Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại trường Tiểu học

Công tác văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu của tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc và việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

UBND QUẬN THANH XN TRƯỜNG TIỂU HỌC KHƯƠNG ĐÌNH SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC Lĩnh vực    : Nhân viên Cấp học     : Tiểu học Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh Đơn vị cơng tác: Trường TH Khương Đình Chức vụ: Nhân viên văn phịng  MỤC LỤC  UBND QUẬN THANH XUÂN                                                                                                 1  trưỜng tiỂu hỌc KHƯƠNG ĐÌNH                                                                                         1                                                                                                                                          1      sáng kiẾn kinh nghiỆm                                                                                                           1  MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC                               1  VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC                                                                         1  Lĩnh vực    : Nhân viên                                                                                                           1  Cấp học     : Tiểu học                                                                                                             1  Tên tác giả: Nguyễn Thùy Linh                                                                                              1  Đơn vị cơng tác: Trường TH Khương Đình                                                                            1  Chức vụ: Nhân viên văn phòng                                                                                              1  Năm học 2018 ­ 2019                                                                                                             1  MỤC LỤC                                                                                                                               1  A – ĐẶT VẤN ĐỀ                                                                                                                     1  Cơng tác văn thư là một lĩnh vực khơng thể thiếu của tất cả các cơ quan, đơn vị,    tổ  chức nhằm đảm bảo thơng tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo,   quản lý điều hành cơng việc    và    việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ   quan,    đơn vị,    tổ chức.    Với vai trị như vậy, cơng tác văn thư, lưu trữ    có ảnh hưởng   trực tiếp tới việc giải quyết cơng việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt   động của mỗi cơ quan, tổ chức.                                                                                            1 Cơng tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, cơng chức trong nhà trường nâng cao  hiệu suất cơng việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các u cầu của  tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc  một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, cơng chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh  nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu  quả và đây cũng là những mục tiêu, u cầu của cải cách nền hành chính nhà nước  ở nước ta hiện nay. Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các bộ  phận, tổ chức đồn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ,  bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.  Góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các  bí mật quốc gia. Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt cơng tác văn thư và  lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thơng suốt.  Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy   nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay.                                                        1 I. Cơ SỞ LÍ LUẬN CỦA ViỆC NGHIÊN cỨu CƠNG TÁC VĂN THƯ   TRONG NHÀ TRƯỜNG                                                                                              3  1. Khái niệm về công tác văn thư, lưu trữ                                                                    3  1.1. Công tác văn thư:                                                                                                    3  2.1. Công tác văn thư:                                                                                                    3  2.1.1.Nội dung của công tác văn thư                                                                             3  2.1.2. Nhiệm vụ của công tác văn thư                                                                          8  2.2. Công tác lưu trữ                                                                                                      8  2.2.1.Nội dung của công tác lưu trữ                                                                              8  2.2.2. Nhiệm vụ của công tác trữ                                                                                13  3. Ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ                                                                      13  3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư                                                                                13  3.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ                                                                                    14  4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ                                          15 II –THỰC TRẠNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LỮU TRỮ TẠI CÁC   TRƯỜNG HỌC                                                                                                           17  1. Các biện pháp tiến hành để giải quyết vấn đề                                                      18 * Biện pháp 1: Các biện pháp soạn thảo một văn bản đúng u cầu, đầy đủ   nội dung, chính xác cao để trình ký:                                                                            18 * Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh chóng nhất                                                                                                                                31       2. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm                                                                            38  III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ                                                                                        39  1. Kết luận                                                                                                                         39  2. Đề xuất và khuyến ngh                                                                                        ị         39  TÀI LIỆU THAM KHẢO                                                                                                          40 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học A – ĐẶT VẤN ĐỀ  Công tác văn thư  là một lĩnh vực không thể  thiếu của tất cả  các cơ  quan, đơn vị, tổ chức nhằm đảm bảo thơng tin bằng văn bản phục vụ kịp thời   cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành cơng việc và việc thực hiện chức năng,  nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ chức. Với vai trị như vậy, cơng tác văn  thư, lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết cơng việc hằng ngày,  tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Cơng tác văn thư, lưu trữ giúp cho cán bộ, cơng chức trong nhà trường  nâng cao hiệu suất cơng việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được  các u cầu của tổ  chức, cá nhân. Hồ  sơ  tài liệu trở  thành phương tiện theo  dõi, kiểm tra cơng việc một cách có hệ  thống, qua đó cán bộ, cơng chức có  thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản  lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả  và đây cũng là những mục tiêu, u cầu  của cải cách nền hành chính nhà nước   nước ta hiện nay. Tạo cơng cụ  để  kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đồn thể, cá nhân  trong nhà trường. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động  của cơ  quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Góp phần bảo vệ bí  mật những thơng tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.  Từ  đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt cơng tác văn thư và lưu trữ sẽ  góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thơng suốt. Nhờ  đó góp phần nâng cao hiệu quả  quản lý hành chính nhà nước và thúc  đẩy  nhanh chóng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay Vì vậy, để làm tốt cơng tác Văn thư địi hỏi phải nắm vững kiến thức lý  luận và phương pháp tiến hành các chun mơn nghiệp vụ như soạn thảo văn  bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng  thơng tin được truyền tải chủ  yếu dưới hình thức văn bản. Có thể  nói văn  bản lag phương tiện lưu trữ và truyền đạt thơng tin hữu hiệu nhất. Hiện nay   Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học có nhiều cơ  quan, đơn vị  sử  dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý  và điều hành của đơn vị mình Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn thư  lưu trữ  trong nhà  trường, tơi nhận thấy cơng tác văn thư, lưu trữ  chiếm một vai trị vơ cùng  quan trọng. Tơi xin mạnh dạn trao đổi cùng các bạn đồng nghiệp một số  ý  kiến, kinh nghiệm của cá nhân mình xoay quanh đề  tài “Một số  biện pháp   nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ  tại trường Tiểu   học” Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ  SỞ  LÍ LUẬN CỦA VIỆC NGHIÊN CỨU CƠNG TÁC VĂN THƯ  TRONG NHÀ TRƯỜNG Để  đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả  cơng tác văn thư  lưu  trữ trong trường học thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp   vụ của cơng tác văn thư, lưu trữ 1. Khái niệm về cơng tác văn thư, lưu trữ 1.1. Cơng tác văn thư: Cơng tác văn thư là hoạt động đảm bảo thơng tin bằng văn bản phục vụ  cho cơng tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,  xã hội, các đơn vị vũ trang. Là tồn bộ các cơng việc về xây dựng văn bản và  ban hành văn bản, tổ  chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong   hoạt   động của   quan.  