Đối với tất cả các cơ quan Nhà nước nói chung , ... nói riêng ngoài yếu tố con người thì nguồn kinh phí là yếu tố rất quan trọng để đảm bảo cho cơ quan đơn vị hoạt động và phát triển, nó là tư liệu lao động, là phương tiện, là động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của mình.Kế toán là một công cụ không thể thiếu trong sự nghiệp kinh tế xã hội của loài người, bởi nó gắn liền với hoạt động quản lý. Công việc kế toán đòi hỏi sự chi tiết, rõ ràng và độ chính xác cao. Do đó cần phải có sự thay đổi về mọi mặt để có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý ngày càng cao hơn, phù hợp với sự phát triển của thời đại. Muốn thực hiện được điều đó các đơn vị cần phải có cơ chế quản lý một cách khoa học, hợp lý, thực hiện tổng hoà nhiều biện pháp.Để giúp các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí được Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi hơn thì cần phải có những biện pháp phải làm với các nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Trong từng lĩnh vực từng loại hình hoạt động. Công tác sắp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt là một trong những biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài chính của đơn vị. Thực trạng hiện nay với sự phát triển của khoa học tiên tiến thì phần lớn là hồ sơ được quản lý bằng công nghệ tin học, song không thể thiếu công tác sắp xếp quản lý hồ sơ bằng phương pháp thủ công bởi nó lưu trữ toàn bộ chứng từ gốc phát sinh tại mỗi đơn vị.Kế toán thường có rất nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, nếu ta làm mất hay thất lạc một loại nào đó thì công việc sẽ không thuận lợi và gặp nhiều khó khăn. Để tránh thất lạc và sử dụng chúng trong quá trình giải quyết công việc thanh toán, báo cáo quyết toán đầy đủ chính xác và kịp thời thì các loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và sắp xếp một cách khoa học.
KIỂM TOÁN NHÀ NƯỚC ĐỀ TÀI, SÁNG KIẾN “NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ KẾ TỐN TRONG CƠ QUAN” Tên chủ đề tài, sáng kiến: Chức vụ: Kế tốn trưởng Đơn vị cơng tác: ., tháng năm 20 I PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài, sáng kiến, giải pháp: Đối với tất quan Nhà nước nói chung , nói riêng ngồi yếu tố người nguồn kinh phí yếu tố quan trọng để đảm bảo cho quan đơn vị hoạt động phát triển, tư liệu lao động, phương tiện, động lực để đơn vị hoàn thành chức năng, nhiệm vụ Kế tốn cơng cụ thiếu nghiệp kinh tế xã hội lồi người, gắn liền với hoạt động quản lý Cơng việc kế tốn địi hỏi chi tiết, rõ ràng độ xác cao Do cần phải có thay đổi mặt để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao hơn, phù hợp với phát triển thời đại Muốn thực điều đơn vị cần phải có chế quản lý cách khoa học, hợp lý, thực tổng hoà nhiều biện pháp Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm giúp cho việc kiểm tra kiểm sốt thuận lợi cần phải có biện pháp phải làm với nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm sốt Trong lĩnh vực loại hình hoạt động Công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu công tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song thiếu công tác xếp quản lý hồ sơ phương pháp thủ công lưu trữ tồn chứng từ gốc phát sinh đơn vị Kế tốn thường có nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, ta làm hay thất lạc loại cơng việc khơng thuận lợi gặp nhiều khó khăn Để tránh thất lạc sử dụng chúng trình giải cơng việc tốn, báo cáo tốn đầy đủ xác kịp thời loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học Chứng từ sổ sách kế toán thành phần thiếu hoạt động đơn vị nào, thể q trình tốn, toán, sở để chứng minh cho việc thu chi đơn vị, đóng vai trị thể tính khách quan, trung thực việc thu - chi tài Là phương tiện, sở để người làm cơng tác kế tốn thực việc chi trả tiền lương, khoản phụ cấp, khoản toán cho cá nhân, tập thể hoạt động mua sắm sửa chữa, nâng cấp tài sản, sở vật chất nhằm trì thúc đẩy hoạt động phục vụ công tác cho đơn vị Xuất phát từ vai trị quan trọng hồ sơ kế tốn, qua công tác thực tiễn, thân chọn đề tài “ nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ kế toán quan thi hành án dân sự” Mục đích sáng kiến cơng tác quản lý hồ sơ, sổ sách kế toán: Chứng từ sổ sách kế toán thể cách khách quan, thực tế cho việc thu, chi tài chính, điều kiện nguồn thúc đẩy cho hoạt động đơn vị Cùng với tổ chức hệ thống số liệu để quản lý kiểm sốt nguồn kinh phí, tình hình sử dụng tốn kinh phí, tình hình quản lý sử dụng quỹ, tình hình chấp hành dự tốn thu, chi thực tiêu chuẩn định mức đơn vị theo luật ngân sách Nhà nước, vấn đề quan trọng, nhiệm vụ then chốt quan thi hành án dân nói chung người làm kế tốn ngân sách nói riêng Ngồi yếu tố người nguồn kinh phí yếu tố quan trọng để đảm bảo cho quan đơn vị hoạt động phát triển nó, tư liệu lao động, phương tiện, động động lực để đơn vị hồn thành chức Kế tốn công cụ thiếu nghiệp kinh tế xã hội lồi người, gắn liền với hoạt động quản lý Cơng việc kế tốn địi hỏi chi tiết, rõ ràng độ xác cao Do cần phải có thay đổi mặt để đáp ứng yêu cầu quản lý ngày cao hơn, phù hợp với phát triển thời đại Tổng quan thông tin vấn đề nghiên cứu Trải qua nhiều năm đổi kinh tế Việt Nam có nhiều khởi sắc, chế quản lý tài có thay đổi sâu sắc, tác động lớn đến hoạt động đơn vị hành nghiệp Trong kinh tế thị trường nay, đơn vị hành nghiệp giao quyền tự chủ hạch tốn khốn kinh phí Muốn thực điều đơn vị cần phải có chế quản lý cách khoa học, hợp lý, thực tổng hoà nhiều biện pháp Để giúp đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí Nhà nước cấp, đảm bảo cho việc chi tiêu mục đích, tiết kiệm, giúp cho việc kiểm tra kiểm soát thuận lợi cần phải có biện pháp phải làm với nội dung hoạt động như: dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát Trong lĩnh vực loại hình hoạt động Cơng tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt biện pháp đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu cơng tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song vấn đề thiếu công tác xếp quản lý hồ sơ phương pháp thủ cơng Như kế tốn thường có nhiều loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu sổ sách chúng liên quan mật thiết với nhau, ta làm hay thất lạc loại cơng việc khơng thuận lợi gặp nhiều khó khăn Để tránh thất lạc sử dụng chúng q trình giải cơng việc tốn, báo cáo tốn đầy đủ xác kịp thời loại chứng từ, biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học Là kế tốn cơng tác dân , tâm huyết với Ngành, với nghề mà lựa chọn, tơi chọn đề tài “Sáng kiến nâng cao hiệu công tác quản lý hồ sơ kế toán” Phạm vi đối tượng ĐT, SK, GP: Phạm vi áp dụng sáng kiến dân nói riêng cho đơn vị dân khác Đối tượng sáng kiến kế tốn, cơng việc phân cơng kế tốn mảng ngân sách nhà nước dân II NỘI DUNG CỦA ĐT, SK, GP Cơ sở lý luận: Sáng kiến nêu lên phương pháp xử lý, xếp, quản lý chứng từ sổ sách kế toán lĩnh vực quản lý chi tiêu ngân sách nhà nước theo quy định pháp luật nhằm làm rõ cách thức xếp, quản lý hồ sơ kế toán ngân sách đơn vị thi hành án dân cấp chi cục, góp phần làm cơng tác kế tốn ngân sách dân đạt hiệu pháp luật hồ sơ kế tốn khơng phải lưu trữ năm, 10 năm mà phải lưu trữ từ 20 năm, 30 năm lâu Cơ sở thực tiễn: Sáng kiến ý kiến trong vấn đề quản lý, xếp hồ sơ cơng tác kế tốn ngân sách dân Để công tác quản lý hồ sơ kế tốn đạt hiệu quả, tơi xin trình bày sáng kiến sau: - Khái niệm hồ sơ sổ sách kế toán: + Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, chứng từ, tài liệu có liên quan với nhằm phản ánh vấn đề, việc, đối tượng cụ thể Được hình thành trình giải cơng việc, nghiệp vụ tốn, tổng hợp, báo cáo nhằm thực tốt luật ngân sách Nhà nước + Sổ sách: Là văn tài liệu tập hợp nghiệp vụ chứng từ xử lý, toán, báo cáo, ghi sổ lưu trữ Hồ sơ sổ sách kế toán dân phải ghi sổ phản ánh rõ ràng đầy đủ, xác, đẹp khoa học lưu trữ bảo quản theo quy định chung Nhà nước - Ý nghĩa tác dụng công tác xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: + Lập hồ sơ kế toán khâu quan trọng + Lập hồ sơ tốt giúp cho Lãnh đạo cấp quản lý tài tốt + Lập hồ sơ tốt lưu trữ đầy đủ xác văn bản, chứng từ xử lý việc giúp cho việc nghiên cứu thực luật ngân sách Nhà nước chủ trương đường lối sách Đảng Nhà nước + Lập hồ sơ lưu trữ bảo quản tốt giúp cho việc kế thừa kinh nghiệm hay, cách làm sáng tạo khắc phục tránh sai sót khơng đáng có, từ nâng cao chất lượng hiệu cơng tác - Các biện pháp xếp quản lý hồ sơ kế toán tốt: Để quản lý tốt hồ sơ kế tốn khơng phải đơn nghiệp vụ phát sinh có chung số liệu song hồ sơ lại phản ánh khác phải hiểu nắm nguyên tắc đặc trưng bản, tuân theo quy định cụ thể hình thức sổ kế tốn Ví dụ: Hình thức sổ kế toán nhật ký-sổ cái: (NK-SC) a Nguyên tắc đặc trưng Là nghiệp vụ kế toán phát sinh kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian phân loại hệ thống hoá nội dung kế toán theo kinh tế kế toán sổ kế toán tổng hợp nhật ký- sổ quy trình ghi chép để ghi vào sổ nhật ký - sổ chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại, nội dung b Trình tự nội dung ghi chép sổ kế tốn: (KT) Hàng ngày kế toán vào chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, có vào NK-SC Mỗi loại chứng từ nghiệp vụ phát sinh ghi dòng, đồng thời NKSC bảng tổng hợp chứng từ lập theo chứng từ loại phát sinh nhiều lần ngày (như phiếu thu, chi, xuất, nhập,…) Chứng từ kế toán bảng tổng hợp chứng từ sau dùng ghi vào NK-SC phải ghi vào sổ quỹ sổ khác có liên quan Cuối tháng sau phản ánh tồn chứng từ kế tốn phát sinh tháng vào NK-SC sổ khác có liên quan, tiến hành cộng khoá sổ Từ NK-SC lên bảng tổng hợp kiểm tra đối chiếu khớp đầy đủ, xác ta tiến hành lập bảng cân đối tài khoản báo cáo tài c Trình tự ghi sơ đồ theo hình thức nhật ký chung - Chứng từ kế toán - Sổ nhật ký chung - Sổ - Bảng cân đối tài khoản - Báo cáo tài - Sổ kế tốn chi tiết sử dụng nguồn kinh phí theo nguồn cụ thể - Bảng tổng hợp chi tiết d Phân loại chứng từ: Để tổng hợp phân tích tình hình sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước cung cấp thông tin kế tốn tài cần thiết thuận lợi cho vịêc kiểm tra, kiểm soát khoản thu – chi quản lý tài đơn vị tốt cần đảm bảo kịp thời đầy đủ xác khoa học Chẳng hạn ta tổng hợp chứng từ để báo cáo tốn theo q theo 06 tháng đầu năm ngồi việc cập nhật ghi chép vào sổ có liên quan cần xác định rõ nội dung mục chi để tổng hợp mục chi có nhiều nghiệp vụ toán khác phải theo luật ngân sách Nhà nước cụ thể mục 7000 chi phí nghiệp vụ chun mơn chi tiết sau: Mục 7000: chi phí nghiệp vụ chun mơn Mục 7001: Vật tư chuyên môn Mục 7003: In ấn phô tô biểu mẫu dùng cho chuyen môn ngành Mục 7006: Tài liệu dùng cho chuyên môn ngành Mục 7012: Chi toán hợp đồng thực nhiệm vụ chun mơn Mục 7049: Chi phí khác Khi xác định rõ nội dung mục chi ta tách tiểu mục dùng kẹp kẹp phần đầu góc trái chứng từ mục chi tổng hợp Làm giúp kiểm tra đối chiếu ghi vào sổ -> lên biểu mẫu báo cáo tốn khơng bị bỏ sót chứng từ, sau báo cáo toán duyệt ta dùng cặp dây kẹp lại theo quý, năm Tủ hồ sơ cần có ngăn, phân loại, xếp theo thứ tự hàng quý, hàng năm gọn gàng, ngăn lắp dùng ký hiệu cho ngăn tủ hồ sơ để nhìn vào dễ nhận biết, nhanh chóng lấy hồ sơ cần tìm, giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, thuận lợi, không thời gian tìm kiếm e Cơng tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế toán: Trên thực tế việc bảo quản hồ sơ kế tốn phần đa cơng nghệ khoa học đại song khơng hẳn vẹn tồn phải thường xun diệt virus để khơng phá huỷ hồ sơ…Công tác cần thiết bỏ qua công tác vệ sinh bảo quản hồ sơ kế tốn thủ cơng Nếu xếp quản lý hồ sơ tốt khơng chưa đủ mà cần phải giữ gìn cho hồ sơ ln mới, sạch, khoa học ta phải thường xuyên vệ sinh hồ sơ như: Lau chùi bụi bẩn sẽ, chứng từ quý sau báo cáo toán duyệt cho vào cặp cặp lại theo quý, năm Ngoài tháng, quý phải xịt thuốc mối, kiến, dán để hồ sơ không bị hư, mục nát Hiệu ĐT, SK, GP: Trên số giải pháp mà thân đúc kết từ thực tế công tác nhiều năm qua nghiên cứu tài liệu mà tập hợp lại để trao đổi với đồng ghiệp, chuẩn mực tuyệt đối song tơi nghĩ việc làm thiết thực thân nói riêng người làm kế tốn nói chung tơi áp dụng biện pháp thân thu hiệu tối ưu, giúp công tác quản lý hồ sơ, sổ sách kế toán khoa học, dễ tra cứu, dễ rà sốt, khơng ảnh hưởng, phụ thuộc đến yếu tố công nghệ Hồ sơ xếp khoa học, ngăn nắp đảm bảo độ xác, đầy đủ kịp thời báo cáo giữ hồ sơ không bị thất lạc hay rách nát giúp cho việc kiểm tra thuận lợi, quản lý tài chặt chẽ Chính mà cơng tác quản lý hồ sơ kế tốn tơi gọn gàng ngăn nắp theo quy củ nên công việc hoàn thành tốt đạt hiệu cao Những học kinh nghiệm: Công tác quản lý hồ sơ kế tốn cơng việc cần thực thường xuyên, liên tục phát sinh chứng từ, cần phân loại trước đóng chứng từ lưu trữ Các chứng từ có phát sinh ghi chép phần mềm máy vi tính cần in thành cứng; báo cáo vào thời điểm cuối tháng in, ký lưu trữ cách thủ công tránh trường hợp bị vi rút công làm liệu III KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ Kết luận: Sáng kiến áp dụng mang lại cách quản lý hồ sơ, sổ sách kế toán khoa học, để tra cứu, để rà sốt, khơng ảnh hưởng, phụ thuộc đến yếu tố công nghệ Sáng kiến góp phần làm cho hoạt động quan thi hành án dân thông suốt, hiệu quả, góp phần thúc đẩy việc thực thi nhiệm vụ trị mà Đảng, Nhà nước giao phó cho quan thi hành án dân Song sáng kiến áp dụng rộng rãi thiết thực khơng tốn kém, ln có ý thức trách nhiệm cao, ln có ý thức xếp hồ sơ khoa học, vệ sinh bảo quản tốt hồ sơ muốn quản lý tài tốt, lưu trữ hồ sơ lâu thiếu người kế tốn người kế tốn phải có đức có tài có trách nhiệm Bác nói: “Có tài mà khơng có đức người vơ dụng, có đức mà khơng có tài làm việc khó” mà thân tơi ln ln khép sống với lý tưởng Kiến nghị: Kính mong Lãnh đạo cấp Lãnh đạo, tạo điều kiện hỗ trợ kinh phí trang bị thêm tủ hồ sơ để thực tốt cơng tác Rất mong đóng góp ý kiến đồng nghiệp để giải pháp quản lý hồ sơ kế toán tốt ngày tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! Người viết sáng kiến Lương Thị Ngân Hồng 10 ... biệt quan trọng nâng cao hiệu công tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song vấn đề thiếu công tác xếp quản lý hồ sơ phương... biểu mẫu, tài liệu, sổ sách phải phân loại xếp cách khoa học Là kế tốn cơng tác dân , tơi ln tâm huyết với Ngành, với nghề mà lựa chọn, tơi chọn đề tài ? ?Sáng kiến nâng cao hiệu công tác quản lý... đặc biệt quan trọng nâng cao hiệu cơng tác quản lý tài đơn vị Thực trạng với phát triển khoa học tiên tiến phần lớn hồ sơ quản lý công nghệ tin học, song thiếu công tác xếp quản lý hồ sơ phương