Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC KẾ TỐN A ĐẶT VẤN ĐỀ Trong c̣c sớng tất bật hiện nay, mọi việc đều được đơn giản và tối ưu hóa thời gian thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý các công việc hàng ngày CNTT và phát triển, có mặt hầu hết tất cả các lĩnh vực đời sống xã hợi, khơng có lĩnh vực nào, khơng có nơi khơng có mặt CNTT Khơng nằm ngồi phát triển tổ chức, quan ban ngành nói chung đơn vị trường học nói riêng việc ứng dụng CNTT cơng tác dạy học, quản lý điều hành đơn vị lại trọng ứng dụng nhiều đặc biệt cơng tác kế tốn Kế tốn phận quan trọng thiếu quan, đơn vị, tổ chức nói chung trường học nói riêng, kế toán phận tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực chức tổ chức, quản lý cơng tác Tài – Kế tốn theo chế độ Nhà nước ban hành.Việc thực chức có tốt hay khơng, trước hết phụ thuộc vào tính thường xun, kịp thời xác thơng tin Theo đà phát triển công nghệ thông tin nay, việc ứng dụng CNTT cơng tác kế tốn vơ cần thiết mang tính thiết yếu, không giải vấn đề xử lý cung cấp thơng tin nhanh chóng, thuận lợi mà làm tăng suất lao động máy kế toán, tạo sở để tinh giản máy, nâng cao hiệu hoạt động kế tốn Đó lý chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác kế tốn” B NỘI DUNG I THỰC TRẠNG Thuận lợi - Luôn quan tâm đạo sâu sát phận kế tốn Phịng GD-ĐT TX Giá Rai - Được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính, máy in đường truyền Internet nhằm đại hóa trao đổi thông tin để đáp ứng nhu cầu học tập, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ - Đa số cán giáo viên nhân viên đơn vị sử dụng vi tính tạo nhiều thuận lợi cho việc ứng dụng CNTT phối hợp thực thống kê, tổng hợp cáo nội hay báo cáo cấp - Bên cạnh đó, ngành trang bị cho trường phần mềm kế toán MISA, phần mềm quản lý tài sản Phần mềm bước đáp ứng nhu cầu đại hóa hồ sơ, sổ sách Khó khăn Vẫn cịn số giáo viên cịn hạn chế trình độ tin học nên ứng dụng CNTT báo cáo cần có phối hợp giáo viên cịn gặp khơng khó khăn II MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN Ngồi hoạt động cơng việc kế toán ghi chép, thu nhận, xử lý cung cấp thơng tin tài đơn vị việc thực chế độ cho cán giáo viên học sinh Đơn vị Trường học quan trọng, phải thực đầy đủ kịp thời Đặc biệt trường TH Phong Thạnh Đông nơi tơi cơng tác thuộc Xã khó khăn, nên CB-GV học sinh ưu so với đơn vị khác hưởng nhiều chế độ sách từ Xã khó khăn, từ khối lượng cơng việc tăng lên đặc biệt việc thu thập, xử lý thông tin nhập liệu để thực chế độ cho học sinh lớn như: rà soát học sinh cấp thẻ BHYT, lên hồ sơ học sinh nghèo hỗ trự chi phí học tập theo Nghị định 86/2015/NĐ-CP làm chế độ cho giáo viên theo nghị định 76/2019/NĐ-CP từ Tơi nhận thấy CNTT công cụ hỗ trợ đắc lực Bên cạnh phần mềm ngành trang bị trình thực nhiệm vụ tơi ln tìm tịi, trao dồi kiến thức tin học để tơi vận dụng chúng thực nhiệm vụ xin chia số ứng dụng CNTT cơng tác kê tốn mà tơi tâm đắc Sử dụng Google trang tính Google Drive để thu thập thơng tin Cơng cụ google trang tính ứng dụng tương tự giống Excel lập trình online, hữu ích cho cơng việc chúng ta, làm việc độc lập làm việc nhóm Trong q trính thưc nhiệm vụ thường xun có thơng tin, báo cáo cần tổng hợp nhanh để gửi cấp hay có thơng tin cần thu thập, đối chiếu với giáo viên có báo cáo cần thu thập thơng tin từ học sinh nhiều cần đến trợ giúp đội ngũ giáo viên Google trang tính phương tiện giúp tổng hợp báo cáo nhanh từ nhiều người Tạo Google trang tính Google drive để lấy số liệu từ giáo viên, sau gửi mẫu giáo viên nhập xong ta có bảng liệu hồn chỉnh Sau tơi xin chia ứng dụng google trang tính để thu thập danh sách học sinh có thẻ BHYT thuộc đối tượng nhà nước hỗ trợ 100% từ giáo viên