tiểu luận KN TC và KT trong QTVP

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận này, trước hết em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy, giáo khoa Quản trị Văn phịng, trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang bị cho em kiến thức vô quý báu thiết thực Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThS Nguyễn Hữu Danh – giảng viên môn Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng hướng dẫn, truyền đạt tận tình dạy trình học tập để em hoàn thành tiểu luận Qua đây, em xin cảm ơn tới Ban lãnh đạo UBND huyện Ba Chẽ - tỉnh Quảng Ninh, đặc biệt cô Nguyễn Thị Thúy Mai - Chánh Văn phòng UBND huyện Ba Chẽ nhiệt tình giúp đỡ cung cấp thơng tin cần thiết liên quan đến công tác tổ chức hội họp để em hồn thành tiểu luận Mặc dù có nhiều cố gắng để thực tiểu luận cách hoàn chỉnh song khơng thể tránh khỏi thiếu sót làm bài, em mong quý thầy cô cho ý kiến đóng góp để tiểu luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận tơi thực hồn thành Các số liệu, kết tiểu luận trung thực khách quan Nếu phát tiểu luận chép từ cơng trình khác tơi xin chịu tồn trách nhiệm Hà Nội, ngày 12 tháng 01 năm 2020 DANH MỤC VIẾT TẮT Chữ viết tắt UBND HĐND Nghĩa đầy đủ Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân NHỮNG TỪ PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Đất nước ta đường cơng nghiệp hóa, đại hóa với phát triển khoa học kỹ thuật, cơng tác tổ chức quản trị văn phịng có vai trị lớn đến quản lý cơng việc phát triển tổ chức Đặc biệt công tác tổ chức hội họp giúp cho tổ chức xác định vấn đề khúc mắc công việc tiến hành phân công thực Đồng thời, chủ động thấy khó khăn tìm biện pháp kịp thời để giải khó khăn Bất kì tổ chức muốn tồn đứng vững cạnh tranh phải tiến tổ chức hội họp nhằm thiết lập kế hoạch, xây dựng chiến lược dài hạn ngắn hạn, để tổ chức làm việc hiệu Trong quan nhà nước nay, vấn đề tổ chức hội họp trọng quan tâm, có nhiều chương trình đề để thỏa luận số giải pháp áp dụng thành công Đối với quan, văn phòng nơi tập trung nhiều thông tin mối quan hệ, cần nắm rõ biến động công việc đặc biệt Nhà quản trị văn phịng cần phải ý đến cơng tác hội họp để có kế hoạch phát triển hoạt động tổ chức, góp phần thực hiên mục tiêu tổ, ứng phó với điều kiện bất ổn môi trường Đồng thời giúp tổ chức nâng cao suất lao động đạt hiệu làm việc thơng suốt từ cấp xuống Vì vậy, tổ chức hội họp cơng việc mà Nhà quản trị văn phịng cần phải thực hiện, tiến hành cụ thể chi tiết công tác vô quan trọng, định đến phát triển tồn tổ chức Các họp yếu tố tiên quyết, định đến thành công hay thất bại tổ chức, cơng tác tổ chức hội họp phải xây dựng chương trình với đội ngũ nhân có trình độ kỹ giải cơng việc linh hoạt sáng tạo phù hợp với phát triển tổ chức Đồng thời thích ứng với biến đổi tác động bên Tất điều dựa vào cách thức tổ chức hội họp nhà quản trị văn phòng Bởi họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do vậy, người tổ chức họp cần có kỹ cách thức để tổ chức điều hành họp thành công Văn phịng có chức tham mưu giúp việc cho lãnh đạo quan, vai trị Nhà quản trị văn phịng trọng cơng tác tổ chức hội họp Hằng năm, huyện Ba Chẽ- Tỉnh Quảng Ninh thường xuyên triển khai tổ chức nhiều hội họp để giải công việc đưa ý kiến thống để đạt mục tiêu mà tổ chức đề Vì vậy, tơi định lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện Ba Chẽ - tỉnh Quảng Ninh” để nghiên cứu tìm hiểu, nhằm đưa ý kiến đóng góp cho công tác tổ chức hội họp hiệu Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều cơng trình khảo sát cơng tác tổ chức họp quan nhà nước, doanh