Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Quản lý chi phí - Nguyễn Anh Hào

Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Quản lý chi phí cung cấp cho người học các kiến thức: Khái niệm, tiến trình ước tính kinh phí, financial models, tiến trình kiễm soát kinh phí dự án,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

QUẢN LÝ CHI PHÍ Nguyễn Anh Hào Khoa CNTT – HV CNBCVT II 2005 - 2006 Khái niệm ~ Quản lý chi phí để bảo đảm cho dự án hồn thành khoản kinh phí cho phép (và thời hạn cho phép) Hoạch định (ước tính) chi phí thực dự án Đánh giá hiệu sử dụng kinh phí kế hoạch thực dự báo kết dự án 1.Tiến trình ước tính kinh phí • Là ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị đủ nguồn lực cho dự án • Cần cân đối kinh phí cấp cho dự án lợi ích mà sản phẩm dự án tạo để dự án có sức thuyết phục nhà tài trợ Tính giá trị lợi ích mà dự án tạo cho tổ chức Tính loại chi phí cho dự án Dự báo giá trị mô hình Chi phí vs Lợi ích ∑ lợi ích Mức kinh phí Điểm hòa vốn ∑ chi phí Thời gian có lãi t1 Thời gian ứng dụng t2 Thiết lập MOV Xác định lĩnh vực cần hổ trợ tổ chức:  Kinh doanh: đa dạng hóa sản phẩm, đáp ứng nhanh,…  Tài chính: tăng doanh thu & lợi nhuận,…  Vận hành: giảm chi phí/tăng suất/giảm rework, Xác định giá trị mà dự án cung cấp cho tổ chức, làm cho tổ chức tốt hơn, nhanh hơn, rẽ hay nhiều vài lĩnh vực đó, cách trợ giúp giải vấn đề suất (efficiency) hiệu (effectiveness) tổ chức Thiết lập MOV Xác định tiêu chuẩn để đánh giá MOV: để hướng dẫn cho tiến trình dự án, để xác định mức kỳ vọng kết chuyển giao (= mức nổ lực cần thiết dự án), để đánh giá mức độ thành công dự án Xác định thời hạn đạt MOV: xác định tất chuyển giao cụ thể dự án, chuyễn giao gồm có sản phẩm/dịch vụ điểm tới hạn (deadline) phù hợp với yêu cầu tổ chức Xem xét xác nhận từ tác nhân, để bảo đãm giá trị MOV nêu thực tế Phát biểu tóm lược MOV rõ ràng, xác, để bảo đãm cho người có liên quan hiểu xác MOV Tính chi phí dự án (1) Chi phí trực tiếp • Ví dụ: Dự án có cơng việc tốn ngày để hoàn tất, cần người thưc • Chi phí để trả cho người thực $20/giờ, khoản tiền cơng mà người nhận • Ngồi tiền cơng trả cho người thực hiện, dự án cần phải trả thêm chi phí cho tiện ích, vd: – Điện, nước, thuê máy,…: tính theo giờ, – Bảo hộ lao động (nón, quần áo,…): tính theo tháng, – Tập huấn, bảo hiểm: tính theo q năm • Nếu chi phí tiện ích = $5 / chi phí thực cho cơng việc / ngày * $25 / = $200 / ngày Cách tính chi phí trực tiếp Xác định chủng loại nguồn lực cho cơng việc – Vd: Nhân lực, Máy tính, Thiết bị, Tiền,… Xác định mức độ loại nguồn lực cho cv – Vd: Người/ngày x số ngày công, Giờ máy,… Xác định đơn giá (chi phí) loại nguồn lực – Vd: Đơn giá tiền công người/ngày Tính chi phí cho cơng việc, dự án Cân đối nguồn lực để nguồn lực không bị sử dụng mức – Một người làm nhiều cơng việc lúc Tính chi phí dự án (2) Chi phí gián tiếp Là chi phí cho hoạt động quản lý, số viết báo cáo tuần, số họp tháng – Dự án phức tạp, chi phí quản lý cao Learning Curve Chi phí thử nghiệm, thường gắn kèm với chi phí làm mẫu thử (sẽ bị bỏ) Reserve Chi phí dự phịng cho rủi ro, nhằm cung cấp linh động cần thiết cho dự án để khắc phục rủi ro xảy 10 Ví dụ Một dự án có cơng việc A,B,C thành viên X,Y; thời gian hồn tất chi phí thực công việc người cho bảng sau Hãy phân cơng cho dự án để a) hồn thành nhanh nhất, b) tốn CV X thời gian X chi phí Y thời gian Y chi phí A ngày 30 $ ngày 27 $ B ngày 40 $ ngày 36 $ C |A→C ngày 40 $ ngày 42 $ 18 Crashing-1 (2,2,8,6) (3,11,11,0) A {} F (5,8,8,0) B G (2,13,13,0) (2,2,13,11) (5,5,13,8) Cr T +30 +8 C +18 F+6 Các p.án crash: {B},{C},{F},{G} D E G B C (3,3,3,0) T=13 > CTs={B,C,F,G} TE=13 Lấy TL=TE C B: →1 28 – 20 = +8 C: →4 48 – 30 = +18 F: → 26 – 20 = +6 G: → 60 – 30 = +30 Chọn F để thử, có ∆C bé (+6) số p.án 19 Crashing-2 {F} (2,2,8,6) (1,9,9,0) A {} T=13 > F B C (3,3,3,0) D E G (2,11,11,0) Cr T +6 C+18 {F}1 T=11 > CTs={B,C,F,G} FG FB (2,2,11,9) (5,5,11,6) G+30 B+8 (5,8,8,0) 6+8=14 TE=11 Lấy TL=TE C B: →1 28 – 20 = +8 C: →4 48 – 30 = +18 F: → 26 – 20 = +6 G: → 60 – 30 = +30 6+30=36 FC 6+18=24 Các p.án crash mới: {B},{C},{F,B},{F,C},{F,G},{G} Chọn B để thử có ∆C bé số p.án 20 Crashing-3 {B} (2,2,6,4) (3,9,9,0) A F {} T=13 > +8 {B}2 T=11 > (5,6,6,0) G B C (1,1,1,0) D E {F}1 T=11 > G (2,11,11,0) +30 +6 CTs={B,C,F,G} BC BG C+18 FG +36 8+18=26 8+30=38 (2,2,11,9) (5,5,11,6) Cr T FC TE=11 Lấy TL=TE C B: →1 28 – 20 = +8 C: →4 48 – 30 = +18 F: → 26 – 20 = +6 G: → 60 – 30 = +30 BF (bỏ đi, bị trùng) FB +24 +14 Các p.án crash mới: {B,C}, {B,G}, {C}, {F,B}, {F,C}, {F,G}, {G} Chọn {F,B} để thử có ∆C bé (+14) 21 Crashing-4 {F,B} (2,2) (1,7) A {} T=13 > F +8 {B}2 (5,6) B C (1,1) D G C BG BC Cr T +38 +24 (2,2) TE=9 C B: →1 28 – 20 = +8 C: →4 48 – 30 = +18 F: → 26 – 20 = +6 G: → 60 – 30 = +30 +30 {F}1 T=11 > G (2,9) E (5,5) +6 T=11 > BF FG +18 +36 +14 {FB}3 FC +24 T= Cr{F,B} lời giải cần tìm, chi phí tăng 14 Financial models 22 Payback Xác định thu hồi vốn đầu tư – Vd: dự án đầu tư $100,000 để phát triển ứng dụng, tiền lời từ dự án $20,000 năm, thời gian thu hồi vốn $100000 / $20000 = năm – Phương pháp đơn giản, không xem xét đến giá trị đồng vốn theo thời gian Break-Even Xác định điểm hòa vốn dự án dựa số lượng – Vd: Website mua bán cần chi phí $100,000 lần bán mặt hàng, Website thu $5 tiền lời Như vậy, số lượng mặt hàng cần phải bán để thu hồi vốn 100,000 / = 20,000 mặt hàng Financial models 23 Return On Investment Xác định mức độ lợi nhuận thu hồi so với vốn đầu tư, tính tỉ số tiền lời thu vốn đầu tư ban đầu – Vd: dự án cần $100,000 để tạo lợi nhuận $115,000, ROI ($115,000 – $100,000) / $100,000 = 15% Net Present Value Thể giá trị tiền theo thời gian:  NetCashFlow   NPV  I    t (1  r )   I : tổng tiền vốn đầu tư ban đầu cho dự án NetCashFlow = $ thu năm – $ chi năm r : tiền lãi suất ngân hàng (discount rate) năm t : thời gian, tính theo năm 24 Net Present Value Vd: discount rate = % năm, vốn đầu tư ban đầu I = $200,000 Thời hạn Thu Net CashFlow Chi phí năm $200,000 năm $150,000 $85,000 năm $200,000 năm năm Công thức Discount CashFlow I = - $200,000 - $200,000 $65,000 $65000 / (1 + 0.08)1 $60,185 $125,000 $75,000 $75000 / (1 + 0.08)2 $64,300 $250,000 $150,000 $100,000 $100000/(1 + 0.08)3 $79,383 $300,000 $200,000 $100,000 $100000 / (1 + 0.08)4 $73,503 Net Present Value (NPV) năm thứ $77,371 2.Tiến trình kiễm sốt kinh phí dự án 25 ~ Là xem xét yếu tố thay đổi kinh phí dự án để Dự báo trước tình hình ngân sách dự án Điều chỉnh kế hoạch sử dụng kinh phí • Reviews Là kết họp (hình thức phi hình thức) chuyển giao, milstones, yêu cầu dự án tính đến thời điểm họp • Status reports Các báo cáo tiến độ công việc so với yêu cầu nêu BPP • Forecast reports Các báo cáo dự báo xu hướng công việc thực so với yêu cầu nêu BPP Earned Value Analysis 26 ~ Là kỹ thuật đo lường mức độ thực dự án từ lúc bắt đầu thời điểm tại, để đưa dự báo khả hoàn thành (tracking & oversight) • Giả sử dự án A cần $40000 tháng để hồn tất 20 cơng việc, việc có khối lượng nhau, chia tháng với chi phí cho việc $40000 / 20 = $2000, kinh phí cho dự án tháng $40000 / tháng = $10000 để thực việc / tháng • Cuối tháng thứ nhất, dự án A hồn tất cơng việc 1,2 với chi phí tương ứng cho việc $2000, $3000 $3000 Earned Value Analysis 27 Budgeted At Completion BAC tổng kinh phí để thực tất công việc hoạch định dự án Kinh phí $40000 BAC dự án A Budgeted Cost of Work Schedule BCWS = k ( BCWSk ) | t tổng kinh phí hoạch định cho cơng việc dự tính hoàn thành đến thời điểm t Dự án A cần hoàn thành việc (k=1 5) tháng với kinh phí $10000, BCWS A tính đến cuối tháng Earned Value Analysis 28 Budgeted Cost of Work Performed BCWP = k (BCWSk) | t tổng kinh phí hoạch định cho cơng việc k hồn thành, tính đến thời điểm t Trong tháng thứ nhất, dự án A hoàn tất việc thay việc), BCWP A | tháng $2000 * = $6000 Actual Cost of Work Performed ACWP = k (ACWPk) | t tổng chi phí cho cơng việc k hồn thành tính đến thời điểm t ACWP A | tháng $2000 + $3000 + $3000 = $8000 cho cơng việc 1,2,và hồn thành Earned Value Analysis 29 Cost Variance CV = BCWP – ACWP khác biệt chi phí ước tính so với chi phí thực tế Nếu CV < dự án thực chi nhiều so với kế hoạch CVA | tháng = $6000 - $8000 = - $2000 Schedule Variance SV = BCWP – BCWS khác biệt (tính chi phí) mức độ dự kiến phải hồn thành cơng việc so với mức độ hồn thành cơng việc SVA | tháng = $6000 - $10000 = - $4000 Earned Value Analysis 30 Cost Performance Index CPI = BCWP / ACWP thể tỉ lệ kinh phí hoạch định cho cơng việc hồn thành, so với chi phí thực tế Nếu CPI < dự án bị lạm chi CPI A | tháng = $6000 / $8000 = 0.75, ie đầu tư $1 vào dự án A nhận $0.75 từ dự án Nếu muốn thành công, khơng có thay đổi tích cực cách sử dụng kinh phí dự án A cần phải tốn khoản kinh phí = Tổng kinh phí ban đầu / CPI = $40000 / 0.75 = $53,333, nhiều $13000 so với kinh phí dự kiến ban đầu Earned Value Analysis 31 Schedule Performance Index SPI = BCWP / BCWS thể mức độ hiệu ước lượng kinh phí cho dự án SPI A|tháng = $6000 / $10000 = 0.6 Nếu mức độ hiệu ước lượng kinh phí cho dự án A mức 60% tháng kế tiếp, ước tính thời gian hoàn tất dự án A tháng / 0.6 = 6.66 tháng, thay tháng hoạch định Earned Value Analysis 32 Percent Scheduled for Completion PSC = ( BCWS / BAC) | t tỉ lệ phần trăm kinh phí (trên tồn kinh phí) cấp cho cơng việc dự kiến hoàn thành đến thời điểm t PSC A|tháng = $10000 / $40000 = 0.25 = 25% 10 Percent Complete PC = ( BCWP / BAC ) | t thể phần trăm kinh phí cấp cho cơng việc thực hoàn thành đến thời điểm t Đây số thể (gần đúng) mức độ hoàn thành dự án PC A|tháng = $6000 / $40000 = 0.15 = 15% ... việc lúc Tính chi phí dự án (2) Chi phí gián tiếp Là chi phí cho hoạt động quản lý, số viết báo cáo tuần, số họp tháng – Dự án phức tạp, chi phí quản lý cao Learning Curve Chi phí thử nghiệm, thường... niệm ~ Quản lý chi phí để bảo đảm cho dự án hoàn thành khoản kinh phí cho phép (và thời hạn cho phép) Hoạch định (ước tính) chi phí thực dự án Đánh giá hiệu sử dụng kinh phí kế hoạch thực dự báo... kết dự án 1.Tiến trình ước tính kinh phí • Là ước tính mức độ kinh phí cần thiết để trang bị đủ nguồn lực cho dự án • Cần cân đối kinh phí cấp cho dự án lợi ích mà sản phẩm dự án tạo để dự án