báo cáo và chương trình quản lý việc đặt phòng khách sạn

LỜI CÁM ƠN Trong thời gian tốt nghiệp, với cố gắng nỗ lực thân, hướng dẫn tận tình ThS Mai Thị Thúy Hà Em cố gắng hồn thành báo cáo chương trình “ QUẢN LÝ VIỆC ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN” với yêu cầu đặt ban đầu đề Tuy nhiên, hạn chế kinh nghiệm thực tế thân, thời gian thực đề tài nên cịn thiết sót Vì vậy, em mong nhận góp ý, nhận xét, đánh giá thầy, để chương trình xác, hồn thiện tốt Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo KHOA CƠNG NGHỆ THƠNG TIN VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI giảng dạy nhiệt tình dìu dắt chúng em suốt năm học vừa qua Qua đây, Em xin đặc biệt cảm ơn Mai Thị Thúy Hà tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành đề tài Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội , ngày … tháng … năm 2020 Sinh viên Trương Văn Trường LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, phát triển khoa học kỹ thuật hỗ trợ nhiều sống, công việc nghiên cứu nhân loại Sự phát triển Công Nghệ Thông Tin không đem lại thuận tiện việc tính tốn, giải đáp tốn riêng rẽ , đơn lẻ máy mà ứng dụng phát triển chủ yếu ứng dụng quản lý hệ thống Trong vài năm trở lại đây, với phát triển mạnh mẽ Công Nghệ Thông Tin, trở thành lĩnh vực trọng điểm nước nay, Sự phát triển đóng góp nhiều lĩnh vực khác Ytế, giáo dục, nghiên cứu khoa học, quản lý….Điều giải phóng nguời khỏi rắc rối việc tìm kiếm thơng tin, thống kê hay tính tốn tổ chức thơng tin nhiều lĩnh vực liên quan khác Một hệ thống tin học hóa giúp làm giảm thiểu nhiều công việc tay làm rút ngắn công đoạn thừa lặp lặp lại nhiều lần nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí hiệu việc quản lý Hiện công việc kinh doanh ln xảy tình trạng q tải, cần nhiều nhân lực để quản lý tiếp thị quảng bá, luôn cần cập nhật thông tin nhanh dịch vụ tới khách hàng, việc quản lý theo truyền thống công sức hiệu đem lại không cao, lại gặp nhiều khó khăn Xuất phát từ vấn đề bất cập việc quản lý cụ thể tốn quản lý cơng việc đặt phịng khách sạn, với hỗ trợ công nghệ thơng tin tơi phân tích xây dựng hệ thống quản lý cơng việc đặt phịng nhằm giúp đỡ cho việc quản lý đặt phòng đơn giản hiệu Mục Lục LỜI NÓI ĐẦU TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KÝ HIỆU HÌNH VẼ DANH MỤC HÌNH VẼ DANH MỤC BẢNG BIỂU Chương KHẢO SÁT HỆ THỐNG Mô tả hoạt động hệ thống .1 1.1 Quy trình xử lý .1 1.2 Nhiệm vụ 1.3 Cơ cấu tổ chức .3 1.4 Tài liệu mẫu 1.5 Hệ thống áp dụng quy tắc: Tổng hợp chức hệ thống: Tài liệu Ma trận thực thể chức Chương PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Biểu đồ hệ thống 10 1.1 Biểu đồ phân cấp chức .10 1.2 Biểu đồ ngữ cảnh .11 1.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh 12 1.4 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh .16 Chương CƠ SỞ DỮ LIỆU Các thực thể sở liệu quan hệ 24 1.1 Các thực thể tham gia vào hệ thống 24 1.2 Các thuộc tính thực thể 24 1.3 Mối quan hệ thực thể 27 1.4 Mơ hình thực thể quan hệ (ER) 28 1.5 Chi tiết bảng liệu 29 Các bảng sở liệu quan hệ 31 Chương GIAO DIỆN PHẦN MỀM Các giao diện .32 1.1 Giao diện 32 1.2 Đăng nhập 33 1.3 Giao diện quản lý nhân viên 33 1.4 Giao diện quản lý khách hàng 34 1.5 Giao diện quản lý loại phòng 35 1.6 Giao diện quản lý phòng 35 1.7 Giao diện quản lý quyền 36 1.8 Giao diện quản lý dặt phòng 36 1.9 Giao diện tra phòng 37 1.10 Giao diện tra nhân viên khách 38 1.11 Giao diện quản lý chi tiết dặt phòng 38 1.12 Giao diện quản lý hóa đơn .39 1.13 Phiếu đặt phòng 40 1.14 Hóa đơn tốn .41 1.15 Thống kê doanh thu theo tháng .42 1.16 Danh sách phòng trống 43 KẾT LUẬN 44 Tài liệu tham khảo .45 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VIỆC ĐẶT PHÒNG KHÁCH SẠN TỔNG QUAN Hệ thống quản lý việc đặt phịng theo truyền thống có ưu nhược điểm sau: Nhược điểm: - Mất nhiều công sức thời gian người quản lý - Tìm kiếm tra cứu khó khăn - Thống kê báo cáo, đưa số liệu cho công tác quản lý khó khăn phức tạp - Dễ mát thông tin lưu trữ - Chỉ áp dụng cho mơ hình nhỏ Ưu điểm: - Khơng địi hỏi người quản lý có hiểu biết tin học - Không đỏi hỏi đầu tư thêm thiết bị máy móc Với ưu nhược điểm cơng tác quản lý theo truyền thống Hệ Thống Quản Lý Đặt Phịng ứng dụng Cơng Nghệ Thơng Tin giải triệt để vấn trên: - Quản lý thông tin đặt phòng khách cách nhanh hiệu - Có thể tìm kiếm tra cứu, đưa thống kê báo cáo liên quan đến công tác đặt phịng nhanh chóng - Tồn thơng tin phục vụ cho cơng tác đặt phịng lưu trữ tập trung thuận tiện cho công tác quản lý - Tiết kiệm thời gian công sức quản lý KÝ HIỆU HÌNH VẼ Biểu thị cho chức hệ thống hay tác nhân ngồi sau: Tên Biểu thị chức hệ thống sau: Tên Biểu thị luồng liệu thêm vào Biểu thị luồng liệu đọc Biểu thị luồng liệu cập nhật Biểu thị kho liệu Tên Biểu Mối quan hệ buộc thực thể Một – Nhiều Nhiều – Một Một – Một DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2.1 Biểu đồ ngữ cảnh 12 Hình 2.2 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh .15 Hình 2.3 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh quản lý phòng .17 Hình 2.4 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh quản lý đặt phòng .18 Hình 2.5 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh quản lý tốn 19 Hình 2.6 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh quản lý tài khoản 21 Hình 2.7 Biểu đồ luồng liệu mức đỉnh quản lý thống kê báo cáo 23 Hình 3.1 Biểu đồ mối quan hệ thực thể 27 Hình 3.2 Biểu đồ mơ hình thực thể quan hệ (ER) 28 Hình 4.1 Giao diện 32 Hình 4.2 Đăng nhập 33 Hình 4.3 Giao diện quản lý nhân viên 33 Hình 4.4 Giao diện quản lý khách hàng 34 Hình 4.5 Giao diện quản lý loại phòng 35 Hình 4.6 Giao diện quản lý phịng 35 Hình 4.7 Giao diện quản lý quyền 36 Hình 4.8 Giao diện quản lý đặt phòng 37 Hình 4.9 Giao diện tra phịng .37 Hình 4.10 Giao diện tra nhân viên khách 38 Hình 4.11 Giao diện quản lý chi tiết dặt phòng 38 Hình 4.12 Giao diện quản lý hóa đơn 39 Hình 4.13 Phiếu đặt phịng 40 Hình 4.14 Hóa đơn toán 41 Hình 4.15 Thống kê doanh thu theo tháng 42 Hình 4.16 Danh sách phòng trống 43 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1 Loại phòng(tblLoaiPhong) 29 Bảng 3.2 Phòng(tblPhong) 29 Bảng 3.3 Đặt phòng(tblDatPhong) .29 Bảng 3.4 Chi tiết đặt phòng(tblChiTietDatPhong) 29 Bảng 3.5 Khách hàng(tblKhachHang) 30 Bảng 3.6 Hóa đơn(tblHoaDon) .30 Bảng 3.7 Nhân viên(tblNhanVien) .30 Bảng 3.8 Quyền(tblQuyen) 30 Chương KHẢO SÁT HỆ THỐNG Mô tả hoạt động hệ thống 1.1 Quy trình xử lý 1.1.1 Đặt phịng Khi có nhu cầu đặt phòng, khách liên lạc với phận lễ tân thông báo cụ thể nhu cầu (ngày đến, ngày đi, số lượng phịng, loại phòng…) Bộ phận lễ tân dựa vào Bảng quản lý phòng, đối chiếu khả đáp ứng khách sạn so với nhu cầu khách trả lời Nếu đáp ứng nhu cầu khách, lễ tân gửi yêu cầu xác nhận để khách cung cấp thêm số thông tin Những thông tin dùng để lễ tân điền sẵn vào Danh sách khai báo tạm trú, phân bố khách vào phòng, cập nhật Bảng quản lý phòng Sổ ghi khách đăng kí, nhằm thực thủ tục th phịng cách nhanh chóng Ngược lại, khách có yêu cầu thơng tin giá phịng giá dịch vụ, lễ tân dựa vào Bảng giá phòng Bảng giá dịch vụ để cung cấp thông tin cho khách 1.1.2 Nhận phòng Khi khách đến thuê phòng, lễ tân đối chiếu thông tin khách cung cấp với Sổ ghi khách đăng kí Nếu khách đăng kí trước, lễ tân thực thủ tục thuê phòng cho khách Ngược lại, khách phải thực đặt phòng trước th phịng Nếu khách có Sổ ghi khách đăng kí, lễ tân cần thu thập thêm số thơng tin người tốn, hình thức toán, giấy tờ tùy thân (nếu khách nước ngồi hộ chiếu, khách nước chứng minh thư) lập phiếu đăng ký th phịng Sau làm thủ tục giao phịng (đã phân bố sẵn) cho khách, thơng báo với phận dịch vụ cập nhật lại tình trạng phòng bảng quản lý phòng Danh sách khai báo khách tạm trú (có thể chuẩn bị từ trước ghi khách thuê phòng) gửi cho quan quản lý Nếu cuối ngày mà khách đăng kí chưa đến th phịng, lễ tân liên lạc lại với 30 ( # khóa chính, * khóa phụ ) Các bảng sở liệu quan hệ 31 Chương GIAO DIỆN PHẦN MỀM Các giao diện 1.1 Giao diện - Menu Hệ thống: Quản lý tài khoản nhân viên, cấp quyền - Menu Quản lý phòng: Quản lý việc thêm loại phịng, phịng, chỉnh sửa thơng tin phịng loại phòng - Menu Quản lý đặt phòng: Quản lý đặt phòng, chi tiết đặt phòng khách hàng - Menu Quản lý tốn: Quản lý hóa đơn in hóa đơn tốn Hình 4.1 Giao diện 32 - 1.2 Đăng nhập Đăng nhập vào hệ thống Hình 4.2 Đăng nhập - 1.3 Giao diện quản lý nhân viên Thêm chỉnh sửa thông tin nhân viên thay đổi quyền hạn Hình 4.3 Giao diện quản lý nhân viên 33 - 1.4 Giao diện quản lý khách hàng Thêm chỉnh sửa thơng tin khách hàng - Tìm kiếm thông tin nhân viên theo tên, mã ngày sinh Hình 4.4 Giao diện quản lý khách hàng 34 1.5 - Giao diện quản lý loại phòng Thêm chỉnh sửa thơng tin loại phịng Hình 4.5 Giao diện quản lý loại phòng - 1.6 Giao diện quản lý phịng Thêm chỉnh sửa thơng tin phịng Hình 4.6 Giao diện quản lý phòng 35 - 1.7 Giao diện quản lý quyền Thêm chỉnh sửa thông tin quyền hạn Hình 4.7 Giao diện quản lý quyền - 1.8 Giao diện quản lý dặt phòng Thêm chỉnh sửa thơng tin đặt phịng - Tìm kiếm tra cứu thơng tin đặt phịng theo nhiều tiêu chí - Thêm bỏ phịng theo thơng tin đặt phịng - Gọi form tra khách, phòng để bổ sung cho đặt phịng - In hóa phiếu đặt phịng theo cơng tác đặt phịng - Gọi form sửa chi tiết đặt phòng theo mã chi tiết - Hiển thị chi tiết đặt phịng cơng tác đặt phịng 36 Hình 4.8 Giao diện quản lý đặt phòng - 1.9 Giao diện tra phòng Hộp thoại tra phòng đưa tất phòng trống chưa cho thuê hay đặt Hình 4.9 Giao diện tra phịng 37 - 1.10 Giao diện tra nhân viên khách Tìm kiếm khách hàng theo hai tiêu chí mã tên, thay đổi text trả lại kết tương ứng Hình 4.10 Giao diện tra nhân viên khách - 1.11 Giao diện quản lý chi tiết dặt phòng Thêm chỉnh sửa tìm kiếm thơng tin chi tiết đặt phịng 38 Hình 4.11 Giao diện quản lý chi tiết dặt phịng - 1.12 Giao diện quản lý hóa đơn Tìm kiếm chỉnh sửa, tốn in hóa đơn Hình 4.12 Giao diện quản lý hóa đơn 39 1.13 Phiếu đặt phịng Hình 4.13 Phiếu đặt phịng 40 1.14 Hóa đơn tốn Hình 4.14 Hóa đơn tốn 41 1.15 Thống kê doanh thu theo tháng Hình 4.15 Thống kê doanh thu theo tháng 42 1.16 Danh sách phòng trống Hình 4.16 Danh sách phịng trống 43 KẾT LUẬN - Bài tốn xây dựng hệ thống đặt phịng khách sạn giải vấn đề cơng tác đặt phịng sau:  Quản lý thơng tin phịng loại phịng  Quản lý thông tin tài khoản nhân viên  Phân quyền cho tài khoản  Quản lý thông tin khách hàng  Quản lý công tác đặt trả phịng  Quản lý in hóa đơn, phiếu đặt phòng  Đưa báo cáo doanh thu thống kê trạng thái phòng Nhưng thời gian thực kinh nhiệm thực tế thân nên tồn vấn đề cần bổ sung thêm hệ thống là:  Vấn đề lưu trữ liệu cần linh động chi tiết  Giao diện chưa hoàn toàn thân thiện  Kiểm soát tốt liệu đầu vào  Báo cáo thống kê cần chi tiết cụ thể cho toán quản lý đặt 44 Tài liệu tham khảo [1] Giáo trình hệ quản trị sở liệu Access/SQL server [2] Giáo trình Visual Basic / VB.NET / C# [3] Tạo báo cáo động với CrytalReport – Khoa CNTH [4] Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin Tác giả: Nguyễn Văn Ba Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội, 2000 [5] Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Tác giả: Nguyễn Văn Vỵ Nhà xuất Đại học quốc gia Hà Nội, 2002 [6] Nhập môn Cơ sở liệu quan hệ Tác giả: Lê Tiến Vương Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, 1995 [7] Các tài liệu hướng dẫn Crystal Report ... + Quản lý phòng -> Nhân viên + Nhân viên -> Quản lý phòng + Quản lý phòng -> Nhân viên + Khách hàng -> Quản lý đặt phòng + Khách hàng -> Quản lý đặt phòng + Khách hàng -> Quản lý toán + Quản lý. .. kê, báo cáo + Nhân viên -> Quản lý nhân viên + Quản lý nhân viên -> Nhân viên - Chức năng: + Quản lý đặt phòng -> Phiếu đặt phòng + Phiếu đặt phòng -> Quản lý đặt phòng + Danh sách phòng -> Quản. .. Quản lý đặt phòng + Quản lý đặt phòng -> Phiếu đặt phòng + Phiếu đặt phịng -> Quản lý tốn + Danh sách phịng -> Quản lý tốn 14 + Quản lý tốn -> Hóa đơn tốn + Hóa đơn toán -> Quản lý toán + Quản lý