để làm báo cáo lên cấp Cụ thể bước thực sau: Bước 1: Đăng nhập vào Google drive - Trên giao diện gmail đăng nhập vào Google drive 1.Nhấp vào ô chấm 2.Chọn mục Drive Bước 2: Tạo mẫu trực tiếp Google trang tính tải các biểu mẫu từ Excel lên Google drive lưu dạng google trang tính • Tạo mẫu trực tiếp Google trang tính: Click vào dấu cộng để vào trang tính - Xuất hiện cửa sổ hình Click vào google trang tính tạo bảng tính - Xuất giao diện google trang tính hình bên ta tiến hành lập biểu mẫu để thu thập thông tin (soạn thảo bảng biểu google trang tính giống Excel thơng thường) • Tải các biểu mẫu từ Excel lên Google drive: - Từ giao diện hình bên ta khơng chọn google trang tính mà ta chọn mục “Thư mục” để tạo thư mục chứa tệp tải lên Chọn thư mục 1.Đặt tên cho thư mục 2.Nhấn nút Tạo - Xuất hiện hộp thoại sau Nhấp vào thư mục vừa tạo Chọn - Xuất hiện hộp thoại sau Chọn tải tệp lên Chọn tệp cần tải lên nhấn nút Open 2.Khi tải xong tệp lưu dạng Excel 1.Trạng thái tải lên Bước 3: Chuyển tệp tải về lưu lại dạng google trang tính (Nếu tạo mẫu trực tiếp trang tính ta có thể chia thẳng khơng phải chuyển sang google trang tính) • Lưu ý: Để chia liệu ta nên mở tệp Excel dạng google trang tính lưu Google drive - Double click vào tệp Excel vừa tạo xuất cửa sổ sau: 1.Sổ nút mũi tên xuống 2.Click chọn google trang tính - Xuất hộp thoại sau Click vào Tệp 2.Chọn Lưu dạng google trang tính Bước 4: Chia liệu Sau lưu dạng trang tính ta mở tệp vừa lưu dạng google trang tính xuất hộp thoại sau: Nhấp vào nút chia Nhập địa người cần chia (.docx) Sổ nút mũi tến xuống click chọn người chỉnh sửa 4.Nhập nội dung cần thu thập thơngtin Nhấp gửi • Về phía người được chia sẽ: - Trên gmail hộp thư đến có thư gửi sau: Đây gmail vừa chia người nhận mở gmail lên - Xuất cửa sổ sau: 10 Nhấp mở trang tính - Tiếp theo người chia tiến hành nhập trực tiếp lên gmail vừa mở mà không cần phải tải (hoặc không muốn nhập trực tiếp lên google trang tính ta nhập lên Excel copy dán lên trang tính) Người chia tiến hành nhập liệu bình thường Excel Bước 5: Tiến hành khóa trang tính và tải trang tính về để tổng hợp báo cáo • Khóa trang tính: - Sau hết thời hạn nhập báo cáo ta vào lại google trang tính chia để khóa trang tính sau: 11 Nhấp chọn chia - Xuất hộp thoại sau Sổ nút Người chỉnh sửa sau tích chọn lại Người xem 12 Nhấn lưu - Sau chuyển từ chế độ Người chỉnh sửa sang Người xem lúc người chia xem nhập liệu vào google trang tính • Tải trang tính: Sau thực khóa trang tính ta tải trang tính để dạng Excel để tiến hành lập gửi báo cáo - Vào google trang tính chia ta thực thao tác sau; Nhấp vào tệp 3.Chọn Microsofl Excel 2.Nhấp chọn tải xuống 13 1.Chọn nơi cần lưu 2.Đặt tên cho tệp cần lưu 3.Chọn Save - Mở tệp vừa save lên ta tiến hành định dạng lại thể thức cho hoàn chỉnh ta hồn thành xong danh sách học sinh tham gia BHYT hoàn chỉnh Tạo Form nhập nhanh liệu Excel 14 Là nhân viên kế tốn việc thống kê nhập số liệu vào file Excel chuyện thường xuyên, nghĩ hẳn chán ngán với số, hay tên họ thông tin liệu ngày tháng năm với hàng tá thông tin cần cập nhật, gặp nhiều sai xót, nhầm lẫn q trình nhập liệu tạo Form nhập liệu Microsoft Excel, hỗ trợ tơi thiết lập thơng tin bảng tính xác dễ dàng Qua nâng cao hiệu suất làm việc ứng dụng Excel quan trọng hạn chế thấp việc nhầm lẫn nhập liệu Sau xin chia cách tạo Form nhập liệu Form sau: Bước 1: Thiết lập công cụ tạo From ngoài Menu Tab Excel - Mở ứng dụng Excel lên thiết lập tiêu đề cần có bảng tính hình Sau qt chọn/ bơi đen vùng tiêu đề => click chọn Tab Insert => chọn Table 2.Vào Insert 3.Chọn table 1.Tô đen tiêu đề -Xuất hộp thoại sau 15 1.Check vào ô My table has headers 2.Chọn OK - Tiếp theo ta vào File