Bài giảng Tái lập doanh nghiệp - Bài 2: Quản trị sự thay đổi để chủ động phát triển

Bài giảng Tái lập doanh nghiệp - Bài 2: Quản trị sự thay đổi để chủ động phát triển giúp người học nắm được lý do vì sao cần quản trị sự thay đổi, nhận diện các nhân tố tác động đến thay đổi, phân tích hiện trạng để chủ động lập kế hoạch thay đổi, lập kế hoạch thay đổi và tổ chức thay đổi theo kế hoạch.

Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI ĐỂ CHỦ ĐỘNG PHÁT TRIỂN BÀI Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:  Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn  Đọc tài liệu: Nguyễn Ngọc Huyền (2009), Thay đổi phát triển doanh nghiệp, Nhà xuất Phụ Nữ, Hà Nội, Chương Nguyễn Thành Độ Nguyễn Ngọc Huyền (2004), Quản trị kinh doanh, Nhà xuất Lao động – Xã hội, Hà Nội, chương 13 Nguyễn Ngọc Huyền (2013), Quản trị kinh doanh – tập 2, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, chương 18  Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email  Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung Bài học phần Tái lập doanh nghiệp nghiên cứu năm vấn đề quan trọng cần quản trị thay đổi, nhận diện nhân tố tác động đến thay đổi, phân tích trạng để chủ động lập kế hoạch thay đổi, lập kế hoạch thay đổi tổ chức thay đổi theo kế hoạch Mục tiêu  Hiểu chất quản trị thay đổi, lý phải quản trị thay đổi nhân tố tác động đến thay đổi;  Hiểu rõ việc phân tích trạng để chủ động lập kế hoạch thay đổi;  Nắm vững cách lập kế hoạch thay đổi tổ chức thay đổi theo kế hoạch Khi thực hành người học cần trả lời câu hỏi: 14  Lý tổ chức phải thay đổi gì?  Các bước thực thay đổi  Khi thực thay đổi tổ chức phải ý gì? TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển Tình dẫn nhập Trong môi trường kinh doanh ngày hội nhập sâu rộng nước nhà, áp lực cạnh tranh từ nước buộc nhiều hãng phải xem xét cách khác để cắt giảm chi phí loại trừ lãng phí Tuy cắt giảm chi phí, họ phải tìm kiếm ý tưởng sáng tạo Nhiều cơng ty có cơng ty An Duy thực điều việc giảm cấp quản trị tăng phạm vi kiểm soát Cấu trúc phẳng có lợi giảm chi phí việc loại trừ số công việc quản trị tăng ý tưởng việc trao cho cá nhân nhiều quyền lực để định Hãy cho biết áp lực khiến công ty An Duy phải tiến hành thay đổi Họ thay đổi gì? Lợi ích việc thay đổi? Ai khơng thích thay đổi này? TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 15 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển 2.1 Vì cần quản trị thay đổi? 2.1.1 Khái niệm quản trị thay đổi  Quản trị thay đổi tổng hợp hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy điều khiển trình thay đổi doanh nghiệp phù hợp với biến động môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển môi trường kinh doanh biến động  Quản trị thay đổi: nhận thức trước thay đổi môi trường để chủ động thay đổi  Quản trị thay đổi: trình cải tổ cách chủ động nhằm tạo sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp 2.1.2 Sự cần thiết phải quản trị thay đổi  Môi trường kinh doanh ngày biến động đòi hỏi doanh nghiệp phải đổi hoạt động kinh doanh cung cách quản trị  Quản trị thay đổi giúp doanh nghiệp thay đổi chủ động, hướng thời điểm cần thiết  Các tổ chức thành công quản trị thay đổi hiệu quả, chống lại thay đổi vào đường dẫn tới sụp đổ 2.1.3 Chu trình tiến hành thay đổi Quản trị thay đổi khơng có nghĩa cần thay