nghiệp, cơng ty ngồi nước Cuốn sách Tổ chức công việc theo khoa học tác giả Nguyễn Hiến Lê (2015) Nhà xuất Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh biên soạn Một phần nội dung sách đưa cách thức tổ chức họp, q trình làm việc chia sẻ đóng góp ý kiến thành viên tổ chức để cuối tập hợp lại ý kiến chung nhằm đạt mục tiêu tổ chức môi trường cạnh tranh khốc liệt Trọng tâm sách việc sử dụng hiệu phối hợp nhịp nhàng luồng ý kiến tích cực dựa sở tiết kiệm mặt thời gian vật lực tổ chức [1] Cuốn sách Lập kế hoạch tổ chức công việc hiệu tác giả Lê Hữu Văn (2013) Nhà xuất Dân trí phát hành nghiên cứu nội dung tổ chức công việc lập chương trình kế hoạch đồng thời đưa xu phát triển kinh tế tri thức nay, công tác tổ chức hội họp nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Đặc biệt nghiên cứu tổ chức tiến hành thực loại hình họp để tăng hiệu suất cơng việc, góp phần vào tiết kiệm nguồn tài cho cá nhân nói riêng quan tổ chức nói chung Các họp tổ chức để tăng cường nguồn lực thơng tin địi hỏi thành viên tổ chức phải đảm bảo tính xác có nguồn tin tin cậy, cách tiến hành họp khoa học hợp lý Việc lập kế hoạch tổ chức họp phải có chương trình cụ thể, có nội dung rõ ràng, dứt khốt địi hỏi cần phải có nguồn nhân lực chất lượng để trợ giúp đắc lực công tác giải công việc cho người quản lý [2] Nhìn chung, có nhiều cơng trình nghiên cứu công tác tổ chức hội họp quan tổ chức tổ chức doanh nghiệp Việt Nam, tất tài liệu sở quan trọng để báo cáo hoàn thiện thành công Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu -Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp UBND huyện Ba Chẽ - Phạm vi nghiên cứu: +Không gian: Ủy ban nhân dân huyện Ba Chẽ +Thời gian: 2018 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Nhằm khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện Ba Chẽ để hiểu thêm thực tiễn hoạt động tổ chức Đồng thời đưa giải pháp nhằm nâng cao vai trò, chức họp việc phát triển quan - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Khái quát tổ chức hoạt động Ủy ban nhân dân huyện Ba Chẽ + Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Ba Chẽ + Đưa giải pháp thiết thực nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp quan Đồng thời đánh giá vai trò nhà quản lý việc tổ chức điều hành họp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp đề tìm hiểu, đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân huyện Ba Chẽ - Phương pháp thống kê số liệu, tài liệu: tài liệu khảo sát nghiên cứu thực tế nguồn sách, báo, giáo trình phục vụ cho trình làm - Phương pháp thu thập thông tin: Từ tài liệu thực tiễn nhằm phục vụ cho trình khảo sát - Phương pháp phân tích, so sánh tổng hợp: làm rõ nội dung Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài -Ý nghĩa lý luận: + Xác định rõ vai trị cơng tác tổ chức họp tầm quan trọng họp UBND huyện Ba Chẽ +Đề xuất giải pháp nâng cao vai trị nhà quản trị cơng tác tổ chức hội họp -Ý nghĩa thực tế: + Kết khảo sát sở để nghiên cứu công tác tổ chức hội họp UBND huyện Ba Chẽ nói riêng quan tổ chức khác nói chung + Phản ánh thực trạng cơng tác hội họp vai trò nhà quản trị văn phòng công tác tổ chức hội họp UBND huyện Ba Chẽ + Bài làm tư liệu cho sinh viên nghiên cứu, học tập tham khảo Cấu trúc đề tài Bài tiểu luận gồm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND Ba Chẽ Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp UBND Ba Chẽ Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp tại UBND huyện Ba Chẽ Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN BA CHẼ 1.1 Lịch sử hình thành phát triển