(Luận văn thạc sĩ) nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại cục lưu trữ quốc gia lào

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - SOULISOUK THOW NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội – 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - SOULISOUK THOW NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ MÃ SỐ: 60 32 24 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN LỆ NHUNG Hà Nội – 2013 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu 10 Nguồn tài liệu tham khảo 11 Đóng góp đề tài 13 Bố cục đề tài 13 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ 15 1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ số hóa tài liệu lưu trữ 15 1.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ 24 1.3 Những ưu điểm hạn chế kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ 31 1.3.1 Ưu điểm 31 1.3.2 Hạn chế 32 1.4 Tổng quan kỹ thuật số hóa 33 1.4.1 Một số loại máy quét máy chụp ảnh số 34 1.4.2 Thuộc tính tài liệu 36 1.4.3 Kỹ thuật quét tài liệu 37 1.4.4 Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh số 38 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 47 2.1 Tổng quan hình thành phát triển Cục Lưu trữ Quốc gia Lào 47 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 47 2.1.2 Chức nhiệm vụ 49 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 49 2.1.4 Tình hình tổ chức cán 50 2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào 50 2.2.1 Tổng quan lịch sử tài liệu lưu trữ 51 2.2.2 Tình hình chung tài liệu lưu trữ 53 2.2.3 Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ 56 2.2.4 Tình trạng vật lý mức độ hư hỏng nội dung thông tin tài liệu lưu trữ 64 2.2.5 Tình hình sở vật chất, trang thiết bị 66 2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 69 2.3 Nhận xét chung 71 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO 74 3.1 Tăng cường đạo Đảng quản lý Nhà nước với công tác lưu trữ 75 3.2 Xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ 77 3.3 Xây dựng bước hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nước công tác lưu trữ 80 3.4 Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào 86 3.5 Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Cục Lưu trữ Quốc gia Lào 87 3.6 Giải pháp cân chất lượng, chi phí, nguồn nhân lực, phương tiện thiết bị thời gian 100 3.7 Một số đề xuất định hướng nghiên cứu tương lai 102 KẾT LUẬN 105 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 108 PHỤ LỤC 114 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá quý giá dân tộc, tài sản vô giá khơng có thay Cho nên, tài liệu lưu trữ cần phải bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ lâu dài tổ chức khai thác sử dụng giá trị thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu đáng tồn thể xã hội, góp phần xây dựng bảo vệ tổ quốc Nước Lào có lịch sử hình thành phát triển lâu đời Trong q trình hình thành nhiều loại hình tài liệu, phong phú, đa dạng có giá trị cao mặt Đây nguồn sử liệu quan trọng phản ánh trình hình thành phát triển nhân dân tộc Lào qua thời kỳ lịch sử, đồng thời nguồn thông tin quý giá phục vụ cho việc phát triển kinh tế – xã hội Nhưng hoàn cảnh lịch sử bị ảnh hưởng nhiều nguyên nhân khác như: chiến tranh, điều kiện bảo quản không đảm bảo, ý thức bảo vệ, hiểu biết giá trị tài liệu lưu trữ hạn chế… đe dọa đến số phận tài liệu lưu trữ quý, hiếm, có giá trị cao lịch sử Lào Những tài liệu phần tổ chức bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Bộ Nội Vụ Lào, đơn vị thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời thực chức nghiệp lưu trữ Mặt khác, thời gian vừa qua phần lớn tài liệu lưu trữ bảo quản Cục chưa thực phát huy giá trị vốn có Nhiều tài liệu khơng khai thác cách rộng rãi Điều nhiều nguyên nhân khách quan chủ quan Một số hạn chế thời gian (thời gian việc khai thác, tiếp cận tài liệu…), khơng gian (vị trí