đổi, mà nghiên cứu thấu đáo trước trả lời câu hỏi định thay đổi Chu trình tiến hành thay đổi trình liên tục theo chu trình khép kín gồm: Phát hiện, hoạch định tổ chức thực thay đổi  Phát nghiên cứu thay đổi: Xác định trạng, lực lượng ngăn cản thúc đẩy Ở giai đoạn này, nhà quản trị cần nhạy cảm thực trạng diễn Sự thay đổi có diễn hay khơng phần lớn nhờ nhận thức nhà quản trị  Hoạch định thay đổi: Xác định trạng thái mới, xác định giải pháp Giai đoạn đòi hỏi nhà quản trị phải hiểu trả lời thấu đáo câu hỏi trạng thái trạng cần giải pháp để đạt điều đó?  Tổ chức thực thay đổi: Tạo trạng thái mới, giai đoạn đòi hỏi nỗ lực vận động, lôi kéo người tham gia vào tạo trạng thái 2.1.4 Các nguyên tắc thay đổi hiệu  Phá vỡ quy tắc cũ: Thông thường, người ta thích giữ nguyên hơn, giữ nguyên cũ nhàn hơn, đỡ phải suy nghĩ hơn, đỡ gặp thắc mắc… Giữ nguyên đồng nghĩa với không thay đổi, không cải tiến, không đổi mới,… điều lại dẫn đến cản trở phát triển doanh nghiệp muốn phát triển phải thay đổi  Học hỏi kinh nghiệm từ doanh nghiệp khác: Có thể có mơ hình chung cho doanh nghiệp có hồn cảnh tương tự Vì thế, nhà quản trị tìm kiếm học hỏi nhiều doanh nghiệp khác 16 TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển  Không ép buộc nhân viên phục tùng kế hoạch thay đổi mà tìm cách thu phục người chống đối: Theo tính quy luật, người lo sợ điều chưa biết – phản ứng chống lại thay đổi Sở dĩ với cá nhân, thay đổi đe dọa cân sống có địi hỏi phải có điều chỉnh định sức lực, tâm lý, tình cảm… Trước thay đổi, cá nhân phải chuyển từ trạng thái sang bước độ để cuối chuyển sang trạng thái mong muốn Các nhà quản trị cần hiểu quy luật tâm lý  Tìm kiếm người tiên phong  Nắm lấy hội thành công từ ban đầu  Tiếp cận nguồn thông tin cần thiết 2.1.5 Lựa chọn phương pháp tiếp cận thay đổi Các phương pháp tiếp cận thay đổi  Thuyết E: Phương pháp tiếp cận kinh tế: Tăng tối đa nhanh chóng giá trị cho cổ đông Thuyết thường tiến hành thay đổi từ xuống  Thuyết O: Phương pháp tiếp cận lực tổ chức: Mục tiêu thay đổi thuyết O phát triển mơi trường văn hóa mà nhân viên có hội học tập nâng cao khả năng, thể lực tối đa thân 2.1.6 Lựa chọn quan điểm thay đổi thích hợp Khơng có phương pháp tiếp cận đảm bảo chắn thành cơng, cần tránh sử dụng riêng lẻ thuyết trên, nên kết hợp điểm phù hợp hai thuyết với nhu cầu thực tế doanh nghiệp 2.2 Nhận diện nhân tố tác động đến thay đổi 2.2.1 Nhận diện nhu cầu thay đổi  Có thể rõ rệt thông qua dấu hiệu cụ thể, doanh nghiệp lâm vào tình trạng khủng hoảng, tình hình kinh doanh bi đát, lỗ vốn, tiêu doanh thu liên tục giảm Hiệu hoạt động doanh nghiệp mức trung bình, khơng tăng khơng ổn định Khách hàng khơng hài lịng với sản phẩm cung cách cung ứng sản phẩm doanh nghiệp Nhân viên khơng hài lịng với cách thức tổ chức quản trị, xuất phản ứng tiêu cực từ phía họ  Dấu hiệu nhận diện “kém” rõ ràng  Dấu hiệu nhận diện mờ nhạt: trường hợp doanh nghiệp tiên tiến  Doanh nghiệp tốt: thay đổi để tránh bị sau cạnh tranh 2.2.2 Các nhân tố thúc đẩy thay đổi  Cạnh tranh: Trong bối cảnh cạnh tranh, doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng sản phẩm/dịch vụ tốt hơn, tạo cho khách hàng cảm giác dễ chịu hơn, thuận tiện với giá “mềm” hơn, doanh nghiệp chiến thắng ngược lại Điều thúc đẩy doanh nghiệp phải ln tìm cách thức sản xuất sản phẩm với chất lượng