Bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Quản lý chi phí cung cấp cho người học các kiến thức: Ước tính kinh phí, kiểm soát chi phí. Đây là một tài liệu hữu ích dành cho các bạn sinh viên và những ai quan tâm dùng làm tài liệu học tập và nghiên cứu.
Tổ Chức Sản Xuất Sản Phẩm Đa Phương Tiện Phần 3: Quản lý dự án Quản lý chi phí Nguyễn Anh Hào 2015 Khái niệm ~ để bảo đảm cho dự án hồn thành khoản kinh phí cho phép (và thời hạn cho phép) Gồm có tiến trình chính: Ước tính kinh phí thực dự án Kiễm sốt chi phí theo kế hoạch thực hiện, tiên đốn kết dùng kinh phí theo kế hoạch thực 1.Ước tính kinh phí • Ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị đủ nguồn lực cho dự án • Cần phải cân đối chi phí cho dự án giá trị (lợi ích) mà dự án mang lại dự án có sức thuyết phục nhà tài trợ Tính giá trị MOV Tính chi phí dự án Tính mức độ thu hồi vốn mơ hình (financial models) Chi phí vs Lợi ích ∑ lợi ích Điểm hịa vốn ∑ chi phí Thời gian có lãi t1 Thời gian ứng dụng t2 Thiết lập MOV Xác định lĩnh vực cần hổ trợ tổ chức: Kinh doanh: đa dạng hóa sản phẩm,… Tài chính: tăng doanh thu & lợi nhuận,… Vận hành: tăng suất, giảm rework, Xác định giá trị mà dự án tạo cho tổ chức (qua việc sử dụng chuyển giao), làm cho tổ chức tốt hơn, nhanh hơn, rẽ hay nhiều vài lĩnh vực đó, cách trợ giúp giải vấn đề suất (efficiency) hiệu (effectiveness) cho tổ chức Thiết lập MOV Xác định tiêu chí đo MOV, để làm mục tiêu cho dự án, để xác định mức kỳ vọng kết chuyển giao (= mức nổ lực cần thiết dự án), để đánh giá mức độ thành công dự án Xác định thời hạn đạt MOV: xác định tất chuyển giao dự án, thời gian ứng dụng chuyển giao để đạt giá trị MOV Xem xét xác nhận từ tác nhân, để bảo đãm giá trị MOV nêu thực tế Phát biểu tóm lược MOV rõ ràng, xác, để bảo đãm cho người có liên quan hiểu xác MOV Tính chi phí dự án (1) Chi phí trực tiếp • Ví dụ: Dự án có cơng việc tốn ngày để hoàn tất, cần người thưc • Chi phí để trả cho người thực $20/giờ, khoản tiền cơng mà người nhận • Ngồi tiền cơng trả cho người thực hiện, dự án cần phải trả thêm chi phí cho tiện ích, vd: – Điện, nước, thuê máy,…: tính theo giờ, – Bảo hộ lao động (nón, quần áo,…): tính theo tháng, – Tập huấn, bảo hiểm: tính theo q năm • Nếu chi phí tiện ích = $5 / chi phí thực cho cơng việc / ngày * $25 / = $200 / ngày Cách tính chi phí trực tiếp Xác định chủng loại nguồn lực cho công việc – Vd: Nhân lực, Máy tính, Thiết bị, Tiền,… – Vd: Người/ngày x số ngày công, Giờ máy,… – Vd: Đơn giá tiền công người/ngày – Một người làm nhiều công việc lúc Xác định mức độ loại nguồn lực cho cv Xác định đơn giá (chi phí) loại nguồn lực Tính chi phí cho cơng việc, dự án Cân đối nguồn lực để nguồn lực khơng bị sử dụng q mức Tính chi phí dự án (2) Chi phí gián tiếp Là chi phí cho hoạt động quản lý, số viết báo cáo tuần, số họp tháng – Dự án phức tạp, chi phí quản lý cao Learning Curve Chi phí để thử nghiệm Reserve Chi phí dự phịng – khắc phục – phịng ngừa cho rủi ro Ví dụ 10 Một dự án có cơng việc A,B,C thành viên X,Y; thời gian hồn tất chi phí thực công việc người cho bảng sau Hãy phân công cho dự án để a) hồn thành nhanh nhất, b) tốn CV X thời gian X chi phí Y thời gian Y chi phí A ngày 30 $ ngày 27 $ B ngày 40 $ ngày 36 $ C |A→C ngày 40 $ ngày 42 $ Crashing-1 (2,2,8,6) 18 (3,11,11,0) A {} F (5,8,8,0) B G (2,13,13,0) (2,2,13,11) (5,5,13,8) Cr T +30 +8 C +18 F +6 Các p.