THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU MÁY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG

Chứng từ sử dụng Theo quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiềnlương, kế toán sử dụng các chứn

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI XUẤT

NHẬP KHẨU MÁY THIẾT BỊ PHỤ TÙNG.

2.1 Kế toán tiền lương tại Công ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng.

2.1.1 Chứng từ sử dụng

Theo quyết định số 15/2006/ QĐ- BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về chế độ chứng từ kế toán lao động tiềnlương, kế toán sử dụng các chứng từ sau:

+ Bảng chấm công số 01a – LĐ - TL+ Bảng thanh toán lương số 02 – LĐ - TL+ Bảng thanh toán tiền thưởng số 05 – LĐ - TL+ Phiếu xác nhận SP hoặc công việc hoàn thành số 06 – LĐ - TL.Ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước, trong các doanhnghiệp có thể sử dụng theo các chứng từ kế toán hướng dẫn như sau:

+ Phiếu làm thêm giờ số 076 – LĐ – TL+ Hợp đồng giao khoán số 08 – LĐ - TL+ Biên bản điều tra tai nạn lao

Tại công ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy và thiết bị phụ tùng

kế toán tiền lương được chia làm hai hình thức: hình thức trả lương thờigian áp dụng cho lao động gián tiếp và hình thức trả lương theo doanh số

áp dụng cho lao động trực tiếp

* Lao động gián tiếp : hưởng lương theo thời gian, các chứng từ sửdụng là :

- Bảng chấm công

- Bảng thanh toán tiền lương

- Bảng tổng hợp lương gián tiếp

Ví dụ : Phòng dự án có 5 nhân viên

Dưới đây là bảng chấm công và bảng thanh toán lương của các nhân viên phòng dự án

Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng

Bộ phận: Phòng dự án

Bảng chấm công Tháng 03 năm 2010

1 2

1 3

1 4

1 5

1 6

1 7

1 8

1 9

2 0

2 1

2 2

2 3

2 4

2 5

2 6

2 7

2 8

2 9

3 0

3 1

Đơn Vị: Công ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy và thiết bị phụ tùng

Tổng số Tạm ứng

kỳ I

Các khoản khấu trừ 8,5%

BH

Kỳ II được lĩnh

SP

Số tiề n

Thủ trưởng đơn vị Kế toán thanh toán Người lập biểu

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

BẢNG TỔNG HỢP LƯƠNG GIÁN TIẾP

Hà Nội, ngày 31 tháng 03 năm 2010

Thủ trưởng đơn vị Kế toán thanh toán Người lập biểu

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (K ý, họ tên)

 Lao động trực tiếp: Hưởng lương theo doanh số, các chứng từ sử dụng

gồm có:

(đồng/sp) (đồng)Phòng kinh

Công ty Cp thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng

BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH

Tổng cộng

Lương

Các khoản khác

Cộng có Tk 334

KPCĐ (2%)

BHXH (16%) BHYT (3%)

BHTN (1%)

Từ Bảng thanh toán tiền lương ta có thể biết được số tiền mà CNV đã tạmứng kỳ I CNV muốn tạm ứng tiền phải viết Giấy Đề Nghị Tạm ứng

Đơn vị: CT CP TM XNK m áy & thiết bị phụ tùng Mẫu Số: 03-TT

Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lậpphiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng Giấy này do người xin tạm ứng viết một liên

và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị( người xét duyệt tạm ứng) Người xin tạm ứngphải ghi rõ họ tên địa chỉ số tiền xin tạm ứng lý do tạm ứng và thời hạn thanhtoán

Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ýkiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi Căn cứ quyết định cửa thủ trưởng kế

toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ quỹ làm thủtục xuất quỹ

Sau khi lập bảng đề nghị tạm ứng này kế toán sẽ tổng hợp các số liệu củatừng bộ phận để lập bảng thanh toán tạm ứng cho toàn công ty

Mục đích: Bảng đề nghị tạm ứng này là để lấy căn cứ số liệu để lập phiếuchi và sau này khi trả lương sẽ lấy số tạm ứng vào bảng thanh toán tiền lương vàkhi trả lương sẽ trừ đi khoản tạm ứng đã chi