Các  văn  bản hình thành  của  cơng tác  văn  thư   là  phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả 1.2. Cơng tác lưu trữ:  Lưu trữ  là khâu cuối cùng của q trình xử  lý thơng tin bằng văn bản.  Tất cả những văn bản đến đã qua xử  lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính)  và những hồ  sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ  qua   chọn lọc.  2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ: 2.1. Công tác văn thư: 2.1.1.Nội dung của công tác văn thư Nội dung của công tác văn thư  là những công tác liên quan đến công tác   quản lý và giải quyết về  văn bản trong các cơ  quan, đơn vị  và thường bao  gồm 5 nội dung cơ bản sau: ­ Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến; ­ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi; ­ Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan; Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học ­ Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan; ­ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu * Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà  cơ quan nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến” Cơng tác tổ  chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo   ngun tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đều phải qua bộ phận  văn thư, bộ phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất u cầu xử lý   nhanh chóng, chính xác, giữ bí mật, sau đó chuyển đến các cá nhân, bộ  phận   liên quan giải quyết Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo q  trình sau: + Tiếp nhận văn bản đến: Phân loại sơ  bộ, bóc bì văn bản đến, đóng   dấu đến, ghi sổ và ngày đến; + Đăng ký văn bản đến; + Trình, chuyển giao văn bản đến; + Giải quyết và theo dõi, đơn đốc việc giải quyết văn bản đến Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Ngày  Số  đến đến (1) (2) Tác  giả Số,  ký  hiệu ( ) (4) Ngày  Tên loại và  tháng trích yếu nội  dung (5) (6) Đơn vị  hoặc  người  nhận (7) Ký  nhậ n Ghi  (8) ( ) Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến Ngày  chuyển Số đến Đơn vị hoặc người  nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học * Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy  tờ, tài liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung là “Văn bản đi” Việc tổ  chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo ngun tắc:  Các văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngồi nhất thiết phải qua    phận văn thư, cán bộ  văn thư  phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng  dấu và có trách nhiệm gửi đi Thủ tục quản lý gửi văn bản đi được làm theo q trình sau: + Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của   văn bản đi; + Đăng ký văn bản đi; + Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật;  + Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản  đi; + Lưu văn bản đi Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Số, ký  hiệu  văn  Ngày  tháng  văn  (1) (2) Tên loại và  Ngườ trích yếu nội  i ký dung văn bản (3) (4) Nơi  nhận  văn  (5) Đơn vị,  Số  Ghi  người  lượng  nhận bản  lưu (6) (7) * Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng  cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng  ký văn bản Văn bản có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” thì phải đóng dấu  vào văn bản và cả  phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật   ( ) Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học  được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong   ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”   lên phong bì trong rồi chuyển cho văn thư  làm phiếu chuyển và phong bì  ngồi. Phong bì ngồi chỉ  ghi nơi gửi, nơi nhận, và số  phiếu chuyển, khơng  đóng dấu chỉ mức độ “mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục   như các văn bản bình thường * Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan Cơng tác lập hồ  sơ  là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của cơng  tác văn thư và là khâu bản lề của cơng tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa   rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ  quan, đơn vị  được  chủ động khoa học và thuận tiện ­ Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo các bước sau: + Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ; + Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề  hồ  sơ  và đơn vị  hoặc   người lập; + Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ; + Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ ­ Mở hồ sơ: Là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thơng tin ban đầu   về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề  hồ  sơ, năm mở  hồ  sơ. Bìa hồ  sơ  được   thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2010 Bìa hồ sơ lưu trữ; ­ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; ­ Kết thúc hồ sơ; ­ Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu * Tổ chức và sử dụng con dấu ­ Quản lý và sử dụng con dấu: +  Việc quản lý và sử  dụng con dấu trong công tác văn thư  được thực  hiện theo quy định của pháp luật về  quản lý và sử  dụng con dấu và các quy  định của Nghị  định số  110/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 về  cơng  Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học tác văn thư.  + Con dấu của cơ  quan, tổ  chức phải được giao cho nhân viên văn thư  giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực  hiện những quy định sau: > Khơng giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản  của người có thẩm quyền; > Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; > Chỉ  được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ  sau khi đã có chữ  ký  của người có thẩm quyền; > Khơng được đóng dấu khống chỉ + Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phịng   hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau: > Những văn bản do cơ  quan, tổ  chức ban hành phải đóng dấu của cơ  quan, tổ chức; > Những văn bản do văn phịng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền   hạn được giao phải đóng dấu của văn phịng hay dấu của đơn vị đó ­ Đóng dấu + Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu  quy định + Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký  về phía bên trái +  Việc đóng dấu lên các phụ  lục kèm theo văn bản chính do người ký   văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ  quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.  +  Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên   ngành được thực hiện theo quy định của Bộ  trưởng, Thủ  trưởng cơ  quan   quản lý ngành Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học +  Kỹ thuật trình bày Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng   một dịng với số, ký hiệu văn bản, tại ơ số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ  13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau   địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới   Quốc hiệu ­ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản  + Thể thức Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ  quan, tổ  chức ban  hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ cơng văn Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ  phản ánh khái qt nội dung chủ yếu của văn bản + Kỹ thuật trình bày  Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được  trình bày tại ơ số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo  cáo, tờ  trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ  in hoa,  cỡ  chữ  14, kiểu chữ  đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh   giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ  in thường, cỡ  chữ 14, kiểu chữ  đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ  ngang, nét liền, có độ  dài bằng  từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dịng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ: 26 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học TỜ TRÌNH V/v đề nghị bổ sung quy hoạch nguồn cán bộ quản lý nhà trường  giai đoạn 2012 ­ 2015 ­ Nội dung văn bản  + Thể thức ~ Về nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản Nội dung văn bản phải bảo đảm những u cầu cơ bản sau: ­ Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng; ­ Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với  quy định của pháp luật; ­ Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; ­ Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; ­ Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương    từ   ngữ   nước   ngồi     khơng   thực     cần   thiết)   Đối   với   thuật   ngữ  chun mơn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; ­ Chỉ  được viết tắt những từ, cụm từ  thơng dụng, những từ  thuộc ngơn  ngữ  tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ  được sử  dụng nhiều lần   trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm  từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; ­ Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ  tên loại,  số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức   ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ  ghi tên loại và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị  định số  110/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ  về  cơng  tác văn thư”; trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu   của văn bản đó; ­ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ  lục VI ­   27 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học Quy định viết hoa trong văn bản hành chính ~ Bố cục của văn bản  Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để  ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,  khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ  lớn đến nhỏ  theo   một trình tự nhất định: +  Kỹ thuật trình bày  Nội dung văn bản được trình bày tại ơ số 6 Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ  in thường (được dàn  đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ  chữ  từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một   văn bản phải dùng cùng một cỡ  chữ); khi xuống dịng, chữ  đầu dịng phải  phải lùi vào từ  1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn  văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dịng hay cách dịng  (line spacing) chọn tối thiểu từ  cách dịng đơn (single line spacing) hoặc từ  15pt (exactly line spacing) trở  lên; khoảng cách tối đa giữa các dịng là 1,5  dịng (1,5 lines) Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để  ban hành thì sau mỗi  căn cứ  phải xuống dịng, cuối dịng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ  cuối  cùng kết thúc bằng dấu “phẩy” ­ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền  + Thể thức Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: ­ Trường hợp ký thay mặt tập thể  thì phải ghi chữ  viết tắt “TM.” (thay  mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức: TM. BAN GIÁM HIỆU ­ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ  viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu:  28 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học KT. HIỆU TRƯỞNG PHĨ HIỆU TRƯỞNG Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản  Đối với văn bản hành chính, trước họ  tên của người ký, khơng ghi học   hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.  +  Kỹ thuật trình bày  Quyền hạn, chức vụ  của người ký được trình bày tại ơ số  7a; chức vụ  khác của người ký được trình bày tại ơ số  7b; các chữ  viết tắt quyền hạn  như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký  được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm Họ  tên của người ký văn bản được trình bày tại ơ số  7b; bằng chữ  in  thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với  quyền hạn, chức vụ của người ký Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ơ số 7c ­ Dấu của cơ quan, tổ chức  + Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2  và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ­CP ngày 08 tháng 4 năm 2004   của Chính phủ  về  cơng tác văn thư  và quy định của pháp luật có liên quan;   việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chun ngành và phụ lục kèm  theo     thực     theo   quy   định     Khoản     Điều   26   Nghị   định   số  110/2004/NĐ­CP + Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ơ số 8; dấu giáp lai được  đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên   một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản ­ Nơi nhận + Thể thức  Nơi nhận xác định những cơ  quan, tổ  chức, đơn vị  và cá nhân nhận văn  bản và có trách nhiệm như để  xem xét, giải quyết; để  thi hành; để  kiểm tra,   29 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học giám sát; để báo cáo; để trao đổi cơng việc; để biết và để lưu Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của  pháp luật; căn cứ  chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ  quan, tổ  chức và   quan hệ  cơng tác; căn cứ  u cầu giải quyết cơng việc, đơn vị  hoặc cá nhân  soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề  xuất những cơ  quan, tổ  chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản trình người ký văn bản quyết định Đối với cơng văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần: ­ Phần thứ  nhất bao gồm từ  “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ  quan, tổ  chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết cơng việc; ­ Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp   theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn   + Kỹ thuật trình bày  Nơi nhận được trình bày tại ơ số 9a và 9b Phần nơi nhận tại ơ số 9a được trình bày như sau: ­ Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản   được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; ­ Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu cơng văn gửi cho một cơ quan,   tổ  chức hoặc một cá nhân thì từ  “Kính gửi” và tên cơ  quan, tổ  chức hoặc cá   nhân được trình bày trên cùng một dịng; trường hợp cơng văn gửi cho hai cơ  quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dịng; tên mỗi cơ quan, tổ chức,   cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ  quan, tổ  chức, cá nhân được trình bày trên một  dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng, cuối dịng có dấu chấm phẩy, cuối   dịng cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dịng được trình bày thẳng hàng   với nhau dưới dấu hai chấm Phần nơi nhận tại ơ số  9b (áp dụng chung đối với cơng văn hành chính  và các loại văn bản khác) được trình bày như sau: ­ Từ  “Nơi nhận” được trình bày trên một dịng riêng (ngang hàng với  dịng chữ  “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề  trái), sau có dấu hai  30 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; ­ Phần liệt kê các cơ  quan, tổ  chức, đơn vị  và cá nhân nhận văn bản  được trình bày bằng chữ  in thường, cỡ  chữ  11, kiểu chữ  đứng; tên mỗi cơ  quan, tổ  chức, đơn vị  và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ  quan, tổ  chức, đơn vị  nhận văn bản được trình bày trên một dịng riêng, đầu dịng có gạch đầu dịng   sát lề  trái, cuối dịng có dấu chấm phẩu; riêng dịng cuối cùng bao gồm chữ  “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan,   tổ  chức), dấu phẩy, chữ  viết tắt tên đơn vị  (hoặc bộ  phận) soạn thảo văn   bản và số  lượng bản lưu (chỉ  trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu  chấm * Biện pháp 2: Biện pháp tìm kiếm một văn bản đã lưu trữ nhanh  chóng nhất Hầu hết trong các trường học hiện nay, cơng tác lưu trữ được thực hiện   một cách ngăn nắp, khoa học đúng theo các văn bản hướng dẫn hiện hành.  Nhưng phương pháp lưu trữ  truyền thống bằng giấy, với số  lượng rất lớn   văn bản như  hiện nay thì tìm kiếm lại một văn bản đã lưu phải tốn nhiều  cơng sức và thời gian (dị tìm trong sổ  văn bản đến để  tìm số  văn bản đến,  sau đó lựa chọn trong hồ sơ lưu) Do đặc thù hiện nay, hầu như  tất cả  văn bản đến điều hành, chỉ  đạo  của cấp trên, nhất là Phịng Giáo dục và Đào tạo  Quận đều được gửi qua hộp  thư điện tử có kèm theo file văn bản Vì vậy muốn quản lý, lưu trữ  văn bản để  dễ  tìm kiếm và nhanh chóng  tơi sử dụng phương pháp đơn giản: ­ Tạo thư mục để chức các văn bản đã nhận (tải xuống từ hộp thư điện  tử). Chia ra từng thư mục nhỏ cho các loại văn bản hợp lý 31 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học ­ Tạo một file bằng Excel có nội dung giống như sổ văn bản đến.  (Sổ đăng ký văn bản đến 2018.xls) ­ Liên kết trích yếu nội dung với file văn bản tương  ứng trong thư mục   chứa văn bản đã nhận theo các bước sau: Khi đang làm việc giống như hình bên dưới, để tạo liên kết trích yếu nội  dung với file văn bản trong thư mục chứa văn bản đã nhận ta đặt chuột vào ơ  cần tạo liên kết trong cột "Tên loại và trích yếu nội dung" nhấn chuột phải.  32 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học Sau khi nhấn chuột phải ta thấy xuất hiện như hình bên dưới, nhấp  chuột trái vào "Hyperlink" và xuất hiện hộp thoại "Insert Hyperlink" 33 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học Trong hộp thoại "Insert Hyperlink" như hình bên dưới, ta chọn thư mục  cần liên kết và kích chọn văn bản cần liên kết Sau đó đánh Tên loại và trích yếu nội dung vào "Text to display"  34 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học Sau đó nhấn chuột vào "Screen Tip", xuất hiện hộp thoại "SetHyperlink   Screentip" và đánh Tên loại và trích yếu nội dung vào "Screen tip text" giống   như hình bên dưới rồi nhấn "OK" Sau khi nhấn "OK" trong hộp thoại "SetHyperlink Screentip" là kết thúc  q trình tạo liên kết Kết thúc q trình liên kết ta đã tạo được liên kết như hình bên dưới, khi  muốn xem văn bản chỉ cần nhấn chuột vào liên kết sẽ xem được văn bản 35 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học ­ Đồng thời tạo bộ lọc cho file này là những mũi tên sổ xuống. Ví dụ ta   muốn tìm văn bản của Phịng, Sở, hoặc nơi nào khác ta vào cột nơi phát hành  bấm vào mũi tên sổ  xuống chọn Phịng, Sở,…. thì file sẽ  lọc ra những văn   bản chỉ của Phịng, hoặc chỉ của Sở, hay của bất cứ nơi nào… Các bước lọc: Bơi đen tồn bộ bảng, kích chọn “Data/Fiter” ­> tạo thành các mũi tên sổ  xuống Kích vào mũi tên sổ  xuống của cột “Tác giả” xuất hiện hộp thoại như  hình bên dưới 36 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học Kích chọn “Phịng GD&ĐT” giống như hình bên dưới Sau đó nhấn “OK” ta sẽ lọc được các file của UBND huyện Thanh Oai   giống như hình bên dưới 37 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học Trên đây là biện pháp cơ  bản đang thực hiện tại trường trong cơng tác  văn thư lưu trữ 2. Hiệu quả sáng kiến kinh nghiệm Qua thời gian thực hiện cơng tác văn thư lưu trữ, các biện pháp trên của   đề  tài đã góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả  quản lý của nhà   trường. Nâng cao tinh thần đồn kết, thống nhất hợp tác cộng đồng trách  nhiệm trong tất cả  các thành viên của tổ  văn phịng, phối hợp và hỗ  trợ  tốt  cho các tổ  chức đồn thể, trong cơng tác soạn thảo văn bản cũng như  điều  hành, chỉ đạo chun mơn nghiệp vụ Trước đây lưu trữ theo truyền thống trên giấy, do số lượng văn bản đến   rất nhiều, để tìm m0 ột văn bản đã lưu tốn nhiều thời gian. Từ  đó tơi đã tìm ra cách lưu trữ   hiện nay, lưu  trên máy, sử  dụng liên kết, và các cơng cụ  tìm kiếm như  đã trình bày ở trên để tìm văn bản đã lưu, thì nhanh chóng và hiệu quả hơn Kết quả  là mọi hoạt động của trường đều thơng suốt, đảm bảo thơng   tin tốt các chủ  trường đường lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà   nước, sự  quản lý, điều hành, chỉ  đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi   38 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học cho các tổ chức cá nhân hồn thành tốt nhiệm vụ, cơng tác báo cáo, thống kê   của nhà trường được thực hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo u  cầu của cấp trên III. KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 1. Kết luận Thực hiện tốt các biện pháp để nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư ­ lưu  trữ sẽ góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin thơng suốt cho mọi hoạt động  quản lý, sự điều hành, chỉ đạo của Ban giám hiệu đạt hiệu quả cao Giúp cho cán bộ, cơng chức nâng cao hiệu suất cơng việc; giải quyết, xử  lý cơng việc nhanh chóng, đầy đủ  cơ  sở  pháp lý, đáp  ứng được u cầu đổi  mới giáo dục hiện nay Tạo cơng cụ  để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các bộ  phận, tổ  chức đồn thể, cá nhân trong nhà trường. Góp phần giữ  gìn những căn cứ,  bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra, thanh tra, giám sát Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học; nâng cao tinh thần trách  nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật những thơng tin có liên  quan đến cơ quan, đơn vị 2. Đề xuất và khuyến nghị Đề tài sáng kiến kinh nghiệm dễ dàng ứng dụng, triển khai thực hiện có   hiệu quả thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy  móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu   cần thiết cho cơng tác văn thư lưu trữ Thường xun tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để  nâng cao trình độ chun mơn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngũ  nhân viên văn thư chính quy, chun nghiệp Trên đây là một vài kinh nghiệm của tơi trong việc thực hiện  “Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng trong cơng tác văn thư, lưu   trữ  tại trường Tiểu học”. Trong q trình thực hiện chắc chắn khơng tránh   khỏi những thiếu sót, rất mong ý kiến của các cấp lãnh đạo, các bạn đồng   nghiệp để  tơi có đuợc nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện cơng tác văn   thư – lưu trữ trường học Tơi xin cam đoan trên đây là SKKN của mình viết, khơng sao chép nội   dung của người khác Hà Nội, ngày 14 tháng 4 năm 2019 39 Một số biện pháp nhằm nâng cao chất lượng cơng tác văn thư ­ lưu trữ tại trường Tiểu học Người viết     Nguyễn Thùy Linh TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Thơng tư  số  01/2011/TT­BNV ngày 19/01/2011 của Bộ  Nội vụ  về  việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 2. Nghị định số 110/NĐ­CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về cơng tác  văn thư 3. Nghị định số  09/2010/NĐ­CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ  về  sửa  đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số  110/NĐ­CP ngày 08/04/2004 của  Chính phủ về cơng tác văn thư 4. Nghị định số 58/2001/NĐ­CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản  lý và sử dụng con dấu 5. Nghị  định số  38/2009/NĐ­CP ngày 01/04/2009 về  sửa đổi, bổ  sung  một số điều của Nghị định số  58/2001/NĐ­CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về  quản lý và sử dụng con dấu 6. Luật lưu trữ số  01/2011/QH13 đã được Quốc hội nước Cộng hồ xã  hội chủ nghĩa Việt Nam khố XIII, kỳ họp thứ 2 thơng qua ngày 11 tháng 11   năm 2011 7. Thông tư 07/2012/TT­BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng  dẫn quản lý văn bản, lập hồ  sơ  và nộp lưu hồ  sơ, tài liệu vào Lưu trữ  cơ  quan.  40 ...  tài ? ?Một? ?số ? ?biện? ?pháp   nhằm? ?nâng? ?cao? ?chất? ?lượng? ?công? ?tác? ?văn? ?thư,? ?lưu? ?trữ ? ?tại? ?trường? ?Tiểu   học? ?? Một? ?số? ?biện? ?pháp? ?nhằm? ?nâng? ?cao? ?chất? ?lượng? ?công? ?tác? ?văn? ?thư ­? ?lưu? ?trữ? ?tại? ?trường? ?Tiểu? ?học B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ...  sơ, chọn lọc và nộp vào? ?lưu? ?trữ.  Cho nên làm tốt  công? ?tác? ?văn? ?thư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho? ?công? ?tác? ?lưu? ?trữ? ?sau này 16 Một? ?số? ?biện? ?pháp? ?nhằm? ?nâng? ?cao? ?chất? ?lượng? ?công? ?tác? ?văn? ?thư ­? ?lưu? ?trữ? ?tại? ?trường? ?Tiểu? ?học. .. 37 Một? ?số? ?biện? ?pháp? ?nhằm? ?nâng? ?cao? ?chất? ?lượng? ?cơng? ?tác? ?văn? ?thư ­? ?lưu? ?trữ? ?tại? ?trường? ?Tiểu? ?học Trên đây là? ?biện? ?pháp? ?cơ  bản đang thực hiện? ?tại? ?trường? ?trong cơng? ?tác? ? văn? ?thư? ?lưu? ?trữ 2. Hiệu quả? ?sáng? ?kiến? ?kinh? ?nghiệm