án làm gấp: {B},{C},{F},{G} D E G B C (3,3,3,0) T=13 > CTs={B,C,F,G} TE=13 Lấy TL=TE C B: →1 28 – 20 = +8 C: →4 48 – 30 = +18 F: → 26 – 20 = +6 G: → 60 – 30 = +30 Chọn F để thử, có ∆C bé (+6) số p.án Crashing-2 {F} (2,2,8,6) (1,9,9,0) A {} T=13 > F B (5,8,8,0) B C (3,3,3,0) D E G (2,11,11,0) (5,5,11,6) G +8 C+18 6+8=14 TE=11 Lấy TL=TE C B: →1 28 – 20 = +8 C: →4 48 – 30 = +18 F: → 26 – 20 = +6 G: → 60 – 30 = +30 +30 +6 {F}1 T=11 > CTs={B,C,F,G} G B (2,2,11,9) Cr T 19 6+30=36 C 6+18=24 Các p.án làm gấp mới: {B},{C},{F,B},{F,C},{F,G},{G} Chọn B để thử có ∆C bé số p.án Crashing-3 {B} (2,2,6,4) (3,9,9,0) A F {B}2 (5,6,6,0) B C (1,1,1,0) D E 20 {} T=13 > +8 T=11 > CTs={B,C,F,G} BC BG +30 +6 {F}1 T=11 > G (2,11,11,0) G C +18 FG +36 6+18=24 8+30=38 (2,2,11,9) (5,5,11,6) Cr T TE=11 Lấy TL=TE C B: →1 28 – 20 = +8 C: →4 48 – 30 = +18 F: → 26 – 20 = +6 G: → 60 – 30 = +30 BF (bỏ đi, bị trùng) FB +14 FC +24 Các p.án crash mới: {B,C}, {B,G}, {C}, {F,B}, {F,C}, {F,G}, {G} Chọn {F,B} để thử có ∆C bé (+14) Crashing-4 {F,B} (2,2) (1,7) A F B {B}2 C (1,1) {} T=13 > +8 (5,6) D 21 G C BG BC +38 +24 (2,2) TE=9 (5,5) Cr T +30 +6 {F}1 T=11 > T=11 > (2,9) E G C B: →1 28 – 20 = +8 C: →4 48 – 30 = +18 F: → 26 – 20 = +6 G: → 60 – 30 = +30 BF FG +18 +36 +14 {FB}3 FC +24 T= Đây lời giải cần tìm ! Financial models Payback Xác định thu hồi vốn đầu tư – Vd: dự án đầu tư $100,000 để phát triển ứng dụng, tiền lời từ dự án $20,000 năm, thời gian thu hồi vốn $100000 / $20000 = năm – Phương pháp đơn giản, không xem xét đến giá trị đồng vốn theo thời gian Break-Even Xác định điểm hòa vốn dự án dựa số lượng – 22 Vd: Website mua bán cần chi phí $100,000 lần bán mặt hàng, Website thu $5 tiền lời Như vậy, số lượng mặt hàng cần phải bán để thu hồi vốn 100,000 / = 20,000 mặt hàng Financial models Return On Investment Xác định mức độ lợi nhuận thu hồi so với vốn đầu tư, tính tỉ số tiền lời thu vốn đầu tư ban đầu – Vd: dự án cần $100,000 để tạo lợi nhuận $115,000, ROI ($115,000 – $100,000) / $100,000 = 15% Net Present Value Thể giá trị tiền theo thời gian: NetCashFlow NPV I t (1 r ) I : tổng tiền vốn đầu tư ban đầu cho dự án NetCashFlow = $ thu năm – $ chi năm r : tiền lãi suất ngân hàng (discount rate) năm t : thời gian, tính theo năm 23 24 Net Present Value Vd: discount rate = % năm, vốn đầu tư ban đầu I = $200,000 Thời hạn Thu Net CashFlow Chi phí năm $200,000 năm $150,000 $85,000 năm $200,000 năm năm Công thức Discount CashFlow I = - $200,000 - $200,000 $65,000 $65000 / (1 + 0.08)1 $60,185 $125,000 $75,000 $75000 / (1 + 0.08)2 $64,300 $250,000 $150,000 $100,000 $100000/(1 + 0.08)3 $79,383 $300,000 $200,000 $100,000 $100000 / (1 + 0.08)4 $73,503 Net Present Value (NPV) năm thứ $77,371 2.Kiễm sốt chi phí ~ Là xem xét yếu tố tiêu tốn kinh phí dự án để Dự báo tình hình ngân sách dự án Điều chỉnh kế hoạch sử dụng kinh phí • • • 25 Reviews Là kết họp (hình thức phi hình thức) chuyển giao, milstones, yêu cầu dự án tính đến thời điểm họp Status reports Các báo cáo tiến độ công việc so với yêu cầu nêu BPP Forecast reports Các báo cáo dự báo xu hướng công việc thực so với yêu cầu nêu BPP Earned Value Analysis (EVA) ~ Là kỹ thuật đo lường mức độ thực dự án từ lúc bắt đầu thời điểm tại, để đưa dự báo