UBND huyện Ba Chẽ Ba Chẽ huyện miền núi vùng cao, cách thành phố Hạ Long 90km đường bộ, có tọa độ từ 21 độ 07’ đến 21độ 23’ vĩ độ bắc 160 độ 58’ đến 107 độ 24’ kinh độ đơng Phía Bắc giáp huyện Đình Lập, tỉnh Lạng Sơn; phía Nam giáp huyện Hồnh Bồ thành phố Cẩm Phả; phía Đơng giáp huyện Tiên n; phía Tây giáp huyện Sơn Động, tỉnh Bắc Giang Huyện có diện tích tự nhiên 6.085.556 (chiếm 10% diện tích tồn tỉnh), địa hình núi cao, núi non trùng điệp chia cắt đất đai thành nhiều vùng nhỏ Ba Chẽ thuộc địa hình đồi núi cao nằm có độ cao trung bình từ 300m - 500m so với mực nước biển Đất có độ dốc lớn, phần lớn 20 độ, chủ yếu đất dốc nên người dân nơi sống chủ yếu nghề trồng rừng Huyện Ba Chẽ bao gồm 01 thị trấn xã: Đạp Thanh, Đồn Đạc, Lương Mông, Minh Cầm, Nam Sơn, Thanh Lâm, Thanh Sơn Nơi có nhiều dân tộc sinh sống, đất rộng, người thưa, mật độ dân số thấp tỉnh Quảng Ninh Dân số huyện Ba Chẽ năm 2017 đạt 21.800 người, mật độ dân số trung bình 35,8 người/km2 Gồm 10 dân tộc anh em sinh sống (Dao, Tày, Kinh, Hoa, Sán Dìu, Sán Chỉ, Nùng, Cao Lan, Mường, Thái), phân bổ rải rác 75 thôn, khu phố; dân tộc thiểu số chiếm 80% dân số Trong đó: dân tộc Dao chiếm 41%, Kinh 21%, Tày 16%, Sán Chỉ 14%, lại dân tộc khác Mật độ dân số bình quân 34 người/km2, trình độ dân trí khơng đồng UBND huyện Ba Chẽ đơn vị hành chính, có 11 phịng chun mơn đơn vị nghiệp trực thuộc, giúp việc cho UBND thực chức nhiệm vụ Trong năm qua, Đảng bộ, quyền tầng lớp nhân dân huyện nỗ lực phấn đấu thực thắng lợi toàn diện nhiệm vụ trị địa phương Về lĩnh vực du lịch dựa vào hệ thống sông suối dày đặc tạo nên nguồn nước dồi phục vụ cho sản xuất sinh hoạt Với hệ thống sơng, suối thiên nhiên tạo hố đa dạng, phong phú nên tạo nhiều thác nước đẹp như: Thác Trúc, thác Khe Lạnh, thác Khe Ngại - xã Nam Sơn; Thác Đá Vuông, thác Sông Cổng, thác Khe O - xã Đồn Đạc; Thác Khe Lào, Thác Khe Xoong - xã Thanh Lâm; Thảo nguyên Khe Lầy - xã Đạp Thanh phù hợp với điều kiện để phát triển điểm du lịch sinh thái thu hút nhiều khách du lịch tỉnh tỉnh Về lĩnh vực phát triển kinh tế: Với địa hình đồi núi vùng cao UBND huyện chủ chương thực chương trình phát triển lâm nghiệp cách giao dự án thí điểm cho vài hộ dân, có hiệu tổ chức cho xã thực ví dụ trà hoa vàng, keo, sơ mộc… Công tác quản lý đất bãi, UBND quy hoạch xây dựng khu vui chơi cho thiếu niên sân cỏ nhân tao, bể bơi, nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển cho tiềm Đồng thời kết hợp với Ban quản lý dự án huyện xây dựng cầu, đường xá cho nhân dân đặc biệt xây nhà dân sinh cho gia đình có hồn cảnh khó khăn Có thể thấy vai trị UBND huyện Ba Chẽ quan trọng phát triển kinh tế, ổn định dân sinh phát huy mạnh huyện Đồng thời bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Ba Chẽ (Sơ đồ phụ lục 01) Căn vào tình hình đặc điểm địa phương tổ chức cấp trên, UBND huyện Ba Chẽ có cấu tổ chức sau: Bao gồm 01 Chủ tịch 02 Phó chủ tịch UBND huyện - Ông Nguyễn Minh Sơn - Chủ tịch UBND huyện: Thực nhiệm vụ, quyền hạn chủ tịch UBND huyện theo quy định pháp luật Lãnh đạo, đạo, điều hành toàn diện, quản lý chung hoạt động công việc UBND huyện, Ủy viên UBND huyện, Thủ trưởng quan chuyên môn, đon vị thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND xã, thị trấn địa bàn huyện Trực tiếp phụ trách, đạo lĩnh vực công tác, làm trưởng tổ chức phối hợp liên ngành huyện Giữ mối quan hệ làm việc với tổ đại biểu HĐND tỉnh, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND huyện, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân huyện, Ủy ban MTTQ huyện Phụ trách đạo đơn vị khối quan khối