nơi khai thác hạn chế, khó khăn với độc giả xa…) hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Cục chưa thực đáp ứng với nhu cầu độc giả việc tiếp cận, khai thác nguồn thơng tin Tình trạng tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, địi hỏi quan nhà nước có thẩm quyền cần phải có biện pháp khẩn cấp kịp thời để bảo quản tài liệu lưu trữ quý tài liệu có tần số sử dụng cao có nguy bị hư hỏng phương pháp phù hợp, đáp ứng hai yêu cầu cơng tác lưu trữ Đó vừa bảo quản an toàn kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc vừa tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho nhu cầu xã hội cách hiệu Đây thực vấn đề khó giải tồn nhiều năm qua Do phát triển, tiến khoa học – kỹ thuật, công nghệ – thông tin, chúng tạo giải pháp để giải tồn Một số giải pháp số hố tài liệu lưu trữ phương pháp quét ảnh (Scan) Phương pháp tạo hội cho ngành lưu trữ việc bảo quản an tồn tài liệu q nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung tình trạng bị xuống cấp nặng có tần số sử dụng cao với tính ưu việt như: tăng cường khả bảo quản tài liệu lưu trữ gốc cách tạo số hóa chất lượng cao sử dụng chúng việc tổ chức khai thác sử dụng; tăng cường khả quản lý, truy cập tài liệu lưu trữ phía quan lưu trữ lịch sử độc giả vốn bị hạn chế mặt không gian thời gian tổ chức cách nhanh chóng, tiết kiệm… Do đó, theo chúng tơi phương pháp đáp ứng nguyện vọng mà tình hình thực tế đặt Cho nên, việc triển khai cơng nghệ số hóa tài liệu lưu trữ trở nên nhu cầu tất yếu, khách quan cấp thiết mà nhiều quan nhà nước nói chung, Cục Lưu trữ quốc gia Lào nói riêng hướng tới Tuy nhiên, cơng nghệ số hóa tài liệu lưu trữ ngành lưu trữ Lào vấn đề mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm việc triển khai thực Để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tiến hành cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội đòi hỏi phải nghiên cứu cách kỹ càng, toàn diện vấn đề, bối cảnh, quy trình cơng việc… liên quan tới việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, nhằm tránh rủi ro, lãng phí tiền của, thời gian, sức lực để đem lại lợi ích thiết thực cho xã hội Vì vậy, để làm sở khoa học thực tiễn cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ dự kiến tiến hành thời gian tới, chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu đề tài nghiên cứu đề xuất giải pháp để triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào máy quét phẳng (Flatbed Scanner) Ngồi ra, đề tài cịn hướng tới mục tiêu lâu dài làm sở cho việc lập bảo hiểm cho khối tài liệu lưu trữ tương lai Để thực mục tiêu, xác định nhiệm vụ nghiên cứu đề tài bao gồm: - Nghiên cứu, tổng hợp sở lý luận, kinh nghiệm số hóa tài liệu lưu trữ với mục đích bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nước có lưu trữ tiến như: Mỹ, Nga, Úc Trên sở khái quát cách hệ thống, lựa chọn hợp lý vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế Lào làm tảng suốt trình nghiên cứu luận văn - Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ số quan lưu trữ Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào - Trên sở đề xuất giải pháp nhằm định hướng tổ chức triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đề Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu đề tài bao gồm: - Các phông tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Bộ Nội Vụ Lào - Các tài liệu nước liên quan đến việc thực dự án số hóa ngành lưu trữ như: tài liệu tiêu chuẩn, báo cáo thực dự án, cẩm nang thực quản lý dự án số hóa - Các phương pháp, cơng nghệ, quy trình số hóa tài liệu - Khảo sát q trình thực nghiệp vụ số hóa số quan lưu trữ Việt Nam như: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III + Phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa khối tài liệu lưu trữ hành vật mang tin giấy bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào (vì tài liệu lưu trữ chiếm số lượng nhiều loại hình bảo quản Cục) Các loại hình tài liệu lưu trữ vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm, băng, tài liệu xây dựng bản, tài liệu khoa học-kỹ thuật… không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu sử dụng phương pháp số hóa máy quét phẳng (Flabed Scanner) để triển khai số hóa (vì loại máy có khả ứng dụng cao hồn cảnh Cục), cịn loại máy, thiết bị số hóa khác khơng đề cập chi tiết đề tài - Ngoài ra, đề tài đề cập đến vấn đề lập bảo hiểm khối tài liệu lưu trữ tương lai 10 Lịch sử nghiên cứu Công nghệ kỹ thuật số hóa hình thành vào cuối kỷ XX phát triển nhanh vào đầu kỷ XXI Cơng nghệ kỹ thuật số nói chung, kỹ thuật số hóa nói riêng mở kỷ nguyên tiến nhân loại, thời đại kỹ thuật số Với ưu điểm bật làm cho kỹ thuật nhanh chóng phổ biến toàn giới, nhiều nước nghiên cứu tiến hành dự án số hóa tài liệu với quy mơ khác Trong số phải kể đến số nước tiêu biểu với quy mô lớn như: Mỹ, Nga, Đức, Trung Quốc, Úc… Lĩnh vực tiêu biểu đầu việc áp dụng công nghệ thư viện, bảo tàng lưu trữ với mục tiêu bảo quản, bảo hiểm tài liệu nguyên gốc, sách, phim, ảnh, ghi âm… tình trạng bị xuống cấp, có yêu cầu sử dụng cao… tăng cường, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng, chia sẻ nguồn thông tin cách nhanh chóng, hiệu Ví dụ: - Cục Lưu trữ Quốc gia Liên bang Nga triển khai dự án số hóa “Tài liệu kỷ ngun Xơ Viết”, nhân kỷ niệm ngày Nước Nga 12/6/2013 với số lượng khoảng 300.000 điện tử tài liệu Bộ Chính trị Liên Xô từ năm 1919-1932 tư liệu Stalin sử dụng rộng rãi qua mạng internet1 - Cuốn sách chuyên khảo: “Phục hồi văn mờ dần phục chế tài liệu lưu trữ A.G Kharitonov”2 năm 2006 dành chương giới thiệu “Sử dụng công nghệ kỹ thuật số phục chế tài liệu hư tổn” chương hướng dẫn kỹ thuật hiệu chỉnh hình ảnh tài liệu nhập vào máy - Báo cáo kỹ thuật “Resolution as it Relates to Photographic and Electronic Imaging (AIIM TR26-1993)” Uỷ ban tiêu chuẩn quản lý chất lượng ảnh thông tin Mỹ đưa năm 1993 - C10 Standards Committee of the Association of image and Information Management Nguồn http://vtv.vn/Thoi-su-quoc-te/Nga-so-hoa-Tai-lieu-trong-ky-nguyen-Xo-Viet/71336.vtv, ngày cập nhật [25/8/2013 3:00 PM] Nguồn http://vanthuluutru.com/index.php?option=com_ccboard&view=postlist&forum=9&topic=108&Itemid=41 ngày cập nhật [10/7/2013 7:18 PM], (TS.Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011) 11 (AIIM) Đây coi tảng quan trọng việc xác định chuẩn chất lượng tài liệu số hóa Tại Việt Nam, nhiều dự án số hóa tiến hành tiêu biểu ngành lưu trữ, thư viện phim điện ảnh Về lĩnh vực lưu trữ, số dự án cấp quốc gia tiến hành như: dự án số hóa tài liệu châu mộc Triều Nguyễn năm 1993-2003, Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III có dự án số hóa tài liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử dụng, số lưu trữ tỉnh, huyện bắt đầu thực dự án số hóa tài liệu lưu trữ Nhiều văn quy phạm pháp luật hướng dẫn nghiệp vụ ban hành như: Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ… Trong lĩnh vực nghiên cứu có số luận văn nghiên cứu liên quan đến vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ Ví dụ: - Luận văn thạc sĩ tác giả Nguyễn Thị Tâm, tên đề tài “Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” thực năm 2003, nội dung đề tài đề cập, phân tích đến giải pháp có khả áp dụng bảo hiểm tài liệu giấy như: giải pháp công nghệ microfilm, số hóa, microfilm-số hóa số giải pháp khác Đề tài có đề cập đến việc áp dụng cơng nghệ số hóa mang tính chất giới thiệu, không sâu việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ - Gần có đề tài khoa học cấp Bộ: “Nghiên cứu giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, có tình trạng mờ chữ để lập bảo hiểm” Ths Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm đề tài, nghiệm thu vào cuối tháng 7/2013 Đề tài chủ yếu tập trung việc nghiên cứu sở lý luận đề