khả hoàn thành (project tracking & oversight) • Giả sử dự án A cần $40000 tháng để hồn tất 20 cơng việc, việc có khối lượng nhau, chia tháng với chi phí cho việc $40000 / 20 = $2000, kinh phí cho dự án tháng $40000 / tháng = $10000 để thực việc / tháng • Cuối tháng thứ nhất, dự án A hồn tất cơng việc 1,2 với chi phí tương ứng cho việc $2000, $3000 $3000 26 Earned Value Analysis Budgeted At Completion BAC tổng kinh phí để thực tất công việc hoạch định dự án Kinh phí $40000 BAC dự án A Budgeted Cost of Work Schedule BCWS = k ( BCWSk ) | t tổng kinh phí hoạch định cho cơng việc dự tính hoàn thành đến thời điểm t Dự án A cần hoàn thành việc (k=1 5) tháng với kinh phí $10000, BCWS A tính đến cuối tháng 27 Earned Value Analysis Budgeted Cost of Work Performed BCWP = k (BCWSk) | t tổng kinh phí hoạch định cho cơng việc k hồn thành, tính đến thời điểm t Trong tháng thứ nhất, dự án A hoàn tất việc thay việc), BCWP A | tháng $2000 * = $6000 Actual Cost of Work Performed ACWP = k (ACWPk) | t tổng chi phí cho cơng việc k hồn thành tính đến thời điểm t ACWP A | tháng $2000 + $3000 + $3000 = $8000 cho cơng việc 1,2,và hồn thành 28 Earned Value Analysis Cost Variance CV = BCWP – ACWP khác biệt chi phí ước tính so với chi phí thực tế Nếu CV < dự án thực chi nhiều so với kế hoạch CVA | tháng = $6000 - $8000 = - $2000 Schedule Variance SV = BCWP – BCWS khác biệt (tính chi phí) mức độ dự kiến phải hồn thành cơng việc so với mức độ hồn thành cơng việc SVA | tháng = $6000 - $10000 = - $4000 29 Earned Value Analysis Cost Performance Index CPI = BCWP / ACWP thể tỉ lệ kinh phí hoạch định cho cơng việc hồn thành, so với chi phí thực tế Nếu CPI < dự án bị lạm chi CPI A | tháng = $6000 / $8000 = 0.75, ie đầu tư $1 vào dự án A nhận $0.75 từ dự án Nếu muốn thành cơng, khơng có thay đổi tích cực cách sử dụng kinh phí dự án A cần phải tốn khoản kinh phí = Tổng kinh phí ban đầu / CPI = $40000 / 0.75 = $53,333, nhiều $13000 so với kinh phí dự kiến ban đầu 30 Earned Value Analysis Schedule Performance Index SPI = BCWP / BCWS thể mức độ hiệu ước lượng kinh phí cho dự án SPI A|tháng = $6000 / $10000 = 0.6 Nếu mức độ hiệu ước lượng kinh phí cho dự án A mức 60% tháng kế tiếp, ước tính thời gian hồn tất dự án A tháng / 0.6 = 6.66 tháng, thay tháng hoạch định 31 Earned Value Analysis Percent Scheduled for Completion PSC = ( BCWS / BAC) | t tỉ lệ phần trăm kinh phí (trên tồn kinh phí) cấp cho cơng việc dự kiến hồn thành đến thời điểm t PSC A|tháng = $10000 / $40000 = 0.25 = 25% 10 Percent Complete PC = ( BCWP / BAC ) | t thể phần trăm kinh phí cấp cho cơng việc thực hồn thành đến thời điểm t Đây số thể (gần đúng) mức độ hoàn thành dự án PC A|tháng = $6000 / $40000 = 0.15 = 15% 32 ... giá (chi phí) loại nguồn lực Tính chi phí cho cơng việc, dự án Cân đối nguồn lực để nguồn lực không bị sử dụng mức Tính chi phí dự án (2) Chi phí gián tiếp Là chi phí cho hoạt động quản lý, số... vực cần hổ trợ tổ chức: Kinh doanh: đa dạng hóa sản phẩm, … Tài chính: tăng doanh thu & lợi nhuận,… Vận hành: tăng suất, giảm rework, Xác định giá trị mà dự án tạo cho tổ chức (qua việc... chi phí quản lý cao Learning Curve Chi phí để thử nghiệm Reserve Chi phí dự phịng – khắc phục – phịng ngừa cho rủi ro Ví dụ 10 Một dự án có cơng việc A,B,C thành viên X,Y; thời gian hồn tất chi