nội - Ơng Nguyễn Cơng Quyền, Phó Chủ tịch thường trực UBND huyện - Phụ trách khối Văn hóa - Xã hội Trực tiếp phụ trách, đạo lĩnh vực công tác: Giáo dục đào tạo; dân tộc - tôn giáo; lao động - thương binh xã hội; dân số - kế hoạch hóa gia đình …Giúp Chủ tịch UBND huyện phụ trách đạo đơn vị khối quan khối xã (03 xã 01 Thị trấn) - Bà Đinh Thị Vỹ, Phó Chủ tịch UBND huyện - Phụ trách khối Kinh tế Trực tiếp đạo lĩnh vực công tác: Quản lý đất đai Nông - Lâm - Ngư nghiệp; Kế hoạch, thống kê, tài chính, thuế, tín dụng, ngân hàng…Giúp Chủ tịch UBND huyện xây dựng triển khai kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội, công tác đối ngoại…Phụ trách đạo đơn vị có liên quan tới ngành, lĩnh vực Khối quan Phòng, Ban Phụ trách khối Doanh nghiệp Hợp tác xã, Khối xã (04 xã) Mối quan hệ trách nhiệm Chủ tịch Phó Chủ tịch UBND huyện Ba Chẽ có mối quan hệ vơ khăng khít với Hai Phó Chủ tịch thay mặt Chủ tịch UBND huyện đạo, điều hành mặt công tác phân công -Trong phạm vi quyền hạn nhiệm vụ giao, Phó Chủ tịch chủ động giải công việc chịu trách nhiệm định mình, giải cơng việc có liên quan đến vấn đề khơng phụ trách chủ động phối hợp tạo thống UBND để giải - Các Phó Chủ tịch UBND xây dựng chương trình kế hoạch công tác trọng tâm tháng, quý, năm báo cáo Chủ tịch UBND để xây dựng chương trình cơng tác chung UBND báo cáo Huyện ủy, HĐND huyện UBND tỉnh - Các Phó Chủ tịch UBND có trách nhiệm tham gia đầy đủ phiên họp UBND, chuẩn bị kỹ nội dung trước đưa báo cáo phiên họp UBND Các Phó Chủ tịch trực tiếp ủy quyền cho quan chuyên môn báo cáo Chủ tịch đồng ý - Tùy theo yêu cầu công tác huyện, Phó Chủ tịch cịn điều hành phần việc khác Chủ tịch giao ủy quyền trực tiếp UBND huyện Ba Chẽ có 12 phịng chun mơn 08 đơn vị nghiệp: + 12 phịng chun mơn gồm: - Văn phòng HĐND UBND - Phòng Tổ chức - Nội vụ - Phịng Tài Kế hoạch - Phòng Kinh tế Hạ tầng 2.2.1.2 Chuẩn bị nội dung họp Người chủ trì họp Chủ tịch UBND huyện phân công quan, đơn vị chuẩn bị nội dung họp, bao gồm thành phần tham dự, thời gian, nội dung họp chuẩn bị phương án kết luận họp cần thiết Tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện việc chuẩn bị nội dung họp Văn phòng HĐND- UBND dựa kế hoạch tổ chức họp mà phân cơng đơn vị, phịng ban chuẩn bị nội dung họp bao gồm văn bản, tài liệu, giấy tờ có liên quan đên cơng việc, để họp diễn sn sẻ, tạo khơng khí tích cực trình hội họp Những vấn đề liên quan đến nội dung họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước thành văn có dẫn phạm vi lưu hành, cấp độ mật Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi tồn văn cịn phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung 2.2.1.3 Giấy mời họp - Giấy mời họp Văn phòng HĐND – UBND huyện chuẩn bị nội dung sau đây: + Người chủ trì + Thành phần tham dự + Người mời tham dự + Nội dung họp, thời gian, địa điểm họp + Những yêu cầu người mời tham dự + Đầu mối liên hệ thông tin họp; + Chữ ký chữ ký số người đứng đầu quan, đơn vị triệu tập - Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất Sau nhận giấy mời họp, quan, đơn vị, người mời tham dự họp xác nhận việc tham dự với đầu mối liên hệ thông tin họp qua thư điện tử công vụ, điện thoại cá nhân qua hệ thống quản lý văn quan thuộc hệ thống hành nhà nước 2.2.1.4 Thành phần số lượng người tham dự họp - Tuỳ theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu - Việc thủ trưởng quan, đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp - Trường hợp người triệu tập mời thủ trưởng quan, đơn vị khơng thể tham dự họp, ủy quyền cho cấp có đủ khả đáp ứng nội dung yêu cầu họp họp