giá phù hợp với khách hàng nhất, phục vụ khách hàng tốt – doanh nghiệp phải tự đổi mình, phải thay đổi TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 17 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển  Những mục tiêu thực cao: Các mục tiêu thực cao địi hỏi tồn doanh nghiệp phận bên phải “gồng” lên để thực nhiều trường hợp “gồng” chưa đủ để thực mục tiêu Trường hợp này, mục tiêu trở thành áp lực thay đổi  Công nghệ kỹ thuật, thiết bị mới: Công nghệ kỹ thuật đòi hỏi kỹ làm việc quản trị phù hợp Thay đổi công nghệ dẫn đến đòi hỏi thay đổi nguồn lực đầu vào bao gồm nguồn nhân lực nguồn vật lực khác nguyên nhiên vật liệu, thiết bị máy móc, nhà xưởng, trang thiết bị… Tất điều dẫn đến đòi hỏi phải thay đổi  Người lao động có kỹ kiến thức mới: Khi có kiến thức kỹ làm việc mới, họ làm việc với quy trình đơn giản hơn, suất lao động cao Điều làm xuất mâu thuẫn dây chuyền sản xuất thực công việc Đây nguyên nhân phải thay đổi  Ước muốn ảnh hưởng phần thưởng nhiều hơn: Trong nhiều doanh nghiệp, thực trạng diễn cũ ước muốn số người thu nhập cao không thành thực mà có thay đổi biến mong muốn họ thành thực, họ thúc đẩy tạo áp lực thúc đẩy thay đổi 2.2.3 Các nhân tố cản trở thay đổi  Sự tự mãn: Nhiều người thường tưởng tượng “thành tích” để tự mãn, họ tưởng tượng “khơng có nhược điểm” để tự mãn Những người chống lại thay đổi góc độ họ quan niệm làm “khác đi” so với “cách” mà họ làm “cái đó” có tính làm giảm thể diện họ điều khơng thể  Chuẩn mực sản lượng: Chuẩn mực sản lượng theo kế hoạch định sẵn lực cản thay đổi Tuy nhiên, kinh tế ngày biến động Nếu nhà hoạch định điều hành “nhạy cảm” với biến động thị trường quan niệm thay đổi kế hoạch cho phù hợp điều cần thiết  Sự quen thuộc với môi trường tại: Con người có thói quen thích thay đổi, thơng qua cơng việc, người gắn bó với cá nhân định họ muốn trì mối quan hệ gắn bó Khi thay đổi dẫn đến thay đổi tổ chức, làm xáo trộn cấu tổ chức cũ phá vỡ quan hệ truyền thống  Cần phải học kỹ mới: Thứ nhất, người lao động đào tạo có thói quen điều khiển máy móc thiết bị theo quy chuẩn có sẵn mà họ đào tạo Điều vừa làm dễ dàng công việc họ vừa tạo sức ỳ “làm khác đi” nên tạo áp lực cản trở thay đổi Hơn nữa, thay đổi dẫn đến địi hỏi thay đổi quy trình kỹ giải vấn đề Trong nhiều trường hợp dẫn đến đòi hỏi người phải học tập kỹ Việc gây chi phí hội họ tạo phản ứng chống lại thay đổi  Sự ảnh hưởng giảm thu nhập  Tính ì 18 TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển 2.3 Phân tích trạng 2.3.1 Mục đích  Phát nhu cầu thay đổi;  Đánh giá tương quan lực lượng thúc đẩy cản trở thay đổi 2.3.2 Nhiệm vụ  Phát khẳng định nhu cầu thay đổi: nhu cầu phải mang tính thuyết phục;  So sánh tương quan lực lượng thúc đẩy cản trở để trả lời câu hỏi: Đối tượng cần thay đổi? Đã thời điểm thay đổi chưa? Hình thành bước đầu giải pháp vượt qua cản trở khuyến khích lực lượng thúc đẩy thay đổi 2.3.3 Yêu cầu  Khách quan, toàn diện;  Đầy đủ chứng cứ;  Áp dụng phương pháp thích hợp với đối tượng 2.3.4 Thời điểm nơi tiến hành  Phân tích trạng tiến hành thời điểm xuất hiện tượng khơng bình thường, có báo cáo bất thường xuất dấu hiệu khác thường bên bên doanh nghiệp  Phân tích trạng nơi chịu tác động thay đổi 2.3.5 Nội dung phân tích  Phân tích nhu cầu thay đổi: nhằm trả lời câu hỏi tính cấp bách phải thay đổi Có thay đổi cấp bách, có thay đổi địi hỏi sửa chữa khơng q lớn, có thay đổi người tiên phong phát  Phân tích áp lực thúc đẩy cản trở: Phải lượng hóa lực đẩy lực cản thời điểm phân tích dự kiến tương lai gần Sau tổng hợp lại, đánh giá chung lực đẩy lực cản  Kết luận liệu có cần thay đổi hay khơng, mức độ thay đổi, cường độ xu hướng diễn biến lực lượng cản trở thúc đẩy, từ xác định thời điểm tiến hành thay đổi 2.4 Lập kế hoạch thay đổi 2.4.1 Căn Hoạch định thay đổi dựa sở:  Hiện trạng đối tượng cần thay đổi nhu cầu thay đổi;  Kết phân tích lực lượng thúc đẩy cản trở thay đổi 2.4.2 Nội dung  Xác định mục tiêu thay đổi: Phải xác định xác rõ ràng thay đổi nhằm đạt mục tiêu cụ thể nào? Đây kim nam thống hoạt động phận cá nhân có liên quan TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 19 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển  Xác định đối tượng thay đổi: Trả lời xác câu hỏi thay đổi diễn phạm vi nào? Thay đổi toàn doanh nghiệp hay thay đổi phận cụ thể doanh nghiệp?  Xác định người điều hành, người thực người liên quan đến thay đổi: Việc xác định xác đối tượng điều kiện để thay đổi thành công Khó xác định người điều hành  Xác định thời điểm tiến hành thay đổi: Doanh nghiệp phải trả lời câu hỏi: Bao tiến hành thay đổi?  Xác định tính cơng khai thay đổi: Phải xác định thông báo thay đổi với ai, vào lúc nào, cách tính chất thơng báo (thơng báo để biết hay có tính thuyết phục?) Có thay đổi khơng nên công bố không công bố với số người để kiểm sốt hạn chế phản ứng thay đổi  Tiến độ thực thay đổi: Điều vào việc trả lời số câu hỏi sau: Cần thời gian lập kế hoạch cho thay đổi? Sự thay đổi cần diễn biến nhanh hay chậm thuận lợi hơn? Dự trù thời gian để tiếp thu sửa chữa sai sót (nếu có)? Có thời gian để thay đổi điều kiện nhu cầu khách hàng, cạnh tranh điều kiện môi trường có?  Xác định giải pháp cần thiết: thường gồm nhóm: nhóm giải pháp khuyến khích lực lượng thúc đẩy, nhóm giải pháp vượt qua lực cản thay đổi, nhóm giải pháp đảm bảo tiến trình thay đổi đến thành công 2.4.3 Yêu cầu kế hoạch thay đổi hiệu  Đơn giản: Nếu biểu đồ hoạt động điểm mốc bạn trông giống lưới điện chằng chịt suy nghĩ lại theo hướng đơn giản ngắn gọn  Được hình thành từ nhân viên tất cấp có ảnh hưởng: Với chủ trương “cùng xác định vấn đề nêu giải pháp”, cần lôi thành viên từ cấp tham gia xây dựng kế hoạch Từ đó, họ nhiệt tình việc hỗ trợ sáng kiến hành động  Tính khả thi  Xác định vai trò trách nhiệm: Kế hoạch thay đổi nên trình bày chi tiết vai trò trách nhiệm rõ ràng cho tất người tham gia Mỗi kết lập kế hoạch nên trách nhiệm hay nhiều cá nhân  Tính linh hoạt: Thơng thường, chương trình thay đổi theo đường lịch trình định Nếu doanh nghiệp tự trói buộc vào lịch trình, mục tiêu, kiện khắt khe, cuối nhận họ bị tách khỏi giới đầy biến đổi xung quanh 2.5 Tổ chức thay đổi theo kế hoạch 2.5.1 Triển khai kế hoạch thay đổi  Truyền đạt thông tin kế hoạch thay đổi: Những nội dung kế hoạch thay đổi cần thông tin sớm đến người liên quan 20 TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển  Chi tiết hóa kế hoạch hành động: Mục tiêu cơng việc xác định xếp hành động cụ thể cần phải tiến hành để q trình thay đổi diễn thành công  Phân công trách nhiệm: Thực chương trình thay đổi trách nhiệm lãnh đạo doanh nghiệp muốn cho chương trình thay đổi thành cơng cần phải có ủng