Trong công tác quản lý cán bộ, việc quản lý hồ sơ lý lịch là một mặt rất quan trọng và có ý nghĩa lớn. Muốn có phương hướng bồi dưỡng, đào tạo, sử dụng và đề bạt cán bộ đúng, thì phải hiểu cán bộ. Muốn hiểu cán bộ thì việc trước tiên là phải nghiên cứu hồ sơ lý lịch của cán bộ. Bài viết thông tin về một số kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ.
Cơng tác cán MẤY KINH NGHIỆM VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ LÝ LỊCH CÁN BỘ Nguyễn Xuân Viên Ban tổ chức Trung ương Đảng Trong công tác quản lý cán bộ, việc quản lý hồ sơ lý lịch mặt quan trọng có ý nghĩa lớn Muốn có phương hướng bồi dưỡng, đào tạo, sử dụng đề bạt cán đúng, phải hiểu cán Muốn hiểu cán việc trước tiên phải nghiên cứu hồ sơ lý lịch cán Hồ sơ lý lịch phản ánh tương đối tồn diện xác người cán Vì tài liệu cán tự khai theo yêu cầu hướng dẫn tổ chức; tài liệu tổ chức nhận xét xác minh kết luận Những tài liệu phản ánh vấn đề cán mặt: quan hệ gia đình, xã hội, lịch sử thân, trình tham gia cách mạng, rèn luyện trưởng thành, trình độ, lực thành tích khuyết điểm,v.v Qua nghiên cứu hồ sơ lý lịch, bước đầu ta hiểu khái quát nét cán bộ, sở tiếp tục tìm hiểu sâu thêm Từ hồ sơ lý lịch cán bộ, ta lại hiểu thêm nhiều cán khác có quan hệ với cán Nếu nghiên cứu tổng hợp hồ sơ lý lịch nhiều cán bộ, lại hiều tình hình chung đội ngũ cán Từ nhận thức trên, xác định trách nhiệm phải làm tốt cơng tác quản lý hồ sơ cán Khi bắt đầu làm công tác này, chúng tơi có nhiều khó khăn bỡ ngỡ Nhiều cán thiếu hồ sơ lý lịch, có thiếu tài liệu gốc Việc sưu tầm bổ sung, xây dựng quản lý, giữ gìn hồ sơ có nhiều thiếu sót chưa có nề nếp Về tư tưởng, có đồng chí chưa thật an tâm làm cơng tác Nhưng năm qua, nhờ có phấn đấu tích cực, chúng tơi khắc phục dần nhược điểm thiếu sót Hồ sơ lý lịch cán thuộc diện Trung ương quản lý, đến xây dựng tương đối đủ trình độ quản lý nâng cao trước Qua thực tế công tác làm, bước đầu xin nêu vài kinh nghiệm sau đây: 1- Kết hợp chặt chẽ cán quản lý hồ sơ với quan tổ chức cán chuyên làm công tác quản lý cán việc sưu tầm, bổ sung, xây dựng hồ sơ cán Chúng Ban tổ chức trung ương giao cho nhiệm vụ xây dựng quản lý hồ sơ lý cán thuộc diện Trung ương quản lý Khi bắt tay vào việc, thấy có tình hình là: nhiều tập hồ sơ cán sơ sài, có thứ này, thiếu thứ khác, có tài liệu thiếu cụ thể, xác Thậm chí có cán lúc đầu chẳng có chút tài liệu ghi lại sống trình hoạt động cách mạng Vì có tình trạng này? Do hồn cảnh chiến tranh chống Pháp trước đây, việc bảo quản thiếu chu đáo, nên có tình trạng hồ sơ bị tiêu huỷ, thất lạc, tản mạn nhiều nơi Thêm vào đó, nhận thức về cơng tác hồ sơ cán lúc chưa đầy đủ, nên số ngành địa phương chưa thật quan tâm cử cán chuyên làm việc để, mặt xây dựng quản lý hồ sơ cán cấp, ngành quản lý, mặt khác sưu tầm cung cấp tài liều cán thuộc diện quản lý Trung ương Một số trường hợp cần xem xét để điều động, sử dụng đề bạt cán bộ, song thiếu hồ sơ lý lịch, cơng việc nghiên cứu gặp nhiều khó khăn, thời gian chậm trễ Thậm chí có trường hợp tài liệu thiếu xác mà việc nghiên cứu sử dụng, đề bạt cán không người, việc Trước tình hình đó, chúng tơi bàn cần nắm danh sách số cán thuộc diện Trung ương quản lý Dựa vào danh sách mà tiến hành kiểm lại tiến hành phân chia hồ sơ lý lịch cán làm nhiều loại Mỗi loại đặt phương hướng giải cụ thể Loại chưa có hồ sơ lý lịch, có lý lịch sơ sài, chưa đáp ứng yêu cầu cơng tác nghiên cứu cán bộ, đề nghị với quan lãnh đạo để cán khai lý lịch Loại có lý lịch tương đối đầy đủ, đề nghị khai bổ sung thêm điểm thay đổi từ sau khai lý lịch đến Cán thiếu tài liệu gì, chúng tơi có kế hoạch sưu tầm tài liệu u cầu chủ yếu chúng tơi xây dựng cho cán tập hồ sơ đầy đủ xác, để phục vụ cho việc nghiên cứu, tìm hiểu, quản lý cán tốt Số lượng cán thuộc diện Trung ương quản lý đơng, có mặt tất ngành trung ương địa phương Trong đó, số cán quản lý hồ sơ lại có hạn Để làm tốt việc này, thấy riêng - cán quản lý hồ sơ – khơng thể hồn thành Vì vậy, mặt chúng tơi phân cơng người có trách nhiệm sau tầm tài liệu khối, ngành địa phương Mặt khác có kết hoạch phối hợp chặt chẽ với quan tổ chức cấp, ngành, với cán “chuyên quản” Vì quan tổ chức cán “chuyên quản” hàng ngày theo dõi, tìm hiểu cán bộ, nắm kịp thời thay đổi cơng tác cán Nhờ có phối hợp này, quan cán “chuyên quản” cung cấp tương đối đặn tài liệu quý giá, cần thiết cán bồ Đồng thời, chúng tơi cần có tài liệu cán nào, đề yêu cầu cụ thể, để cán “chuyên quản” sưu tầm cung cấp Chúng đề nghị cán “chuyên quản”, nghe, hiểu cán bộ, kiểm tra xác minh kết luận vấn đề cán bộ, ghi lại thành văn riêng người để giao lại cho lưu vào hồ sơ cán Trước đây, việc phối hợp chưa chặt chẽ, nên việc sưu tầm hồ sơ cán có nhiều chệch choạc Cán “chuyên quản” sưu tầm tài liệu gì, giữ riêng tài liệu để nghiên cứu Việc ghi chép cán “chuyên quản” tuỳ tiện, thường ghi vấn đề cán vào sổ cơng tác, ghi lại riêng người để giao cho lưu vào hồ sơ cán Do đó, tài liệu cán tản mạn nhiều nơi, bì hồ sơ cán lại thiếu thốn Tình trạng khắc phục Việc sưu tầm, bổ sung tài liệu vào hồ sơ cán công việc thường xuyên, ý nhiều vào thời gian thuận lợi nhất, dịp chỉnh huấn cán bộ, học tập nghị lớn Đảng, tổng kết công tác, bầu cử cấp uỷ, đề bạt, khen thưởng vào dịp kiểm điểm nhận xét cán hàng năm Những tài liệu thu thập dịp cần thiết cho việc nghiên cứu tồn diện trình tu dưỡng, rèn luyện, thành tích, khuyết điểm trưởng thành cán 2- Vừa làm tốt việc sưu tầm tài liệu, bổ sung hồ sơ, vừa ý nghiên cứu xác minh vấn đề hồ sơ Quá trình sưu tầm thu thập tài liệu, lập hồ sơ cán q trình phấn đấu gian khổ Nhưng có hồ sơ ròi, phải làm cho hơ sơ cán phản ánh rõ ràng xác Như giúp cho việc nghiên cứu, tìm hiều cán đắn Sưu tầm tài liệu, bổ sung hồ sơ với việc nghiên cứu xác minh tài liệu hai việc làm có quan hệ khăng khít, bổ sung cho làm cho hồ sơ hoàn chỉnh Trước đây, chúng tơi có thiếu sót nặng sưu tầm, bổ sung tài liệu, coi nhẹ việc nghiên cứu, xác minh Rút kinh nghiệm này, chúng tơi có kế hoạch vừa sưu tầm, bổ sung tài liệu, vừa tiến hành nghiên cứu xác minh vấn đề cán khai chưa rõ, có mâu thuẫn hồ sơ Nghiên cứu hồ sơ lý lịch cán việc địi hỏi phải cơng phu, nhiều thời gian Nghiên cứu hồ sơ cán để tìm hiểu sử dụng, trách nhiệm cán “chuyên quản” Nhưng nghiên cứu hồ sơ để phát vấn đề cán viết chưa rõ ràng đầy đủ, chưa theo hướng dẫn Ban tổ chức trung ương, vấn đề khai không thống tài liêu, v.v Sau nghiên cứu, phát vấn đề rồi, chúng tơi xếp thành loại riêng Loại vấn đề đơn giản, chúng tơi xác minh được, phân cơng xác minh Loại vấn đề cần hỏi lại cán đó, chúng tơi trực tiếp gặp viết thư yêu cầu cán viết bổ sung thêm cho rõ việc Loại vấn đề lớn cần sâu tìm hiểu, địi hỏi thời gian lâu, đề yêu cầu cụ thể, nhờ quan hiệu quản, cán “chuyên quản” nghiên cứu, để có kết luận rõ ràng Trước có tượng, tài liệu gửi cung cấp cho thiếu ghi cụ thể thủ tục cần thiết, làm khó khăn trở ngại cho việc nghiên cứu Để khắc phục tình trạng này, chúng tơi nêu yêu cầu cụ thể như: cung cấp tài liệu gì, phải ghi rõ việc, việc trích tài liệu nào, cung cấp, ghi rõ thời gian việc xảy ra, người cung cấp tài liệu phải có ký tên Nếu tài liệu thân cán tự khai, phải có chứng nhận quan lãnh đạo nơi cán cơng tác, để đảm bảo cho tài liệu khách quan, thật Nhờ làm vậy, hồ sơ cán ngày có giá trị nghiên cứu tốt Cán “chuyên quản” đỡ tốn phí thời gian nghiên cứu, tìm hiểu, xác minh lại vấn đề chi tiết không quan trọng - Cần tổ chức tốt việc chỉnh lý xếp tài liệu, bảo quản hồ sơ Nếu nói cán vốn quý Đảng, hồ sơ cán tài liệu quan trọng Vì vậy, phải đảm bảo hồ sơ chu đáo, giữ gìn tài liệu lâu dài, không để bị hư hỏng bị mát Trước đây, chưa có kinh nghiệm, nên cán có tài liệu gì, chúng tơi cho vào bì hồ sơ tất Do bì hồ sơ nhiều tài liệu, có tài liệu khơng cần thiết Sau tiến hành chỉnh lý loại bớt tài liệu q cũ, khơng cịn tác dụng nghiên cứu (ví dụ có nhiều tóm tắt lý lịch làm nhiều thời gian khác chọn để lại hai đầy đủ nhất) Hoặc tài liệu có nhiều loại, nội dung thời gian nhau, chọn để lại hai tốt Những tài liệu bị hư hỏng rách nát, chữ viết bị phai mờ khó đọc, chép thành khác để thay thế, song lưu giữ riên chính, tài liệu gốc, cần thiết cho việc đối chiếu, so sánh nghiên cứu tài liệu Để tiện việc nghiên cứu, chúng tơi chia tài liệu bìa hồ sơ làm hai tập: tập tài liệu bản, bao gồm lý lịch cán tự khai, bổ sung lý lịch, kiểm điểm công tác nhận xét cán bộ, v.v ; tập tài liệu tham khảo, bao gồm nghị điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật , thư từ khiếu nại, phát vấn đề cán Trong tập có ghi mục lục thứ tự tài liệu Làm để dễ kiểm tra việc thừa, thiếu mượn, trả hồ sơ Mặt khác để có phương hướng sưu tầm thêm tài liệu cịn thiếu Cách xếp bì hồ sơ để dễ tìm, dễ lấy chúng tơi có hai sổ Quyển thứ sổ đăng ký hồ sơ, sổ ghi họ tên chức vụ đơn vị công tác cán bộ, theo thứ tự từ trở lên Hồ sơ có trước ghi trên, có sau ghi Ví dụ, hồ sơ chúng tơi quản lý có từ số đến số 2.000, có thêm cán thuộc diện phải quản lý, ghi tên vào đánh số tiếp 2.001 Số thứ tự sổ ăn khớp với với số thứ ngồi bì hồ sơ cán Quyển thứ hai ghi theo vần A, B, C, để tìm hồ sơ Sổ có cột: số hồ sơ, họ tên, bí danh, chức vụ đơn vị công tác Số hồ sơ số thứ tự sổ đăng ký Nếu cán có nhiều tên thuộc nhiều vần khác nhau, ghi tên vào vần đó, số hồ sơ thống Ví dụ đồng chí Nguyễn Văn A có bí danh Lê Văn B Trần Văn C ghi ba tên vào vần A, B, C Nếu hồ sơ đồng chí Nguyễn Văn A số thứ tự sổ đăng ký 100, sổ vần ba tên A, B, C ghi số hồ 100 Làm có lợi có quan đồng chí mượng bì hồ sơ cán cán nào, chúng tơi cần xem có vần tên số hồ sơ bao nhiêu, theo số mà lấy hồ cách dễ dàng, nhanh chóng Qua thực tế, chúng tơi cho xếp theo cách tốt Vì trước xếp theo vần A, B, C theo đơn vị, thấy không tiện, cán luôn biến động, thay đổi đơn vị cơng tác đưa ngồi, đưa vào diện quản lý, lại phải thay đổi vị trí hồ sơ phức tạp, dễ lẫn lộn, nhiều thời gian tìm kiếm Để việc cho mượn hồ sơ nghiên cứu chặt chẽ, quy định nguyên tắc mượn, trả hồ sơ sau: - Những cán “chuyên quản” có trách nhiệm quản lý cán thuộc khối nào, ngành mượn hồ sơ cán thuộc ngành, khối Trường hợp cần nghiên cứu hồ sơ cán ngành, khối khác phải có lý đáng - Cán quan muốn mượn hồ sơ cán thuộc quan hiệu quả, phải có giấy giới thiệu đồng chí phụ trách tổ chức cán ký, phải ghi rõ số lượng, tên hồ sơ cán định mượn - Khi nghiên cứu tài liệu hồ sơ khơng tẩy, xố, gạch đánh dấu vào tài liệu Mặt khác, phải tuyệt đối giữ bí mật nội dung vấn đề hồ sơ cán - Cơ quan cán mượn tài liệu phải ký nhận, trả phải đủ số tài liệu mượn thời gian Về phía mình, chúng tơi phải thường xuyên đôn đốc thu hồi tài liệu, tránh mát Khi nhận, trả hồ sơ, thường kiểm tra lại tài liệu xem nội dung có thay đổi (như thiếu tài liệu, gạch xoá, sửa chữa, v.v ) Việc kiểm tra lại giờ, nhờ mà kịp thời phát sai sót nói Hồ sơ lý lịch có quan hệ đến sinh mệnh trị cán Làm tốt công tác hồ sơ cán thiết thực góp phần tăng cường cơng tác quản lý cán Q trình làm cơng tác q trình phấn đấu cải tiến bước Bên cạnh trưởng thành cố gắng công tác này, chúng tơi thấy cịn nhiều nhược điểm thiếu sót Song với ý thức trách nhiệm mình, chúng tơi sức phấn đấu, không ngừng học tập kinh nghiệm để nâng cao nghiệp vụ, cải tiến công tác ngày tốt ... chức cán chuyên làm công tác quản lý cán việc sưu tầm, bổ sung, xây dựng hồ sơ cán Chúng Ban tổ chức trung ương giao cho nhiệm vụ xây dựng quản lý hồ sơ lý cán thuộc diện Trung ương quản lý Khi... “chuyên quản? ?? có trách nhiệm quản lý cán thuộc khối nào, ngành mượn hồ sơ cán thuộc ngành, khối Trường hợp cần nghiên cứu hồ sơ cán ngành, khối khác phải có lý đáng - Cán quan muốn mượn hồ sơ cán. .. kịp thời phát sai sót nói Hồ sơ lý lịch có quan hệ đến sinh mệnh trị cán Làm tốt công tác hồ sơ cán thiết thực góp phần tăng cường cơng tác quản lý cán Q trình làm cơng tác trình phấn đấu cải tiến