Quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn và tổ chức trực thuộc ủy ban nhân dân huyện cư mgar, tỉnh đắk lắk

4 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …… /……… BỘ NỘI VỤ … /…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHAN THỊ THU OANH QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN VÀ TỔ CHỨC TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƢ M’GAR, TỈNH ĐĂK LĂK LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG ĐẮK LẮK, NĂM 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …… /……… BỘ NỘI VỤ … /…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHAN THỊ THU OANH QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN VÀ TỔ CHỨC TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƢ M’GAR, TỈNH ĐĂK LĂK LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC TS Nguyễn Thị Lan Anh ĐẮK LẮK, NĂM 2020 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu cá nhân Nội dung thông tin số liệu kết nghiên cứu luận văn trung thực Tài liệu tham khảo sử dụng tài liệu công bố Đăk Lăk, ngày tháng Tác giả luận văn Phan Thị Thu Oanh năm 2020 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chương trình khóa học Thạc sĩ Quản lý cơng, niên khóa 2017 – 2019 Phân viện Học viện Hành Quốc gia khu vực Tây Nguyên, nhận quan tâm, giúp đỡ, động viên lãnh đạo Học viện, lãnh đạo Phân viện, thầy, cô giáo giảng dạy đặc biệt hướng dẫn tận tình, chu đáo TS Nguyễn Thị Lan Anh tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành luận văn Tơi xin bày tỏ lịng cảm ơn sâu sắc ủng hộ, giúp đỡ Tơi xin trân trọng cảm ơn thầy, cô giáo Ban Quản lý đào tạo Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia; Phịng Quản lý đào tạo, bồi dưỡng, Phân viện Học viện Hành Quốc gia khu vực Tây Nguyên; lãnh đạo UBND huyện Cư M’gar, đồng nghiệp bạn bè tạo điều kiện, giúp đỡ tơi suốt q trình học tập nghiên cứu Tuy cố gắng đầu tư thời gian cơng sức q trình nghiên cứu tơi hiểu luận văn khơng thể tránh khỏi thiếu sót, mong q thầy, giáo góp ý để luận văn hoàn thiện Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả luận văn Phan Thị Thu Oanh DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT - HĐND : Hội đồng nhân dân - UBND : Ủy ban nhân dân - VTLT : Văn thư, lưu trữ - CCVC: Công chức, viên chức MỤC LỤC CÁC BẢNG BIỂU Số hiệu Tên bảng Trang 2.1 Số lượng văn ban hành từ năm 2014 - 2018 52 2.2 Tổng hợp số liệu văn 53 2.3 Tổng hợp số liệu văn đến 54 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Chƣơng CƠ SỞ KHOA HỌC QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ 1.1 Những vấn đề chung công tác văn thƣ, lƣu trữ 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.2 Công tác lưu trữ 16 1.1.3 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 23 1.2 Quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 24 1.2.1 Khái niệm quản lý nhà nước 24 1.2.2 Nội dung quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 25 1.2.3 Trách nhiệm quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 26 1.2.4 Trách nhiệm đạo, tổ chức, thực công tác văn thư, lưu trữ quan 31 1.2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước 34 1.2.6 Các yếu tố ảnh hưởng dến quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 36 Tiểu kết chƣơng 38 Chƣơng 39 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ 39 ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN VÀ TỔ CHỨC 39 TRỰC THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƢ M’GAR 39 2.1 Giới thiệu Uỷ ban nhân dân huyện Cƣ M’gar 39 2.1.1 Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Cư M’gar 39 2.1.2 Cơ cấu tổ chức chức năng, nhiệm vụ quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar 40 2.2 Thực trạng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 46 2.2.1 Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ 46 2.2.2 Tổ chức, cán làm công tác văn thư, lưu trữ 49 Đối với tổ chức, cán làm công tác văn thư: 49 2.2.3 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 50 2.