thay 2.2.1.5 Thời gian tiến hành họp UBND huyện Ba Chẽ thực theo số: 114/2006/QĐ-TTG quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước+ - Thời gian tiến hành họp thuộc loại họp quy định sau: + Họp tham mưu, tư vấn không buổi làm việc + Họp chuyên môn từ buổi làm việc đến ngày, trường hợp đề án, dự án lớn, phức tạp kéo dài thời gian hơn, không hai ngày + Họp tổng kết công tác năm không ngày + Họp sơ kết, tổng kết chuyên đề từ đến hai ngày tùy theo tính chất nội dung chuyên đề + Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ đến ba ngày tuỳ theo tính chất nội dung vấn đề + Các loại họp khác tuỳ theo tính chất nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý, không hai ngày 2.2.1.6 Một số nguyên tắc trước tiến hành hội họp UBND huyện Ba Chẽ Nguyên tắc 1: Đúng giờ, việc tạo lên họp khoa học gây ấn tượng với người tham dự Đồng thời gắn liền với kế hoạch đề tạo chủ động người tổ chức thực họp Nguyên tắc 2: Chuẩn bị họp thật chu đáo: Tổ chức họp thành công phần nghiệp vụ người tổ chức họp Người tổ chức phải chuẩn bị thật chu đáo trước họp; nhanh nhạy xử lý họp phải biết bước tiếp sau họp kết thúc Nguyên tắc 3: Không để họp kéo dài mức cần thiết: Không nên để họp kéo dài mức cần thiết Vì nói nhiều vấn đề q mức cần thiết, khơng cịn thời gian để thực vấn đề khác, thực nói làm việc khác Ngun tắc 4: Nên thảo luận trước với đồng nghiệp nội dung họp Điều giúp điều hành buổi họp có hiệu hơn, tránh trường hợp có nhiều ý kiến trái ngược buổi họp Nguyên tắc 5: Biên họp Việc ghi biên họp quan trọng, Cán Văn phòng ngược trực tiếp làm thư kí cho họp để ghi chép lại ý kiến thông tin mà thành phần tham dự đóng góp ý kiến Điều giúp cho thủ trưởng quan bao qt nắm tình hình chung cơng việc, từ đưa định giải công việc Đặc biệt biên họp làm chứng cho công tác hoạt động đạo lãnh đạo UBND huyện Ba Chẽ 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp Tổ chức điều hành cuội họp, hội nghị thường theo bước sau: - Điểm danh đại biểu Việc điểm đanh đại biểu giúp ban tổ chức biết xác số lượng đại biểu thức đến tham dự họp Công tác điểm danh đại biểu sử dụng nhiều hình thức khác như: Sơ đồ vị trí chỗ ngồi - Ổn định trật tự sau trưởng, phó đơn vị, cá nhân mời họp vào phòng ngồi theo theo xếp Ổn định chỗ ngồi tiến hành việc nhắc nhở đồng chí đến làm việc yêu cầu giữ gìn trật tự Sau ổn định Lãnh đạo quan tiến hành nội dung chương trình - Điều hành họp thường đồng chí Nguyễn Minh Sơn- chủ tịch UBND huyện Ba Chẽ Điều hành họp theo kế hoạch chương trình định trước Đồng thời lắng nghe ý kiến trình bày họp Tập trung vào chủ đề chương trình Khuyến khích người phát biểu Khi bắt đầu họp lãnh đạo chủ trì họp nêu mục đích trình tự vấn đề cần đưa để giải Làm rõ thành phần tham dự trao đổi mong đợi Khi điều khiển họp chủ tọa dành thời gian để nói lắng nghe quan điểm ý kiến thành viên tham gia họp vấn đề khúc mắc, khó khăn công việc Làm rõ vạch ý kiến chủ chốt Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể Hỏi câu hỏi cởi mở để khuyến khích đóng góp Giữ tập trung vào ý kiến, khơng phải vào người nói Phân cơng cụ thể bước thông qua họp UBND huyện thực tổ chức công tác hội họp theo nguyên tăc, tiến trình họp, hiệu công tác tổ chức chưa cao mục tiêu họp chưa dõ ý kiến chủ đề họp khác không thống dẫn đến tình trạng kéo dài họp gây căng thẳng cho người tham gia lại không đến thống gây tổn hại đến công sức tiền bạc Cán Văn phòng giao làm thư kí họp có trách nhiệm ghi biên họp, ý kiến đóng góp thành phần tham dự Biên họp làm tài liệu, minh chứng, tham mưu giúp lãnh đạo đưa định quản lý 2.2.2.1 Những