hộ, đóng góp thành viên doanh nghiệp  Khuyến khích thay đổi: Vì trạng thái tương lai thường chứa đựng rủi ro, mạo hiểm nên ảnh hưởng cách tiêu cực tới lực, tinh thần, khả thích ứng thành viên Do đó, để chương trình thay đổi thành cơng, cấp quản trị cần lơi kéo, khuyến khích người tham gia vào q trình thay đổi  Thay đổi văn hóa: Văn hóa doanh nghiệp tác động qua lại với cấu thức để hình thành chuẩn mực hành động mà tất thành viên doanh nghiệp noi theo Hiểu biết văn hóa doanh nghiệp quan trọng thực chương trình thay đổi 2.5.2 Củng cố thay đổi  Giám sát tiến trình thay đổi: Trong trình thay đổi phải thường xuyên giám sát đánh giá xác tiến trình thay đổi, đo lường kết đạt so sánh kết với mục tiêu đặt cho chương trình thay đổi theo thời gian Mặt khác, cần đo lường phản ứng bên có liên quan đến thay đổi Việc giám sát thường xuyên dẫn đến điều chỉnh, thay đổi cần thiết so với kế hoạch đặt  Củng cố điểm tựa cho thay đổi: Phải thúc đẩy q trình thay đổi cách củng cố điểm tựa cho nó, cung cấp nguồn lực cho thay đổi, tạo nên hệ thống ủng hộ cho người khởi xướng, tạo lập khả kỹ xảo mới, khuyến khích hành vi phù hợp với trình thay đổi  Xem xét lại giả định  Đánh giá phân tích: Doanh nghiệp cần phải xác định cách rõ ràng mốc thời gian quan trọng trình  Duy trì thay đổi: Chương trình thay đổi đến đích nhà quản trị có tư tưởng tránh tự mãn, thay đổi liên tục trì nhiệt tình nhân viên 2.5.3 Các giải pháp đảm bảo thay đổi thành công  Áp dụng mơ hình Lewin vào tổ chức: Thuyết phân tích áp lực rút từ quy luật vật lý cân lực: vị trí đối tượng hướng vận động xác định lực tác động lên  Một số phương pháp vượt qua cản trở thay đổi: o Thông cảm ủng hộ; o Giáo dục thông tin; o Sử dụng quyền lực; o Lơi tham gia nhiệt tình cá nhân; o Sử dụng ảnh hưởng nhóm cộng  Giải pháp động viên, thúc đẩy động hành động  Giải pháp phát triển nhân viên TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 21 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển Tóm lược cuối Trong này, sinh viên tìm hiểu nội dung sau:  Vì cần quản trị thay đổi?  Nhận diện nhân tố tác động đến thay đổi  Phân tích trạng để chủ động lập kế hoạch thay đổi  Lập kế hoạch thay đổi  Tổ chức thay đổi theo kế hoạch Đây nội dung quan trọng giúp doanh nghiệp quản trị thay đổi để chủ động phát triển 22 TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển Câu hỏi ôn tập Bạn nguyên tắc thay đổi hiệu quả? Bạn cho biết dấu hiệu chứng tỏ doanh nghiệp cần thay đổi? Chỉ phân tích nhân tố tạo áp lực thúc đẩy thay đổi? Chỉ phân tích nhân tố tạo áp lực cản trở thay đổi? Bạn hiểu việc phân tích trạng cần thực nào? Trình bày kỹ lập kế hoạch thay đổi? Hãy mơ tả quy trình thay đổi theo kế hoạch? TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 23 ... trọng giúp doanh nghiệp quản trị thay đổi để chủ động phát triển 22 TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển Câu hỏi ôn tập Bạn nguyên tắc thay đổi hiệu quả?... bảo cho doanh nghiệp phát triển môi trường kinh doanh biến động  Quản trị thay đổi: nhận thức trước thay đổi môi trường để chủ động thay đổi  Quản trị thay đổi: trình cải tổ cách chủ động nhằm... hành thay đổi Họ thay đổi gì? Lợi ích việc thay đổi? Ai khơng thích thay đổi này? TXQTTH04_Bai2_v1.0016101206 15 Bài 2: Quản trị thay đổi để chủ động phát triển 2.1 Vì cần quản trị thay đổi?