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng chế độ công chức, viên chức văn thư, lưu trữ 67 2.2.5 Cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ cơng tác văn thư, lưu trữ 69 2.3 Đánh giá thực trạng quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 70 2.3.1 Ưu điểm 70 2.3.2 Hạn chế 71 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 73 Tiểu kết chƣơng 75 Chƣơng 76 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ 76 VĂN THƢ, LƢU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN, 76 TỔ CHỨC TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƢ M’GAR 76 3.1 Sự cần thiết hoàn thiện quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cƣ M’gar 76 3.2 Những giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 78 3.2.1 Nâng cao nhận thức công tác văn thư, lưu trữ ý thức chấp hành pháp luật công tác văn thư, lưu trữ 78 3.2.2 Xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 80 3.2.3 Tổ chức nhân làm công tác văn thư, lưu trữ 84 3.2.4 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định 87 3.2.5 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ 91 3.2.6 Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 92 3.2.7 Ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 92 Tiểu kết chƣơng 95 KẾT LUẬN 96 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý nhà nước, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành nhiệm vụ lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành sử dụng văn nói riêng, với cơng tác VTLT nói chung Cơng tác VTLT khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức; giữ vị trí quan trọng quản lý nhà nước nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc Mỗi quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng trình hoạt động hình thành văn bản, giấy tờ để giải công việc hành văn bản, giấy tờ có giá trị lưu trữ để tra cứu, sử dụng cần thiết Đây văn gốc, văn chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý Các công việc liên quan đến trình tạo lập, quản lý, lưu giữ sử dụng văn bản, hồ sơ, tài liệu nội dung công tác VTLT Công tác đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho lãnh đạo, quản lý điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức bảo đảm việc lưu giữ, cung cấp hồ sơ, tài liệu nguồn thông tin khứ phục vụ yêu cầu kiểm tra, đánh giá, tổng kết thực tiễn, nghiên cứu lịch sử, khoa học Thực tốt cơng tác VTLT giữ lại tài sản thông tin quý giá, chứng cụ thể chủ trương, đường lối, sách, kinh nghiệm quý báu Đảng Nhà nước lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng… nhằm phục vụ cho cơng việc trình nghiên cứu trước mắt lâu dài Mặc dù cơng tác VTLT có từ lâu, song có quan điểm cho công việc vụ, giấy tờ đơn ngày người làm nghiệp vụ VTLT nên chưa trọng quan tâm, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đắn đánh giá tầm quan trọng công tác VTLT Hiệu hoạt động quan, tổ chức có phần phụ thuộc lớn vào chất lượng công tác VTLT Chính vậy, cơng tác VTLT vừa mang tính trị, quản lý, vừa mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật công việc không người làm VTLT mà tất cán bộ, CCVC tùy theo chức trách, nhiệm vụ, chuyên môn Cơ quan, tổ chức làm tốt cơng tác VTLT góp phần giải cơng việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác hiệu cao Do tầm quan trọng công tác VTLT, Đảng Nhà nước ta năm qua ban hành nhiều văn quản lý, đạo công tác VTLT hướng dẫn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý dấu, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Thực quy định Nhà nước đáp ứng yêu cầu thực tiễn công tác, thời gian gần đây, lãnh đạo UBND huyện Cư M’gar quan tâm đến công tác VTLT đạo, ban hành văn quản lý VTLT; cử lãnh đạo, chuyên viên tham gia lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT; đầu tư trang thiết bị, sở vật chất, phục vụ công tác VTLT hoạt động quan; quản lý quy trình soạn thảo ban hành văn bản; sử dụng phần mềm quản lý văn hành để xử lý theo dõi, quản lý văn đi, văn đến quan; thực quản lý sử dụng dấu theo quy định Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt công tác VTLT, quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện, văn phòng, ban chun mơn tham mưu cịn sai sót thể thức, thẩm quyền ban hành; việc quản lý văn đi, đến chưa chặt chẽ; việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ chưa thành nề nếp; hoạt động thu thập, xác định giá trị, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực theo quy định chưa đáp ứng yêu cầu cơng tác Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan chuyên môn tổ chức trực thuộc Ủy ban làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ quan, tổ chức Bên cạnh đó, cần có buổi hội nghị cập nhật thông tin quản lý công tác VTLT lãnh đạo quan, tổ chức Có vậy, nghiệp vụ VTLT nói riêng cơng tác VTLT nói chung đạt kết tốt, đáp ứng yêu cầu thông tin văn cho hoạt động quan, tổ chức 3.2.4 Tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định ối với việc tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư: - Bên cạnh việc tiếp tục thực trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn hành theo quy định, lãnh đạo quan, tổ chức huyện đội ngũ CCVC chuyên môn cần phải thường xuyên cập nhật văn quy định mới, bổ sung Nhà nước quản lý nhà nước, lĩnh vực chuyên môn, ngành nghề xây dựng ban hành văn để chất lượng văn soạn thảo ban hành tốt nội dung hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày - Ngồi hình thức tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật, nâng cao nhận thức chung VTLT trên, Phòng Nội vụ huyện tham mưu tổ chức khóa học kỹ nghiệp vụ cụ thể theo chuyên đề soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu, quản lý, sử dụng hồ sơ…cho đội ngũ CCVC trực tiếp làm công tác soạn thảo văn bản, lập hồ sơ CCVC làm VTLT khối quan UBND huyện tổ chức trực thuộc - CCVC VTLT cần đảm bảo thông tin hai chiều cho quan, tổ chức mình, cập nhật nhanh chóng, xác thơng tin, liệu phần mềm quản lý văn quan, thường xuyên nâng cao tinh thần tự học tập, tự rèn luyện đáp ứng tốt yêu cầu công việc giao - Sau Quy chế công tác VTLT quan, tổ chức ban hành, cần triển khai Quy chế thực tế cách nghiêm túc Theo đó, thực 87 quy trình xử lý văn đi, đến với phân công trách nhiệm cụ thể, theo chế phối hợp hoạt động văn thư Văn phòng HĐND – UBND với quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện để có phối hợp ăn ý nhịp nhàng, tránh tình trạng phải nhắc nhắc lại có văn đến Cần lập sổ giao nhận văn đến để tránh tình trạng làm văn bản, nâng cao trách nhiệm quan, tổ chức tiếp nhận xử lý văn - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan khâu quan trọng quản lý sử dụng tài liệu lưu trữ có giá trị, ý nghĩa địa phương quốc gia Vì UBND huyện cần đặc biệt quan tâm đạo tổ chức thực việc lập hồ sơ, quan, tổ chức, cá nhân phải thực theo quy chế, năm phải lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ ộ phận VTLT có trách nhiệm giúp lãnh đạo hướng dẫn, đôn đốc việc lập hồ sơ quan Hồ sơ cần lập theo nguyên tắc phương pháp nghiệp vụ để bảo đảm chất lượng, xếp logic, hợp lý để tra tìm, sử dụng dễ dàng, thuận lợi; việc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan lưu trữ lịch sử phải tiến hành theo quy định Nhà nước Đối với tất CCVC, chuyên viên quan, tổ chức thuộc trực thuộc UBND huyện, lập hồ sơ công việc phải trở thành phần hoạt động chuyên môn thường xuyên, bắt buộc Việc lập hồ sơ công việc cần quan đưa thành tiêu chí để đánh giá hồn thành nhiệm vụ, xét thi đua khen thưởng năm, biện pháp để cải thiện dần tình trạng tài liệu bị chất đống, tồn đọng Cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, thường xuyên chuyển giao văn hướng dẫn công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan để quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện thấy hết tầm quan trọng việc lưu trữ, đồng thời lãnh đạo cần có chế tài xử lý thích hợp hiệu 88 Nâng cao chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ quan giao nộp vào lưu trữ lịch sử Vì cần có biện pháp đồng để góp phần nâng cao hiệu chất lượng công tác lập hồ sơ Một biện pháp quan trọng đạo, hướng dẫn quan quản lý nhà nước công tác VTLT Đồng thời, CCVC làm công tác văn thư phải thường xuyên trao đổi kiến thức vững vàng, nắm rõ văn đạo, hướng dẫn để cơng tác lập hồ sơ diễn quy trình cách thống nhất, khoa học nghiệp vụ Ngoài tăng cường quan tâm lãnh đạo, ý thức trách nhiệm kiên trì phận văn thư chuyên trách thuộc Văn phòng HĐND – UBND huyện cán lưu trữ huyện việc hướng dẫn, kiểm tra quan chuyên môn tổ chức trực thuộc, cần nâng cao ý thức trách nhiệm CCVC phải tự giác chấp hành pháp luật lập hồ sơ hành nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức, tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tích đống lựa chọn giữ lại hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ nghiên cứu trước mắt quan đưa vào lưu trữ lịch sử tỉnh - Trong việc quản lý dấu cần phải quán triệt tầm quan trọng dấu, quy trình đóng dấu theo quy định pháp luật; trách nhiệm người quản lý sử dụng dấu quan; bố trí người có đủ chun mơn, có trách nhiệm tin cậy quản lý sử dụng dấu quan ối với việc tổ chức thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ: - Đối với công tác phân loại tài liệu, để đạt chất lượng tốt, cần xây dựng phương án phân loại tài liệu sở văn quy định phân loại tài liệu phù hợp với thực tế tài liệu quan, tổ chức - Công tác xác định giá trị tài liệu cần đẩy mạnh khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu để lựa chọn tài liệu có giá trị cần lưu trữ hay có 89 thể loại bỏ hết giá trị Để xử lý tài liệu tích đống quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện, cần phải triển khai công tác chỉnh lý tài liệu với mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng tài liệu nhiều hay để chỉnh lý hồn chỉnh Cần phải quan tâm đến công tác chỉnh lý sơ bộ, chỉnh lý phơng có trọng tâm để nhanh chóng đưa hồ sơ tài liệu quan, tổ chức phục vụ cho việc nghiên cứu sử dụng Ngoài ra, làm thủ tục tiêu hủy khối tài liệu hết giá trị tạo điều kiện bảo quản tốt tài liệu có giá trị vĩnh viễn trước đưa vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vì vậy, cần xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện - Đồng thời với việc chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng lịch sử để lại, cần liệt đạo tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ; giải dứt điểm thực trạng sau giải xong công việc, hầu hết tài liệu CCVC bảo quản nơi làm việc, tài liệu không lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ quan Vì vậy, CCVC phải lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ lập vào đầu năm phải nộp hồ sơ vào lưu trữ quan đến thời hạn - Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, tiếp nối kết đạt được, công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cần tiếp tục tăng cường Đặc biệt cần phổ biến, yêu cầu CCVC q trình tham mưu giải cơng việc, soạn thảo văn phải lập sử dụng hồ sơ nguyên tắc làm sở, tham mưu, đề xuất; sử dụng tài liệu lưu trữ nguồn thông tin khứ tin cậy thu thập, xử lý thông tin Cần xây dựng nội quy kho lưu trữ để việc khai thác sử dụng tài liệu vào nề nếp, nâng cao ý thức giữ gìn tài liệu, góp phần vào cơng tác lưu trữ huyện tốt - Thực công tác thống kê, kiểm tra, quản lý tài liệu lưu trữ kho Thường xuyên vệ sinh kho lưu trữ; cần có biện pháp bảo quản tài liệu chống mối mọt, côn trùng, động vật gặm nhấm, khói bụi 90 3.2.5 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí cho cơng tác văn thư, lưu trữ - Cần bố trí kho lưu trữ đủ tiêu chuẩn Kho phải bố trí nơi thuận lợi cho giao tiếp trang bị đủ bàn, ghế làm việc; máy vi tính; máy photocoppy; máy fax; điện thoại, tủ, giá kệ, hộp, cặp bìa hồ sơ, máy điều hịa; đồng hồ treo tường vật phẩm văn phòng cần thiết; danh bạ điện thoại danh sách quan thường xuyên liên hệ; kho tàng bảo quản tài liệu Trước mắt cần bố trí thêm bàn đọc phòng đọc riêng kho lưu trữ; bước phấn đấu trang bị đồng bộ, đại trang thiết bị phục vụ cho cơng tác VTLT Có vậy, tài liệu lựa chọn lưu giữ kho bảo quản khơng bị lão hóa thời gian bảo quản lâu dài cho muôn đời sau; đồng thời phục vụ trực tiếp, thường xuyên cho nhu cầu sử dụng cán bộ, CCVC quan, người dân cách thuận lợi, hiệu quả, phát huy giá trị tài liệu - Để lập dự tốn kinh phí cho nội dung công việc, người làm VTLT cần tham mưu cho lãnh đạo dựa sở pháp lý, văn quy phạm pháp luật, thực trạng nhu cầu trang thiết bị công tác VTLT Cần bổ sung kinh phí năm để tổ chức chỉnh lý lượng hồ sơ tồn đọng Khi sở vật chất, kinh phí cung cấp đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác VTLT thực cách tốt Giải pháp sở vật chất, kinh phí khơng phải giải pháp định đến hiệu công tác VTLT đánh giá quan trọng, có vai trị hỗ trợ đắc lực cho công tác VTLT đạt kết cao 91 3.2.6 Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ - Để bảo đảm việc quản lý nhà nước VTLT tổ chức thực công tác VTLT tuân thủ pháp luật đáp ứng yêu cầu phục vụ nhiệm vụ trị huyện, cần tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định cơng tác VTLT Phịng Nội vụ tham mưu, giúp U ND huyện xây dựng kế hoạch, tổ chức thực kiểm tra định kỳ đột xuất phịng chun mơn TC nghiệp Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị thông báo cho quan, tổ chức kiểm tra biết; có hình thức khen thưởng, khuyến khích đơn đốc, nhắc nhở, phê bình phù hợp Thơng qua kết kiểm tra cịn nắm bắt tình hình, tăng cường điều chỉnh việc quản lý, đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể, đáp ứng yêu cầu thực tế Thường xuyên đôn đốc, kiểm tra công tác VTLT phát sáng kiến, cách làm hay CCVC để kịp thời động viên, khen thưởng giúp họ hăng say với công việc - Hằng năm tiến hành tổng kết cơng tác VTLT nhằm đánh giá lại kết đạt được, ưu, khuyết điểm trình thực khâu nghiệp vụ công tác VTLT nhằm kịp thời chấn chỉnh, xử lý kịp thời xây dựng chương trình, kế hoạch, biện pháp tiếp theo, đảm bảo nâng cao chất lượng công tác VTLT 3.2.7 Ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thƣ, lƣu trữ Hiện nay, hầu hết quan, tổ chức ứng dụng máy tính vào việc soạn thảo văn số quan, tổ chức bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập sở liệu, quản lý văn đi, văn đến Trong đó, khả ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ công tác văn thư lập hồ sơ môi trường mạng chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý 92 thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn ngày gia tăng Do vậy, việc ứng dụng công nghệ vào công tác VTLT để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc yêu cầu bắt buộc cần phải hoàn thành sớm bối cảnh, yêu cầu Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác VTLT quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện, cần giải pháp như: - Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định hướng dẫn Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hệ thống bảo đảm chức để thực việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan môi trường mạng - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trình tra cứu cổng thông tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thơng tin có u cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận - Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thơng tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an toàn điều hành tác nghiệp quan liên quan - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho CCVC chuyên trách CCVC làm công tác kiêm nhiệm VTLT; tăng cường tập huấn bồi dưỡng ứng dụng CNTT; thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng CNTT CCVC làm công tác VTLT - Do phát triển khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phịng khơng giấy hình thành, cơng việc phận VTLT giảm tải để tài liệu 93 lưu trữ thực có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi có độ xác cao có giá trị đặc biệt ln phải quản lý thống phận VTLT Hiện nay, nhiệm vụ bảo quản an tồn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ bước tất yếu lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành theo xu phát triển xã hội hội nhập giới Tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử pdf Đây hình thức lưu trữ ngày phổ biến thư viện quan lưu trữ giới Chúng ta cần có thay đổi để làm phong phú thêm hình thức tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ Trong đó, để phục vụ độc giả gián tiếp sử dụng tài liệu số hóa môi trường mạng, UBND huyện cần xác định nội dung, thành phần tài liệu cần số hóa, giới thiệu danh mục tài liệu, thành phần tài liệu website để độc giả biết Trên sở nhu cầu đăng ký, quan lưu trữ phục vụ từ xa trực tiếp Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ thu hẹp không gian lưu trữ Đồng thời, công tác quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ, truy xuất nhanh 94 Tiểu kết chƣơng Dựa vào sở khoa học, pháp lý thực tiễn công tác VTLT UBND huyện Cư M’gar, tác giả luận văn trình bày cần thiết phải hoàn thiện quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar giai đoạn Từ đó, luận văn đề xuất giải pháp nâng cao nhận thức ý thức chấp hành pháp luật công tác VTLT; xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ; hoàn thiện tổ chức nhân sự; tổ chức thực khâu nghiệp vụ, tăng cường sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí, tăng cường cơng tác kiểm tra, hướng dẫn, tổng kết ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác VTLT Thực giải pháp điều kiện cụ thể, theo lộ trình ưu tiên, đầu tư hợp lý bước nâng cao chất lượng công tác VTLT, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động UBND huyện 95 KẾT LUẬN Công tác VTLT đóng vai trị quan trọng hoạt động quan, tổ chức nói chung, hoạt động quan hệ thống hành nhà nước nói riêng gắn liền với chức quản lý, với việc văn hóa thơng tin quản lý Đối với UBND huyện Cư M’gar, tài liệu hình thành hoạt động quan chun mơn tổ chức trực thuộc có khối lượng tương đối lớn, nội dung tài liệu phong phú, quan trọng, phần lớn tài liệu quản lý hành nhà nước, phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND hệ thống quyền địa phương Việc thực tốt cơng tác VTLT góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu, đạo, điều hành cung cấp thông tin kịp thời, xác cho quan, tổ chức, cá nhân, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp xây dựng phát triển kinh tế xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng huyện Cư M’gar giai đoạn Việc nghiên cứu sở khoa học sở pháp lý quản lý nhà nước công tác VTLT cho thấy mặt hoạt động máy quản lý nói chung VTLT nhà nước ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước UBND cấp huyện Quản lý nhà nước bảo đảm cho hoạt động VTLT tuân thủ pháp luật; đồng thời bảo đảm để công tác VTLT phục vụ thông tin tốt cho hoạt động quản lý nhà nước hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức hiệu lực, hiệu Nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện cho thấy rõ tình hình thực tế công tác này, ưu điểm, hạn chế nguyên nhân ưu điểm, hạn chế Đây sở để tác giả luận văn đưa giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’ gar phù hợp với 96 điều kiện thực tế, phục vụ cho việc thực nhiệm vụ trị theo vai trị, vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Tuy nhiên vấn đề nghiên cứu lớn, nên việc xây dựng hệ thống giải pháp, nhóm giải pháp điều kiện thực đòi hỏi nhiều kiến thức sâu rộng, lập luận, lý giải đảm bảo tính khoa học đại, phù hợp với thực tế khách quan Trong phạm vi đề tài, tác giả có nhiều cố gắng song khả nghiên cứu, điều kiện khảo sát hạn chế, chắn kết nghiên cứu đề tài không tránh khỏi nhiều thiếu sót Rất mong nhận góp ý, bảo thầy, cô, nhà khoa học người đọc Trân trọng./ 97 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ộ Nội vụ 2007), Thông tư số /2007/TT-B V ngày hướng d n kho lưu trữ chuyên dụng, Hà Nội ộ Nội vụ (2010), Thông tư số TT-B V ngày uy định định mức kinh tế – k thuật chỉnh lý tài liệu giấy, Hà Nội ộ Nội vụ 2011), Thông tư số TT-B V ngày ướng d n thể thức k thuật trình bày văn hành ch nh, Hà Nội Bộ Nội vụ (2011), Thông tư TT-B V ngày quy định th i hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt đ ng quan, tổ chức, Hà Nội ộ Nội vụ 2012), Thông tư số TT-B V ngày hướng d n quản lý văn bản, lập hồ sơ n p lưu hồ sơ, tài liệu vào ưu trữ quan, Hà Nội Bộ Nội vụ (2013), Thông tư TT-B V ngày hướng d n ây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội ộ Nội vụ 2014), Thông tư số TT-B V ngày uy định định mức kinh tế – k thuật tạo lập sở liệu tài liệu lưu trữ, Hà Nội Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/201 hướng d n chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở N i vụ thu c Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thu c Trung ương, Phòng N i vụ thu c Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thu c tỉnh, Hà Nội ộ Nội vụ (2014), Thông tư số TT-B V ngày ướng d n giao, nhận tài liệu lưu trữ vào ưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội 10 ộ Nội vụ (2014), Thông tư số TT-B V ngày ướng d n ác định quan, tổ chức thu c nguồn n p lưu vào ưu trữ lịch sử cấp, Hà Nội 98 11 Bộ Nội vụ (2018), Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 quy định chế đ báo cáo thống kê ngành n i vụ, Hà Nội 12 Bộ Nội vụ (2019), Thông tư TT-B V ngày quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý công việc quan, tổ chức, Hà Nội 13 Bộ Nội vụ (2019), Thông tư TT-B V ngày quy định tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, Hà Nội 14 Bộ Nội vụ, (2019), Quyết định số -B V ngày quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư ưu trữ nhà nước, Hà Nội 15 Bộ Thông tin Truyền thông (2017), Thông tư TT-BTTTT ngày quy định sử dụng chữ ký số cho văn điện tử quan nhà nước, Hà Nội 16 Chính phủ 2004), ghị định số 110/2004/ -CP ngày cơng tác văn thư, Hà Nội 17 Chính phủ 2010), ghị định số 2010/N -CP ngày sửa đổi, bổ sung m t số điều ghị định 10/2004/N -CP Ch nh phủ công tác văn thư, Hà Nội 18 Chính phủ 2013), ghị định số -CP ngày quy định chi tiết thi hành m t số điều uật ưu trữ, Hà Nội 19 Chính phủ (2014), Nghị định số -CP ngày 05/5/2014 quy định tổ chức quan chuyên môn thu c Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thu c tỉnh, Hà Nội 20 Chính phủ (2016), Nghị định -CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu, Hà Nội 99 21 Chính phủ (2017), Nghị định số -CP ngày quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức B N i vụ, Hà Nội 22 Chính phủ (2018), Luật Bảo vệ b mật nhà nước năm 23 Lê Thị ích Thuận 2008), , Hà Nội ồn thiện cơng tác văn thư bối cảnh cải cách hành ch nh trư ng ại h c Văn h a i, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành cơng, Học viện hành quốc gia 24 Lưu Kiếm Thanh (2010), Giáo trình văn phòng, văn thư lưu trữ quan nhà nước, Nxb Khoa học kỹ thuật 25 Nguyễn Thị Lan Anh (2006), Nghiên cứu, xây dựng bảng th i hạn bảo quản m u tài liệu phông Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thu c Trung ương", Luận văn Thạc sỹ Lưu trữ Quản trị văn phòng Đại học khoa học xã hội nhân văn, ĐHQG Hà Nội 26 Nguyễn Thị Lan Anh (2013), Về cơng tác văn thư, lưu trữ nay, Tạp chí Quản lý nhà nước, số 213 27 Nguyễn Thị Lan Anh (2018), Sử dụng tài liệu lưu trữ hoạt đ ng quan hành ch nh nhà nước Việt Nam, Luận án Tiến sĩ Quản lý công, Học viện Hành Quốc gia 28 Quốc hội (2001), Pháp lệnh ưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001, Hà Nội 29 Quốc hội (2011), uật ưu trữ số 30 Quốc hội ( 2015), ngày , Hà Nội uật Ban hành văn quy phạm pháp luật số ngày , Hà Nội 31 Quốc hội (2015), Luật Tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19/6/2015, Hà Nội 100 32 UBND Huyện Cư M’gar 2016), Quyết định số 02/2016 QĐ-UBND ngày 14/9/2016 ban hành quy chế làm việc Ủy ban nhân dân huyện Cư M’gar kh a VIII, nhiệm kỳ 2016 – 2021, Đăk Lăk 101 ... TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ VĂN THƢ, LƢU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN VÀ TỔ CHỨC TRỰC THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CƢ M’GAR 2.1 Giới thiệu Uỷ ban nhân dân huyện Cƣ M’gar Huyện Cư M’gar huyện thuộc. .. làm chương Chương 1: Cơ sở khoa học quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan chuyên môn tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar Chương 3: Một... trạng quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar - Đề xuất số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước VTLT quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện Cư M’gar