Tài liệu tìm hiểu các mô hình tổ chức bộ máy kế toán của pháp nhân tổ chức tín dụng và mô hình tổ chức tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh ngân hàng; các mô hình tổ chức bộ máy kế toán của pháp nhân tổ chức tín dụng và mô hình tổ chức tổ chức bộ máy kế toán tại chi nhánh ngân hàng.
LỜI MỞ ĐẦU Kế tốn là một bộ phận khơng thể thiếu của bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào. Đây là bộ phận theo dõi kiểm tra đánh giá tình hình hoạt động đảm bảo sản tồn tài sản của doanh nghiệp. Ở tổ chức tài chính hay phi tài chình thì kế tốn có những nhiệm vụ khác nhau: Các tổ chức tài chính như ngân hàng thì kế tốn có nhiệm vụ thu thập tính tốn ghi chép phân loại tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính về hoạt động tiền tệ, tín dụng và các dịch vụ ngân hàng dưới hình thức là giá trị để phản ánh, kiểm tra tồn bộ hoạt động kinh doanh của đơn vị ngân hàng Đối với cơng ty phi tài chính như các cơng ty hoạt động sản xuất hay dịch vụ thì kế tốn có nhiệm vụ thu thập xử lý thơng tin kế tốn, kiểm tra giám các khoản thu chi tài chính và phân tích thơng tin số liệu kế tốn Nhận thức được sự khác biệt trên, nhóm đã quyết định nghiên cứu về đề tài : “Tìm hiểu mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của một ngân hàng thương mại” Trong q trình thực hiện, chúng em xin chọn Ngân hàng thương mại cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam – BIDV Lần đầu tiên nghiên cứu về đề tài này, nên trong q trình tìm hiểu, nghiên cứu nhóm khơng thể tránh khỏi những sai sót, hạn chế. Nhóm rất mong nhận được sự góp ý chân thành của giảng viên và các bạn để bài nghiên cứu được hồn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn! Chủ đề: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – BIDV Nhóm trình bày: Nhóm 11 I Các mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của pháp nhân tổ chức tín dụng và mơ hình tổ chức tổ chức bộ máy kế tốn tại chi nhánh ngân hàng Đối tượng của kế tốn ngân hàng Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của Ngân Hàng nên đối tượng của kế tốn Ngân Hàng có những đặc trưng riêng. Thứ nhất: đối tượng của kế tốn Ngân Hàng chủ yếu tồn tại dưới hình thức giá trị (tiền tệ) kể cả nguồn gốc hình thành cũng nh ư vận động. Đặc điểm này quyết định bởi đặc điểm kinh doanh tiền tệ của Ngân Hàng (T T) nó khác xa với sự vận động tài sản trong q trình sản xuất (T H SX H T) và lưu chuyển hàng hố (T H T). Cũng chính vì vậy, kế tốn Ngân Hàng chủ yếu dùng thước đo giá trị làm đơn vị ghi sổ kế tốn. Thứ hai: Đối tợng kế tốn Ngân Hàng có mối quan hệ chặt chẽ thờng xun với đối tợng kế tốn các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân trong nền kinh tế thơng qua quan hệ tiền gửi, tiền vay, thanh tốn giữa Ngân Hàng với khách hàng. Từ đặc trưng này dẫn đến thơng tin kế tốn Ngân Hàng là thơng tin kinh tế, tài chính tổng hợp đợc nhiều đối tượng quan tâm sử dụng như khách hàng, các nhà đầu tư, các cơ quan quản lý chính phủ Mặt khác, về phía Ngân Hàng thơng qua mối quan hệ này bằng các chính sách của mình, Ngân Hàng đã tác động vào tồn bộ hoạt động của nền kinh tế, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế, tăng cường cơng tác quản lý kinh tế, tài chính. Thứ ba: Xét về quy mơ và sự chu chuyển vốn thì đối tượng kế tốn Ngân Hàng có quy mơ; phạm vi rất lớn và có sự tuần hồn thường xun, liên tục theo u cầu chu chuyển vốn của nền kinh tế và theo u cầu quản lý kinh doanh của Ngân Hàng Từ các đặc điểm trên, đối tượng kế tốn Ngân Hàng thương mại cũng là tài sản vốn, nhưng nó phản ánh hoạt động kinh doanh với khách hàng và các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp, các cá nhân trong tồn bộ nền kinh tế Vai trị của kế tốn ngân hàng Là bộ phận cấu thành trong hệ thống kế tốn của nền kinh tế quốc dân, kế tốn ngân hàng cùng phát huy đầy đủ vai trị kế tốn nói chung ; đồng thời phát huy vai trị trong việc phục vụ lãnh đạo điều hành hoạt động ngân hàng. Một là: Cung cấp thơng tin về hoạt động tiền tệ tín dụng, thanh tốn, kết quả tài chính phục vụ chỉ đạo điều hành quản trị các mặt hoạt đọng nghiệp vụ dạt hiệu quả cao và phục vụ các bên quan tâm đến hoạt đọng ngân hàng Hai là: Bảo vệ an tồn tài sản các đơn vị. Do tổ chức một cách khoa học, đầy đủ, chính xác tồn bộ tài sản hiện có cũng nh sự vận động của chúng nên kế tốn đã giúp cho các chủ ngân hàng quản lý chặt chẽ tài sản của mình nhằm tránh thiếu hụt về mặt số lượng và nâng cao hiệu trong q trình sử dụng tài sản Ba là: Quản lý hoạt động tài chính ngân hàng. Cơng tác kế tốn phản ánh được đầy đủ, chính xác các khoản thu nhập, chi phí, kết quả kinh doanh của từng đơn vị cũng như tồn hệ thống ngân hàng, từ đó giúp quản lý vốn, tăng thu nhập, tiết kiệm chi phí, kinh doanh có lãi nhằm đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển cho một ngân hàng Bốn là: đáp ứng u cầu cơng tác thanh tra, kiểm sốt, phân tích hoạt động kinh doanh ngan hàng. Với chức năng tổ chức hạch tốn ban đầu tạo nguồn thơng tin nền kinh tốn là nói cung cấp thơng tin đầy đủ chính xác nhằm phục vụ cho các loại hạch tốn khác, cơng tác thanh tra, kiểm sốt, kiểm tốn và phân tích hoạt động kinh doanh ngân hàng Trong tình hình hiện nay, nền kinh tế thế giới phát triển theo quy mơ rộng lớn đa dạng hố, đa phơng hố các thành phần kinh rế thì kế tốn ngân hàng ngồi bơn vai trị trọng yếu của nó; với t cách là kế tốn của tồn bộ nền kinh tế của một quốc gia kế tốn ngân hàng cịn đợc xem nh thớc đo sức khẻo của nền kinh tế 5 bởi hầu hết các chuyển biến của nền kinh tế đều thơng qua hoạt động kế tốn ngân hàng. Vì thế để chứng tỏ một nền kinh tế khoẻ thì vai trị của hệ thống ngan hàng nói chung và kế tốn ngân hàng trong tình hình hiện nay là vơ cùng quan trọng Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn trong tồn thể pháp nhân tổ chức tín dụng Có 4 mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn: tập trung, phân tán, vừa tập trung vừa phân tán và ứng dụng cơng nghệ cao. Tập Phân tán trung Đ ặc điểm Phịng Phịng kế tốn kế tốn trung trung tâm có nhiệm tâm thực hiện vụ: tồn bộ cơng tác kế tốn của đơn vị ngân hàng (thu nhận, xử lý và hệ thống hố tồn bộ thơng tin kế tốn) Các chi nhánh (đơn vị hạch tốn báo sổ) bố trí nhân viên kế tốn (hàng ngày) ghi chép thơng tin, chuyển chứng từ về phịng kế tốn trung tâm Vừa tập trung vừa phân tán Phịng kế tốn trung tâm thực hiện Ứng dụng cơng nghệ cao Giữa trụ sở chính và các đơn vị trực thuộc các nghiệp vụ kinh tế đều có thể được nối + Thực hiện các phần hành cơng việc kế tốn ở trụ sở và chi nhánh + Hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn ở các đơn vị kế tốn phụ thuộc + Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế tốn của các đơn vị trực thuộc gửi lên cùng với báo cáo kế tốn ở trụ sở chính để lập báo cáo kế tốn tổng hợp của tồn đơn vị pháp nhân ngân hàng Ở các đơn vị kế tốn phụ thuộc: Thực hiện tồn bộ của hội sở và các bộ mạng online. Một phận khác khơng tổ nghiệp vụ bất kỳ phát chức kế tốn; thực sinh tại chi nhánh có hiện tổng hợp các tài thể được truyền ngay liệu kế tốn từ các bộ về trung tâm, cập nhật phận khác có tổ chức số liệu kế tốn chung kế tốn gửi đến, lập của tồn đơn vị pháp báo cáo chung nhân ngân hàng. Mọi dữ Các bộ phận liệu của tồn bộ các chi kế tốn ở chi nhánh nhánh của NHTM xuất thực hiện cơng tác kế phát từ các nguồn khác tốn tương đối hồn nhau đều được truyền chỉnh các nghiệp vụ tải về HSC, thực hiện kế tốn phát sinh ở bộ xử lý và lưu trữ có hệ phận đó theo sự phân thống tại máy chủ của cơng của phịng kế HSC. Trên cơ sở dữ tốn trung tâm. Các liệu phát sinh tại các chi nhân viên kế tốn ở nhánh, HSC hạch tốn các bộ phận có nhiệm kế tốn cho tồn bộ hệ vụ thu thập chứng từ, thống, các chi nhánh chỉ kiểm tra và có thể xử là những cơ sở nhập dữ lý sơ bộ chứng từ, liệu đầu vào cho ngân định kỳ gửi chứng từ hàng. Sau khi xử lý dữ cơng tác kế tốn kế tốn về phịng kế liệu tại HSC, thơng tin phát sinh ở đơn vị tốn trung tâm kết quả sẽ được gửi lại trực thuộc; thu thập chi nhánh. Các chi thơng tin gửi về hội nhánh truy cập và khai sở. thác chung nguồn dữ liệu thống nhất Hỗ trợ Ư Phát huy tính Khắc phục quản lý dữ chủ động sáng tạo được 1 số nhược luân chuyển nhanh liệu tập trung của đơn vị điểm của mơ hình chóng, kịp thời. tốt hơn. u điểm Tạo điều Thơng tin được phân tán và tập trung. Lưu trữ thơng tin kiện hạch tốn nội an tồn, dễ dàng kiểm cấp thơng tin bộ, tăng tính chính tra, giám sát. kế tốn kịp xác của thơng tin. Cung thời. Cần trang thiết bị, N hược điểm phần mềm hỗ trợ, tốn kém Bộ máy kế Chi phí đầu tư tốn cồng kềnh. lớn. Thơng tin xử Khó áp dụng đối lí chậm. với chi nhánh do sự chi phí. khác biệt về địa lý. Rủi ro về hệ thống. Ngân Đ Ngân hàng Ngân hàng quy Ngân hàng quy hàng quy mô phân cấp quản lý mô lớn, nhiều chi mô lớn, nguồn lực lớn, kiện áp nhỏ, trên địa bàn tập trung dụng hoạt động ở mức nhánh. nhân lực am hiểu. iều độ cao. Mơ hình bố trí bộ máy kế tốn tại các chi nhánh của một tổ chức tín dụng Khái niệm Mơ hình giao dịch “nhiều cửa” Mơ hình giao dịch “một cửa” Là mơ hình giao dịch mà khi đến Là mơ hình giao dịch cho phép giao dịch, khách hàng phải làm việc với khách hàng khi đến giao dịch với ngân nhiều người, thực giao dịch hàng giao dịch với giao dịch giao dịch viên nhưng nhận kết quả giao viên mà vẫn có thể giải quyết tồn bộ dịch từ kế tốn viên những nhu cầu của khách hàng Là mơ hình truyền thống, áp Điều Là mơ hình tiên tiến, áp dụng dụng được trong hoàn cảnh ứng dụng kiện áp điều kiện sở vật chất hiện cơng nghệ hiện đại trong kế tốn cịn đại, tính bảo mật cao dụng thấp Thời Lâu hơn do phải trải qua nhiều Nhanh hơn do chỉ phải làm việc gian giao cửa và làm việc với nhiều người với một giao dịch viên dịch Chi Lớn hơn do phải trải qua nhiều Nhỏ hơn do khách hàng chỉ phải phí giao khâu giao dịch giao dịch với một giao dịch viên dịch Năng Cao hơn do một giao dịch viên có Thấp hơn do phải một giao dịch suất lao thể giải quyết được nhiều nhu cầu của phải trải qua nhiều cửa mới hoàn thành khách hàng động Đầu tư lớn do một giao dịch viên Cơ sở cần được trang bị đầy đủ và hiện đại vật chất, Đầu tư ít hơn do giao dịch được để phục vụ nhiều nhu cầu của khách trang thiết phân chia thành nhiều khâu hàng, ngồi ra tính bảo mật phải được bị đề cao hơn Cần giao dịch viên đáp Trình Cần những giao dịch viên chun ứng được cả chun mơn lẫn đạo đức độ của giao nghiệp trong một lĩnh vực nghiệp vụ do quyền hạn của giao dịch viên lớn mà mình phụ trách dịch viên Việc kiểm sốt rủi ro khó hơn, Kiểm sốt rủi ro Do trải qua nhiều khâu nên từng xảy sai sót khó có thể khắc khâu có thể phát hiện ra sai sót nhanh phục được ngay do chứng từ và tiền chóng hơn và xử lý kịp thời cuối ngày mới được tập hợp và chuyển II Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam (BIDV) Lịch sử hình thành và phát triển Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam BIDV Thành lập ngày 26/4/1957, BIDV tự hào là định chế tài chính lâu đời nhất trong lĩnh vực tài chính ngân hàng tại Việt Nam, có uy tín và giá trị hàng đầu Việt Nam; một trong 2.000 doanh nghiệp lớn và quyền lực nhất thế giới; 400 ngân hàng lớn nhất thế giới (theo xếp hạng của Forbes và Brand Finance 2017). BIDV là sự lựa chọn, tín nhiệm của các tổ chức kinh tế, các doanh nghiệp và cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng các dịch vụ tài chính ngân hàng Lịch sử của BIDV là hành trình liên tục của một tổ chức ln đồng hành với những nhiệm vụ trọng tâm của đất nước. Bản thân tên gọi của ngân hàng qua 4 lần thay đổi đã nói lên mục tiêu, nhiệm vụ chiến lược đồng hành xây dựng đất nước qua các thời kỳ: Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam (19571981) Ngân hàng Đầu tư và Xây dựng Việt Nam (19811989) Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam BIDV (19892012) Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam BIDV Tên đầy đủ tiếng Anh là: Bank for Investment and Development of Vietnam JSC (từ 01/05/2012) Mơ hình tổ chức bộ máy kế toán của BIDV đ ối với cấp độ cả hệ thống Hiện nay, để phù hợp và thuận tiện cho cơng tác thu thập thơng tin, quản lý và giám sát, BIDV đã sử dụng mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung, đồng thời ứng dụng cả khoa học cơng nghệ vào cơng tác kế tốn ngân hàng. Để có cái nhìn tổng qt về tổ chức bộ máy kế tốn trong tồn bộ hệ thống của BIDV, nhóm đã sơ đồ hố lại thơng qua hình vẽ đơn giản bên trên. Tổ chức cơng tác kế tốn trên tồn hệ thống của BIDV có những đặc điểm sau: Thứ nhất, hiện nay tồn bộ hệ thống của BIDV đều đang được áp dụng một hệ thống dữ liệu thống nhất từ các chi nhánh lên đến hội sở. Trên hội sở sẽ có một phịng kế tốn tập trung, cịn các chi nhánh sẽ chỉ có người phụ trách tổng hợp thơng tin kế tốn rồi gửi lên phịng kế tốn tại hội sở nhằm đảm bảo tính bảo mật Điều này được thể hiện bằng mũi tên đi từ chi nhánh lên hội sở. Thứ hai, trong trường hợp các chi nhánh có nhu cầu sử dụng thông tin của nhau, các chi nhánh sẽ không được quyền tự liên hệ với nhau để trao đổi dữ liệu (dấu gạch chéo màu đỏ các mũi tên thể hiện mối quan hệ qua lại giữa các chi nhánh). Vậy nếu chi nhánh 1 muốn có dữ liệu của chi nhánh 2, vì các chi nhánh đều nộp thơng tin lên hội sở, nhân viên ở chi nhánh 1 sẽ phải gửi cơng văn ghi rõ cần dữ liệu gì, rồi hội sở mới gửi lại cho chi nhánh 1 file dữ liệu theo cơng văn đó (thể hiện ở mũi tên có chiều đi xuống từ hội sở về chi nhánh). Đối với các giao dịch do giao dịch viên thực hiện như: gửi tiền, rút tiền, chuyển khoản, thì thơng tin sẽ được phép truy cập dễ dàng để thực hiện bởi ngân hàng quản lý thơng tin khách hàng dựa trên số CIF (Customer Information File) tuy nhiên các thơng tin về ngân quỹ, thu nhập, chi phí, kết quả hoạt động, các thơng tin về tài sản… sẽ khơng được truy cập dễ dàng mà phải thơng qua sự chấp thuận của hội sở Một khách hàng A có tài khoản mở tại chi nhánh B, hồn tồn có thể đến chi nhánh C,D,E,F, của BIDV để thực hiện rút tiền, gửi tiền, chuyển tiền, Ngồi ra với hình thành của Napas (National Payment Services) là thương hiệu thẻ do cơng ty Cổ phần Thanh tốn Quốc gia Việt Nam phát hành , khách hàng của BIDV có thể thực hiện các hoạt động giao dịch như thanh tốn hóa đơn, rút tiền tài ATM một cách nhanh chóng tiện lợi thơng qua hơn mạng lưới 18.600 máy ATM, 261.000 máy POS, trên 100 triệu thẻ của 48 ngân hàng thương mại trong nước và quốc tế đang hoạt động tại Việt Nam Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn của BIDV đ ối với cấp độ chi nhánh Hiện nay, tất cả các chi nhánh của BIDV đều đang áp dụng mơ hình giao dịch “một cửa”. Trong mơ hình kế tốn giao dịch một cửa, quy trình xử lý nghiệp vụ của BIDV được xây dựng trên ngun tắc giải phóng nhanh khách hàng: Hệ thống được tổ chức thành 2 bộ phận FRONT END và BACK END Bộ phận FRONT END. Đây là bộ phận quan hệ trực tiếp với khách hàng thơng qua hoạt động của các giao dịch viên (Teller) tại các quầy. Các Teller này sẽ tự lập phiếu và tiến hành thu chi các giao dịch tiền mặt trong hạn mức mà ngân hàng đã quy định phù hợp với đặc điểm kinh doanh của ngân hàng và trình độ của giao dịch viên, vượt hạn mức này các Teller sẽ khơng được quyền xử lý mà phải chuyển sang bộ phận quỹ xử lý Đối với các u cầu của khách hàng các Teller có trách nhiệm nhận u cầu của khách hàng đã được điền đầy đủ trên các mẫu chứng từ thích hợp và thực hiện xử lý phần nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt khoặc tài khoản của khách hàng trong hạn mức giao dịch của mình tiến hành ký nhận, nếu vượt hạn mức giao dịch sẽ đuợc chuyển cho kiểm sốt viên duyệt và thủ quỹ của phịng quỹ chính sẽ thực hiện thu chi giao dịch. Sau khi giao dịch viên ký nhận, giao dịch sẽ đuợc tiến hành nhanh chóng và ngay sau khi kết thúc bước này khách hàng có thể ra về và giao dịch viên chuyển sang tiếp nhận u cầu của khách hàng khác. Tồn bộ cơng việc liên quan đến giao dịch nhưng thuộc về xử lý nội bộ của khách hàng sẽ đuợc Teller chuyển vào bộ phận BACK END để hồn tất Bộ phận BACK END. Đây là bộ phận khơng quan hệ trực tiếp với khách hàng. Bộ phận này có nhiệm vụ hoàn tất nốt phần giao dịch phận FRONT END chuyển vào hoặc thực hiện các giao dịch nội bộ của ngân hàng khơng liên quan đến khách hàng, cụ thể: Tiến hành tạo điện, bảng kê, tạo file đi nước ngồi, thanh tốn liên hàng nội bộ, bù trừ và giao dịch với NHNN. Đồng thời hạch tốn điện đến từ nước ngồi, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ và từ NHNN Đối chiếu các bảng kê trả lương tự động, bảng kê giao dịch tự động với các thơng tin đã được giao dịch viên nhập trên máy. Nhận các thơng tin đầu vào như các báo cáo, bảng biểu do hệ thống tự động in ra sau khi xử lý và hạch tốn cuối ngày và tồn bộ các chứng từ, bảng kê của các giao dịch viên chuyển đến. Sau đó, tiến hành phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê để chấm và đối chiếu tài khoản. Chuyển kết (bao gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến bộ phận quản lý thơng tin khách hàng để trả cho khách hàng. Đóng và lưu nhật ký chứng từ Trách nhiệm của các thành viên tham gia vào quy trình kế tốn giao dịch một cửa tại BIDV Đối với giám đốc giám đốc: Quyết định mơ hình tổ chức hạch tốn kế tốn cho phù hợp với điều kiện của đơn vị mình. Đồng thời chịu trách nhiệm điều hành thanh tốn đảm bảo an tồn, 10 phục vụ khách hàng nhanh chóng tiện lợi. Trang bị cơ sở vật chất, thiết bị đầy đủ cho hoạt động thanh tốn đảm bảo an tồn và hiệu quả. Ra quyết định phân cấp, phân quyền quản lý kiểm sốt phù hợp với điều kiện của đơn vị. Bố trí nhân sự phù hợp với mơ hình thanh tốn. Tn thủ các nội dung kiểm sốt quy định trong quy trình chi tiết của từng thể thức thanh tốn Đối với trưởng phịng nghiệp vụ: Chấp hành sự điều hành của các cấp có thẩm quyền trong quy trình chi tiết của từng thể thức thanh tốn. Tổ chức cơng tác thanh tốn tại đơn vị mình cho phù hợp. Thực hiện đầy đủ thao tác các bước cơng việc quy định trong quy trình nghiệp vụ. Phối hợp với các thành viên liên quan để hồn thành tốt nhiệm vụ. Kiểm sốt thẩm quyền và việc làm của các thành viên tham gia trước mình trong quy trình Đối với trưởng phịng kế tốn: Thực hiện các nghiệp vụ giống trưởng phịng nghiệp vụ. Chịu trách nhiệm kiểm sốt tồn bộ hoạt động kế tốn thanh tốn và duyệt thanh tốn sau cùng đối với các giao dịch thanh tốn chuyển tiền ra khỏi đơn vị ngân hàng Đối với giao dịch viên: Chấp hành sự điều hành của các cấp có thẩm quyền trong quy trình thanh tốn. Đồng thời thực hiện đầy đủ thao tác các bước quy định trong quy trình cụ thể đối với từng thể thức thanh tốn, các quy định hiện hành về chế độ hạch tốn, thanh tốn, chứng từ, an tồn kho quỹ. Giao dịch viên có tinh thần phục vụ tận tình chu đáo. Phối hợp các thành viên liên quan để hồn thành tơt nhiệm vụ Đối với thủ quỹ: Chấp hành sự điều hành của các cấp có thẩm quyền trong quy trình, thực hiện đúng quy trình. Thực hiện quy định hiện hành về an tồn kho quỹ. Tinh thần 11 phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo, trung thực. Phối hợp với các thành viên có liên quan để hồn thành tốt nhiệm vụ Biện pháp khắc phục những tồn tại trong tổ chức bộ máy kế toạn tại BIDV Mơ hình “một cửa” kém an tồn hơn so với mơ hình “nhiều cửa”, tuy nhiên để tạo sự thuận tiện, nhanh chóng, cũng như nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, khơng chỉ riêng BIDV, mà các ngân hàng khác đều hướng đến mơ hình “một cửa”. Vậy BIDV đã áp dụng những biện pháp cũng như các ngun tắc kiểm sốt nào đã được đưa ra để có thể hạn chế được rủi ro mà ngân hàng có thể gặp phải? Nhóm xin được đưa ra những biện pháp thực tế đang được thực hiện tại các chi nhánh của BIDV như sau: Thứ nhất, để ghi chép các giao dịch, ngân hàng sử dụng các phân hệ. Phân hệ được hiểu như sau: trên màn hình máy tính, mỗi khi khách hàng đến ngân hàng giao dịch, tuỳ vào nhu cầu của khách hàng, giao dịch viên sẽ đăng nhập vào phân hệ đó với tài khoản và mật khẩu của mình (ở đây có thể hiểu 1 phân hệ như tập hợp các nhóm nghiệp vụ với nhau, ví dụ có phân hệ tiền gửi, phân hệ tín dụng, phân hệ thanh tốn, ). Mỗi giao dịch viên sẽ có một tài khoản và mật khẩu riêng của mình để đăng nhập vào phân hệ của mình. Để đảm bảo tính bảo mật, tài khoản và mật khẩu của từng giao dịch viên là bí mật, định kì 6 tháng phải đổi mật khẩu 1 lần, và mật khẩu sẽ phải gồm chữ, số và kí tự đặc biệt, với tối thiểu là 7 kí tự. Hiện ngân hàng thường sử dụng hệ thống phần mềm là corebanking hoặc T24. Trong phần quản lý khách hàng, ngân hàng sử dụng số CIF (Customer Information File) . Đối với 1 khách hàng mới, ngân hàng sẽ lấy thơng tin của khách hàng đó, bao gồm: họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMT để nhập và tạo số CIF trước khi thực hiện giao dịch. Cịn với khách hàng cũ, giao dịch viên sẽ nhập số CMT của khách hàng vào, hệ thống hiện lên thơng tin khách hàng đó. 12 Thứ hai, đối với mơ hình “một cửa”, do giao dịch viên kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, điều này vi phạm ngun tắc bất kiêm nhiệm, nên rất dễ phát sinh những rủi ro cho ngân hàng. Vì vậy, ngân hàng sẽ cần tăng cường các biện pháp kiểm sốt. Mỗi chi nhánh sẽ cần phải có kiểm sốt viên để giám sát cũng như phê duyệt các hoạt động ghi chép của giao dịch viên thơng qua hệ thống máy tính nội bộ, hay cịn gọi là cơ chế 4 mắt. Minh hoạ về cơ chế này thơng qua ví dụ dưới đây: Ví dụ, khi khách hàng đến gửi tiền vào tài khoản của mình, sẽ u cầu trực tiếp tới giao dịch viên. Giao dịch viên sau đó sẽ đăng nhập vào phân hệ tiền gửi. Tồn bộ q trình xử lý sẽ được theo dõi bởi kiểm sốt viên. Sau khi kiểm tra xong các thơng tin mà giao dịch viên nhập liệu vào hệ thống dữ liệu, sẽ có 2 trường hợp xảy ra: trường hợp 1, nếu kiểm sốt viên đồng ý thì sẽ thực hiện kí chữ kí điện tử (chữ kí điện tử sẽ là một dãy kí tự gồm số và chữ). Trường hợp số 2, nếu kiểm sốt viên khơng đồng ý, sẽ gửi lệnh lại cho giao dịch viên để kiểm tra. Thứ ba, trên thực tế, việc giám sát qua hệ thống máy tính nội bộ khơng thể loại bỏ được hết những rủi ro, chính vì vậy BIDV cịn áp dụng những ngun tắc giám sát khác như sau: Đầu ngày nhận quỹ bao nhiêu, trong ngày phát sinh những nghiệp vụ như thế nào thì cuối ngày sẽ có số dư tương ứng. Áp dụng hạn mức giao dịch tuỳ theo trình độ của giao dịch viên: đối với giao dịch viên mới vào thì hạn mức giao dịch là 2 tỷ, cịn những giao dịch viên cịn lại tối đa là 5 tỷ 13 III Đánh giá chung về hoạt động của Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam khi áp dụng mơ hình kế tốn đã chọn Đánh giá việc tổ chức bộ máy kế tốn tại ngân hàng Đối với việc tổ chức hệ thống chi nhánh theo mơ hình tập trung kết hợp sử dụng cơng nghệ thơng tin, BIDV đã đảm bảo được nhu cầu giám sát cũng như an tồn thơng tin. Nhu cầu giám sát thể hiện việc hội sở có thể giám sát mọi tình hình của các chi nhánh, đồng thời các chi nhánh cũng được sử dụng thơng tin của nhau. Tuy nhiên, việc các chi nhánh sử dụng thơng tin của nhau chỉ ở mức độ hạn chế. Quay lại trường hợp về thơng tin tập trung ở hội sở, thay vì các chi nhánh phải gửi cơng văn lên để xin thơng tin, thì ngân hàng hồn tồn có thể áp dụng hình thức cung cấp tài khoản và mật khẩu để chi nhánh tự mình truy cập vào kho dữ liệu đó khi cần. Điều này giúp cho ngân hàng đơn giản hố trong thủ tục, tuy nhiên nó lại khơng an tồn về bảo mật thơng tin, bởi lẽ việc cấp quyền truy cập một cách tuỳ tiện như vậy rất dễ dẫn đến việc mất an tồn thơng tin của ngân hàng. Đối với việc tổ chức bộ máy kế tốn ở cấp độ chi nhánh, nhóm thấy có một số vấn đề như sau: Thứ nhất, do vi phạm ngun tắc bất kiêm nhiệm đối với giao dịch viên, nên cần có kiểm sốt viên để giám sát và phê duyệt mọi hoạt động của giao dịch viên Nhưng rủi ro vẫn có thể xảy ra trong trường hợp mà kiểm sốt viên và giao dịch viên thơng đồng với nhau (giao dịch viên làm sai cịn kiểm sốt viên cố ý cho qua), hay như kiểm sốt viên cho giao dịch viên mượn ln tài khoản của mình để tự hạch tốn. Vậy thì lúc này ngân hàng phịng tránh cái rủi ro này như thế nào? Lúc này, ngân hàng có thể bổ sung thêm ngun tắc kiểm quỹ định kì và bất chợt, ngồi ngun tắc kiểm quỹ đầu ngày và cuối ngày. Thứ hai, trong các ngun tắc phịng ngừa rủi ro, cần có thêm ngun tắc ln chuyển cán bộ. Đặc biệt, cần chú ý tới những nhân viên mà 2 – 3 năm khơng lên một bậc chun viên, hay những cán bộ mà cả năm khơng nghỉ ngày nào, bởi vì có thể cán bộ đó đang có sai phạm, và sợ nếu người khác làm thay thì sẽ phát hiện ra sai phạm đó. 14 Liên hệ với ngân hàng khác Đối với mặt cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn tồn hệ thống, nhóm nhận thấy rằng các hầu hết các ngân hàng đều đang áp dụng mơ hình tập trung có ứng dụng cơng nghệ hiện tại. Tuy nhiên, vẫn cịn có ngân hàng sử dụng mơ hình phân tán, ví dụ như ngân hàng SHB. Đối với việc tổ chức cơng tác kế tốn tại từng chi nhánh, các ngân hàng hiện nay đều hướng tới mơ hình “một cửa”, chỉ khác nhau những quy định về mặt kiểm sốt nhằm hạn chế rủi ro xảy đến đối với ngân hàng đó. Nhóm xin được chọn ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam (Vietinbank) để so sánh các ngun tắc an tồn với BIDV. Sau khi tìm hiểu, nhóm xin đưa ra những điểm khác biệt giữa 2 ngân hàng như sau: Thứ nhất, đối với ngun tắc kiểm sốt viên, Vietinbank kiểm sốt viên khơng theo dõi thơng qua máy tính và sử dụng chữ kí điện tử. Khi giao dịch viên thao tác nghiệp vụ xong, sẽ cầm chứng từ lên kiểm sốt viên trực tiếp đối chiếu với máy, kí trên chứng từ. Thứ hai, hạn mức giao dịch của giao dịch viên là 3 tỷ đồng, nếu vượt q thì trưởng phịng có thẩm quyền giải quyết. Thứ ba, so với BIDV, ngồi ngun tắc đầu ngày nhận, cuối ngày trả thì ở Vietinbank, buổi trưa cịn phải kiểm quỹ có sự theo dõi của kiểm sốt viên. Thứ tư, đối với tài khoản của giao dịch viên, định kì 3 tháng phải đổi mật khẩu 1 lần (so với mức 6 tháng ở BIDV) Ứng dụng cơng nghệ trong cơng tác kế tốn tại BIDV Hiện nay, đối với cách mạng cơng nghệ 4.0, các ngân hàng đang áp dụng các cơng nghệ khác nhau nhằm giảm chi phí cũng như tăng hiệu quả làm việc. BIDV ln nỗ lực hướng tới việc cải tiến quy trình giao dịch để nâng cao khả năng phục vụ cho khách hàng, giảm bớt gánh nặng cho các giao dịch viên cũng như nâng cao chất lượng dịch vụ Hệ thống quản lý kế toán nội bộ ERP 15 Nghiệm thu từ kỳ toán cuối năm 2015, hệ thống ERP (Enterprise Resources Planning) của BIDV có quy mơ lớn nhất trong ngành ngân hàng tại Việt Nam cho đến thời điểm này Hệ thống giúp BIDV hiện đại hóa quy trình quản lý kế tốn nội bộ, hạch tốn tự động, tăng độ chính xác, giảm thiểu rủi ro và tích hợp với hệ thống thơng tin, nghiệp vụ của ngân hàng. Hệ thống này hiện đã giải quyết hơn 300 báo cáo, trong đó có 18 biểu mẫu mới thiết kế riêng cho BIDV, tích hợp với 10 hệ thống nguồn và 8 bài tốn tích hợp khác Với hệ thống này, hơn 11 triệu lượt giao dịch của khách hàng trong ngày cuối cùng của năm 2015 (gấp 2 lần so với ngày thường) của BIDV đã diễn ra sn sẻ Hệ thống ngân hàng lõi (Corebanking) và các hệ thống giao dịch khách hàng khác của BIDV vẫn hoạt động bình thường, khơng phải tạm dừng để chuyển sang ngày tiếp theo như các năm trước. Bên cạnh đó, trong kỳ quyết tốn cuối năm 2015, BIDV đã có 25.000 u cầu quyết tốn được giải quyết; 4,5 triệu giao dịch tích hợp kế tốn tài chính thành cơng; hệ thống thường xun có khoảng gần 1.000 lượt giao dịch cùng lúc nhưng khơng bị q tải Sau khi triển khai thành cơng hệ thống ERP, hệ thống ngân hàng lõi của BIDV sẽ được giảm tải để tập trung các hoạt động nghiệp vụ. Việc sở hữu FAH (Financial Accounting Hub giải pháp tích hợp hạch tốn cho ngân hàng) và hệ thống ERP cho phép BIDV dễ dàng thay đổi, cập nhật hệ thống ngân hàng lõi theo tốc độ phát triển CNTT hiện tại. Điểm nổi bật là BIDV đã giảm bớt sự phụ thuộc vào cơng nghệ của nước ngồi bởi hệ thống ERP do cơng ty hệ thống thơng tin FPT (FPT IS) triển khai và thực hiện do đó giảm thiểu được chi phí và phù hợp với mơi trường kinh doanh ở Việt Nam Sản phẩm dịch vụ ứng dụng cơng nghệ của BIDV BIDV tập trung nghiên cứu tìm hiểu, phát triển các cơng trình nghiên cứu khoa học, qua đó cung cấp cho thị trường những dịch vụ cơng nghệ chất lượng cao, tiêu biểu như Ứng dụng Ngân hàng điện tử thơng minh (BIDV Smartbanking); Hệ thống Giao dịch Ngân hàng điện tử cho khách hàng tổ chức (BIDV iBank); Cổng 16 thanh tốn Kiều hối cho khách hàng cá nhân Khách hàng khơng cần phải đến ngân hàng để thực hiện thanh tốn, giao dịch mà chỉ cần sử dụng điện thoại hay máy tính để thực hiện. Ngồi ra, các giao dịch viên cũng có thể được thay thế bằng robot. Tại thời điểm hiện tại, BIDV đang ứng dụng cơng nghệ RPA (tự động hóa quy trình bằng Robot) trong nghiệp vụ thanh tốn theo bảng kê tại BIDV. Ứng dụng này được hình thành từ 3 cơng nghệ tiên tiến nhất hiện nay là Robotic, trí tuệ nhân tạo và nhận diện ký tự quang học. Việc thay thế nhân viên bằng robot đã giúp BIDV tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí tiền lương và đẩy mạnh tự động hóa quy trình nghiệp vụ. Có thể nói, việc nghiên cứu và áp dụng cơng nghệ hiện đại là điểm nổi bật của BIDV trong tổ chức giao dịch với khách hàng 17 Kết luận Cùng với xu thế phát triển của cơng nghệ ngân hàng hiện đại, xuất phát từ u cầu giải phóng khách hàng , nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí hoạt động, việc ứng dụng mơ hình kế tốn giao dịch một cửa là một bước tiến quan trọng giúp các ngân hàng đạt được mục tiêu đó. Tại NHTMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam BIDV, mơ hình này đã và đang được triển khai rất có hiệu quả và từng bước được hồn thiện. Mơ hình kế tốn áp dụng tương đối phù hợp với cơ sở vật chất và trình độ cán bộ nhân viên và phát huy được khả năng của từng cán bộ nhân viên ngân hàng . Ban lãnh đạo ngân hàng đã tạo mọi điều kiện cho việc trang bị cơ sở vật chất kĩ thuật hiện đại , tao mọi điều kiện cho đội ngũ cán bộ nhân viên được học tập để nâng cao trình độ, kĩ năng nghiệp vụ để có thể làm chủ cơng nghệ mới hiện đại. Việc áp dụng mơ hình này giúp cho các giao dịch của khách hàng được thực hiện nhanh chóng , chính xác, hạn chế được các thủ tục phiền hà rắc rối , đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu ngày càng cao của khách hàng 18 ...Chủ đề: Mơ? ?hình? ?tổ? ?chức? ?bộ? ?máy? ?kế? ?tốn? ?của? ? Ngân? ?hàng? ?TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – BIDV Nhóm trình bày: Nhóm 11 I Các mơ? ?hình? ?tổ? ?chức? ?bộ? ?máy? ?kế? ?tốn? ?của? ?pháp nhân? ?tổ? ?chức? ?tín dụng và mơ? ?hình? ?tổ? ?chức? ?tổ? ?chức? ?bộ? ?máy? ?kế? ?tốn tại chi nhánh? ?ngân? ?hàng? ?... và mơ? ?hình? ?tổ? ?chức? ?tổ? ?chức? ?bộ? ?máy? ?kế? ?tốn tại chi nhánh? ?ngân? ?hàng? ? Đối tượng? ?của? ?kế? ?tốn? ?ngân? ?hàng? ? Do đặc điểm hoạt động kinh doanh? ?của? ?Ngân? ?Hàng? ?nên đối tượng? ?của? ?kế? ?tốn Ngân? ?Hàng? ?có những đặc trưng riêng. ... và giám sát, BIDV đã sử dụng mơ? ?hình? ?tổ? ?chức? ?bộ? ?máy? ?kế? ?tốn tập trung, đồng thời ứng dụng cả khoa học cơng nghệ vào cơng tác? ?kế? ?tốn? ?ngân? ?hàng. Để có cái nhìn tổng qt về? ?tổ? ?chức? ?bộ? ?máy? ?kế? ?tốn trong tồn? ?bộ hệ thống của? ?BIDV, nhóm đã sơ