xuất giải pháp lựa chọn cơng nghệ để số hóa phù hợp tài liệu lưu trữ giấy q, có tình trạng mờ chữ để lập bảo hiểm Ngồi cịn có nhiều viết tạp chí chun ngành đề 12 + Các giải pháp số hóa loại hình tài liệu lưu trữ khác : tài liệu lưu trữ nghe nhìn, tài liệu lưu trữ khoa học-kỹ thuật, tài liệu lưu trữ xây dựng bản, tài liệu lưu trữ gia đình, dịng họ, sưu tập lưu trữ… + Nghiên cứu giải pháp chuyển đổi số hóa để bảo hiểm với kỹ thuật microfilm + Các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ tài liệu không phù hợp khơng thể số hóa máy qt (Scanner) như: số hóa máy chụp ảnh số; tu bổ phục chế tài liệu có tình trạng vật lý trước đưa vào số hóa; sử dụng hóa chất tài liệu chữ mờ… Đối với chúng tôi, đề tài bước đầu việc nghiên cứu phục vụ cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào Những kết đạt tiếp tục phát huy, đồng thời tiếp tục nghiên cứu, giải vấn đề tồn thời gian tới TIỂU KẾT CHƢƠNG Tại chương 3, chúng tơi tập trung trình bày kết nghiên cứu, khảo sát để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ quốc gia Lào Chúng đưa giải pháp nhằm thực theo mục tiêu đề tài Tuy nhiên, cịn có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu, giải : quy định pháp luật vấn đề số hóa, quy trình kỹ thuật cụ thể Do phần lớn cơng việc số hóa liên quan đến vấn đề kỹ thuật nhiều hơn, phần nội dung kỹ thuật khơng thể trình bày, nêu cách chi tiết luận văn tính phức tạp, đa dạng tình khác chúng Cuối cùng, chúng tơi mong giải pháp nêu đóng góp việc định hướng cho quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nói chung, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng có cách nhìn cách toàn diện, khách quan để tổ chức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đạt hiệu cao, mang lại lợi ích thiết thực cho tồn xã hội 108 PHẦN : KẾT LUẬN Sự tiến nhân loại khoa học – cơng nghệ, xuất phát triển mạnh mẽ công nghệ số hóa tài liệu mang lại hội lĩnh vực lưu trữ, thư viện bảo tàng để tăng cường khả bảo quản tài liệu gốc tiếp cận nguồn thông tin cách thuận lợi, nhanh chóng, vượt qua giới hạn thời gian khơng gian chưa có lịch sử loại người Cục Lưu trữ Quốc gia Lào chuẩn bị triển khai việc áp dụng công nghệ số hóa vào tài liệu lưu trữ bảo quản Cục nhằm đạt mục tiêu chung Đề tài luận văn thạc sĩ khoa học ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” chuẩn bị Mục tiêu đề tài nhằm nghiên cứu đề xuất giải pháp để triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào máy quét phẳng (Flatbed Scanner) Kết nghiên cứu luận văn khái quát sau: Chúng nghiên cứu, tổng hợp sở lý luận, kinh nghiệm, phân tích mục đích mơ hình áp dụng kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ, ưu điểm-nhược điểm tổng quan kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ Đây vừa tảng lý luận vừa luận chứng khả áp dụng cơng nghệ số hóa để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào thời gian tới Để đảm bảo việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ có tính khả thi hiệu cao, tiến hành khảo sát thực tế khối tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đưa liệu vấn đề như: số lượng, thời gian, đặc điểm, tình trạng vật lý mức độ 109 hư hỏng tài liệu lưu trữ; tình hình tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; sở vật chất… Trên sở đó, chúng tơi đánh giá khả áp dụng cơng nghệ số hóa khối tài liệu lưu trữ Chúng đề xuất giải pháp định hướng việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, bao gồm nhóm giải pháp như: + Nhóm giải pháp mặt quản lý bao gồm: - Tăng cường đạo Đảng quản lý Nhà nước với công tác lưu trữ - Xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ - Xây dựng bước hoàn thiện hệ thống văn quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ + Nhóm giải pháp mặt chuyên môn nghiệp vụ bao gồm: - Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ Cục Lưu trữ Quốc gia Lào - Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào - Giải pháp cân chất lượng, chi phí, nguồn nhân lực, phương tiện thiết bị thời gian Mỗi giải pháp có vai trị riêng, đồng thời chúng có mối quan hệ, tác động lẫn Trong việc xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ củng cố nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng hàng đầu bối cảnh Cục Lưu trữ Quốc gia Lào Để đảm bảo tính hiệu cao, giải pháp cần triển khai cách đồng 110 Từ kết trên, giải mục tiêu nhiệm vụ đề tài đề ra, đồng thời định hướng vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu giải với đề tài khác thời gian tới Thông qua kết nghiên cứu này, đưa khuyến nghị quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nói chung, Cục Lưu trữ Quốc gia Lào nói riêng sau: việc số hóa tài liệu lưu trữ khơng đơn công việc liên quan đến vấn đề kỹ thuật như: quét tài liệu, xây dựng quản lý sở liệu mà chúng bao gồm nhiều vấn đề khác liên quan như: hành lang pháp lý, sách, kế hoạch phát triển, nguồn nhân lực, kinh phí đầu tư, sở vật chất vấn đề khác Do đó, để đảm bảo tính hiệu cao mang lại lợi ích thiết thực việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ địi hỏi quan chức cần xem xét, giải vấn đề quy trình số hóa tài liệu lưu trữ cách toàn diện, đồng giải pháp đề xuất luận văn Với những kết nghiên cứu đạt được, chúng tơi hy vọng chúng đóng góp thiết thực cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào dự kiến tiến hành tương lai đạt kết tốt Đồng thời, góp phần việc bảo vệ, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ công xây dựng bảo vệ đất nước Chúng hiểu vấn đề đề cập luận văn số vấn đề chưa trình bày, phân tích, giải thấu đáo phải tiếp tục nghiên cứu cặn kẽ Chúng mong nhận bảo, góp ý nhà khoa học, bạn đồng nghiệp để luận văn chúng tơi hồn thiện 111 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO  Tiếng Việt: 1) Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 2) Cục văn thư Lưu trữ nhà nước (2012), Các cơng trình nghiên cứu khoa học Cục văn thư Lưu trữ nhà nước 1962-2012, Hà Nội 3) Nguyễn Hồng Duy (2007), Luật giao dịch điện tử – Những vấn đề đặt cơng tác văn thư, lưu trữ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4) Nguyễn Tiến Đức (2005), Nghiên cứu xây dựng mơ hình thư viện điện tử Khoa học công nghệ quan thông tin khoa học công nghệ địa phương, đề tài khoa học cấp Bộ 5) Nguyễn Cảnh Đương (2008), khái niệm, vai trò tầm quan trọng siêu liệu quản lý tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6) Cảnh Đương - Đức Mạnh (2008), Bàn khái niệm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7) Nguyễn Thị Hà (2010), Nghiên cứu xây dựng giải pháp chuyển liệu số hóa máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak I9610, Đề tài khoa học cấp Bộ 8) Nguyễn Thị Hà (2013), Nghiên cứu giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy q, có tình trạng mờ chữ để lập bảo hiểm, Đề tài khoa học cấp Bộ 9) Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng năm 2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước xây dựng sở liệu lưu trữ 10) PGS.TS Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn, đăng trang tin điện tử 112 http://my.opera.com/duongvankham/blog/show.dml/59069102 (ngày cập nhật 25/3/2013) 11) Kỷ yếu Hội thảo khoa học SARBICA (2009), Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm, Hà Nội 12) Trần Phương Lan, Bàn khái niệm “tài liệu quý hiếm”, Thư viện Quốc gia Việt Nam http://nlv.gov.vn/nghiep-vu-thu-vien/ban-ve-khai-niem-tai-lieu-quyhiem.html (ngày cập nhật 02/3/2013) 13) Nguyễn Thùy Linh (2011), Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ lịch sử nay, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 14) Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011 15) Lê Thị Mùi (2007), Bàn phương pháp bảo vệ sở liệu chiến lược bảo quản tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 