Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý phạm vi dự án cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm, định nghĩa phạm vi, thiết lập ranh giới của dự án, work breakdown structure, kiểm soát sự thay đổi phạm vi,... Mời các bạn cùng tham khảo.
Tổ Chức Sản Xuất Sản Phẩm Đa Phương Tiện Phần 3: Quản lý dự án Quản lý phạm vi Nguyễn Anh Hào 2015 Khái niệm • Phạm vi: ranh giới công việc sản phẩm (các chuyển giao) Để có sản phẩm dự án cần sử dụng nguồn lực hữu hạn để thực cơng việc tạo sản phẩm => phải có giới hạn phạm vi để phù hợp với nguồn lực cấp phát • Quản lý phạm vi: khẳng định tất công việc (và sản phẩm) cần làm, làm cơng việc (và sản phẩm) cần làm để hồn tất dự án (ie, giới hạn trách nhiệm dự án, khẳng định thuộc dự án khơng thuộc dự án, thực cam kết để không bị trễ hạn, lạm chi, chất lượng thiếu thời gian, kinh phí) • Gồm tiến trình chính: 1.Định nghĩa phạm vi u cầu 2.Kiễm soát thay đổi yêu cầu dự án 3.Giám sát điều khiển việc thực yêu cầu 1.Định Nghĩa Phạm Vi ~ Là thiết lập phát biểu mô tả chi tiết phạm vi dự án để làm sở kết thúc dự án tương lai, dựa cân đối nguồn lực cấp phát yêu cầu dự án – Cấu trúc phân rã công việc (Work Breakdown Structure) – Phát biểu định nghĩa phạm vi dự án: Mô tả sản phẩm công việc dự án; khẳng định thuộc/khơng thuộc dự án Các tiêu chuẩn đánh giá, nghiệm thu cho chuyển giao Các điều khoản để thay đổi phạm vi dự án Định Nghĩa Phạm Vi Xác định chuyển giao dự án Thiết lập ranh giới dự án thể chuyển giao công việc dự án Tiến hành cam kết bên phạm vi dự án – ghi thành phát biểu phạm vi dự án Thiết lập ranh giới dự án ~ Ranh giới giới hạn trách nhiệm dự án cho việc tạo MOV thông qua sản phẩm + dịch vụ chuyển giao từ dự án MOV giá trị sử dụng chuyển giao ứng dụng tổ chức thụ hưởng, có chuyển giao tạo MOV đưa vào phạm vi dự án (bên ranh giới trách nhiệm dự án) Giá trị sử dụng chuyển giao Chuyển giao MOV Mong đợi từ chuyển giao Tiến hành cam kết ~ Thiết lập cam kết cách có sở khoa học (khả thi) dự án với tổ chức thụ hưởng (hoặc cá nhân nội dự án) • Nhận yêu cầu Phân tích khả thi đưa yêu cầu khả thi vào BPP tiến hành cam kết thực Nơi phát sinh yêu cầu Trợ giúp Khả Yêu cầu Y/c Khả thi Mục tiêu, MOV Nguồn lực Phương án / Rủi ro Based Line Project Plan Nhóm dự án: trách nhiệm Cam kết Ví dụ phát biểu phạm vi Trong phạm vi dự án: Cung cấp chiến lược TMĐT cho tổ chức thụ hưởng, xác định xử lý, sản phẩm, dịch vụ cung cấp internet → phạm vi dịch vụ dự án Tạo hệ thống phần mềm hổ trợ xử lý, sản phẩm, dịch vụ chiến lược → phạm vi sản phẩm dự án Tích hợp hệ thống phần mềm vào môi trường vận hành công ty → phạm vi dịch vụ dự án Ngồi phạm vi dự án: Đánh giá trình độ công nghệ công ty Phần mềm có chức khai khống liệu Work Breakdown Structure (1) ~ cấu trúc phân rã mục tiêu, yêu cầu (sản phẩm chuyển giao) dự án thành thành phần đủ nhỏ để hiểu làm (công việc) Danh từ 0.0 Sản phẩm chuyển giao 1.0 1.1 1.2 Động từ 2.0 2.1 3.0 2.2 3.2 Công việc Work Breakdown Structure (2) Sản phẩm phân rã đến mức đủ nhỏ để hiểu (“what”) Mọi sản phẩm mức thấp gắn với công việc Công việc phân rã đến mức đủ nhỏ để thực (how) Mọi công việc mức thấp khả thi điều kiện nguồn lực giới hạn dự án WBS phải bảo đảm sản phẩm công việc thể theo thứ tự hợp lý, không mâu thuẩn WBS: Ví dụ Sinh nhật 0.0 Thiệp 1.0 Đến CH1 Mua thiệp Phát thiệp 1.1 1.2 1.3 10 Bánh 2.0 Đến CH2 2.1 Mua bánh 2.2 Nến 3.0 Đến CH3 3.1 Mua nến 3.2 Ví dụ: WBS Sản phẩm PM Phiên Phiên SR1 DD1 P1 Đn yêu cầu R1 SR2 DD2 P2 Cập nhật R1 Thiết kế D1 Tạo mẫu P1 Cập nhật D1 Cập nhật P1 WBS cho dự án làm theo mơ hình xoắn ốc Kiểm sốt thay đổi phạm vi • Xem xét yếu tố gây thay đổi phạm vi dự án kiểm soát thay đổi phạm vi dự án, để tích hợp công việc điều chỉnh cần thiết vào kế hoạch thực dự án – Là phần việc quản lý cấu hình • Kết quả: – Các phiên cập nhật BPP, WBS, Phạm vi – Các hành động điều chỉnh cần thiết cho phạm vi 12 Project Requirement Management Các yêu cầu phải “review” bên tham gia trước đưa vào dự án, để – Loại trừ yêu cầu không rõ nghĩa, không giới hạn trách nhiệm – u cầu có tính khả thi kiểm chứng – Yêu cầu cam kết Các thay đổi nội dung yêu cầu phải “review” bên tham gia trước đưa vào dự án – Ước lượng mức độ ảnh hưởng đàm phán – Định nghĩa, tính tốn rủi ro, thơng báo lập tài liệu kiễm sốt 13 Các loại thay đổi • Khơng chắn phạm vi yêu cầu (Scope grope) – Do dự án khơng hiểu rõ hết u cầu • Tăng thêm u cầu (Scope creep) – Bổ sung thêm tiện ích • Sửa yêu cầu (Scope leap) – Do nhận thức không đúng, nhu cầu sử dụng cần thay đổi => Xem xét yêu cầu cách có hệ thống (từ môi trường → sản phẩm) để hiểu rõ, giải vấn đề từ đến chi tiết Giám sát điều khiển: yêu cầu • Phát để loại trừ cơng việc khơng góp phần làm thỏa mãn yêu cầu chuyển giao, kể tình làm cản trở q trình chuyển giao • Phát để loại trừ nguyên nhân gây phát sinh thêm công việc lại khơng gia tăng thêm giá trị cho dự án • Tránh lãng phí, hiệu thân hành động giám sát điều khiển Project Tracking & Oversight Xem xét đối chiếu thành dự án với yêu cầu dự án để điều chỉnh lại hoạt động dự án thay đổi yêu cầu ban đầu Mức độ thực dự án (kích cở, nổ lực, chi phí, thời gian thực hiện) giám sát, cập nhật tài liệu đối chiếu với yêu cầu để thiết lập hành động sửa đổi (corrective actions) cần thiết Các rủi ro liên quan đến chi phí, nguồn lực, kế hoạch thực giải pháp kỹ thuật cần phải giám sát theo dõi để phòng tránh khắc phục Diễn biến kết thực (bình thường khơng bình thường) thơng báo đến bên có liên quan • 16 Tracking • Thu thập liệu đối tượng quan trọng (như mức độ thỏa mãn yêu cầu sản phẩm, mức độ tiêu tốn kinh phí,…) để tìm ngun nhân cho độ đo “bất thường” (phân tích), tìm biện pháp ứng xử (điều khiển) để giúp cho dự án làm tốt (cải tiến) Các độ đo thể trách nhiệm nổ lực tác nhân tham gia dự án (người lập kế hoạch, người bảo đảm chất lượng, người thiết kế,…) Over-sight • Tiên đốn khẳng định điều xãy cho dự án (sẽ trễ hạn, hụt kinh phí, bị hủy,…) Phạm vi đo toàn chuyển giao (hướng sản phẩm hướng dự án) tất mức (trong lược đồ WBS) công việc hoạch định để cung cấp chuyển giao Đánh giá kết thực • Phương pháp phân tích giá trị thu (Earned Value Analysis) ...Khái niệm • Phạm vi: ranh giới cơng việc sản phẩm (các chuyển giao) Để có sản phẩm dự án cần sử dụng nguồn lực hữu hạn để thực cơng việc tạo sản phẩm => phải có giới hạn phạm vi để... ty Phần mềm có chức khai khoáng liệu Work Breakdown Structure (1) ~ cấu trúc phân rã mục tiêu, yêu cầu (sản phẩm chuyển giao) dự án thành thành phần đủ nhỏ để hiểu làm (công việc) Danh từ 0.0 Sản. .. việc) Danh từ 0.0 Sản phẩm chuyển giao 1.0 1.1 1.2 Động từ 2.0 2.1 3. 0 2.2 3. 2 Công việc Work Breakdown Structure (2) Sản phẩm phân rã đến mức đủ nhỏ để hiểu (“what”) Mọi sản phẩm mức thấp gắn với