yêu cầu tiến hành họp Mỗi họp kết hợp giải nhiều nội dung, sử dụng nhiều hình thức cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu vấn đề điều kiện hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, bảo đảm chất lượng hiệu giải công việc Chủ tịch huyện chủ trì họp trình bày tóm tắt ngắn gọn tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, vấn đề đưa họp nêu vấn đề cịn ý kiến khác nhau, khơng đọc toàn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày tồn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải tập trung chủ yếu vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng cụ thể, thể đầy đủ tính chất, nội dung yêu cầu họp 2.2.2.2 Trách nhiệm người chủ trì họp Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian lịch trình họp Xác định thời gian tối đa cho người tham dự họp trình bày ý kiến cách hợp lý Điều khiển họp theo mục đích, u cầu đặt Có ý kiến kết luận họp, trước kết thúc họp Giao trách nhiệm cho quan, đơn vị có thẩm quyền văn thông báo kết họp đến quan, đơn vị, cá nhân có liên quan 2.2.2.3 Trách nhiệm người tham dự họp -Nghiên cứu tài liệu, văn họp nhận trước đến dự họp chuẩn bị trước ý kiến phát biểu họp - Phải dự họp thành phần, đến họp tham dự hết thời gian họp Chỉ trường hợp lý đột xuất đồng ý người chủ trì người tham dự rời họp trước họp kết thúc - Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý cơng việc khơng có liên quan đến nội dung họp - Không gọi nghe điện thoại phịng họp - Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn gọn, thắng vào nội dung vấn đề khơng vượt q thời gian mà người chủ trì họp cho phép - Trong trường hợp cử họp thay, phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 2.2.3.1 Thực hiên công tác hậu cần Văn phòng HĐND- UBND huyện kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phịng phẩm, xếp lại bàn ghế, hồn trả lại trang thiết bị cho đơn vị chức (trong trường hợp mượn trang thiết bị để phục vụ cho hội họp) Khi hoàn trả càn phải bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên tránh tình trạng 2.2.3.2 Biên họp thơng báo kết họp Thư ký phối hợp với phòng ban chức giải giấy tờ, thủ tục liên quan tới họp Lưu biên họp lập hồ sơ họp Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp Trong hồ sơ bao gồm có văn cần thiết như; giấy mời quan họp; danh sách thành viên tham gia Những vấn đề trình bày thảo luận họp Ý kiến phát biểu người tham dự họp Kết luận chủ toạ họp định đưa họp Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, Văn phòng giao trách nhiệm phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực Văn thơng báo kết họp bao gồm nội dung sau đây: - Ý kiến kết luận người chủ trì họp vấn đề đưa họp; - Quyết định người có thẩm quyền đưa họp việc giải vấn đề có liên quan phân cơng trách nhiệm tổ chức thực - Văn thông báo kết họp không thay cho việc văn quy phạm pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan hành nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp ...LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tiểu luận tơi thực hồn thành Các số liệu, kết tiểu luận trung thực khách quan Nếu phát tiểu luận tơi chép từ cơng trình khác tơi xin chịu tồn... nông địa bàn Trong lĩnh vực nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực nhiệm vụ tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển tiểu thủ công nghiệp địa bàn Trong lĩnh... - Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý công việc khơng có liên quan đến nội dung họp - Khơng gọi nghe điện thoại phịng họp - Trình bày ý kiến tham gia tranh luận họp phải ngắn gọn, thắng vào