Mục tiêu của bài giảng Tổ chức sản xuất sản phẩm đa phương tiện - Phần 3: Quản lý dự án là nắm được các vấn đề trong quản lý dự án và các phương pháp, kỹ thuật giải quyết từng vấn đề để áp dụng. Mời các bạn cùng tham khảo.
Tổ Chức Sản Xuất Sản Phẩm Đa Phương Tiện Phần 3: Quản lý dự án Tổng quan Nguyễn Anh Hào 2015 Giới thiệu • Mục tiêu: – Nắm vấn đề quản lý dự án phương pháp, kỹ thuật giải vấn đề để áp dụng • Tài liệu hổ trợ: – – – – PMBOK, 3rd edition Information Technology Project Management OR-10 Project Management with PERT & CPM Resource management techniques - crashing, leveling Dự án ? ~ Dự án nổ lực tạm thời để làm sản phẩm (và / dịch vụ) đặc thù (PMBOK) • Nổ lực: cố gắng nhiều bình thường • Tạm thời: có thời điểm bắt đầu kết thúc, vai trò trách nhiệm người thực dự án có khoảng thời gian • Đặc thù: không phổ biến, thể Sản phẩm đặc thù: không mua được, phải tự làm Công việc đặc thù: trước chưa làm (chưa biết cách làm tốt nhất) Sự hình thành dự án • • • • Nguyên nhân đưa đến thành lập dự án ? Do tổ chức/cá nhân/nhà nước cần giải vấn đề đặc thù chưa có sẵn giải pháp – Vd: sửa chữa máy, phát triễn mạng lưới điện, cải tạo csht thông tin,… Dự án phương thức biến tài ngun có sẵn (như tiền, nhân lực, cơng cụ, ) thành kết xuất mong đợi, gọi chuyển giao dự án (thể qua sản phẩm dịch vụ mà dự án cung cấp) Dự án hình thành có ý nghĩa thiết thực (có ích) cho đối tượng (gọi tổ chức thụ hưởng) Mức độ giá trị lợi ích mà dự án cung cấp cho tổ chức thụ hưởng gọi MOV Các thuộc tính dự án Thời hạn (time frame) Mọi dự án phải có sản phẩm /dịch vụ chuyển giao để ứng dụng lúc, bối cảnh => thời điểm kết thúc dự án xác định chuyển giao định nghĩa (khi hình thành dự án) Khi chuyển giao xong tồn dự án khơng cịn cần thiết Mục đích-mục tiêu dự án sở dùng để xem xét (chấp nhận từ chối) yêu cầu sản phẩm/dịch vụ mà cung cấp Chủ sở hữu sản phẩm dịch vụ dự án Nguồn lực để thực dự án, cung cấp chủ sở hữu dự án (tổ chức, nhà nước cá nhân-nhà tài trợ) Các thuộc tính dự án Các vai trò (roles) Mỗi cá nhân tham gia vào dự án có vai trị (quyền hạn, trách nhiệm) đó, trưởng dự án, nhà tài trợ, gọi chung tác nhân (stakeholder) Các rủi ro giả định (assumptions) Trong tình không chắn, người ta đặt giả định (assumptions) để chọn phương án đơn giản Sự phụ thuộc công việc Sự thay đổi phát sinh sau lập kế hoạch thực (vd: thay đổi yêu cầu, thay đổi cách thực hiện, thay đổi mục tiêu,…) nguồn gốc phát sinh rủi ro cho dự án Tiến trình – Cơng việc ~ Tiến trình (hoặc chuổi) hành động tạo thay đổi mong muốn – Sự thay đổi kết mà người ta muốn có từ cơng việc (góp phần tạo giá trị cho dự án) • Tiến trình có thuộc tính bản: đầu vào, đầu ra, thời gian, nguồn lực ràng buộc: Ràng buộc Đầu vào thời gian thực Đầu Nguồn lực Những mà cơng việc cần Những mà người ta cần cơng việc tạo Ràng buộc ~ Là yêu cầu công việc để công việc tạo kết mong muốn