Đơn Vị: Công ty CP TM XNK Máy và thiết bị phụ tùng

Mẫu Số 02- TT Số 78 Địa Chỉ: Phòng dự án QĐsố15/2006/QĐ-BTC

Kèm theo : Bảng kê chi tiết

Thủ Trưởng Đơn Vị Kế Toán Trưởng Thủ Quỹ Người Nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Ba triệu đồng chẵn

Phiếu chi dùng để xác định các khoản tiền mặt ngoại tệ, vàng bạc, đáquý thực tế xuất quỹ và căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và ghi vào sổ

kế toán Nội dung và cách lập phiếu chi tương ứng như phiếu thu, chỉ khác làphiếu chi phải được kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị xem xét và ký duyệt chitrước khi xuất quỹ.

Phiếu chi được lập thành 2 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lậpphiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ… Sau khinhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ ký, ký tên

và ghi rõ họ tên Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vàophiếu chi

Liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu

Liên thứ 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùngvới chứng từ gốc để vào sổ kế toán.Liên thứ 3 (nếu có) giao cho người nhận tiền

để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền

2.1.2 Phương pháp tính lương

Do đặc điểm kinh doanh sản phẩm của công ty nên chủ yếu công ty tínhlương theo sản phẩm và lương theo thời gian Tùy thuộc vào từng trường hợp cụthể mà công ty áp dụng phương pháp phù hợp

Tính lương theo thời gian :

 Hình thức tiền lương thời gian giản đơn: là tiền lương được tính theothời gian làm việc và đơn giá lương thời gian

 Công thức:

Tiền lương thời gian =

Tiền lương thời gian gồm:

 Tiền lương tháng: là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợpđồng lao động hoăc trả cho người lao động theo thang bậc lương quyđịnh gồm tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp như phụ cấp tráchnhiệm phụ cấp khu vực…(nếu có)

 Tiền lương tháng chủ yếu áp dụng cho công nhân viên làm công tácquản lý hành chính nhân viên quản lý kinh tế nhân viên thuộc cácnghành hoạt động không có tính chất sản xuất Tiền lương thang gồmtiền lương chính và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương

- Tiền lương chính là tiền lương được trả theo ngạch bậc tức là căn cứ theotrình độ người lao động nội dung công việc và thời gian công tác

- Tiền lương chính được tính theo công thức:

Trong đó:

Thời gian làm việc thực tế

Đơn giá tiền lương thời gian (hay mức lương thời gian)

X

Tiên lương tháng

Số ngày làm việc theo chế độ qui định trong tháng

Tiền lương ngày

Số giờ làm việc trong ngày theo chế độ (8h)

- Hi: hệ số cấp bậc i

- Mn: mức lương tối thiểu

- PC: phụ cấp (đó là khoản phải trả cho người lao động chưa

được tính vào lương chính)

- Tiền lương phụ cấp gồm hai loại:

 Loai 1: tiền lương phụ cấp = Mn x hệ số phụ cấp

 Loại 2: tiền lương phụ cấp = Mn x Hi x hệ số phụ cấp

- Tiền lương tuần: là tiền lương trả cho một tuần làm việc

Công thức:

Tiền lương tuần phải trả =

- Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc và là căn cứ đểtính trợ cấp BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên trả lương cho cán bộcông nhân viên những ngày hội họp học tập và lương hợp đồng

Tiền lương ngày =

- Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc làm căn cứ để tínhphụ cấp làm thêm giờ

Tiền lương giờ =

Tiền lương giờ thường làm căn cứ để tính phụ cấp làm thêm giờ…

Tiền lương tháng X 12 tháng

52 Tuần

tiền lương thờigian giản đơn tiền thưởng

có tính chất lương

- Lương công nhật: là tiền lương tính theo ngày làm việc và mức tiền lươngngày trả cho người lao động tạm thời chưa xếp vào thang bậc lương Mức tiềncông nhật do người sử dụng lao động và người thoả thuận với nhau

Hình thức tiền lương công nhật áp dụng với người lao động tạm thờituyển dụng

- Hình thức tiền lương thời gian có thưởng: là hình thức kết hợp giữa hình thứctiền lương giản đơn với chế độ tiền thưởng trong sản xuất

Tiền lương thời gian có thưởng = +

Ví dụ: Bà Nguyễn Hồng Nhung hiện đang công tác tại phòng dự án trong tháng

3 năm 2010 bà đã làn được 25 công mà mức lương ngày của bà hiện tại là96.153 đồng.Vậy trong tháng số tiền mà bà Nhung nhận được là:

96.153 * 25 = 2.403.846 đồng

Tính lương trả theo doanh thu bán hàng:

Hình thức tiền lương sản phẩm là hình thức tiền lương trả cho người laođộng tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu đảm bảo chất lượngquy định và đơn giá lương sản phẩm

- Hình thức tiền lương sản phẩm trực tiếp áp dụng với công nhân chính trực tiếpsản xuất, trong đó đơn giá lương sản phẩm không thay đổi theo tỷ lệ hoàn thànhđịnh mức lao động nên còn gọi là hình thức tiền lương sản phẩm trực tiếp khônghạn chế

Ví dụ: Ông Lê Duy Khanh đang công tác tại phòng Marketing trong tháng

3 năm 2010 ông đã bán được 700 sản phẩm với giá lương đơn vị trên 1 sản phẩm

là 6.250 Vậy trong tháng 3 số tiền lương mà ông Khanh nhận được là:

700 * 6250 = 4.375.000đ

2.1.3 Tài khoản sử dụng

Hiện nay công ty đang sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu như:

Tiền lương phải trả công nhân viên trong công ty kế toán sử dụng 2 loại tàikhoản chủ yếu sau:

TK 334 _ Phải trả công nhân viên

TK 641 – Chi phí bán hang (Lương trực tiếp)

TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (Lương gián tiếp)

a.TK334 _ Phải trả công nhân viên: dùng để phản ánh các khoản thanh toán

cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương tiền công tiền thưởng.BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên

Doanh số sản phẩm bán ra

Đơn giá tiền lương sản phẩm bán ra

+ Nội dung và kết cấu:

TK 334 – Phải trả CNV

- Các khoản tiền lương (tiền

công), tiền thưởng, BHXH và

các khoản khác đã trả đã chi

đã ứng trước cho CNV

- Các khoản khấu trừ vào tiền

lương (tiền công) của CNV

- Các khoản tiền lương (tiềncông), tiền thưởng, BHXH và cáckhoản khác phải trả, phải chi choCNV

- Số dư (nếu có) – số tiền đã

trả lớn hơn số phải trả cho

CNV

- Số dư: Các khoản tiền lương.tiền công, tiền thưởng và cáckhoản khác phải trả, phải chi choCNV

Cá biệt có trường hợp TK 334 – phải trả CNV có số dư bên nợ phản ánh sốtiền thừa cho CNV

b TK 641 – chi phí bán hàng( lương trực tiếp)

Kế toán sử dụng tài khoản 641_ chi phí bán hàng để để tập hợp và kết chuyển chiphí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh

Nội dung và kết cấu:

Bên nợ:

Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

Bên có:

- Các khoản giảm trừ chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ

Tài khoản 641 không có số dư

Tài khoản 641 được mở chi tiết như sau:

TK6411- chi phí nhân viên

TK6412- chi phí vật liệu

TK6413- chi phí dụng cụ đồ dùng

TK6414- chi phí khấu hao tài sản cố định

TK6417- chi phí dịch vụ mua ngoài

TK6418- chi phí bằng tiền khác

c.TK642- chi phí quản lý doanh nghiệp (lương trực tiếp)

Kế toán sử dụng tài khoản 642- chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp và kếtchuyển các chi phí quản lý doanh nghiệp quản lý hành chính và các chi phí quản

lý khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp

Nội dung và kết cấu tài khoản 642:

Bên nợ:

Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ

Bên có:

- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh.Tk

642 không có số dư

Tài khoản 642 có các tài khoản cấp 2 như:

TK6421- chi phí nhân viên quản lý (lương gián tiếp)

TK6422- chi phí vật liệu quản lý

TK6423- chi phí đồ dung văn phòng

TK6424- chi phí khấu hao tài sản cố định

TK6425- thuế phí lệ phí

TK6427- chi phí dịch vụ mua ngoài

TK6428- chi phí bằng tiền khác

Phòng kế toán

Bảng lương

Giám đốc duyệt

2.1.4 Quy trình kế toán

Sơ đồ: Trình tự tính lương và kế toán tiền lương

Thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công Ty

cổ phần xuất nhập khẩu Máy & thiết bị phụ tùng

Căn cứ vào các chứng từ gốc chủ yếu như:

- Phiếu nghỉ hưởng BHXH: Xác nhận các ngày nghỉ do ốmđau, thai sản, tai nạn lao động

- Bảng thanh toán BHXH

- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH …Tại Công Ty Cổ phần thương mại xuất nhập khẩu Máy và thiết bị phụtùng áp dụng hình thức trả lương theo doanh thu và theo thời gian Hình thức trảlương theo doanh thu là hình thức tính lương theo tổng doanh thu của toàn côngty

Lương theo doanh thu = sản phẩm bán ra x đơn giá lương sản phẩm

Hình thức trả lương theo thời gian là hình thức trả lương căn cứ vào thờigian làm việc của công nhân viên Có nghĩa là căn cứ vào số lượng làm việc,

ngày công, giờ công và tiêu chuẩn thang lương theo cấp bậc của nhà nước quyđịnh hoặc công ty quy định để thanh toán lương trả lương theo thời gian làm việctrong tháng bảng chấm công do cán bộ phụ trách hoặc do các trưởng phòng ghitheo quyết định về chấm công cuối tháng căn cứ vào thời gian làm việc thực tếquy ra công và những ngày nghỉ được hưỏng theo chế độ để tính lương phải trả.

Phản ánh lao động tiền lương là bảng chấm công dùng để theo dõi thờigian làm việc trong tháng Mục đích để theo dõi ngày công thực tế làm việc nghỉviệc ngừng việc nghỉ BHXH… để có căn cứ tính trả lương BHXH trả thaylương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị Bảng chấm công này dođội phòng ban ghi hàng ngày việc ghi chép bảng chấm công do cán bộ phụ tráchhoặc do các trưởng các văn phòng có trách nhiệm chấm công cho từng ngườilàm việc của mình cuối tháng sẽ chuyển về văn phòng công ty cùng tất cả nhữngđơn chứng khác cuối tháng căn cứ vào thời gian làm việc thực tế quy ra công vànhững ngày nghỉ được hưởng theo chế độ để tính lương phải trả

Thủ tục trả lương căn cứ vào doanh số đạt được của từng bộ phận đã kýnhận của trưởng văn phòng có đầy đủ chữ ký gửi lên phòng kế toán xem và đưatrình ban giám đốc duyệt sau đó kế toán viết phiếu chi và phát lương cho cán bộcông nhân viên trong công ty cuối tháng thanh toán.

Từ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương bảng tính

lương bảng thanh toán lương phiếu chi phiếu tạm ứng cùng các chứng từ gốc

khác ta lập sổ Nhật Ký Chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhật ký) Sổ này vừa dùng đểkiển tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối chiếu số liệu với bảng cân đối sốphát sinh

Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng

Người lập Kế toán trưởng Giám đốc

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sổ Cái: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phátsinh theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ

tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp Số liệu ghi trên Sổ cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ Nhật ký chung các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết dùng để lập Báo cáo tài chính Sổ Cái của hình thức Nhật Ký

Chung được mở riêng cho từng tài khoản Mỗi tài khoản được mở một tranghoặc một số trang tuỳ theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinhnhiều hay ít của từng tài khoản

Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Địa chỉ:

Có

Số dư đầu tháng

Số phát sinh trongtháng

152.874

97131/

434.437

50031/

49.921.560

96.500.00031/

440.890

911Cộng phát sinh

Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng

Số phát sinhtrong tháng

01 31/

3

Tính tiền lương công nhân trực tiếp

334

434.437.500

- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

338

95.576.250

Kết chuyển chiphí bàn hang xácđịnh KQKD

911

530.013.750

Cộng phát sinhtháng

530.013.750

530.013.750

Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đơn vị: Công ty CP thương mại xuất nhập khẩu máy & thiết bị phụ tùng Địa chỉ:

Số phát sinhtrong tháng

01 31/

3

Tính tiền lương công nhân gián tiếp

334

152.874.971

- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

338

33.632.494Kết chuyển chi

phí quản lý DNxác định KQKD

911

186.507.465

Cộng phát sinhtháng

186.507.465

186.507.465

Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)