chọn Excel options 1.Chọn file - Xuất sổ ta tiến hành thực thao tác sau 16 2.Sổ nút mũi tên xuống chọn Commands not in the Ribbon 1.Vào Customze 4.Chọn Add Lăn trượt chọn Form Chọn OK Bước 2: Nhập liệu From Excel - Chọn vùng tiêu đề => sau click vào Form 2.Vào Form nhấp vào tiêu đề 17 - Xuất hiên hộp thoại Form bạn nhập thông tin liệu vào => click Criteria để liệu tự động chuyển sang vào file Excel Nhập liệu vào dòng tương ứng  nhấp Criteria  Dữ liệu tự động nhập vào trang Excel sau nhấn   Criteria  hộp thoại - Sau nhấn New để tiếp tục nhập liệu cách đơn giản 18 Nhấn new để nhập tiếp tục - Và kết bảng tính Excel mà nhập lên từ From 19 III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Từ giải pháp nêu cho kết sau: - Nâng cao hiệu công việc, rút ngắn nhiều thời gian trình thực thống kê, báo cáo giúp tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao, tạo tin tưởng lãnh đạo đồng nghiệp đơn vị - Việc ứng dụng CNTT giúp cập nhật khai thác thông tin nhanh, thực báo cáo tài hay thực chế độ sách cho CB-GV, học sinh nhanh chóng, kịp thời - Ứng dụng CNTT giúp cho tơi tận dụng triệt để nguồn lực từ đội ngũ giáo viên hỗ trợ tơi để hồn thành tốt tất báo cáo, thống kê dù lớn hay nhỏ dù phức tạp hay đơn giản - Những ứng dụng CNTT tơi nêu cịn áp dụng cho công tác chuyên môn công tác văn phịng đơn vị chẳng hạn như: Thơng qua chia google trang tính văn phịng lấy thơng tin học sinh nhanh từ giáo viên để tổng hợp báo cáo lên cấp 20 Giáo viên áp dụng Form Excel để nhập danh sách học sinh kết học tập học sinh IV BÀI HỌC KINH NGHIỆM: - Trang bị máy tính hệ thống Internet với dung lượng lớn - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn cần thiết, Kế toán cần trang bị kiến thức tin học Có thể học qua sách, Internet, qua đồng nghiệp giỏi tin học - Thường xuyên đọc viết ứng dụng tin học cơng tác kế tốn trang mạng để học hỏi, áp dụng chúng cho cơng việc - Ln ln trau dồi học hỏi, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, Tìm tòi tài liệu, sách báo, internet - Những ứng dụng CNTT cần có phối hợp đội ngũ giáo viên phải tổ chức hướng dẫn cho giáo viên cách thực - Tham gia đầy đủ lớp tập huấn nghiệp vụ chuyên môn ngành đề - Tham gia đầy đủ lớp tập huấn sử dụng phần mềm MISA, phần mềm quản lý tài sản, ứng dụng CNTT nhiều hoat động khác C KẾT LUẬN Cùng với phần mềm kế toán MISA ngành trang bị việc ứng dụng CNTT giúp cho phần giảm bớt thời gian, gánh nặng bộn bề cơng tác kế tốn đặc biệt công việc thu thập liệu nhập liệu khâu chiếm nhiều thời gian cơng sức Đơng thời nhờ nổ lực không ngừng tin thần tự học hỏi thân phần giúp tơi hồn thành tốt nhiệm vụ phân công Tuy nhiên, không dừng lại tơi khơng ngừng tìm tịi học hỏi, tích lũy kinh nghiệm để ngày trang bị thêm kiến thức kinh nghiệm cho để thực thật tốt nhiệm vụ giao 21 XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP TRƯỜNG Phong Thạnh Đông, ngày 22 tháng 05 năm 2020 NGƯỜI VIẾT Sơn Thị Thùa XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP PHÒNG GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG XÉT DUYỆT SÁNG KIẾN, GIẢI PHÁP THỊ XÃ 22 ... sách học sinh kết học tập học sinh IV BÀI HỌC KINH NGHIỆM: - Trang bị máy tính hệ thống Internet với dung lượng lớn - Ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn cần thiết, Kế toán cần trang... bị kiến thức tin học Có thể học qua sách, Internet, qua đồng nghiệp giỏi tin học - Thường xuyên đọc viết ứng dụng tin học cơng tác kế tốn trang mạng để học hỏi, áp dụng chúng cho công việc -... tài sản, ứng dụng CNTT nhiều hoat động khác C KẾT LUẬN Cùng với phần mềm kế toán MISA ngành trang bị việc ứng dụng CNTT giúp cho tơi phần giảm bớt thời gian, gánh nặng bộn bề cơng tác kế tốn đặc