16) Lê Thị Mùi (2009), Siêu liệu vai trị lưu trữ điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 17) Hoài Nguyên (2008), Lào đất nước – người, Nhà xuất trị Quốc gia 18) Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử chữ ký số dịch vụ chứng thực chữ ký số 19) Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 20) TS Nguyễn Lệ Nhung (2009), Vài nét khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”, đăng trang tin điện tử http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu%20tra o%20i/DispForm.aspx?ID=17 (ngày cập nhật 18/2/2013) 113 21) Lưu Văn Phịng (2009), Những vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10 22) Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng 23) Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành quy trình tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ 24) Nguyễn Thị Tâm (2003), Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy trung tâm lưu trữ quốc gia, Luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học Quản trị văn phòng 25) PGS.TS Đồn Phan Tân (2001), Thơng tin học, Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội 26) Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 15489-1:2001 15489-2:2001 (2005), thông tin tư liệu – quản lý hồ sơ, Hà Nội 27) Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 Bộ Thông tin Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước 28) Ths.Nguyễn Thùy Trang, Kinh nghiệm Lưu trữ nước số hóa tài liệu lưu trữ, Bài đăng trang thơng tin điện tử www.archives.gov.vn (ngày cập nhật 19/8/2012) 29) Viện nghiên cứu tồn Nga văn học cơng tác lưu trữ (2006), Phục hồi văn mờ dần phục chế tài liệu lưu trữ, Matxcơva, (TS.Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011) Nguồn:http://vanthuluutru.com/index.php?option=com_ccboard&view=postlis t&forum=9&topic=108&Itemid=41 ngày cập nhật [10/7/2013 7:18 PM] 114  Tiếng Lào: 30) Bản kế hoạch phát triển chiến lược công tác lưu trữ Lào từ năm 2011- 2015 31) Báo cáo số 83/ກຬຊ ngày 02 tháng năm 2010 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tổng kết hoạt động chuyên môn năm 2009 phương hướng hoạt động năm 2010 32) Báo cáo số 391/ສຬຊ ngày 16 tháng 12 năm 2011 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tổng kết hoạt động năm 2010-2011 33) Báo cáo số 318/ສຬຊ ngày 02 tháng năm 2012 Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tổng kết hoạt động năm 2012 phương hướng hoạt động năm 2013 34) Điều lệ số 121/ຫສນຍ, ngày 27 tháng năm 1994 Văn phòng Phủ Thủ tướng công tác văn thư – lưu trữ 35) Luật di sản Quốc gia Lào ban hành ngày 09/11/2005 36) Quyết định số 121/ພນ ngày 08/3/2012 Bộ Nội vụ Tổ chức hoạt động Cục Lưu trữ Quốc gia Lào 37) Tập văn quan trọng công tác văn thư – lưu trữ, Cục Lưu trữ, Viêng Chăn, năm 1998  Tiếng Anh: 38) Anne R Kenney and Stephen Chapman, Department of Preservation and Conservation Cornell University (1995), Digital Resolution Requirements for Replacing Text-Based Material: Methods for Benchmarking Image Quality, Washington, DC http://www.clir.org/pubs/reports/pub53 [22/3/2012 10:02 AM] 39) Ahmed, Fazluddin, (2009), Digitization as a Means of Preservation of Manuscripts: Case study of Osmania University Library, University Library, Osmania University, Andhra Pradesh www.inflibnet.ac.in/caliber2009/CaliberPDF/12.pdf‎ [01/4/2013 18:30 PM] 115 40) The commission on Preservation and Access (1995), Tutorial - Digital Resolution Requirements for replacing text-based material: Methods for Benchmarking Image Quality 41) Cornell University Library (2003), Moving Theory into Practice Digital Imaging Tutorial http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html [20/3/2013 12:29 PM] 42) Canadian Council of Archives (2002), Digitization and Archives, Ottawa.http://www.cdncouncilarchives.ca/public_free.htm [31/08/2012 8:22 PM] 43) Canada, Department of Canadian Heritage (2001) “Standards and Guidelines for Digitization Projects for Canadian Culture Online Program” Ottawa http://www.pch.gc.ca/ccop-pcce/pubs/ccoppcceguide_e.pdf [02/02/2012 8:54 AM] 44) Daniel D.Whitney (2002), Scanning Archival Material, Orangevale, CA 95662 www.enginehistory.org/Scanning%20Documents.pdf [06/7/2012 22:04 PM] 45) Eugui, Leire Arrula (2012), Master thesis: Case studies on digitization and metadata creation and management https://oda.hio.no/jspui/handle/10642/1275 [02/05/2013 21:59 PM] 46) International Standard, ISO 15489-1:2001(E) 47) International Records Management Trust (2009), Training in Electronic Records Management, London 48) Jeremy, P DeGracia (2009), The digitization dicision: Factors to consider when converting material to digital format, California, U.S.A http://www.librarystudentjournal.org/index.php/lsj/article/view/82/244 [05/7/2012 12:21 PM] 49) Michael Roperk (1999), The Management of Public Sector Records: Principles and Context, International Records Management Trust, UK 116 50) North Carolina Exploring Cultural Heritage Online (NC ECHO), Guidelines for Digitization, North Carolina http://digitalpreservation.ncdcr.gov/17 [03/9/2012 22:14 PM] 51) Sitts, Maxine K (2000), Handbook for Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access, Andover, Northeast Document Conservation Center, Massachusetts www.nedcc.org/assets/media/documents/dman.pdf [30/01/2012 16:54 PM] 52) Standard ANSI/AIIM MS44 (1988, Reviewed 1993), Recommended Practice for Quality Control of Image Scanners, Maryland www.techstreet.com/products/1275 [21/3/2012 11:37 AM] 53) Steven Puglia, Jeffrey Reed, and Erin Rhodes, (2004), Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master files – Raster Images, National Archives and Records Administration of US (NARA) http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/digitizetechnical.html [04/05/2013 22:15 PM] 54) Technical Report (1993), Resolution as it Relates to Photographic and Electronic Imaging – AIIM TR26, Maryland  Các trang web tham khảo chủ yếu đƣợc sử dụng luận văn: 55) http://www.archives.gov 56) http://www.archives.gov.vn 57) http://www.archives.org.uk 58) http://www.nationalarchives.gov.uk 59) http://www.library.cornell.edu 60) http://www.vanthuluutru.com 117 PHỤ LỤC Số trang Phụ lục Quy trình cơng việc tài liệu lưu trữ 113 có khả áp dụng phương pháp số hóa máy qt Phụ lục Quy trình tạo ảnh master ảnh phát sinh 116 Phụ lục Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 117 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành quy trình hướng dẫn thực quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bảo hiểm sử dụng 118 PHỤ LỤC SỐ Quy trình cơng việc tài liệu lƣu trữ có khả áp dụng phƣơng pháp số hóa máy qt (do chúng tơi đƣa ra) Xác định tài liệu để số hóa: a Khảo sát, xác định, lựa chọn phông, sưu tập tài liệu, hồ sơ để lập số b Kiểm tra danh mục phông, sưu tập tài liệu, hồ sơ lập số c Trình duyệt danh mục phơng, sưu tập tài liệu, hồ sơ lập số d Hồn thiện danh mục phơng, sưu tập tài liệu, hồ sơ lập số Bàn giao tài liệu đơn vị bảo quản tài liệu với phận biên mục tài liệu: a Làm biên giao nhận số lượng, tình trạng chất lượng tài liệu nhận b Vận chuyển tài liệu nhận đến phận biên mục phiếu tin c Làm vệ sinh tài liệu Biên mục nhập phiếu tin (phiếu tin siêu liệu): a Sau nhận tài liệu, phận biên mục tiến hành biên mục phiếu tin theo mẫu thiết kế, quy định hướng dẫn b Nhập thông tin tài liệu vào phiếu tin biểu ghi sở liệu c Kiểm tra hồn thiện cơng việc biên mục nhập phiếu tin Bàn giao tài liệu, phiếu tin, siêu liệu cho phận quét tài liệu: a Sau biên mục nhập liệu xong, bàn giao vận chuyển tài liệu, phiếu tin, siêu liệu cho phận quét tài liệu b Bộ phận quét tài liệu kiểm tra đối chiếu tài liệu với danh mục, siêu liệu c Bóc tách, làm phẳng tài liệu để chuẩn bị quét 119 Thực số hóa (tạo lập master- xem chi tiết phụ lục số 02) a Chuẩn bị trang thiết bị (khởi động trang thiết bị, tạo lập thư mục) b Thiết lập thông số kỹ thuật cho thiết bị theo chất lượng xác định c Quét tài liệu d Xem, hiệu chỉnh kiểm tra tài liệu số hóa đảm bảo chất lượng xác định đ Đặt tên file, thư mục theo mẫu định h Lưu tài liệu số hóa vào thư mục Chuyển ảnh từ máy trạm máy chủ Bộ phận kiểm tra tiến hành kiểm tra chất lượng ảnh quét a Kiểm tra tên file ảnh chất lượng ảnh quét (tiến hành kiểm tra tài liệu quét – kiểm tra 100%, để đảm bảo phiên master đạt chất lượng tối ưu) b Nếu khơng đạt chất lượng phận kiểm tra ghi lại địa ảnh phải quét lại, lập phiếu yêu cầu quét lại chuyển cho phận quét tài liệu quét lại c Bộ phận quét tài liệu tiến hành quét lại theo yêu cầu d Nhận kiểm tra ảnh quét lại e Nếu ảnh quét đạt chất lượng nhập thông tin thông số kỹ thuật vào siêu liệu quản lý thiết kế f Sao lưu liệu Tạo lập phát sinh sở master (xem chi tiết phụ lục số 2) Tổ chức quản lý sở liệu a Bộ phận quét tài liệu lập danh mục thống kê số lượng ảnh theo hồ sơ bàn giao tất liệu cho phận tổ chức sở liệu 120 b Căn vào danh mục thống kê, đơn vị quản lý sở liệu kiểm nhận số lượng hồ sơ, số lượng ảnh hồ sơ; kiểm tra chất lượng hình ảnh cách đặt tên ảnh c Tổ chức sở liệu master, phát sinh, gắn kết file ảnh vào sở liệu d Thực cơng việc khác q trình quản lý sở liệu 10 Bàn giao tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu: a Bộ phận biên mục đơn vị bảo quản kiểm tra tài liệu, lập biên giao nhận tài liệu cho đơn vị bảo quản tài liệu b Đơn vị bảo quản tài liệu xếp tài liệu lên giá bảo quản Đến quy trình tạo lập số hóa hồn tất Tiếp theo cơng việc liên quan vấn đề thiết kế, xây dựng hình thức tổ chức quản lý, sử dụng vào mục đích khác như: chuyển dạng ảnh sang dạng văn phần mềm nhận dạng ký tự OCR, chứng thực tài liệu số, xây dựng công cụ tra cứu tự động, trang thông tin điện tử, quản lý quyền sử dụng, an ninh mạng… 121 PHỤ LỤC SỐ Quy trình tạo ảnh master ảnh phát sinh (do chúng tơi đƣa ra) + Quy trình tạo ảnh master: 1) Trên máy tính, mở phần mềm scan đặt tài liệu bề mặt kính máy quét 2) Đặt chế độ quét ảnh cho phù hợp theo tiêu chuẩn quy định như: độ phân giải (tối thiểu 400 DPI), định dạng file (TIFF), độ sâu màu (24 bit RGB)… 3) Xem ảnh quét trước chế độ preview, điều chỉnh cho phù hợp như: độ sáng tối 4) Quét ảnh 5) Kiểm tra chất lượng ảnh qt, khơng đạt qt, chỉnh lại 6) Nếu đạt đặt tên file theo quy định lưu ảnh vào địa xác định ổ cứng + Quy trình tạo ảnh phát sinh:  Bản JPEG 7) Mở file ảnh master quét lưu ổ cứng phần mềm hiệu chỉnh ảnh 8) Tiến hành hiệu chỉnh ảnh như: cắt, chỉnh lề ảnh, thêm nét đậm chữ, điều chỉnh độ sáng tối, độ tương phản ảnh, chỉnh sửa vết bẩn, thủng… cho phù hợp để có chất lượng ảnh cao 9) Tạo JPEG: chỉnh cỡ ảnh, độ phân giải mức 200 PPI 10) Kiểm tra chất lượng ảnh Nếu khơng đạt hiệu chỉnh lại 11) Đặt tên file theo quy định lưu ảnh vào địa xác định ổ cứng với định dạng file JPEG, nén tiêu hao với chất lượng cao  Bản PDF/A 12) Sử dụng phần mềm hiệu chỉnh ảnh phần mềm chuyên dụng khác để tạo liên kết ảnh định dạng JPEG kết hợp với theo số lượng ảnh có liên quan vấn đề (một văn bản) sau lưu định dạng PDF/A, kiểm tra chất lượng đặt tên theo quy định lưu vào địa xác định ổ cứng 122 ... số hóa tài liệu lưu trữ dự kiến tiến hành thời gian tới, chọn đề tài ? ?Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào? ?? làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ... cơng nghệ số hóa tài liệu lưu trữ ngành lưu trữ Lào cịn vấn đề mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm việc triển khai thực Để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào tiến hành... Lưu trữ Quốc gia III + Phạm vi nghiên cứu đề tài: - Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa khối tài liệu lưu trữ hành vật mang tin giấy bảo quản Cục Lưu trữ Quốc gia Lào