Ràng buộc kết – Yêu cầu sản phẩm: chức năng, đặc tính – Trình tự thực hiện, khng mẫu giao tiếp, báo cáo – – Thời điểm bàn giao, cách thức chuyển giao kết Đầu vào cơng việc thường địi hỏi số kết chuyển giao từ cơng việc thực trước nó, hình thành ràng buộc phụ thuộc công việc – dự án phải thỏa mãn ràng buộc để công việc không bị ách tắc Ràng buộc hành động Ràng buộc liên kết cơng việc Các loại tiến trình dự án Tiến trình sản xuất (Product Oriented Processes) tiến trình trực tiếp tạo sản phẩm/dịch vụ cho dự án, vd: khảo sát, thi công, lắp ráp, cài đặt, chuyển giao, - Các tiến trình sản xuất liên kết theo mơ hình tạo sản phẩm (vịng đời phát triễn sản phẩm, SDLC) Tiến trình quản lý (Project Management Processes) tiến trình hoạch định, điều khiển, giám sát, đo lường tất nội dung dự án (vd: yêu cầu, nguồn lực, cơng việc, thời hạn, rủi ro,…); khơng trực tiếp tạo sản phẩm / dịch vụ dự án, tạo mơi trường làm việc thuận lợi để đạt mục tiêu dự án tt.quản lý tt.sản xuất Hoạch định: định nghĩa công việc cần làm với hạn mức (tiền, thời gian, mức độ yêu cầu, ) Điều khiển: hướng dẫn,sửa sai cho công việc để đạt mục tiêu Giám sát: nhận biết môi trường thực công việc để nhận biết yếu tố rủi ro, khả hồn thành (định tính) Đo lường: định lượng yếu tố nhận biết để hoạch định điều khiển hoạch định,điều khiển giám sát, đo lường Input Output tiến trình sản xuất tiến trình quản lý Các nhóm cơng việc quản lý Lập kế hoạch Thực thi Kết thúc Khởi động • Các nhóm xếp chồng lên • Nhóm cơng việc lập kế hoạch thực thi kế hoạch thực suốt vòng đời dự án Các giai đoạn dự án Chi phí nhân lực Dự án chia nhiều giai đoạn (phases, stages), giai đoạn gồm nhóm cơng việc có chung mục đích: thỏa mãn mục tiêu nhỏ dự án (là phần sản phẩm chuyển giao cho tổ chức thụ hưởng giai đoạn kế tiếp) – Để phát sửa chữa kịp thời sai sót, – Để định dự án có cần thực tiếp hay không Giai đoạn Khởi động Điểm bắt đầu Giai đoạn Thực Giai đoạn Kết thúc Chuyển giao Điểm kết thúc Vòng đời dự án - PLC PLC – Project Life Cycle Định nghĩa dự án (khởi động): xác định giá trị dự án tổ chức (MOV) Lập kế hoạch dự án: xác định công việc dự án, thời điểm bắt đầu kết thúc, nguồn lực thực hiện, tiêu chí đánh giá,…; mơ hình phát triễn sản phẩm Thực thi dự án: cơng việc quản lý giám sát điều khiển để bảo đãm công việc kế hoạch thực Đóng dự án: để khẳng định dự án hoàn thành đầy đủ trách nhiệm (chuyển giao yêu cầu,…) Đánh giá dự án: xem xét thành công thất bại dự án để chia với tổ chức thụ hưởng dự án Giải vấn đề • Vấn đề (problem): khác biệt trạng thực tế mong muốn • Giải pháp (solution): cách thức làm giảm bớt khác biệt trạng mong muốn – Giải pháp phương án chọn (được cho tốt nhất) để áp dụng • Phương pháp giải vấn đề (problem solving): cách tìm áp dụng giải pháp 1.Nhận thức trạng • Nhận thức trạng (bối cảnh phát sinh vấn đề) nhận biết biểu bên nguyên nhân – Vd: mức tiêu hao nguyên liệu kho vượt mức bình thường • Dựa tín hiệu nguy cơ, nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân chúng để xác định ảnh hưởng – Vd: hao nguyên liệu nguyên liệu chất lượng • Nếu ảnh hưởng tín hiệu nguy nằm phạm vi trách nhiệm người quản lý trở thành vấn đề mà người cần giải – Người quản lý kho: có trách nhiệm trực tiếp – Người sử dụng nguyên liệu: có trách nhiệm liên đới chất lượng sản phẩm Định nghĩa vấn đề • Định nghĩa vấn đề xác định xác u cầu cần phải thỏa mãn mức độ thời hạn • Ảnh hưởng (đang gây tác hại) từ nguyên nhân thứ cần phải tìm hiểu để định nghĩa vấn đề • Vấn đề định nghĩa q lớn khơng tìm giải pháp khả thi khơng đủ tài lực để giải quyết; ngược lại, vấn đề định nghĩa nhỏ (hoàn tồn khả thi) lại khơng giải trọn vẹn cho vấn đề phát • Định nghĩa vấn đề mức nhằm tìm giải pháp tốt cho vấn đề (không đặt yêu cầu q cao q thấp) 3 Tìm giải pháp • Là tìm nhiều phương án cho vấn đề chọn phương án tốt số để làm giải pháp (hành động thực tế) • Giải pháp chọn phương án thoả mãn tốt tiêu chí đánh giá Phương án Phương án Phương án Phát sinh phương án tiêu chí đánh giá Chọn phương án Tìm phương án Vấn đề Giải pháp Chọn phương án theo tiêu chí đánh giá Tiêu chí tìm giải pháp • • Một tiêu chí nội dung đo lường (vd: thời gian hồn tất cơng việc), để đánh giá mức độ đạt/không đạt yêu cầu nội dung đo Các tiêu chí thước đo giá trị phương án phương diện khác nhau: Phương diện kinh tế (tiền) Phương diện kỹ thuật (độ phức tạp) Phương diện vận hành (giá trị sử dụng) Phương diện kế hoạch (thời gian) Phương diện pháp lý (luật) Phương diện trị xã hội (thái độ cộng đồng) Thực thi giải pháp & đánh giá • • • Giải pháp ý tưởng nhận thức Thực thi giải pháp áp dụng giải pháp vào thực tế để tạo kết thực giới thực Đánh giá kết đối chiếu kết dự kiến từ giải pháp kết thực, để tìm điểm không phù hợp dự kiến thực tế, từ định hành động như: ngưng áp dụng giải pháp/cải tiến giải pháp/tạm hoãn giải pháp,… Sự tinh chỉnh bước • Do tính đặc thù, dự án thực thận trọng cách tinh chỉnh bước để giảm bớt việc sửa sai (rework) • Tinh chỉnh bước trình hồn thiện dần sản phẩm qua bước thực cẩn thận (đặt mục tiêu nhỏ, cân nhắc cách làm, đánh giá rút kinh nghiệm) Hiện trạng Mục tiêu Thực Kết Tinh chỉnh Cần Không Đối chiếu ... Mục đích-mục tiêu dự án sở dùng để xem xét (chấp nhận từ chối) yêu cầu sản phẩm/ dịch vụ mà cung cấp Chủ sở hữu sản phẩm dịch vụ dự án Nguồn lực để thực dự án, cung cấp chủ sở hữu dự án (tổ chức, ... án Tiến trình sản xuất (Product Oriented Processes) tiến trình trực tiếp tạo sản phẩm/ dịch vụ cho dự án, vd: khảo sát, thi công, lắp ráp, cài đặt, chuyển giao, - Các tiến trình sản xuất liên kết... 3 Tìm giải pháp • Là tìm nhiều phương án cho vấn đề chọn phương án tốt số để làm giải pháp (hành động thực tế) • Giải pháp chọn phương án thoả mãn tốt tiêu chí đánh giá Phương án Phương án Phương