Ưu điểm Việc thu thập thông tin trong hoạt động lãnh đạo, quản lý tại cơ quan X nơi tôi đang công tác bao gồm các khâu: nắm bắt, thu thập và xử lý thông tin để ra quyết định; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện quyết định; tổng kết và rút kinh nghiệm. Nắm bắt, thu thập và xử lý thông tin là khâu đầu tiên để ra quyết định, đặc biệt, đối với khâu ra quyết định của người lãnh đạo, quản lý, thông tin đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu. Thu thập thông tin ở địa phương có thể được thực hiện qua nhiều kênh như: Chỉ đạo của cấp trên, phản ánh của cấp dưới, hội họp, qua phương tiện thông tin đại chúng, các cuộc tiếp xúc với nhân dân cũng như các ý kiến, kiến nghị và các dư luận xã hội trong nhân dân… Các kỹ năng thu thập thông tin tại cơ sở như: kỹ năng xác định loại thông tin cần thiết, kỹ năng xác định nguồn thông tin, kỹ năng lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ năng quan sát trực tiếp bằng các giác quan, kỹ năng tìm đọc thông tin được cán bộ, công chức tại cơ quan nơi công tác thường xuyên rèn luyện và trao dồi, đảm bảo thực hiện khách quan và bám sát vào thông tin thực tế tại địa phương. Từ đó, các công việc được giải quyết kịp thời, chủ động trong công tác, trên cơ sở những thông tin thu được và căn cứ vào thực tiễn phát triển kinh tế cũng như tiềm năng của địa phương mình mà người lãnh đạo, quản lý đưa ra các quyết định để phát triển kinh tế xã hội ở địa phương. Hạn chế Việc thu thập thông tin nếu được thực hiện tốt sẽ tạo động lực thúc đẩy sự phát triển của địa phương, tuy nhiên trong công tác thu thập thông tin cũng không tránh khỏi những hạn chế như: Nắm thông tin không đầy đủ.
Kỹ thu thập thông tin? Liên hệ thực tế kỹ thu thập thông tin quan sở nơi đồng chí cơng tác? GỢI Ý TRẢ LỜI Khái niệm thông tin thu thập thông tin * Khái niệm thông tin Thông tin lãnh đạo, quản lý truyền đạt thông điệp, tin tức có liên quan đến hệ thống quản lý, người nhận hiểu rõ ý nghĩa thông điệp mà người gửi muốn truyền đạt, có tác dụng giúp thực mục tiêu lãnh đạo, quản lý * Khái niệm thu thập thông tin Thu thập thông tin q trình tập hợp thơng tin theo tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực định Thu thập thơng tin q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn tin, thực tập hợp thơng tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu định trước Thu thập thơng tin có đặc điểm sau: 1) Hoạt động có tính mục đích; 2) Tính đa dạng phương pháp, cách thức; 3) Từ nhiều nguồn, kênh thơng tin khác nhau; 4) Q trình diễn liên tục; 5) Chịu tác động nhiều nhân tố liên quan đến kỹ năng, công nghệ; 6) Một khâu quan trọng q trình thơng tin tổ chức Các kỹ chủ yếu thu thập thông tin * Một là, kỹ xác định loại thông tin cần thiết Để xác định loại thông tin cần thiết cần phải rèn luyện kỹ như: Kỹ nắm mục đích, yêu cầu: Cần thơng tin để làm gì? Về điều gì? Kỹ phân loại thông tin: Cần trả lời câu hỏi có thơng tin gì? Cịn thiếu thơng tin gì? Kỹ phân loại hình thức thơng tin định lượng Ví dụ: Các số liệu thơng tin định tính ví dụ câu chuyện, mẩu tin, thơng điệp, hình ảnh, âm Kỹ xác định loại thông tin theo mức độ cần thiết, cần thiết, bình thường có chưa có được, chưa cần thiết không cần thiết Việc thu thập thông tin chủ yếu tập trung vào loại thông tin cần thiết cần thiết * Hai là, kỹ xác định nguồn thông tin Để thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin từ đâu, tức nguồn tin Kỹ xác định nguồn thơng tin địi hỏi phải làm rõ loại thơng tin cần thiết cần thiết đâu, cụ thể kỹ trả lời câu hỏi như: Ai nắm giữ, sở hữu thông