, thiết kế, lập dự toán chưa thực theo quy định, chưa xây dựng dựa khảo sát thực tế - Về hình thức tổ chức mua sắm: Công ty chưa tổ chức mua sắm vật tư thiết bị thơng qua hình thức định thầu, mua sắm trực tiếp qua báo giá cao b Thủ tục kiểm soát - Nguyên tắc phân nhiệm chưa rõ ràng, cịn xảy tình trạng cá nhân làm cơng tác kế tốn phải kiêm nhiệm công việc khác nên chưa chuyên t m công việc - Một số phận lập thủ tục mua hàng toán chưa tu n thủ trình tự, thủ tục c Nhận diện đánh giá rủi ro Việc thiết kế vận hành hệ thống KSNB chu trình mua hàng tốn Công ty chưa dựa sở đánh giá rủi ro có khả xảy chưa đảm bảo logic d Tổ chức thông tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Hiện tại, cơng ty sử dụng phần mềm FAST ACCOUNTING, phần mềm cũ so với hệ thống quản lý thơng tin kế tốn 21 CHƢƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH 3.1 HỒN THIỆN MƠI TRƢỜNG KIỂM SỐT 3.1.1 Nâng cao nhận thức Ban quản lý kiểm sốt nội an Giám đốc Cơng ty cần phải tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội cách tồn diện có kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Ban lãnh đạo Công ty cần xác định rõ cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội đồng thời điều hành kiểm soát hệ thống kiểm sốt nội 3.1.2 Tăng cƣờng cơng tác quản lý - Ban kiểm soát nên thực kiểm tra bất thường để tăng cường khả phát bất ổn hoạt động kinh doanh Công ty góp phần tăng tinh thần trách nhiệm trình làm việc, thực nghiêm túc quy định Cơng ty - Đối với Phịng Kinh doanh, tương lai, Công ty thực mở rộng dự án, Giám đốc Cơng ty bàn bạc với Ban quản trị để cấu, xếp lại để tối ưu hóa hoạt động phận Cần phân chia nhân viên Phòng thành nhóm chun mơn hóa cao coogn việc cần làm 3.1.3 Về sách nhân sự, khen thƣởng Trong khâu tuyển dụng, cần ban hành quy chế quy định rõ ràng số nội dung chủ yếu 22 Trong kh u đào tạo, bồi dưỡng, cần rà sốt lại tồn lực lượng cán bộ, cơng nhân viên có, phân cấp đối tượng cụ thể theo trình độ, theo loại hình cơng việc để có phương án lập chương trình bồi dưỡng sát thực, hiệu Chính sách thưởng, phạt kịp thời, thích hợp 3.1.4 Xây dựng máy kiểm toán nội Việc thành lập hệ thống kiểm toán nội theo đặc thù điều kiện cụ thể công ty giải pháp quan trọng 3.1.5 Hồn thiện cơng tác lập kế hoạch - Lập kế hoạch dự toán cho hoạt động khác ngồi hoạt động tiêu thụ, có kế hoạch từ tổng thể chi tiết - Nghiên cứu, tối ưu hóa phịng Kinh doanh trường hợp có dự án mở rộng quy mô kinh doanh - Bám sát trình tự, thủ tục theo quy định để tăng cường hiệu cơng tác kiểm sốt nhu cầu mua sắm đơn vị 3.1.6 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn FLC Quảng Bình Để góp phần nâng cao hiệu KSNB chu trình mua hàng tốn, Cơng ty cần đại hóa, nâng cấp phần mềm, máy móc thiết bị Phần mềm FAST ACCOUNTING nên nâng cấp lên phiên cao Cần liên hệ với nhà cung cấp phần mềm kế toán để làm thủ tục phân quyền thực cho nhân viên Phịng Kế tốn Chỉ có Kế toán trưởng quyền thực thao tác nghiệp vụ liên quan đến tất phần hành kế tốn 23 3.2 HỒN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT 3.2.1 Hoạt động đặt hàng Trong kh u đặt hàng, phải đưa cách thực cụ thể để thủ kho Phịng Kinh doanh tìm số lượng hàng cần đặt mua Về đơn đặt hàng, Phòng Kinh doanh lập liên gửi fax cho nhà cung cấp, tương tự việc lập liên điều kiện nhà cung cấp thường xa Công ty nên yêu cầu phía nhà cung cấp bảng báo giá mặt hàng có thay đổi để giúp Cơng ty chủ động lựa chọn nhà cung cấp 3.2.2 Hoạt động tốn - Kế tốn chi phí viết ghi nhớ ngày phải tốn hóa đơn tiền hàng tháng sổ tay cá nhân cho nhà cung cấp - Khi thủ quỹ tạm lữu trữ hai liên phiếu chi sau ghi nhận vào sổ quỹ thủ quỹ nên tách riêng hai liên phiếu chi để lưu trữ giảm thiểu phiếu chi bị thất lạc kh u 3.3 HỒN THIỆN CƠNG TÁC NHẬN DIỆN VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO - Thành lập tổ quản trị rủi ro - Tổ chức hoạt động quản trị rủi ro cách hợp lý, có hiệu để nhận diện rủi ro xác hơn, giảm thiểu rủi ro ảnh hưởng đến chu trình mua hàng – tốn 24 KẾT LUẬN Qua thực tế tìm hiểu, luận văn hoàn thành mục tiêu nghiên cứu đưa phần Mở đầu Luận văn đã: - Phân tích thực trạng KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty FLC Quảng Bình, từ đánh giá để đưa mặt làm hạn chế cơng tác KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty FLC Quảng Bình - Đưa giải pháp góp phần hồn thiện cơng tác KSNB chu trình mua hàng tốn Cơng ty FLC Quảng Bình thời gian đến Hi vọng giải pháp tác giả đưa giúp cho Ban lãnh đạo Cơng ty FLC Quảng Bình kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán tốt hơn, đảm bảo hiệu cơng tác mua hàng, độ xác tốn, từ tối đa hóa chi phí lợi nhuận Để hồn thành luận văn này, lần tác giả xin gửi lời cảm ơn ch n thành s u sắc đến cô giáo TS Phan Thị Đỗ Quyên, người tận tình bảo, hướng dẫn đưa cho em lời khuyên bổ ích Tuy nhiên, hạn chế thời gian, kiến thức hiểu biết nên luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót.Tác giả luận văn mong muốn nhận góp ý thầy, giáo bạn học viên quan tâm đến đề tài để luận văn em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn./ ... Đánh giá chuyên biệt CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH 2.1 KHÁI QT CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH 2.1.1 Q trình. .. HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN FLC QUẢNG BÌNH 2.2.1 Khái qt chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình a Cơng tác phân cấp mua sắm Theo Quy trình thực mua sắm... cơng tác kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Cơng ty Cổ phần Tập đồn FLC Quảng Bình Tổng quan tài liệu nghiên cứu CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG