Quy trình thành lập công ty mới
HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆCTRIỂN KHAI CHI NHÁNH MỚIMã hiệu: 03-HD/IN/HDCV/FTELLần ban hành/ sửa đổi: 1/0Ngày hiệu lực: 05/11/2009MỤC ĐÍCH Hướng dẫn công việc cần thiết của từng phòng ban khi tiến hành triển khai một chi nhánh mới PHẠM VI ÁP DỤNGCông ty trách nhiệm hữu hạn Viễn thông FPT Miền bắc (FTN) III. TÀI LIỆU LIÊN QUANMã hiệu Tên tài liệuIN/STQT/FTEL Sổ tay quá trình InternetHC/STQT/FPT Sổ tay quá trình Hành chínhCL/STQT/FPT Sổ tay quá trình Chất lượng NS/STQT/FPT Sổ tay quá trình Nhân sự TC/STQT/FPT Sổ tay quá trình Tài chính IV.NỘI DUNGA/ Những điều kiện cần khi triển khai một chi nhánh1. Thời gian Thời gian dự kiến một chi nhánh từ khi có kế hoạch đến khi khai trương sẽ kéo dài trong 3 tháng và được cụ thể thành từng tuần (9 tuần)2. Tiến trình triển khai chi nhánhMỗi chi nhánh từ khi lên kế hoạch đến khi chính thức hoạt động chia thành 3 giai đoạn bao gồm những phần công việc song song hoặc gối đầu nhau. Trong cùng một thời gian có thể có nhiều phần việc cùng được tiến hành và có thời gian kết thúc giống hoặc khác nhau.Cụ thể Giai đoạn 1: Thiết lập những cơ sở ban đầuGiai đoạn 2: Triển khai các công tác xây dựng chi nhánhGiai đoạn 3: Chuẩn bị hoạt động 03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 1/6 HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/03. Một số điểm lưu ý- Những bộ phận có trách nhiệm tham gia vào việc thực hiện công việc triển khai một chi nhánh mới bao gồm: Ban quản lý dự án (BDA), trung tâm phát triển kinh doanh (BDD), trung tâm phát triển hạ tầng (INF), Phòng kế hoạch vật tư (KH – VT), phòng nhân sự (FHR), phòng hành chính (FAD), phòng kế toán (FAF), phòng đảm bảo chất lượng (FQA), …- Các phòng ban thực hiện thuộc phần trách nhiệm của mình và những công việc mang tính phối kết hợp với các phòng ban khác (có phân định trách nhiệm nhất định trong công việc đó)- Triển khai chi nhánh bao gồm những nội dung được tiến hành song song hoặc được tiến hành gối đầu trên cơ sở phải có sự hoàn thành của công việc trước đó.B/ Tiến hành các giai đoạn của kế hoạch ► Giai đoạn 1: Thiết lập những cơ sở ban đầuTrình tựNội dung công việc Tuần triển khai (bắt đầu từ:… )Số ngày thực hiệnĐơn vị đảm nhiệm1 Thiết lập quan hệ với đầu mối địa phương, tìm kiếm đối tác tiềm năng Tuần 1- Tuần 4 30 ngày BDA2Khảo sát thị trường sơ bộ các yếu tố: giá thành, yêu cầu dịch vụ, tốc độ, mức độ sử dụng, yếu tố chọn quyết định sử dụng, mức độ chi trả,…để xây dựng kế hoạch Marketing và làm yếu tố đầu vào cho phần việc của BDATuần 1- Tuần 3 14 -16 ngày BDD3Phân tích tiềm năng đánh giá thị trường, xác định vùng phủ tiềm năngPhân tích các thông tin về: vị trí địa lý, đơn vị hành chính dân số, phân bổ dân cư, hệ thống giáo dục,….Tuần 1- Tuần 2 10 ngày BDA4Khoanh vùng phủ POP, quy hoạch điểm đặt POPINF tiến hành công việc này sau khi đã có những khảo sát sơ bộ (ngày thứ 5 của nội dung 3)từ phía BDA về thị trường chi nhánh triển khaiTuần 1 6 ngày INF5 Xây dựng và bảo vệ kế hoạch kinh doanh- PTTBTuần 2 - Tuần 4 14 ngày BDA, FAF03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 2/6 HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/0- Doanh thu- Chi phí- Phân tích tài chính:dự án đầu tư: thời gian hoàn vốn, hiệu quả đầu tư6Tuyển dụng nhân sự đợt 1Ưu tiên tuyển dụng nhân sự hành chính kỹ thuật để lo công việc của chi nhánhTuần 1 - Tuần 5 30 - 35 ngày FHR, BDA7 Thiết lập quan hệ, đàm phán thuê cột điện với điện lực địa phương Tuần 1-Tuần 3 15-20 ngày BDA8 Tìm thuê mặt bằng văn phòng chi nhánh Tuần 1- Tuần 3 15-20 ngày FAD, BDA9 Hợp đồng nhận và bàn giao nhà Tuần 3 7 ngày FAD10 Quyết định thành lập chi nhánh Tuần 3 4 ngày FHR, FAD11 Đăng ký kinh doanh Tuần 4 5 ngày FAD12 Làm con dấu chi nhánh Tuần 6 4 ngày FAD13Đăng ký mã số thuếTiến hành sau khi có quyết định thành lập chi nhánhTuần 4 - Tuần 5 6 ngày FAD14 Mở tài khoản chi nhánh Tuần 6 4 ngày FAD, BDA► Giai đoạn 2:Triển khai các công tác xây dựng chi nhánhTrình tựNội dung công việc Tuần triển khai (bắt đầu từ:… )Số ngày thực hiệnĐơn vị đảm nhiệm1Tiến hành sửa chữa văn phòng:- Thiết kế, thi công sửa chữa văn phòng, điện nước- Thiết kế, thi công triển khai hệ thống chống sét- Thiết kế, thi công phương án PCCC- Thiết kế thi công, trang trí văn phòngTuần 4 - Tuần 8 35 - 40 ngày FAD, CN2 Trang bị cơ sở vật chất văn phòng: bàn, ghế, tủ két, máy tính, máy in, điện thoại Tuần 6 5 ngày FAD, CN03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 3/6 HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/03Khởi tạo bộ sổ kế toánĐược tiến hành ngay sau khi đăng ký xong mã số thuếTuần 5 - Tuần 6 10 ngày FAF4In hóa đơn 3 liên của kế toánĐược tiến hành sau khi chi nhánh đã có con dấu chính thứcTuần 6 - Tuần 7 10 ngày FAF5 Tìm kiếm, đàm phán đối tác thi công Tuần 2 - Tuần 5 25-30 ngày INF6Phương án xây dựng cấu trúc mạng chi nhánh, thiết kế đường truyền, cáp kết nối từ NOCTuần 2 - Tuần 6 30-35 ngày INF7 Kế hoạch đặt hàng vật tư, thiết bị Tuần 2 5 ngày KH-VT8 Tìm vị trí mặt bằng POP, Metro POP theo tiêu chuẩn FTQ Tuần 2 - Tuần 3 13-15 ngày INF9 Tiến hành thuê mặt bằng cho các POP đã xác định Tuần 3 5 ngày INF10 Ký hợp đồng và thi công theo thiết kế, sửa đổi phòng POP, Metro POP Tuần 4 4 ngày INF11Khảo sát thiết kế, lập hồ sơ xin phép thi công điện lực, hoàn thiện hồ sơ thiết kế và thống kê vật tưTuần 5- Tuần 7 16-18 ngày INF12 Thuê vị trí mặt bằng làm kho, chuyển vật tư vào kho chi nhánh Tuần 4 - Tuần 6 20 – 22 ngày INF13Xây dựng CSDL inside/ outside và CSDL excel và xin cấ p tài nguyên NOC, đường ADSL Tuần 3 - Tuần 7 30 – 35 ngày INF14 Đào tạo nhân sự đợt 1 (các vị trí Keyperson) Tuần 6 - Tuần 9 30-35 ngày FHR15Tuyển dụng nhân sự đợt 2 (các vị trí bổ sung và vị trí đợt 1 không đáp ứng yêu cầu công việc)Tuần 8 FHR16 Xây dựng các đối tác:- Đàm phán VTN, EVN thuê kênh truyền dẫn- Đám phán bưu điện địa phương xin E1 làm tổng đài điện thoại - Đàm phán bưu điện xin đầu số điện thoại giao dịch- Tìm kiếm đối tác outsourcing cáp thuê bao (cáp đồng, cáp FTTx)- Tìm kiếm đối tác phát hành hóa đơn hoặc thu hộ cước (nếu có)Tuần 3- Tuần 7 30-35 ngày BDA, INF, FAD, CN03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 4/6 HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/0- Tìm kiếm đối tác bảo vệ chuyện nghiệp► Giai đoạn 3: Chuẩn bị hoạt độngTrình tựNội dung công việc Tuần triển khai (bắt đầu từ:… )Số ngày thực hiệnĐơn vị đảm nhiệm1Xây dựng cơ cấu hoạt động- Cơ cấu nhân sự chi nhánh- Cơ cấu mô hình kinh doanh và các chương trình marketing, kế hoạch khai trương- Kế hoạch tài chính- Công thức lương toàn chi nhánhTuần 4 - Tuần 9 35 – 40 ngày BDA2 In ấn tài liệụ và tài liệu marketing cho chi nhánh Tuần 5 - Tuần 6 10 ngày BDD, FAD3 Phố biến quy trình làm việc toàn chi nhánh theo FQA Tuần 7 7 ngày FQA4 Chuẩn bị các mẫu biểu, tài liệu chất lượng, bán hàng Tuần 6 - Tuần 7 10 ngày FQA5 Đào tạo nhân viên kiêm nhiệm ISO Tuần 7 3 ngày FQA6 Đào tạo chung về chất lượng cho toàn chi nhánh Tuần 7 5 ngày FQA, FHR7 Triển khai thi công xây dựng hạ tầng Tuần 5 - Tuần 9 30-35 ngày INF8 Hoàn công quyết toán công trình Tuần 6 - Tuần 9 INF9 Quảng cáo Tuần 5 - Tuần 7 10-12 ngày BDD10 Đăng ký chương trình Tuần 7 6 ngày BDD11Vận hành thử nghiệm toàn bộ hệ thống mạng, hạn tầng và tổng diễn tập toàn chi nhánhTuần 9 2 ngàyBDA, BDD, FAD, CN12 Khai trương Tuần 9 1 ngàyBDA, BDD, FAD, CN, INF03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 5/6 HDCV: Triển khai chi nhánh mới Lần ban hành: 1/013Đánh giá tổng thế các hoạt động của chi nhánh sau khai trươngĐây là phần nội dung bắt buộc đối với các bộ phận HO FTN trong việc rà soát lại cách thức hoạt động và bộ máy vận hành của các phòng ban chi nhánh Tuần 12 3 ngàyBDA, FHR, FAD, FAF, INF, FQA,B/ Trách nhiệm của các bộ phận liên quan- Trưởng các bộ phận có trách nhiệm thực hiện đầy đủ các công việc liên quan đến đơn vị mình và có chế độ báo cáo theo đúng tiến độ thực hiện dự án- Trong quá trình triển khai công việc, trưởng bộ phận các đơn vị cần phân định rõ ranh giới trách nhiệm các thành phần tham gia, cụ thể hóa thành các văn bản về nội dung, thời hạn, kinh phí, kết quả.- Có chế độ thông báo và phối hợp công việc giữa các bộ phận ở những phần việc nhiều đơn vị cùng có trách nhiệm giải quyết.03-HD/IN/HDCV/FTEL 1/0 6/6 Người phê duyệt Người xem xét Người lập Phạm Thành Đức Nguyễn Thị Dư Nguyễn Ngọc Khánh Vương Thị Lan Anh . có sự hoàn thành của công việc trước đó.B/ Tiến hành các giai đoạn của kế hoạch ► Giai đoạn 1: Thiết lập những cơ sở ban đầuTrình tựNội dung công việc Tuần. Tuần 7 5 ngày FQA, FHR7 Triển khai thi công xây dựng hạ tầng Tuần 5 - Tuần 9 30-35 ngày INF8 Hoàn công quy t toán công trình Tuần 6 - Tuần 9 INF9 Quảng cáo