tin? Ai cung cấp thơng tin? Ai có quyền đưa thông tin? Kỹ xác định nguồn thông tin liên quan tới kỹ đặt trả lời câu hỏi khác nguồn tin liên quan tới địa điểm, thời gian, cách tiếp cận nguồn tin * Ba là, kỹ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin yếu tố quan trọng đảm bảo thông tin thu có kịp thời, xác, đảm bảo tính khách quan hay khơng Việc lựa chọn phương pháp/kỹ thuật thu thập thông tin phụ thuộc vào yếu tố thời gian, tài chính, nhân lực, nội dung thông tin cần thu thập, Trên sở cân nhắc yếu tố trên, lựa chọn phương pháp thu thập thông tin sau: - Phương pháp điều tra bảng hỏi: Đây phương pháp sử dụng phổ biến việc thu thập thông tin quản lý Để sử dụng phương pháp cần phải xây dựng câu hỏi theo trật tự logic định, phù hợp với nội dung thông tin cần thu thập Thông tin thu từ phương pháp thường thông tin mang tính định lượng Bộ câu hỏi bảng hỏi cần xây dựng dựa việc trả lời câu hỏi sau: + Bộ câu hỏi hỏi ai? (Ai người trả lời bảng hỏi?) + Bảng hỏi người trả lời trực tiếp đọc trả lời hay có người vấn? (Sử dụng biện pháp vấn hay phát vấn?) + Logic bảng hỏi nào? (Các câu hỏi vấn đề chung tới vấn đề riêng hay ngược lại?) - Phương pháp vấn sâu cá nhân Đây phương pháp thu thập thông tin việc vấn trực tiếp cá nhân, tập trung sâu vào số khía cạnh cần quan tâm, phục vụ cho việc thu thập thông tin quản lý Sử dụng phương pháp đòi hỏi người phòng vấn phải am hiểu sâu sắc nội dung thông tin càn thu thập, đồng thời phải có kỹ giao tiếp, tương tác phù hợp với người vấn (người cung cấp thơng tin) - Phương pháp thảo luận nhóm tập trung Đây phương pháp thu thập thông tin thông qua vấn nhóm người có hồn cảnh, hay kinh nghiệm nội dung cần thu thập thông tin Để thu thập thông tin hiệu quả, thảo luận đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu sau: + Quy mơ nhóm vấn khoảng - người, thành viên tham gia thảo luận nhóm đáp ứng số yêu cầu có hiểu biết nội dung cần thu thập thông tin, địa vị xã hội tương đối ngang + Quy trình tiến hành theo bước bản: 1) Làm quen giới thiệu mục tiêu thảo luận; 2) Tiến hành thảo luận nội dung cần thu thập thông tin; 3) Kết luận nội dung thống chưa thống + Người điều khiển thảo luận cần phải có kỹ tốt việc đặt câu hỏi, gợi mở cho thành viên tham gia ý kiến, điều chỉnh kiểm soát thành viên cho có hội trình bày ý kiến - Phương pháp phân tích tài liệu sẵn có Đây phương pháp thu thập thơng tin thơng qua việc phân tích tài liệu có nội dung cần quan tâm Chẳng hạn, thông tin hồ sơ, tài liệu, văn bản; thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet Phân tích nội dung tài liệu sẵn có cách thức sử dụng kỹ thuật, thao tác khoa học, hệ thống, khách quan để vạch đặc điểm tính chất nội dung tài liệu Để đạt kết tốt phân tích nội dung tài liệu, sử dụng số kỹ thuật sau: + Kiểm tra, làm tài liệu: Mục đích việc kiểm tra, làm tài liệu đảm bảo liệu thơng tin đảm bảo tính pháp lý, khách quan, độ tin cậy, xác thực tính xác cao + Trích dẫn tài liệu: Việc trích dẫn phải đảm bảo tính xác, trung thực với nội dung tài liệu Trích dẫn tài liệu bao gồm: trích dẫn nguyên văn nội dung tài liệu, điều giúp cho phân tích, mơ tả nghiên cứu sinh động hơn, trích dẫn ý nghĩa nội dung thông tin Tuy nhiên, hai loại trích dẫn phải đảm bảo tính trung thực thơng tin + Lập bảng, biểu tóm tắt nội dung tài liệu: Mục đích lập bảng, biểu phân tích tài liệu tóm tắt nội dung tài liệu theo trật tự, logic định để làm rõ ý tưởng nghiên cứu + Xây dựng mơ hình: Mục đích việc nhằm tập trung vào tìm hiểu mơ hình mối quan hệ tượng, vật, cá nhân, nhóm xã hội Tìm hiểu xem có mối liên hệ, kiểu liên hệ quan trọng mô hình miêu tả thành phần, cấu trúc kiện xã hội, mạng lưới xã hội + Nhận xét rút kết luận: Mục đích cuối phân tích nội dung tài liệu phải rút nhận xét kết luận thông tin liên quan tới nghiên cứu Kết luận xem nội dung tài liệu nói tới vấn đề, kiện, nội dung cần thu thập thông tin * Bốn là, kỹ quan sát trực tiếp giác quan Quan sát phương pháp thu thập thông tin quản lý Trong nghiên cứu khoa học, phương pháp quan sát hiểu “quá trình tri giác ghi chép yếu tố có liên quan tới đối tượng nghiên cứu phù hợp với đề tài mục tiêu nghiên cứu” Trong lãnh đạo, quản lý, quan sát hoạt động thu thập thông tin thông qua việc sử dụng giác quan phương tiện hỗ trợ để thu thông tin quản lý Có nhiều cách phân loại khác phương pháp quan sát quan sát theo chuẩn mực quan sát tự do; quan sát công khai quan sát bí mật; quan sát lần quan sát nhiều lần, Tuy nhiên, phổ biến việc phân chia phương pháp quan sát thành hai loại phương pháp quan sát tham dự quan sát không tham dự - Quan sát tham dự phương pháp quan sát mà người quan sát trực tiếp tham gia vào hoạt động người quan sát Trong hoạt động quản lý, phương pháp quan sát tham dự sử dụng thơng qua việc cán sinh hoạt “ba cùng” với dân - Quan sát không tham dự phương pháp quan sát mà người quan sát hoàn toàn bên hoạt động người quan sát Người quan sát hồn tồn đứng ngồi để theo dõi tình đơn ghi lại diễn biến diễn Mục đích phương pháp quan sát nhằm tìm ý nghĩa việc Để đạt hiệu quả, người quan sát phải có khả suy luận, phán đoán, so sánh, lựa chọn tổng thể giác quan, ý lựa chọn thời điểm quan sát phù hợp Bên cạnh đó, để thu thập đầy đủ thông tin thông qua phương pháp quan sát, người quan sát sử dụng phương tiện kỹ thuật hỗ trợ máy quay phim, máy ảnh, máy ghi âm, * Năm là, kỹ đọc thơng tin Tìm đọc thơng tin từ báo Cần chọn lọc loại báo nhanh chóng xác định loại cần đọc từ báo lựa chọn, cần đọc lựa chọn cách kỹ lưỡng Có thể cần tìm hiểu thêm nguồn thông tin khác để đảm bảo chắn Tìm đọc thơng tin từ tạp chí Cần chọn lọc loại tạp chí nhanh chóng xác định loại tạp chí cần đọc; cần xác định loại cần đọc tạp chí lựa chọn; cần đọc chọn cách kỹ lưỡng Tìm đọc thơng tin từ sách Tương tự với báo tạp chí, cần xác định loại sách cần tìm đọc Đọc lướt toàn để nắm bắt nội dung chung sách chọn Đọc kỹ nội dung trực tiếp liên quan đến mục đích thu thập, xử lý thơng tin Tìm đọc thơng tin từ mạng internet, cần sử dụng công cụ, kỹ thuật truy cập từ mạng internet: từ khóa, tên thơng tin, tên tác giả; cần sử dụng đường link để tìm đến thông tin cần thiết; cần chọn loại thông tin đáng tin cậy, cần lưu giữ thành tệp liệu theo trật tự cho truy cập dễ dàng Tìm đọc thơng tin từ báo cáo quan chức Cần tiếp cận đọc kỹ báo cáo quan chức Lập danh mục báo cáo để dễ dàng theo dõi, truy cập, sử dụng Tìm đọc thông tin từ báo cáo kết nghiên cứu công bố công khai, cần tiếp cận báo cáo từ quan khoa học từ nhà khoa học Cần lưu giữ báo cáo để truy cập, sử dụng nhiều lần báo cáo khoa học thường chứa đựng nhiều thông tin giá trị theo nhiều cách khác địi hỏi phải tìm đọc sử dụng nhiều lần Việc lập danh mục tài liệu gồm báo cáo kỹ quan trọng Liên hệ thực tế kỹ thu thập thông tin quan nơi công tác Giới thiệu sơ lược quan, đơn vị công tác Thực trạng thu thập thông tin hoạt động lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý quan công tác * Ưu điểm Việc thu thập thông tin hoạt động lãnh đạo, quản lý quan X nơi công tác bao gồm khâu: nắm bắt, thu thập xử lý thông tin để định; tổ chức kiểm tra việc thực định; tổng kết rút kinh nghiệm Nắm bắt, thu thập xử lý thông tin khâu để định, đặc biệt, khâu định người lãnh đạo, quản lý, thơng tin đóng vai trị quan trọng thiếu Thu thập thông tin địa phương thực qua nhiều kênh như: Chỉ đạo cấp trên, phản ánh cấp dưới, hội họp, qua phương tiện thông tin đại chúng, tiếp xúc với nhân dân ý kiến, kiến nghị dư luận xã hội nhân dân… Các kỹ thu thập thông tin sở như: kỹ xác định loại thông tin cần thiết, kỹ xác định nguồn thông tin, kỹ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ quan sát trực tiếp giác quan, kỹ tìm đọc thơng tin cán bộ, cơng chức quan nơi công tác thường xuyên rèn luyện trao dồi, đảm bảo thực khách quan bám sát vào thông tin thực tế địa phương Từ đó, cơng việc giải kịp thời, chủ động công tác, sở thông tin thu vào thực tiễn phát triển kinh tế tiềm địa phương mà người lãnh đạo, quản lý đưa định để phát triển kinh tế - xã hội địa phương * Hạn chế Việc thu thập thông tin thực tốt tạo động lực thúc đẩy phát triển địa phương, nhiên công tác thu thập thông tin không tránh khỏi hạn chế như: - Nắm thông tin không đầy đủ - Nội dung thông tin thiếu khách quan - Nội dung thông tin phản ánh không trung thực sống - Các thơng tin tràn lan, khơng thống - Sự định hướng thông tin ngành, cấp có lúc chưa sâu sát - Cơ sở vật chất sở hạn chế việc tra cứu thơng tin trực tuyến - Trình độ, lực cán thu thập thơng tin cịn hạn chế… Những khuyết điểm, hạn chế dẫn đến việc đưa định cách chủ quan, ý chí sai lầm, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phát triển kinh tế - xã hội địa phương * Nguyên nhân hạn chế Điều xuất phát từ nguyên nhân khách quan nguyên nhân chủ quan Về mặt khách quan, điều kiện kinh tế cịn nhiều khó khăn, trang thiết bị sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác nắm bắt, xử lý thông tin sở thiếu chất lượng; chưa xây dựng môi trường thông tin sở cách khoa học, mang tính liên tục đáp ứng nhu cầu thơng tin thực tiễn sở… Về mặt chủ quan, trình độ lực đội ngũ cán quản lý cấp sở nhiều hạn chế Nhiều nơi, cán không chủ động việc nắm bắt, thu thập, xử lý thông tin; họ trông chờ vào hướng dẫn đạo từ cấp trên, chưa coi trọng việc khai thác thông tin từ nhân dân * Một số giải pháp Trong thời gian tới, để phát huy vai trò quan trọng thu thập thông tin trong hoạt động lãnh đạo, quản lý quan công tác cần thực đồng giải pháp sau: Thứ nhất, Đảng Nhà nước cần tăng cường định hướng thông tin cho cấp sở Đồng thời tăng cường vai trò lãnh đạo cấp ủy, lãnh đạo quan việc cung cấp, thu thập thông tin Thứ hai, tăng cường sở vật chất, trang thiết bị thông tin đảm bảo nguồn lực vật chất cho hoạt động công tác thông tin, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin việc thu thập xử lý thông tin Thứ ba, tăng cường việc giao lưu, trao đổi thông tin, học tập kinh nghiệm phận, cán bộ, công chức quan xã, phường, thị trấn với Thứ tư, nâng cao trình độ học vấn, chun mơn nghiệp vụ trình độ lý luận cho đội ngũ cán bộ, công chức cung cấp thông tin cộng tác viên dư luận xã hội đội ngũ cán lãnh đạo, quản lý địa phương ... dân… Các kỹ thu thập thông tin sở như: kỹ xác định loại thông tin cần thiết, kỹ xác định nguồn thông tin, kỹ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ quan sát trực tiếp giác quan, kỹ tìm đọc... lược quan, đơn vị công tác Thực trạng thu thập thông tin hoạt động lãnh đạo, quản lý cán lãnh đạo, quản lý quan công tác * Ưu điểm Việc thu thập thông tin hoạt động lãnh đạo, quản lý quan X nơi công. .. pháp /kỹ thu? ??t thu thập thông tin phụ thu? ??c vào yếu tố thời gian, tài chính, nhân lực, nội dung thông tin cần thu thập, Trên sở cân nhắc yếu tố trên, lựa chọn phương pháp thu thập thông tin sau: